Nghiên cứu tình hình ứng dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp trong môi trường việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.68 MB, 104 trang )
MAI XUÂN HÒA
..
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
**********
Mai Xn Hịa
NGÀNH CƠNG NGHỆ THƠNG TIN
NGHIÊN CỨU TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG
GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
TRONG MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
NGÀNH CÔNG NGHỆ THƠNG TIN
KHĨA 2007 - 2009
Hà Nội - 2009
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
---------------------------------------
Mai Xn Hịa
NGHIÊN CỨU TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG
GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP
TRONG MÔI TRƯỜNG VIỆT NAM
Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Người hướng dẫn khoa học:
TS. PHẠM HUY HOÀNG
Hà Nội - Năm 2009
LỜI CẢM ƠN
Em xin trân trọng cảm ơn thầy giáo TS. Phạm Huy Hồng, người đã tận tình
hướng dẫn và bổ sung nhiều kiến thức quí giá cho em trong suốt quá trình thực hiện
luận văn.
Em chân thành cảm ơn các thầy cô trong Hội đồng bảo vệ luận văn đã dành thời
gian đọc và góp ý, nhận xét cho luận văn. Em xin bày tỏ sự biết ơn đến các các cô
giáo, thầy giáo trong khoa Công nghệ thông tin, trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
đã dạy dỗ và dìu dắt em tiến bộ trong suốt những năm học qua.
Em cũng xin cảm ơn các bạn cùng lớp, các đồng nghiệp trong công ty CMCSoft đã giúp đỡ, đóng góp nhiều ý kiến và đã hết sức tạo điều kiện cho em trong q
trình học và hồn thành luận văn này.
Vì thời gian hạn hẹp, luận văn này chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Em xin
cảm ơn các thầy cơ, bạn bè và đồng nghiệp sẽ có những góp ý cho nội dung của
luận văn, để em có thể tìm hiểu sâu hơn nữa về ERP.
Mai Xn Hịa
MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .....................................................................................................................4
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ ERP ............................................................................7
1.1. ERP là gì? .........................................................................................................7
1.1.1. Quá trình phát triển của ERP......................................................................8
1.1.2. Quan hệ ERP và ERM ..............................................................................13
1.1.3. Khái niệm ERP .........................................................................................15
1.2. Quan hệ của ERP với các phân hệ khác .........................................................17
1.2.1. Khái quát về ISO 9000 .............................................................................17
1.2.2. CRM .........................................................................................................17
1.2.3. Quan hệ ERP, CRM và ISO 9000. ...........................................................18
1.2.4. SCM..........................................................................................................20
1.2.5. Quan hệ ERP, SCM và CRM ...................................................................23
1.3. Cấu trúc của ERP ............................................................................................24
1.4. Các tính năng của ERP ...................................................................................27
1.5. Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP..........................................................28
1.6. Tổng chi phí sở hữu khi triển khai giải pháp ERP..........................................29
1.7. Phân loại phần mềm ERP ...............................................................................31
Chương 2. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG ERP TẠI VIỆT NAM .................................34
2.1. Giải pháp eBusiness Suite của Oracle ............................................................34
2.1.1. Công ty Oracle..........................................................................................34
2.1.2. Oracle E-Business Suite ...........................................................................35
2.1.3. Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite ......................................37
2.1.4. Những đặc điểm chính của giải pháp Oracle ...........................................39
2.2. SAP-ERP ........................................................................................................40
2.3. Các đánh giá chung về triển khai ERP tại Viêt Nam......................................43
2.4. Một số công ty triển khai ERP thành công .....................................................47
2.5. Kinh nghiệm triển khai ERP ...........................................................................54
2.6. Các giai đoạn trong lộ trình ứng dụng ERP ở Việt Nam ................................56
2.7. Những khó khăn khi triển khai ERP ...............................................................57
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ERP Ở VIỆT NAM ............................................59
3.1. Quy trình triển khai hệ thống ERP .................................................................59
3.1.1. Phương pháp luận triển khai ứng dụng của Oracle ..................................59
3.2. Quy trình thực tế của các nhà tư vấn ERP Việt Nam .....................................67
3.3. Module và giải pháp cụ thể của một số phân hệ .............................................68
3.3.1. Module Tài chính - Oracle Financials ......................................................68
3.3.2. Quy trình quản lý kho - Oracle Inventory ................................................79
3.3.3. Quy trình quản lý sản xuất - Oracle Discrete Manufacturing ..................94
KẾT LUẬN ...............................................................................................................95
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................96
PHỤ LỤC ..................................................................................................................97
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ
Hình 1.1. Kiến trúc tổng qt hệ thống ứng dụng cho kinh doanh, thương mại ........8
Hình 1.2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP hiện đại........................................10
Hình 1.3. Cấu trúc của ERM .....................................................................................13
Hình 1.4. Mơ hình ERM ...........................................................................................14
Hình 1.5. Quan hệ của ERP với ISO 9000 và CRM .................................................18
Hình 1.5. Một dây chuyền cung ứng đơn giản ..........................................................21
Hình 1.6. Một dây chuyền cung ứng thơng thường ..................................................21
Hình 1.7a. Quan hệ ERP, SCM và CRM ..................................................................23
Hình 1.7b. Quan hệ ERP, SCM và CRM ..................................................................24
Hình 1.8. Cấu trúc của ERP nói chung .....................................................................24
Hình 1.9. Cấu trúc ERP của tập đồn Extol .............................................................27
Hình 2.1. Các phân hệ chính của Oracle E-Business Suite.......................................37
Hình 2.2. Số lượng các dự án ERP được triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến 2006.
