Bố trí và thiết kế phòng làm việc của văn thư công ty cổ phần giáo dục topica english

MỤC LỤC


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Topica

Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English

2


MỞ ĐẦU
Tính cấp thiết của đề tài
Khó có thể nhốt mình trên 8 tiếng trong 4 bức tường bức bối, chật chội để
làm việc hiệu quả. Với ảnh hưởng của cả phong cách phương Đông lẫn phương
Tây, nội thất văn phịng ngày nay được bố trí đơn giản mà vẫn hiện đại. Nếu biết
kết hợp tốt màu sắc, chất liệu giữa sàn nhà, trần nhà và tường ngăn chắc chắn sẽ
mang lại hiệu quả tối ưu trong công việc. Sử dụng màu sắc thích hợp sẽ đem lại
hứng thú cho q trình làm việc, kích thích khả năng tập trung giải quyết cơng
việc hiệu quả.
Một thiết kế văn phịng hay thiết kế lại văn phịng có thể làm mới và hiện
đại hóa một khơng gian làm việc đã lỗi thời, nhưng nó thường ít thuộc danh mục
ưu tiên của một chủ doanh nghiệp. Mặc dù thiết kế văn phịng có vẻ thẩm mỹ
nghiêm ngặt, nó ảnh hưởng đến sự hài lịng của nhân viên, niềm tin của khách
hàng, tính liên tục của thương hiệu và hơn thế nữa.
Mọi chi tiết ở văn phòng từ màu sơn đến ánh sáng, nội thất văn phịng và
sự bày trí văn phịng đều ảnh hưởng đến tâm trạng của nhân viên và đặc biệt
đem lại ấn tượng đối với khách hàng. Điều này có nghĩa là thiết kế văn phòng
chắc chắn phải là một trong những nhiệm vụ được ưu tiên hàng đầu khi setup
một văn phòng làm việc, hay khi muốn thiết kế lại một văn phịng. Vì vậy, thiết
kế lại văn phịng Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English là công việc cần

thiết. Em quyết định chọn đề tài cho bài tiểu luận của mình là “Bố trí và thiết kế
phịng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English”.
Mục tiêu nghiên cứu
Thơng qua q trình nghiên cứu, tiểu luận tập trung làm rõ 3 mục tiêu
sau:
- Mục tiêu 1: Làm rõ cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phịng làm việc của
cơ quan, tổ chức.
- Mục tiêu 2: Làm rõ khái niệm, mô tả công việc của nhân viên Văn thư,
3


chức năng phòng làm việc của Văn thư.
- Mục tiêu 3: Từ cơ sở lý luận đưa ra phương án thiết kế mặt cắt và trang
bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Tiểu luận nghiên cứu đối tượng là: Phòng làm việc của văn thư Công ty
Cổ phần Giáo dục Topica English.
- Phạm vi nghiên cứu: Thiết kế mặt cắt và trang bị cho phòng làm việc
của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English.
Phương pháp nghiên cứu
Khi nghiên cứu về đề tài, tiểu luận này sử dụng phương pháp mô tả, lập
luận, phân tích.
Kết cấu tiểu luận
Tiểu luận có kết cấu 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phịng làm việc
Chương 2: Khái niệm, mô tả công việc của nhân viên Văn thư, chức
năng phòng làm việc của Văn thư
Chương 3: Thiết kế mặt cắt và trang bị cho phòng làm việc của văn
thư Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English

4


CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ THIẾT KẾ PHỊNG LÀM
VIỆC
1.1. Khái niệm văn phịng làm việc và màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
1.1.1. Khái niệm văn phòng làm việc
Văn phòng là thuật ngữ chỉ về một khu vực, vị trí hoặc một phịng, tồ nhà
mà trong đó mọi người sẽ làm việc cùng nhau. Ngoài ra những cuộc hội họp, tổ
chức của doanh nghiệp, gặp đối tác cũng có thể tổ chức trong văn phịng.
Văn phịng cũng có thể chỉ là một phần của doanh nghiệp, thường gọi là
văn phòng đại diện hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng các nhân viên
sẽ tiến hành làm các công tác như đối nội, đối ngoại quản lý khách hàng, ngân
sách và nguồn nhân lực.
Ngoài ra thì có thể hiểu văn phịng theo một khía cạnh khác. Văn phòng là
phòng làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó. Được bố trí, sắp xếp và
cung cấp đầy đủ các cơ sở vật chất nhằm phục vụ cho công việc.
1.1.2. Khái niệm màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
Màu sắc trong thiết kế phòng làm việc là tổng hợp từ các yếu tố nội thất
văn phịng. Đó chính là: màu sơn tưởng, trần nhà, sàn nhà… cho đến nội thất,
vách ngăn, vật trang trí…
1.2. Vai trò của văn phòng làm việc
Văn phòng là vị trí để chúng ta trực tiếp thực hiện cơng tác điều hành quản
lý trong một bộ máy hoạt động của doanh nghiệp. Cơng tác mang tính chất đối
nội.
Văn phịng là nơi thực hiện các hoạt động như làm việc hằng ngày, tổ chức
những cuộc hội họp. Gặp khách hàng, đối tác và những cơng tác mang tính chất
đối ngoại.
Các cơng tác bên ngoài như lễ tân, tiếp nhận thư từ, văn bản.
5

