ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN
I. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH thương mại Thành
Nguyên
Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên tổ chức công tác kế toán theo
quy mô tập trung. Theo loại hình này thì toàn bộ công tác kế toán được tiến hành
tập trung tại phòng kế toán từ khâu thu thập, quản lý chứng từ, ghi sổ kế toán chi
tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến việc lập báo cáo. phân tích số liệu.
Hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty đảm bảo
sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra xử lý và cung
cấp thông tin kế toán một cách kịp thời giúp cho lãnh đạo của Công ty nắm được
tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kế toán cung cấp từ đó thực
hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao toàn bộ hoạt động của Công ty. Phòng kế toán gồm
là đội ngũ kế toán nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và có bề dày kinh nghiệm.
Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phần hành, vừa
kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động
kế toán. Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực tiếp, phản ánh thông tin kế
toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần
hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi nhận chứng
từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu
trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động.. lập báo cáo phần hành được giao.
Các kế toán phần hành liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp
và lập báo cáo định kì chung.
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện theo kiểu
trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là Kế toán
trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không qua khâu trung
gian nhận lệnh. Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ
thuc trong b mỏy k toỏn tr nờn n gin, thc hin trong mt cp k toỏn tp
trung.
Kế toán trởng: là ngời giúp giám đốc tổ chức bộ máy kế toán trong công ty,
chịu sự chỉ dạo trực tiếp của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo kiểm tra về mặt

chuyên môn của kế toán trởng cấp trên. Kế toán trởng là ngơi phụ trách chung, có
trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất công tác kế toán thống kê tài chính
trong công ty và các trung tâm. Kế toán trởng có nhiệm vụ thờng xuyên đôn đốc các
nhân viên và các trung tâm thực hiện các quy chế tài chính phân cấp quản lý của
công ty, có nhiệm vụ báo cáo mọi số liệu liên quan đến tài chính kịp thời và chính
xác.
Phó phòng kế toán- kế toán thanh toán và chi tiết: có nhiệm vụ trực tiếp giải
quyết công việc khi kế toán trởng đi công tác. Thực hiện thanh toán nội bộ cho cán
bộ công nhân viên trong công ty, các chứng từ, hoá đơn chi tiêu hành chính và tiền
mặt và chuyển khoản. Kế toán nghiệp vụ liên quan đến thanh toán nội bộ, kế toán
ngân hàng kiểm tra tính chính xác của các chứng từ tạm ứng, séc nắm số d tiền tơng
ứng ngoại tệ.
Kế toán tổng hợp- Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, tính khâú hao TSCĐ
cho toàn bộ TSCĐ hiện công ty đang nắm giữ và sử dụng. Lập báo cáo cập nhật các
nhiệm vụ kinh tế phát sinh để lập báo cáo tài chính, cân đối tài khoản định kỳ, báo
cáo về các sự vụ kế toán.
Kế toán thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ lập các
thủ tục thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm (xây lắp bảo dỡng, bảo trì
tổng đài). Tổng hợp doanh thu tính thuế với cơ quan nhà nớc hàng tháng.Báo cáo
thức hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc. Đồng thời thực hiện theo dõi chi tiết mua
hàng thanh toán, chi tiết các khoản nộp ngân sách và các chi phí trích trớc trong
doanh nghiệp.
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợpưKế toán TSCĐ.Kế toán thanh toán. Kế toán quỹ. Kế toán ngân hàng & chi tiết.
Kế toán vật t kiêm kờ toán quỹ: Chiu trách nhiệm thu chi tiền quỹ của công ty
và mọi chức trách thủ quỹ; quản lý quỹ, ghi chép đối chiếu các nghiệp vụ nhập- xuất-
tồn quỹ vật t hàng hoá, làm thẻ vậ t, thờng xuyên đối chiếu với kho để khớp số d.
S t chc b mỏy k toỏn:
II. c im t chc vn dng ch k toỏn ti Cụng ty TNHH thng mi
Thnh Nguyờn

