Ứng dụng hệ thống quản lý chấm công trong tính lương

..

bộ giáo dục và đào tạo
trờng đại học bách khoa hà nội
---------------------------------------

luận văn thạc sĩ khoa học

ứng dụng Hệ thống quản lý chấm công
trong tính lơng

ngành : điện tử viễn thông
m số:2
3.04.3898
Phạm Thị dUNG

Ngời hớng dẫn khoa học : ts. Phạm minh việt

Hà Nội 2008

1


Lời cam đoan

Tôi xin cam đoan rằng toàn bộ nội dung trong bài luận văn của tôi dới
đây không đợc sao chép y nguyên từ một bài luận văn của một tác giả khác.
Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự tham khảo, trích dẫn trong bài luận
văn của tôi đều đà đợc chỉ rõ nguồn trong danh mục Tài liệu tham khảo của
luận văn.
Nếu hội đồng phát hiện có những điều không đúng với những gì tôi đÃ

cam đoan ở trên thì tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.
Hà Nội, tháng 11 năm 2008
Học viên
Phạm Thị Dung

2


LờI CảM ƠN
Em xin cảm ơn Khoa Điện tử Viễn thông, Trung tâm đào tạo Sau đại
học trờng đại học Bách Khoa Hà Nội đà tạo điều kiện thuận lợi cho em thực
hiện đề tài này.
Em cũng xin đợc gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến thầy giáo TS.
Phạm Minh Việt ngời đà luôn tận tình chỉ bảo và h−íng dÉn em trong st
thêi gian nghiªn cøu võa qua.
Bªn cạnh đó, em cũng rất cảm ơn các Thầy Cô trong trờng đà tận tình
giảng dạy và trang bị cho em thật nhiều kiến thức bổ ích trong hai năm học
vừa qua, góp phần rất lớn vào việc nghiên cứu thành công luận văn này.
Ngoài ra cũng xin đợc gửi lời cảm ơn đến hai bạn Hồ Văn Minh và
Nguyễn Đức Dũng trong việc hỗ trợ các trang thiết bị cần thiết cho quá trình
thực hiện đề tài.
Cuối cùng, em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến cha mẹ, các bậc sinh
thành đà có công nuôi dỡng và dạy dỗ em đến ngày hôm nay; xin cảm ơn
anh em, bạn bè, những ngời đà luôn hết lòng tận tụy chăm sóc, ủng hộ và
động viên em trong lúc khó khăn cũng nh trong suốt thời gian học tập và
nghiên cứu.
Dù đà cố gắng hoàn thành thật tốt luận văn trong phạm vi yêu cầu,
nhng em biết có những thiếu sót chắc chắn không thể tránh khỏi. Em mong
sẽ nhận đợc sự thông cảm và tận tình chỉ bảo của quý Thầy Cô và các bạn.

Hà Nội, tháng 11 năm 2008
Học viên thực hiện:
Phạm Thị Dung

3


Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

Kí hiệu

Từ viết tắt

ý nghĩa

Radio Frequency Identification

Thẻ RFID nhận dạng bằng sóng
Radio

PK

Primary Key

Khóa chính

FK

Foreign Key

Khóa ngoại lai

UK

Unique Key

Khóa duy nhất

DFD

Data Flow Diagram

Sơ đồ luồng dữ liệu

FD

Function Diagram

Sơ đồ chức năng

Entity Relationship Diagram

Sơ ®å thùc thĨ liªn kÕt

RFID

ERD

4

Mục lục
Lời cam đoan .................................................................................................. 2
LờI CảM ƠN....................................................................................................... 3
Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt................................................. 4
Mục lục ........................................................................................................... 5
Danh mục các hình vẽ, đồ thị .................................................................... 8
LờI giới thiệu ................................................................................................ 10
Chơng 1 mở đầu ........................................................................................ 12

1.1
1.2

Giới thiệu ........................................................................................... 12
Phạm vi đề tài .................................................................................... 12

Chơng 2 phân tích hệ thống ................................................................. 14

