bài tập lớn :hệ quản trị cơ sở dữ liệu đề tài : Hệ thống quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.37 MB, 52 trang )
Quản lý chấm cơng sử dụng thẻ quẹt
MỤC LỤC
LỜI NĨI ĐẦU
4
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
5
1- Giới thiệu chung
5
2- Các chức năng chính cần quản lý
6
2.1 – Quản lý nhân sự
6
2.2 – Quản lý chấm
6
2.3 – Quản lý tiền lương
6
3- Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại
6
3.1 – Quy trình chấm cơng
6
3.2 - Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm
7
3.3 – Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm
7
3.4 – Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công
8
4. Hạn chế của hệ thống hiện tại
9
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động
10
5.1 – Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
10
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng
10
5.2.1 – Thẻ từ
10
5.2.2 – Đầu đọc thẻ
11
5.3 – Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới
12
5.3.1 – Thiết lập cổng đọc thẻ
12
5.3.2 - Quản lý nhân sự
13
5.3.3 – Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày
13
5.3.4 - Quy trình tính lương
17
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
19
1. Biểu đồ phân cấp chức năng
19
2. Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống
20
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
1
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự
20
2.2 – Nghiệp vụ chấm công
21
2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương
22
3. Biểu đồ luồng dữ liệu các mức
23
3.1 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
23
3.2 – Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
24
3.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
25
3.3.1 – Biều đồ phân rã chức năng Quản lý nhân sự
25
3.3.2 – Bỉều đồ phân ra chức năng Chấm công
26
3.3.3 - Biểu đồ phân ra chức năng Quản lý tiền lương
28
4. Sơ đồ thực thể liên kết
29
4.1 – Bảng mô tả các thực thể
29
4.1.1– Bảng hồ sơ:
30
4.1.2- Bảng Phòng Ban:
30
4.1.3- Bảng chức vụ: ………………
30
4.1.4- Bảng giờ vào ra:…………….
30
4.1.5- Bảng lý do nghỉ:…………….
31
4.1.6- Bảng Đăng Ký Nghỉ:………..
31
4.1.7- Bảng Đăng Ký Làm Thêm:…
31
4.1.8- Bảng Người Dùng:…………
31
4.1.9- Bảng Chức Năng:………….
32
4.1.10- Bảng Quyền Người Dùng:…
32
4.1.11- Bảng Thiết Lập Cổng:……
32
4.1.12- Bảng Tạm Ứng:……………
32
4.1.13- Bảng Báo Cáo Chi Tiết:……
33
4.1.14- Bảng Báo Cáo Giờ Vào Ra:
33
4.1.15- Bảng Báo Cáo Luơng Tháng Chi Tiết:
34
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
2
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
4.1.16- Bảng Báo Cáo Nhân Viên Vắng Mặt:
34
4.1.17-Bảng Báo Cáo Số Lượng Nhân Viên Đi Làm
35
4.2 – Sơ đồ thực thể liên kết
35
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG
36
1. Thiết kế menu trong chương trình
36
2. Thiết kế các Form
38
3. Thiết kế CSDL
40
3.1 – Thiết kế vật lý dữ liệu
40
3.2 – Mô tả ràng buộc toàn vẹn
41
3.2.1 – Ràng buộc bối cảnh 1 quan hệ
41
3.2.2 – Ràng buộc bối cảnh nhiều quan hệ
41
4. Một số giao diện chính của chương trình
42
4.1– Giao diện Đăng Nhập chương trình
42
4.2– Menu Chính
43
4.3–Thiết lập cổng đọc
43
4.4– Sao lưu dữ liệu
44
4.5– Quản Lý Phòng Ban
44
4.6– Quản lý nhân sự
45
4.7– Thêm mới Hồ sơ nhân viên
46
4.8– Sửa Hồ sơ nhân viên
46
4.9– TÌm kiếm Hồ sơ nhân viên
47
4.10– Cập nhật giờ vào ra thủ cơng
47
4.11– Xố giờ vào ra
48
4.12– Đăng kí làm thêm
48
4.13– Đăng kí nghỉ
48
KẾT LUẬN
……………………………………………………………..50
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
3
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
TÀI LIỆU THAM KHẢO
52
LỜI NĨI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra q trình
tin học hố tồn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người
đang chuyển sang kỷ nguyên của cơng nghệ thơng tin. Máy tính và các cơng
cụ của nó đã trở thành nhu cầu khơng thể thiếu được đối với các ngành khoa
học và kỹ thuật, trong lĩnh vực quản lý, kế tốn giảng dạy, các ngành cơng
nghệ chế bản và đồ hoạ...
