CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG BÁO CÁO TÀI CHÍNH DO
KIỂM TOÁN NỘI BỘ THỰC HIỆN
I - TỔNG QUAN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ
1. Sự cần thiết của Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một trong ba loại hình kiểm toán gồm Kiểm toán nội bộ,
Kiểm toán Nhà nước, Kiểm toán độc lập. Mỗi loại kiểm toán có chức năng, tính
chất địa vị pháp lý và phạm vi khác nhau, không thể thay thế nhau được.
Kiểm toán Nhà nước: Có nhiệm vụ kiểm tra, xác nhận việc chi tiêu đúng mục
đích, đúng dự toán, có hiệu quả ngân sách Nhà nước và sử dụng có hiệu quả vốn và
tài sản của Nhà nước tại các doanh nghiệp Nhà nước
Kiểm toán độc lập: Vừa là công cụ quản lý của các chủ doanh nghiệp, vừa là
công cụ của chủ đầu tư, các nhà quản lý.
Kiểm toán nội bộ: Là công cụ quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp để
kiểm soát, đánh giá, và điều chỉnh chiến lược kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Kiểm toán nội bộ cũng là công cụ để phân tích, đánh giá chất lượng của hệ thống
kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ.
Có thể nói, Kiểm toán nội bộ là công cụ giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp
phân tích hoạt động đầu tư, kinh doanh, kiểm soát, đánh giá các chiến lược phát
triển doanh nghiệp, các hành vi quản lý. Kiểm toán nội bộ cung cấp các căn cứ để
lãnh đạo doanh nghiệp điều hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả và chiếm lĩnh thị
trường.
Kiểm toán nội bộ là công cụ để kiểm tra, đánh giá hoạt động của ở từng bộ
phận, ở tất cả các giai đoạn trước, trong và sau quá trình kinh doanh. Kiểm toán nội
bộ là công việc thường xuyên theo yêu cầu và chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp.
Ở nước ta, khả năng dự báo và phân tích của các doanh nghiệp còn rất nhiều
hạn chế, còn nhiều dáng dấp của thời quản lý bao cấp. Doanh nghiệp Nhà nước vẫn
muốn ỷ lại, dựa dẫm vào Nhà nước. Doanh nghiệp chưa có hệ thống phân tích
chức năng, do đó việc tổ chức bộ phận Kiểm toán nội bộ ở các doanh nghiệp là hết
sức đúng dắn và cần thiết. Kiểm toán nội bộ là tai mắt cho doanh nghiệp. Mục đích
của Kiểm toán nội bộ là tạo ra công cụ để phân tích toàn bộ hoạt động chiến lược

để rút kinh nghiệm trong quản lý, trong điều hành, đồng thời đề ra chiến lược phát
triển của riêng bản thân doanh nghiệp. Thông qua hoạt động kiểm toán mà kiểm
soát hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đảm bảo chi tiêu có lợi, tiết kiệm, minh
bạch về số liệu kế toán.
Cùng với Kiểm toán độc lập, Kiểm toán nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp có thể
công khai báo cáo tài chính với độ tin cậy và củng cố lòng tin, giảm rủi ro cho các
nhà đầu tư.
Kiểm toán nội bộ là công cụ trực tiếp của doanh nghiệp. Nhà nước chi phối,
hình thành quy chế kiểm toán, tạo môi trường cho Kiểm toán nội bộ hoạt động có
hiệu quả. Trong tương lai không xa, Kiểm toán nội bộ phải trở thành nhu cầu thiết
yếu của doanh nghiệp, cũng như Kiểm toán độc lập phải trở thành nhu cầu thiết
yếu của nền kinh tế, của các nhà đầu tư và cũng của chính doanh nghiệp.
2. Khái niệm về Kiểm toán nội bộ
Theo tổ chức quốc tế về Kiểm toán nội bộ (IIA) định nghĩa: "Kiểm toán nội
bộ là một chức năng đánh giá độc lập được thiết lập trong một tổ chức để kiểm tra
và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ cho tổ chức".
Mục đích của Kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanh
nghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách có hiệu quả. Để
đạt được mục đích này, Kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích đánh giá,
kiến nghị và tư vấn các thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra. Bộ phận
Kiểm toán nội bộ là một phần không thể tách rời của một doanh nghiệp, một tổ
chức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý.
3- Mục tiêu của Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ xuất phát từ yêu cầu của người quản lý. Do vậy, mục tiêu
của Kiểm toán nội bộ cũng phải hướng vào mục tiêu, yêu cầu của người quản lý
trong doanh nghiệp, tổ chức bao gồm:
- Bảo đảm và nâng cao độ tin cậy, tính tích đáng, phù hợp của các thông tin
kinh tế, tài chính trước khi Giám đốc phê duyệt hoặc báo cáo với Ban giám
đốc, Hội đồng quản trị.
- Bảo đảm mọi bộ phận trong đơn vị đều tuân thủ các văn bản quy định của Nhà

