Bốn cách bảo vệ dữ liệu

Bốn cách bảo vệ dữ liệu
Excel có nhiều cách để bảo vệ dữ liệu nhưng ít ai biết rõ sự khác biệt giữa chúng
và những hạn chế của từng cách. Bài này giới thiệu 4 cách bảo vệ dữ liệu trong
Excel 97 và 2000. Lưu ý: Những tính năng này không phải dễ dùng. Các tiện ích gỡ
mật khẩu hiện có và bất cứ ai cố tình xem dữ liệu của bạn đều có thể làm được.
Ngoại trừ VBA trong Excel 2000 là có thể ngăn chặn những tiện ích gỡ mật khẩu.
Bảo vệ ô. Mỗi ô đều có 2 tính năng chính: khóa (locked) và ẩn (hidden). Bạn
không thể sửa đổi một ô đã bị khóa và nội dung của ô bị ẩn không xuất hiện trên
thanh công thức khi bạn chọn ô đó. Theo mặc định, mọi ô đều có thuộc tính locked
và hidden. Thuộc tính locked và hidden không có hiệu lực nếu không bảo vệ bảng
tính. Muốn thay đổi những thuộc tính này, hãy đánh dấu ô hoặc vùng bạn muốn,
chọn Format.Cells. Vào khung hội thoại Format Cells, nhấn mục Protection rồi chọn
Locked hay Hidden. Những ô không khóa vẫn cho phép người dùng nhập dữ liệu
vào còn những ô có công thức bị khóa và những ô khác thì giữ nguyên không thay
đổi (như tiêu đề). Nếu không muốn cho người khác thấy công thức của bạn, hãy
khóa và giấu các ô có công thức, kết quả của công thức thì thấy được nhưng công
thức thì không. Muốn bảo vệ một bảng tính, chọn Tools.Protection.Protect Sheet để
mở khung hội thoại Protect Sheet rồi đánh dấu chọn mục Contents. Bạn có thể nhập
mật khẩu để không cho người khác xem bảng tính của bạn. Các ô bị khóa trong một
bảng tính đã được bảo vệ không thể sửa đổi được và những thay đổi khác đối với
bảng tính cũng bị vô hiệu hóa. Ví dụ, không ai có thể thêm dòng, cột, thay đổi độ
rộng dòng, cột hoặc tạo biểu đồ.
Hình 1: Công thức trong ô D3 dùng hàm SUBTOTAL để đếm số dòng hiển thị trong
danh sách AutoFiltered.
Bảo vệ cửa sổ workbook. Lệnh Tools.Protection.Protect Workbook cho phép
bạn bảo vệ bảng tính, khiến không ai có thể thêm, xóa các bảng tính hoặc thay đổi
kích thước, di chuyển cửa sổ workbook.
Bảo vệ file workbook. Đây là cách để lưu một workbook theo cách phải nhập mật
khẩu lúc mở hoặc lúc muốn sửa đổi nó. Với Excel 97, chọn File.Save As để mở
khung hội thoại Save As, sau đó nhấn Options để mở khung hội thoại Save Options.
Với Excel 2000, chọn Tools.General Options khi khung hội thoại Save As xuất hiện.