Nhờ ứng dụng của công nghệ thơng tin đã làm giảm được sự quản lý đầy
khó khăn, phức tạp trên giấy tờ trong công tác quản lý. Nó có yếu tố quan
trọng, quyết định khơng nhỏ đến sự thành cơng của mỗi ngành nghề, mỗi xí
nghiệp, mỗi quốc gia ngày nay.
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là một phần của Công nghệ thông
tin, giúp con người khảo sát, thiết kế và xây dựng những chương trình quản lý
một cách quy củ và dễ dàng hơn. Với vốn kiến thức được học trong môn học
Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin và sự giúp đỡ của thầy Nguyễn Danh
Tú, nhóm chúng em đã chọn đề tài: Hệ thống quản lý chấm công sử dụng
thẻ quẹt để tìm hiểu và thực hành những kiến thức của môn học này.
Dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian và kiến thức cịn hạn vì vậy hệ thống
chắc chắn còn nhiều khiếm khuyết. Rất mong được sự góp ý của Thầy để hệ
thống được tốt hơn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn Thầy!
Hà Nội, Ngày 10 tháng 05 năm 2011
Nhóm sinh viên thực hiện
Bùi Cơng Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
4
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1 – Giới thiệu chung
Công ty cổ phần thương mại AZLAZ là công ty chuyên sản xuất, gia công
phần mềm, thiết kế Web, Thương mại điện tử. Số lượng cán bộ, nhân viên
hiện tại của công ty là 50 người chia làm các phịng ban chính sau:
Nhân viên làm theo giờ hành chính, 8giờ/1ngày, một tuần làm việc 6 ngày
từ thứ Hai đến thứ Bảy, một năm được nghỉ 8 ngày đó là (Ngày 30/4, 1/5,
2/9, Tết dương lịch, Tết âm lịch..) theo đúng quy định của công ty.
2 – Các chức năng chính cần quản lý
2.1 - Quản lý nhân sự
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
5
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Chức năng này dùng để cập nhập thông tin về nhân viên như tên tuổi, ngày
tháng năm sinh, giới tính, q qn, trình độ học vấn, ngày vào công ty,
chức vụ…
2.2- Quản lý chấm công
Giúp quản lý được việc đi làm của nhân viên như thời gian đi làm, thời
gian nghỉ, thời gian làm thêm…từ đó đưa ra báo cáo chấm cơng của nhân
viên vào cuối tháng.
2.3- Quản lý tiền lương
Từ báo cáo chấm cơng của nhân viên sẽ tính lương cho nhân viên vào cuối
tháng. Lập báo cáo gửi các phòng ban liên quan và trả lương cho nhân viên.
3 – Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại
3.1-
Quy trình chấm công
Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại
AZLAZ được thực hiện như sau:
-
Việc chấm công do nhân viên chấm công thực hiện trên giấy tờ, sau
mỗi kỳ chấm công, nhân viên này gửi số liệu chấm công lên bộ phận
chấm công và làm lương của phịng Kế tốn.
-
Bộ phận chấm cơng và làm lương sẽ tổng hợp lại số liệu nhận được và
đưa ra bảng chấm công của tháng.
-
Nhân viên chấm công làm nhiệm vụ chấm công cho các nhân viên mỗi
khi nhân viên đến làm việc (nhân viên chấm công ghi giờ đến và giờ
về của từng ngày làm của từng nhân viên). Hiện tại công ty quy định
mỗi nhân viên phải báo cáo tối đa 4 lần, tối thiểu 2 lần một ngày đó là
giờ đến và giờ về đối với nhân viên nghỉ trưa.
-
Đối với nhân viên trưa ở lại cơng ty thì chỉ cần báo cáo 2 lần một ngày.
-
Tổng số thời gian làm việc của một ngày là 8 tiếng chưa bao gồm thời
gian nghỉ trưa là 1giờ 30 phút và thời gian làm thêm.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
6
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Khi nhân viên có nhu cầu làm thêm thì nhân viên đó phải đăng ký làm
thêm.
-
Quy định về thời gian làm việc:
+ Từ thứ 2 đến thứ 7.