2.1 Phân tích yêu cầu chức năng.................................................................. 14
2.1.1 Cơ cấu hoạt động của hệ thống hiện hành....................................... 14
2.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại
.................................................................................................................. 17
2.2 Phân tích các yêu cầu dữ liệu................................................................. 18
2.2.1 Quy trình xử lý quá trình tính lơng ............................................... 18
2.2.2 Phân tích các mẫu biểu.................................................................... 20
2.3 Yêu cầu kỹ thuật của hệ thống............................................................... 35
2.3.1 Yêu cầu cấu hình hệ thống: ............................................................. 35
2.3.2 Yêu cầu phần cứng .......................................................................... 35
2.3.3 Yêu cầu phần mềm .......................................................................... 35
2.4 Sơ đồ chức năng của hệ thống............................................................... 35

2.4.1 Sơ đồ phân cấp chức năng FD ........................................................ 35
2.4.2 Sơ đồ phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý lịch làm việc.... 36
2.4.3 Sơ đồ phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý công việc. ... 36
2.4.4 Sơ đồ phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý tiền lơng. .. 37
5


2.4.5 Sơ đồ phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý chính sách,
chế độ.... ................................................................................................... 38
2.4.6 Sơ đồ phân cấp chức năng cho chức năng Quản lý thu nhập nhân
viên........ ................................................................................................... 38
2.5 Sơ đồ luồng dữ liệu ............................................................................... 39
2.5.1 Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ luồng dữ liệu .............................. 39
2.5.2 Sơ đồ mức ngữ cảnh (Context Diagram) ........................................ 40
2.5.3 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)......................... 40
Ch−¬ng 3 thiÕt kÕ ....................................................................................... 44

3.1 ThiÕt kÕ CSDL........................................................................................ 44
3.1.1 Chuẩn hóa dữ liệu............................................................................ 44
3.1.1.1 Khái niệm về chuẩn hoá............................................................ 44
3.1.1.2 Các cấp chuẩn hoá .................................................................... 44
3.1.1.3 Sơ đồ phân cấp các chuẩn hoá ................................................. 44
3.1.1.4 Quan hệ tổng quát trong hệ thống quản lý Nhân sự - Lơng ... 45
3.1.1.5 Chn hãa d÷ liƯu hƯ thèng ..................................................... 48
3.1.2 Xây dựng các bảng dữ liệu cho hệ thống ........................................ 53
3.1.3.1 Nhóm bảng dữ liệu Quản trị hệ thống ...................................... 53
3.1.3.2 Nhóm bảng dữ liệu Thông tin nhân viên................................ 57
3.1.3.3 Nhóm bảng dữ liệu Quản lý nhân sự - Tiền lơng................... 60
3.1.3 Mô hình thực thê liên kết - ERD ..................................................... 64
3.2 ThiÕt kÕ giao diÖn .................................................................................. 66

3.3 ThiÕt kÕ đầu vào..................................................................................... 68
3.3.1 Module Quản lý nhân viên .............................................................. 68
3.3.2 Module Quản lý chấm công........................................................ 73
3.3.3 Module Quản lý thu nhập........................................................... 74
3.4 Thiết kế đầu ra ...................................................................................... 75
3.4.1 Module Quản lý nhân viên .............................................................. 75
3.4.2 Module Quản lý chấm công........................................................ 76
3.4.3 Module Quản lý thu nhập........................................................... 78
3.5 Lựa chọn công nghƯ.............................................................................. 84
3.6.1 Tht to¸n nhËp sè liƯu ................................................................... 85
6


3.6.2 Tht to¸n sưa sè liƯu...................................................................... 86
3.6.3 Tht to¸n xãa số liệu ..................................................................... 87
Chơng 4 giới thiệu hệ thống và h−íng dÉn sư dơng...................... 89

4.1 Giíi thiƯu hƯ thèng ................................................................................ 89
4.2 Hớng dẫn cài đặt .................................................................................. 89
4.3 Hớng dẫn sử dụng ................................................................................ 90
Kết luận ........................................................................................................ 95
TàI LIệU THAM KHảO ..................................................................................... 97