Nếu nhập mật khẩu trong trường ỏPassword to openõ, người dùng phải đưa đúng
mật khẩu mới mở được file. Nếu nhập mật khẩu vào trường ỏPassword to modifyõ,
người dùng phải đưa đúng mật khẩu mới sửa đổi được file. Nếu mật khẩu không
đúng, file sẽ có thuộc tính chỉ đọc (read-only).
Bảo vệ bằng VBA. Nếu workbook có macro VBA, bạn có thể dùng macro này để
không cho người khác xem hoặc sửa file. Nhấn <Alt>-<F11> để kích hoạt cửa sổ VB
Editor rồi chọn chức năng của bạn từ cửa sổ Project. Chọn Tools.VBA Project
Properties. Nhấn mục Project, đánh dấu chọn kế bên mục Lock project for viewing và
nhập 2 lần mật khẩu vào. Nhấn OK và lưu workbook.
Đếm những dòng autofilter
Khi dùng Hàm AutoFiltering của Excel, thanh trạng thái sẽ hiển thị số dòng thỏa
mãn điều kiện. Nhưng con số này thường bị biến mất. Làm sao có thể hiển thị nó
trong khi làm việc?
Hàm AutoFiltering giấu những dòng không thỏa mãn điều kiện bạn đưa ra. Sau khi
áp dụng điều kiện, Excel hiển thị số các mẫu tin trên thanh trạng thái nhưng con số
này biến đi khi thực hiện tính toán trên bảng tính. Muốn hiển thị số những dòng trong
danh sách AutoFiltered, hãy tạo một công thức dùng hàm SUBTOTAL của Excel.
Thông số đầu của SUBTOTAL chỉ ra loại toán tử (số 2 hiển thị tổng số ô nhìn thấy
được trong một vùng).
Hình 1 hiển thị một phần của danh sách có 3000 dòng từ dòng 6 đến 3006. Công
thức trong ô D3 là =SUBTOTAL (2,A6:A3006). Công thức này đếm số ô nhìn thấy
được trong vùng (ngoại trừ dòng tiêu đề). Khi thay đổi điều kiện tìm kiếm, kết quả
công thức sẽ khác đi. Hàm SUBTOTAL chỉ làm việc với AutoFiltering và outlining.
Nếu giấu dòng bằng tay, kết quả sẽ không chính xác.
Diễm Trang
PC World Mỹ 12/1999
Kích hoạt các ô đã dùng trong công thức
Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đó sang chế độ soạn thảo. Nếu vô
hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức,
bạn có thể chọn những ô dùng công thức đó ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính

khác. Muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn Tools.Options. Trong mục
Edit của khung hội thoại Options, bỏ chọn mục Edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn
này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. Muốn thực hiện
bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn <F2>. Nhấn đúp vào
một ô không chứa công thức sẽ chẳng được gì.
Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột và cột thành dòng.
Sau đây là cách thực hiện:
1. Chọn bảng.
2. Chọn Edit.Copy.
3. Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào.
4. Chọn Edit.Paste Special.
5. Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK.
6. Nếu cần, xóa những gì còn lại của bảng cũ.
Dán dữ liệu đã sao chép (copy) hoặc đã cắt (cut), bạn chỉ cần chọn một ô rồi nhấn
<Enter>. Cách này dễ hơn dùng menu, nhấn một hình tượng hay nhấn <Ctrl>-V hay
<Shift>-<Ins>. Tuy nhiên cách này có nhược điểm là bạn chỉ có thể dán được một
lần vì sau khi dán, clipboard sẽ không còn gì. Nếu phải dán nhiều lần, bạn phải dùng
lệnh Paste.
In theo số trang bạn cần
Bạn có thể dùng tùy chọn in ấn Fit To của Excel để in bảng tính vào trọn một
trang. Và bạn cũng có thể dùng tùy chọn này để in một bảng tính lớn vào số trang đã
chỉ định. Ví dụ, muốn in một bảng tính có 10 cột và 250 dòng vào 2 trang giấy, thực
hiện như sau:
1. Chọn File.Page Setup.
2. Dưới mục Scaling, đặt mục Fit To = 1 Pages Wide by 2 Pages Tall.
3. Nhấn Print và OK.
Dùng lệnh Goto
Có nhiều cách để chọn một vùng gồm rất nhiều ô trong Excel. Thủ thuật này giới
thiệu phương cách dùng lệnh Go To. Ví dụ, muốn chọn vùng A1: Z52, thực hiện như

sau:
1. Chọn ô ở góc trên trái của vùng bạn muốn chọn (trong ví dụ này là A1) .
2. Chọn Edit.Go To (hoặc nhấn <Ctrl>-G).
3. Trong hộp Reference, gõ địa chỉ của ô dưới cùng bên phải (trong ví dụ này là Z52)
.
4. Giữ phím <Shift>.
Nhấn <Enter> (hoặc nhấn OK).