1.3. Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng
1.3.1. Cải thiện sự hợp tác
Thiết kế văn phòng nên chú ý điểm này để tăng tính đồn kết, cải thiện làm
việc nhóm giữa các thành viên trong cơng ty, cần có thêm các khu để trao đổi
công việc tốt hơn. Đây có thể là một phịng họp hiện đại cách âm bên ngồi để
trao đổi dễ hơn, hoặc một phịng nghỉ hấp dẫn với chỗ ngồi thoải mái và bàn để
thưởng thức một bữa ăn nhẹ. Những khu vực này nên linh hoạt, để cho phép đồ
đạc được di chuyển xung quanh khi cần thiết.
1.3.2. Tăng cường thương hiệu
Thương hiệu bao gồm tất cả các khía cạnh có thể nhìn thấy trong văn hóa
kinh doanh của doanh nghiệp, từ thiết kế trang web và danh thiếp đến vị trí và
thiết kế văn phịng.
Nếu doanh nghiệp chiếu hình ảnh trực tuyến về một doanh nghiệp hiện đại,
sôi động nhưng thực hiện các hoạt động hàng ngày trong một văn phòng khắc
nghiệt đầy hình khối, điều đó mâu thuẫn với thương hiệu của doanh nghiệp.
Cần cập nhật thiết kế văn phòng của doanh nghiệp để phù hợp liên tục với
thương hiệu.
1.3.3. Tăng tinh thần nhân viên
Với rất nhiều thời gian ở văn phòng, nhân viên ln muốn có một khơng
gian làm việc mà họ có thể cảm thấy thoải mái. Đồ cũ, khơng thoải mái có thể
khiến nhân viên cảm thấy khơng thoải mái khi làm việc. Với thiết kế lại không
gian văn phịng, có thể nghĩ ra cách quản lý khơng gian hiệu quả đồng thời tăng
thêm sự thoải mái và tiện nghi cho nhân viên của mình.
Một văn phịng đẹp chắc chắn khiến nhân viên muốn làm việc hơn và làm
việc hiệu quả hơn.

6

1.3.4. Nâng cao niềm tin của khách hàng
Nội thất văn phịng và thiết kế văn phịng của doanh nghiệp nói lên rất
nhiều cho khách hàng rằng doanh nghiệp đó như nào, có đáng tin khơng. Đơi
khi một lần vào văn phịng là đủ để khách hàng đốn chất lượng cơng việc họ
có thể mong đợi. Điều quan trọng là tạo ấn tượng tốt đầu tiên cho khách hàng
tiềm năng và duy trì hình ảnh thành cơng cho khách hàng hiện tại.
Khách hàng rút ra một số kết luận về công việc của nhân viên từ diện mạo
văn phịng, chính vì thế cần tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ với thiết kế văn
phòng đến với khách hàng.
1.3.5. Một văn phòng để thưởng thức
Nhân viên thích đến văn phịng vì sự hài lịng đó sẽ thể hiện qua cách họ
tiến hành công việc và cách họ tương tác với khách hàng. Nếu khơng chắc
những gì nhân viên mong muốn một thiết kế văn phịng như nào thì nên tổ chức
một cuộc họp công ty để đánh giá nhu cầu và mong muốn của nhân viên, sau đó
đưa danh sách đó để làm việc với bên thiết kế văn phòng và lập kế hoạch không
gian chuyên nghiệp.
1.4. Tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc
Màu sắc là một trong những yếu tố quan trọng cần quan tâm trong thiết kế
nội thất văn phòng. Màu sắc trong thiết kế văn phòng phải theo một xu hướng
chủ đạo. Để khi nhìn vào người ta có thể đánh giá được gam màu chung của
tổng thể căn phịng. Màu sắc cũng góp phần quan trọng trong hình thành phong
cách của văn phịng.
Theo nhiều nghiên cứu đã cho thấy màu sắc và ánh sáng ảnh hưởng đến
trực tiếp đến sự tập trung, tư duy cũng như năng suất làm việc của con người.
Do đó, thiết kế văn phịng thường sử dụng các màu sắc để tạo phong cách riêng
của văn phòng với ý nghĩa làm cho khơng khí làm việc vui tươi và năng suất
hơn.

