Nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn nhân lực ERP tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP HCM

ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH
BAN CHẤP HÀNH TP. HỒ CHÍ MINH
----------------------

CƠNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG SINH VIÊN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC EURÉKA
LẦN THỨ XX NĂM 2018

NGHIÊN CỨU CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN
CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN
TRONG MƠI TRƯỜNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC (ERP) TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN TP.HCM

LĨNH VỰC NGHIÊN CỨU: HÀNH CHÍNH - PHÁP LÝ
CHUYÊN NGÀNH: CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH

Mã số cơng trình: …………………………….


i

MỤC LỤC
MỤC LỤC .............................................................................................................. i
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ....................................................................v
DANH MỤC CÁC BẢNG .................................................................................... vi
DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH ......................................... vii
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ....................................................................................1
1.1 Lý do chọn đề tài............................................................................................1
1.2 Mục tiêu nghiên cứu ......................................................................................2
1.2.1 Mục tiêu tổng quát ..................................................................................2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể ........................................................................................3
1.3 Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................3
1.4 Phạm vi nghiên cứu .......................................................................................3
1.4.1 Chủ điểm của đề tài .................................................................................3
1.4.2 Phạm vi không gian và thời gian nghiên cứu .........................................3
1.5 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu ...................................4
1.6 Kết cấu đề tài nghiên cứu .............................................................................4
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU ......................5
2.1 Một số khái niệm liên quan...........................................................................5
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển và khái niệm hệ thống ERP ..................5
2.1.1.1 Khái niệm ERP .......................................................................................5
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của ERP .........................................6
2.1.1.3 Các phân hệ nghiệp vụ trong ERP .......................................................14
2.1.1.4 Hạn chế của hệ thống ERP ..................................................................15
2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn .........................................................................16
2.2.1 Tổng quan về hệ thống thơng tin kế tốn ................................................16
2.2.2 Tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình kinh doanh ..............16
2.2.2.1 Các chu trình kinh doanh .....................................................................16


ii
2.2.3 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn .........................................................18
2.3 Sự tương tác giữa hệ thống thơng tin kế tốn và ERP .............................21
2.3.1 Xét dưới khía cạnh hệ thống quản lý ......................................................21
2.3.2 Xét dưới khía cạnh hệ thống thơng tin quản lý ......................................21
2.3.3 Xét dưới khía cạnh phân tích và kiểm sốt..............................................21
2.4 Tổng quan các nghiên cứu trong và ngồi nước .......................................24
2.4.1 Những cơng trình nghiên cứu nước ngồi .............................................24
2.4.2 Những cơng trình nghiên cứu trong nước ...............................................29
2.5 Mơ hình nghiên cứu đề xuất của đề tài......................................................32

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ................................................35
3.1 Phương pháp nghiên cứu ............................................................................35
3.1.1 Nghiên cứu định tính ..............................................................................35
3.1.2 Nghiên cứu định lượng ...........................................................................36
3.2 Quy trình nghiên cứu ..................................................................................37
3.3 Mơ hình nghiên cứu của đề tài ...................................................................38
3.4 Thực hiện nghiên cứu định lượng ..............................................................40
3.4.1 Phương pháp chọn mẫu nghiên cứu .......................................................40
3.4.2 Kích thước mẫu nghiên cứu ...................................................................40
3.4.3 Đối tượng khảo sát .................................................................................40
3.4.4 Phạm vi khảo sát ....................................................................................41
3.4.5 Thu thập dữ liệu nghiên cứu ...................................................................41
3.5 Xây dựng thang đo ......................................................................................41
3.5.1 Thiết kế bảng câu hỏi .............................................................................41
3.5.2 Xây dựng thang đo các thành phần .........................................................42
3.6 Phân bổ mẫu nghiên cứu ............................................................................43
3.7 Phương pháp xử lý số liệu ...........................................................................43
3.7.1 Phân tích thống kê mơ tả ........................................................................44


iii
3.7.2 Đánh giá độ tin cậy của thang đo ..........................................................44
3.7.3 Phân tích nhân tố (Factor Analysis) ......................................................46
3.7.4 Phân tích mối quan hệ ............................................................................46
3.7.5 Hồi quy tuyến tính ..................................................................................46
CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ...........................49
4.1 Phân tích thống kê mô tả ............................................................................49
4.2 Kiểm định thang đo .....................................................................................52
4.2.1 Kiểm định thang đo bằng hệ số Cronbach’s Alpha ...............................52
4.2.1.1 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao của

doanh nghiệp” .....................................................................................................53
4.2.1.2 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Huấn luyện, đào tạo nhân viên của
doanh nghiệp” .....................................................................................................53
4.2.1.3 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Chất lượng phần mềm ERP” .........53
4.2.1.4 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Sự hợp tác, quan tâm từ người sử
dụng” ...................................................................................................................53
4.2.1.5 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Mơi trường văn hóa của doanh
nghiệp” ................................................................................................................54
4.2.1.6 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Năng lực, kinh nghiệm từ nhà tư vấn
triển khai phần mềm ERP”..................................................................................54
4.2.1.7 Cronbach’s Alpha cho thang đo “Chất lượng hệ thống thơng tin kế
tốn” ....................................................................................................................55
4.2.2 Phân tích nhân tố EFA ............................................................................55
4.3 Kiểm định mơ hình và giả thuyết nghiên cứu ...........................................57
4.3.1 Phân tích tương quan ..............................................................................58
4.3.2 Phân tích hồi quy.....................................................................................59
4.3.3 Kiểm tra các giả định mơ hình hồi quy bội .............................................62
4.3.3.1 Kiểm định giả định phương sai của sai số (phần dư) ..........................62
4.3.3.2 Kiểm định giả định các phần dư có phân phối chuẩn ..........................63


iv
4.3.3.3 Kiểm định giả định khơng có mối tương quan giữa các biến độc lập
(Hiện tượng đa cộng tuyến) .................................................................................63
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ......................................................66
5.1 Tóm tắt .........................................................................................................66
5.2 Kiến nghị, giải pháp ....................................................................................67
5.2.1 Mục tiêu chung khi xây dựng kiến nghị, giải pháp .................................67
5.2.2 Kiến nghị, giải pháp đối với năng lực, kinh nghiệm của nhà tư vấn triển
khai phần mềm ERP ............................................................................................67