“Nguồn: Thế giới Vi Tính. Số 87 tháng 1.2008” ......................................................45
Bảng 2.1 Thông tin về dự án ERP tại Việt Nam, (Nguồn: Thế giới Vi Tính B
01/2008) ....................................................................................................................47
Hình 3.1. Quy trình triển khai ERP ...........................................................................60
Hình 3.2. Sơ đồ qui trình của kế tốn AP .................................................................69
Hình 3.3. Các chức năng trong chương trình ............................................................70
Hình 3.5. Tổng quát các quy trình của phân hệ kế tốn phải thu..............................71
Hình 3.11. Chu trình kế tốn trong Oracle General Ledger......................................74
Hình 3.12a. Quy trình mua hàng ...............................................................................77
Hình 3.12b. Quy trình mua hàng(tiếp) ......................................................................78
Hình 3.14. Quy trình lớn quản lý kho .......................................................................81
MỞ ĐẦU
Phần mở đầu gồm các nội dung sau:
-
Lý do chọn đề tài
-
Mục đích nghiên cứu
-
Nội dung chính
-
Giới hạn đề tài
-
Phương pháp nghiên cứu
-
Cấu trúc luận văn
-
Các đóng góp của luận văn
Lý do chọn đề tài
Trong nhiều năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam phát triển mạnh và tiến tới hội
nhập kinh tế quốc tế, đó là đặc trưng và xu hướng phát triển phổ biến của nền kinh
tế thế giới. Kinh tế đất nước phát triển được đóng góp bởi sự phát triển của các tổ
chức, các doanh nghiệp, các cơng ty, tập đồn. Chúng ta sẽ gọi chung là các doanh
nghiệp.
Các nước đang phát triển nói chung và Việt Nam nói riêng có tốc độ tăng
trưởng hàng năm khá cao, do đó cũng cần tăng cường năng lực quản lý, kéo theo
nhu cầu cải cách công nghệ quản lý kinh tế và nhu cầu ứng dụng công nghệ mới
trong hoạt động kinh doanh.
Trên thế giới, các hệ thống quản lý được các doanh nghiệp quan tâm nhiều
nhất, đó là: hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, hệ thống quản lý quan hệ khách
hàng CRM, hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng SCM và hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp ERP.
ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức tiêu
chuẩn hóa quốc tế ban hành. Việc áp dụng ISO 9000 vào doanh nghiệp đã tạo được
cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và
giảm chi phí, đồng thời nâng cao năng lực bộ máy quản lý doanh nghiệp.
CRM (Customer Relationship Management): Là hệ thống quản lý quan hệ
khách hàng, giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách
có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài
khoản, nhu cầu, liên lạc, … nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
SCM (Supply Chain Management): Hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng hay
“Quản trị cung ứng theo chuỗi” nhằm cải tiến, tối ưu việc tìm kiếm ngun liệu cần
thiết, tối ưu hóa q trình luân chuyển hàng hóa, sau đó cung cấp cho khách hàng.
ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống giúp một doanh nghiệp
quản lý, hoạch định các nguồn lực khác nhau của mình, hội nhập với một tiêu chuẩn
quản lý quốc tế.
Hiện tại, ERP vẫn đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Việc triển khai
ERP của các doanh nghiệp tại Việt Nam chưa được phổ biến vì rất nhiều lý do.
Theo thống kê của Phịng Thương mại và Cơng nghiệp Việt Nam (tiếng Anh:
Vietnam Chamber of Commerce and Industry, viết tắt là VCCI), tính đến tháng 6
năm 2006 chỉ có 1,1% doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ERP. Theo số liệu từ Bộ
thông tin và truyền thông công bố tháng 6 năm 2008 hiện có 86,5% doanh nghiệp
ứng dụng cơng nghệ thông tin nhưng mức độ rất khác nhau và số doanh nghiệp ứng
dụng các giải pháp ERP chỉ đạt 7%.
Mục đích nghiên cứu
Đề tài “Nghiên cứu tình hình ứng dụng Giải pháp quản trị doanh nghiệp trong
môi trường Việt Nam” với mục đích tìm hiểu về ERP, nghiên cứu một số giải pháp
triển khai ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam. Qua đó giúp các doanh nhiệp xác
định những lợi ích, những mặt hạn chế, rủi ro khi triển khai ứng dụng ERP.