7


Danh mục các hình vẽ, đồ thị
Hình 2. 1 Sơ ®å tỉ chøc cđa c«ng ty ViƠn Th«ng Sè ..................................... 15
Hình 2. 2 Bảng hồ sơ cá nhân......................................................................... 20
Hình 2. 3 Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ .................................................. 25

Hình 2. 4 Phiếu báo nghỉ phép, nghỉ bù ......................................................... 27
Hình 2. 5 Bảng chấm công ............................................................................. 29
Hình 2. 6 Bảng chi trả tiền lơng ................................................................... 32
Hình 2. 7 Sơ đồ phân cấp chức năng .............................................................. 36
Hình 2. 8 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý làm việc.................................. 36
Hình 2. 9 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý công việc ................................ 37
Hình 2. 10 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý tiền lơng ............................. 37
Hình 2. 11 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý chính sách, chế độ................ 38
Hình 2. 12 Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý thu nhập nhân viên............... 39
Hình 2. 13 Sơ đồ mức ngữ cảnh ..................................................................... 40
Hình 2. 14 Sơ đồ luồng dữ liệu....................................................................... 41
Hình 3. 1 Bảng nhân sự - Lơng .................................................................... 46
Hình 3. 2 Bảng Nhân viên ............................................................................. 49
Hình 3. 3 Bảng Thẻ từ ................................................................................... 49
Hình 3. 4 Bảng thời gian làm việc của nhân viên........................................... 49
Hình 3. 5 Bảng thời gian vắng mặt của nhân viên......................................... 50
Hình 3. 6 Bảng các loại bảo hiểm ................................................................. 50
Hình 3. 7 Bảng chế độ bảo hiểm của nhân viên ........................................... 50
Hình 3. 8 Bảng chi tiết bảo hiểm của nhân viên............................................ 51
Hình 3. 9 Bảng ngày nghỉ lễ.......................................................................... 51
Hình 3. 10 Bảng nhân viên nghỉ lễ ................................................................. 51
Hình 3. 11 Bảng thời gian vào ra của nhân viên ........................................... 52
Hình 3. 12 Bảng thời gian quẹt thẻ của nhân viên ........................................ 52
Hình 3. 13 Bảng tiền lơng đợc cộng thêm................................................ 52
Hình 3. 14 Bảng tiền lơng bị trừ đi............................................................. 52
8


H×nh 3. 15
H×nh 3. 16

H×nh 3. 17
H×nh 3. 18
H×nh 3. 19
H×nh 3. 20
H×nh 3. 21
H×nh 3. 22
H×nh 3. 23
H×nh 3. 24
H×nh 3. 25
H×nh 3. 26
H×nh 3. 27
H×nh 3. 28
H×nh 3. 29
Hình 3. 30
Hình 3. 31

Bảng tiền lơng thực lĩnh ............................................................ 53
Bảng trạng thái nhân viên............................................................. 53
Sơ đồ thực thể liên kết ................................................................ 65
Màn hình chính của chơng trình ................................................ 67
Form Quản lý thông tin nhân viên .............................................. 69
Form Nhập thông tin từ Excel...................................................... 70
Form Thiết lập lịch làm việc ........................................................ 71
Form Quản lý phân công công tác ............................................... 72
Form Nhập dữ liệu chấm công từ file ......................................... 73
Form Quản lý chế độ bảo hiểm .................................................... 74
Form Quản lý nhân viên tại thời điểm hiện tại ............................ 75
Form Tính toán thời gian làm việc của nhân viên........................ 76
Form Thông tin làm việc của nhân viên theo tháng..................... 77
Form Tính toán tiền lơng nhân viên ........................................... 78

Form Truy vấn tiền lơng nhân viên ............................................ 79
Form Tính toán chế độ bảo hiểm theo tháng ............................... 80
Form Xem thông tin bo hiểm theo tháng................................... 81

H×nh 3. 32
H×nh 3. 33
H×nh 3. 34
H×nh 3. 35
H×nh 3. 36

Form Tính toán lơng thực lĩnh ca nhân viên ............................ 82
Form Thông tin thu nhập theo tháng............................................ 83
Thuật toán nhập sè liƯu ................................................................ 86
Tht to¸n sưa sè liƯu................................................................... 87
Tht to¸n xãa sè liÖu .................................................................. 88

