MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY IN TỔNG HỢP HÀ NỘI.

1
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật
liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội.
1. Đánh giá tổng quát.
Trải qua 45 năm xây dựng và trởng thành, công ty in tổng hợp Hà Nội đã
đóng góp nhiều thành tựu cho sở Văn hoá - thông tin, luôn hoàn thành nhiệm vụ đ-
ợc giao. Bên cạnh đó, công ty còn đảm bảo ổn định đời sống cả về vật chất lẫn tinh
thần cho cán bộ công nhân viên của mình.
Công ty luôn chú trọng đổi mới công nghệ, đầu t trang thiết bị, nâng cao trình
độ cán bộ công nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động ở tất cả các bộ phận....
Trên cơ sở quá trình thực tập tại phòng kế toán - tài vụ của công ty, cùng với
việc đi sâu nghiên cứu công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại công ty, em
xin đa ra một số đánh giá sau:
1.1. u điểm.
Bộ phận thu mua nguyên vật liệu của công ty luôn tìm kiếm các nguồn cung
ứng nguyên vật liệu tốt nhất, giá cả hợp lý đồng thời kiểm tra cẩn thận trớc khi nhập
kho. Trên thị trờng hiện nay các nhà cung cấp vật liệu ngành in khá nhiều, giá cả lại
nằm trong khung giá Nhà nớc quy định nên việc mua nguyên vật liệu không gặp
khó khăn. Thờng thì trong kho không dự trữ nhiều nguyên vật liệu, mỗi khi ký đợc
hợp đồng với khách hàng, cán bộ thu mua liên hệ với nhà cung cấp và đợc vận
chuyển đến tận kho của công ty.
Các nguyên vật liệu khác nhau về tính chất vật lý cũng nh hoá học rất khó
bảo quản song doanh nghiệp có các biện pháp bảo quản nguyên vật liệu một cách
hợp lý đảm bảo chất lợng của sản phẩm sản xuất ra.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo tài chính thống
nhất theo Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp do bộ tài chính ban hành năm
1996.
Trình tự nhập, xuất nguyên vật liệu ở công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc
ghi sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu đợc tiến hành đầy đủ, thờng xuyên.
SVTH: Phí Thị Mai Kế toán 42C

1
2
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán
Số lợng giữa thủ kho và kế toán luôn luôn đợc đối chiếu, so sánh nên những sai sót
đợc phát hiện kịp thời.
Kế toán của công ty áp dụng hạch toán theo phơng pháp Chứng từ ghi sổ là
phù hợp với đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp, chứng từ rõ ràng và đúng chế
độ.
Kế toán nguyên vật liệu sử dụng tài khoản kế toán một cách tơng đối phù hợp
để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu, các chứng từ đảm bảo đợc luân
chuyển một cách khoa học, hợp lý, hạn chế việc ghi chép trùng lắp.
1.2. Nhợc điểm.
Kỳ kế toán áp dụng ở công ty là theo quý nên các thông tin kế toán không đ-
ợc tập hợp thờng xuyên thờng phải tới cuối mỗi quý mới tập hợp đợc số liệu chính
xác về tình hình hoạt động kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận. Công ty nên áp
dụng kỳ kế toán theo tháng nh vậy doanh nghiệp có thể nắm bắt đợc tình hình kinh
doanh của từng tháng và trên cơ sở đó tính toán đa ra các biện pháp kinh doanh hợp
lý.
Công ty tiến hành hạch toán chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất,
không chi tiết cho từng hợp đồng vì vậy công ty không thể biết đợc chi phí cho từng
hợp đồng cũng nh lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Công ty nên hạch toán chi tiết chi
phí cho mỗi hợp đồng trên cơ sở hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu chính cho
từng hợp đồng và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí chung cho toàn bộ
quá trình sản xuất và phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí nguyên vật liệu trực
tiếp.
Về việc hiện đại hoá trong kế toán thì cha có phần mềm kế toán nào đợc áp
dụng tại công ty, mọi việc kế toán đều làm bằng tay nên không tránh khỏi sai sót và
không có hiệu quả. Nhng vấn đề đa tin học vào sử dụng sẽ kéo theo những vấn đề
phức tạp nh biên chế, đào tạo, sử dụng, chi phí lắp đặt..... Do đó đây là hớng để công
ty cố gắng làm trong tơng lai.

