THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY CHĂN NUÔI VIỆT NAM

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HOẠT ĐỘNG NHẬP
KHẨU HÀNG HOÁ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY CHĂN
NUÔI VIỆT NAM
2.1. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại
Văn phòng tổng công ty chăn nuôi
2.1.1. Đặc điểm tổ chức quản lý kinh doanh tại Văn phòng tổng công ty
2.1.1.1. Lịch sử quá trình hình thành và phát triển của tổng công ty chăn nuôi
Nông nghiệp là ngành sản xuất giữ vị trí hết sức quan trọng trong nền kinh tế
quốc dân của mọi quốc gia, cho dù đó là nước phát triển hay đang phát triển.
Chăn nuôi là một trong hai ngành sản xuất cơ bản của nông nghiệp nói riêng và
trong nền kinh tế nói chung, chăn nuôi là ngành sản xuất và cung cấp các thực
phẩm có giá trị dinh dưỡng cho đời sống con nguời như: thịt các loại, trứng,
sữa...
Ngành chăn nuôi còn cung cấp các nguyên vật liệu quan trọng cho các
ngành chăn nuôi thực phẩm, công nghiệp nhẹ, công nghiệp thủ công mỹ nghệ,
phát triển ngành chăn nuôi còn tạo ra nguồn hàng xuất khẩu có giá trị để tăng thu
ngoại tệ, mặt khác còn tận dụng lao động dư thừa trong nông thôn, hạn chế tính
thời vụ trong sản xuất nông nghiệp, là cơ sở để phân công lại lao động, tăng thu
nhập để cải thiện đời sống cho người nông dân.
Từ vị trí, vai trò quan trọng của ngành chăn nuôi kể trên ngày 21/6/1996
theo quyết định số 862 NN-TCCB / QĐ của Bộ NN & PTNT, căn cứ vào:
- Luật Doanh nghiệp Nhà nước.
- Nghị định số 73/CP ngày 01/11/1995.
- Văn bản số 5826/ĐMDN ngày 13/10/1995.
1
1
Ký quyết định thành lập Tổng công ty chăn nuôi Việt Nam trên cơ sở sắp
xếp lại:
- Liên hiệp xí nghiệp gia cầm Việt Nam.
- Tổng công ty xuất nhập khẩu súc sản và gia cầm.
- Công ty gia súc và thức ăn khu vực I.

- Công ty trâu bò thịt sữa.
(thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn)
Tổng công ty có:
- Tên giao dịch quốc tế: VietNam National Livestock Corporation viết tắt
là VINALIVESCO.
- Trụ sở chính của Tổng công ty đặt tại số 519 Minh Khai, phường Vĩnh
Tuy, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà Nội và các chi nhánh các doanh nghiệp
thành viên tại thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Đà Nẵng và các nơi khác
trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.
- Điều lệ tổ chức và hoạt động, bộ máy quản lý và điều hành.
- Vốn, tài sản và các nguồn lực khác do Nhà nước giao, chịu trách nhiệm
với các khoản nợ trong phạm vi số vốn do Tổng công ty quản lý có bảng cân đối
tài sản và các quỹ tập trung theo quy định của Nhà nước và hướng dẫn của Bộ tài
chính.
- Con dấu, tài khoản mở tại Kho bạc Nhà nước và các Ngân hàng.
Khi thành lập, Tổng công ty có 46 doanh nghiệp hạch toán độc lập, 2 đơn
vị hạch toán phụ thuộc, 3 đơn vị sự nghiệp, 3 đơn vị liên doanh và sau 15 năm
hoạt động , thực hiện tổ chức lại hoạt động Tổng công ty còn 7 DN hạch toán
kinh tế phụ thuộc. Văn phòng của Tổng công ty Chăn nuôi Việt Nam cũng là
2
2
một đơn vị hạch toán độc lập vừa có chức năng quản lý các đơn vị thành viên
khác vừa có chức năng kinh doanh XNK.
2.1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của tổng công ty chăn nuôi
Tổng công ty chăn nuôi Việt Nam là một Tổng công ty nhà nước gồm
nhiều doanh nghiệp thành viên có quan hệ gắn bó về lợi ích kinh tế tài chính,
thông tin... hoạt động trong ngành xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm. Được Bộ
trưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn quyết định thành lập theo ủy
quyền của Thủ tướng Chính phủ nhằm phân công chuyên môn hóa và hợp tác để
nâng cao hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị thành viên và của toàn Tổng công