7

Màu sắc đối với nhiều doanh nghiệp còn mang yếu tố nhận diện thương
hiệu của công ty. Bởi thông thường trong thiết kế nội thất văn phòng, người ta
thường thiết kế văn phòng theo gam màu chủ đạo của logo cơng ty, nhất là tại
các phịng giao dịch. Màu sắc cũng có thể được coi là một yếu tố dùng để quảng
bá thương hiệu rất hữu ích.
Các cơng trình nghiên cứu tâm lý và sinh lý học hiện đại cho rằng con
người thu nhận được một khối lượng các ấn tượng nhiều nhất thông qua thị
giác. Mặc dù sử dụng cả năm giác quan, thậm chí con người cịn sử dụng thêm
giác quan thứ 6 là cảm giác nhưng chỉ riêng thị giác tiếp nhận tới hơn 90%
lượng thông tin mà con người thu nhận. Chưa kể, thị giác có khả năng tiếp nhận
trong một đơn vị thời gian lượng thông tin lớn hơn và xử lý chúng nhanh hơn
rất nhiều lần so với các giác quan còn lại. Nếu mơi trường xung quanh có sự
phối màu hợp lý sẽ tạo ra tâm lý tốt thông qua tiếp nhận của thị giác.
Trên thực tế, sử dụng màu sắc thích hợp sẽ đem lại hứng thú cho q trình
làm việc, kích thích khả năng tập trung giải quyết cơng việc hiệu quả, năng suất
lao động có thể tăng khoảng 20%, thậm chí hơn thế.
Thiết kế màu sắc cho phịng làm việc của văn thư hợp lý sẽ giúp giảm căng
thẳng trong khi làm việc, tạo cảm giác thoải mái trong quá trình xử lý cơng việc.
1.5. Những điều cần lưu ý khi chọn màu sắc trong thiết kế văn phòng
– Tránh dùng quá 3 màu trong thiết kế nội thất văn phòng
Chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu trong thiết kế nội thất của một khơng gian
văn phịng làm việc chung. Nếu sử dụng quá nhiều màu sẽ khiến căn phịng trở
lên rối mắt, đánh mất tính thẩm mỹ của văn phịng.
– Chọn màu sắc phù hợp với tính chất cơng việc
Tuỳ vào cơng việc cụ thể của mỗi phịng ban, mỗi nhân viên mà bố trí
màu sơn tường hợp lý. Đối với những công ty chuyên hoạt động về lĩnh vực
thiết kế nội thất, cần không gian làm việc sáng tạo thì nên dùng màu sơn tươi
sáng, sinh động nhằm kích thích tư duy, sáng tạo. Bàn ghế cũng có thể tùy chọn

8


cho từng vị trí sao cho người ngồi làm việc cảm giác thoải mái nhất để thỏa sức
sáng tạo.
Màu sắc trong thiết kế văn phòng còn phụ thuộc rất lớn về khơng gian và
diện tích văn phịng. Những văn phịng có diện tích lớn và nhiều khơng gian thì
màu sắc có thể vận dụng tối đa theo nhu cầu. Cịn đối với các khơng gian nội
thất văn phịng nhỏ, diện tích khiêm tốn thì phải cân nhắc bố trí màu sắc cho
phù hợp, nên sử dụng các màu lạnh trắng, gam màu sáng để tạo cảm giác
thống mát cho khơng gian chung.
Phòng làm việc nhân viên nên chọn thiết kế với gam màu sáng, trẻ trung.
Tốt nhất nên lấy màu trên logo của công ty làm màu chủ đạo để thiết kế nội thất
cho doanh nghiệp.
Màu sơn tường phải đồng bộ với màu nội thất từ bàn, ghế đến hệ thống tủ
tài liệu, vách ngăn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Tóm lại, chương 1 đã làm rõ cơ sở lý luận về bố trí và thiết kế phịng làm
việc. Cụ thể đưa ra khái niệm văn phòng làm việc và màu sắc trong thiết kế
phòng làm việc, vai trò của văn phòng làm việc, tầm quan trọng của thiết kế
văn phòng, tầm quan trọng của màu sắc trong thiết kế phòng làm việc và những
điều cần lưu ý khi chọn màu sắc trong thiết kế văn phòng. Đây là cơ sở cho
việc thiết kế phòng làm việc cho văn thư trong chương 3.

9


CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM, MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN
THƯ, CHỨC NĂNG PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ
2.1. Khái niệm nhân viên Văn thư

Nhân viên văn thư (văn thư hành chính, văn thư lưu trữ) là người sẽ tiếp
nhận, quản lý, lưu trữ những văn bản đến và đi trong đơn vị hành chính. Họ sẽ
nhận những thư từ, văn bản và hồ sơ để xử lý những giấy tờ đó, báo cáo lên cấp
trên, họ cũng đảm nhiệm những cơng tác khác có liên quan đến văn phịng hành
chính khác.
2.2. Bảng mơ tả cơng việc của nhân viên Văn thư
Nhân viên văn thư lưu trữ không chỉ gắn bó với bàn giấy, xấp hồ sơ tài liệu
mà cịn được phân cơng thêm những nhiệm vụ khác mà lãnh đạo giao cho tùy
theo công ty, doanh nghiệp, cơ quan làm việc. Dưới đây là thống kê công việc
cá nhân của văn thư.
2.2.1. Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu
Nhiệm vụ đầu tiên và là nhiệm vụ quan trọng chủ yếu trong chuyên môn
của những người làm văn thư đó là việc quản lý hồ sơ cho cơng ty. Hàng ngày
họ sẽ tiếp nhận những văn bản, thư từ, hồ sơ được chuyển đến cho cơ quan,
doanh nghiệp, công ty và quản lý cả những giấy tờ, hồ sơ văn bản được gửi đi
từ cơ quan.
Họ có quyền hạn được xử lý nhanh những giấy tờ ấy nếu cần thiết có thể
mở sổ hoạt động/hệ thống lưu trữ và theo dõi. Sau khi đã tiếp nhận những hồ sơ
họ cịn cần phải lưu thơng tin nhập vào sổ/ hệ thống lưu trữ, đóng dấu lại và gắn
thêm các mã số để phân biệt ngày gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Tất cả những
văn bản gửi đi hay chuyển đến, những văn bản lưu hành nội bộ thì văn thư đều
cần quản lý và tổng hợp lại.
Trong khi các tổ chức xử lý các công văn báo cáo và hồ sơ thì văn thư
cũng sẽ theo dõi và giám sát tới khi hoàn tất các văn bản hồ sơ. Các văn thư sẽ
lên kế hoạch tổ chức lưu trữ những văn bản, dữ liệu thông tin, những giấy tờ tài
10


