NGHỆ THUẬT GIAO TẾ (Interpersonal Communication)

NGHỆ THUẬT GIAO TẾ
(Interpersonal Communication)
I. Nhận Ðịnh
Hơn 400 năm về trước, John Donne, một nhà văn người Anh có viết như sau: “No man is an island,
entire of itself; Everyman is a piece of the continent. Communication is the bridge between our individual
islands. It is the glue that brings us together.” Ðúng vậy, giao tế là chiếc cầu, là gạch nối liên kết người
với người. Giúp ta hiểu được nhau và đến gần với nhau hơn. Nó đời hỏi một sự đối thoại 2 chiều
(interpersonal communication is a two-way process).
Nghệ thuật giao tế được chia ra làm 3 giai đoạn:
1. Tiến Trình Nhận Thức – Cognitive Processing
2. Phát Triển Mối Quan Hệ - Relationship Development
3. Duy Trì Mối Quan Hệ - Relationship Maintenance
II. Tiến Trình Nhận Thức – Cognitive Processing
Tiến trình nhận thức của mỗi người trải qua 5 giai đoạn:
a. Tiếp Nhận Tin Tức (Sensory Input). Sự tiếp nhận tin tức từ ngoài vào, chọn lọc, thay đổi tuỳ theo
trực giác
b. Trung Tâm Vận Hành (Central Processing): Trung tâm vận hành tin tức của não bộ nối kết và sắp
xếp các dữ kiện với nhau.
c. Lưu Trữ Tin Tức (Information Storage) Cất giữ trong bộ nhớ dài hạn.
d. Nhận Tin (Information Retieval) Lấy tin tức từ trong não bộ
e. Sử Dụng (Ultilzation): Tổng hợp tin tức từ bộ nhớ sẽ ảnh hưởng đến lời nói và hành động của
người nói
Kiến thức uyên bác và kinh nghiệm sống dồi dào là một trong những yếu tố quan trọng trong nghệ
thuật giao tế. Do đó quá trình nhận thức các sự kiện, các tin tức, lưu trữ và tổng hợp đúnc cách sẽ tạo
cho ta một khối kiến thức tốt.
III. Phát Triển Mối Quan Hệ - Relationship Development
1. Hiểu Biết Ðối Tượng (knowing whom you are communicating with)
Tìm hiểu và nhận biết đối tượng rất quan trọng để thành công trong khi giao tế: tính tình, kiến
thức, sở thích, bằng cấp, tuổi tác,….thí dụ, khi trưởng muốn tiếp xúc và tìm cách phát triển quan hệ
tốt với một người thích đi câu cá, trưởng nên tìm hiểu và nên gợi ý những cuộc chuyện trò mở đề
xung quanh vấn đề câu cá để bắt đầu vào câu chuyện mà mình muốn nói.

Song song với việc tìm hiểu đối tượng, thì việc tập nhớ tên gọi, phát âm đúng tên, và xưng hô
đúng cách (thưa cha, thưa bác,…) cũng rất cần thiết đưa đến sự phát triển mối quan hệ mật thiết.
2. Nghệ Thuật Lắng Nghe (the art of listening)
Lắng nghe là một trong những phương pháp mang đến sự thành công trong việc giao tế, giúp bạn
dễ dàng đắc nhân tâm, và thân mật với người xung quanh.
a. Nghe bằng miệng (listen by mouth): cố gắng đặt câu hỏi hoặc tạo điều kiện cho đối tượng nói và
để chứng tỏ là mình đang tích cực lắng nghe (active listening), đôi lúc nên gật đầu tỏ vẻ đồng tình
với người đang nói, hoặc buông ra những tiếng như: vâng, đúng vậy, dạ, phải đấy, ….
b. Nghe bằng mắt (listen by eyes): cố gắng tập trung và nhìn vào mắt người nói tạo sự tin tưởng nơi
người nói. Tránh quay mặt chổ khác hoặc để mắt nhìn vào người hoăc nơi khác hoặc quãng xa
xăm nào đó.
c. Nghe bằng nét mặt (listen by features): tỏ vẻ đồng tình hay vui mừng khi nghe được chuyện vui
và tỏ vẻ cảm thông khi nghe những chuyện buồn, thương tâm.
Ðể giúp tập lắng nghe một cách hữu hiệu, nha hiền triết Hy-Lạp Epictetus đã nói như sau:
“Nature gave us one tongue and two ears so we could hear twice as much as we speak.”
3. Sự Thân Thiện, Hoà Nhã, Vui Tươi (friendly, courteous, and joyful features)
Luôn tươi cười, thân thiện, và hoà nhã sẽ tạo cho buổi đối thoại bớt căng thẳng; điều này trái với
cợt nhã. Nên chào hỏi, bắt tay thân mật, và mĩm cười tạo ấn tượng tốt khi mới gặp mặt.
IV. Duy Trì Mối Quan Hệ - Relationship Development
Phát triển mối quan hệ tốt là việc không dễ làm. Duy trì mối quan hệ đó lâu bền và tốt đẹp lại là một
công việc khó hơn. Ðôi khi vì những sơ sót trong lời nói hoặc trong công việc dễ dẫn đến sự đổ vỡ mối
quan hệ tốt. Do vậy, Trưởng cần phải chú tâm tập luyện những kỹ thuật sau đây giúp duy trì mối quan hệ
với đối tượng:
1. Sự Dung Hòa (Reconciliation)
Lắng nghe ý kiến của đối tượng rồi trình bày ý kiến của mình trong sự điềm đạm là bí quyết
thành công. Chỉ trích/phê bình (creticize) , vội kết luận (jump in conclusion), hay cắt lời người khác
(cut-in or interrupt) là việc tối kỵ trong giao tế như: “Anh lầm rồi, anh nói bậy, trật hết, anh không
được làm như thế, anh làm sai rồi ….”
2. Giảm Thiểu Mâu Thuẫn (reducing conflict)
Sự mâu thuẫn luôn luôn là một phần của cuộc đối thoại. Chấp nhận mâu thuẫn trong khi đối

thoại, và khi có mâu thuẫn, nên cần phải giải quyết ngay. Không nên giả vờ như không có – false
harmony (false harmony occurs when two people pretent a conflict does not exist). Một số phương
pháp giúp trưởng giảm thiểu các xung đột trong khi đối thoại:
a. Nói nhẹ nhàng hơn và chập hơn (speak softer, speak more slowly)
b. Hạ thấp giọng (lower your voice)
c. Chọn một tư thế đứng hay ngồi thoái mãi và thư giãn (stand or sit comfortably and relax)
d. Từ nên dùng: Có lẽ (maybe), tôi nghĩ rằng (I think), Hình như (it seems like), có lẽ (perhaps),
Tôi tự hỏi (I wonder), tôi cảm thấy (I feel)
e. Lập lại và xác nhận những đoạn không nghe rõ để tránh hiểu lầm: “I think I heard you
said….”, “I am not sure, but it sounds like you want…”, “Could you explain that to me once
more time?”
3. Sự Thành Thật (Sicerity/Honesty)
Ba hoa chích choè, ngụy biện, hay bào chữa là kẻ thù của nghệ thuật giao tế. Sự thành thật và
trung tín trong lời nói và việc làm dẫn đến mối quan hệ bề vững muôn đời.
V. Kết Luận