ty, đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế. Là một đơn vị có chức năng kinh doanh lớn,
Tổng công ty có chức năng - nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Kinh doanh xuất nhập khẩu với hình thức trực tiếp xuất khẩu các mặt
hàng như thịt đông lạnh các loại, da trâu bò muối, xương súc vật..., trực tiếp
nhập khẩu các mặt hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất như : malt, hoa
Buplông, khô đậu tương,...các mặt hàng thực phẩm hoặc thiết bị máy móc...
- Chăn nuôi gia súc, gia cầm và các động vật khác.
- Sản xuất, chế biến, kinh doanh nguyên liệu và thức ăn chăn nuôi.
- Sản xuất, chế biến, kinh doanh các sản phẩm của ngành chăn nuôi, thực
phẩm (bao gồm cả đồ uống và rau quả). các mặt hàng nông, lâm, thủy, hải sản
khác.
- Cung ứng các dịch vụ và chuyển giao tiến bộ kỹ thuật chăn nuôi. Sản
xuất, cung ứng vật tư, thiết bị, hóa chất, dược phẩm, bao bì dùng cho ngành chăn
nuôi.
- Trồng cây làm thức ăn chăn nuôi, cây lương thực, cây ăn quả, cây công
nghiệp và môi sinh.
3
3
- Tư vấn đầu tư phát triển chăn nuôi.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học và công nghệ về những vấn đề có liên
quan đến công nghiệp hóa và hiện đại hóa ngành chăn nuôi.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân kỹ thuật ngành chăn nuôi.
- Kinh doanh phục vụ khách sạn, du lịch, cho thuê văn phòng, đại lý vận
tải, thủ công mỹ nghệ và hàng tiêu dùng.
2.1.1.3. Tình hình tổ chức kinh doanh của Văn phòng tổng công ty chăn nuôi
Việt Nam
Hoạt động chủ yếu của Văn phòng Tổng công ty chăn nuôi Việt Nam là
kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng nông sản và thực phẩm chế biến.
Sau 15 năm chính thức hoạt động chịu sự cạnh tranh gay gắt của thị
trường trong nước và khu vực, với sự năng động sáng tạo của ban giám đốc

Tổng công ty, cùng với sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên, Tổng công ty đã
đạt được kết quả thật đáng khích lệ từng bước vươn lên khẳng định vai trò của
mình trên thương trường. Tổng công ty đã không ngừng tổ chức nghiên cứu, tìm
hiểu thị trường, khai thác thị trường truyền thống và tìm kiếm thị trường mới để
mở rộng quy mô xuất nhập khẩu. Hoạt động kinh doanh nhập khẩu của Văn
phòng Tổng công ty hiện nay chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp.
Bảng1:MỘT SỐ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA TỔNG CÔNG TY TRONG HAI
NĂM 2008 – 2009
Đơn vị tính: đồng
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009
So sánh
Số tiền %
1. Nguồn vốn kinh doanh
123,772,728,56
1
140,021,015,10
4 3,000,000,000

9
2. Tổng doanh thu
178.887.017.30
6261.067.573.229 82.180.555.923

46
3. Kim ngạch XNK 165.357.692.603258.199.024.789 92.841.332.186

4
4
56
- Kim ngạch xuất khẩu

118.132.451.64
0
162.454.056.04
8 44.321.604.408

38
- Kim ngạch nhập khẩu 47.225.240.963 95.744.968.741 48.519.727.778

103
4. Thuế phải nộp 12.075.592.097 2.541.309.249 -9.534.282.848 -79
- Thuế VAT 765,516,274 386,005,000-13.695.120.088 -226
- Thuế XNK 364,531,642 183,811,988 3.518.841.579

59
- Thuế thu nhập DN 119,985,835 434,210,473 208.066.520 -
- Thuế thu nhập cá nhân 442.141.357 442.141.357 -
- Thuế môn bài 850.000 850.000 0 -
- Thuế đất 50.271.166 42.058.950 -8.212.216 -16
- Các loại thuế khác -
5. Lợi nhuận trớc thuế 749.327.747 889.383.891 140.056.144 19
6. Tổng quỹ lương 2.483.497.250 2.147.369.046 -336.128.204 -14
7. Thu nhập bình quân. 2.249.545 2.354.571 105.027

5
2.1.1.4. Tình hình tổ chức bộ máy quản lý của VP tổng công ty
Bộ máy quản lý của Văn phòng Tổng công ty được tổ chức theo mô hình
trực tuyến chức năng thành các phòng ban phù hợp với chức năng, nhiệm vụ
cũng như nội dung hoạt động của Văn phòng Tổng công ty. Gồm :
Hội đồng quản trị : 05 nguời
Ban kiểm soát : 02 người