5.2.3 Kiến nghị, giải pháp đối với sự hỗ trợ từ ban quản lý cấp cao của doanh
nghiệp ..................................................................................................................69
5.2.4 Kiến nghị, giải pháp đối với sự quan tâm, hợp tác từ người sử dụng .....70
5.2.5 Kiến nghị, giải pháp đối với mơi trường văn hóa của doanh nghiệp ....71
5.2.6 Kiến nghị, giải pháp đối với huấn luyện, đào tạo nhân viên của doanh
nghiệp .................................................................................................................72
5.2.7 Kiến nghị, giải pháp đối với chất lượng phần mềm ................................72
5.2.8 Một số kiến nghị bổ trợ ...........................................................................73
5.2.8.1 Đối với doanh nghiệp sử dụng ERP .....................................................73
5.2.8.2 Đối với nhà cung cấp phần mềm ERP .................................................74
KẾT LUẬN ............................................................................................................76
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


v

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
BQLCC

Ban quản lý cấp cao

CLPM

Chất lượng phần mềm

CNTT

Công nghệ thông tin

CLHTTTKT

Chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn

DN

Doanh nghiệp

HTTTKT

Hệ thống thơng tin kế toán

HTTNSD

Hợp tác từ người sử dụng

HLDTNV

Huấn luyện đào tạo nhân viên

MTVHDN

Mơi trường văn hóa doanh nghiệp

NLNTV

Năng lực nhà tư vấn

PM

Phần mềm

TMĐT

Thương mại điện tử

DSS

Decision Support System

ERM

Enterpise Resource Management

ERP

Enterpise Resource Planning

ES

Expert System

ISCA

Information System for Competitive Advantage

MRP

Material Requirements Planning

MRPII

Manufacturing Resource Planning

MIS

Management Information System

TPS

Transaction Processing System


vi

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1

Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh

Trang 17

Bảng 3.1

Phân bổ mẫu nghiên cứu

Trang 43

Bảng 3.2
Bảng 4.1

Bảng 4.2
Bảng 4.3

Thang đo khoảng (Interval Scale)
Tình hình thu thập dữ liệu nghiên cứu
Đặc điểm mẫu nghiên cứu
Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha

Trang 44
Trang 49
Trang 51
Trang 55


vii

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH, SƠ ĐỒ
Biểu đồ 4.1

Kết quả khảo sát về loại hình doanh nghiệp

Trang 50

Biểu đồ 4.2

Kết quả khảo sát về lĩnh vực hoạt động của DN

Trang 50

Biểu đồ 4.3

Kết quả khảo sát về thời gian doanh nghiệp

Trang 51

Hình 2.1

Mơ hình nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên (2012)

Trang 30

Hình 2.2

Mơ hình nghiên cứu đề xuất của đề tài

Trang 33

Hình 3.1

Quy trình nghiên cứu đề tài

Trang 38

Mơ hình nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến chất
Hình 3.2

lượng thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ
thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh

Trang 39

nghiệp trên địa bàn TP.HCM
Hình 4.1

Mơ hình kết quả hồi quy

Trang 61

Sơ đồ 2.1

Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thơng tin kế tốn

Trang 16

Sơ đồ 2.2

Hệ thống thông tin và việc ra quyết định

Trang 22


1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU
1.1 Lý do chọn đề tài
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã tạo nên những cơ hội và thách thức mới,
đòi hỏi các doanh nghiệp Việt Nam phải làm thế nào để nâng cao năng lực cạnh
tranh của chính mình để chủ động tham gia vào thị trường thế giới. Môi trường kinh
doanh hiện đại, với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc doanh nghiệp ln tìm
kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn và

tốt hơn đối thủ. Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hồn thiện cơng tác
quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh
doanh.
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP (Enterprise Resources
Planning) là thuật ngữ được Gartner Group of Stamford, CT, USA sử dụng từ
những năm đầu của thập niên 70 của thế kỷ trước, nhằm mô tả hệ thống phần mềm
doanh nghiệp được hình thành và phát triển từ những hệ thống quản lý và kiểm soát
kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạch định và quản lý các nguồn lực bên trong và
bên ngoài doanh nghiệp. Mức độ hiệu quả trong hoạt động của hệ thống ERP là chủ
yếu dựa vào các thông tin thu thập, xử lý về các nguồn lực, trong đó có nguồn lực
tài chính.
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của công nghệ thơng tin, ERP
đã nhanh chóng trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp đầu tư thích đáng do
những lợi ích to lớn mà nó mang lại. Tại các nước trên thế giới, hầu hết các doanh
nghiệp đã sớm nhận thức được giá trị, tầm ảnh hưởng của việc ứng dụng ERP vào
doanh nghiệp, như là một giải pháp tất yếu để góp phần vào sự phát triển lâu dài của
doanh nghiệp. ERP là một công cụ hiệu quả giúp đỡ các nhà lãnh đạo quản lý các
nguồn lực khác nhau (nhân lực – tài lực – vật lực) và tác nghiệp, đồng thời giúp các
tổ chức, doanh nghiệp hội nhập với một tiêu chuẩn quản lý quốc tế.
Tổ chức kế tốn trong mơi trường ERP mang lại cho doanh nghiệp những
cơng cụ quản lý và phân tích tài chính hữu hiệu cùng với khả năng mở rộng và phát
triển gần như vơ hạn. Tiêu chí đầu tiên của các phần mềm ERP là quản lý đồng bộ,
chặt chẽ hơn và khoa học hơn tồn bộ thơng tin của doanh nghiệp trong đó thơng tin
kế tốn là một phần cốt lõi. Chính vì đặc điểm hạch tốn kế tốn đồng thời với thao