9


LờI giới thiệu
Thế kỉ 21 đợc đánh giá là thế kỉ của sự phát triển không ngừng của các
ngành khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ các ứng dụng từ các thành quả nhằm
phục vụ trực tiếp thực tiễn đời sống. Sự khởi điểm ý tởng, quá trình nghiên
cứu, phát triển thành quả, mục tiêu lớn lao của bất cứ công trình nghiên cứu
khoa học nào chính là chúng ta. Hơn nữa, thế giới chúng ta đang chuyển động
từng ngày theo xu hớng hội nhập, hợp tác giữa các quốc gia, lÃnh thổ với
mục tiêu cùng phát triển mọi lĩnh vực trong cuộc sống. Chính vì lẽ đó việc ứng
dụng chọn lọc các thành tựu công nghệ thông tin, điện tử viễn thông nhằm
phát triển một hệ thống có tính ứng dụng thực tiễn rộng rÃi là mục tiêu cốt lõi.
Trong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, tin học đà trở thành một

ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thĨ
thiÕu ë n−íc ta hiƯn nay, viƯc øng dơng tin học trong quản lý tại các cơ quan,
xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết, nhằm giải phóng sức lao
động, tăng hiệu quả sản xuất, thúc đẩy tăng trởng kinh tế bắt kịp với các
nớc trong khu vực và thế giới.
Để làm đợc điều này không chỉ cần có máy móc thiết bị phần cứng
mà quan trọng hơn đó là các phần mềm ứng dụng phù hợp với yêu cầu quản lý
thực tế.
Vấn đề giám sát và quản lý thời gian làm việc là khâu quan trọng trong
quy trình quản lý nhân sự của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào. Việc
quản lý thời gian làm việc tại các cơ quan, doanh nghiệp nếu thực hiện bằng
phơng pháp thủ công sẽ thiếu chính xác, hiệu quả thấp. Do vậy, với mục tiêu
sử dụng những gì đà học đợc tại trờng Đại học Bách Khoa Hà Nội, sự
nghiên cứu tìm tòi cùng nỗ lực xây dựng, chế tạo một Hệ thống quản lý

Nhân sự và lơng có thể ứng dụng rộng rÃi trong thực tế và hỗ trợ đắc lực
trong công tác quản lý nhân viên trong các doanh nghiệp.
Với việc hệ thống ghi lại thời gian, trạng thái ra vào của nhân viên trong
công ty bằng cách sử dụng phơng pháp quẹt thẻ RFID từ đó cã thĨ n©ng cao
10


hiệu quả của công tác quản lý nhân sự, hiệu suất lao động, tạo môi trờng làm
việc hiện đại đồng thời tăng tính tự giác chấp hành kỷ luật lao động của nhân
viên góp phần tự động hoá quy trình quản lý.
Dù đà hết sức cố gắng để hoàn thành luận văn, song thời gian có hạn và
kinh nghiệm kiến thức cha nhiều nên luận văn còn có những thiếu sót. Em
mong muốn đợc quý thầy cô, bạn bè đóng góp ý kiến để luận văn ngày một
hoàn thiện hơn.
Thời gian thực hiện xây dựng hệ thống này là một khoảng thời gian

không dài nhng để nghiên cứu thành công hệ thống này dù chỉ ở mức độ cơ
bản nh ngày hôm nay, em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới những
thầy cô giáo đà chỉ dạy, giúp đỡ rất tận tình đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn
chân thành đến thầy giáo PGS.TS , cũng nh các bạn học viên trong nhóm
vẫn luôn là nguồn động viên lớn để em có thể nghiên cứu thành công luận văn
này.