liệu của cơng ty. Họ đảm nhiệm vai trị vị trí gõ văn bản bằng máy tính, soạn
thảo những cơng văn, những quyết định thông báo tới những báo cáo có liên

quan đến bộ phận hành chính văn phịng.
Trong nhiều trường hợp sẽ cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết
cho cơ quan để gửi đến những phịng ban, bộ phận ở cơng ty, doanh nghiệp.
Văn thư cũng là người giữ gìn và bảo quản con dấu của công ty, con dấu của
lãnh đạo, họ sẽ lưu giữ cả bản chính và bản gốc của các loại văn bản để có thể
báo cáo lên cấp trên.
2.2.2. Quản lý tài sản của công ty
Công việc của văn thư không chỉ bảo quản những giấy tờ của công ty mà
người văn thư cũng cần phải có trách nhiệm quản lý những tài sản của công ty
nữa. Họ sẽ lên một danh sách những đồ vật văn phòng phẩm mà các phịng ban
cần sử dụng trong cơng ty và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm
đã mua trong một tháng.
Theo dõi, để ý, thống kê về những vật phẩm đem vào sử dụng, lên kế
hoạch bảo dưỡng những thiết bị cơng nghệ, máy móc có trong cơng ty hàng
tháng, hàng năm. Kiểm tra thường xuyên những vật dụng văn phịng để có thể
mua thêm bổ sung đúng lúc giúp cho các phòng ban làm việc tốt hơn.
2.2.3. Làm nhiệm vụ lễ tân
Nhân viên văn thư lưu trữ sẽ cần phải trả lời điện thoại của đối tác khách
hàng gọi đến, trao đổi nói chuyện với khách hàng và truyền tải nội dung lên cho
các lãnh đạo cơ quan hoặc những thông tin liên quan tới các bộ phận phịng ban
có liên quan.
Họ sẽ là người trực tiếp tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ
dẫn và giới thiệu tới các phòng ban, đứng ra chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức
những cuộc họp, hội thảo, những cuộc họp nội bộ ở trong doanh nghiệp, hay
những cuộc họp được tổ chức ra để bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng
làm ăn cùng công ty.
11


2.2.4. Quản lý hồ sơ nhân sự

Họ sẽ lập các kế hoạch về việc tuyển dụng và tổ chức chọn lựa nhân sự
cho các phòng ban, tham gia chịu trách nhiệm về nhân sự cho nhân viên/
chuyên viên nhân sự. Khi có các nhân sự thử việc và làm việc thì họ cũng sẽ sát
sao trong việc kiểm tra, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký kết hợp đồng lao
động với nhân viên mới.
Cuối mỗi tháng họ sẽ có những báo cáo và nhận xét nhân sự tới cho lãnh
đạo. Về hồ sơ nhân sự, họ sẽ phải cập nhật hồ sơ nhân sự đầy đủ trong mỗi
tháng.
2.2.5. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng
Mỗi tháng họ sẽ chấm công nhân viên và lập bảng chấm công các nhân sự.
Sẽ dựa vào đó để có thể tính lương và thưởng nộp cho lãnh đạo cơng ty ký
duyệt. Sau đó, họ sẽ phối hợp với phịng kế tốn để chi trả lương cho nhân viên.
Do các yêu cầu đặc thù như đã kể ở trên nên bộ phận văn thư, hành chính,
nhân sự hay được xếp chung để có thể dễ dàng trong việc tương trợ, giúp đỡ,
hợp tác nhau hoàn thành cơng việc. Và người ta có thể hay gọi chung là hành
chính văn thư hoặc văn thư hành chính.
Nhiệm vụ của văn thư phù hợp với các bạn nữ giới vì cơng việc này u
cầu tỉ mỉ, cẩn thận, trình tự, ngăn nắp ngồi ra cơng việc có nhiệm vụ làm lễ tân
đón khách phù hợp với các bạn nữ có lối nói chuyện nhẹ nhàng, lịch sự, cởi mở
tạo ấn tượng tốt cho các khách hàng và đối tác của cơng ty.
2.3. Chức năng phịng làm việc của Văn thư
Là nơi làm việc của nhân viên văn thư, là nơi văn thư quản lý, lưu giữ hồ
sơ tài liệu, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ nhân sự, hàng tháng tính tốn lương,
thưởng cho tồn bộ nhân viên trong cơng ty.
u cầu:
 Phịng làm việc phải được thiết kế và bố trí nội thất đáp ứng đầy đủ công
năng cho hoạt động của nhân viên văn thư. Ðó là có đầy đủ bộ bàn ghế
12

làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy in, máy hủy tài liệu. Tạo điều


kiện thuận lợi nhất cho nhân viên văn thư làm việc.
Phòng làm việc phải gọn gàng, thơng thống, khơng gian màu sắc hài