2

tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các
hoạt động sản xuất kinh doanh ở từng khâu trên hệ thống. Trên hệ thống ERP, kế

toán trở thành những người kiểm sốt hoạt động sản xuất kinh doanh thơng qua các
số liệu kế toán mà hệ thống phản ánh.
Ở Việt Nam, thị trường phần mềm ERP đang dần trở nên khá sơi động, rất
nhiều doanh nghiệp có nhu cầu ứng dụng giải pháp ERP nhằm thay đổi phương
thức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, song khơng phải doanh
nghiệp nào cũng có được sự hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực này. Vì rất nhiều lý do cả
khách quan lẫn chủ quan, mà việc triển khai ERP của các doanh nghiệp tại Việt
Nam chưa được phổ biến.
Vậy đâu là nhân tố tác động đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong
mơi trường ứng dụng ERP ở các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh
nghiệp ở TP. Hồ Chí Minh nói riêng. Xuất phát từ những vấn đề cịn tồn tại, đồng
thời nhận thấy tính cấp bách và quan trọng, đề tài: “Nghiên cứu các nhân tố ảnh
hưởng đến chất lượng hệ thống thông tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng
hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP.
Hồ Chí Minh” đã được em chọn làm đề tài khóa luận tốt nghiệp nhằm tìm ra các
nhân tố ảnh hưởng, mối quan hệ tác động của các nhân tố đến chất lượng hệ thống
thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP và qua đó, đề xuất, kiến nghị,
giải pháp nhằm phát triển, nâng cao sự thành công của chất lượng hệ thống thơng
tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP.
Hồ Chí Minh.
1.2 Mục tiêu nghiên cứu
1.2.1 Mục tiêu tổng quát
Xác định và đánh giá mức độ các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống
thông tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP)
tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh. Từ đó, đề ra các đề xuất, kiến
nghị, giải pháp nhằm phát triển, nâng cao sự thành cơng của chất lượng hệ thống
thơng tin kế tốn trong môi trường ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp trên địa bàn
TP. Hồ Chí Minh.
Để có thể đạt được mục tiêu tổng quát trên, đề tài sẽ tập trung vào những mục

3

tiêu cụ thể dưới đây:
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
Tìm hiểu các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn
trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh
nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Đo lường mức độ tác động của các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống
thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP)
tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Đề xuất những giải pháp nhằm phát triển, nâng cao sự thành công của chất
lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định
nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
1.3 Câu hỏi nghiên cứu
Để giải quyết được những mục tiêu cụ thể trên các câu hỏi sau đây phải được
trả lời:
 Những nhân tố nào ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn
trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh
nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh?
 Mức độ tác động của các nhân tố đến chất lượng hệ thống thông tin kế tốn
trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh
nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh?
 Những giải pháp nào cần thiết nhằm phát triển, nâng cao sự thành công của
chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch
định nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh?
1.4 Phạm vi nghiên cứu
1.4.1 Chủ điểm của đề tài
Đề tài tập trung nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống
thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP)

tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
1.4.2 Phạm vi khơng gian và thời gian nghiên cứu


4

Phạm vi không gian: Đề tài tổng hợp và đo lường mức độ ảnh hưởng của các
nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong môi trường ứng
dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP.
Hồ Chí Minh.
Phạm vi thời gian: Thơng tin thu thập, phân tích thể hiện trong đề tài được lấy
từ giai đoạn 2013 – 2018.
1.5 Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Với các lý do và mục tiêu nghiên cứu đã nêu trên, đề tài nghiên cứu có một số ý
nghĩa như sau:
Về mặt lý luận: Hệ thống hóa cơ sở lý luận, và các mơ hình đo lường liên quan
đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong môi trường ứng dụng hệ thống
hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh.
Về mặt thực tiễn: Tìm kiếm các nhân tố và các mối quan hệ tác động của các
nhân tố đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng dụng hệ
thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hồ Chí
Minh. Từ đó, đưa ra các đề xuất, giải pháp cần thiết nhằm phát triển, nâng cao nâng
cao sự thành công của chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn trong mơi trường ứng
dụng hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP) tại các doanh nghiệp trên địa bàn TP.
Hồ Chí Minh?
1.6 Kết cấu đề tài nghiên cứu
Đề tài được kết cấu thành 5 chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu.
Chương 2: Cơ sở lý luận và mơ hình nghiên cứu.
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu.

Chương 4: Kết quả nghiên cứu và thảo luận.
Chương 5: Kết luận và kiến nghị.


5

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ MƠ HÌNH NGHIÊN CỨU
2.1 Một số khái niệm liên quan
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển và khái niệm hệ thống ERP
2.1.1.1 Khái niệm ERP
Enterprise Resource Planning (ERP) – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp là một thuật ngữ được dùng liên quan đến hệ thống tích hợp thơng tin và q
trình kinh doanh (Kumar và Hillegersberg, 2000) bao gồm các phân hệ chức năng
được cài đặt tùy theo mục đích của doanh nghiệp.
ERP được hỗ trợ bởi phần mềm ứng dụng liên chức năng giúp cho doanh
nghiệp hoạch định và quản lý những phần quan trọng của quá trình kinh doanh bao
gồm lập kế hoạch sản xuất, mua hàng, quản lý hàng tồn kho, giao dịch với nhà cung
cấp, cung cấp dịch vụ khách hàng và theo dõi đơn đặt hàng (Olson, 2004).
ERP tập hợp tất cả dữ liệu từ các quy trình khác nhau và lưu trữ trong một cơ sở
dữ liệu tập trung cho phép sử dụng thông tin theo nhiều cách khác nhau (Aernoudts,
R.H.R.M.,Boom, vander, T., Vosselman, E.G.J. và Pijl, vander, G.J.,2005).
Khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn
lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính).
Khối lượng cơng việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp
chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống
phần mềm rất lớn. Rất nhiều giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng
phạm vi này. Tuy vậy, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải
pháp ERP hiện nay. Ví dụ, module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng
được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP mặc dù CRM là khái niệm khác so với
ERP. Trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên

trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp: xây dựng hệ
thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và là điểm xuất phát
của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu
module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu.


6

Thực tế, thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp vô cùng phong phú và không chỉ
giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực.
Tóm lại, cách đơn giản nhất ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp,
trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. ERP quản lý những hoạt động
quan trọng nhất của doanh nghiệp, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh
nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.
2.1.1.2 Q trình hình thành và phát triển của ERP
Vào giữa những năm 70 của thế kỷ 20, MRP (Materials Requirement Planing) –
Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu xuất hiện lần đầu tiên, đánh dấu một bước phát
triển mới của quản trị tác nghiệp khi lần đầu tiên máy tính điện tử được sử dụng
rộng rãi trong các đơn vị sản xuất kinh doanh. Mơ hình MRP đã rất thành cơng với
các dây chuyền sản xuất lớn, chính vì vậy nó nhanh chóng phát triển thành MRP II
(Manufacturing Requirements Planning) – Hoạch định khơng chỉ nguồn ngun vật
liệu mà tồn bộ nguồn lực liên quan đến q trình sản xuất. Mơ hình MRP II kết
hợp chặt chẽ các chức năng tài chính, kế toán, quản trị nguồn nhân lực, quản trị
kênh phân phối và trở nên bao quát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh rồi thực
sự chuyển thành ERP – Hệ thống hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp.
Có thể chia quá trình phát triển của ERP thành các giai đoạn sau:
1960s: Quản lý hàng tồn kho – Inventory control packages (IC).
Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX được
thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý. Tuy
nhiên, phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và khi

nào thì tiến hành đặt hàng. Ngồi ra, phần mềm này cịn có các quy trình giám sát
mức hàng hóa tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý. IC
là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho q trình cải tiến hệ thống ERP ngày
nay.
1970s: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP).
MRP thực chất là bước phát triển của công thức sản xuất – BOM (Bill of
Materials). MRP là mô hình do Joshep Orlicky của IBM và các chuyên gia của Hiệp
hội Quản lý dự trữ sản xuất Hoa Kỳ (American Production & Inventory Control


7

Society) khởi xướng. Tại thời điểm đó, các nhà sản xuất và lập kế hoạch sản xuất
đang tìm kiếm những phương pháp tính tốn hiệu quả hơn để thực hiện đặt hàng
nguyên vật liệu và họ nhận ra rằng MRP chính là câu trả lời hồn hảo cho mình.
MRP đặt ra các câu hỏi:
Chúng ta sẽ sản xuất sản phẩm gì? Cần có những ngun vật liệu gì để tạo ra
các sản phẩm đó? Những nguyên vật liệu nào hiện đang có sẵn trong kho? Những
nguyên vật liệu nào cần phải mua?
MRP sử dụng một kế hoạch sản xuất tổng thể - Master Production Schedule
(MPS) để tìm câu trả lời cho câu hỏi thứ nhất. Sau đó, tìm kiếm một danh sách chi
tiết các nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm từ BOM; tìm kiếm những ngun vật
liệu cịn trong kho thông qua các báo cáo hàng tồn kho và cuối cùng tính tốn số
lượng ngun vật liệu cần phải mua để có thể tiến hành sản xuất.
Hệ thống MRP đã phát triển một cách nhanh chóng khi người ta nhận thấy
những ích lợi to lớn của nó. Với MRP người ta có thể biết chính xác lượng hàng cần
đặt, kiểm sốt chặt chẽ số lượng hàng hóa tồn kho cũng như sản xuất…Các chuyên
gia về MRP nhận thấy tiềm năng lớn hơn của nó. MRP được tích hợp thêm khả
năng lên kế hoạch bán hàng, sản xuất, phát triển lịch trình sản xuất, dự báo, đặt
hàng…Một hệ thống MRP được hình thành, tạo ra một chu trình MRP hoàn thiện,

tạo ra một chuỗi các chức năng cho quá trình sản xuất tự động.
1980s: Hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II).
Giai đoạn tiếp theo được gọi là MRP II. Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên
bởi Wight (năm 1984) và là hệ quả tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản
lý trước đó. Có thể, hình dung MRP II chính là một chu trình MRP hồn chỉnh cộng
thêm khả năng lập kế hoạch tổ chức bán hàng, phân bổ tài chính và các khả năng
mô phỏng hoạt động giúp nhà quản trị trong các quyết định của mình.
MRP II vì thế được coi là phương pháp hiệu quả để hoạch định tất cả các nguồn
lực trong một đơn vị sản xuất. MRP II có khả năng thực hiện được rất nhiều nhiệm
vụ, đồng thời liên quan đến nhau: lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất, quản
lý nhu cầu, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu…
1990s: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP).


8

ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng ưu
việt hơn. Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi Gartner Group trong những năm
đầu thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong giới báo chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên
vào năm 1992 trên tờ Ricciuti, còn đối với giới cơng nghệ thơng tin thì khái niệm về
ERP được đưa ra đầu tiên năm 1996 bởi Davenport. Có rất nhiều thuật ngữ khác
cũng nhắc tới ERP như: Hệ thống doanh nghiệp – Enterprise systems; Công nghệ
thông tin doanh nghiệp – Enterprise information technologies – EIT; Hệ thống
hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise management and
resource planning systems – EAS; v.v…Tuy nhiên, thuật ngữ ERP được sử dụng
rộng rãi nhất và ngày nay vẫn còn được sử dụng.
Về cơ bản ERP cũng giống như MRP II, tuy nhiên tầm bao quát rộng hơn, có
khả năng kết hợp nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh và gắn kết chặt chẽ hơn với
các chức năng kế tốn tài chính. Hệ thống ERP cũng có khả năng kết hợp với các
công cụ khác như quản trị mối quan hệ với khách hàng, quản trị chuỗi cung

ứng…qua đó, hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong toàn bộ hoạt động của mình.
ERP dự đốn và điều chỉnh phù hợp giữa cầu và cung. Mục tiêu của ERP là gia
tăng mức độ hài lòng của khách hàng, nâng cao năng suất, cắt giảm chi phí và sự
luân chuyển hàng tồn kho, đồng thời tạo cơ sở cho quản trị chuỗi cung ứng hiệu quả
và thương mại điện tử. Nó lên kế hoạch để sử dụng nguồn nhân lực, nguyên vật liệu
và máy móc, tài chính một cách chính xác, phù hợp, đúng lúc. ERP là sản phẩm kế
thừa và phát triển của MRP cũng như MRP II.
ERP giúp cho hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả hơn trong môi trường cạnh
tranh khốc liệt và thay đổi không ngừng như hiện nay.
2000s: ERP mở rộng – Extended ERP.
Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết hợp
hồn chỉnh giữa ERP thơng thường với CRM (Customer relation management –
Quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Quản lý chuỗi
cung ứng) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho doanh nghiệp có thể tiếp
cận thơng tin đầy đủ từ phía khách hàng cũng như các nhà cung cấp theo một cách
mới.


9

Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống thơng
tin của mình ra bên ngồi, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thơng tin từ phía
khách hàng, đối tác và các nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự
thành cơng của mơ hình “business to business” như mạng thông tin nội bộ là LAN
và Internet.
Hiện nay, các nhà quản trị còn quan tâm tới ERM, tên viết tắt của Enterprise
Resource Management – Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. ERM tuy gần với ERP
về cách viết nhưng là khái niệm rộng hơn nhiều, nó khơng phải là một bước tiến
hóa về chức năng hoặc kỹ thuật như MRP tiến hóa lên ERP. ERM thực chất là một
bộ cơng cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một bộ phận, các cơng cụ

khác có thể hồn tồn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình
hay kỹ thuật quản trị dự án. Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hóa rất
quan trọng. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này.
2.1.1.3 Các phân hệ nghiệp vụ trong ERP
Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp các phần mềm đơn lẻ, mỗi phân hệ có một chức
năng riêng biệt, chúng hoạt động độc lập với nhau nhưng lại cùng nhau chia sẻ
thông tin nhằm tạo ra một hệ thống ERP mạnh. Trên thị trường hiện nay, mỗi giải
pháp ERP lại được phân chia thành nhiều phân hệ với tên gọi khác nhau, nhưng một
ERP tiêu chuẩn sẽ phải bao gồm các phần hành sau đây:
Kế hoạch tài chính
Được thiết kế cho việc tự động hóa quản lý và báo cáo bên ngoài của sổ tổng
hợp, sổ phải thu, sổ phải trả và những sổ phụ khác với cùng một hệ thống tài khoản
được định nghĩa bởi người sử dụng. Những bút toán được thao tác trên các phân hệ
liên quan tới sản xuất bán hàng, hay nhật ký thanh toán sẽ được ghi lại một cách tự
động, đó cũng chính là hình thức sổ sách để phản ánh tình trạng thực.
Phân hệ kế tốn tài chính được coi là nền tảng của một hệ thống ERP, phân hệ
này có khả năng đáp ứng tất cả các nhu cầu về kế tốn cũng như tài chính của một
doanh nghiệp. Với phân hệ kế tốn tài chính, các nhà quản trị ở tất cả các phịng ban
đều có thể tiếp cận với tình hình tài chính của doanh nghiệp từ đó so sánh với tài
sản thực tế, điều này thông thường phải chờ đợi cung cấp từ các báo cáo tài chính.


10

Trong hệ thống ERP, phân hệ kế tốn tài chính được tự động hóa một cách tối đa.
Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ nữa như sổ cái, công nợ phải
thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…
Hệ thống ERP phải hỗ trợ một hệ thống tài khoản chi tiết cho tất cả tài sản có,
tài sản nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Các tài khoản được theo dõi

thường xuyên và chi tiết, các thông tin được tập hợp kết chuyển tới các phân hệ
khác. Phần mềm này phải cho phép phát triển các mẫu báo cáo tài chính thơng qua
việc tập hợp thành nhóm các số dư tài khoản và xác định các nội dung tài khoản
theo mục hàng. Phần mềm cũng cần cho phép các nhân viên được nhập trực tiếp
vào nhật ký sổ cái. Hệ thống cần phải linh hoạt trong các trợ giúp kế toán, tài chính
cũng như đáp ứng được các yêu cầu, tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam và quốc tế.
Hậu cần (Logistics)
Phân hệ này là nền tảng của chuỗi cung ứng, hỗ trợ các chức năng thu nhận và
kiểm kê xảy ra hàng ngày như quản lý kho và tồn kho, quản lý giao nhận, quản lý
nhà cung cấp…Các nhiệm vụ mà phân hệ hậu cần thực hiện liên quan tới:
Các đơn mua hàng; đơn đặt hàng; biên nhận hàng hóa; nợ phải trả; quản lý hàng
tồn kho; hóa đơn nguyên vật liệu; quản lý ngun liệu thơ, hàng hóa hồn chỉnh…
Phân hệ hậu cần trong ERP là một trong những phân hệ xương sống, cốt lõi của
hệ thống ERP. Các doanh nghiệp triển khai ERP thường mong muốn phân hệ này
giúp họ quản lý chặt chẽ hơn giá trị nguyên vật liệu, hàng tồn kho cũng như tăng
vòng quay hàng tồn kho để tăng vòng quay vốn.
Một vấn đề quan trọng trong việc triển khai ERP nói chung và phân hệ hậu cần
nói riêng là phần đối chiếu số liệu. Cần đặc biệt chú ý đối chiếu với hai số liệu kế
toán và kho.
Vấn đề cơ bản nhất trong quản lý nguyên vật liệu, hàng tồn kho là cách đặt bộ
mã khi muốn đưa hàng hóa, vật tư vào quản lý. Thông tin trên bộ mã như thế nào là
vừa đủ, không thiếu so với yêu cầu quản lý hay không quá nhiều làm cho bộ mã
phức tạp, gây khó khăn khi xử lý dữ liệu. Vấn đề này thường gây tranh cãi bởi mỗi
phịng ban có nhu cầu quản lý khác nhau về một mặt hàng trong khi không thể đưa
tất cả các nhu cầu lên bộ mã. Bên cạnh đó, khi bộ mã đã được xây dựng vẫn xảy ra


11

tình trạng khơng thống nhất ở các nơi hoặc cùng một mặt hàng nhưng khai báo

nhiều mã trong hệ thống.
Khó khăn tiếp theo là doanh nghiệp chưa thể nắm bắt thông tin tồn kho về
lượng và giá trị một cách chính xác, chủ yếu là do việc ghi nhận hàng nhập, xuất
kho khơng tức thời. Thơng thường, để kiểm sốt hàng nhập kho, doanh nghiệp phải
chờ có đủ hóa đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập. Trong khi thực tế, thì
hàng đã nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc khơng nắm bắt số liệu tồn kho chính
xác ảnh hưởng đến nhiều cơng tác khác như tính nhu cầu nguyên vật liệu, sản xuất,
bán hàng, điều động hàng hóa, thiếu/thừa vật tư, gây khó khăn cho hoạt động sản
xuất kinh doanh.
Sản xuất
Được sử dụng cho việc lập kế hoạch và kiểm soát những hoạt động sản xuất của
một công ty. Phân hệ này bao gồm:
Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule), lập kế hoạch nhu
cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning), lập kế hoạch phân
phối (DRP – Distribution Requirements Planning), lập kế hoạch điều phối năng lực
(CRP – Capability Requirements Planning), công thức sản phẩm (BOM – Bill of
Material), quản lý luồng sản xuất (Product Routings), quản lý mã vạch (Bar
Coding), quản lý lệnh sản xuất (Work Order).
Trong quá trình triển khai ERP, phân hệ sản xuất được xem là phân hệ khó,
phức tạp và tốn nhiều thời gian nhất khi đưa vào áp dụng. Mỗi đơn vị sản xuất đều
có một quy trình riêng biệt. Chính vì vậy, các chương trình quản lý chuyên biệt về
sản xuất cũng được chia thành nhiều nhóm khác nhau như sản xuất liên tục, sản
xuất rời rạc, sản xuất theo dự án…
Doanh nghiệp khi triển khai ERP luôn kỳ vọng sẽ được trợ giúp lập kế hoạch
sản xuất tối ưu, đáp ứng được tất cả các nhu cầu. Sau khi có kế hoạch thì hệ thống
lại cần xác định được nhu cầu nguyên vật liệu để đáp ứng kế hoạch sản xuất đó.
Muốn vậy thì hệ thống phải có khả năng tích hợp được thơng tin từ nhiều nguồn
khác nhau để giải được bài toán số lượng vật tư cần cung cấp. Kết quả xác định sẽ
được chuyển sang bộ phận cung ứng vật tư qua các phiếu yêu cầu.

12

Quản lý dự án
Phân hệ quản lý dự án được thiết kế để hỗ trợ lập kế hoạch, kiểm soát và quản
lý những dự án dài hạn, giúp cải tiến công tác quản lý dự án, cung cấp thông tin phù
hợp cho những người liên quan, từ đó doanh nghiệp có thể điều phối dự án nhịp
nhàng, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, ra quyết định kịp thời. Phân hệ này có
thể thực hiện các cơng việc như:
Dự tốn chi phí dự án (Project Costing), quản lý các nguồn lực của dự án
(Project Resource Management), Hợp đồng dự án (Project Contracts)…
Dịch vụ
Phân hệ dịch vụ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các dịch vụ sau bán hàng
của mình, nâng cao mức độ hài lịng của khách hàng đối với sản phẩm, thông
thường việc thực hiện việc quản lý dịch vụ khách hàng và quản lý bảo hành, bảo trì
sản phẩm.
Dự đốn và lập kế hoạch
Phân hệ dự đoán và lập kế hoạch hỗ trợ việc lập kế hoạch cung ứng cũng như
kế hoạch sản xuất, cung cấp các công cụ hiệu quả để đưa ra các dự báo chính xác và
hợp lý cho doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
Cơng cụ lập báo cáo
Phân hệ này sẽ thực hiện các chức năng như khai thác thơng tin, chuyển đổi dữ
liệu…từ đó, thiết lập các báo cáo phân tích phù hợp, chuẩn xác, kịp thời tới các lãnh
đạo, các cấp quản lý và tác nghiệp trong doanh nghiệp.
Trên thực tế, ngoài các phân hệ cơ bản kể trên, các nhà sản xuất phần mềm hệ
thống ERP còn phát triển thêm một số phân hệ khác như:
Kế toán quản trị
Phân hệ kế toán quản trị phản ánh luồng chi phí và doanh thu của cơng ty. Nó là
cơng cụ quản lý cho những hoạch định mang tầm tổ chức. Nó cũng được cập nhật
tự động trong những sự kiện xảy ra hàng ngày. Bao gồm các hoạt động như:

Các nhân tố phí tổn, trung tâm phí tổn, trung tâm lợi nhuận, đơn hàng nội bộ,
hoạt động dựa trên chi phí, chi phí sản xuất.


13

Quản lý tài sản
Được thiết kế để quản lý và giám sát những phần riêng rẽ của tài sản cố định
bao gồm quản lý mua và bán tài sản, quản lý hao mòn và đầu tư.
Quản lý nhân sự
Phân hệ quản lý nhân sự là một phân hệ quan trọng trong hệ thống ERP, là một
hệ thống tích hợp hồn hảo cho việc hỗ trợ lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động
nhân lực. Phân hệ quản lý nhân sự có thể thực hiện một số nhiệm vụ liên quan tới:
Quá trình làm việc, quỹ lương, đào tạo, quản lý thăng tiến, kế hoạch.
Quản lý chất lượng
Phân hệ này là một hệ thống kiểm sốt và cung cấp thơng tin về chất lượng, hỗ
trợ việc lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát, điều khiển sản xuất và thu nhận.
Quản lý bán hàng
Giúp tối ưu hoá mọi mục tiêu và hoạt động được tiến hành trong phân hệ bán
hàng và tạo lập hóa đơn và cung cấp thơng tin bán hàng.
Phân hệ quản lý bán hàng liên quan trực tiếp tới doanh số, đầu ra của doanh
nghiệp. Thơng thường, nó được nhìn nhận là phân hệ đơn giản: nhập yêu cầu, in
hóa đơn, xuất hàng và thu tiền. Nếu dừng ở góc độ này thì phân hệ quản lý bàn
hàng chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận, thống kê, trong khi điều quan trọng đối với
doanh nghiệp là ERP nói chung hay phân hệ quản lý bán hàng nói riêng phải là
công cụ hỗ trợ cho việc quản lý, bao gồm đủ các khâu lên kế hoạch, theo dõi, phân
tích và ra quyết định. Một quy trình bán hàng chuẩn thường bắt đầu khi có đơn hàng
hoặc hợp đồng mua bán cho đến quá trình xuất kho, giao hàng, thu tiền của khách
hàng. Tuy vậy, bên cạnh những khả năng cơ bản của việc quản lý bán hàng, doanh
nghiệp cần chú ý những tính năng sau:

Quản lý q trình thương lượng: quản lý quá trình từ đàm phán cho đến hẹn
giao hàng, quản lý giá bán, quản lý chính sách khuyến mại, chiết khấu, kiểm tra hạn
mức tín dụng, quản lý thực hiện hợp đồng, đơn hàng, hình thức bán hàng đa dạng.
Quản lý bảo dưỡng


14

Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong việc lên kế hoạch và thực hiện duy tu, bảo
dưỡng thiết bị, nhà xưởng, máy móc, xe cộ…Cơng tác duy tu, bảo dưỡng được thực
hiện tốt hơn sẽ giúp tăng tuổi thọ của tài sản, đảm bảo tính an tồn và độ tin cậy của
máy móc, thiết bị.
2.1.1.3 Lợi ích của ERP
Theo Poston và Grabski (2001), các lợi ích của ERP bao gồm: cải thiện q
trình ra quyết định, thơng tin kịp thời và chính xác hơn, gia tăng thỏa mãn của
khách hàng, linh hoạt với những thay đổi của môi trường.
Theo Mishra Alok (2008), lợi ích của ERP gồm 5 nhóm:
Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng suất,
chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích
dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt động
ở các bộ phận.
Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi ích cạnh tranh trên cơ sở cơng nghệ thơng tin.
Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm
chi phí và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác.
Lợi ích doanh nghiệp: cải tiến quy trình làm việc, q trình học tập và truyền
thơng trong doanh nghiệp, từ đó cải thiện văn hóa cơng ty.
Về phương diện thông tin, theo Brazel và Li (2005) ERP cung cấp các lợi ích:
Thu thập dữ liệu kịp thời, giảm thời gian lập báo cáo nên ERP cung cấp cho
người sử dụng thông tin kịp thời hơn.

ERP sử dụng thông tin tích hợp nên nó cũng giúp người quản lý có nhiều thơng
tin phong phú, đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp một cách tổng hợp, đầy
đủ, tồn diện hơn.
ERP loại trừ được các rào cản giữa các vùng chức năng của doanh nghiệp nên
nó cho phép người quản lý truy cập thơng tin kịp thời và do đó tăng tính sẵn sàng
của thơng tin.


15

Dưới góc độ cơng tác kế tốn, hệ thống ERP mang lại lợi ích sau: Cung cấp
thơng tin kế tốn kịp thời và đáng tin cậy.
Phân tích trách nhiệm cụ thể.
Cải tiến quản lý hàng tồn kho.
Kiểm sốt chi phí hiệu quả.
Hợp nhất số liệu ở các chi nhánh/công ty con dễ dàng.
Quy trình kế tốn được xác định rõ ràng.
2.1.1.4 Hạn chế của hệ thống ERP
Theo Shehab et al (2004), việc ứng dụng ERP thường đem lại lợi ích cho các
doanh nghiệp lớn nhiều hơn và gây một số hạn chế đối với doanh nghiệp quy mô
nhỏ như chi phí cho ERP quá lớn, thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm) và
đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả
năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP
làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
Một khó khăn khác liên quan tới ứng dụng ERP là chưa có một chuẩn đầy đủ
cho các phần mềm ERP. Tùy nhà cung cấp, các phân hệ của ERP có thể thay đổi và
do đó sẽ có những khó khăn khi tích hợp các ứng dụng khác nhau của các nhà cung
cấp khác nhau.
Một khó khăn nổi bật khác của việc ứng dụng ERP là yếu tố con người. Đây là
hạn chế lớn nhất mà phần mềm ERP còn gặp phải. Việc dùng ERP đòi hỏi người

dùng phải thay đổi cách làm cũ. Đây là lý do khiến hầu hết các dự án ERP thất bại
chứ không phải gặp khó khăn về thiếu hụt tài chính.
ERP rất minh bạch bởi tất cả đều được quản lý bởi một phần mềm duy nhất và
nó cũng làm việc tham nhũng trở nên khó khăn với nhiều người. Rất nhiều nhân
viên đã từ chối sử dụng phần mềm ERP vì nó làm họ mất đi một phần lợi ích của
mình. Ngồi ra trong mơi trường ERP, người sử dụng có thể lợi dụng kỹ thuật công
nghệ cao để thực hiện các hoạt động gian lận đối với thông tin, với tài sản của
doanh nghiệp.


16

Để có được một phần mềm ERP hồn chỉnh là điều rất khó khăn nhưng việc
thay đổi tư duy làm việc cũ cịn khó khăn hơn nữa. Những hạn chế mà phần mềm
ERP còn gặp phải đa số đều do yếu tố con người. Cần phải giải quyết được những
vấn đề đó ERP mới thật sự mang lại lợi ích mà nó vốn có cho doanh nghiệp.
2.2 Hệ thống thơng tin kế tốn
2.2.1 Tổng quan về hệ thống thơng tin kế tốn
Hệ thống thơng thơng tin kế tốn (Accounting Information Systems - viết tắt là
AIS) là một hệ thống thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp
thơng tin kế tốn hữu ích phục vụ cho việc ra quyết định.
Hệ thống thơng tin kế tốn có các chức năng chủ yếu: chức năng thu thập, xử
lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu nhằm cung cấp thông tin phục vụ ra quyết định và
chức năng kiểm soát.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ thể hiện khái quát về hệ thống thơng tin kế tốn

Thu thập dữ liệu
Đầu vào

XỬ LÝ

TỔNG HỢP
LƯU TRỮ

Thông tin
Đầu ra

Ra quyết
định

HỆ THỐNG

Nguồn: Tác giả nghiên cứu và tổng hợp 2018.
2.2.2 Tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình kinh doanh
2.2.2.1 Các chu trình kinh doanh
Chu trình kinh doanh gồm có 5 chu trình cơ bản: chu trình doanh thu, chu trình
chi phí, chu trình nhân sự, chu trình sản xuất, chu trình tài chính.
Mỗi chu trình có những hoạt động khác nhau liên quan mật thiết đến quá trình
kinh doanh của doanh nghiệp.


17

Bảng 2.1: Các hoạt động chủ yếu trong chu trình kinh doanh
Chu trình

Hoạt động
- Nhận và trả lời yêu cầu khách hàng
- Kiểm tra giới hạn tín dụng
- Kiểm tra hàng tồn kho
- Xuất kho và giao hàng

- Lập hóa đơn

Chu trình
doanh thu

- Ghi nhận doanh thu và nợ phải thu
- Thu tiền
- Cập nhật nợ phải thu
- Chuẩn bị các báo cáo
- Yêu cầu hàng hóa/dịch vụ
- Lập, xét duyệt và gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp
- Nhận hàng và nhập kho
- Bảo quản hàng hóa
- Chấp nhận hóa đơn

Chu trình
chi phí

- Ghi nhận nợ phải trả
- Thanh toán tiền cho nhà cung cấp
- Cập nhật nợ phải trả
- Chuẩn bị các báo cáo