nước và các văn bản quy định của bản thân doanh nghiệp.
- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bao gồm tài sản ghi trên bảng cân đối kế
toán, các tài sản phi vật chất nhưng có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất
lượng hoạt động của doanh nghiệp như bầu không khí làm việc và quan hệ với
khách hàng, các thủ tục, quy trình nghiệp vụ, nội quy bảo vệ tài sản...
- Nâng cao tính hiệu quả của các hoạt động bao gồm việc sử dụng các nguồn
lực trong đơn vị (giảm chi phí sản xuất kinh doanh, tăng thị phần, nâng cao chất
lượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ) và lựa chọn các phương án, các quyết định
kinh tế.
- Đưa ra những kiến nghị có tính thực tiễn, có kế hoạch hành động cụ thể nhằm
hoàn thiện, cải tiến, khắc phục những khâu yếu và ngăn chặn những khả năng,
biểu hiện gian lận.
Tuy nhiên, trong từng cuộc kiểm toán cụ thể, do yêu cầu của công tác quản
lý cũng như mức độ rủi ro được đánh giá, một trong các mục tiêu trên có thể trở
thành mục tiêu kiểm toán chủ yếu.
4- Chức năng và nhiệm vụ của Kiểm toán nội bộ
Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp Kiểm toán nội bộ thì Kiểm toán nội
bộ có chức năng: Kiểm tra và đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm
soát nội bộ của tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
được giao.
Cụ thể hoá chức năng trên, Kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:
- Kiểm tra tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin và hoạt động tài chính
cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại, báo cáo các loại thông
tin này.
- Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để đảm bảo tính tuân thủ các chính sách,
thủ tục, luật pháp và quy định có thể ảnh hưởng quan trọng đến các hoạt động và
báo cáo, đồng thời phải xác định tổ chức có tính tuân thủ thực tế hay không.
- Xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và khi cần thì kiểm tra sự hiện diện
của chính những tài sản đó.
- Đánh giá việc sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các nguồn lực.

- Thẩm tra các nghiệp vụ hoặc chương trình để chắc chắn rằng kết quả đạt được
có sát mục tiêu và mục đích đã định hay không? Các nghiệp vụ hoặc chương trình
có thực hiện đúng kế hoạch hay không?
5- Nội dung công việc của Kiểm toán nội bộ

Để thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, kiểm toán nội bộ có ba nội
dung công việc: Kiểm toán hoạt động, kiểm toán tuân thủ và kiểm toán báo cáo tài
chính. Tuỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc và các bộ phận được kiểm toán, tuỳ
năng lực và hoàn cảnh, điều kiện có thể thực hiện ba nội dung công việc hoặc một
trong ba công việc hoạt động kiểm toán.
Kiểm toán hoạt động: Là sự xem xét tất cả các thủ tục và phương pháp hoạt
động trong tổ chức nhằm mục đích đánh giá tính hiệu quả và tính hiệu lực. Ở Giai
đoạn hoàn tất cuộc kiểm toán hoạt động, Kiểm toán viên thường đưa ra những kiến
nghị nhằm cải tiến các hoạt động của đơn vị được kiểm toán.
Kiểm toán tuân thủ: Là hoạt động xác minh tính tuân thủ của các đơn vị
được kiểm toán đối với nguyên tắc, quy định đặc thù trong quản lý mà các cơ quan
có thẩm quyền đề ra.
Kiểm toán báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị: Là kiểm tra, xác nhận
các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị được lập có trung thực và hợp lý
không, có phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán thông dụng đã được
chấp nhận không.
Với phân chia các loại hình hoạt động của Kiểm toán nội bộ như trên, Kiểm
toán nội bộ sẽ hoạt động hiệu quả hơn nếu thực hiện cuộc kiểm toán hoạt động.
Bởi vì Kiểm toán nội bộ là một bộ phận của doanh nghiệp nên am hiểu sâu sắc về
tình hình sản xuất kinh doanh trong nội tại doanh nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế
hầu hết tại các doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay Phòng Kiểm toán nội bộ chủ yếu
thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính.
Điều này xuất phát từ nhiều lý do nhưng trước hết phải kể đến đó là: Nghị
định 59/CP ngày 03/10/1996 của Chính phủ về “Quy chế quản lý tài chính và hạch
toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước” và Thông tư số 73/TC/TCDN