hịa, kích thích khả năng tập trung.
Vị trí của phịng, khơng gian, màu sắc, bố trí nội thất phải đảm bảo được



sự tập trung cao độ cho nhân viên văn thư trong quá trình làm việc.
Cơng việc của nhân viên văn thư địi hỏi sự cẩn thận, tỉ mỉ, chắc chắn,
đồng thời thường xuyên chịu một sức ép lớn từ cả cấp trên và đồng
nghiệp. Do đó, phịng làm việc phải là nơi mà nhân viên văn thư có thể
làm việc hiệu quả, giảm bớt căng thẳng.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Tóm lại, chương 2 đã làm rõ khái niệm, mô tả công việc của nhân viên văn

thư, chức năng phòng làm việc của văn thư. Với mỗi một phịng ban khác nhau
thì việc thiết kế và bố trí phịng làm việc cũng khác nhau. Đây là cơ sở cho việc
thiết kế phòng làm việc cho văn thư trong chương 3.

13


CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ MẶT CẮT VÀ TRANG BỊ CHO PHỊNG LÀM
VIỆC CỦA VĂN THƯ CƠNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC TOPICA

ENGLISH
3.1. Thông tin Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English
CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁO DỤC TOPICA ENGLISH
Tên giao dịch: TOPICA ENGLISH., CORP
Tên quốc tế: TOPICA ENGLISH EDUCATION CORPORATION
Loại hình hoạt động: Cơng ty Cổ Phần
Mã số thuế: 0106291976
Địa chỉ: Tầng 2, Số 75 phố Phương Mai, Phường Phương Mai, Quận
Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Dương Hữu Quang
Ngày cấp giấy phép: 27/08/2013
Ngày hoạt động: 27/08/2013 (Đã hoạt động 7 năm)
Điện thoại: 0422606332/098227921
Công ty Cổ phần Giáo dục Topica English thuộc Tổ hợp Công nghệ Giáo
dục TOPICA là đơn vị đào tạo trực tuyến hàng đầu Đông Nam Á, và là tổ chức
Việt Nam đầu tiên xuất khẩu cơng nghệ giáo dục ra nước ngồi.
- TOPICA Native triển khai chương trình luyện nói tiếng Anh trực tuyến
cho học viên tại Thái Lan, Indonesia và Việt Nam, và là đơn vị đầu tiên trên thế
giới phát triển ứng dụng luyện nói qua Augmented Reality (thực tế ảo) từ năm
2013.
- Edumall là nền tảng học tập trực tuyến với hàng ngàn khóa học video đa
dạng, thiết thực, từ các giảng viên uy tín. Edumall đã thu hút hàng triệu học
viên Việt Nam và Thailand theo học.
- Kidtopi là chương trình học tiếng Anh cao cấp 1-1 trực tuyến, với các
giáo viên Mỹ hàng đầu, và công nghệ AI theo dõi hứng thú và tiến bộ của học
sinh.
- TOPICA Founder Institute là vườn ươm khởi nghiệp duy nhất tại Việt
Nam đã có các startup nhận đầu tư tổng cộng gần 30 triệu USD.
- Một dự án giai đoạn đầu của TOPICA do đích thân cựu Chủ tịch
Microsoft Bill Gates khởi động.

14


- TOPICA hiện có hơn 1400+ nhân viên tồn thời gian, 1000+ giảng viên
bán thời gian ở các văn phòng Singapore, Bangkok, Hà Nội, TP. HCM và Đà
Nẵng.
3.2. Thiết kế mặt cắt phòng làm việc của nhân viên văn thư Cơng ty Cổ
phần Giáo dục Topica English
Có thể thấy, Topica có số lao động trên 1500 người và có trụ sở chính
nằm tại trung tâm thành phố Hà Nội, trong tòa nhà tương đối lớn với thiết kế
hiện đại và sáng tạo.
Phòng làm việc của nhân viên văn thư rộng tầm 15 m 2, nằm ở những
tầng giữa của tòa nhà. Topica có trụ sở nằm ở tầng 2 của tịa nhà thì phịng làm
việc của nhân viên văn thư sẽ nằm ở tầng 2.
Phòng văn thư sẽ nằm xa cầu thang lên xuống, nằm ở vị trí tương đối
kín, nhằm hạn chế đến mức tối thiểu lượng âm thanh ở bên ngồi tác động vào,
bên cạnh phịng văn thư là phịng kế tốn khách hàng, kế tốn thanh tốn và
phòng kế hoạch.
3.3. Trang bị cho phòng làm việc của văn thư Công ty Cổ phần Giáo dục
Topica English
3.3.1. Bàn làm việc
- Hình dáng, kích thước:
Kích thước: To, lớn, với diện tích phịng 15 m2 thì bàn dài tầm 1,2m, rộng
0,6 m và cao 0,75m, đủ cho 1 nhân viên văn thư ngồi. Bàn dài, rộng vừa phải,
đủ để laptop, máy in, tài liệu, giá để giấy tờ chờ đóng dấu/giấy tờ bàn giao.