11


Chơng 1 mở đầu
1.1 Giới thiệu
Hệ thống quản lý Nhân sự - Lơng đợc phân tích và thiết kế sao cho
phù hợp với công tác quản lý bằng phơng pháp thủ công thờng ngày. Các
chỉ tiêu quản lý và tra cứu đợc thiết kế để giúp ngời làm công tác quản lý dễ
dàng trong điều hành. Bài toán quản lý nhân sự đợc thiết kế nhằm giảm bớt
sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lơng trớc đây,
đợc quản lý bằng phơng pháp thủ công. Nhng hệ thống cũng không có sự
thay đổi về mặt nghiệp vụ quản lý Nhân sự - Lơng so với quản lý bằng thủ
công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm
thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn.
Hệ thống quản lý này có thể đa ra các bản báo cáo và các thông tin
của cán bộ công nhân viên một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất.
Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng đợc quan tâm với thiết kế và phân tích
giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận
việc bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát
thông tin. Bài toán đợc phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống
không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhng vẫn đảm bảo các yêu
cầu của bài toán.
1.2 Phạm vi đề tài

Đề tài là một ứng dụng tin học với công tác quản lý, cụ thể là quản lý
Nhân sự - Lơng, giúp cho công tác quản lý cán bộ công nhân viên của bộ
phận Tổ chức hành chính, quản lý lơng cán bộ công nhân viên của bộ phận
kế toán đợc thuận lợi và nhanh chóng khi tra cứu các thông tin có liên quan
đến cán bộ công nhân viên thuộc Công ty.
Công tác quản lý của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay cụ thể là
Công ty Viễn Thông Số tuy đà có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn chế
và mất nhiều công sức.
12


Trên thực tế ở Công ty Viễn Thông Số với số lợng cán bộ công nhân
viên khoảng 100 ngời do vậy việc đa máy tính ứng dụng vào công tác quản
lý là một điều thiết yếu, việc quản lý Hồ sơ, Lơng đến xét thởng, kỷ luật và
thi nâng bậc tay nghề . . . đều phải đợc quản lý chặt chẽ, chính xác.
Vì vậy, phạm vi của Đề tài này chỉ nêu ứng dụng tin học trong công tác
quản lý Nhân sự - Lơng của cán bộ công nhân viên công ty Viễn Thông Số.
Quản lý Nhân sự - Lơng trong công ty Viễn Thông Số bao gồm 2
phơng pháp chấm công và tính lơng sau:
Chấm công theo phơng pháp áp dụng thẻ chấm công (chấm công
máy):
o Nhận dữ liệu chấm công thô từ các thiết bị chấm công (máy quẹt
thẻ).
o Xử lý dữ liệu chấm công.
o Chỉnh sửa / duyệt kết quả chấm công.
o Tổng hợp các báo cáo chấm công: thời gian làm việc, thời gian
làm thêm, nghỉ việc, đi muộn về sớm...
Chấm công theo phơng pháp thủ công (chấm công tay):
o Chấm công chi tiết theo từng ngày trong tháng.
o Tổng hợp chấm công theo tháng.

Tính lơng:
o Tích hợp thông tin chấm công từ chức năng chấm công.
o Tính lơng cho từng tháng, cho nhân viên, cho từng bộ phận
hoặc cho cả cơ quan.
Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với những
đặc tính của công ty Viễn Thông Số, Luận án này sẽ giải quyết những vấn đề
đó: xây dựng chơng trình quản lý nhân sự và lơng của công ty dựa trên hệ
quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server.

13


Chơng 2 phân tích hệ thống
2.1 Phân tích yêu cầu chức năng
2.1.1 Cơ cấu hoạt động của hệ thống hiện hành
Công ty Viễn Thông Số trực thuộc tổng công ty truyền thông đa phơng
tiện Việt Nam VTC là một công ty hoạt động kinh doanh, khai thác trong lĩnh
vực truyền thông và mạng với cơ cấu tổ chức hiện hành nh sau:
Ban giám đốc công ty
Các đơn vị, bé phËn :
o Bé phËn kinh doanh khai th¸c viƠn thông quốc tế
o Bộ phận kinh doanh khai thác viễn thông nội địa
o Bộ phận quản lý dự án
o Bộ phận điều hành mạng
o Bộ phận nghiên cứu phát triển dịch vụ
o Bộ phận thanh khoản
o Bộ phận tổ chức hành chính
o Bộ phận kế toán

14

Sơ đồ tổ chức công ty viễn thông số :

