Đề cương ôn tập chi tiết môn Quản Trị Sự Kiện

1

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ SỰ KIỆN
Câu 1: Khái niệm và vai trị của sự kiện?
Có rất nhiều khái niệm nói về sự kiện như:
- Theo từ điển chambers: “Sự kiện là bất cứ điều gì diễn ra có kết quả; bất kỳ sự ảnh
hưởng bất ngờ hoặc có khả năng xảy ra gây sự chú ý hay đơn giản là một mục trong một
chương trình”.
- Theo APEX: “Một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, sự kiện đặc
biệt, tiệc chiêu đãi... Một sự kiện thường bao gồm nhiều chức năng khác nhau nhưng liên quan
đến nhau”
- Theo từ điển tiếng Việt: “Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý
nghĩa với đời sớng xã hội.”
Từ ba khái niệm trên, ta có thể rút ra KHÁI NIỆM về sự kiện là:
KHÁI NIỆM: Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, kinh
doanh, giải trí, thể thao, hội thảo, hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt
động khác liên quan đến lễ hội, văn hóa, phong tục- tập qn…
* Vai trị của sự kiện:
−
+

Đới với xã hội:
Giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt là đời sống tinh thần,

góp phần nâng cao chất lượng cuộc sớng.
+ Sự nâng cao niềm tự hào về cộng đồng dân tộc, củng cớ tình đồn kết, thắt chặt mới liên hệ
cộng đồng, đối ngoại và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dân tộc và các nước trên
thế giới.
+ Trực tiếp và gián tiếp tác động đến việc bảo tồn các di sản văn hóa của q́c gia, nâng cao

truyền thớng, lịng tự hào dân tộc, tính tự trọng, vâng cao bản sắc văn hóa dân tộc.
+ Tạo điều kiện phát triển cơ sở hạ tầng cũng như tạo khối lượng việc làm lớn cho xã hội.
− Đối với doanh nghiệp


2
+

Truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với khách hàng để có thể xây dựng, duy trì,

khuyếch trương và phát triển hình ảnh, khẳng định uy tín của mình trên thị trường.
+ Tạo ra lợi thế cạnh tranh
+ Thu hút nhân tài đến với doanh nghiệp
+ Là cơ hội đề các nhà cung ứng dịch vụ trung gian bán được các sản phẩm của mình, quảng bá
hình ảnh, sản phẩm của mình.
+ Với lợi thế trong lĩnh vực quan hệ báo chí và truyền hình, sự kiện góp phần "đánh bóng" cho
thương hiệu và sản phẩm của một cơng ty.
Câu 2: Nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện?
a. Nhân tố vĩ mô
- Nhân tố kinh tế: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính
hấp dẫn về thị trường và sức mua, cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thị trường hàng hoá
khác nhau. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện thì các sự kiện liên quan đến
hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số lượng và 75%
về ngân sách tổ chức sự kiện. Ngoài ra cùng với sự phát triển của đời sống xã hội mà yếu tố chi
phối lớn nhất là thu nhập của người dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện.
- Nhân tố tự nhiên: bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần
thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện. Các
yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ mơi trường tự nhiên có thể là thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực
tiếp đến việc tổ chức sự kiện đặc biệt là những sự kiện tổ chức ngồi trời; hay các vấn đề về ơ
nhiễm và bảo vệ môi trường tác động đến việc lựa chọn các chủ đề và hoạt động trong sự kiện.

- Nhân tố chính trị: Là 1 trong những yếu tớ ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ
chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện. Nó bao gồm hệ thớng luật và các văn bản
dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chính
phủ và các tổ chức chính trị, xã hội.
- Nhân tố nhân khẩu học: bao gồm các vấn đề về dân số và con người như quy mô,
mật độ, phân bố dân cư, tỷ lệ sinh, tỷ lệ tử, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp,… tạo ra các
loại thị trường cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, vì vậy nhân tố nhân khẩu học là mối quan
tâm lớn của các nhà hoạt động thị trường.
- Nhân tố công nghệ, kỹ thuật: bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công
nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải


3

pháp cụ thể của tổ chức sự kiện. Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực
như quản lý, lập kế hoạch tổ chức, chuẩn bị sự kiện, thông tin liên lạc hỗ trợ tổ chức sự kiện.
- Nhân tố văn hoá: Văn hoá được coi là 1 hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền
thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với 1 nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ 1 cách
tập thể, bao gồm: những giá trị văn hố truyền thớng căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát,
các nhánh văn hoá của 1 nền văn hoá. Sự đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hố, sắc tộc
và tơn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp với các diễn
biến đó.
b. Nhân tố vi mơ
- Yếu tố trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện: nguồn lực của nhà tổ chức sự kiên
(resource) bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở vật chất kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các
mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, với chính quyền,…
- Khách hàng: Khách hàng là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện phục vụ và
mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện, tuỳ theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng
của sự kiện có thể khác nhau. Các địi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động
tổ chức sự kiện, vì nhà tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay đạt được

mục tiêu của khách hàng. Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sự kiện.
- Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ: là các doanh nghiệp và cá nhân đảm bảo cung ứng các
yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đới thủ cạnh tranh để có thể thực hiện triển khai
được các sự kiện. Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sẽ ảnh hưởng đến các yếu tố như địa điểm
tổ chức sự kiện, cách thức phục vụ, hình thức giải trí, cách trang trí, âm thanh ánh sáng,… Bất
kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng sẽ gây ra ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự
kiện.
- Đối thủ cạnh tranh: Mọi doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp tổ chức sự
kiện nói riêng đều phải đới đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau. Trong
quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh
tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý. Quá trình cạnh tranh sẽ ảnh
hưởng đến sự kiện (ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình, ý tưởng,… do tác động từ đối thủ
cạnh tranh).