Ban điều hành : 04 người
Phòng tài chính kế toán : 08 người
Phòng tổ chức cán bộ : 03 người
Văn phòng : 11 người
Phòng kế hoạch đầu tư : 03 người
5
5
Phòng kỹ thuật sản xuất : 04 người
Các phòng kinh doanh XNK 1 – 4 : 22 nguời
Phòng xúc tiến thương mại và thị trường : 03 người
6
6
Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Kế toán trưởng
PhũngKế hoạch đầu tư
PhũngKỹ thuật sản xuất
Phũng kinh doanh XNKPhũng xỳc tiến TM
Phũng Tài chớnh kế toỏn
P.Tổ chức cỏn bộ
Tổng giám đốc
Các đơn vị thành viên
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Tổng công ty ( sơ đồ 2.1 ):
* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:
- Hội đồng quản trị: Là cơ quan cao nhất đứng đầu Tổng công ty, gồm có
5 thành viên. Hội đồng quản trị làm việc theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá
nhân phụ trách. Các thành viên trong Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm về phần
việc của mình và cùng chịu trách nhiệm trước nhà nước, pháp luật về các nghị
quyết, nghị định của Hội đồng quản trị đối với sự phát triển của Tổng công ty.
7
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát

7
- Ban kiểm soát: Là cơ quan kiểm tra, kiểm soát duy nhất trong nội bộ của
Tổng công ty, thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành chế độ của Nhà
nước về việc xử lý và bảo toàn vốn. Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội
đồng quản trị đề ra về việc kiểm tra, giám sát hoạt động điều hành của Tổng
giám đốc. Hàng tháng, quý, năm ban kiểm soát có trách nhiệm báo cáo về việc
kiểm tra, giám sát của mình. Kịp thời phát hiện và báo cáo Hội đồng quản trị về
những hoạt động bất thường và có dấu hiệu phạm pháp của Tổng công ty.
- Tổng giám đốc: Là đại diện tư cách pháp nhân của Tổng công ty có
quyền điều hành cao nhất trong Tổng công ty, Tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ
NNvà PTNT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng theo đề nghị của Hội đồng
quản trị. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và Hội đồng quản trị
về việc điều hành hoạt động của Tổng công ty, quản lý hoạt động theo điều lệ
hoạt động của Tổng công ty và các quy định của pháp luật.
- Phó Tổng giám đốc: gồm 2 người do Bộ trưởng Bộ NN & PTNT bổ
nhiệm và miễn nhiệm, giúp việc cho Tổng giám đốc, phụ trách phòng kế hoạch,
phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh xuất - nhập khẩu, phòng xúc tiến thương mại,
phòng hành chính quản trị và các doanh nghiệp trực thuộc.
- Kế toán trưởng: do Bộ trưởng Bộ NN & PTNT bổ nhiệm, có chức năng
quản lý, giám sát các hoạt động tài chính và tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ
Tổng công ty.
Các phòng ban chức năng:
- Phòng tài chính - kế toán: Có 2 chức năng là trực tiếp tổ chức hoạt động
kinh doanh xuất nhập khẩu như một đơn vị độc lập và quản lý công tác tài chính
của các đơn vị thành viên. Chịu trách nhiệm về kế toán và quản lý tài chính trong
Tổng công ty theo các quy định của Nhà nước, từ đó giúp Tổng giám đốc nắm
8
8
bắt được mọi tình hình hoạt động tài chính của Tổng công ty và kết quả kinh
doanh của Tổng công ty trong kỳ.