“Hướng đẫn lập, công bố, công khai và kiểm tra Báo cáo tài chính, kiểm tra kế
toán các doanh nghiệp Nhà nước” ngày 12/11/1996 của Bộ Tài chính đã bãi bỏ chế
độ quyết toán thuế, yêu cầu doanh nghiệp Nhà nước phải thực hiện Kiểm toán nội
bộ Báo cáo tài chính của mình hay thuê Kiểm toán độc lập nếu thấy cần thiết. Do
vậy, Kiểm toán nội bộ được triển khai trong các doanh nghiệp Nhà nước chủ yếu là
để kiểm toán Báo cáo tài chính trước khi nộp cho các cơ quan quản lý chức năng
hoặc phối hợp với Kiểm toán độc lập thực hiện kiểm toán một phần Báo cáo tài
chính của đơn vị.
Một lý do nữa phải kể đến là thực trạng chứng từ làm cơ sở cho nghiệp vụ
phát sinh còn nhiều bất cập. Chỉ có Kiểm toán viên nội bộ với hiểu biết sâu rộng về
tình hình tài chính của doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp, kiểm toán báo cáo
tài chính chính bản thân doanh nghiệp sẽ có hiệu quả cao hơn Kiểm toán độc lập.
Mặt khác, mặc dù có sự giống nhau về tính chất công việc nhưng có một
điểm khác biệt lớn giữa hoạt động kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán nội
bộ và Kiểm toán độc lập. Mục tiêu của Kiểm toán độc lập là xem xét báo cáo tài
chính công khai có chứa đựng các sai sót trọng yếu hay không. Trong khi đó, mục
tiêu của Kiểm toán nội bộ là bảo đảm sự chính xác của số liệu trên báo cáo tài
chính trước khi ký duyệt và phát hành. Hơn nữa, Kiểm toán nội bộ còn đặc biệt
quan tâm đến công tác kế toán và những vấn đề quản lý tài chính của đối tượng
kiểm toán, qua đó đưa ra những kiến nghị để hoàn thiện, cải tiến, khắc phục những
khâu yếu, ngăn chặn những khả năng, biểu hiện gian lận.
Tuy nhiên, do Kiểm toán nội bộ là bộ phận nằm trong đơn vị, mục tiêu của
Kiểm toán nội bộ có thể thay đổi tuỳ theo yêu cầu của Ban giám đốc nên tính độc
lập của Kiểm toán nội bộ là không cao. Điều đó có nghĩa là báo cáo kiểm toán do
Kiểm toán nội bộ lập sẽ không có đủ độ tin cậy như Báo cáo kiểm toán do Kiểm
toán viên bên ngoài lập

6- Trình tự các bước công việc kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm
toán nội bộ thực hiện
Kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán độc lập, Kiểm toán nội bộ thực