2.1. Cỏc chớnh sỏch k toỏn chung
Nguyờn tc lp bỏo cỏo ti chớnh: nguyờn tc giỏ gc.
Niờn k toỏn bt u t ngy 01/01 v kt thỳc vo ngy 31/12 nm
dng lch.
n v tin t c cụng ty s dng ghi s k toỏn v lp Bỏo cỏo ti
chớnh l ng Vit Nam (VN).
Nguyờn tc xỏc nh cỏc khon tin: Tin v cỏc khon tng ng tin
bao gm: Tin mt, tin gi ngõn hng, cỏc ti khon tin gi khụng k hn v
cú k hn nh hn 90 ngy.
Cỏc nghip v phỏt sinh bng ng tin khỏc ngoi VN c chuyn i
thnh VN theo t giỏ thc t ti thi im phỏt sinh nghip v.
Số dư các tài khoản bằng tiền, tương đương tiền và công nợ có gốc là ngoại
tệ tại ngày lập Bảng Cân đối kế toán được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá bình
quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại ngày lập Bảng Cân
đối kế toán.
Các khoản chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá
do đánh giá số dư các khoản mục tiền tệ lại vào thời điểm cuối năm được ghi
nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính.
Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên cơ sở
giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể có thể thực hiện được. Giá gốc
hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực
tiếp, và chi phí sản xuất chung, nếu có, để có được hàng tồn kho ở địa điểm và
trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được được xác định bằng giá
bán ước tính trừ các chi phí để hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và
phân phối phát sinh.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho tại thời điểm kết thúc năm
tài chính được trích lập dự phòng khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp

hơn ghía gốc hàng tồn kho, theo quy định tại Chuẩn mực kế toán số 02 –
“Hàng tồn kho” và Thông tư số 107/2001/TT - BTC ngày 31/12/2001 của Bộ
Tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu khác:
Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước cho
người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác tại thời điểm lập Báo
cáo, nếu:
- Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm (hoặc trong một chu
kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản ngắn hạn.
- Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc trên 1 chu kỳ
sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản dài hạn.
Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi cuối kỳ kế toán
được trích lập cho những khoản công nợ phải thu quá hạn trên 1 năm hoặc khách
hàng đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, bị truy tố ... theo quy định tại
Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và Thông tư số 33/2005/TT-BTC
ngày 29/04/2005 của Bộ Tài chính.
Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, TSCĐ vô hình:
TSCĐ của Công ty được hạch toán theo Nguyên giá, Hao mòn, Giá trị còn lại.
Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua cộng thuế nhập khẩu, chi phí vận
chuyển, lắp đặt, chạy thử và các chi phí liên quan khác (nếu có) để đưa TSCĐ
vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Thực hiện theo phương pháp đường thẳng và
theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Tỷ lệ khấu hao áp dụng
phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngáy
12/12/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ quản lý, sử dụng và
trích khấu hao tái sản cố định.
Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản chi phí khác:
Nguyên tắc vốn hóa các khoản đi chi phí đi vay: Các chi phí đi vay liên quan
trực tiếp đến việc đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang được tính vào

giá trị của tài sản đó và các chi phí đi vay được vốn hóa khi đầu tư xây dựng
hoặc sản xuất tài sản dở dang bắt đầu phát sinh (chi phí lãi vay đầu tư). Tạm
ngừng vốn hóa khi tài sản dở dang đi vào sản xuất hoặc bán.
Tỷ lệ vốn hóa chi phí đi vay để xác định chi phí đi vay được vốn hóa trong
kỳ: xác định theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay chưa trả
trong kỳ.
2.2. Hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở
chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra các thông tin trên
chứng từ đó. Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tin cần quản lí về một đối
tượng như thu chi tiền mặt, nhập xuất hàng hoá, tăng giảm tài sản cố định, doanh
thu bán hàng, chi phí cho hoạt động quản lí và bán hàng mà bản thân chứng từ kế
toán không cung cấp được. Cuối kì dựa trên các thông tin này lập báo cáo kế toán
cung cấp cho việc ra quyết định nội bộ cũng như chủ thể bên ngoài. Việc hoàn
thành bộ sổ kế toán với số lượng, kết cấu cũng như phương pháp ghi chép của bộ
sổ kế toán đó là một việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán được
hoàn thành. Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty, hệ thống sổ kế toán tại
Công ty bao gồm:
1. Sổ chi tiết hàng hoá
2. Sổ chi tiết chi phí
3. Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
4. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
5. Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tài khoản 511, 632
6. Sổ quỹ tiền mặt
7. Thẻ kho
8. Sổ tài sản cố định
9. Sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng thống kê chi tiết
công nợ
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ

Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
Các loại sổ này được thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt cho phù
hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của Công ty.
Số lượng sổ và loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt chẽ
theo trình tự hạch toán tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Hình thức kế toán đó là
hình thức chứng từ ghi sổ.
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kì
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ - Quy trình ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ
2.3. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán vừa là một bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh
tế đó. Mỗi bản chứng từ chứa đựng đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ
kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy ra nghiệp vụ kinh tế
cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người lập bản chứng từ. Là
doanh nghiệp thương mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu khác nhau song đều nằm
trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá. Vì vậy, để đảm bảo yêu cầu quản
lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thương, quan hệ thanh toán với ngân hàng, ngân
sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng hoá Công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa
dạng. Bên cạnh các chứng từ được áp dụng phổ biến trong cả nước theo quy định
của Nhà nước, Công ty còn căn cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho
hoạt động kinh doanh của mình. Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán
bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Mỗi phần hành kế toán cụ thể

thì kế toán sẽ sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp để phản ánh đầy đủ các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
Với hàng tồn kho:
1. Phiếu nhập kho: Mẫu số: 01 - VT
2. Phiếu xuất kho: Mẫu số: 02 - VT
3. Thẻ kho: Mẫu số 06 - VT
4. Biên bản kiểm kê hàng hoá: Mẫu số 08 - VT
Với phần hành kế toán lao động tiền lương
1. Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL
2. Bảng thanh toán tiền lương và thưởng: Mẫu số 02 - LĐTL
3. Biên bản điều tra tai nạn lao động: 09 - LĐTL
Với phần hành kế toán tiền tệ
1. Phiếu thu: Mẫu số 01 - TT
2. Phiếu chi: Mẫu số 02 - TT
3. Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 -TT
4. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Mẫu số 04 - TT
Nhân viên các phòng ban Tập hợp chứng từPhân loại chứng từ
Kế toán phần hành
Lập chứng từ ghi sổ đặc trưng cho mỗi phần hành
Giám đốc công ty
Kiểm tra, kí duyệt
Kế toán trưởng
Kiểm tra, kí duyệt
Kế toán phần hành
Chứng từ ghi sổSổ chi tiết phần hành đó
Kế toán tổng hợp Ghi sổ kế toán tổng hợpBáo cáo kế toán
Bảo quản lưu trữ
5. Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07 - TT
6. Bảng kê tiền: Mẫu số 06 – TT
7. Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc

Phần hành kế toán tài sản cố định
1. Biên bản bàn giao TSCĐ: Mẫu số 01 - TSCĐ
2. Thẻ TSCĐ: Mẫu số 02 - TSCĐ
3. Biên bản thanh lí TSCĐ: Mẫu số 03 - TSCĐ
4. Biên bản sửa chữa TSCĐ: Mẫu số 04 - TSCĐ
5. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mẫu số 05 - TSCĐ
6. Bảng tính và phân bổ khấu hao
Phần hành kế toán bán hàng:
1. Hoá đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT - 3LL
2. Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 - VT
Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các chứng từ
bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốc Công ty kiểm tra
và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành kiểm tra và xin chữ kí
của Kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc trưng cho từng phần hành kế
toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng
hợp liên quan. Có thể khái quát quy trình luân chuyển chung của Công ty theo sơ
đồ sau đây:
Sơ đồ – Quy trình luân chuyển chứng từ chung
2.4. Hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến động
của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Để
cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, Công ty dùng nhiều tài khoản khác nhau để
phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện kinh doanh, quy mô, vào
loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán
thống nhất ban hành theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995
của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp,
Công ty lựa chọn các tài khoản thích hợp để vận dụng vào công tác kế toán.
Một số tài khoản chi tiết được mở theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như tài
khoản công nợ được mở chi tiết theo từng đối tượng công nợ. Những tài khoản
được lựa chọn để vận dụng này tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh

nghiệp. Hệ thống tài khoản đó bao gồm:
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
SH TÊN TK GHI CHÚ
LOẠI TK 1: TÀI SẢN LƯU ĐỘNG
111 Tiền mặt
112 Tiền gửi ngân hàng
131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng
133 Thuế GTGT được khấu trừ
138 Phải thu khác
141 Tạm ứng
142 Chi phí trả trước
144 Cầm cố, kí cược, kí quỹ ngắn hạn
156 Hàng hoá
LOẠI TK 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
211 Tài sản cố định hữu hình
214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
LOẠI TK 3: NỢ PHẢI TRẢ
311 Vay ngắn hạn
315 Nợ đến hạn trả
331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán
333 Thuế và các khoản phải nộp
3331 Thuế GTGT đầu ra
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp
334 Phải trả công nhân viên
335 Chi phí phải trả
338 Phải trả, phải nộp khác
3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y Từ
LOẠI TK 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU

411 Nguồn vốn kinh doanh
421 Lợi nhuận chưa phân phối
431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
LOẠI TK 5: DOANH THU
511 Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ
515 Doanh thu hoạt động tài chính
LOẠI TK 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
632 Giá vốn hàng bán
635 Chi phí hoạt động tài chính
642 Chi phí quản lí kinh doanh
LOẠI TK 7: THU NHẬP KHÁC
711 Thu nhập khác
LOẠI TK 8: CHI PHÍ KHÁC
811 Chi phí khác
LOẠI TK 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH