HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNGVÀ NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNGVÀ NHÀ
CUNG CẤP TẠI CÔNG TY GS – GROUP JSC
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán thanh toán với khách hàng và
nhà cung cấp tại Công ty
3.1.1- Ưu điểm
Kể từ khi thành lập với những thay đổi trong tổ chức quản lý nói chung và
bộ máy kế toán nói riêng theo hướng ngày càng hoàn thiện và hiệu quả. Công ty đã
xây dựng được cho mình một bộ máy kế toán tập trung gọn nhẹ và hợp lý phù hợp
với quy mô và hình thức của Công ty góp phần không nhỏ tạo nên những thành
công của Công ty trong thời gian qua và hứa hẹn mang tới những thành công trong
thời gian sắp tới.
Bộ máy kế toán được bố trí phù hợp với chuyên môn và năng lực của từng
nhân viên. Kế toán trưởng là người vững vàng không những về nghiệp vụ có trình
độ chuyên môn cao mà khả năng xử lý nhạy bén ,giải quyết công việc một cách
nhanh tróng và chính xác, các nhân viên khác trong phòng kế toán là những người
có trình độ đại học, làm việc nhiều năm tại Công ty, am hiểu các nghiệp vụ diễn ra
tại Công ty luôn có tinh thần học hỏi, hợp tác trong việc hoàn thành công việc. Số
nhân viên phòng kế toán tuy ít nhiều người phải kiêm nhiệm nhiều phần hành tuy
nhiên công việc vẫn được hoàn thành đúng tiến độ.
Các chính sách kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty một cách nhất
quán tuân thủ theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, điều này phù hợp với
loại hình hoạt động, quy mô của Công ty và đúng nguyên tắc tổ chức kế toán. Điều
này góp phần to lớn trong việc gia tăng tính hợp pháp, hợp lệ và tính hữu ích của
các thông tin tài chính của Công ty đối với bên ngoài như cơ quan thuế, các đối
tác…Nhân viên kế toán thường xuyên cập nhật các thông tư hướng dẫn, những
thay đổi trong chế độ kế toán, chuẩn mực và các hướng dẫn về kê khai và nộp thuế
đảm bảo công việc sát sao với pháp luật kế toán của nhà nước.
Công ty áp dụng hình thức sổ Kế toán Nhật ký chung có sử dụng phần mềm
kế toán việc áp dụng hình thức ghi sổ này phù hợp với quy mô của Công ty với đặc
điểm nghiệp vụ kinh tế diễn ra nhiều thường xuyên, tạo điều kiện cho việc theo dõi
quản lý của các nhà quản trị và các nhân viên kế toán một cách dễ dàng, hạn chế

khả năng gian lận và sai sót. Hình thức sổ Nhật ký chung còn giúp Công ty hạn chế
được số lượng sổ sách cần theo dõi mà vẫn đảm bảo việc quản lý thông tin chính
xác. Việc sử dụng phần mềm kế toán thông dụng FAST ACOUTING với đặc điểm
dễ dàng sử dụng giúp hạn chế sai sót, các sổ và báo cáo đều được lưu trữ trong
máy vi tính nên tiết kiệm chi phí và mang tính bảo mật cao, việc tra cứu giữ liệu
cũng trở nên nhanh tróng và tiện lợi. Tuy nhiên để hạn chế tính lệ thuộc vào máy vi
tính cuối quý, cuối năm hoặc khi cần thiết kế toán tiến hành in ra các sổ sách như
sổ chi tiết các tài khoản, sổ nhật ký chung, báo cáo kế toán….và tiến hành lưu trữ
đồng thời với việc lưu trữ bản mềm. Việc truy cập vào phần mềm kế toán cũng
được phân quyền cụ thể, các nhân viên được cấp user riêng làm tăng tính bảo mật
của thông tin kế toán.
Hệ thống chứng từ sử dụng tại Công ty chủ yếu theo mẫu của bộ tài chính,
số lượng chứng từ tự lập chiếm số lượng ít nhưng các thông tin vẫn dựa trên mẫu
của bộ Tài chính. Trình tự luân chuyển chứng từ được tổ chức gọn nhé, không
rườm rà, việc bảo quản chứng từ theo quy định của pháp luật. Các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh và việc lưu trữ các chứng từ đặc biệt là các hóa đơn đỏ luôn được theo
dõi và kiểm tra bởi ban kiểm soát, giám đốc công ty và lãnh đạo các phòng ban kết
hợp với phòng kế toán thực hiện theo đúng nhiệm vụ của mình.
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15 của Bộ tài chính
việc mở chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với đặc điểm của đối tượng, số
lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến đối tượng tạo điều kiện dễ dàng trong việc
theo dõi.
Đối với phần hành thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp Công ty Công
ty cũng có những ưu điểm sau:
Việc chi tiết các tài khoản công nợ phải thu và phải trả theo dõi đến từng đối
tượng khách hàng và nhà cung cấp tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các
khoản nợ của khách hàng và đối với nhà cung cấp, giúp Công ty theo dõi được
những khoản nợ khó đòi, nợ không thu hồi được và những khoản nợ quá hạn đối
với nhà cung cấp điều này hạn chế rủi ro trong kinh doanh và lệ thuộc về tài chính.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế trong phần hành này dù trả ngay hay trả chậm đều