Hình 2. 1 Sơ đồ tổ chức của công ty Viễn Thông Số
Chức năng của các bộ phận:
Bộ phận kinh doanh khai thác viễn thông quốc tế :
o Kinh doanh, khai thác các dịch vụ thoại quốc tế chiều đi ViƯt
Nam - qc tÕ, chiỊu vỊ qc tÕ - ViƯt Nam hiện tại của công ty.
o Tìm kiếm khách hàng, đối tác, nhà cung cấp dịch vụ nhằm mở
rộng thị tr−êng viƠn th«ng qc tÕ.
™ Bé phËn kinh doanh khai thác viễn thông nội địa :
o Kinh doanh, khai thác các dịch vụ thoại trong nớc
o Tìm kiếm khách hàng, đối tác là các doanh nghiệp nhằm mở rộng
thị trờng viễn thông trong nớc.
Bộ phận quản lý dự án
o Quản lý và viết các dự án của công ty, thực hiện công tác đấu
thầu
15


o Hỗ trợ bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác lập kế hoạch
công việc
Bộ phận điều hành mạng :
o Vận hành, nâng cấp, sửa chữa mạng lõi của công ty
o Vận hành các loại dịch vụ đang chạy, điều khiển luồng lu lợng
cho các dịch vụ.
Bộ phận nghiên cứu phát triển dịch vụ
o Nghiên cứu, phát triển tất cả các dịch vụ viễn thông của công ty.
Bộ phận thanh khoản :

o Tính cớc cho khách hàng và đối soát cớc với các nhà cung cấp.
o Lập các báo cáo, hóa đơn thanh toán và gửi cho bộ phận kinh
doanh và kế toán.
o Kết hợp với bộ phận nghiên cứu phát triển dịch vụ xây dựng các
trang web cho các dịch vụ kinh doanh.
Bộ phận tài chính kế toán :
o Hoạch toán tài chính của công ty, trả lơng cho bộ phận mình và
các bộ phận khác.

o Chi trả tiền cho các bộ phận để mua trang thiết bị phục vụ cho
công ty .
Bộ phận tổ chức hành chính
o Làm nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên của công ty, chế
độ với các cán bộ công nhân viên, sắp xếp lao động, đào tạo,
nâng bậc lơng, bảo vệ tài sản của Công ty.
o Nhận thông tin chấm công hàng tuần từ các bộ phận khác, lập
bảng lơng cho các bộ phận sau đó gửi cho bộ phận Tài chính kế
toán phát lơng cho nhân viên.

16


2.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại
Với mục đích quản lý nhân sự và lơng cho cán bộ công nhân viên
trong công ty nên ta sẽ tập trung phân tích các chức năng của Bộ phận tổ chức
hành chính.
Tiến trình quản lý nhân sự và lơng bao gồm :
Hồ sơ về một nhân viên sẽ đợc nộp tại bộ phận tổ chức nếu nh nhân
viên đó trúng tuyển hoặc chuyển từ nơi khác về Công ty.
Sau khi đà chính thức đợc nhận công tác, hồ sơ của nhân viên đó chính

thức đợc lu trữ tại bộ phận tổ chức hành chính. Các giấy tờ, quyết
định liên quan đến lơng, công việc, sinh hoạt đoàn thể, đợc gửi tới
các bộ phận liên quan thi hành.
Khi có những thay đổi trong quá trình hoạt động của mỗi nhân viên cán
bộ bộ phận tổ chức sẽ cập nhật thông tin vào hồ sơ theo quy định.
Quản lý các chính sách cho ngời lao động: quản lý bảo hiểm y tế, bảo
hiểm xà hội cho cán bộ công nhân viên, có các chính sách hỗ trợ kịp
thời trong các trờng hợp ốm đau, hiếu hỉ, khen thởng , kỷ luật
Quản lý tiền lơng của cán bộ công nhân viên:
o Quản lý mức lơng cơ bản của cán bộ công nhân viên theo thang
bảng lơng của nhà nớc. Quản lý phụ cấp nh phụ cấp tiền ăn
tra, phụ cấp tiền điện thoại, đi lại, quản lý lơng thâm niên, mức
lơng đợc hởng khi làm thêm ngoài giờ, các hệ số điều chỉnh
lơng căn cứ vào kết quả kinh doanh của tháng tính lơng
o Quản lý tiền lơng cho lao động gián tiếp : áp dụng tính lơng
cho nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính.
o Quản lý tiền lơng cho lao động trực tiếp : áp dụng cho các bộ
phận trực tiếp kinh doanh, hởng lơng theo phần trăm doanh
thu, lu lợng.
17


