Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần cuối

Quản trị trong thời quá tải thông tin – Phần cuối
Có rất nhiều lời khuyên để giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Sau đây là một số
mẹo nhỏ mà tôi đã lượm lặt được từ các website như lifehacker, 43folders và
Davidco, cùng với nhiều bài học từ chính thất bại của bản thân tôi.

10 cách giảm tình trạng quá tải email
Dành cho người nhận:
1. Tránh bị phân tâm, tắt chức năng thông báo tự động khi có email mới. Sau đó,
định ra cho mình những khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà bạn sẽ kiểm tra và
phản hồi các email nhận được.
2. Đừng mất thời gian sắp xếp email vào các thư mục; hãy tận dụng chức năng tìm
kiếm trong hộp thư đến (có thể có một ngoại lệ như sau: Hãy tạo một thư mục
mang tên: “Hành động ngay” nhưng đừng quên kiểm tra nó).
3. Đừng làm nổi những email bạn định xử lý sau bằng cách đánh dấu “Chưa đọc”.
Trong chương trình Microsoft Outlook, khi bạn vô tình đánh máy sai một lỗi nào
đó, mọi thứ trong hộp thư đến đều được đánh dấu là “Đã đọc” (Và không có chức
năng “Quay lại”).
4. Nếu bạn không thể trả lời email trong vài ngày tới, hãy xác nhận bạn đã nhận
được thư và thông báo người gửi khi nào bạn có thể phúc đáp thư của họ.
Dành cho người gửi:
5. Trình bày thông tin một cách dễ nắm bắt bằng một câu chủ đề rõ ràng và bắt
đầu nội dung bằng những điểm chính yếu. In đậm đầu đề, ký hiệu đầu dòng hoặc
chữ số để nhấn mạnh những mục cần làm – và hãy chú thích ai sẽ chịu trách
nhiệm cho từng mục.
6. Để giúp người nhận không phải kiểm tra những email có nội dung ngắn, hãy
đưa tất cả nội dung vào dòng chủ đề và kết thúc bằng “eom” (end of message – kết
thúc tin).
7. Nếu cần thiết, dán nội dung của thông tin đính kèm vào bức thư.
8. Hạn chế tình trạng gửi thư qua lại bằng cách chủ động đề nghị (“Chúng ta gặp
lúc 10 giờ nhé”) thay vì đưa ra những câu hỏi mở (“Chúng ta nên gặp nhau khi
nào?”)

9. Trước khi chọn “reply to all”, hãy dừng lại và nghĩ về gánh nặng email mà lựa
chọn của bạn có thể gây ra cho người nhận. Nếu bạn không thể thanh minh cho
gánh nặng đó, tốt nhất là hãy xóa tên người nhận ra khỏi danh sách gửi đi.
10. Vì lợi ích của bạn, hãy gửi ít email hơn: Trung bình một thư gửi đi sẽ tạo ra
hai thư phản hồi.
Max Christoff tỏ ra thận trọng trước những ước đoán có phần gây sốc về cái giá
phải trả cho hiện tượng quá tải thông tin – một trong số đó cho rằng tổng thiệt hại
của nền kinh tế Mỹ phải chịu do quá tải thông tin là gần 1 nghìn tỷ USD – bởi
chúng thường không thể phản ánh được giá trị thông tin, kể cả thông tin được
chuyển tải qua các email ác ý.
Nhưng Christoff, giám đốc điều hành công nghệ thông tin của Morgan Stanley,
hiểu được mỗi cá nhân đang phải vật lộn như thế nào để kiểm soát khối thông tin
đồ sộ của mình. Cho nên, ông đang tiến hành thử nghiệm một số phương pháp cải
thiện vấn đề này cho nhân viên của các công ty dịch vụ tài chính.
Ví dụ, nhóm của ông đã phát triển một phần mềm có khả năng điều chỉnh những
gián đoạn do email bằng cách phân biệt thông điệp nào thật sự khẩn cấp với những
cái có thể quan trọng nhưng không đòi hỏi người nhận phải giải quyết ngay. Phần
mềm này phân tích nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như người gửi là khách
hàng thân quen hay một ai khác mà người nhận vốn đã lâu không liên lạc.
Phần mềm này cũng có thể tùy chỉnh cho từng hành vi riêng biệt của người dùng –
lấy ví dụ, phân loại những thông điệp khẩn từ người gửi mà người nhận luôn ưu
tiên trả lời trước. Nhưng điều đó khiến các tiêu chuẩn phân loại kém rõ ràng hơn,
và có thể khiến người dùng căng thẳng. Christoff nói: “Nếu người ta không tin
tưởng hệ thống này, họ sẽ tự làm mình gián đoạn khi tiếp tục kiểm tra những lá
thư không khẩn cấp để chắc rằng không có lỗi lầm nào xảy ra.”
Những nỗ lực khiêm tốn của Christoff trong việc đối phó với tình trạng quá tải
thông tin ở Morgan Stanley có phần hơi bất thường. Mặc dù gần như mọi người
đều nhận ra rằng mỗi cá nhân, ở nhiều mức độ khác nhau, đều đang phải trả giá để
đấu tranh cho việc quản lý hiệu quả email và các dạng thông tin khác nhưng hiện
nay rất ít doanh nghiệp xem thách thức này là vấn đề mang quy mô toàn công ty.