+ Sáng: từ 7h30 đến 11h30.
+ Chiều: từ 13h đến 17h.
Quy định về thời gian làm thêm:
+ Thời gian làm thêm là các ngày chủ nhật, ngày lễ, tết
+ Ngày thường từ thứ 2 đến thứ 7 thời gian làm thêm từ 17h đến 22h.
3.2-
Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm
-
Cuối tháng nhân viên chấm công tổng hợp nên bảng chấm công tháng.
Căn cứ thời gian thực tế của từng nhân viên đi làm để tổng hợp nên
báo cáo đi muộn về sớm của các nhân viên.
-
Việc đi muộn về sớm thực chất là một bởi đều phản ánh sự vi phạm kỷ
luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định.
-
Đi muộn về sớm sẽ được tính độc lập khơng có sự bù trừ thời gian với
làm thêm, có nghĩa là làm thêm vẫn được tính làm thêm nhưng đi
muộn về sớm vẫn bị phạt.
3.3-
Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm
Việc làm thêm của nhân viên được tính tốn như sau:
-
Nhân viên chỉ được tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng
ký làm thêm (đăng ký thời gian cụ thể). Từ đó thời gian làm thêm của
nhân viên đó mới được chấp nhận. Ngược lại nếu nhân viên này không
đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớn hơn giờ kết thúc
làm việc do cơng ty quy định thì nhân viên đó khơng được tính làm
thêm.
-
Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân
viên đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối
tháng và quy ra giờ để trả lương cho nhân viên.
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
7
Quản lý chấm cơng sử dụng thẻ quẹt
-
Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày
nghỉ, làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để
tính tốn với hệ số khác nhau.
3.4- Quy trình tổng hợp báo cáo chấm cơng
-
Đối với việc tính tốn thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ
vào thời gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà
khơng có giấy xin phép nghỉ được phịng nhân sự đồng ý thì vẫn bị
tính là đi muộn về sớm.
-
Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường,
Thời gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường.
-
Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và
được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ
khơng trả lương.
Ta có bảng sau:
Các dạng nghỉ
Nghỉ có trả lương hoặc không
trả lương
Nghỉ ốm
Nghỉ thai sản
Nghỉ việc riêng
Nghỉ không lý do
Nghỉ ngày lễ
Nghỉ phép
Nghỉ đi cơng tác
Nghỉ đi học
…
Có
Có
Khơng
Khơng
Có
Có
Có
Có
Dựa vào các tiêu chuẩn đó người phụ trách việc chấm công phải tổng
hợp lên một bảng chấm công đầy đủ.
4- Hạn chế của hệ thống hiện tại
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
8
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Do công tác chấm công của công ty theo kiểu thủ công nên nó bộc lộ một
số hạn chế sau:
-
Tất cả các thao tác chấm công cho nhân viên chủ yếu cộng trừ bằng
cách nhập toàn bộ số giờ đăng ký của nhân viên vào bảng Excel, sau
đó cộng trừ thời gian đi muộn về sớm, làm thêm, thời gian thực tế làm
việc trong tháng. Như vậy là rất mất thời gian, thông thường việc chấm
công cho 100 nhân viên của một nhân viên phịng kế tốn chiếm mất
2.5 ngày của do phải tổng hợp quá nhiều yếu tố sau đó mới có thể tổng
hợp nên 2 báo cáo trên.
-
Do phải nhập một lượng dữ liệu quá lớn nên các sai sót thường xuyên
xảy ra, ảnh hưởng đến ngày công của nhân viên.
-
Đối với bộ phận Kế tốn, cơng đoạn tính tiền lương, thưởng, phạt, phụ
cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của cơng ty, điều đó
khơng thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian.
-
Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viên
thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra
các quyết định trong quản lý.
-
Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm
nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để trên
giấy tờ.
-
Khi số lượng nhân viên tăng thêm nhiều thì việc chấm cơng sẽ tiêu tốn
rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống.
-
Khơng kiểm sốt được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó đi
muộn hoặc về sớm.
-
Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng khơng
nhỏ đến lợi nhuận của công ty.
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động
5.1- Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
-
Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm công
cho các nhân viên chấm công.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
9
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
-
Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đi
làm của của nhân viên của cơng ty, kịp thời có những biện pháp nhắc
nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm việc.
-
Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày cơng, số giờ làm
thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên.