o Quản lý tiền lơng cho ngời lÃnh đạo : áp dụng cho ngời lÃnh
đạo, các chức danh quản lý trong quá trình kinh doanh và phát
triển dịch vụ.
Quản lý các khoản thu nhập khác và nghĩa vụ của ngời lao động.
o Quản lý các khoản thu nhập khác ngoài lơng.
o Quản lý các khoản thởng đột xuất Tết, Lễ.
o Quản lý phần trích nộp thuế thu nhập cá nhân.
o Quản lý các phần trích nộp bảo hiểm xà hội, bảo hiểm y tế

Những công việc ở trên đôi khi lại đợc tập hợp từ cơ sở nên gây nên sự
tốn phí thời gian và không thống nhất.
Nói chung cách làm này chắc chắn nhng có thể gây sai sót trong quá
trình thực hiện.

2.2 Phân tích các yêu cầu dữ liệu
2.2.1 Quy trình xử lý quá trình tính lơng

18


Nhập thông tin hệ số lương của nhân viên
(Mẫu biểu “Hồ sơ cá nhân” - Hình 2.2)

Thiết lập thơng tin tính cơng theo tháng của
nhân viên
(Mẫu biểu “Bảng chấm cơng” - Hình 2.5)

Lập bảng tính tiền lương cho nhân viên trong
cơng ty
(Mẫu biểu “Bảng chi trả tiền lương” - Hình 2.6)

Quy trình xử lý quá trình tính lơng đợc thực hiện nh sau:
Đầu tiên nhập thông tin về hệ số lơng của nhân viên theo mẫu biểu Hồ sơ cá
nhân hình 2.2 để tính ra lơng chính cho từng nhân viên. Bớc tiếp theo thiết
lập thông tin tính công theo tháng của nhân viên theo mẫu biểu Bảng chấm
công hình 2.5 để lấy thông tin về số ngày làm, số ngày nghỉ phép, số ngày
làm thêm, số ngày làm dịp lễ từ đó tính ra tổng ngày công cho nhân viên.
Bớc cuối cùng là lập bảng tính tiền lơng hàng tháng cho nhân viên trong
công ty theo mẫu biểu Bảng chi trả tiền lơng hình 2.6.

19


2.2.2 Phân tích các mẫu biểu
1 Phân tích hồ sơ nhân viên
Mẫu biểu Hồ sơ cá nhân (Hình 2.2) có chức năng cung cấp thông tin chi tiết
về bản thân và gia đình của nhân viên trong công ty.

Hình 2. 2 Bảng hồ sơ cá nhân

20


Phần giải thích mẫu biểu Bảng hồ sơ cá nhân (hình 2.2) của nhân viên trong
qúa trình xử lý đầu vào để tính lơng đợc miêu tả chi tiết trong bảng sau:
STT

Tên phần tử dữ
liệu

1

Họ và tên

2

Ngày tháng năm
sinh

3

Quê quán

4

Chỗ ở hiện nay

Giá trị mẫu

ý nghĩa

Kiểu dữ
liệu

Giá trị
hợp lệ

Phạm Văn
Bằng

Họ và tên của
nhân viên

Text

Khác
rỗng

Ngày tháng năm

sinh của nhân
Datetime
viên

Khác
rỗng

Hà Nội

Nguyên quán
của nhân viên

Text

Khác
rỗng

Hà Nội

Nơi ở hiện nay
của nhân viên

Text

Khác
rỗng

Điện thoại

Điện thoại cố

định hoặc di
động của nhân
viên

Number

>=0

Ngày ký HĐDH

Ngày nhân viên
bắt đầu ký hợp
đồng lao động
Datetime
dài hạn với công
ty.