4

Câu 3: Khái niệm quản trị sự kiện và nội dung cơ bản của Quản trị sự kiện?
3.1. Khái niệm quản trị sự kiện
Quản trị sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sự kiện
lên tập thể lao động, sử dụng 1 cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theo
đúng luật pháp và chuẩn mực xã hội.
3.2. Nội dung cơ bản của Quản trị sự kiện
a. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Khái niệm: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá trình xác định trước các cơng việc 1
cách chi tiết theo 1 hệ thớng nhất định dựa trên chương trình và ngân sách sự kiện đã được xác
định
- Vai trò:
- Cho phép nhà tổ chức sự kiện hình dung được 1 cách vừa hệ thống, vừa chi tiết các
hạng mục công việc trong tổ chức sự kiện nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực

- Giúp nhà tổ chức sự kiện xác định được tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai các
mục công việc, cũng như tính toán được thời gian triển khai thực hiện các hạng mục này.
- Xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận từng cá nhân
- Tới thiểu hố các tác động tiêu cực của sự cố và chủ động tiến hành các biện pháp khắc
phục
- Dự trù, tính toán và điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện 1 cách đầy đủ chính
xác hơn.
- Nội dung:
- Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện
• Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện
• Thành lập ban tổ chức sự kiện
• Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện
- Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Xác định mục tiêu
• Xác định chủ đề sự kiện
• Xác định đới tượng đại biểu
• Xây dựng chương trình kế hoạch


5

• Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
• Xác định ngân sách
• Tài trợ sự kiện
b. Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện
- Những vấn đề pháp lý của quản trị sự kiện
+ Đàm phán và hợp đông phục vụ sự kiện
+ Giấy phép và những quy định
+ Nhãn hiệu và biểu tượng
+ An tồn, an ninh và bảo hiểm sự kiện

-Truyền thơng marketing sự kiện
+ Ý nghĩa của truyền thơng marketing sự kiện
• Truyền tải đến khán giả thông điệp, thương hiệu của cơng ty
• Thúc đẩy sự gắn kết giữa sản phẩm của DN với nhà tài trợ và KH
• Thu hút thêm nhiều khách tham dự và xây dựng một cộng đồng trực tuyến trong tất cả
các giai đoạn của sự kiện
- Lựa chọn các cơng cụ truyền thơng
• Trước khi sự kiện diễn ra: quảng cáo, khuyến mại, banner, poster, báo giấy, truyền
hình, radio, báo điện tử, social media,…
• Sau khi sự kiện diễn ra: Báo, truyền hình, internet,….
- Nội dung truyền thơng marketing sự kiện
• Xác định KH mục tiêu
• Xác định mục tiêu truyền thơng
• Thiết kế thơng điệp
• Lựa chọn phương tiện truyền thơng
• Xác định ngân sách truyền thơng
• Đánh giá kết quả truyền thơng
c. Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện
- Tổ chức đưa đón, tiếp khách
+ Xác định loại phương tiện chở khách
+ Xác định điểm đỗ và đưa đón khách


6

+ Tổ chức tiếp khách trong sự kiện
- Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng
+ Tổ chức không gian sự kiện
+ Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong sự kiện
+ Tổ chức ăn uống trong sự kiện

+ Lên thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng các tiêu chuẩn
+ Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đồn
+ Thơng báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn
+ Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng.
- Tổ chức quay phim chụp ảnh và hoạt động giải trí
+ Tổ chức quay phim chụp ảnh
+ Tổ chức các hoạt động giải trí
d. Đánh giá sự kiện và những thông tin về các loại sự kiện thường gặp
* Hoạt động sau sự kiện và những tình h́ng
- Hoạt động sau sự kiện
• Viết báo cáo
• Quyết tốn với cơng ty
• Họp rút kinh nghiệm, tổng kết và đánh giá kết quả của sự kiện
- Những tình h́ng
• Những sự cớ xảy ra liên quan đến luật lệ
• Vấn đề thời gian diễn ra sự kiện
• Người dẫn chương trình
• Giờ giấc và trang phục của Sao
* Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện
- Khái niệm: Đánh giá sự kiện là hoạt động có liên quan chủ yếu đến việc đo lường sự
thành công của 1 sự kiện về mục tiêu của nó bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu liên
quan từ sự kiện này
- Xác định những tiêu chí và phương pháp đánh giá
- Quá trình đánh giá và đo lường chi phí
• Lập kế hoạch đánh giá


7

• Thu thập dữ liệu

• Phân tích dữ liệu
• Báo cáo
Câu 4: Thị trường Tổ chức sự kiện và xu hướng phát triển ở Việt Nam
a. Thị trường tổ chức sự kiện
Sự kiện đó là các hoạt động xã hội trong lĩnh vực thương mại, giải trí, thể thao, hội thảo,
hội nghị, giao tiếp xã hội, các trò chơi cộng đồng, và các hoạt động xã hội khác liên quan đến lễ
hội, văn hóa, phong tục- tập quán...“ Các sự kiện này đã và đang thường xuyên diễn ra với
nhiều tầm quy mô lớn nhỏ khác nhau.
Với các sự kiện mang tính chất văn hóa, phong tục tập quán… hoặc các sự kiện đơn
giản như đám cưới, hội họp, gặp mặt… việc tổ chức không quá phức tạp, người chủ trì chỉ cần
có một sớ kinh nghiệm nhất định cũng có thể thực hiện được.
Tuy nhiên để bắt kịp với sự phát triển của xã hội, địi hỏi cần có những nhà tổ chức sự
kiện chuyên nghiệp. Đặc biệt, đối với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như:
các buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, quan hệ công chúng, triển lãm, hội
chợ, gặp mặt khách hàng… do tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp nên nếu chủ đầu tư là các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổ
chức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình.
Ngồi ra, do tính chất rất phức tạp của các sự kiện, cũng như để đạt được ý tưởng, mục
tiêu của một đất nước đang phát triển như Việt Nam gần 90 triệu dân đầy tiềm năng, khi tổ
chức sự kiện cần phải có các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tận dụng kinh nghiệm và
khả năng tổ chức của đội ngũ này.
Một lý do khác, khi diễn ra một sự kiện đặc biệt là các sự kiện tương đối lớn các dịch vụ
cần có cho sự kiện rất đa dạng (như các dịch vụ về trang trí, sân khấu, dẫn chương trình, tiếp
đón, lưu trú, ăn ́ng…) một doanh nghiệp, một tổ chức vừa đóng vai trị là chủ đầu tư sự kiện
kiêm nhà tổ chức sự kiện sẽ không đủ thông tin, kinh nghiệm để đảm đương hết tất cả các dịch
vụ này.
Đối với cung tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam có thể thấy sớ cơng ty chuyên về kinh
doanh tổ chức sự kiện còn rất ít. Các cơng ty có tham gia tổ chức sự kiện chủ yếu là tổ chức