Nội dung chính
-
Để đạt mục đích đề ra, luận văn tập trung nghiên cứu các nội dung chính là:
-
Tìm hiểu q trình hình thành và cấu trúc của ERP, sự liên quan của ERP
với các hệ thống quản lý khác.
-
Tìm hiểu cấu trúc của các hệ thống phần mềm ERP được triển khai nhiều ở
Việt Nam như Oracle E-Business, SAP-ERP.
-
Tìm hiểu kết quả của các giải pháp ERP đã triển khai cho một số doanh
nghiệp lớn của Việt Nam.
Giới hạn đề tài
Do thời gian có hạn và hệ thống ứng dụng lại khá lớn, phức tạp nên luận văn
chỉ giới hạn nghiên cứu về các bước phân tích, thiết kế hệ thống ứng dụng.
Phương pháp nghiên cứu
-
Tổng kết các cơng trình nghiên cứu khoa học ở trong và ngồi nước có liên
quan đến đề tài: giúp người viết nhìn nhận và kế thừa những cơng trình
nghiên cứu khoa học ở trong nước cũng như trên thế giới.
-
Tìm hiểu thực tế: thông qua phỏng vấn, tọa đàm, tham khảo ý kiến chuyên
gia nhằm thu thập thêm tài liệu, thông tin thực tế cần thiết.
-
Phương pháp thực nghiệm: thông qua các hệ thống ứng dụng đã được triển
khai để kiểm chứng nghiên cứu lý thuyết của đề tài.
Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, luận văn gồm 3 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về ERP.
Chương 2: Hiện trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam
Chương 3: Phân tích mơ hình hệ thống của một số doanh nghiệp và giải pháp
triển khai ERP cho doanh nghiệp đó.
Các đóng góp của luận văn
-
Tìm hiểu và nghiên cứu về ERP và các vấn đề xung quanh ERP.
-
Đưa ra các lợi ích và hạn chế khi triển khai ERP.
Chương 1. TỔNG QUAN VỀ ERP
Các nội dung chính
-
Khái niệm về ERP
-
Quá trình hình thành và phát triển của ERP
-
Quan hệ của ERP với các hệ thống quản lý khác
1.1. ERP là gì?
ERP - Enterprise Resource Planning - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp là một hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp mà tích hợp tất cả các khía
cạnh của việc kinh doanh, bao gồm các quy trình lên kế hoạch, sản xuất, kinh doanh
và tiếp thị.
ERP là một phần của hệ thống kinh doanh, thương mại nói chung, như hình 1.1:
Hình 1.1. Kiến trúc tổng quát hệ thống ứng dụng cho kinh doanh, thương mại
Hệ thống ERP bắt nguồn từ nhu cầu đáp ứng thông tin của các công ty sản xuất.
Sau đó, ERP phát triển và có thể phục vụ cho các ngành công nghiệp khác, bao gồm
các dịch vụ tài chính, khách hàng tiềm năng, quản trị cung ứng theo chuỗi và nguồn
nhân lực. Để đi đến khái niệm ERP, trước hết chúng ta tìm hiểu quá trình hình thành
ERP.
1.1.1. Q trình phát triển của ERP
Bất cứ mơi trường kinh doanh phát triển nào cũng đặt ra các u cầu sau đây:
-
Năng lực kiểm sốt chi phí tích cực
-
Cần thiết phải phân tích chi phí / doanh thu trên cơ sở một sản phẩm hoặc
khách hàng
-
Tính linh hoạt để đáp ứng với các yêu cầu thay đổi kinh doanh
-
Hỗ trợ việc ra quyết định
-
Các thay đổi trong cách thức kinh doanh
Sự khó khăn trong việc nhận được dữ liệu chính xác, thơng tin kịp thời và giao
tiếp khơng thích hợp của các chức năng kinh doanh có bản chất phức tạp được xác
định là những rào cản trong sự phát triển của doanh nghiệp. Theo thời gian, những
nhu cầu trong kinh doanh ngày càng tăng, một hoặc nhiều ứng dụng và các hệ thống
hoạch định đã được đưa vào trong thế giới kinh doanh để vượt qua những rào cản
đó và để đạt được sự tăng trưởng. Đó là:
-
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS)
-
Hệ thống thơng tin tích hợp (Integrated Information Systems - IIS)
-
Hệ thống thông tin điều hành (Executive Information Systems - EIS)
-
Hệ thống thông tin liên hiệp công ty (Corporate Information Systems - CIS)
-
Hệ thống doanh nghiệp diện rộng (Enterprise Wide Systems - EWS)
-
Hoạch định nguồn nguyên liệu (Material Resource Planning - MRP)
-
Hoạch định nguồn lực sản xuất (Manufacturing Resource Planning - MRP
2)
-
Hoạch định nguồn tiền (Money Resource Planning - MRP 3)
Các công cụ lập kế hoạch mới nhất bổ sung vào danh sách trên là Hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp.