15

Hình dáng: Bàn được thiết kế hình chữ U, mặt bàn hình chữ nhật.
- Chất liệu, màu sắc:
Màu sắc: Kết hợp hài hịa của màu vàng sáng có vân và màu trắng của
chân bàn tạo cảm giác trang trọng.
Chất liệu: Mặt bàn làm bằng gỗ ván dăm MFC phủ Melamine với nhiều
mã vân khác nhau đảm bảo chất lượng và tính thẩm mỹ cao, phủ Melamine giúp
chống trầy xước và ẩm mốc. Chân bàn làm từ chất liệu sắt sơn tĩnh điện, chống
rỉ.
- Vị trí đặt bàn làm việc:
Đặt ở sát vách ngăn tạo sự chắc chắn cho bàn, không kê ở giữa phịng.
Bàn làm việc khơng kê đối thẳng với cửa ra vào để tránh không bị những
tạp âm bên ngoài quấy nhiễu.
Kị bày đặt bàn đối diện với cửa và khi ngồi làm việc quay lưng ra cửa.
Phong thuỷ cho rằng, cửa là khí khẩu vừa nạp sinh khí mà đồng thời cũng nạp
sát khí. Cả tạp âm từ ngồi truyền vào sẽ kích thích sống lưng làm cho đại não
khơng n, người ngồi ở vị trí này ln ở trạng thái căng thẳng, tâm trí sẽ rối
loạn, dễ mắc sai lầm khi làm việc.
Sau lưng văn thư ngồi có “chỗ dựa” như tủ tài liệu đặt sát tường. Khoảng
cách giữa lưng người ngồi tủ không được quá lớn. Làm như vậy sẽ tăng thêm
tính tự tin cho người ngồi làm việc, tránh khơng có cảm giác trống trải, lấy tài
liệu dễ dàng hơn. Ngồi quay lưng ra cửa thì sau lưng khơng có “chỗ dựa”,
thường xun thấy cột sống bị ớn lạnh vì sát khí.
Khơng gian phía trước bàn làm việc của văn thư là lối đi đủ cho nhân viên
đứng giao/nộp/nhận tài liệu. Có lỗ trống hình trịn đủ để đưa tài liệu qua, tránh
tiếng ồn, tạo ra khơng gian rộng và thống.
16


3.3.2. Ghế văn thư
Ghế văn thư cần tạo ra sự thoải mái, thuận tiện cho công việc của văn thư.

Ghế phối hợp hài hịa về màu sắc với khơng gian phòng.
Ghế với kiểu dáng hiện đại, sang trọng, tiện nghi, màu đen của nệm kết hợp
với màu đen bóng của tay cầm.
Ghế có lưng lưới giúp người ngồi khơng bị gù lưng, tránh đau cột sống
lưng, buổi trưa có thể ngả lưng thoải mái ngủ. Lưng ghế có độ cong phù hợp cho
người lớn ngồi. Đệm lưới kết hợp với nhựa nguyên sinh đỡ hõm lưng phù hợp
cơ thể, chống đau mỏi lưng.
Tay nhựa PP làm cho ghế không quá cứng và khó gãy, chống nứt vỡ và ẩm
mốc, dễ dàng vệ sinh. Tựa đỡ tay phù hợp với chiều dài cánh tay và tư thế làm
việc, chống căng mỏi cơ vai – tay.
Đệm ghế mousse bọc vải tạo sự êm ái, thoải mái khi ngồi, không bị đau
mông. Đệm mousse đúc nguyên khối mật độ high density đạt độ bền cao, tính
đàn hồi nhún tới 50.000 lần. Phần đệm mút được bọc nỉ bền đẹp, không bai xù,
không bám bụi.
17


Chân đế được thiết kế nhựa nguyên sinh chất lượng cao cấp, cứng cáp, kết
hợp trục xoay để ghế có thể xoay mà vẫn giữ được sự ổn định. Nhờ có thanh
trục piston nên ghế có thể xoay trịn 360 độ rất dễ dàng và linh hoạt.
Cần gạt dùng để điều hỉnh piston lên xuống, chiều cao ghế có thể thay đổi,
nâng lên hạ xuống phù hợp với chiều cao của người ngồi. Điều chỉnh chiều cao
ghế 98-106 cm.
Khung nhựa nguyên sinh đỡ phần lưng lưới cao cấp, chống tích nhiệt và
chống ẩm mốc tốt. Cảm giác ngồi êm ái, thoải mái.

3.3.3. Tủ đựng tài liệu
Tủ đặt ở sát tường, sau bàn làm việc của văn thư. Sử dụng để lưu trữ hồ sơ,
tài liệu.
Tủ được làm bằng chất liệu thép sơn tĩnh điện màu trắng sáng phù hợp với

không gian văn phòng hiện đại.
18


Tủ gồm 3 khoang cánh kính kết hợp với 3 khoang cánh mở bên dưới. Bên
trong mỗi khoang cánh kính có 2 đợt di động.
Kích thước: W1367 x D450 x H1830 mm