8

đan xen như: Các doanh nghiệp quảng cáo, các công ty du lịch, khách sạn và một sớ doanh
nghiệp có cơ sở tổ chức hội thảo hội nghị, sân vận động…
Một số sự kiện được tổ chức theo kiểu lập ban tổ chức. Ban tổ chức được thành lập từ
nhiều thành phần khác nhau, trong đó giữ vai trị chính là chủ đầu tư sự kiện. Khi sự kiện kết
thúc thì ban tổ chức cũng thường tự giải thể, như vậy vừa không tận dụng được kinh nghiệm
của các nhà tổ chức sự kiện quen thuộc, vừa tốn kém, lãng phí.
Về chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp chủ yếu thực hiện theo hình
thức tự học hỏi là chính. Hiện nay nhân sự tốt cho lĩnh vực tổ chức sự kiện còn chưa nhiều. Tại
Việt Nam cũng có một sớ ít trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện, tuy
cũng đã lác đác có một vài trường đã đưa mơn học vào giảng dạy ( ĐH Thương Mại, ĐH Nhân
Văn,...) cịn ngồi ra chủ yếu dựa vào kinh nghiệm học hỏi được. Ngay cả các thông tin về việc
tổ chức sự kiện ở Việt Nam cũng còn rất hạn chế, chưa mang tính hệ thớng.
Có thể nói, hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện còn ở quy mơ nhỏ, chất lượng
dịch vụ cịn thấp, tính cạnh tranh chưa cao, các doanh nghiệp nước ngoài cũng chưa tham gia
sâu vào thị trường này. Theo đánh giá của nhiều chun gia, xu hướng tất yếu sẽ có nhiều cơng
ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ra đời đáp ứng các yêu cầu cơ bản về tính chuyên nghiệp, sự
phong phú về sản phẩm, đạt chất lượng dịch vụ cao đáp ứng nhu cầu về dịch vụ tổ chức sự kiện
trên thị trường Việt Nam.
b. Xu thế phát triển thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam
Nếu trước đây chỉ có những cơng ty lớn của nước ngồi chú ý đến việc tổ chức các sự
kiện thì hiện tại nhiều doanh nghiệp lớn trong nước cũng đã bắt đầu quan tâm đến hình thức
quảng bá thương hiệu mới mẻ này.
Những doanh nghiệp làm nghề tổ chức sự kiện có thể sớng quanh năm vì mỗi năm một
đơn vị tổ chức ít nhất vài sự kiện lớn nhỏ. Lớn thì kinh phí từ vài trăm triệu đến vài tỉ đồng,
nhỏ thì vài chục triệu: tổ chức liveshow (chương trình ca nhạc lớn có ngơi sao, truyền hình trực
tiếp), sự kiện cộng đồng (đi bộ vì người nghèo), road show (triển lãm di động qua nhiều địa
phương); hội nghị khách hàng, những buổi họp báo, hội thảo... Mỗi sự kiện có thể chỉ diễn ra
trong vài giờ đến kéo dài cả năm.

Xuất hiện ở VN khoảng năm 1995 chỉ với một vài cơng ty của người nước ngồi, đến
nay sớ cơng ty làm nghề tổ chức sự kiện đã khá nhiều. Theo kết quả nghiên cứu độc lập gần


9

đây của Cơng ty FTA thì ngành PR/event ở Việt Nam đang tăng trưởng nhanh, ước tính 30%
với hơn 20 công ty chuyên về PR/event và hàng trăm công ty quảng cáo làm “kèm”. 66% các
công ty tự làm và 77% công ty thuê làm các hoạt động PR/event.
Khách hàng được phỏng vấn cho biết họ “hài lòng” với kết quả đem lại. Những yếu tố
mà họ mong đợi là “có mới quan hệ tớt” (với báo chí, cơ quan chức năng), “nhiệt tình”,
“chun nghiệp”, “hiệu quả” và điều khơng hài lịng là các dịch vụ “thiếu sáng tạo”. Vì vậy,
44% đặt yếu tố “sáng tạo” lên hàng đầu, sau đó đến “phục vụ khách hàng”, “kỹ năng truyền đạt
thơng tin”, “kỹ năng giải quyết vấn đề”... cùng với yêu cầu “khơng đụng hàng”.
Các cơng ty có lợi thế là thành lập từ lâu, am hiểu thị trường nên đưa ra những ý tưởng
vừa độc đáo vừa phù hợp với bản sắc dân tộc, quan trọng hơn là chi phí cũng nhẹ hơn các công
ty đa quốc gia. Hơn nữa, thị trường ở Việt Nam dù phát triển mạnh song vẫn cịn là “mẩu bánh
q nhỏ” khơng bõ để các đại gia này nhảy vào.

CHƯƠNG 2: LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Câu 5: Công tác chuẩn bị Tổ chức sự kiện? Bao gồm: Nghiên cứu nhu cầu và các loại
hình Tổ chức sự kiện, thành lập ban tổ chức sự kiện, ký kết hợp đồng Tổ chức sự kiện
(Khái niệm, nội dung, các loại, các bước xây dưng). Các kiểu thương lượng.
5.1 Nghiên cứu nhu câu và loại hình Tổ chức sự kiện
5.1.1 Nghiên cứu nhu cầu
- So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mơ nhu cầu lớn hơn nhiều.
Những nhu cầu đó bao gồm:
+ Nhu cầu của các tổ chức xã hội.
+ TC phi chính phủ
+ Các doanh nghiệp

+ Nhu cầu của các gia đình, các cá nhân.
- Kinh tế xã hội càng phát triển thì nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao. Cụ thể là