Theo nhà nghiên cứu Travis Anderegg, thì sự tiến hóa của hệ thống ERP hiện
đại ngày nay như hình 1.2:
EOQ
More
Business
Functions
Technology
Improvements
Total
Business
Functions
Safety
Stock
BOM
Work
Order
1950’s
MRP
1965
MRP II
1975
ERP
1990
ERM
2000
Hình 1.2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP hiện đại
Vào thập niên 1950, q trình quản lí sản xuất đã xuất hiện nhu cầu tính tốn,
ghi nhận và lên kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cần thiết, do đó đã hình thành
các khái niệm cơ bản:
-
EOQ - Economic Order Quantity - Lượng đặt hàng kinh tế.
-
Safety Stock - Chính sách tồn kho an tồn: Duy trì tồn kho ở mức hợp lý mà
không phải hi sinh chất lượng dịch vụ.
-
BOMP - Bill of Materials - Danh sách nguyên liệu.
-
Work Orders - Quản lý lệnh sản xuất.
Hệ thống MRP
Vào giữa thập niên 1960, các chức năng trên đã cấu thành hệ thống MRP
(Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu). Dựa trên
sự tích hợp các chức năng cơ bản của quá trình quản lý sản xuất.
Vào những năm 1975, hệ MRP đã được hiểu và định nghĩa một cách đầy đủ và
chính xác hơn. Cũng kể từ đó bắt đầu hình thành hệ thống MRP2. Sự lẫn lộn giữa
MRP2 và MRP đã bắt đầu ngay sau khi giới thiệu MRP2.
Tổ chức APICS, là một doanh nghiệp có rất nhiều kinh nghiệm về hệ thống
MRP, đã định nghĩa MRP trong cuốn từ điển biên soạn lần thứ 9 của APICS như
sau: “MRP là một công nghệ sử dụng dữ liệu về BOM, thông tin kho và lịch sản
xuất để tính tốn ra nhu cầu ngun vật liệu”.
MRP đưa ra yêu cầu hủy bỏ những đơn đặt hàng không cần thiết.
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hóa việc mua hàng bằng cách tính tốn lại thời
điểm có thể nhận lại nguyên vật liệu từ nhà cung cấp và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
MRP dựa trên số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn: Thứ nhất xác
định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất một loại hàng đó.
Thứ hai là xác định các yếu tố về thời gian, thời điểm cần các nguyên vật liệu và
các thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP dựa trên cấu trúc BOM, xem xét số lượng nguyên liệu tồn kho (thực tế, số
lượng đang trên đường về) và xác định số lượng thật sự cần mua thêm trong thời
gian giao hàng nhằm đáp ứng một cách tối ưu cho sản xuất.
Hệ thống MRP 2
MRP2 (Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất)
được định nghĩa là: ”Một phương pháp hoạch định hiệu quả các nguồn tài nguyên
của doanh nghiệp”.
MRP2 nhắm đến việc hoạch định cho từng đơn vị bộ phận, hoạch định tài chính
và có khả năng dự trù cho các tình huống xẩy ra trong q trình sản xuất. Nó được
hình thành từ nhiều chức năng riêng biệt liên kết lại với nhau: Hoạch định kinh
doanh, hoạch định bán hàng và dao dịch, hoạch định sản xuất, hoạch định yêu cầu
nguyên vật liệu.
Đầu ra của hệ thống được tích hợp với những báo cáo tài chính như là: Kế
hoạch kinh doanh, báo cáo các đơn đặt hàng, chi phí vận chuyển, giá trị tồn kho, ...
MRP2 là kết quả trực tiếp và mở rộng từ các vòng lặp MRP.
Đến những năm 1990, công nghệ thông tin (CNTT) đã góp phần xây dựng khái
niệm ERP dựa trên hệ thống MRP2.
Hệ thống ERP
Ban đầu có vài định nghĩa hệ thống ERP như sau: ”ERP là một hệ thống thông
tin hướng hệ thống kế toán sử dụng kĩ thuật mới như sử dụng giao diện người dùng,
cơ sở dữ liệu quan hệ, ngơn ngữ lập trình máy tính thế hệ 4, phần mềm hỗ trợ máy
tính, kiến trúc client/server” [1]
Các chuyên gia lại nhận thấy rằng: MRP2 hay ERP có hay khơng bao gồm
ngơn ngữ máy tính thế hệ thứ 4 hoặc cơ sở dữ liệu quan hệ. Do đó, người ta không
dùng quá nhiều khái niệm CNTT để định nghĩa hệ thống ERP. Một định nghĩa về
ERP nên gồm những nghiệp vụ cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh, như:
kế toán, sản xuất, phân phối, giao dịch, bán hàng, vật tư, chất luợng…
ERM
Những năm 2000, khái niệm ERM (ERM: Enterpise Resource Management Quản trị nguồn lực doanh nghiệp) xuất hiện. ERP là bước phát triển tiếp theo của hệ
thống ERPII và một phần của hệ thống ERM.
Ngoài ra cịn một số mơ hình khác:
-
JIT - Just In Time: Chính xác, đúng thời hạn. Mơ hình này giúp tiết kiệm
rất nhiều về nguồn lực.