hiện thì trình tự tiến hành kiểm toán tương tự như nhau, tuy nhiên cũng có điểm
khác biệt đó là có thêm giai đoạn 4-Theo dõi sau kiểm toán.
Các bước triển khai cụ thể của kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội
bộ được thực hiện theo trình tự và nội dung như sau:
Chuẩn bị kiểm toán
- Lập chương trình kế hoạch, xác định mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian
tiến hành kiểm toán nội bộ
- Xác định quy mô, phương pháp, cách thức tiến hành kiểm toán, biện pháp tổ
chức thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm toán.
- Nghiên cứu các văn bản, tài liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh
của doanh nghiệp.
- Tìm hiểu chính sách, quy định mới và các chủ trương, biện pháp phát sinh
trong kế toán, kiểm toán.
Thực hiện kiểm toán
- Trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán, Kiểm toán viên nội bộ phải xem xét,
thu thập và đánh giá đủ các bằng chứng cần thiết có liên quan.
- Xem xét, đánh giá việc thực hiện các chính sách, quy định trong thực tế hoạt
động của doanh nghiệp.
- Đánh giá khả năng sai sót, nhầm lẫn, gian lận đối với từng loại nghiệp vụ, từng
hoạt động kinh tế. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro của các nghiệp vụ phát sinh
trong nội bộ doanh nghiệp.
- Thực hiện phân tích, khảo sát các khoản mục chính, khảo sát bổ sung các chi
tiết, xem xét các sự kiện tiếp sau, đánh giá kết quả cuộc kiểm toán.
Kết thúc kiểm toán
- Khi kết thúc cuộc kiểm toán Kiểm toán viên nội bộ phải lập báo cáo
kiểm toán trong đó phải trình bày đầy đủ các nội dung và kết quả kiểm toán
theo mục tiêu, yêu cầu đã đề ra cho từng cuộc kiểm toán, xác nhận tính đầy
đủ, hợp lý của báo cáo tài chính, và báo cáo kế toán quản trị hàng năm trước
khi trình ký duyệt, đề xuất các kiến nghị và biện pháp xử lý các sai sót, gian
lận, các vi phạm, nêu các giải pháp cần thiết để nâng cao chất lượng và hiệu

quả quản lý của doanh nghiệp.
- Báo cáo kiểm toán được gửi cho Chủ tịch Hội đồng quản trị, cho (Tổng) Giám
đốc doanh nghiệp. Việc lưu hành và công bố báo cáo kiểm toán nội bộ tuỳ theo
tính chất kiểm toán và do Chủ tịch Hội đồng quả trị, (Tổng) Giám đốc quyết định.
Theo dõi sau kiểm toán
Là công việc tiếp sau cuộc kiểm toán nhằm kiểm tra lại việc triển khai thực
hiện những kiến nghị, những đề xuất và giải pháp nêu trong báo cáo kiểm toán ở
các bộ phận quản lý, điều hành kinh doanh trong doanh nghiệp.
Các bước triển khai của trình tự kiểm toán báo cáo tài chính của Kiểm toán
nội bộ thực hiện có thể khái quát qua bảng 1.
Bảng 1: Trình tự tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính của Kiểm toán nội bộ
Giai đoạn 1
Chuẩn bị
kiểm toán
Lập kế hoạch
chiến lược
- Lựa chọn đối tượng kiểm toán
- Cử Kiểm toán viên
- Thu thập thông tin của đối tượng kiểm toán
- Lập kế hoạch chiến lược
Thiết kế
chương trình
kiểm toán
- Khảo sát nghiệp vụ
- Thủ tục phân tích
- Khảo sát chi tiết số dư
Thông báo cho đối tượng kiểm toán (bằng văn bản hay miệng)
Giai đoạn 2
Thực hiện
kiểm toán

Thực hiện khảo
sát nghiệp vụ
- Thử nghiệm kiểm soát
- Thử nghiệm chính thức về nghiệp vụ
Thực hiện thủ tục phân tích
Thực hiện khảo sát chi tiết số dư
Giai đoạn 3
Kết thúc
kiểm toán
Đánh giá, trao đổi về xử lý các phát hiện khi kiểm toán
Lập báo cáo kiểm toán của Kiểm toán nội bộ
Giai đoạn 4
Theo dõi
sau kiểm
toán
Kiểm tra lại việc thực hiện những kiến nghị, đề xuất và giải pháp đã
nêu trong báo cáo kiểm toán
Đối tượng của kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện
bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, thuyết minh báo cáo
tài chính. Khi nghiên cứu về mặt cơ sở lý luận kiểm toán cũng như việc nắm bắt
kiến thức kiểm toán báo cáo tài chính trên thực tế sẽ là một khối lượng công việc
nghiên cứu, tìm hiểu rất lớn và phức tạp nên trong chuyên đề thực tập này em chỉ
xin đề cập nội dung công tác kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong
kiểm toán báo cáo tài chính do Kiểm toán nội bộ thực hiện.
II - KIỂM TOÁN CHU TRÌNH, MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH CỦA KIỂM TOÁN NỘI BỘ

