Thực hành ra hoá đơn hiệu quả

Thực hành ra hoá đơn hiệu quả

Các doanh nghiệp có thể tăng tốc thu tiền từ những hoá đơn phải thu của họ
và tránh được việc thanh toán trễ hạn bằng cách lập một kế hoạch ra hoá đơn
thật hiệu quả. Dưới đây là các bước bạn nên làm khi gặp các khách hàng
chậm trễ trong việc trả tiền.
Thiết kế một hoá đơn hiệu quả
Phải đảm bảo rằng các hoá đơn của bạn được lập rõ ràng, chính xác, chi tiết
và dễ đọc. Mỗi hoá đơn nên bao gồm tổng số tiền, số thứ tự của đơn hàng;
tên và địa chỉ khách hàng; tên công ty của bạn, địa chỉ, và số thẻ cá nhân.
Bạn cũng phải ghi rõ tên và số điện thoại của một người chịu trách nhiệm
trong công ty bạn để họ liên hệ nếu họ có thắc mắc. Nếu có thể, liệt kê rõ
từng loại chi phí. Sẽ khó tranh cãi đối với một hoá đơn đã được liệt kê rõ
ràng từng chi tiết, và nếu như có tranh chấp về một chi phí nào đó, bạn có
thể yêu cầu trả tiền một cách hợp pháp đối với khoản mục đã được liệt
kê nhưng không phát sinh tranh cãi. Các hoá đơn cũng nên bao gồm điều
khoản hướng dẫn khách hàng liên hệ với bạn nếu có bất cứ vấn đề gì xảy ra
với dịch vụ của bạn, và nêu rõ mức phạt đối với các khoản thanh toán chậm.
Gửi hoá đơn nhanh
Bạn càng gửi hoá đơn đi sớm, bạn càng nhận được tiền sớm. Một số doanh
nghiệp nhỏ gửi hoá đơn đi hàng tháng nhưng đây là một sai lầm vì nó có thể
làm chậm trễ một số hoá đơn thu tiền tới 2-3 tuần. Để tránh điều đó, bạn hãy
cố gắng gửi hoá đơn trong vòng 1-2 ngày kể từ khi giao hàng hoặc kể từ khi
hoàn tất công việc.
Gửi hoá đơn đúng tên người nhận
Gửi hóa đơn sai tên người nhận có thể làm cho việc thanh toán bị chậm từ
30 đến 60 ngày vì nó bị chuyển đi lòng vòng quanh công ty. Bạn hãy nói
chuyện trực tiếp với khách hàng và hỏi rõ bạn nên gửi hoá đơn cho ai. Nếu
hoá đơn gửi đến tên một ai đó không phải là người bạn thường xuyên liên
hệ, bạn nên gọi điện thoại và tự giới thiệu về bạn trước khi bạn gửi hoá đơn
đi. Nếu bạn gửi hoá đơn cho người giữ sổ sách hoặc phòng kế toán của bên

khách hàng , bạn hãy thông báo cho người trực tiếp mua hàng và gọi điện
thoại sau đó để nhắc thanh toán.

Theo sát quá trình thu tiền sau khi gửi hoá đơn cho khách hàng
Người giữ sổ sách rất dễ bỏ qua một hoá đơn nếu bạn không theo dõi
tình hình bằng cách gọi điện thoại kiểm tra. Một cuộc gọi ngắn sẽ cho bạn
biết hoá đơn của bạn đã tới nơi và nó đang được giải quyết. Nếu việc thanh
toán không xảy ra đúng hạn, bạn hãy gọi cho người giữ sổ sách của khách
hàng một lần nữa để xác định thời gian sẽ thanh toán hoá đơn và theo dõi sát
hàng tuần cho đến khi bạn nhận được tiền.