-
TQC - Total Quality Control: Kiểm sốt chất lượng tồn diện, sau đó
chuyển thành TQM - chất lượng được quản lý dựa trên toàn bộ quá trình sản
xuất.
-
5Ps - People, Plants, Parts, Processes, Planning & Control System: Hoạch
định chiến lược sản xuất.
-
TQM - Total Quality Management: Quản lý chất lượng tồn diện và tiêu
chuẩn hóa chất lượng.
-
RBP - Reengineering Business Processes: Cải tổ quá trình sản xuất kinh
doanh.
-
Mơ hình xí nghiệp điện tử
-
SCM - Supply Chain Management: Quản trị cung ứng theo chuỗi.
1.1.2. Quan hệ ERP và ERM
Hệ thống ERP có thể coi là bước phát triển tiếp theo của hệ thống ERPII và một
phần của hệ thống ERM. Khái niệm về ERM xuất hiện vào đầu những năm 2000.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về ERM nhưng đều có một điểm chung: ERP là một
phần của ERM. Mối quan hệ giữa ERM và ERP không giống như mối quan hệ giữa
ERP và MRP2.
Hình 1.3. Cấu trúc của ERM
Một hệ thống ERM định nghĩa như sau: ERM viết tắt của Enterprise Resource
Management, là một giải pháp thương mại tồn diện. Nó bao gồm: hệ thống ERP và
các qui trình nghiệp vụ bên trong và xung quanh mỗi phân hệ.
Hệ thống ERP bao gồm các phân hệ phần mềm như: tiếp thị và bán hàng, các
dịch vụ, thiết kế và phát triển sản phẩm, quản lý sản xuất, quản lý vật tư thành
phẩm, mua hàng, phân phối, nguồn nhân sự, tài chính kế tốn, dự báo và một số
nghiệp vụ khác mang tính cá biệt của mỗi doanh nghiệp.
Hoạt động nghiệp vụ bên trong mỗi phân hệ bao gồm: việc quản lý, ra quyết
định, huấn luyện, tài liệu, giao tiếp, quản lý con người…
Các phân hệ ERP và qui trình nghiệp vụ phải được kết hợp để trở thành giải
pháp ERM. Yếu tố tích hợp trong hệ thống ERP gắn kết tồn bộ hệ thống tạo thành
giải pháp ERM hồn chỉnh.
Khái niệm “tích hợp” trong hệ thống ERP là khả năng đồng bộ, liên kết các qui
trình nghiệp vụ. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung dữ liệu
và chia sẻ thơng tin. CNTT đóng vai trị quan trọng trong việc tích hợp và giao tiếp
này thơng qua việc sử dụng các kỹ thuật như: mã nguồn chương trình, mạng LAN,
mạng WAN, internet, email, các chuẩn giao thức và cơ sở dữ liệu.
Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một doanh nghiệp được hiểu
như là ERM. Muốn triển khai và vận hành thành công hệ thống ERP phải hiểu được
sự khác biệt giữa hệ thống ERP và ERM.
Hình 1.4. Mơ hình ERM
Trong hình 1.4, trung tâm của là mơ hình ERP truyền thống với tất cả các
nghiệp vụ và các phần tích hợp. Phần ngồi vành vịng trịn là phần mềm với các
hoạt động xảy ra trong một nghiệp vụ.
Khi nào thì sử dụng ERP và khi nào là ERM?
-
Nếu một doanh nghiệp chỉ sử dụng các gói phần mềm với mục đích thay thế
hệ thống cũ mà khơng quan tâm tới sự tích hợp của hệ thống với những qui
trình nghiệp vụ thì hệ thống phần mềm đó được coi là ERP.
-
Nếu một doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP với mục đích hỗ trợ và tích
hợp hoạt động trong các phân hệ khác nhau cho tồn xí nghiệp thì đó là hệ
thống ERM.
-
Ngày nay khái niệm ERP có phần nổi trội và được hiểu như khái niệm
ERM.
1.1.3. Khái niệm ERP
ERP là tên viết tắt của “Enterprise Resource Planning” được hiểu theo nhiều
nghĩa khác nhau. ERP trên thực tế có nhiều loại, từ các hệ thống ERP dùng cho các
tập đoàn đa quốc gia, đến các hệ thống ERP được thiết kế cho các doanh nghiệp
nhỏ.
ERP là một hệ thống quản trị các nguồn lực của doanh nghiệp, tích hợp mọi
khía cạnh hoạt động và kinh doanh của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực,
quản lý sản xuất, quản trị hệ thống hậu cần, quản trị hệ thống bán hàng, marketing,
lập kế hoạch, quản trị kho hàng, theo dõi hợp đồng, dịch vụ khách hàng, quản lý các
tài nguyên về tài chính cũng như về nhân sự, ...
Trong một cách hiểu khác, ERP là bộ giải pháp CNTT có khả năng tích hợp
tồn bộ ứng dụng quản lý sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất, quản lý
tất cả các nguồn lực bao gồm nhân lực, tài chính, sản xuất, thương mại, ... của một
doanh nghiệp. Ngồi chức năng quản lý, ERP cịn có thể phân tích, kiểm tra thực
trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tùy thuộc yêu cầu của nhà quản lý.