1- Chu trình mua hàng và thanh toán
Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kiểm toán đã trở thành một nhu cầu
tất yếu đối với hoạt động kinh doanh và nâng cao chất lượng quản lý doanh nghiệp

bởi dù trong bất cứ lĩnh vực kinh tế nào, kết quả kinh doanh hàng năm của doanh
nghiệp đều thể hiện trên báo cáo tài chính. Do đó khi thực hiện kiểm toán báo cáo
tài chính, Kiểm toán viên thường chia công việc kiểm toán ra thành các chu trình,
các nghiệp vụ và các tài khoản có liên quan chặt chẽ với nhau được xếp trong cùng
một phần hành. Với cách phân chia như vậy, một chu trình hoạt động của doanh
nghiệp có thể coi là sự liên kết của các chu trình: Tiếp nhận và hoàn trả vốn, mua
hàng và thanh toán, tiền lương và nhân viên, hàng tồn kho, bán hàng và thu tiền.
Các chu trình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, giữa chúng không có điểm
bắt đầu và điểm kết thúc. Mối quan hệ này được thể hiện qua sơ đồ 1.
Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các chu trình
Tiền mặt
Mua hàng và thanh toán
Hàng tồn kho
Huy động và hoàn trả
Tiền lương và nhân viên
Bán hàng và thu tiền
Nhìn sơ đồ trên cho thấy, chu trình mua hàng và thanh toán có mối quan hệ
mật thiết với các chu trình khác và là khâu giữ vai trò quan trọng trong quá trình
sản xuất kinh doanh. Thật vậy, trong đơn vị sản xuất, quá trình kinh doanh bao
gồm ba giai đoạn: Cung ứng, sản xuất và tiêu thụ. Còn ở doanh nghiệp thương mại
quá trình kinh doanh bao gồm hai giai đoạn: Mua và bán. Tóm lại, dù là loại hình
doanh nghiệp nào thì quá trình mua hàng nhằm cung cấp các yếu tố đầu vào hết
sức quan trọng. Chi phí cho việc mua hàng chiếm một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí
sản xuất kinh doanh. Mặt khác, giá cả, chất lượng của các yếu tố đầu vào cũng có
ảnh hưởng quyết định đến các yếu tố đầu ra. Do đó việc thực hiện có hiệu quả quá
trình mua hàng và thanh toán là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp làm ăn có lãi.
1.1- Bản chất cuả chu trình

Chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm các quyết định và các quá trình
cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh của doanh

nghiệp. Chu kỳ này thường bắt đầu bằng một đơn đặt mua hàng của người có trách
nhiệm trong đơn vị có nhu cầu về hàng hoá hoặc dịch vụ đó và kết thúc bằng việc
thanh toán cho cung cấp hàng hoá, dịch vụ.
Trong chuyên đề thực tập này em chỉ giới hạn việc mua hàng hoá và dịch vụ
đầu vào phục vụ quá trình sản xuất ở doanh nghiệp sản xuất sản phẩm vật chất,
không bao gồm quá trình cung ứng lao động hay quá trình tiếp nhận vốn.
1.2- Chức năng của chu trình
Chu trình mua hàng và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:
1.2.1- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ
Đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ) được lập bởi Công ty
khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ. Mẫu của đơn đặt hàng và sự phê chuẩn
quy định phụ thuộc vào bản chất của hàng hoá, dịch vụ và quy định của Công ty.
Sự phê chẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó
bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo mục đích đã được phê chuẩn của
Công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết.
Sau khi việc mua đã được phê chuẩn thì phải có đơn đặt mua hàng hoá hoặc dịch
vụ. Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức
giá thoả thuận mua và thời hạn của việc giao hàng. Đơn đặt hàng là một chứng từ
hợp pháp như hợp đồng kinh tế ký kết hoặc có thể là một đề nghị mua hàng hoá
hay dịch vụ. Trong một số trường hợp, nếu người mua và người bán mới có quan
hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết
hợp đồng cung ứng hàng hoá hay dịch vụ nhằm đảm bảo việc thực hiện các quyền
lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
1.2.2- Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình
nghiệp vụ vì đây là thời điểm tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với
bên bán. Khi hàng hoá nhận được, cần phải có quá trình kiểm soát thích hợp về
kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác đã cam kết về việc
mua hàng.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để lập báo cáo nhận hàng như một

bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá và số hàng đã được tiếp
nhận. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán
các khoản phải trả để thông báo. Để ngăn ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều
quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến
khi chúng được chuyển để tiếp tục sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh.
Nhân viên trong phòng tiếp nhận hàng hoá dịch vụ phải độc lập với thủ kho và
Phòng Kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao giao trách
nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận qua kho và
từ kho vào quá trình sản xuất hay tiêu thụ.
1.2.3- Ghi nhận các khoản nợ người bán

Sự ghi nhận đúng đắn khoản nợ về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi
việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan
trọng đến các báo cáo tài chính và đến khoản thanh toán thực tế, do đó kế toán chỉ
được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn
của các lần mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản
phải trả. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải
so sánh mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hoá
đơn với thông tin đặt mua và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các
phép nhân và các phép cộng tổng được kiểm tra lại và được ghi vào hoá đơn. Sau
đó, số tiền phải trả nhà cung cấp được ghi vào sổ kế toán theo dõi chi tiết các
khoản phải trả nhà cung cấp.
1.2.4- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn về các khoản nợ phải trả lưu giữ
theo thời hạn quy định về lưu trữ chứng từ. Việc thanh toán cho nhà cung cấp về
các khoản nợ thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm
thành nhiều bản, một bản gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại
trong hồ sơ theo dõi nhà cung cấp đã được thanh toán.
1.3- Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với chu trình

Đối với hầu hết các doanh nghiệp thì mua hàng và thanh toán là những hoạt
động chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu cho sản xuất kinh doanh. Do đó việc đưa ra
quy trình kiểm soát nội bộ quy trình này có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh
nghiệp, giúp doanh nghiệp củng cố nề nếp trong quản lý, bảo đảm độ tin cậy của
các thông tin và bảo vệ tài sản của đơn vị.
Tuy nhiên, dù bất cứ biện pháp nào được áp dụng thì một tổ chức kế toán tốt
phải dựa trên sự chính xác, chặt chẽ trong việc quản lý chu kỳ của một hoá đơn và
cho phép công ty bảo đảm rằng những khoản nợ là:
- Có lý do chính đáng;
- Cho phép;
- Ghi đúng;
- Hạch toán đúng kỳ;
- Thanh toán đủ;
- Kết toán đúng.
Cụ thể chu kỳ này diễn ra như sau:
 Bộ phận mua: Chịu trách nhiệm đặt hàng, thoả thuận với người bán. Việc đặt
hàng chỉ được thực hiện theo nhu cầu, với một khối lượng tối ưu và phải theo đơn
đề nghị mua hàng nhằm đảm bảo việc mua hàng là được phép. Bộ phận mua sẽ
chính thức hoá sự đồng ý của họ bằng cách ký đề nghị mua hàng. Người chịu trách
hiệm mua sẽ hỏi lại người bán để biết giá cả và thời gian giao hàng. Sau đó bộ
phận mua gửi một phiếu đặt hàng (được đánh số thứ tự) cho người bán. Phiếu này
sẽ được kiểm tra bởi người chịu trách nhiệm mua và được chuyển cho cửa hàng để
kiểm tra việc giao hàng hoá đã đặt. Liên 2 sẽ được lưu ở bộ phận mua. Quá trình
thực hiện này giúp doanh nghiệp nắm được những thông tin như :
- Người đưa ra đơn đặt hàng;
- Thời điểm đặt hàng;
- Số lượng đặt hàng;
- Người cung cấp hàng;
- Việc theo dõi các đơn đặt hàng.

 Bộ phận kho: Bảo đảm việc nhận hàng. Cửa hàng nhận hàng hoá đã được
nhập bằng cách ghi phiếu nhận hàng (hoặc nhập). Phiếu này được lập bởi Công ty
(được đánh số trước) và cửa hàng sẽ miêu tả hàng hoá nhận được, số lượng, ngày
nhận. Phiếu nhận hàng có thể được thay thế bằng phiếu giao hàng của người cung
cấp hàng. Nhân viên cửa hàng tiếp tục kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hoá