SVTH: Phí Thị Mai Kế toán 42C
2
3
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán
Các vật liệu mua về không đợc hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm
do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về mặt chất lợng nguyên vật liệu nhập
kho.
Các quy trình từ việc lập chứng từ, ngời lập, cách lập và công tác lu trữ bảo
quản đều tuân thủ theo đúng quy định của bộ tài chính ban hành. Tuy nhiên có điều
đáng lu ý là đôi khi công tác tổ chức chứng từ còn mang tính đối phó, hình thức. Có
khi các nghiệp vụ kinh tế xảy ra rồi khi cần đầy đủ chứng từ để hợp lý hoá phục vụ
công tác kiểm tra thì lúc đó mới lập chứng từ.
Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phơng pháp thẻ song song, nh-
ng tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh lại không đợc phản ánh chi tiết trên sổ chi
tiết nguyên vật liệu mà lại đợc tập hợp vào các sổ xuất, nhập vật t. Chỉ đến cuối
tháng mới đợc lọc ra cho từng loại nguyên vật liệu và ghi vào sổ chi tiết nguyên vật
liệu các số tổng cộng nh tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm
và tồn cuối kỳ (theo quý).
Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng và
tiến độ sản xuất, công ty kiểm soát qua việc cấp phát vốn nên có rất ít vật liệu tồn
kho. Điều này có thuận lợi là ít gây ứ đọng vốn lu động song gây bất lợi khi có sự
biến động bất thờng trên thị trờng vật t. Tuy công ty khi giao vật liệu cho các đơn vị
sản xuất đã có kế hoạch cung ứng vật liệu song nếu một hợp đồng có thời gian thực
hiện dài nh hợp đồng với Sở giáo dục thì trên hợp đồng sẽ cung cấp làm nhiều lần và
không thể lần nào cũng theo giá ghi trên hợp đồng vì phải có sự thay đổi theo giá thị
trờng. Nếu có một lúc nào đó nhu cầu về vật liệu nào đó đột nhiên tăng lớn, sự biến
động trong giá thành nh vậy sẽ ảnh hởng lớn đến sản xuất và việc thực hiện hợp
đồng.
Tại công ty luôn có lợng nguyên vật liệu tồn kho nhất định. Giấy in là nguyên
vật liệu chính đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất. Do đầu vào của

ngành giấy phụ thuộc vào ngành khai thác gỗ nên khi có biến động thì sẽ biến động
rất mạnh. Điều này dẫn đến việc giá giấy in có thể giảm bất ngờ. Ngoài giấy, các
nguyên vật liệu khác nh axit, mực in..... dễ bị h hỏng, giảm phẩm chất. Tại công ty
SVTH: Phí Thị Mai Kế toán 42C
3
4
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán
lại cha lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên nếu rủi ro xảy ra thì không chủ
động bù đắp thiệt hại đợc.
Công ty vẫn cha sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu trong khi vật liệu có
nhiều loại cần theo dõi chi tiết nên công ty khó kiểm soát đợc tất cả các loại vật liệu
về tình hình nhập, xuất. Khối lợng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn nh vậy
rất tốn thời gian và công sức.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu của công ty đợc lập một cách tổng hợp chỉ theo
dõi đợc chi phí nguyên vật liệu theo các khoản mục chi phí, đặc điểm sản xuất kinh
doanh của công ty là thực hiện sản xuất theo hợp đồng, công tác tính giá thành cũng
cha đợc thực hiện theo hợp đồng vì vậy mà không tính ra đợc lỗ, lãi trên từng hợp
đồng phục vụ cho báo cáo quản trị.
Doanh nghiệp sử dụng phơng pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính trị giá
xuất nguyên vật liệu nên đến cuối tháng mới tính đợc giá xuất nguyên vật liệu. Mặc
dù vậy trong quá trình xuất kho nguyên vật liệu trên các chứng từ, sổ sách thì cột
đơn giá và thành tiền đều bị bỏ trống do đó mà không cung cấp thông tin kế toán
một cách kịp thời và chính xác. Chỉ đến cuối tháng mới định khoản đợc nghiệp vụ
xuất vật liệu sau khi đã tiến hành phân bổ nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu giấy của doanh nghiệp xuất kho chủ yếu là cho sản xuất bên
cạnh đó còn xuất kho phục vụ cho quản lý doanh nghiệp. Nhng doanh nghiệp không
phản ánh chi phí giấy vào chi phí quản lý doanh nghiệp mà toàn bộ chi phí giấy phát
sinh trong kỳ đều đợc tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
2. Phơng pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà
Nội.