10

+ Sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt là Internet) nhu cầu,
mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường cao hơn rất nhiều
+ Với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: các buổi lễ khai trương,
giới thiệu sản phẩm, quảng cáo,triển lãm, hội chợ.. các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà tổ
chức sự kiện chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình
- Nhu cầu về tổ chức sự kiện rất đa dạng bởi vì:
+ Khi diễn ra một sự kiện đặc biệt các dịch vụ cần có cho sự kiện rất đa dạng
+ Việt Nam gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục
ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp
thuộc các ngành.
- Khi nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện thì nhà tổ chức cịn cần phải nghiên cứu tìm
hiểu về:
+ Khán giả của sự kiện
+ Những nhu cầu, mong ḿn của họ
+ Tìm hiểu về văn hoá, luật lệ của địa phương.
- Về việc nghiên cứu đối tượng tham dự sự kiện, chúng ta nên chú ý các yếu tố sau:
+ Độ tuổi, Giới tính
+ Trình độ
+ Phong cách sớng
+ Tình trạng gia đình
+ Sở thích
+Thu nhập
5.1.2 Các loại hình tổ chức sự kiện
- Tổ chức lễ khai trương, khánh thành

- Tổ chức lễ khởi công động thổ
- Tổ chức hội nghị khách hàng
- Tổ chức tiệc tất niên, gặp mặt đầu xuân
- Tổ chức lễ cưới , hỏi
- Tổ chức buổi lễ giới thiệu sản phẩm mới
- Tổ chức lễ hội, hội trợ, sự kiện cộng đồng


11

- Tổ chức trương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thật
- Tổ chức các sự kiện cho trẻ em
Loại hình sự kiện quyết định đến chương trình, ngân sách cũng như kế hoạch chuẩn bị,
triển khai thực hiện sự kiện… hay nói cách khác nó có tầm ảnh hưởng quyết định đến tồn bộ
quy trình tổ chức sự kiện. Do đó việc phân loại loại hình sự kiện có một vai trò quan trọng. Với
những mục tiêu chính của chủ đầu tư sự kiện đòi hỏi nội dung sự kiện phải được thiết kế và
thực hiện để đạt được. Tuy nhiên, bên cạnh đó các loại hình sự kiện cụ thể khác cũng địi hỏi có
các ý tưởng, chương trình sát thực với chúng
5.2 Thành lập ban tổ chức sự kiện
Việc thành lập ban tổ chức sự kiện có thể được tiến hành trước khi lập dự tốn, chương
trình và sáng tạo các ý tưởng cho sự kiện. Tuy nhiên, trong một sớ trường hợp đặc biệt khi có
sự tách biệt về việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện và việc chuẩn bị, thực hiện sự kiện ban tổ
chức sự kiện có thể được thành lập sau khi đã có các kế hoạch tổ chức sự kiện tương đới hồn
chỉnh.
Ban tổ chức sự kiện có thể gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau,
có khả năng tổ chức và có kỹ năng chun mơn nghề nghiệp để chủ động thực hiện, quản lý
các hoạt động có liên quan đến lĩnh vực của mình trong quá trình tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức
sự kiện thường cử người có đủ kinh nghiệm và năng lực đảm nhận chức trưởng ban tổ chức.
Trong trường hợp, khi nhà đầu tư đã ký kết hợp đồng thuê và ủy quyền cho nhà tổ chức
sự kiện. Ban tổ chức sự kiện được thành lập từ quyết định của nhà tổ chức sự kiện Trong

trường hợp có các thành viên của chủ đầu tư sự kiện tham gia vào ban tổ chức sự kiện, cần mô
tả rõ và thống nhất với chủ đầu tư sự kiện về vị trí, trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên
này tránh trường hợp chồng chéo và cản trở các hoạt động tổ chức sự kiện.
- Nhà quản trị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận vai trò trưởng Ban tổ chức với những nhiệm
vụ:
+ Trực tiếp điều hành các thành viên trong Ban
+ Ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc về việc kết hợp các kỹ
năng chuyên môn.
+ Thực hiện điều hịa tạo nên sự ăn khớp chương trình riêng biệt nhằm duy trì sự đồng
bộ cơng việc giữa các thành viên trong Ban.


12

5.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện
5.3.1. Khái niệm hợp đồng:
Là một cam kết thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (thể nhân hay pháp nhân) để làm hoặc
khơng làm một việc nào đó trong khn khổ pháp luật. Hợp đồng thường gắn liền với dự án,
trong đó một bên thỏa thuận với các bên khác thực hiện dự án hay một phần dự án cho mình.
Hợp đồng có thể được thể hiện bằng văn bản hay bằng lời nói có thể có người làm chứng, nếu
vi phạm hợp đồng hay khơng theo cam kết thì 2 bên sẽ cùng nhau ra tòa và bên thua sẽ chịu
mọi phí tổn.
5.3.2 Nội dung hợp đồng:
Theo Goldblatt (2008) giải thích, một hợp đồng sự kiện điển hình sẽ chứa các nội dung
cơ bản, bao gồm:
- Tên của các bên tham gia ký kết hợp đồng,
- Thông tin chi tiết về dịch vụ hay sản phẩm được đặt hàng (ví dụ, thiết bị, giải trí…)
- Bồi hoàn hoặc các điều khoản trao đổi để lấy sản phẩm, dịch vụ.
- Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên.
- Phương thức giải quyết tranh chấp.

- Chữ ký của cả hai bên thể hiện sự nhất trí với các điều khoản và các thoả thuận trong
hợp đồng.
5.3.4 Các loại hợp đồng
- Hợp đồng Giải trí.
+ Một đặc điểm chung của hợp đồng giải trí là “phụ lục”, bao gồm những sửa đổi, bổ
sung cho hợp đồng.
+ Một điều khoản quan trọng khác trong hợp đồng giải trí là vấn đề độc quyền.
+ Hợp đồng phải chứa một điều khoản quy định rằng các bên thamgia hợp đồng có
quyền ký thay
- Hợp đồng Địa điểm.
+Tiền đặt cọc: một khoản tiền, thường được xác định bằng một tỷ lệ nhất định trên lệ phí
thuê địa điểm.
+ Hủy: bồi thường cho việc hủy bỏ sự kiện
+ Truy cập: bao gồm thời gian mở cửa, đóng cửa, và thời gian sử dụng thực tế.