- Phòng tổ chức cán bộ: Chịu trách nhiệm về công tác cán bộ, lao động
tiền lương, thanh tra.
- Phòng kế hoạch đầu tư: Chịu trách nhiệm về xây dựng các kế hoạch
ngắn và dài hạn, các kế hoạch đầu tư bằng vốn ngân sách, vốn khác.
- Các phòng kinh doanh xuất - nhập khẩu 1- 4: Tổ chức hoạt động kinh
doanh xuất - nhập khẩu theo từng phòng theo chỉ tiêu Tổng công ty giao cho.
- Phòng kỹ thuật sản xuất: Chịu trách nhiệm về tổ chức và kiểm tra về kỹ
thuật trong chăn nuôi.
- Phòng xúc tiến thương mại: chịu trách nhiệm tìm hiểu và phân tích nhu
cầu thị trường trong từng giai đoạn cụ thể nhằm đưa ra những phương hướng
kinh doanh của Tổng công ty, chủ động tìm kiếm những thị trường và bạn hàng
mới.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại VP tổng công ty chăn nuôi
2.1.2.1. Tình hình tổ chức bộ maý tài chính – kế toán
Bộ máy tài chính - kế toán của văn phòng Tổng công ty gồm 8 người,
đứng đầu là kế toán trưởng, giúp việc cho kế toán trưởng có 1 phó phòng và các
bộ phận kế toán sau:
- Kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng): Là người tổng hợp tất cả các số
liệu, bảng biểu báo cáo của các kế toán viên tại văn phòng Tổng công ty sau đó
đến cuối kỳ quyết toán, lập bảng cân đối chi phí phát sinh các tài khoản, lập báo
cáo kết quả hoạt động kinh doanh thuyết minh báo cáo tài chính.
- Kế toán theo dõi công nợ: Có nhiệm vụ ghi chép phản ánh chính xác đầy
đủ trung thực kịp thời mọi mặt tình hình biến động về công tác thanh toán theo
9
9
dõi chính xác và chi tiết đối với từng đối tượng các khoản phải thu phải trả của
văn phòng Tổng công ty với các đối tác.
- Kế toán tiền mặt: Là người theo dõi và lập các chứng từ thu chi tiền mặt,
hạch toán đến các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt
- Kế toán ngân hàng : là người có trách nhiệm lập và chuyển các lệnh

chuyển tiền, L/C, hợp đồng tín dụng, thư bảo lãnh... ra ngân hàng , lập các sổ cái
tiền gửi ngân hàng, đối chiếu các số dư giữa sổ phụ và sổ cái , cập nhật toàn bộ
các chứng từ phát sinh tại ngân hàng vào phần mềm kế toán.
- Kế toán kho : Có trách nhiệm lập phiếu xuất nhập kho mỗi khi có xuất
hay nhập hàng hóa , theo dõi tình hình nhập xuất tồn của từng mặt hàng trong
kho , cập nhật các chứng từ liên quan vào phần mềm kế toán. Định kỳ đối chiếu
kiểm kê giữa kho và sổ theo dõi tồn kho , sau khi kiểm kê phải có biên bản ghi
lại đủ hay thiếu, quy trách nhiệm để có biện pháp xử lý.
- Kế toán thuế : có trách nhiệm tính và xác định , kê khai đầy đủ , chính
xác số thuế , phí , lệ phí phải nộp cho nhà nước theo luật định , căn cứ vào các
chứng từ liên quan cập nhật vào phần mềm kế toán.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt thực hiện các lệnh thu
chi đối với các chứng từ hợp lệ, theo dõi sự biến động của quỹ tiền mặt để báo
cáo.
10
10
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpKếtoántiềnmặtKế toán ngân hàngKếtoánthuếKế toán khoKếtoáncôngnợThủquỹ
Sơ đồ bộ máy tài chính kế toán văn phòng Tổng công ty (sơ đồ 2.2):
11
11
Việc bố trí các cán bộ kế toán và phân định nhiệm vụ trong bộ máy kế
toán của công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc và đáp ứng được
yêu cầu của quản lý đặt ra. Đội ngũ kế toán của công ty không những có trình
độ, làm việc có trách nhiệm mà còn sử dụng vi tính rất thành thạo, điều này giúp
giảm được khối lượng công việc, nâng cao năng suất lao động, đảm bảo cung
cấp số liệu một cách nhanh chóng và chính xác.
2.1.2.2. Chính sách kế toán của văn phòng Tổng công ty
* Chế độ kế toán áp dụng:
Theo quyết định Số 15/2006 QĐ-BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ

trưởng Bộ tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp.
Niên độ kế toán của văn phòng Tổng công ty bắt đầu từ ngày 01/01 đến
hết ngày 31/12 của năm đó.
Để có điều kiện theo dõi, phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình
hình nhập, xuất hàng hóa trên sổ sách cũng như việc kiểm kê chính xác từng
nghiệp vụ nhập, xuất kho phòng tài chính kế toán văn phòng Tổng công ty đã áp
dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên.
Văn phòng Tổng công ty nộp thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, hàng
tháng, quý căn cứ vào hóa đơn VAT, kế toán văn phòng Tổng công ty tổng hợp
và lập báo cáo gửi lên ban giám đốc duyệt. Sau đó, đến cuối kỳ kinh doanh căn
cứ vào các báo cáo đã được ban giám đốc duyệt, khấu trừ VAT đầu ra và thuế
VAT đầu vào để xác định số thuế phải nộp vào ngân sách Nhà nước.
Với chức năng chính của văn phòng Tổng công ty là kinh doanh xuất nhập
khẩu, việc mua bán chủ yếu thanh toán bằng ngoại tệ nên việc xác định tỷ giá có
ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh của văn phòng Tổng công ty. Trong
12
12
thực tế, tỷ giá ngoại tệ thường xuyên thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả
kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy mà kế toán văn phòng Tổng công ty theo
dõi giá vốn hàng bán và doanh thu theo đồng Việt Nam và ngoại tệ. Khi hạch
toán từ đồng ngoại tệ sang đồng Việt Nam và ngược lại, kế toán văn phòng Tổng
công ty hạch toán theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Số chênh
lệch tỷ giá tại các thời điểm đó sẽ được kết chuyển vào TK 515 "Thu nhập hoạt
động tài chính" và tài khoản 635 “ Chi phí tài chính “
* Hình thức kế toán và phần mềm kế toán sử dụng::
Để phản ánh toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh, công ty sử dụng phần
mềm kế toán FAST ACCOUNTING, in và lưu trữ sổ kế toán theo hình thức nhật
ký chứng từ. Trỡnh tự cỏc thao tỏc để vào làm việc trên phần mềm kế toán như
sau:

Từ màn hỡnh Windows, chọn biểu tượng “FAST”, kích đúp chuột trái vào
biểu tượng, máy chuyển vào màn hỡnh nhập mật khẩu chương trỡnh. Tại khung
cửa sổ mật khẩu, nhập tờn người sử dụng, mật khẩu và mó đơn vị sau đó ấn nút
“enter”, máy chuyển đến màn hỡnh giao diện của chương trỡnh phần mềm kế
toỏn. Màn hỡnh giao diện chớnh của chương trỡnh như sau:
13
13
Trờn màn hỡnh giao diện chớnh của phần mềm kế toỏn ta thấy cú cỏc
phần hành kế toỏn liờn quan ở mục của phõn bổ nghiệp vụ. Phần mềm này gồm
các phân hệ kế toán sau:
- Phân hệ kế toán tổng hợp
- Phân hệ kế toán vốn bằng tiền: tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Phân hệ kế toán tồn kho: theo dõi việc xuất kho, nhập kho
- Phân hệ kế toán chi phí , tính giá thành
- Phân hệ kế toán TSCĐ
- Phân hệ kế toán chủ đầu tư
14
14
- Phân hệ kế toán báo cáo thuế
- Phân hệ báo cáo quản trị và các đơn vị thành viên
Các phân hệ kế toán này được tổ chức theo một chuẩn mực kế toán quốc
tế và chế độ kế toán Việt Nam. Các phân hệ được liên kết chặt chẽ với nhau
theo sơ đồ 2.4
Dưới sự phân công của kế toán trưởng, mỗi kế toán viên theo dõi một
hoặc một số phân hệ kế toán nhất định bằng mật khẩu. Mỗi kế toán viên chỉ
thực hiện được các bút toán theo phân hệ đã được phân công. Bút toán tổng hợp
được thực hiện bởi phó phòng kế toán, kế toán trưởng có thể kiểm tra, giám sát
công việc của các kế toán viên trên máy.

* Hệ thống các danh mục từ điển
Các đối tượng thông tin được quản lý thông qua các danh mục từ điển bao
gồm:
- Danh mục các màn hình chứng từ: thông tin về các màn hình cập nhật
chứng từ (mã chứng từ, tên chứng từ, số chứng từ, số liên in, …)
- Danh mục quyển chứng từ: HDTC – Hóa đơn GTGT.
- Danh mục tiền tệ: quản lý các loại ngoại tệ phát sinh trong doanh nghiệp
gồm:
EUR: đồng Europe
USD: đồng đô la Mỹ
VND: đồng Việt Nam
- Danh mục tỷ giá quy đổi ngoại tệ: quản lý tỷ giá quy đổi từng loại ngoại
tệ hàng ngày ra đồng tiền hạch toán (VNĐ)
- Danh mục đơn vị cơ sở: quản lý các đơn vị hạch toán độc lập của tổng
công ty gồm thông tin về mã đơn vị, tên đơn vị
15
15
- Danh mục bộ phận hạch toán: phục vụ nhu cấu hạch toán theo từng
phòng ban gồm thông tin về tên, mã phòng ban
VD : PXN1 – Phòng xuất nhập khẩu 1
- Danh mục nhân viên: phục vụ nhu cầu tập hợp các phát sinh đến từng
nhân viên trong công ty gồm thông tin về nhân viên như mã nhân viên, mã
tra cứu, tên, mã bộ phận…
- Danh mục ngân hàng: gồm các thông tin tài khoản TGNH trong danh
mục tài khoản, số tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, các thông tin về
ngân hàng…
- Danh mục các khế ước vay
- Danh mục khoản mục chi phí
- Danh mục TSCĐ
- Danh mục nhóm TSCĐ : phân nhóm TSCĐ