-
Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về
số liệu chấm cơng của nhân viên.
-
Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhập
cho từng đối tượng có chức năng cụ thể.
5.2 - Giới thiệu cơng nghệ cần sử dụng
5.2.1- Thẻ từ
Thẻ từ: Được làm từ chất liệu nhựa PVC Laminate, kích thước:
86mm54mm0.76mm theo chuẩn ISO quốc tế. Mặt trước của thẻ in
ảnh nhân viên, tên công ty, logo tên nhân viên, phòng ban, chức vụ mã
số. Thẻ rất tiện ích cho việc nhân viên đeo thẻ khi ra vào cơng ty. Mặt
sau thẻ có một dải băng từ, trên dải băng từ có ghi mã nhân viên lên đó.
Thẻ được xử lý qua một hệ thống chuyên dụng để phủ một dải băng
từ 3 track mã hoá.
Track 1: In theo dạng ký tự (8 bit nhớ)
Track 2: In theo dạng số (8 bit nhớ)
Track 3: In theo dạng số và ký tự đặc biệt (8 bit nhớ)
Khi một nhân viên quẹt thẻ qua đầu đọc thì mã nhân viên đó sẽ được
truyền về máy tính và máy tính sẽ ghi lại giờ quẹt thẻ của nhân viên đó
để làm căn cứ chấm cơng.
Để đảm bảo cho việc kiểm sốt vào ra thì máy tính đặt ở vị trí phịng
bảo vệ để tiện cho việc kiểm sốt nhân viên, khi quẹt thẻ trên màn hình
sẽ hiện lên Mã nhân viên, ảnh, tên phòng ban, giờ vào ra của nhân viên
đó.
5.2.2- Đầu đọc thẻ
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
10
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Đầu đọc: Đầu đọc quẹt thẻ kiểm soát cổng ra vào là loại đầu đọc
được thẻ, có vạch dải băng từ, phù hợp với tiêu chuẩn ISO/ANSI. Đầu
đọc phù hợp với các loại máy tính cá nhân hoặc bất kỳ loại máy tính nào
kèm theo bộ ghép nối RS-232. Đọc thẻ bằng cách quẹt thẻ, để phần có
vạch xuống phía dưới và quẹt bề mặt có vạch bên cạnh về phía đèn LED
màu xanh, quét ngược hoặc xuôi đều được.
Đèn hiển thị màu xanh (Điôt phát quang) ở đầu đọc sáng giúp cho
người thao tác biết được đầu đọc đang hoạt động.
Khi cần cắm điện nguồn, đầu đọc truyền tín hiệu trên thẻ từ. Khoảng
0.15 giây thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc truyền số của
chương trình cơ sở vào theo mẫu sau: 21088819A01. Tám ký tự đầu chỉ
số chương trình cơ sở, chữ cái tiếp theo là so sánh với dãy chữ số từ 01
đến 99. Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3 nhóm chữ số.
Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị thay
đổi theo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong suốt quá
trình hoạt động. Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên trong lúc truyền
dữ kiện, dữ liệu đầu ra được truyền trong 0.05 đến 0.06 giây, khoảng
cách giữa hai lần quẹt thẻ là 0.1 giây để có thời gian nạp lại điện. Phần
mềm máy tính có thể chấp nhận khoảng trống giữa các ký tự là 0.1 giây.
Các mã số, rãnh đọc và các tiêu chuẩn liên quan tới đầu đọc cụ thể
như sau:
Mã số
21040071
21040073
21040075
21040079
21040080
21040081
Số rãnh đọc
1 và 2
2 và 3
2
1 và 2
2
1 và 2
Tiêu chuẩn
ISO/ANSI
ISO/ANSI
ISO/ANSI
ISO/ANSI
ISO/ANSI
ISO/ANSI
Hiện nay có nhiều loại đầu đọc thẻ từ qua tìm hiểu các thơng tin trên
mạng Internet thì cho thấy chủng loại đầu từ Magtek của Mỹ đạt được
các tính năng yêu cầu và giá thành nó phù hợp với khả năng tài chính
của cơng ty.
5.3- Quy trình xử lý của hệ thống chấm cơng mới
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
11
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Phần mềm chấm cơng ngồi việc phải khắc phục được những hạn chế
của hệ thống chấm cơng cũ, cịn phải bổ sung thêm các chức năng mới
nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất cho cơng tác tính lương.