Việc xem xét đánh giá và định hớng hoàn thiện công tác quản lý là tất yếu, là
nhiệm vụ đặt ra cho mỗi đơn vị nhằm nâng cao trình độ, hiệu quả của công tác quản
lý và hạch toán.
Trên cơ sở những phần đang đợc hạch toán một cách hiệu quả, công ty cần đa
ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tại đơn vị mình. Lĩnh vực
quản lý nguyên vật liệu là lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị
SVTH: Phí Thị Mai Kế toán 42C
4
5
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán
tại công ty. Là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, cụ thể hơn là kinh doanh
ngành in, nguyên vật liệu là đầu vào chính cho quá trình sản xuất đồng thời chi phí
nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành. Đa ra các giải pháp
nhằm quản lý hiệu quả yếu tố đầu vào này nhằm hạ giá thành đồng thời đảm bảo
chất lợng sản phẩm đầu ra sẽ mang lại lợi nhuận và vị thế cạnh tranh cho công ty.
Nhiệm vụ này đặt chủ yếu cho phòng kế toán.
Các giải pháp đặt ra nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán nói chung
và công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu nói riêng cần dựa trên các phơng h-
ớng sau:
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán phải phù hợp với các quy định, chế độ
quản lý tài chính của bộ tài chính.
Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán xuất phát từ đặc điểm của đơn vị, mỗi
đơn vị có đặc điểm sản xuất kinh doanh khác nhau, tổ chức quản lý khác nhau do đó
thực trạng công tác hạch toán kế toán ở mỗi đơn vị cũng khác nhau. Hoàn thiện
công tác hạch toán kế toán phải phù hợp với những đặc điểm riêng biệt đó mới có
thể phát huy hiệu quả. Ngoài ra, hoàn thiện công tác kế toán còn phải căn cứ trên
trình độ nghiệp vụ, chuyên môn của nhân viên kế toán tại đơn vị.
Hoàn thiện công tác kế toán nhằm mục đích tổ chức công tác kế toán hiệu
quả hơn. Để thực hiện điều đó, việc hoàn thiện phải đảm bảo tiết kiệm , kịp thời và
triệt để. Sao cho công tác kế toán thực hiện tốt nhất nhiệm vụ, chức năng của mình,

đem lại hiệu quả tốt nhất với chi phí thấp nhất .
Chức năng quan trọng nhất của công tác hạch toán kế toán là chức năng
thông tin cho các nhà quản lý và các nhà quản lý và các đối tợng khác (công nhân
viên trong đơn vị, nhà đầu t...). Việc hoàn thiện công tác kế toán không nằm ngoài
mục đích thực hiện tốt chức năng này.
3. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty in tổng hợp Hà Nội.
ý kiến 1: Lập biên bản kiểm nghiệm các loại vật liệu mua ngoài nhập kho.
SVTH: Phí Thị Mai Kế toán 42C
5
6
Luận văn tốt nghiệp Khoa kế toán
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý
vật liệu, vật liệu mua về trớc khi nhập kho phải đợc kiểm nhận để xác định đợc số l-
ợng, chất lợng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn của
ngời cung cấp.
Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy
cách, phẩm chất đã ghi trong hoá đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm
phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau.
Trờng hợp vật liệu mua về đã qua kiểm nghiệm đảm bảo về số lợng và quy
cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định và làm căn cứ pháp lý khi
có tranh chấp, kiện tụng,.....
VD: Theo hợp đồng số 33335 ngày 23/01/2004, công ty mua của công ty giấy
Bãi Bằng 8900 Kg giấy cuộn 60 g khổ 79 đơn giá 9871đ/kg. Thực tế kiểm nhận số l-
ợng là 8900kg đúng quy cách và đảm bảo chất lợng. Ban kiểm nghiệm lập biên bản
kiểm nghiệm sau:
Biểu 3.1
SVTH: Phí Thị Mai Kế toán 42C
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc
Biên bản kiểm nghiệm vật liệu nhập kho

Số: 10, Ngày 23 tháng 01 năm 2004
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 33335 giữa
Bên bán : Công ty giấy Bãi Bằng
Điạc chỉ : Phú Ninh Phú Thọ
Bên mua : Công ty in tổng hợp HN
Địa chỉ : 67 Phó Đức Chính Hà Nội
Về việc : công ty giấy Bãi Bằng bán giấy cho công ty in tổng hợp VN tại kho
của công ty in tổng hợp, hai bên lập hợp đồng kiểm nghiệm gồm có:
ông Nguyễn Văn Hào : Đại diện bên bán Uỷ viên
Ông Lê Văn Hoàng : Đại diện bên mua trởng ban
ông Đoàn Phúc Lập : Uỷ viên
Bà Nguyễn Thanh Hoa : Uỷ viên
Hai bên cùng kiểm nghiệm số nguyên vật liệu mà công ty giấy Bãi Bằng giao cho
công ty in tổng hợp Hà Nội và thống nhất đa ra kết luận về số nguyên vật liệu đảm
bảo theo hợp đồng đã ký
STT Tên quy cách,
phẩm chất
Mã số Đơn vị tính Số lợng
theo hoá
đơn
Kết quả kiểm nghiệm

SL đúng
quy cách
Số lợng
sai quy
cách

1 Giấy cuộn
60g/m

2
khổ 79

Kg 8900 8900 0
Số lợng vật liệu trên đã đợc nhập kho công ty in tổng hợp Hà Nội ngày
23/01/2004
Đại diện bên bán Đại diện bên mua
6
7
LuËn v¨n tèt nghiÖp Khoa kÕ to¸n
ý kiÕn 2: X©y dùng hÖ thèng danh ®iÓm nguyªn vËt liÖu:
SVTH: PhÝ ThÞ Mai KÕ to¸n 42C
7