THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KIẾN TRÚC VIỆT NHẬT

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KIẾN TRÚC VIỆT NHẬT
I. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY.
Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải có 3 yếu tố cơ bản
đó là tư liệu lao động, đối tượng lao động và lao động. Trong đó lao động là
yếu tố quyết định.
Lao động là hoạt động chân tay và hoạt động trí óc của con người nhằm
biến đổi các vật thể tự nhiên thành vật phẩm cần thiết thoả mãn nhu cầu của xã
hội.
Tiền lương là phạm trù kinh tế gắn liền với lao động, tiền tệ và nền sản
xuất hàng hoá.
Tiền lương là bộ phận cấu thành lên giá trị sản phẩm do lao động tạo ra.
Tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật thì tiền lương trả cho công nhân ngoài
tiền lương mà người lao động được hưởng theo số lượng và chất lượng lao
động của mình thì họ còn được hưởng các khoản tiền lương theo quy định của
đơn vị.
Là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành xây lắp với quy mô vừa và
nhỏ, Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật hiện tại có 30 người tham gia công tác
trong vai trò quản lý. Còn số công nhân lao động trực tiếp ở Công ty thì phụ
thuộc vào từng thời điểm hoạt động khối lượng thi công nhiều hay ít mà số
lượng công nhân cũng nhiều hay ít.
Công ty thực hiện quản lý số cán bộ công nhân viên này qua danh sách
lao động tại Công ty.
Hình thức tiền lương mà Công ty đang sử dụng hiện nay là hình thức trả
lương khoán theo từng phần công việc áp dụng cho công nhân trực tiếp sản
xuất. Đối với bộ phận gián tiếp thì hình thức trả lương là lương trả theo thời
gian. BHXH, BHYT đóng theo quy định của nhà nước. Người sử dụng lao
động đóng 19%, người lao động đóng 6%.
Lao động sử dụng trong công ty gồm lao động trong danh sách và lao
động thuê ngoài. Hàng tháng các đơn vị thực hiện tổng hợp tiền lương và báo
cáo rõ số lượng lao động về Công ty theo các chỉ tiêu lao động quản lý, phụ trợ

và xây lắp.
* Tài khoản sử dụng trong kế toán tiền lương ở Công ty:
TK 334 – phải trả công nhân viên
TK 338 – phải trả phải nộp
+ TK 338.2: KPCĐ
+ TK 338.3: BHXH
+ TK 338.4: BHYT
* Các chứng từ sử dụng trong hạch toán lao động tiền lương
- Danh sách cán bộ công nhân viên
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán lương và BHXH…
- Phiếu chi
* Các Sổ kế toán sử dụng trong công ty
Do công ty hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nên Công ty sử
dụng các sổ kế toán như: Sổ chi tiết – Sổ cái TK 334, 338
* Quá trình hạch toán tiền lương tại công ty được thể hiện qua sơ đồ:
* Các Sổ kế toán sử dụng trong công ty
II. TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KIẾN
TRÚC VIỆT NHẬT
1. Hạch toán lao động
Hạch toán lao động gồm thời gian lao động, hạch toán số lượng lao động
và hạch toán kết quả lao động.
+ Hạch toán số lượng lao động là theo dõi số lượng lao động từng loại
lao động theo cấp bậc kỹ thuật theo nghề nghiệp của từng lao động.
Phiếu nghiệm thu
Bảng chấm công
Phiếu nghỉ hưởng HXHT…
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Sổ cái TK 334,
Sổ chi tiết các tài khoản
622, 627, 642
Sổ đăng ký CTGS
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp
lương
Sổ chi tiết thanh toán
với CNV
Bảng phân bổ tiền
lương BHXH
Bảng thanh toán lương
+ Hạch toán thời gian lao động là theo dõi số lượng lao động, từng loại
lao động, từng bộ phận sản xuất làm cơ sở để tính lương cho bộ phận hưởng
lương thời gian.
+ Hạch toán kết quả lao động là phản ánh ghi chép đúng kết quả lao
động của công nhân viên, biểu hiện bằng số lượng sản phẩm công việc đã hoàn
thành của từng người hay từng tổ, nhóm lao động. Chứng từ sử dụng thường là
phiếu xác nhận công việc hay biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành. Vậy
hạch toán kết quả lao động cho từng người hay cá nhân lao động là cơ sở để
tính tiền lương cho từng người, cho cán bộ hưởng lương sản phẩm. Để hạch
toán về số lượng, thời gian và kết quả lao động ta căn cứ vào các tài liệu sau:
+ Bảng chấm công
+ Phiếu giao việc
+ Biên bản nghiệm thu
Công ty TNHH Kiến trúc
Việt Nhật
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHIẾU GIAO VIỆC