5.3.1- Thiết lập cổng đọc thẻ
Khi nhân viên đăng nhập vào hệ thống lần đầu tiên, chức năng thiết
lập cổng đọc thẻ sẽ hiện ra để nhân viên thiết lập cổng đọc thẻ cho tài
khoản của mình. Quá trình này giúp truy cập hoặc thiết lập cổng giao
tiếp (Cổng COM) và thông số đầu đọc. Mỗi đầu đọc thẻ được kết nối với
máy tính thơng qua cổng giao tiếp.
Trên mỗi máy tính thường có từ 1 đến 4 cổng giao tiếp được định
danh bởi COM1, COM2, COM3, COM4. Chọn cổng giao tiếp tương ứng
với đầu đọc đã kết nối đến. Nếu chọn cổng giao tiếp mà cổng đó khơng
có trong máy tính hoặc đang được sử dụng thì sẽ xuất hiện thơng báo.
Dải băng từ trên mỗi thẻ nhân viên có 3 rãnh từ để mã hoá dữ liệu. Chọn
một trong ba rãnh tương ứng với rãnh được mã hoá trên thẻ nhân viên để
đầu đọc truyền dữ liệu đó về máy tính. Q trình này có thể chỉ làm 1 lần
duy nhất trong lần đầu tiên đăng nhập hệ thống hoặc có thể được sửa đổi
khi nhân viên thấy cần thiết.
5.3.2- Quản lý nhân sự
Quá trình quản lý nhân bao gồm: Cập nhật thơng tin nhân viên và tìm
kiếm nhân viên.
Q trình cập nhật thơng tin nhân viên chỉ dành cho người quản lý.
Khi có một nhân viên mới vào cơng ty, Phịng nhân sự sẽ tạo mới một
Hồ sơ nhân viên, cập nhật thông tin của nhân viên này và lưu trữ Hồ sơ
nhân viên này vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Hồ sơ nhân viên cũng có
thể được sửa hoặc xóa bởi người quản lý.
Quá trình tìm kiếm cho phép tìm kiếm tất cả các thông tin về nhân viên
và xuất dưới dạng file *.cls. Tất cả các nhân viên của cơng ty đều có
quyền tìm kiếm thơng tin nhân viên. Người tìm kiếm sẽ chọn các thuộc
tính cần tìm và nhập các điều kiện tìm kiếm, hệ thống sẽ dựa vào đó để
truy vấn đến cơ sở dữ liệu và trả về kết quả tìm kiếm.
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
12
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
5.3.3- Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày
Hệ thống mới cho phép nhập dữ liệu chấm công hằng ngày bằng hai
cách: nhân viên quẹt thẻ khi ra vào hoặc là người quản trị nhập dữ liệu
bằng tay khi xảy ra sự cố quẹt thẻ.
Mỗi nhân viên của công ty sẽ được phát một thẻ từ nhân viên. Khi
nhân viên đến công ty bắt đầu làm việc và kết thúc công việc ra về phải
tiến hành quẹt thẻ để hệ thống cập nhật thông tin ngày giờ làm việc của
nhân viên. Thông thường mỗi nhân viên sẽ tiến hành quẹt thẻ 4 lần trong
1 ngày: bắt đầu vào làm, nghỉ trưa, sau nghỉ trưa và trước khi ra về.
Trong trường hợp đầu đọc quẹt thẻ bị hư, mất dữ liệu, quẹt thiếu… hệ
thống chấm công mới cũng cho phép người quản trị thao tác cập nhật từ
bên ngoài hoặc import từ file Excel vào cơ sở dữ liệu trong trường hợp
số liệu nhiều.
Khi đã có dữ liệu, chương trình sẽ tính tốn được thời gian đi muộn
về sớm của từng nhân viên trong ngày, đối chiếu với múi giờ đăng ký
làm việc để tính toán thời gian đi muộn về sớm của nhân viên đó và lưu
vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Một số biểu mẫu báo cáo của quá trình xử lý chấm công này:
– Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày:
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
13
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo nhân viên vắng mặt:
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
14
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo giờ vào ra của nhân viên:
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
15
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo Chấm cơng chi tiết:
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
16
Quản lý chấm cơng sử dụng thẻ quẹt
5.3.4- Quy trình tính lương
Quy trình tính lương được thực hiện nhờ chức năng Tính lương của
hệ thống bằng thao tác của các nhân viên kế tốn. Cách tính lương được
cài đặt sẵn trong phần mềm theo đúng quy định tính lương của cơng ty.