3.3.4. Giá tài liệu 3 tầng bằng sắt Deli 9181
Là sản phẩm tiện dụng thường được dùng trong các văn phịng cơng sở,
trường học để cất giữ, bảo quản và phân loại các giấy tờ, tài liệu quan trọng.
Sản phẩm thiết kế 3 tầng có thể đựng được nhiều tài liệu khác nhau giúp bạn có
một nơi làm việc chuyên nghiệp và gọn gàng. Bề mặt có các khe hở, tránh ẩm
mốc.
Kích thước: 33,2 x 25,5 x 25 (cm)
Chất liệu bằng sắt, chống gỉ sét: Giá đựng tài liệu 3 tầng bằng sắt Deli
9181 được gia công từ chất liệu sắt cứng chắc, có độ bền cao, cho thời gian sử
dụng lâu dài. Bề mặt bên ngoài phủ sơn tĩnh điện chống gỉ sét. Chất liệu sắt
19


cũng có khả năng chịu lực tốt. Các chi tiết được mài nhẵn, khơng có góc cạnh
sắc nhọn, đảm bảo chất lượng, tính thẩm mỹ. Bề mặt khay có các khe hở, giúp
lưu thơng khơng khí, tránh tình trạng ẩm mốc. Thao tác lắp đặt, tháo rời đơn
giản, không mất nhiều thời gian, công sức.
Nhân viên văn thư phân loại tài liệu để lên từng giá cho phù hợp.
Ví dụ:
•
•
•

tầng trên cùng để giấy tờ cần đóng dấu, ghi sổ, lấy số.
tầng giữa để giấy tờ đã hoàn thành, chờ bàn giao cho các phòng ban.
tầng dưới cùng để giấy tờ chưa thể đóng dấu vì thiếu/sai sót thơng
tin, note lại lỗi sai và gửi email cho người nộp để nhận lại sửa chữa.

3.3.5. Ánh sáng
Đối với ánh sáng tổng thể, có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên qua cửa sổ.
Để chủ động trong việc điều tiết ánh sáng hợp lý, nên sử dụng một chiếc mành
(rèm) cửa có dây kéo tạo sự thuận tiện khi sử dụng. Bên cạnh việc lấy sáng tổng
thể từ ánh sáng tự nhiên, cần bố trí thêm nguồn sáng từ đèn trần, ánh sáng nhẹ
dịu lan toả từ bóng đèn trần sẽ giảm bớt cảm giác chói mắt khi làm việc.
Sử dụng giàn đèn led, mỗi đèn có cường độ nhẹ khơng lóa mắt, ánh sáng là
ánh sáng trắng phù hợp với sàn và trần làm tăng độ phản chiếu trong phòng,
giúp dàn đều lượng ánh sáng giảm chói. Ánh sáng cần kết hợp hài hòa giữa
nguồn sáng tự nhiên và nguồn sáng nhân tạo.
20


Đèn led văn phòng là một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu
suất làm việc tại văn phòng của các cơng ty. Vì vậy, hầu như các cơng ty đều rất
chú trọng đến đầu tư hệ thống chiếu sáng cho văn phịng.
Trước tiên, cần tính số lượng bóng thích hợp, đủ sáng cho văn phòng.
Phòng văn thư rộng tầm 15m2 thì cần thiết kế 4 bóng đèn led panel.
Loại đèn led văn phịng số 1 cho trần nhựa chính là đèn led panel. Bởi tính
thẩm mỹ, độ chiếu sáng cao, dễ dàng lắp đặt và tiết kiệm số lượng bóng. Loại
đèn led panel này tháo lắp và thay thế rất đơn giản. Vì kích thước của nó tương
ứng với các ô trần nhựa nên không phải khoét lỗ ở trần nhà.

3.3.6. Cửa sổ và rèm



Cửa sổ
Phịng văn thư có 1 cửa sổ. Cửa sổ là nơi nạp sinh khí và sát khí. Cửa sổ sử

dụng kính cách âm, khơng màu, có rèm che để điều chỉnh ánh sáng vào phịng
cho phù hợp. Cửa kính thuận tiện cho việc lau chùi.
Cửa sổ có kích thước tương đối lớn, khi nhìn ra có thể nhìn được một
khoảng khơng rộng lớn, tạo không gian thư thái cho văn thư.


Rèm cửa
21


Rèm là một trong những món nội thất quan trọng trong mọi khơng gian làm
việc chốn văn phịng.
Thiết kế đơn giản, trang trọng, mang dáng vẽ hiện đại mà tinh tế, bộ màn
cuốn thường được lắp cho những mặt dựng kính lớn của các văn phịng làm việc
hiện đại.
Rèm cuốn văn phòng hoạt động theo cách cuốn lên, xả xuống nên rèm cuốn
có tính năng che và cản nắng rất tốt.
Bên cạnh đó, thiết kế rèm cuốn văn phịng có độ bền cao, gọn gàng trong
q trình sử dụng.
Với tính năng chống nắng và cách nhiệt tuyệt đối từ rèm cuốn. Chất liệu
100% polyester không chỉ hạn chế bám bụi mà còn là chất liệu mang đến khả
năng chống nắng hoàn hảo. Điều này tạo nên yếu tố cản sáng hiệu quả và giá
thành phù hợp mà nhiều khách hàng u cầu.
Rèm cuốn văn phịng có tác dụng chắn sáng tốt, hạn chế khói bụi, dễ dàng
vệ sinh hay giúp căn phịng hạ nhiệt trong những ngày nắng nóng (vì rèm cuốn

không hấp thụ nhiệt).
Nên sử dụng rèm cuốn tự động (dùng remote để điều chỉnh) để không phải
đứng lên ngồi xuống điều hỉnh rèm nhiều, tiết kiệm thời gian.
Màu hồng nhạt được sử dụng tạo khơng gian hài hịa, thoáng đãng và rộng
lớn. Tạo cảm giác nhẹ nhõm, thư thái. Đây cũng là một màu rất sang trọng có
tác dụng trang trí hiệu quả.