Căn cứ vào hồ sơ thiết kế tiến độ thi công nâng cấp mở rộng thư viện
trường đại học ngoại ngữ Hà Nội.
Đại diện bên giao: Lê Minh Nghĩa - Đội trưởng đội XDCT số 1
Đại diện bên nhận: Phạm Vân Anh - tổ trưởng tổ mộc
Phiếu giao việc có nội dung sau:
1. Nội dung công việc:
TT Công việc Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền
1. hoàn thành đóng và lắp đặt
cửa sổ tầng 2
bộ 19 1.000.000 19.000.000
1. Thời gian bắt đầu từ 29/3/2004
Kết thúc ngày 25 tháng 4 năm 2004
2. Trách nhiệm của mỗi bên
- Bên giao: + Cung cấp đầy đủ vật liệu tạo điều kiện cho thi công
+ Thanh toán lương hàng tháng theo bảng chấm công bảng
lương theo hợp đồng.
+ Cử cán bộ kỹ thuật thường xuyên trực tiếp hướng dẫn thi
công nghiệm thu công việc hoàn thành, kiểm tra an toàn
lao động, chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật…
- Bên nhận: Chấp hành việc giám sát thi công sử dụng hợp lý vật tư tiết
kiệm tránh mất mát hư hỏng. Thi công phải đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ
quan. Nếu xảy ra sự cố gì thì bên nhận việc phải chịu trách nhiệm bồi hoàn
khấu trừ. Chịu trách nhiệm về an toàn lao động, trật tự trị an… trong quá trình
thi công. Hàng tháng tổ phải có bảng chấm công và bảng thanh toán lương
(theo bảng chấm công) cho từng người làm cơ sở thanh toán lương cho đội.
3. Hai bên cam kết thực hiện theo đúng hợp đồng bên nào vi phạm sẽ
phải chịu trách nhiệm theo đúng quy định của pháp luật.
Ngày…28 tháng 3… năm 2004..
Tổ trưởng tổ mộc Đội trưởng đội XDCT số 1
2. Tính lương và BHXH phải trả cho công nhân viên:

a. Hạch toán tiền lương theo sản phẩm:
Công ty quản lý tổng thể quỹ lương nên việc hạch toán tổng hợp tiền
lương cho các bộ phận, các đơn vị tập trung về phòng tài vụ của Công ty. Việc
hạch toán chi tiết tiền lương được thực hiện tại từng phòng ban, từng đơn vị.
Hình thức trả lương ở các đơn vị được thống nhất theo cơ chế trả lương
sản phẩm. Các đơn vị thành viên căn cứ vào kế hoạch mà công ty giao cho để
lập kế hoạch sản xuất cho đơn vị, tự tìm kiếm và xây dựng đơn giá tiền lương.
Đây là cơ sở cho các đơn vị ứng quỹ lương vào các kỳ nghiệm thu, thanh toán.
Tại Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật, tiền lương sản phẩm được áp
dụng trả cho các đơn vị sản xuất. Căn cứ vào khối lượng công việc hoàn thành
và căn cứ vào kế hoạch công ty giao cho đơn vị theo hình thức khoán quỹ
lương đã được giám đốc công ty ký duyệt, đợt tiến hành phân bố từng công
việc mà mỗi tổ mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm hoàn thành và giao cho tổ
thông qua “Phiếu giao việc”. Khi hoàn thành thì tiến hành lập “Biên bản
nghiệm thu”
Tiền lương của công nhân sản xuất được tính căn cứ và số ngày công có
mặt tại hiện trường và số ngày công thực tế làm việc của công nhân viên. Căn
cứ vào “Biên bản nghiệm thu” tổ trưởng xác định được quỹ lương của tổ trong
kỳ từ đó tính đơn giá công trình bình quân cho mỗi công nhân trong tổ.
Đơn giá Công bình quân cho mỗi công nhân được tính như sau:
Đơn giá bình
quân công 1 CN
=
Giá trị tiền lương (công) của tổ trong đợt
Tổng số công thực hiện CV trong đợt x hệ số cấp bậc công việc
Đơn giá bình quân này được sử dụng để xác định lương công nhân cho
công nhân trực tiếp sản xuất. Tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất ngoài
tiền lương công nhật ra còn có khoản lương cố định. Mức lương cố định này
xác định như sau:
Lương cố định = Số ngày có mặt tại hiện trường x Đơn giá ngày