Ví dụ quy định về việc tính lương làm thêm:
+ Từ thứ Hai đến thứ Bảy: Làm thêm ngày tính hệ số 1.5.
+ Chủ nhật: Làm thêm ngày tính hệ số 2.
+ Ngày Lễ tết: Làm thêm ngày tính hệ số 3.
Công ty đã định nghĩa các dạng nghỉ theo quy định của cơng ty đó là:
Nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ không lương, nghỉ việc riêng, nghỉ hiếu hỉ,
nghỉ tai nạn…đồng thời công ty cung định nghĩa dạng nghỉ nào được trả
lương dạng nghỉ nào không được trả lương, để tính tốn ngày cơng trong
tháng, cụ thể nếu ngày nghỉ được trả lương thì coi như vẫn tính một cơng
như đi làm.
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
17
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Hệ thống sẽ tự động tính tốn lương của nhân viên và in ra báo cáo
để phịng Kế tốn gửi các phịng ban liên quan.
– Báo cáo Lương tháng của từng nhân viên
CHƯƠNG II – PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CHẤM CƠNG
1– Biểu đồ phân cấp chức năng
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
18
Quản lý chấm cơng sử dụng thẻ quẹt
Hình 2.1: Biểu đồ phân cấp chức năng
2- Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống
2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự
Tên nghiệp vụ: Cập nhật thông tin nhân viên
Input:
▪ Họ tên nhân viên
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
19
Quản lý chấm cơng sử dụng thẻ quẹt
Ngày sinh
Giới tính
Địa chỉ
Mã nhân viên
Mã phòng ban
Mã chức vụ
Hệ số lương
Số điện thoại
Số Chứng minh nhân dân
Trình độ văn hóa
Trình độ ngoại ngữ
……..
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Output:
▪ Bảng hồ sơ nhân viên
Xử lý: Nếu thông tin nhập vào đúng quy cách thì sẽ tạo ra bảng hồ sơ nhân
viên và lưu vào kho cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân viên. Cịn nếu khơng thì u
cầu nhập lại.
Tên nghiệp vụ: Tìm kiếm thơng tin nhân viên
Input:
Các u cầu về thơng tin tìm kiếm như:
▪ Họ tên nhân viên
▪ Mã nhân viên
▪ Mã phòng ban
▪ Số điện thoại
…..
Output:
▪ Thơng tin nhân viên cần tìm kiếm
Xử lý: Khi yêu cầu tìm kiếm được nhập, hệ thống sẽ truy vấn vào cơ sở dữ
liệu Hồ sơ nhân viên để tiến hành tìm kiếm và trả về kết quả tìm kiếm. Nếu
khơng tìm thấy dữ liệu theo đúng u cầu người tìm kiếm, hệ thống sẽ yêu
cầu người tìm kiếm xem lại thơng tin tìm kiếm hoặc bổ sung thơng tin tìm
kiếm.
2.2 – Nghiệp vụ chấm cơng
Bùi Cơng Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
20
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Tên nghiệp vụ: Cập nhật giờ vào ra
Input:
▪
▪
▪
▪
Thời gian bắt đầu làm buổi sáng.
Thời gian kết thúc nghỉ để nghỉ trưa.
Thời gian bắt đầu làm buổi chiều.
Thời gian ra về.
Ngồi ra nếu có nhân viên làm thêm giờ, thì sẽ cập nhật thời gian bắt đầu làm
thêm và kết thúc làm thêm ra về…
Output:
▪ Báo cáo nhân viên đi làm.
▪ Báo cáo giờ vào ra của nhân viên.
▪ Báo cáo chấm công chi tiết.
▪ Báo cáo chấm cơng tháng…
Xử lý: Hệ thống có 2 cách để cập nhật thông tin vào ra:
- Nhân viên sử dụng thẻ quẹt để cập nhật
- Người chấm công cập nhật bằng tay ( trường hợp hệ thống bị lỗi quẹt
thẻ)
Khi dữ liệu giờ vào ra được cập nhật, nếu không bị lỗi sẽ được lưu vào cơ
sở dữ liệu Giờ vào ra của hệ thống. Để từ đó hệ thống sẽ xây dựng các
báo cáo cần thiết.