Tóm lại, ERP khơng đơn thuần chỉ là một phần mềm hay tập hợp phần mềm,
mà là một khái niệm mới, một phong cách quản lý mới về quản lý doanh nghiệp và
được hỗ trợ bởi CNTT. Các doanh nghiệp có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn
tài nguyên của mình hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ
thống. ERP thích ứng linh hoạt với thay đổi trong kinh doanh, sản xuất, dịch vụ dựa
vào khả năng tích hợp và tính mở đã được tổ chức từ trước thông qua việc tham số
hóa tất cả các nghiệp vụ phát sinh.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P thể hiện rõ ý nghĩa của khái niệm này.
R: Resource. Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài
chính, nhân lực và cơng nghệ. Trong ngành CNTT, resource là tài nguyên gồm bất
kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống. Trong ERP, resource
cũng có nghĩa là tài nguyên và việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị một
doanh nghiệp có thể hiểu là biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là:
-
Làm cho mọi đơn vị nhỏ đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho
doanh nghiệp.
-
Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao
cho giữa các bộ phận ln có sự phối hợp nhịp nhàng.
-
Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
-
Ln cập nhật thơng tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn
lực của doanh nghiệp.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, doanh nghiệp cần phải trải qua một giai
đoạn thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngồi doanh nghiệp, đồng thời
phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà tư vấn. Giai đoạn này sẽ
quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn
chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning: có thể hiểu là “hoạch định”, là khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh. Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch bằng cách:
-
ERP tính tốn và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá trình điều
hành sản xuất / kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp nhà
máy tính tốn chính xác kế hoạch cung ứng ngun vật liệu cho mỗi đơn
hàng dựa trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng
cung ứng… Cách làm này cho phép doanh nghiệp ln có đủ vật tư sản
xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn.
-
ERP hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ
cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như hoạch định
chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính tốn ra
phương án mua ngun liệu, tính được mơ hình sản xuất tối ưu… Đây là
biện pháp giúp giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ.
-
ERP tạo ra mối liên kết văn phòng doanh nghiệp - đơn vị thành viên, liên
kết giữa các phòng ban và liên kết trong nội bộ các phịng ban, hình thành
nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi nhân viên trong doanh nghiệp
phải tuân theo.
1.2. Quan hệ của ERP với các phân hệ khác
Trong các hệ thống quản lý sản xuất, kinh doanh hay dịch vụ, song song với hệ
thống ERP là các hệ thống như ISO 9000, MRP, SCM, CRM, HRM, …
1.2.1. Khái quát về ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO - The
International Organization for Standardization) ban hành. ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn
về hệ thống quản lý chất lượng, không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Nội dung
chính trong đó là:
-
Đưa ra các ngun tắc về quản lý.
-
Tập trung vào việc phòng ngừa / cải tiến.
-
Chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng.
-
Có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, mọi lĩnh vực sản xuất, kinh
doanh, dịch vụ,... và cho mọi qui mơ hoạt động.
Lịch sử hình thành của ISO 9000:
-
Phiên bản đầu tiên ban hành năm 1987.
-
Phiên bản thứ 2 ban hành năm 1994, có tên là ISO 9000:1994.
-
Phiên bản thứ 3 ban hành năm 2000 là ISO 9001:2000, thay thế cho bộ 3
tiêu chuẩn ISO 9001, 9002 và 9003:1994. Người ta lấy tên 9001 làm số hiệu
đại diện cho hệ thống quản lý chất lượng mới, do có nhiều sửa đổi, bổ sung
so với các phiên bản ISO 9000 cũ.
-
Phiên bản thứ 4 ban hành năm 2008 là ISO 9001:2008
Tóm lại, một công ty hay doanh nghiệp trước khi thực hiện triển khai hệ thống
quản lý ERP nên có ISO. Điều kiện đầu tiên của hệ thống quản lý ERP là các quy
trình tác nghiệp phải được chuẩn hóa, đó cũng là căn bản của ISO.
1.2.2. CRM
CRM - Customer Relationship Management - Quản lý quan hệ khách hàng: Là
một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một
cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về
tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn.
Bằng cách thực hiện một chiến lược CRM, một tổ chức có thể cải thiện các quy
trình kinh doanh và các giải pháp công nghệ xung quanh bán hàng, tiếp thị và chức
năng phục vụ trên tất cả các “kênh” liên lạc với khách hàng (ví dụ: Web, e-mail,
điện thoại, fax, … ).
Vì vậy, cần nhìn nhận CRM như là một chiến lược kinh doanh chứ không phải
là dịch vụ khách hàng thuần túy. Với quan điểm này, CRM trở thành một thành tố
quan trọng và cần thiết trong hệ thống quản lý kinh doanh của các doanh nghiệp.