22


3.3.7. Vách ngăn
Vách ngăn văn phòng đang là xu hướng được áp dụng rất nhiều trong các
doanh nghiệp, công ty, cơ quan. Đây là một vật dụng trang trí nội thất khơng thể
thiếu trong các khơng gian văn phịng làm việc hiện đại.
Vách ngăn văn phòng là những tấm vách ngăn được sử dụng để ngăn cách
khơng gian văn phịng làm việc. Cũng như các vị trí ngồi trên bàn làm việc của
nhân viên. Ở tại các công ty, cơ quan, văn phịng, mơi trường cơng sở hiện đại.
Thì vách ngăn văn phòng được sử dụng rất phổ biến. Giúp tạo ra không gian làm
việc riêng tư, thoải mái, tiện nghi. Và giúp phòng tránh các bệnh văn phòng hiệu
quả.
Lợi ích của việc thi cơng làm vách ngăn văn phịng:


Tạo ra sự linh hoạt cho khơng gian văn phịng làm việc: Với kết cấu đơn
giản, thuận lợi cho việc vận chuyển, tháo dỡ, lắp đặt. Do đó vách ngăn
văn phịng đã giúp thiết kế ra khơng gian văn phịng linh hoạt hơn. So với
những bức tường kiên cố. Khi sử dụng vách ngăn văn phịng này. Khơng
gian làm việc có thể thay đổi phù hợp với từng tình huống, điều kiện thực
tế. Để đáp ứng tồn bộ tiêu chí về diện tích làm việc, cơng năng sử dụng



của văn phịng.
Tăng tính kết nối trong văn phịng làm việc: So với việc xây dựng bức
tường kiên cố. Thì vách ngăn văn phịng là sản phẩm có đặc tính nhẹ, bền,
23


linh hoạt hơn rất nhiều. Vì thế việc sử dụng vách ngăn cho phép tạo ra sự
liên kết chặt chẽ. Giữa các khu vực văn phòng làm việc khác nhau. Từ đó
góp phần nâng cao sự tương tác, đồn kết giữa nhân viên. Mang đến hiệu


quả cao trong công việc chung tập thể.
Tạo ra không gian làm việc riêng tư: Đối với những khơng gian làm việc
địi hỏi sự riêng tư cao thì vách ngăn văn phịng ln phát huy tốt cơng
dụng của mình. Thiết kế vách ngăn văn phịng mang đến không gian làm
việc độc lập, yên tĩnh, riêng tư. Khi đó bạn thoải sức sáng tạo, phát triển ý



tưởng mới cho công việc.
Thay thế cho bảng di động: Nhân viên văn thư có thể viết kế hoạch tuần
lên vách ngăn để dễ theo dõi. Cuộc họp của phòng thì dùng bút lơng viết ý
chính lên, rồi xóa đi để viết tiếp. Vừa tiết kiệm chi phí mua bảng lại tiết
kiệm không gian.

3.3.8. Máy in HP LaserJet Pro 400 M404n
Nhân viên văn thư rất cần sử dụng máy in. Do đó, việc trang bị máy in chất
lượng là điều cần thiết. Với máy in HP LaserJet Pro 400 M404n, những lợi ích

có thể kể đến là:


In màu chất lượng cao với giá phải chăng.
24


Hệ thống tiếp mực chống tràn độc đáo.
Chất lượng laser huyền thoại.
In và scan di động dễ dàng với ứng dụng HP Smart.
Thiết kế nhỏ gọn, không chiếm nhiều diện tích.
Trang bị màn hình LCD giúp dễ dàng quan sát.
Khay chứa giấy chờ in lên tới tới 100 tờ.
Tích hợp sẵn hộp mực in chính hãng tự động mở seal.
Hệ thống bảo mật bằng mã PIN, bảo vệ tuyệt đối cho dữ liệu.










Vị trí đặt máy in: giữa 4 bàn làm việc của 4 nhân viên, thuận tiện cho việc
lấy tài liệu sau khi in.

3.3.9. Máy photocopy RICOH AFICIO MP 2851
Bên cạnh máy in, máy photocopy cũng cần được trang bị. Bởi trong trường

hợp máy in gặp sự cố thì dùng máy photocopy. Hoặc khi cần scan màu, in khổ
A3 chẳng hạn thì máy photocopy sẽ làm được điều đó.
Máy photocopy văn phòng model Aficio MP 2851 của Ricoh là dòng máy
photo, scan màu đa chức năng hiện đại nhất. Kết hợp cả 2 đặc điểm là tiết kiệm
nhiên liệu và hiệu quả vận hành cao, cùng với khả năng scan tốc độ cao và nhân
bản tài liệu tự động, máy giúp quản lý tài liệu hiệu quả, nâng cao hiệu suất hoạt
động.
Aficio MP 2851 có tốc độ 50 bản/ phút cả khi in màu hoặc đơn sắc (khổ
A4) và có thể hoạt động liên tục tới tận 4,400 trang một lúc. Tích hợp đầy đủ các
25