13

+ Giải quyết trễ giờ: hình phạt cho nếu sự kiện vượt quá thời gian quy định.
+ Ghế mời: đây là vé miễn phí dành cho đơn vị quản trị địa điểm.
+ Bổ sung hoặc thay đổi: sự kiện có thể yêu cầu một số thay đổi về cấu trúc của địa
điểm.
+ Biển hiệu: bao gồm các yếu tố tượng trưng cho nhà tài trợ và các hoạt động quảng cáo
khác.
+ Chi phí
- Hợp đồng Tài trợ.
- Hợp đồng Phát sóng

5.3.5 Các kiểu thương lượng
Đới tác

Mục tiêu
Xuất phát điểm
Chủ trương
Lập trường
Phương pháp
Phương án
Biểu hiện
Kết quả

TL kiểu mềm
Coi đối tác như bạn
bè
Đạt thỏa thuận, giữ
được mối quan hệ
Nhượng bộ để giữ
mối quan hệ
Với việc và người đều
ơn hịa
Dễ thay đổi

TL kiểu cứng
Coi đối tác như địch
thủ
Giành đc thắng lợi
bằng mọi giá
Bắt ép đới tác nhượng
bộ
Với việc và người đều
cứng rắn
Kiên trì giữ lập

trường
Uy hiếp đối tác

TL kiểu nguyên tắc
Coi đối tác như
những cộng sự
Giải quyết vấn đề
hiệu quả và thân thiện
Tách con người ra
khỏi vấn đề
Với người thì ơn hịa
với việc thì cứng
Chú ý tới lợi ích chứ
kp lập trường
Đề xuất kiến nghị
Cùng tìm kiếm lợi ích
chụng
Tìm phương án đới Tìm phương án có lợi Tìm phương án có lợi
tác có thể tiếp thu đc
cho mình
cho cả 2 bên
Tránh xung đột
Tranh đua sức mạnh ý Căn cứ tiêu chuẩn
chí
khách quan để đạt
thỏa mãn
Khuất phục trc sức ép Tăng sức ép khiến đối Khuất
phục
trc

14

của đối tác

tác bị khuất phục

nguyên tắc chứ ko
khuất phục trc sức ép

5.3.6 Xây dựng hợp đồng: 5 bước
Bước 1: Xác định mục tiêu: thiết lập cuộc thảo luận sơ bộ giữa các nhà cung cấp tiềm
năng và đơn vị quản trị sự kiện
Bước 2: Đàm phán: thống nhất về giá, dịch vụ…cho đến khi đạt được sự hài lòng của cả
hai bên, điều này được chính thức hóa trong một bản tóm tắt được gọi là “bản thoả thuận ban
đầu”
Bước 3: Chấp nhận ban đầu: nhà cung cấp sau đó được thơng báo rằng đề nghị của họ
được tạm chấp nhận;
Bước 4: Thỏa thuận về các điều khoản: các cuộc thảo luận sau tiếp tục diễn ra chi tiết
hơn,gồm các yếu tớ như điều khoản thanh tốn và chiết khấu để đáp ứng mục tiêu số lượng.
Bước 5: Ký hợp đồng: khi tất cả các chi tiết được chấp thuận, chúng sẽ được thiết lập
trong hợp đồng và sau đó những người có trách nhiệm của nhà cung cấp và quản trị sự kiện sẽ
ký vào hợp đồng.
Câu 6: Trình bày các bước của quá trình lập kế hoạch Tổ chức sự kiện?
Bao gồm các bước:
Bước 1: Xác định mục tiêu của sự kiện
Bước 2: Xác định chủ đề của sự kiện
Bước 3: Xác định đối tượng đại biểu
Bước 4: Xây dựng chương trình kế hoạch
Bước 5: Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

Bước 6: Xác định ngân sách
Bước 7: Tài trợ sự kiện
6.1. Nội dung Xác định mục tiêu của sự kiện và lấy ví dụ minh họa?
Mục tiêu của sự kiện đó là những kết quả mà nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện
cũng như các thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực
hiện sự kiện
Xác định mục tiêu của sự kiện gồm:


15

+ Gia tăng doanh sớ
+ Tìm kiếm khách hàng mục tiêu
+ Mở rộng thị trường
+ Mở rộng mối quan hệ.
+ Và một số mục tiêu khác
Yêu cầu của mục tiêu: ý nghĩa của mục tiêu, tính rõ ràng của mục tiêu, thể hiện yếu tố
thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sk, mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả
thi, mục tiêu phải đảm bảo sự thớng nhất.
Ví dụ: Mục tiêu của một số sự kiện.
- Với sự kiện hội họp, hội nghị, hội thảo:
+Tập hợp các thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin.
+ Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới.
+ Trao đổi ý kiến
+ Tìm kiếm sự đồng thuận
+ Tìm các giải pháp cho các vấn đề còn tồn đọng
- Với sự kiện đoàn thể:
+ Tuyên dương thành tích
+ Cảm ơn (khách hàng, các nhà cung cấp)
+ Gặp gỡ, giao lưu

+ Giới thiệu sản phẩm
+ Đánh bóng thương hiệu
+ Lễ kỷ niệm.
- Với sự kiện ra mắt sản phẩm mới:
+ Gia tăng doanh thu cho công ty.
+ Mở rộng quan hệ với đối tác, khách hàng.
+ Thâm nhậm vào thị trường dịch vụ giải trí mới lạ.
+ Tìm kiếm them khách hàng mục tiêu
+ Tăng sự nhận biết về công ty đối với khách hàng tiềm năng.


16

6.2. Nội dung Xác định chủ đề của sự kiện
Chủ đề cho sự kiện được hiểu là nội dung ngắn gọn mang tính khái quát, biểu tượng
chứa đựng các ý tưởng, mục đích, nội dung, hình thức… của sự kiện.
Chủ đề sự kiện và tên sự kiện có thể giớng hoặc khác nhau tùy theo quyết định của nhà
tổ chức sự kiện.
Hình thành chủ đề sự kiện: có 2 kiểu hình thành là nhà đầu tư xác định chủ đề và yêu
cầu các nhà tổ chức SK thực hiện theo hoặc nhà đầu tư sự kiện thường đưa ra mục đích trong
việc đầu tư SK của mình, việc hình thành chủ đề cho sự kiện được giao cho nhà tổ chức sự
kiện. Sau đó, nhà đầu tư vs các chuyên gia marketing của mình sẽ cùng vs nhà tổ chứ sự kiện
bàn bạc và thống nhất chủ đề cho sự kiện.
6.3. Nội dung Xác định đối tượng đại biểu và liên hệ về thực trạng hiện nay?
Khách mời tham gia sự kiện là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu
tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng
chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến.
Phân loại khách mời:
- Theo kế hoạch tổ chức sự kiện: khách mời chính thức và km dự bị.
- Theo vị trí, vai trò hiện tại của khách: nhân vật quan trọng, cơ quan truyền thông,

khách hàng, các nhà cung ứng.
Các công việc cần chuẩn bị là: Lập danh sách khách mời; chuẩn bị và gửi thiếp mời/
giấy mời cho khách; tiếp nhận thông tin phản hồi từ khách mời.
Liên hệ thực tiễn:
- Sự kiện ra mắt sản phẩm dịch vụ mới “Tự bịa tên”:
Công ty xác định đối tượng đại biểu/ khách mời theo vị trí, vai trò hiện tại của khách
−
+
+

