THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ
NGHIỆP
I. Các đặc diểm hoạt động sản xuất kinh doanh ảnh hưởng đến hạch
toán nguyên vật liệu tại XN
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất
công nghiệp nhằm tạo ra cơ sỏ vật chất cho nền kinh tế quốc dân. Thông thường,
công tác XDCB do các đơn vị xây lắp nhận thầu tiến hành. Vì vậy, ngành sản xuất
này có các đặc điểm sau:
- Sản phẩm xây lắp là các công trình, kiến trúc.... có quy mô lớn, kết cấu
phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài... Do vậy, việc tổ chức quản lý
và hạch toán nhất thiết phải có các dự toán thiết kế, thi công.
Mỗi công trình từ khi khởi công xây dựng đến khi bàn giao đều được
theo dõi kiểm soát chặt chẽ, mở sổ và các tờ kê chi tiết tổng hợp riêng biệt về tình
hình nguyên vật liệu sử dụng tập hợp để tính chi phí sản xuất nói chung và chi phí
nguyên vật liệu trực tiếp nói riêng.
- Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất phải
di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm. Điều này thể hiện rõ ở các kho bãi NVL
được đặt tại chân mỗi công trình.
Việc tính giá NVL cũng thể hiện được điều đó: Giá nhập kho tính theo
giá thực tế và xuất kho theo giá đích danh. Tức là công trình đó tại thời điểm nhất
định cần nhập bao nhiêu NVL thì cũng xuất bấy nhiêu để sử dụng.
- Tổ chức sản xuất trong XN cũng như nhiều DN xây lắp ở nước ta hiện nay
phổ biến theo phương thức khoán gọn các công trình, hạng mục công trình, khối
lượng công trình hoặc công việc trong các đơn vị trong nội bộ DN ( đội, xí
nghiệp...)
- Tiền lương
- CFNVL, CCDC thi công
- CF chung của bộ phận nhận khoán
Phương pháp HTVL
1. Phân loại vật liệu
Căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất

kinh doanh với yêu cầu quản lý của DN, vật liệu được chia thành các nhóm sau:
- Vật liệu chính
- Vật liệu phụ
- Nhiên liệu
- Phế liệu
- Phụ tùng thay thế
- Thiết bị xây dựng
Ở XN xây dựng số 2, vật liêu được chia thành 2 nhóm:
- Vật liệu chính: Xi măng, cát, đá, gạch , sắt, thép, gỗ, các loại gạch ốp lát.
Những loại vật liệu này tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất cấu thành thực thể
vật chất cuả sản phẩm xây lắp.
- Vật liệu phụ: Xăng các loại, dầu nhớt, phụ gia bêtông... Những vật liệu mà
tham gia vào quá trình sản xuất kết hợp với các loại vật liệu chính làm thay đổi
hình dáng bề ngoài của sản phẩm xây lắp cho nhu cầu công nghệ kỹ thuật và trình
độ lao động
Việc phân loại vật liệu như trên đã giúp phần nào cho việc quản lý và hạch
toán vật liệu tại XN đựơc nhất quán và có hệ thống.
2.Tính giá
Tính giá vật liệu là 1 vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật
liệu. Tính giá vật liệu là dùng tiền để biểu hiện giá trị theo quy định hiện hành kế
toán nhập - xuất- tồn vật liệu phải phản ánh theo giá trị kinh tế. Tuy nhiên trong
không ít DN để đơn giản và giảm bớt số lượng ghi chép tính toán hang ngày có thể
sử dụng giá hạch toán tình hình nhập- xuất- tồn.
Tại XN, do mang đặc điểm của ngành XDCB nên việc tính giá vật liệu
được tính theo giá thực tế đích danh.
* Giá vật liệu nhập kho tính theo giá thực tế vật liệu mua vào:
Công thức:
Giá thực tế = giá ghi trên HĐ + các chi phí - các khoản chiết
VLNK (thuế nhập khẩu...) mua thực tế khấu, giảm giá.
XN mua cát vàng Điện Biên ngày 1-5-2002

Giá mua có thuế GTGT 3%: 123. 600 đ/ m3 ( Căn cứ vào HĐ GTGT số
01810 của công ty TNHH TM và xây dựng Hải Minh )
--> Giá nhập thực tế : 123 600 x 979 = 119 892 Đ/ m3
100
Giá vật liệu kho tính theo giá đích danh nhằm phản ánh sự biến động về vật
liệu của thị trường
Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay
từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều
chỉnh. Khi xuất VL nào sẽ tính theo giá thực tế của VL đó.
1-5-2002 XN cần 1 m3 theo giá nhập : 119 892 Đ/m3
3. Phương pháp hạch toán NVL tại XN
3.1. Kế toán tổng hợp : là việc sử dụng các tài khoản kế toán để phản ánh
kiểm tra và giám sát các đối tượng kế toán có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát
ở XNXD số 2 do vật liệu rất đa dạng phong phú tình hình nhập - xuất diễn
ra thường xuyên. Do vậy kế toán tổng hợp nhập -xuất vật liệu theo phương pháp kê
khai thường xuyên
a. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu
XNXD số 2 là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ vật liệu chủ yếu do mua ngoài vì vậy việc sử dụng hoá đơn là hết sức cần thiết
và quan trọng.
XNXD số 2 thường tiến hành mua vật liệu tại các địa điểm gần công trình
thi công để tiết kiệm các chi phí làm ảnh hưởng đến giá thành công trình. Do đó
không có trường hợp hoá đơn về mà vật liệu chưa về trong tháng hoặc ngược lại.
Vì vậy công tác ghi sổ kế toán được đơn giản hơn nhiều
+ Trả tiền ngay căn cứ vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK152
Nợ TK133
Có TK111
+ Chưa trả tiền:
Nợ TK152

Nợ TK133
Có TK331
+ Công ty trả hộ:
Nợ TK152
Nợ TK133
Có TK336.2
b. Kế toán tổng hợp xuất vật liêu
Trong các DN thuộc ngành xây dựng nói chung và XNXD số 2 nói riêng
vật liệu xuất kho chủ yếu sử dụng cho việc xây lắp các công trình hạng mục công
trình, quản lý và phục vụ cho quá trình thi công công trình đó. Vì vậy kế toán tổng
hợp xuất vật liệu phải phản ánh kịp thời tính toán và phân bổ chính xác giá thực tế
của vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng cũng như các đối tượng tập hợp
chi phí ( công trình, hạng mục công trình ) Kế toán ghi rõ sổ Nhật ký chung.
- Căn cứ vào số liệu xuất vật liệu phục vụ xây dựng thi công:
Nợ TK621
Có TK152
- Căn cứ vào số liệu xuất vật liệu phục vụ quản lý đội:
Nợ TK627.2
Có TK152
Kế toán ghi sổ các TK152 và TK621
3.2. Kế toán chi tiết NVL
Trong DN, việc quản lý NVL do nhiều bộ phận tham gia. Nhưng việc quản
lý tình hình nhập- xuất- tồn kho NVL chủ yếu do bộ phận kho và phong kế toán
của DN thực hiện. Do vậy giữa phòng kho và phòng kế toán cần có sự phối hợp
chặt chẽ với nhau để sử dụng các chứng từ kế toán trong việc ghi chép vào thẻ kho
của thủ kho và việc ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán đồng thời tránh sự
ghi chép trùng lặp không cần thiết. Từ đó, tiết kiệm hao phí lao động trong hạch
toán.
Ở XN xây dựng số 2, hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp ghi thẻ song
song nhằm đơn giản việc theo dõi tình hình NVL để đối chiêú, kiểm tra trong quản

lý. Phương pháp này được thực hiện như sau:
- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất- tồn kho do thủ kho tiến hành
trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập -xuất- vật
liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi mới tiến hành
ghi chép số thực nhập - xuất vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ
kho.
- Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ) kế toán ghi chi tiết vật liệu để
ghi chép tình hình nhập -xuất- tồn, theo chi tiết hiện vật và giá trị. Cơ sở ghi sổ chi
tiết vật liệu là các chứng từ nhập - xuất do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra hoàn
thành đầy đủ. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu
với thẻ kho.
* Hạch toán quá trình mua: (tăng vật liệu)
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, và biên bản kiểm nghiệm vật tư
( nếu có). Thủ kho lập phiếu nhập kho có chữ ký của phụ trách bộ phận sử dụng,
phụ trách cung tiêu (thành 3 liên)
Căn cứ vào phiếu nhập ghi số lượng thực nhập và cùng người giao hàng
ký tên vào cả 3 liên. Thủ kho giữ lại 1 liên ghi vào thẻ kho số thực nhập sau đó
chuyển lên cho kế toán vật liệu; 1 liên có kèm chứng từ gốc ( hoá đơn bán hàng)
gửi về phòng kế toán làm căn cứ thanh toán ; 1 liên được kế toán đưa vào sổ các
TK331 ( phải trả cho người bán) trong trường hợp chưa thanh toán.
Mẫu phiếu nhập kho
Đơn vị : XNXD số 2 Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT
242 Minh Khai Ngày 1-6-2002 QĐsố: 1141 TC/CĐ KT
ngày 1-11-1995 của BTC
Họ và tên người nhận hàng: Anh Bình Số 01
Theo HĐGTGT số 018088 ngày 10-6-2002 Nợ TK152
của công ty TN HH TM và XD Hải Minh Có TK 331
Nhập tại kho: CT TT TH Vĩnh Yên
STT
Tên, nhãn hiệu, qui cách

phẩm chất đầu tư ( sản
phẩm hàng hoá)
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành
tiền
Theo
CT
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Xi măng Bút Sơn PC B
30
kg 20000 20000 661818 13236360

Cộng thành tiền (bằng chữ ): Mười ba triệu hai trăm ba mươi sáu ngàn ba trăm sáu
mươi đồng chẵn
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GT KT - 3LL
Liên 2 ( Giao khách hàng) DQ/ 01- B
Ngày 10 tháng 6 năm 2002 N 018088
Đơn vị bán hàng : Công ty TN HH TM XD Hải Minh
Địa chỉ : Số tài khoản:
Điện thoại: MS
Họ và tên người mua hàng: Anh Bình
Đơn vị: XN XD số 2 _ Công ty XD số 1
Địa chỉ: Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: MS
STT Tên hàng hoá
dịch vụ
Đơn vị tính Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1 x 2
1 Xi măng Bút
Sơn PCB 30
Kg 20 000 661, 818 13.236.360
Cộng tiền hàng: 13.236.360
Tiền thuế GTGT: 661.818
Tổng cộng tiền thanh toán: 13.898.178