- Danh mục các nguồn vốn TSCĐ
- Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ
- Danh mục kho hàng
K01: Kho hàng phòng XNK 1
K02: Kho hàng phòng XNK 2
- Danh mục thuế suất đầu vào
Mã Tên TK thuế có
TK thuế
nợ Tên thuế
0 Hàng hóa. dịch vụ chịu thuế suất GTGT 0% 33311 33313 VAT 0%
5 Hàng hóa. dịch vụ chịu thuế suất GTGT 5% 33311 33313 VAT 5%
10 Hàng hóa. dịch vụ chịu thuế suất GTGT 10% 33311 33313
VAT
10%
KT Hàng hóa. dịch vụ không chịu thuế GTGT 33311 33313
- Danh mục phân nhóm hàng hóa
16
16
NTP: nhóm thực phẩm
TACN: thức ăn chăn nuôi
NLSXB: nguyên liệu sản xuất bia
- Danh mục hàng hóa: các thông tin về hàng hóa. Ví dụ:
Mã Tên Đvt
TK TK TK doanh TK TK
vật tư doanh thu thu nội bộ giá vốn trả lại
BC Bã cải tấn 15612 5112 5121 6322 5311
KĐT Khô đậu tơng tấn 15612 5112 5121 6322 5311

- Danh mục khách hàng: các thông tin về khách hàng (nhà cung cấp,
khách hàng)

VD: KN – KN RESOURCESPVT. LTD có mã tra cứu KN, địa chỉ Ấn Độ
- Danh mục TK: được xây dựng chi tiết đến TK cấp 2, cấp 3… phù hợp
với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và việc tổ chức khai thác thông tin của
phần mềm. Ví dụ danh mục tài khoản liên quan đến kế toán nhập khẩu hàng hóa:
Số hiệu tài khoản Tên tài khoản
Cấp I Cấp II Cấp III
111 Tiền mặt
1111 Tiền mặt VNĐ
112 Tiền gửi ngân hàng
1121 Tiền gửi VNĐ
1121 Cp Tiền gửi NH ( quỹ CP hóa)
1121 NO Tiền gửi NH NO&PTNT Thăng Long
1121 NT Tiền gửi NH Ngoại Thương Việt Nam
1121 TG Tài khoản tạm giữ tại NHNTVN
1122

Tiền gửi ngoại tệ
1122 EU Tiền gửi EURO tại NH nông nghiệp
1122 NO Tiền gửi NHNO &PTNT Thăng Long
1122 NT Tiền gửi NH ngoại thương VN
131 Phải thu của khách hàng
1311 Phải thu của KH trong nước
17
17
1313 Phải thu Kh ủy thác NK
133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa , dịch vụ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng NK
1334 Thuế GTGT đề nghị được hoàn lại
138 Phải thu khác

1388 Phải thu khác ( chi tiết với từng đối tượng )
144 Thế chấp , ký quỹ , ký cược ngắn hạn
1441 Tài khoản ký quỹ VND tại NHNO
1442 Tài khoản ký quỹ USD tại NHNO
1443 Tài khoản ký quỹ EUR tại NHNO
151 Hàng mua đi đường
156 Hàng hóa
1561 Giá mua hàng hóa
15612 Giá mua hàng nhập khẩu
1562 Chi phí thu mua hàng hóa
15622 Chi phí thu mua hàng nhập khẩu
311 Vay ngắn hạn
3111 Vay ngắn hạn VNĐ tại NHNO Thăng Long
3112 Vay ngắn hạn USD tại NHNO Thăng Long
3113 Vay ngắn hạn đối tượng khác
331 Phải trả người bán
33111 Phải trả cho người bán trong nước
33112 Phải trả cho người bán nước ngoài
33113
Phải trả cho người bán nước ngoài (ủy thác nhập
khẩu)
33115 Phải trả cho KH kinh doanh dịch vụ
333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nớc
3331 Thuế GTGT phải nộp
33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp
33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
33313 Thuế GTGT hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán
3332 Thuế TTĐB
3333 Thuế XNK
3331 Thuế XK