Dù vậy, các công ty ngày càng nhận ra rằng họ sẽ được lợi nếu hỗ trợ mọi người
kiểm soát vấn đề này tốt hơn. Ngoài việc giúp mỗi cá nhân xử lý thông tin hiện
quả hơn, các công ty cũng nên khuyến khích mỗi người nên kén chọn hơn và
thông minh hơn trong việc tạo ra và phát tán thông tin.
Nhiều công nghệ mới tập trung vào việc điều chỉnh khối lượng email trong nội bộ
công ty. Một phần mềm còn trong giai đoạn thử nghiệm mang tên Postware yêu
cầu mỗi nhân viên đính kèm một “con dấu” phi tiền mặt lên mỗi email nội bộ họ
gửi đi, tiền ảo này được trích ra từ một nguồn cố định được phân bổ hằng ngày
cho họ. Một hệ thống dựa trên thị trường thực mang tên Attent do công ty
Seriosity phát triển sẽ cung cấp cho những người dùng một lượng tiền ảo như nhau
mà họ sẽ sử dụng để đính kèm theo email như một dấu hiệu thể hiện mức độ quan
trọng của thông điệp đó.
Nhờ đó, người nhận có thể sắp xếp hộp thư đến dựa trên giá trị tiền ảo đính kèm
trong từng thông điệp. Tiền trên mỗi thông điệp đến sẽ được ghi vào trong tài
khoản của người nhận để sử dụng cho các thông điệp gửi đi. Dĩ nhiên, những
người sử dụng email “giàu có” là người nhận được nhiều tiền từ người gửi mà
muốn họ quan tâm đến thông điệp của người ấy trước, những người này sẽ có
nhiều tiền hơn dành cho các email gửi đi, và có thể làm bóp méo mức độ quan
trọng thực sự của thông điệp này.
Mặc khác, cũng có nhiều công cụ thuộc về tương lai đang được phát triển có khả
năng hiểu được thói quen làm việc của chúng ta và quyết định thời điểm chúng ta
không muốn bị làm phiền. Các nhà nghiên cứu của Microsoft đang phát triển một
hệ thống các ứng dụng gọi là Ưu tiên mà, ví dụ, sẽ trì hoãn thông báo email bằng
cách đánh giá mức độ khẩn cấp của thông điệp và cả mức độ chấp nhận bị làm
phiền của người nhận.
Phần mềm này có thể tự động đánh giá thông điệp nhận được (chẳng hạn như xem
nó có chứa cụm từ “nhanh nhất có thể” hay không), hoạt động của người dùng
(Liệu bạn có buổi hẹn trước với khách hàng nào không?) và cả trạng thái tinh thần
của họ (Liệu có phải bạn đang chủ động bỏ qua các thông báo trong vài ngày gần
đây vì phải bận xử lý một văn bản nào đó không?)

IBM đang nghiên cứu một chương trình mang tên IM Savvy, một “máy trả lời”
các tin nhắn tức thì. Nó thực sự cảm nhận được khi nào bạn đang bận – chẳng hạn
như nó sẽ căn cứ hoạt động đánh máy và di chuyển chuột của bạn – và báo cho
những người làm phiền “tiềm năng” rằng bạn không sẵn sàng trò chuyện.
Nhưng công cụ này cũng cho phép người gửi làm gián đoạn bạn nếu điều này là
bắt buộc. Jennifer Lai, trưởng nhóm nghiên cứu IM Savvy nhận xét: “Khó khăn
mà các phần mềm thông minh đứng giữa bạn và các tác nhân gây gián đoạn phải
đối mặt là nếu chúng mắc sai lầm và không có sự cố nào làm phiền bạn, dù chỉ
một lần, thì cái giá phải trả là rất cao.”
Thay đổi văn hóa
Công nghệ và thay đổi hành vi một cách đồng bộ là hai yêu cầu không thể thiếu để
một công ty có thể đối phó với tình trạng quá tải thông tin. Điều đó có thể bắt đầu
bằng sự giáo dục. Nathan Zeldes, cựu kỹ sư của Intel, đã kết hợp công nghệ và
giáo dục trong một công cụ phần mềm thời gian thực mang tên Intel Email
Effectiveness Coach, một chương trình được thiết kế để giúp người dùng đạt được
hành vi sử dụng email hiệu quả.
Khi người dùng nhấp chuột vào nút Gửi đi, trước khi thông điệp được chuyển đi,
chương trình sẽ nhẹ nhàng cảnh báo bạn về những sai lầm ngu ngốc và sự vi phạm
các nguyên tắc lễ nghi khi gửi email, chẳng hạn như khi bạn nhấn nút “Reply to
All”, phần mềm sẽ can thiệp để chắc rằng bạn muốn gửi thông điệp cho tất cả mọi
người trong danh sách.