Thư ký ... không dễ để tìm được người vừa ý

Thư ký ... không dễ để tìm được
người vừa ý

John Sawr, giám đốc hãng xây dựng qui mô vừa Conselt, Mỹ đã mấy tuần nay
không có thư ký giúp việc. John không biết làm sao quản lý các giấy tờ, công văn cũng
như liên hệ với các địa chỉ cần thiết... Nhiều tuần trôi qua kể từ khi vị thư ký cũ của
John nghỉ việc nhưng John vẫn chưa thể tìm được người thay thế dù rất nhiều người đã
đến nộp hồ sơ.
Việc tuyển dụng các kỹ sư có thể không khó bằng tìm một nữ thư ký. Không
phải là không có nguồn cung ứng những nhân viên này, nhưng phải tiếp xúc đến vài
chục người mới có thể tìm được một cô thực sự sáng giá. Thường thì các giám đốc gặp
phải những người không biết làm việc, hoặc không muốn đi làm xa... Ngược lại, có thể
nói về phía các ứng viên, họ cũng thường khó tính không kém so với các chủ nhân
tương lai.
Thư ký là gì?
Hình mẫu người nữ thư ký không còn như trước với các công việc: đọc và thảo
các loại giấy tờ đi- đến, giao dịch qua điện thoại, đến các địa chỉ giao dịch, có tính kín
đáo... Chân dung quen thuộc một nữ thư lý trước đây là "em út" của ông chủ, thần hộ
mệnh, kẻ đồng loã, người cộng tác thận cận, cái bóng của ông chủ... Tất nhiên hầu hết
họ đều thuộc phái đẹp, người đẹp. Hãn hữu mới có nam giới làm thư ký với danh
nghĩa "trợ lý", "phụ tá".
Nhưng thời thế đã thay đổi, các hình mẫu trước đây cũ rồi. Với sự xuất hiện của
máy tính và các phần mềm văn phòng từ những năm 80, riêng việc đánh máy chỉ
chiếm 60% khối lượng công việc của thư ký nay chỉ còn 20% . Từ vai trò quản lý các
địa chỉ giao dịch, nay họ thành bộ mặt không thể thiếu giữa người chủ doanh nghiệp
và môi trường hoạt động của đương sự, trong các quan hệ với những người cùng cộng
tác, các khách hàng.
Về tổ chức theo hệ thống cấp bậc cũng có sự thay đổi: quan hệ giữa chủ và thư
ký có khuynh hướng mở ra ở không gian cấp bậc cao. Để giảm bớt chi phí, các thư ký
không chỉ làm việc với một mình ông chủ mà còn cả với cả cấp lãnh đạo. Một văn
phòng thư ký có khi có đến mươi người, hoạt động như một sân khấu quay. Bản thân

các cán bộ phụ trách nay phải tự khai thác những công văn giấy tờ gởi đến cho mình,
tự quản lý chiếc agenda điện tử... Người thư ký thường thực thi vai trò tiếp xúc với
khách hàng, làm cho cả mạng lưới hoạt động náo nhiệt hơn, giữ quan hệ với những
người làm công, và ít dùng thì giờ hơn vào các công việc có tính chất văn phòng thuần
tuý.
Chủ doanh nghiệp cần phải tìm cho được những người năng động trong các
công việc ấy, và họ thực sự sáng giá không khác những cán bộ có năng lực. Thường
không phải người ta trở thành thư ký vì có khuynh hướng làm những công việc ấy, mà
bởi vì họ lao vào cuộc sống hoạt động tích cực và có tính độc lập. Có đến một nửa các
cô thư ký lành nghề không trải qua đào tạo chuyên nghiệp. Bộ mặt nhìn nghiêng của
họ không thuần nhất, các tiêu chí tuyển lựa càng lờ mờ. Bằng cấp không nhất thiết là
một đòi hỏi trọng yếu, mà điều quan trọng đặc biệt để hành nghề là khả năng phản xạ
tốt và suy xét. Một trong các phẩm chất không thể thiếu là biết sử dụng thành thạo một
ngoại ngữ gắn với đầu óc sáng kiến và năng khiếu tổ chức. Nữ thư ký phải chưa có gia
đình và ở gần cơ quan làm việc. Nhan sắc và tính lịch thiệp đương nhiên cũng là
những điều rất cần thiết.
Thư ký hay là trợ lý?
Các cô thư ký đều làm việc rất tích cực để thăng tiến trên đường công danh,
phát triền thêm các khả năng chuyên nghiệp. Họ cần được đào tạo để làm phái viên
của cơ quan lãnh đạo doanh nghiệp, hoặc có danh phận trợ lý. Có những người cho
rằng làm thư ký hay làm trợ lý không đáng quan tâm, quan trọng là những trách nhiệm
mà họ được giao gánh vác. Điều mà các nữ thư ký rất khó thực hiện là biết nhẫn nhục,
bởi lẽ họ nhất thiết phải phụ thuộc vào người chủ.
Ở đây, chức vụ thư ký có tính nhập nhằng. Một mặt, là cầu nối với chức quyền,
bởi muốn tiếp xúc với giám đốc, phải qua cửa cô thư ký. Mặt khác là những mối liên
hệ phụ thuộc vào một hệ thống cấp bậc. Nhưng người ta thường quên rằng bản thân
người làm được cái công việc thư ký luôn ước ao giữ một chức phận rõ ràng chính
thức, xứng đáng hơn. Được xếp vào hàng ngũ cán bộ -như ở Pháp- thường chỉ có 10%
các cô thư ký. Số còn lại, kể cả những người có danh nghĩa phụ tá, cũng chỉ được coi
là nhân viên làm công.

Những thư ký thăng tiến là những người biết phát triển năng lực làm việc theo
kịp với nhịp điệu của doanh nghiệp, thông thạo đường đi nước bước vận hành của các
hoạt động, của thị trường, của các nghề nghiệp hoặc là những người có tài về một
chuyên môn nào đó, thí dụ họ điều hành công việc rất tốt khi được chuyển sang phụ
trách phần việc xuất nhập khẩu. Thường thường, cơ quan quản lý các nguồn nhân lực
thích tuyển chọn những ứng viên đã qua đào tạo, được bổ túc và nâng cao về các
ngành chuyên môn. Như vậy, việc phát triển năng lực nghề nghiệp không có gì đáng
ngạc nhiên. Và các cô thư ký tháo vát giỏi nghề thường là của hiếm, được trả lương
hậu để... ở lại với ông chủ.