Công việc đang
làm

Công việc chính
mà hiện nay
nhân viên đang
làm

Text

Khác
rỗng

8

Trình độ văn hóa

Trình độ văn
hoá của nhân
viên

Text

Khác
rỗng

9

Trình độ chuyên
môn

Trình độ chuyên
môn của nhân
viên

Text

Khác
rỗng

10

Trình độ ngoại

ngữ

Trình độ ngoại
ngữ của nhân
viên

Text

Khác
rỗng

5

6

7

08/10/1984

21


ĐÃ đi nớc ngoài

Nhân viên đà đi
nớc ngoài hay
cha.

Bit

12

Thời gian

Khoảng thời
gian đi nớc
ngoài của nhân
viên

Text

13

Bậc lơng

Bậc lơng mà
nhân viên đang
hởng

Number

14

Ngày nhận quyết
định lên lơng

Ngày nhân viên
nhận quyết định
lên lơng

Datetime

15

Ngày lên lơng

Ngày nhân viên
đợc áp dụng
bậc lơng mới

Datetime

16

Ngày vào Đảng

Ngày nhân viên
đợc kết nạp
vào Đảng

Datetime

17

Ngày chính thức

Ngày chính thức
vào Đảng của
Datetime
nhân viên

18

Số thẻ Đảng viên

Số thẻ Đảng của
nhân viên

Number

Ngày vào công
đoàn

Ngày nhân viên
gia nhập vào
công đoàn của
công ty

Datetime

Số thẻ ĐVCĐ

Số thẻ công
đoàn của nhân
viên

Number

21

Gia đình chính
sách

Nhân viên có
thuộc diện gia
đình chính sách
hay không

Bit

22

Khen thởng

Nhân viên đÃ
đợc nhận khen

Text

11

19

20

>0

>0

>0

22


thởng cấp
chính quyền hay
công đoàn cha.
23

Họ tên vợ
(chồng)

Họ tên vợ (hoặc
chồng) của nhân
viên

Text

24

Nghề nghiệp

Nghề nghiệp
của vợ (chồng)
của nhân viên

Text

25

Họ tên các con

Họ tên các con
của nhân viên

Text

26

Ngày tháng năm
sinh

Ngày tháng năm
sinh các con của Datetime
nhân viên

27

Họ tên bố

Họ tên bố của
nhân viên

28

Đảng viên

Bố của nhân
viên là đảng
viên hay không.

Bit

29

Nghề nghiệp

Nghề nghiệp bố
của nhân viên

Text

Khác
rỗng

30

Chỗ ở hiện nay

Chỗ ở hiện nay
của bố.

Text

Khác
rỗng

31

Họ tên mẹ

Họ tên mẹ của
nhân viên

Text

Khác
rỗng

32

Đảng viên

Mẹ của nhân
viên là đảng
viên hay không

Bit

Khác
rỗng

33

Nghề nghiệp

Nghề nghiệp
của mẹ

Text

Khác
rỗng

34

Chỗ ở hiện nay

Chỗ ở hiện nay
của mẹ

Text

Khác
rỗng

Text

Khác
rỗng

Từ mẫu biểu Hồ sơ cá nhân (hình 2.2) chúng ta sẽ lấy đợc thông tin về Bậc
lơng để tính lơng cho nhân viên.

23


Chóng ta nhËn thÊy trong hƯ thèng qu¶n lý b»ng tay hiện tại mẫu biểu Hồ sơ
cá nhân (hình 2.2) cha có mà nhân viên, số sổ bảo hiểm nhng trong hệ
thống quản lý bằng máy tính phải thêm mà nhân viên, số sổ bảo hiểm nhằm

xác định duy nhất nhân viên trong công ty và thuận tiện cho việc quản lý tính
lơng cho nhân viên cũng nh các chính sách thiết thực phục vụ cho ngời lao
động.

24


2 Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ
Mẫu biểu Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ (Hình 2.3) có chức năng lu
thông tin thời gian và địa điểm làm thêm của nhân viên

Hình 2. 3 Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ
Phần giải thích mẫu biểu Văn bản thỏa thuận làm thêm giờ (hình 2.3) của
nhân viên để xử lý tính lơng đợc miêu tả chi tiết trong bảng sau:

25