1.2.3. Quan hệ ERP, CRM và ISO 9000.
Trong hệ thống quản lý kinh doanh, mang tính nền tảng là hệ thống quản lý
chất lượng ISO 9000, mang tính định hướng là hệ thống CRM và mang tính động
lực là hệ thống ERP.
Hình 1.5. Quan hệ của ERP với ISO 9000 và CRM
Trong đó, hệ thống quản lý theo ISO 9000 bao trùm cả ERP và CRM. Các thủ
tục, quy trình được văn bản hóa trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp chính là
nền tảng để triển khai ERP và CRM. Nói cách khác, ERP và CRM là một bước giúp
hiện thực hóa các quy trình trên giấy của hệ thống ISO 9000. Cịn CRM thì có một
phần giao thoa, bao hàm với ERP.
Về lý thuyết, CRM có liên quan đến khách hàng, một nguồn lực mà thực chất là
mục tiêu, là động lực phát triển của doanh nghiệp nên nó phải nằm trong định
hướng phát triển chung của doanh nghiệp và là một thành phần quan trọng của ERP.
Với chức năng duy trì, mở rộng và tìm kiếm khách hàng, một nguồn lực có tính
bất định cao, CRM trợ giúp doanh nghiệp định hướng chiến lược kinh doanh, từ đó
phát triển kinh doanh trên cơ sở phát huy tồn bộ nguồn lực có được thơng qua hệ
thống ERP. Mặt khác, việc quản lý toàn diện các nguồn lực bằng hệ thống ERP sẽ
tạo điều kiện để tập trung giải quyết những vấn đề mà hệ thống CRM phải đối mặt
như: tài chính, nhân lực cho chiến dịch tìm hiểu sự trung thành của khách hàng;
thông tin đầu vào để đánh giá hiệu quả đầu tư...
Ở đây cần phải nhấn mạnh, ngay cả khi doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý
theo ISO 9000, nhưng việc triển khai hệ thống CRM là trung tâm theo những thủ
tục, quy trình phù hợp với doanh nghiệp đã là một thể hiện rõ ràng nguyên tắc định
hướng khách hàng của ISO 9000.
Điểm khác nhau giữa ISO 9000 và CRM
Khi doanh nghiệp triển khai một trong ba hệ thống này thì hiệu quả rất rõ rệt.
Nhưng khi doanh nghiệp muốn triển khai nhiều hệ thống cùng một lúc thì liệu có
thể phát sinh xung đột giữa các hệ thống được triển khai hay không?
Trường hợp doanh nghiệp đã triển khai một ISO 9000 hoặc hai hệ thống ISO
9000 và ERP thì có cần thiết phải triển khai hệ thống thứ ba là CRM hay khơng?
Nếu triển khai CRM thì có thể sử dụng nguồn tài nguyên đã có của các hệ thống đã
triển khai không hay phải xây dựng lại từ đầu? Trong điều kiện chỉ có thể triển khai
được một hệ thống thì nên triển khai hệ thống nào?...
Về định hướng, ISO 9000 và CRM có một điểm chung lớn là “định hướng
khách hàng”.
Điểm khác nhau giữa ISO 9000 và CRM là: Hệ thống quản lý theo ISO 9000
đưa ra những quy định, thủ tục nhằm đảm bảo quy trình đầu ra cho một sản phẩm
chất lượng và bắt buộc doanh nghiệp phải tuân theo. Trong khi đó hệ thống CRM sử
dụng các nguồn lực của doanh nghiệp thông qua các quy trình, thủ tục được quy
định nhằm xác định, thu thập thông tin từ khách hàng cả trong hiện tại và tương lai,
từ đó nghiên cứu, thống kê, phân tích, đánh giá và rút ra những nhận định cần thiết.
Một ví dụ điển hình là ISO 9000 địi hỏi phải quy định bằng văn bản các thủ tục
liên quan đến khách hàng như: tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, lập hồ sơ về khách
hàng; cịn CRM sử dụng chương trình phần mềm PM để lưu giữ, thu thập số liệu cá
nhân của khách hàng tuân theo các thủ tục, các mẫu biểu áp dụng của bộ phận bán
hàng và tiếp thị.
Có thể khẳng định rằng, việc bắt đầu triển khai đồng thời cả ba hệ thống là một
sự đầu tư không hợp lý, nhưng việc áp dụng đồng thời cả ba hệ thống thì nên làm.
Trên thực tế, CRM có thể là phần mềm hoạt động độc lập hoặc là một thành
phần được tích hợp trong giải pháp ERP tổng thể. Việc mở rộng hoặc bổ sung tính
năng CRM cho hệ thống ERP đã triển khai là việc khó thực hiện hơn là triển khai
một hệ thống CRM độc lập hoặc triển khai CRM rồi mới triển khai ERP. Vì ngay
khi xây dựng hệ thống ERP, các doanh nghiệp đã xác định xây dựng cơ sở dữ liệu
tập trung của mình trên cơ cấu tổ chức hiện có, gồm cả bộ phận tiếp xúc với khách
hàng. Bên cạnh đó các doanh nghiệp sẽ phải tìm sự tương thích giữa hai hệ thống để
giảm bớt chi phí triển khai cũng như giảm bớt sự chồng chéo trong hệ thống quản lý
của mình.