Theo qui định của công ty đơn giá ngày= 8.500đ. Mức lương này có tính
chất đảm bảo thu nhập cho người lao động trong thời gian chờ việc hay ngừng
việc vì lý do nào đo (mưa, chờ nguyên vật liệu…).
Ngoài mức lương cố định và lương công nhật là mức lương công nhân
được hưởng do thời gian làm việc thực tế của mình thì công ty còn có quy định
mức lương khác dành riêng cho tổ trưởng. Đây có thể coi là mức phụ cấp trách
nhiệm của tổ trưởng, và được trích ra từ 32% tiền lương để lại của tổ.
Còn đối với bộ phận lao động gián tiếp tạo ra sản phẩm như các ban
quản lý công nhân kỹ thuật, quản lý công trình… thì việc kế toán xem xét thanh
toán lương dựa trên cơ sở “Bảng chấm công” của từng bộ phận. Bảng chấm
được lập tương tự như các bảng chấm công của các cơ quan đoàn thể. Cuối quý
bảng chấm công này được tập hợp lên ban kế toán của đơn vị – kế toán căn cứ
vào hệ số lương, số ngày công của người để tính tiền lương của từng người
trong bộ phận đó.
Căn cứ vào bảng chấm công của tháng 3 của tổ sản xuất số 1 - Đội xây
dựng công trình số 18 kế toán lập bảng thanh toán tiền lương.
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật
Đội XDCT số 1
BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng 03 năm 2004
Bộ phận: Công nhân trực tiếp – Tổ mộc
ST
T
Họ và tên
Chứ
c
dan
h
Ngày trong tháng
Tổn

g số
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
16
17 18 19 20
21
22 23 24 25
26
27 28 29 30
31
1 Phạm Văn Anh TT x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
2 Hô Xuân Cường CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
3 Bàng Xuân Huấn CN x x xx x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x xx x x x x 29
4 Nguyên Văn Hà CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
5 Phạm Văn Nam CN x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
6 Vũ Quốc Long CN x x x x x x x x x x x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
7 Nguyễn Văn
Trường
CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
8 Phạm Trung
Thắng
CN x x xx x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x xx 28
9 Nguyễn Mạnh
Tuấn
CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 31
10 Vũ Đức Hải CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 30
11 Phạm Văn Sỹ CN x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x 30
Cộng 334
Người chấm công Đội trưởng Ngày …tháng …năm

Người duyệt
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật
Đội XDCT số 1
BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG THÁNG 3
Bộ phận: CNTT – tổ mộc
STT Họ và tên
Chức
danh
Đơn giá
Ngày công
Lương cố định
Lcđ=Ncht*850
0
Lương công
nhật
Lcn=ĐG*Nc
Lương khác LK
Tổng lương
Tl=Lcđ+Lcn+L
k
Ghi chú
Ncht Nc
1 Phạm Văn Anh 17,000 31 31 263,500 527,000 50,000 840,500
2 Hô Xuân Cường 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500
3 Bàng Xuân Huấn 17,000 26 29 221,000 493,000 714,000
4 Nguyên Văn Hà 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500
5 Phạm Văn Nam 17,000 30 31 255,000 527,000 782,000
6 Vũ Quốc Long 17,000 30 31 255,000 527,000 782,000
7 Nguyễn Văn Trường 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500
8 Phạm Trung Thắng 17,000 26 28 221,000 476,000 697,000

9 Nguyễn Mạnh Tuấn 17,000 31 31 263,500 527,000 790,500
10 Vũ Đức Hải 17,000 30 30 255,000 510,000 765,000
11 Phạm Văn Sỹ 17,000 30 30 255,000 510,000 765,000
Cộng 334 2,779,500 5,678,000 50,000 8,507,500
Ngày …tháng ….năm
Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Đơn giá tiền công của công nhân lao động trực tiếp được tính như sau:
Căn cứ vào biên bản nghiệm thu và phần phê duyệt giá trị tiền lương
thanh toán cho đội là 9.100.000đ. Tổ trưởng xác định tổng quỹ lương tháng của
tổ và trích 32% tiền lương. Đây là phân quỹ để sử dụng mua sắm bảo hộ lao
động, làm mức lương phụ cấp…..
Tổng quỹ lương tháng của tổ được xác định là:
9.100.000 (100% - 32%)=6.188.000đ/tháng
Công nhân tổ sản xuất số 2 được hệ số lương 1,09 theo quy định. Như
vậy đơn giá bình quân mỗi công nhân sẽ được tính là:
Đơn giá bình quân công quy đổi 1CN là =
09,1334
000.188.6
×
≈ 17.000đ/công
Tiền lương công nhật của công nhân sẽ được tính:
L
CN
=
Số ngày thực tế làm việc
của công nhân viên
x
Đơn giá bình quân công
quy đổi 1CN
Khi đó trình tự tính lương như sau:

VD: Ông: Phạm Văn Anh
Mức lương cố định= 31 x 8.500 = 263.500đ
Lương công nhật = 31 x 17.000=527.000đ
Do là tổ trưởng nên được hưởng mức lương khác (mức phụ cấp trách
nhiệm ) là 50.000đ
Tổng lương được lĩnh là: 263.500 + 527.000 + 50.000 = 840.500đ/tháng
Do công nhân của đội là công nhân thuê theo hợp đồng. Nên không có
khoản khấu trừ BHXH, BHYT. ở các đội, lương của người lao động trực tiếp
được phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp, lương lao động gián tiếp được
phân bổ vào chi phí sản xuất chung.
Tại các đội sản xuất, bộ phận lái máy đóng vai trò quan trọng . Xong đối
với bộ phận này tiền lương được tính vào chi phí sử dụng máy thi công – Tài
khoản 623. Làm căn cứ để xác định giá thành của công trình.
Theo định kỳ ghi chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp ở phòng tài vụ tập
hợp tất cả các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đã phát sinh nay tại công ty
mà đơn vị đã gửi lên. Kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ và các định khoản.
Trong đội số 1 để quản lý tốt các công nhân viên thuê theo hợp đồng.
Đảm bảo họ làm đúng yêu cầu, chất lượng, mỹ thuật, kỹ thuật công trình công
ty cử một số cán bộ xuống công tác có nhiệm vụ hướng dẫn người lao động làm
việc. Những cán bộ này là công nhân trong danh sách đối với công nhân trong
danh sách thì công ty thực hiện khấu trừ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
Căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty kế toán ghi vào
Chứng từ ghi sổ – TK 334 – ngày 31/3/2004
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật
Đội XDCT số 1
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 40
Ngày 31/3/2004
Chứng từ
Nội dung Số hiệu
Số tiền

Số
Ngày
Nợ
Có
31/3/2004 Phân bổ tiền lương của đội
XDCT số 1
334
622
627
52.901.500
9.051.748
61.953.248
Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Công ty TNHH Kiến trúc Việt Nhật
Đội XDCT số 1
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 41
Ngày 31/3/2004
Chứng từ
Nội dung Số hiệu
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
31/3/2004 Khấu trừ BHXH, BHYT
vào lương
334
338
60.726
60.726
Cộng 60.726 60.726
Kèm theo các chứng từ gốc
Người ghi sổ

(Ký, họ và tên)
Kế toán tổng hợp
(Ký, họ và tên)
Kế toán trưởng
(Ký, họ và tên)
b. Hạch toán tiền lương thời gian
Tổ chức hạch toán tiền lương theo thời gian được tiến hành cho khối cơ
quan đoàn thể của Công ty. Nói cách khác, đối tượng áp dụng hình thức trả
lương theo thời gian ở công ty là cán bộ công nhân viên ở các bộ phận phòng
ban của công ty.
Việc theo dõi thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên được thực
hiện từng phòng ban có một bảng chấm công được lập một tháng một lần. Hàng
ngày căn cứ vào sự có mặt của từng thành viên trong phòng, người phụ trách
chấm công đánh dấu lên bảng chấm công ghi nhận sự có mặt của từng người
trong ngày tương đương ứng từ cột 1 đến 31. Bảng chấm công được công khai
trong phòng và trưởng phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra sự chính xác
của bảng chấm công.
Cuối tháng, các bảng chấm công của từng phòng được chuyển về phòng
kế toán làm căn cứ tính lương, tính thưởng và tổng hợp thời gian lao động sử
dụng trong công ty ở mỗi bộ phận. Kế toán căn cứ vào để tính công cho công
nhân viên khối cơ quan.
Trường hợp CBCNV chỉ làm một thời gian lao động theo quy định ngày.
Vì lý do đó vắng mặt trong thời gian còn lại của ngày thì trưởng phòng căn cứ
vào số thời gian làm việc của người đó, để xem có tính công ngày đó cho họ
hay không.
Việc tính lương cho CBCNV ở khối cơ quan dựa vào bảng chấm công,
mức lương cơ bản và các khoản khác. Các bảng tính lương sau khi lập xong
phải có đủ chữ ký của Giám đốc công ty, trưởng phòng tổ chức lao động tiền
lương, phòng tài vụ của công ty. Khi lập xong bảng kế toán để thanh toán tiền
lương cho CNV.

Căn cứ vào bảng chấm công tháng 3 của phòng tài vụ, kế toán lập bảng
thanh toán tiền lương.