Nhân vật quan trọng gồm:
Người đại diện hình ảnh: ca sĩ Ngơ Kiến huy.
Khách mới nổi tiếng: ca sĩ Suiboi, ca sĩ Only C, ca sĩ Chi Dân, người mẫu Hồ Diễm My, giải

+
+
+
+
−

nhất tìm kiếm tài năng Hà Nội – Ms. Đào Vân Anh.
Giám đốc công ty giải trí: Mr. Nguyễn Quốc Toản.
Người đại diện chính quyền địa phương.
Phó giám đớc cơng ty giải trí: Ms. Nguyễn Phương.
Đại diện các phịng ban trong cơng ty
Cơ quan truyền thông bao gồm:


17
+

+
−
−
+
+

Đại diện báo điện tử của báo 24h, vnexpress, vietnamnet.
Đại diện báo truyền thống của báo sinh viên, báo thanh niên,…
Khách hàng: lập danh sách khách hàng VIP của công ty.
Nhà đầu tư
Đại diện khách sạn The Time, khách sạn Old Town.
Đại diện công ty lữ hành Vietravel, công ty lữ hành Hà Nội tourism, công ty lữ hành ANZ

+

travel.
Đại diện khu vui chơi giải trí Phương Hiền Chi.
6.4. Nội dung Xây dựng chương trình kế hoạch? Ví dụ minh họa?
- Xây dựng chương trình: là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ.
Từ chương trình tổng thể của sự kiện sẽ là cơ sở để lập kế hoạch chuẩn bị, tổ chức; có
thể xác định các dịch vụ cần thiết cho chương trình và có thể từ đây xác định được sơ bộ giá
thành của chương trình.
Quy trình xây dựng chương trình:
+ Nghiên cứu các yếu tớ ảnh hưởng.
+ Xđ chủ đề, xd ý tưởng cho SK
+ Xd chương trình và lập dự tốn ngân sách cho SK
+ Thảo luận, thớng nhất và điều chỉnh chương trình
+ Hồn thiện chương trình
+ Thớng nhất chương trình chính thức
+ Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức SK

+ Điều chỉnh CT trong khi chuẩn bị, hoàn thiện CT lần cuối trước khai mạc SK
- Xây dựng kế hoạch:
Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công
việc của sự kiện (từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc sự kiện), được sắp xếp có khoa học
theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các
hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung cơng việc có trong sự kiện nhằm đạt
được các mục tiêu của tổ chức sự kiện.
Các yêu cầu:
+ Dựa trên chương trình,mục tiêu,các ý tưởng chính của SK
+ Dựa trên hợp đồng, dự toán ngân sách cũng như các thỏa thuận với nhà đầu tư SK
+ Dựa trên cơ sở khả năng và nguồn lực của nhà tổ chức SK


18

+ Tính đến những tác động của các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tổ chức SK.
+ Xem xét yếu tố thời gian
+ Phải đảm bảo tính hệ thống, tồn diện và đầy đủ
+ Phải tính đến yếu tớ rủi ro, sự cớ và các phương án dự phịng
+ Phải đảm bảo tính khả thi
Quy trình xây dựng:
+ Hệ thớng hóa các hoạt động sẽ diễn biến trong sự kiện
+ Lập kế hoạch chuẩn bị chi tiết
+ Lập kế hoạch chuẩn bị tổng thể
+ Lập kế hoạch về việc triển khai thực hiện sự kiện
+ Lập kế hoạch cho các công việc bổ trợ trong sự kiện
+ Điều chỉnh dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch chuẩn bị kinh phí cho
sự kiện
+ Lập kế hoạch xử lý các sự cố trong sự kiện
+ Tiến hành thảo luận và lấy ý kiến của các bên tham gia về các nội dung nói trên

+ Kiểm tra đánh giá và hoàn thiện kế hoạch tổng thể.
* Liên hệ thực tiễn: Sự kiện ra mắt sản phẩm dịch vụ giải trí “tự bịa tên” mới:
Cơng ty xây dựng chương trình như sau:
1. Đón tiếp khách tham dự, cài biểu tượng lên áo cho khách.
2. Tổ chức văn nghệ, tổ chức các không gian trang trí.
3. MC lên dẫn chương trình theo kịch bản
4. Giới thiệu và mời tổng giám đốc công ty giải trí lên tuyên bố lý do, múc đích và ý
nghĩa của buổi lễ.
5. Giới thiệu và mời chủ đầu tư lên phát biểu.
6. Giới thiệu các cơ quan địa phương, các bị đại biểu khác.
7. MC giới thiệu về dịch vụ giải trí. Các PG và PB đưa tài liệu giới thiệu về dịch vụ giải
trí cho khách và hướng dẫn quy tắc trò chơi.
8. Mời các khách hàng bắt đầu tham gia trải nghiệm dịch vụ giải trí.
9. Phỏng vấn khách hàng sau khi tham gia.
10. Tiếp khách và tổ chức vãn nghệ


19

11. Tiễn khách ra về.
12. Kết thúc buổi lễ
Công ty xây dựng nhóm tổ chức sự kiện bao gồm: (1 người quản lý sự kiện,1 người phụ
trách địa điểm và nhà cung ứng, 1 ngừoi phụ trách tài chính, 1 người phụ trách marketing,, 1
người giám sát trong sự kiện ) , 1 người phụ trách dẫn chương trình.
6.5. Nội dung lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm. Quy trình lựa chọn địa điểm và lấy
ví dụ minh họa? Lấy ví dụ minh họa về lập thời gian biểu?
- Xác định thời gian: Khớng chế tồn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị, xác
định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu
quan trọng, xác định thêm mức thời gian dự phịng cho tồn bộ hệ thống công việc, xác định
phương pháp chuẩn bị cho thích hợp.