18
18
33332 Thuế hàng NK
338 Phải trả, phải nộp khác
3388 Phải trả, phải nộp khác
413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái
511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
5112 Doanh thu hàng nhập khẩu
515 Doanh thu hoạt động tài chính
5153 Chênh lệch lãi tỷ giá phát sinh
632 Giá vốn hàng bán
6322 Giá vốn hàng nhập khẩu
635 Chi phí hoạt động tài chính
6351 Chênh lệch lỗ tỷ giá phát sinh trong kỳ
Quy trình kế toán toán tại văn phòng tổng công ty chăn nuôi Việt Nam
theo phần mềm kế toán Fast Acounting (sơ đồ 2.3):
19
Chứng từ kế toán:
- Phiếu thu, phiếu chi, sổ phụ, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập
kho…
- Phiếu kế toán
- Bút toán kết chuyển, phân bổ tự động
Phân hệ kế toán liên quan
Chuyển số liệu từ các phân hệ khác sang
Chuyển số liệu sang các phân hệ khác
Sổ sách kế toán, nhật
ký chứng từ, bảng kê,
báo cáo kế toán, báo
cáo thuế
19

Quan hệ giữa các phân hệ kế toán (sơ đồ 2.4)
Đối
2.2.Tình hình tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hoá tại VP tổng công ty
chăn nuôi
2.2.1. Giới thiệu chung về công tác nhập khẩu hàng hóa tại công ty :
Đối với Văn phòng tổng công ty hoạt động nhập khẩu hàng hoá là một
trong những hoạt động kinh doanh chủ yếu, nó luôn chiếm tỉ trọng lớn trong
tổng kim nghạch xuất nhập khẩu của công ty. Đối tượng nhập khẩu là các mặt
20
T ngổ
h pợ
- S chi ti t cácổ ế
t i kho nà ả
- Nh t ký ch ng ậ ứ ừ
- S cáiổ
- B ng kêả
V n b ng ti nố ằ ề
(phi u thu , phi uế ế
chi , gi y báo n ,ấ ợ
gi y báo có , )ấ …
S qu ti n m t , ổ ỹ ề ặ
TGNH
Bán h ng , ph i thuà ả
(hóa n , ch ng tđơ ứ ừ
ph i thu)ả
Báo cáo bán
h ng , s chi ti tà ổ ế
công nợ
Báo cáo t i chínhà
Mua h ng , ph i trà ả ả

(ch ng t ph i tr )ứ ừ ả ả
Báo cáo mua h ngà
SCT công nợ
Báo cáo thuế
H ng t n khoà ồ
(phi u nh p , xu t ,ế ậ ấ
chuy n kho)ể
Th kho ..ẻ
Báo cáo chi phí , giá
th nhà
Nghiệp vụ khác
(bảng kê , bảng phân
bổ , phiếu kế toán)
Báo cáo qu n trả ị
Th TSC , b ngẻ Đ ả
tính kh u haoấ
T i s n c nhà ả ố đị
20
hàng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất như : malt, hoa Buplông, khô đậu
tương,...các mặt hàng thực phẩm hoặc thiết bị máy móc...
Hình thức nhập khẩu chủ yếu dưới 2 điều kiện là CIF, FOB. Việc thanh
toán tiền hàng với nhà xuất khẩu thông qua phương thức tín dụng chứng từ
(L/C), phương thức điện chuyển tiền (TTR)
Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Phương pháp kế toán hàng hoá được sử dụng ở công ty là phương pháp kê
khai thường xuyên. Và việc quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán
được thực hiện theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh các nghiệp vụ.
Các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng nhập khẩu như phí mở L/C, phí
mua ngoại tệ, phí vận chuyển… được hạch toán vào tài khoản 1562
2.2.2. Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ :

2.2.2.1. Chứng từ sử dụng:
+ Bộ chứng từ L/C trong đó gồm :
- Hoá đơn thương mại
- Vận đơn đường biển
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, phẩm chất
- Bảng kê đóng gói
- Giấy chứng nhận kiểm định nêú có
+ Các hợp đồng đã ký kết
+ Các tờ khai hàng hoá nhập khẩu
+Phiếu nhập kho
+Biên bản kiểm nhận
+Phiếu kế toán
+Hoá đơn giám định hàng hoá nhập khẩu
21
21
+Phiếu thu, phiếu chi
+Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng –sổ phụ
+Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng
+Biên bản thanh lý hợp đồng uỷ thác
+Biên lai thu tiền, trả tiền
+Thông báo thuế và quyết định điều chỉnh thuế
2.2.2.2. Quá trình luân chuyển chứng từ:
Trước hết, các bộ phận trong phòng kế toán sẽ mua các mẫu chứng từ, hướng
dẫn các phòng nghiệp vụ XNK cách thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh vào các chứng từ đó.
Hàng ngày, khi có các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì người trực tiếp
thực hiện các nghiệp vụ đó sẽ có trách nhiệm phản ánh đầy đủ các nội dung vào các
chứng từ đó rồi đưa cho giám đốc ký duyệt. Sau khi được hoàn chỉnh chứng từ được
chuyển về cho bộ phận kế toán có liên quan ở phòng kế toán. Tại đây, các nhân viên kế

toán sẽ tiến hành kiểm tra các yếu tố ghi trên chứng từ xem chúng có đầy đủ và đảm bảo
tính hợp pháp, hợp lệ hay không. Sau đó kế toán sẽ tiến hành phân loại, chứng từ thuộc
bộ phận nào thì bộ phận ấy sẽ phản ánh vào sổ sách liên quan thông qua việc nhập số
liệu chứng từ tương ứng trong máy vi tính, máy sẽ tự động xử lý các số liệu, dữ liêu vào
các sổ liên quan. Sản phẩm đầu ra tuỳ theo yêu cầu quản lý có thể là báo cáo bán hàng,
báo cáo nhập – xuất – tồn , thẻ tài sản cố định hay sổ chi tiết tài khoản, sổ cái các tài
khoản, báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo các lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh…
Quá trình luân chuyển chứng từ được thể hiện cụ thể theo sơ đồ sau (sơ
đồ 2.5) :
22
Chứng từ kế toán
(UNT, UNC, phiếu nhập kho, tờ
khai hải quan,…)
22
2.2.3. Tài khoản kế toán sử dụng
Dựa trên tài khoản ban hành theo quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC của Bộ tài
chính, công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa công ty đã sử dụng và mở thêm một
số tài khoản cấp 2, 3,... để hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa (đã được
trình bày ở phần 2.1.2.2)
2.2.4. Quy trình kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa theo phần mềm kế
toán tại đơn vị
2.2.4.1. Trường hợp nhập khẩu trực tiếp (sơ đồ 2.6):
23
Chuyển sổ sang sổ cái
(TK 112, 144, 133, 156, 331,
333,…)
Các tệp nhật ký
Nhập chứng từ vào các phân hệ
nghiệp vụ

Tệp sổ cái
Sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết,
báo cáo tài chính, báo cáo quản
trị
23
24
24
Giải thích sơ đồ :
(1) Phòng xuất nhập khẩu tìm hiểu thị trường, tìm kiếm khách hàng, nhà cung
cấp từ đó lập phương án kinh doanh
(2) Trình phương án kinh doanh cho giám đốc xét duyệt
(3) Phòng XNK lập hợp đồng ngoại thương, chuyển cho giám đốc xét duyệt rồi
gửi cho người xuất khẩu
(4) Phòng XNK lập giấy đề nghị mở L/C (nếu phương thức thanh toán là L/C)
chuyển cho kế toán TGNH cùng HĐ ngoại thương và phương án kinh doanh
(5) Kế toán TGNH làm thủ tục mở L/C, chuyển đơn xin mở L/C, giấy phép nhập
khẩu, HĐ ngoại thương cho ngân hàng xét duyệt
(6) Ngân hàng mở L/C
(7) Ngân hàng thông báo cho người XK về L/C, thu phí mở L/C, ký quỹ. Kế toán
TGNH căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng nhập liệu
(8) Bên XK đồng ý L/C sẽ giao hàng và gửi bộ chứng từ hàng cho ngân hàng
(9) Ngân hàng thông báo cho công ty về bộ chứng từ
(10) Nhận thông báo của ngân hàng
(11) Phòng XNK làm giấy đề nghị thanh thoán trình giám đốc ký rồi chuyển cho
kế toán TGNH, kế toán TGNH thông báo chấp nhận thanh toán cho ngân hàng.
(12)Ngân hàng thanh toán cho người XK, gửi giấy báo nợ, bộ chứng từ hàng hóa
cho công ty. Kế toán TGNH căn cứ giấy báo nợ của ngân hàng nhập liệu
(13) Khi hàng về phòng XNK tiến hành nhận hàng, nhập kho. Chuyển hóa đơn
thương mại, TKHQ, phiếu nhập kho cho kế toán kho và các bộ phận kế toán liên
quan để kế toán có căn cứ nhập liệu

2.2.4.2. Trường hợp nhập khẩu trực tiếp (sơ đồ 2.7):
25
25