được hạch toán qua tài khoản 131 và 331 điều này tạo thuận lợi cho việc lấy dữ liệu
tính toán các chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được công tác và tổ chức kế toán của Công
ty còn gặp những khó khăn sau:
Về tổ chức bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán tuy gọn nhẹ nhưng hoạt động
chưa ở mức hiệu quả cao nhất. Nhiều nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều
phần hành kế toán, gây ra hiện tượng công việc quá tải, đặc biệt vào thời gian cuối
quý hoặc cuối năm khi phải lập các báo cáo tài chính, kê khai thuế…khối lượng
công việc lớn gây ra áp lực cao cho nhân viên, dễ xẩy ra nhầm lẫn, sai sót trong
công việc.
Về sổ sách kế toán sử dụng: Công ty chưa đáp ứng được yêu cầu theo dõi
các khoản công nợ phải thu phải trả theo thời hạn thanh toán. Các sổ kế toán chi
tiết và tổng hợp chỉ được mở riêng cho từng khách hàng và nhà cung cấp điều này
tạo khó khăn cho việc theo dõi các khoản nợ đến hạn và nợ quá hạn. Ngoài ra
Công ty không theo dõi trên các sổ Nhật ký đặc biệt như nhật ký bán hàng, Nhật ký
mua hàng mặc dù khối lượng thông tin tại các nghiệp vụ này rất lớn, điều này gia
tăng dữ liệu trên sổ Nhật ký chung khó khăn trong việc theo dõi.
Về hệ thống báo cáo: Định kỳ phòng tài chính kế toán mới chỉ lập các báo
cáo kế toán theo quy định của chế độ phục vụ cho việc cung cấp thông tin cho các
đối tượng bên ngoài chứ chưa lập báo cáo kế toán quản trị phục vụ cho việc quản
trị nội bộ doanh nghiệp. Dẫn đến việc lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn cũng như
việc đưa ra các quyết định kinh tế chính xác bị hạn chế và kém sát với thực tế hoạt
động của Công ty.
Về hệ thống tài khoản sử dụng:
Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng và Tài khoản 331 – Phải trả nhà cung
cấp: Hai tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản theo dõi từng đối tượng
khách hàng và nhà cung cấp nhưng không được mở chi tiết theo dõi phải thu hoặc
phải trả ngắn hạn và dài hạn.
Tài khoản 156 – hàng hóa: tất cả giá mua và chi phí thu mua của hàng hóa

đều được Công ty hạch toán vào tài khoản 156 – Hàng hóa, điều này là chưa hợp
lý, khó theo dõi các khoản chi phí liên quan đến hàng mua đặc biệt với những
nghiệp vụ liên quan đến nhập khẩu có điều khoản thanh toán là FOB, C&F, CFA…
chi phí thu mua lớn làm khó khăn trong việc hạn chế chi phí thu mua có thể dẫn
đến tạo mức giá bán ra không hợp lý.
Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng: Bộ phận chi phí bán hàng liên quan đên
nhiều mặt hàng như chi phí công tác nươc ngoài, chi phí lương nhân viên bán
hàng, chi phí điện thoại, thư tín liên quan đến việc bán hàng đều được hạch toán
vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, là không hợp lý. Công ty không
sử dụng TK 641 – Chi phí bán hàng để theo dõi bộ phận chi phí liên quan đến
nghiệp vụ bán hàng, các chi phí này đều được tập hợp vào Tk 642 – Chi phí quản
lý doanh nghiệp, điều không đáp ứng được yêu cầu hạch toán việc phản ánh chi phí
không chính xác. Việc không tách biệt được những chi phí này sẽ làm cho việc
phân tích chi phí, tìm kiếm các biện pháp giảm thiểu chi phí gặp nhiều khó khăn
Về việc trích lập và sử dụng các khoản dự phòng: Khoản phải thu khách
hàng có giá trị tương đối lớn trong bảng cân đối kế toán năm tuy nhiên Công ty
không tiến hành đánh giá và lập dự phòng với khoản mục này, công ty không sử
dụng TK139 – Dự phòng nợ phải thu khó đòi. Mặc dù khách hàng của Công ty có
hoạt động kinh doanh tương đối tốt, việc trả nợ chủ yếu là đúng hạn tuy nhiên
trong nền kinh tế có nhiều biến động các khoản nợ phải thu cũng có thể gặp những
rủi ro nhất định, doanh nghiệp khó có thể phản ứng kịp nếu không có sự theo dõi
sát sao với các khoản mục phát sinh. Trong lịch sử của Công ty đã có trường hợp
này xảy ra nhưng giá trị ở mức nhỏ, tuy nhiên không nên chủ quan trong tương lai.
Trong năm khi có các khoản nợ không thu hồi được Công ty hạch toán thẳng vào
TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, điều này là không hợp lý, không phản ánh
rõ được nguyên nhân phát sinh chi phí, dẫn đến cung cấp thông tin kế toán không
chính xác.
3.2. Phương hướng hoàn thiện
Xuất phát từ những hiều biết về công tác kế toán tại Công ty cùng những
kiến thức đã được học tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân em mạnh dạn đưa ra

những kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nói chung và công tác kế toán
thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp nói riêng:
Về sổ sách kế toán sử dụng: Công ty nên theo dõi trên các sổ Nhật ký đặc
biệt như Nhật ký mua hàng phản ánh các nghiệp vụ mua hàng trong trường hợp mua
chịu, Nhật ký bán hàng dung để phản ánh các nghiệp vụ bán hàng trong trường hợp
bán chịu hoặc giao hàng cho người mua theo phương thức nhận trước tiền hàng do
các nghiệp vụ này phát sinh nhiều tại Công ty và mang tính trọng yếu.
Về hệ thống báo báo kế toán: Công ty nên xây dựng riêng một bộ phận kế
toán quản trị gồm những nhân viên am hiểu về hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ,
đội ngũ phân tích có tầm nhìn chiến lược. Công ty có thể đưa các nhân viên kế toán
đi đào tạo tại các khóa bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên sâu, các lớp học phân tích tài
chính để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn và vận dụng thành thạo vào thực tế. Bộ
phận kế toán quản trị sẽ lập các báo cáo kế toán quản trị theo từng quý cố định và
khi có yêu cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nắm bắt thông tin kịp thời và chính
xác cho các nhà quản trị Công ty. Báo cáo của kế toán quản trị đựoc sử dụng kết
hợp với các báo cáo khác của doanh nghiệp như báo cáo về thị trường, đối thủ
cạnh tranh, công nghệ sản xuất... để có cái nhìn toàn diện hơn về các yếu tố đang
tác động đến hoạt động của doanh nghiệp.
Về tài khoản sử dụng: Công ty nên chi tiết tài khoản 156 thành các tài
khoản cấp 2:
- Tài khoản 1561 – Giá mua hàng hóa: Tài khoản này phản ánh giá trị hàng
hóa hiện có tại kho, tại quầy và tình hình biến động tăng, giảm hàng hóa tại kho, tại
quầy trong kỳ theo giá mua thực tế.
- Tài khoản 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Tài khoản này phản ánh tình
hình chi phí thu mua và phân bổ chi phí thu mua hàng hóa.
Phương pháp tính trị giá mua và chi phí thu mua của hàng hóa như sau:
Trị giá mua của hàng hóa gồm giá mua ghi trên hóa đơn của người bán (-)
các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua được hưởng, cộng (+) chi
phí hoàn thiện sản phẩm.
Chi phí thu mua hàng hóa bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao

bì, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu
kho, lưu hàng, lưu bãi…
Cuối kỳ kế toán tiến hành phân bổ kết chuyển chi phí mua hàng này cho
khối lượng hàng tồn cuối kỳ và hàng bán ra trong kỳ theo công thức sau:
Chi phí mua hàng
phát sinh trong kỳ
Chi phí mua
hàng đầu kỳ
Giá vốn hàng tồn
kho cuối kỳ
Giá vốn hàng
bán trong kỳ
Chi phí mua hàng
phát sinh trong kỳ
Chi phí mua
hàng đầu kỳ
Chi phí
mua hàng
phân bổ
cho hàng
bán trong
kỳ
Giá vốn hàng
tồn kho cuối
kỳ
Giá vốn
hàng bán ra
trong kỳ
+
x

=