- Xác định địa điểm:
+ Phân loại địa điểm: theo khơng gian( trong phịng, ngồi trời, khơng gian hỗn hợp),
CSVCKT vớn có của địa điểm( chun nghiệp, bị động).
+ u cầu: Cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, cần phải phù hợp với quy mô của
sự kiện, có vị trị,mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo các dịch vụ ăn uống, lưu trú, an
ninh, lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước; các yêu cầu về thơng tin liên lạc; khu vực giải
quyết tình h́ng khẩn cấp; vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí.
+ Quy trình lựa chọn địa điểm:
1. Mơ tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức SK
2. Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức
3. Liên hệ nhà cung ứng khảo sát địa điểm
4. Đàm phán và thống nhất lựa chọn
5. Ký kết hợp đồng địa điểm.
* Liên hệ thực tiễn:
- Tổng độ dài thời gian tổ chức sự kiện là: 5 tiếng
- Thời gian tổ chức sự kiện: từ 18h00p – 23h00p
Thời gian cụ thể:
1. 18 giờ 00 phút: Đón tiếp khách tham dự, cài biểu tượng kinh dị lên áo cho khách (30
phút).


20

2. 18 giờ 30 phút: Khai mac và tổ chức văn nghệ, tổ chức các không gian trang trí kinh
dị (15 phút).
3. 18 giờ 50 phút: MC lên dẫn chương trình theo kịch bản (10 phút).
4. 19 giờ 05 phút: Giới thiệu và mời tổng giám đốc công ty giải trí lên tuyên bố lý do,
múc đích và ý nghĩa của buổi lễ (5 phút).
5. 19 giờ 15 phút: Giới thiệu và mời chủ đầu tư lên phát biểu (5 phút).
6. 19 giờ 25 phút: Giới thiệu các cơ quan địa phương, các bị đại biểu khác (5 phút).

7. 19 giờ 40 phút: MC giới thiệu về dịch vụ giải trí. Các PG và PB đưa tài liệu giới thiệu
về dịch vụ giải trí cho khách và hướng dẫn quy tắc trò chơi (10 phút).
8. 19 giờ 55 phút: Mời các khách hàng bắt đầu tham gia trải nghiệm dịch vụ giải trí (180
phút).
9. Phỏng vấn khách hàng sau khi tham gia (trong śt thời gian cịn lại).
10. Tiếp khách và tổ chức vãn nghệ (trong śt thời gian cịn lại).
11. Tiễn khách ra về (trong śt thời gian cịn lại).
12. Kết thúc buổi lễ
Tổng thời gian là 300 phút tính cả thời gian dự phịng và 260 phút khơng tính thời gian
dự phòng.
6.6. Nội dung xác định ngân sách
- Là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong
quá trình tổ chức sự kiện.
Các u cầu đới với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự tốn ngân sách
- Đới với nhà đầu tư sự kiện cần khẳng định được các yêu cầu sau:
+ Xem xét, thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự toán kinh phí
+ Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
+ Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện
- Đới với nhà TCSK
+ Cần sát với chương trình đã được thỏa thuận với nhà đầu tư SK.
+ Dự kiến và tính tốn một cách tương đới chính xác các chi phí cần chi trả cho các
hàng hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình.


21

+ Đưa ra những đề xuất, điều chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư SK hoặc nhằm mục
đích đảm bảo đạt được các mục tiêu của SK.
+ Giao việc lập dự tốn cho người có kinh nghiệm trong việc lập chương trình, kế
hoạch, lập dự tốn của SK.

- Các nhóm chi phí cơ bản: thơng thường người ta chia các khoản mục vào 4 nhóm cơ
bản sau: Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện, giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện, các khoản
thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước, các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi
chương trình.
6.7. Nội dung tài trợ sự kiện
- Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng do tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu.
- Đặc điểm của tài trợ: Thông qua tài trợ doanh nghiệp sẽ tranh thủ được những cơ hội
quảng bá trên các phương tiện thông tin truyền thông với chi phí thấp hơn quảng cáo nhưng lại
đạt hiệu quả cao hơn
- Phân loại: 2 loại
+ Tài trợ thương mại: Thể Thao, Nghệ thuật, văn hóa, giair trí…
+ Tài trợ bảo trợ: Khoa học, giáo dục, từ thiện
- 6 bước vận động tài trợ:
1. Lên ý tưởng chương trình.

4. Liên lạc, đàm phán với nhà tài trợ.

2. Chuẩn bị hồ sơ tài trợ.

5. Thực hiện chương trình.

3. Kế hoạch truyền thơng, báo chí.

6. Báo cáo quyết tốn.

- 6 bước thực hiện tài chợ:
1. Xác định đới tượng

4. Xây dựng thông điệp.

2. Hoạch định ngân sách.

5. Theo dõi thực hiện.

3. Xác định mục tiêu.

6. Đánh giá kết quả.


Phục lục: Mơ hình hình thành ý tưởng cho sự kiện
Các yếu tố
ảnh hưởng
Nhà tổ chức
sự kiện

Chủ đề sự
kiện

Cơ sở phát
triển ý tưởng
(xâu chuỗi
những hoạt
đơng liên quan)

Hình thành các
ý tưởng sơ
phát
(Có kiểm tra và
thẩm định từng
phần)

Phát triển ý
tưởng thành
chủ đề của sự
kiện
(hồn tất q
trình tư duy)

Nhà đầu
tư sự kiện
Mục đích
của sựCHƯƠNG
kiện
3: NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VÀ TRUYỀN THÔNG MARKETING

SỰ KIỆN
Câu 7: Những vấn đề pháp lý của Quản trị sự kiện?
Bao gồm 4 nội dung
1. Đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện
2. Giấy phép và những quy định liên quan
3. Nhãn hiệu và biểu tượng
4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện
7.1. Khái niệm đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện. Mẫu hợp đồng
Đàm phán là q trình mà qua đó nhà tổ chức sự kiện và đại diện nhà cung cấp, khách
hàng đi đến một thỏa thuận về thời gian và điều kiện mà chi phối quan hệ của họ trước, trong
và sau hội nghị, hội thảo, triển lãm hay sự kiện.
Hợp đồng phục vụ sự kiện là việc nhà cung cấp cam kết cung cấp các dịch vụ mà bên tổ
chức sự kiện thuê để phục vụ cho sự kiện. Nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng phục vụ sự
kiện sẽ dựa trên các điều khoản thỏa thuận 2 bên. Hợp đồng cung cấp dịch vụ có thể chịu sự
điều chỉnh của điều ước quốc tế về thương mại dịch vụ, luật quốc gia, tập quán thương mại

quốc tế và thâm chí cả án lệ.