Ngược lại, các doanh nghiệp đã đạt chuẩn ISO 9000 thì việc triển khai sẽ dễ
dàng hơn rất nhiều do hệ thống quản lý đã được định hình. Vấn đề cần giải quyết
chỉ đơn thuần là công nghệ để đáp ứng yêu cầu của hệ thống CRM theo quy mô của
doanh nghiệp. Do vậy, việc triển khai hệ thống CRM song song với xây dựng hệ
thống quản lý theo nguyên tắc của ISO 9000 là một lựa chọn hợp lý đối với doanh
nghiệp vừa và nhỏ có kinh phí đầu tư không lớn. Sau này, các cơ sở dữ liệu xây
dựng của CRM hồn tồn có thể tái sử dụng trong các hệ thống ERP. Hiện khá
nhiều doanh nghiệp PM Việt Nam đã cung cấp bộ 3 sản phẩm: kế toán, ERP và
CRM.
1.2.4. SCM
SCM - Supply Chain Management - Quản lý dây chuyền cung ứng hay là Quản
lý quá trình cung ứng theo chuỗi: là quản lý một quá trình từ khi doanh nghiệp tìm
kiếm và mua những thành phần nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra một sản phẩm
hay dịch vụ, sau đó cung cấp cho khách hàng.
Nói một cách khác, SCM là một sự quản lý toàn bộ chuỗi giá trị thặng dư
(value-added), từ nhà cung cấp tới nhà sản xuất rồi tới các nhà bán buôn, bán lẻ và
cuối cùng là tới khách hàng.
Supplier
Manufacturer
Distributor
Retailer
Customer
Hình 1.5. Một dây chuyền cung ứng đơn giản
Hình 1.6. Một dây chuyền cung ứng thơng thường
Nói chung hệ thống SCM sẽ phục vụ các công việc:
-
Lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy
trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tn thủ trong việc cung cấp nguyên vật
liệu cho doanh nghiệp.
-
Lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất.
-
Quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến
quản lý hàng trả lại.
-
Hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.
SCM cung cấp những giải pháp để các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm
việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh và phân phối sản phẩm / dịch vụ.
SCM là một giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistics, có thể dịch là “hậu
cần”, hoặc là “kho vận”, “dịch vụ cung ứng”.
Logistics là một chuỗi các dịch vụ về giao nhận hàng hóa như: làm các thủ tục
giấy tờ, tổ chức vận tải, bao bì đóng gói ghi nhãn hiệu, lưu kho, phân phát hàng hóa
tới các địa chỉ khác nhau, chuẩn bị cho hàng hóa ln ln sẵn sàng để nếu có u
cầu của khách hàng là có thể vận chuyển ngay được. Chính vì vậy, nói tới Logistics
bao giờ người ta cũng nói tới một chuỗi hệ thống dịch vụ (Logistics System Chain)
chứ không phải là một dịch vụ đơn lẻ. Với hệ thống chuỗi dịch vụ này, người cung
cấp dịch vụ Logistics sẽ giúp khách hàng có thể tiết kiệm được chi phí của đầu vào
trong các khâu dịch chuyển, lưu kho và phân phối.
Đối với các cơng ty, SCM có vai trị rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn
đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả, SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí,
tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. SCM có 3 mục tiêu chính:
-
SCM giúp doanh nghiệp có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào,
giảm lượng hàng tồn kho.
-
Tối ưu hóa quá trình ln chuyển ngun vật liệu, hàng hóa, dịch vụ: chọn
vị trí kho bãi, tính tốn lượng dự trữ phù hợp, tổ chức vận chuyển hợp lý, ...
-
Hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến
và vào đúng thời điểm thích hợp.
SCM được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các nhóm
chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng:
-
Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào)
-
Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào)
-
Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ)
-
Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì)
-
Thơng tin (Cơ sở để ra quyết định)
SCM là họ phần mềm khó chuẩn hóa và định nghĩa nhất trong các hệ phần mềm
quản lý. Một phần mềm SCM có thể chỉ nhằm vào một khâu trong cả dây chuyền
cung cấp, như hệ thống quản lý bưu kiện của UPS hoặc Federal Express tập trung
theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển
khác, trong khi phần mềm mua hàng của General Electric tập trung vào việc đưa các
yêu cầu về phụ kiện của họ lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế
giới đấu thầu cung cấp.
Hệ thống ERP thơng thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM.
Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng
sản phẩm chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.
1.2.5. Quan hệ ERP, SCM và CRM
Hệ thống ERP sẽ cung cấp các công cụ và tạo điều kiện cho các dây chuyền
cung ứng thành cơng. Đến lượt mình, các thành công của SCM sẽ thúc đẩy sự phát
triển của quy trình áp dụng ERP.
Hình 1.7a. Quan hệ ERP, SCM và CRM