Tên nghiệp vụ: Đăng kí nghỉ làm
Input:
▪ Thơng tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
▪ Lý do nghỉ
▪ Thời gian nghỉ như thế nào
Output:
▪ Phiếu đăng kí nghỉ làm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu nghỉ làm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí nghỉ làm
để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí nghỉ làm. Nhân viên điền các thơng tin
theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó vào
cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình phê chuẩn của người quản lý. Người quản
lý sẽ nhận được thơng báo khi có một nhân viên gửi phiếu đăng kí nghỉ làm.
Dựa vào phiếu đăng kí đó, người quản lý sẽ xem xét và xét duyệt cho nhân
viên nghỉ làm theo các chế độ. Phiếu nghỉ làm được lưu trong cơ sở dữ liệu để
phục vụ q trình chấm cơng và tính lương sau này.
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
21
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Tên nghiệp vụ: Đăng kí làm thêm
Input:
▪ Thơng tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
▪ Thời gian làm thêm từ ngày nào đến ngày nào, từ giờ nào đến giờ
nào.
Output:
▪ Phiếu đăng kí làm thêm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu làm thêm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí làm
thêm để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí làm thêm. Nhân viên điền các thơng
tin theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó
vào cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình chấm cơng và tính lương sau này của
nhân viên.
2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương
Tên nghiệp vụ: Cập nhập dữ liệu lương
Input:
▪
▪
▪
Thông tin về nhân viên ( lấy trong cở sở dữ liệu Hồ sơ nhân sự)
Các quy định, quy tắc về việc tính lương cho nhân viên
Các cơng thức dùng để tính lương
Output:
▪ Biểu mẫu về quy định lương.
▪ Biểu mẫu về cách tính lương.
Xử lý:. Nhân viên phịng kế tốn sẽ bổ sung các thơng tin và cách tính lương
đối với nhân viên, xây dựng các cơng thức tính lương cho nhân viên và lưu
vào cơ sở dữ liệu để phục vụ q trình tính lương
Tên nghiệp vụ: Tính lương
Input:
▪ Thông tin nhân viên ( lấy trong cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân sự)
▪ Thời gian vào ra. ( lấy trong cơ sở dữ liệu )
▪ Phiếu đăng kí làm thêm.
▪ Phiếu đăng kí nghỉ.
▪ Thơng tin cập nhập dữ liệu lương
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
22
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Output:
▪ Báo cáo lương tháng của nhân viên
Xử lý: Quy trình tính lương diễn ra tự động nhờ được xây dựng các thuật tốn
và cơng thức tính tốn. Hệ thống sẽ sử dụng các thơng tin input để tiến hành
tính tốn lương cho nhân viên. Sau đó xuất ra báo cáo lương.
3- Biểu đồ luồng dữ liệu các mức
3.1 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
Hình 2.2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh
3.2 - Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
23
Quản lý chấm cơng sử dụng thẻ quẹt
Hình 2.3: Biều đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
- Thông tin về nhân viên được lưu trữ tại kho Hồ sơ nhân viên.
- Thông tin nhân viên được cung cấp.
- Thông tin về lương sẽ được lưu trữ tại kho Bảng lương.
- Thông tin đăng kí làm thêm được cung cấp cho Quản lý lương.
- Thông tin giờ vào ra được cung cấp cho Quản lý lương.
- Thơng tin đăng kí nghỉ được cung cấp cho Quản lý lương.
- Thơng tin đăng kí làm thêm của nhân viên được lưu trữ vào kho Phiếu
đăng kí làm thêm.
(8) - Thơng tin giờ vào ra của nhân viên được cập nhật và lưu trữ vào kho
Giờ vào ra.
(9) - Thông tin về những nhân viên nghỉ được cập nhật và lưu trữ vào kho
Phiếu đăng kí nghỉ.
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Bùi Cơng Nhượng – Đồn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
24
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
3.3- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh:
3.3.1- Biểu đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:
Hình 2.4: Biểu đồ luồng dữ liệu phân rã chức năng Quản lý nhân sự
(1) – Thông tin nhân viên được cung cấp để cập nhật, xử lý.
(2) – Thông tin sau khi được cập nhật sẽ được lưu trữ.
(3) – Thông tin về nhân viên được cung cấp cho quá trình tìm kiếm.
3.3.2- Biểu đồ phân rã chức năng Chấm công:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng
25