Ví dụ như: Hợp động phân phối như vận chuyện, lưu kho, bán lẻ; hợp đồng dịch vụ xã
hội như: y tế, giao dục,… ; hợp đồng dịch vụ cá nhân như: dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải
trí,…
Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
-------------------------------HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ
Số: ......../HĐDV
- Căn cứ vào Bộ Luật Dân sự hiện hành sớ 33/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực
ngày 01/01/2006 và Bộ Luật Thương mại sớ 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ
ngày 01/01/2006 của Q́c hội nước Cộng hịa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng đáp ứng của các bên;
Hôm nay, ngày ... tháng ... năm 2012 tại văn phịng Cơng ty, chúng tơi gồm có:
Bên A (Bên đặt hàng ) :
Địa chỉ:
Người đại diện:
Chức vụ:
MST:
Bên B: (Bên thực hiện) :
Địa chỉ:
Người đại diện:
Chức vụ:
MST:
Số tài khoản:
Ngân hàng:
Nay các bên hợp đồng như sau
Điều 1: NỘI DUNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN

Bên A đồng ý chọn Bên B thực hiện tổ chức chương trình … tại ............


Thời gian: Ngày tháng năm 2009 đến ngày tháng năm 2009. Từ 8h00 – 17h30 hàng
ngày.
Địa điểm: .....................
Các nội dung công việc đã được bên A phê duyệt trong bảng danh mục dịch vụ đính
kèm.
Điều 2: GIÁ TRỊ DỊCH VỤ – PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
2.1 Giá dịch vụ: VNĐ
VAT (10%)
Tổng tiền

VNĐ
VNĐ

(Bằng chữ:)
2.2 Ngay khi bên B thực hiện cung cấp dịch vụ theo quy định của Điều 1, hai bên sẽ
thống nhất và ký kết biên bản thanh lý hợp đồng trong đó có ghi rõ những hạng mục cịn thiếu
hoặc phát sinh (nếu có). Việc bỏ bớt hoặc bổ sung hạng mục (nếu có) phải được Bên A chấp
thuận trước bằng văn bản, giá trị dịch vụ ghi trong biên bản thanh lý hợp đồng sẽ là giá trị
thanh tốn ći cùng
Đính kèm bảng kê chi tiết hạng mục là một phần không tách rời hợp đồng này.
2.3 Phương thức thanh toán: (Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)
- Bên A sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên B 100% phần giá trị
dịch vụ kể trên và phát sinh (nếu có) căn cứ trên Biên bản thanh lý hợp đồng trong thời gian 5
ngày làm việc kể từ khi kết thúc thời gian thực hiện chương trình và bên A nhận được biên bản
thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính hợp pháp của bên B.
- Sau thời gian 7 ngày làm việc, kể từ khi bên A nhận được biên bản thanh lý hợp đồng
và hóa đơn GTGT của bên B mà vẫn chưa thanh tốn đầy đủ cho bên B thì phần giá trị chưa

thanh toán sẽ được tính lãi theo giá tiền gửi ngân hàng không thời hạn tại ngân hàng
Vietcombank với lãi suất tại thời điểm tương ứng.
Điều 3: THỜI HẠN THỎA THUẬN
3.1 Thời gian hiệu lực hợp đồng: Bắt đầu từ khi bản hợp đồng này được ký kết đến khi
thanh toán hợp đồng kèm theo biên bản thanh lý hợp đồng này.
3.2 Trong trường hợp hết thời gian hiệu lực ghi trong hợp đồng mà bên A chưa thanh
toán dứt điểm các khoản tiền liên quan đến hợp đồng này thì thời gian hiệu lực của hợp đồng sẽ


mặc nhiên được gia hạn cho đến khi các khoản tiền được thanh toán dứt điểm cho bên B và hợp
đồng này mặc nhiên đựơc cả hai bên A và B coi như đã được thanh lý.
3.3 Trường hợp một trong hai bên vi phạm bất kỳ điều khoản nào trong bản hợp đồng
này hoặc các phụ lục hoặc văn bản bổ sung đính kèm có liên quan đến hợp đồng này thì bên bị
vi phạm được quyền chấm dứt trước thời hạn. Bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạm
những thiệt hại do việc vi phạm này của mình gây ra.
Điều 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
Quyền lợi
a) Nhận được dịch vụ tốt nhất và đầy đủ nhất do bên B cung cấp.
b) Quản lý và giám sát các hoạt động do bên B cung cấp và thực hiện
Nghĩa vụ
a) Thanh toán cho bên B theo như thoả thuận tại điều
b) Phối hợp với bên B giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc
về trách nhiệm của bên A.
Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
Quyền lợi
Nhận được đầy đủ thanh toán của bên A như điều 2.
Nghĩa vụ
a) Bảo đảm tuyển dụng, cung cấp cho bên A các hạng hạng mục đã nêu với số lượng ,
chất lượng như yêu cầu.
b) Trong quá trình diễn ra chương trình, Bên B cam kết sẽ trực tiếp theo dõi, giám sát,

ghi chép và chụp hình lại trong biên bản nghiệm thu bàn giao cho Bên A.
c) Cung cấp hóa đơn tài chính hợp pháp đới với dịch vụ cung cấp theo hợp đồng này và
các hạng mục phát sinh được bên A chấp thuận ( nếu có).
d) Phối hợp với bên A giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc về
trách nhiệm của bên B.
e) Bên B sẽ không chịu trách nhiệm về những dịch vụ nào khác ngoài nội dung và Bảng
danh mục dịch vụ.