Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Xí nghiệp IN Lào Cai

Một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán
nguyên vật liệu ở Xí nghiệp IN Lào Cai
3.1. Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở Xí
nghiệp In Lào Cai:
Xí nghiệp in Lào Cai từ ngày thành lập đến nay đã có một quá trình phát
triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý, từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ
sở vật chất nghèo nàn cùng với số vốn ít ỏi (60 triệu). Nay Xí nghiệp đã có một đội
ngũ cán bộ trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một
cơ sở vật chất kỹ thuật có giá trị. Sản phẩm của Xí nghiệp đã đáp ứng nhu cầu của
khách hàng với vật chất cao, mẫu mã đa dạng Xí nghiệp cũng đã đảm bảo công ăn
việc làm cho cán bộ, công nhân viên chức với mức nhập tương đối ổn định. Xí
nghiệp in Lào Cai đang ngày càng khẳng định vị trí và uy tín của mình đối với
khách hàng và trên thị trường.
Song song với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật thì trình độ quản lý
của xí nghiệp từng bước được hoàn thiện và nâng cao về cơ bản tổ chức bộ máy
quản lý và bộ máy kế toán gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường.
Cùng với sự phát triển của xí nghiệp, công tác kế toán nói chung và kế toán
nguyên vật liệu nói riêng cũng không ngừng được củng cố và hoàn thiện, phục vụ
cho công tác quản lý của xí nghiệp về nguyên vật liệu. Trên cơ sở hình thức kế
toán chứng từ ghi sổ xí nghiệp đã có những thay đổi đáp ứng yêu cầu thu nhập
thông tin kế toán phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu
quả cao nhất.
Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, đặc điểm quy trình công nghệ,
công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp có những thuận lợi và khó khăn như
sau:
- Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp được xây dựng trên mô hình tập
trung là phù hợp với đặc điểm quy mô sản xuất của xí nghiệp. Các phòng, ban,
phân xưởng phối hợp chặt chẽ với Phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán diễn
ra đều đặn, nhịp nhàng đặc biệt là về nguyên vật liệu.
- Đối với phần kế toán nguyên vật liệu của xí nghiệp, nhìn chung được thực
hiện tương đối tốt, vừa đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành, vừa phù hợp

với điều kiện của xí nghiệp. Tình hình biến động của nguyên vật liệu của xí nghiệp
được theo dõi và phản ánh một cách nhanh chóng, rõ ràng, cung cấp kịp thời thông
tin và phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành.
- Về công tác dự trữ và bảo quản: Xí nghiệp In có hệ thống kho tàng tương
đối tốt, vật liệu, công cụ, dụng cụ được sắp xếp gọn gàng, phù hợp với đặc điểm,
tính chất lý, hoá học của từng thứ, từng loại, mỗi kho đều có dấu niêm phong của
kho, tránh hiện tượng xâm phạm tài sản ở bên ngoài.
- Về khâu sử dụng vật liệu: Vật liệu xuất dùng đúng mục đích sản xuất, khi
có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận có giấy xin lĩnh vật tư gửi lên Phòng kế
hoạch và phải được giám đốc xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý
nguyên vật liệu xuất cho sản xuất một cách chặt chẽ hơn.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi trên, xí nghiệp cũng có những khó khăn
sau:
+ Về công tác phân loại nguyên vật liệu:
Do đặc điểm của nguyên vật liệu ở xí nghiệp in bao gồm nhiều thứ, nhiều
chủng loại quy cách, chất lượng khác nhau, chẳng hạn như: Đối với giấy thì có
nhiều loại giấy, mỗi loại có đơn vị tính khác nhau, có loại tính theo kg, có loại lại
nhập tính theo tờ và khi xuất cũng vậy. Song xí nghiệp chỉ có “Mục lục vật tư” mà
chưa có “Sổ danh điểm vật tư”, chưa cso “Mã số” cho từng loại nên chưa thể theo
dõi trên máy vi tính.
+ Về công tác thu mua và cấp phát vật tư:
Công tác thu mua vật tư chủ yêu là do cán bộ vật tư thực hiện, xí nghiệp
chưa có ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra tỉ mỷ về số nguyên vật liệu nhập về.
Tuy nhiên thực tế công việc theo dõi nguyên vật liệu đã có hiệu quả cao, chặt chẽ
góp phần cho việc quản lý, sử dụng vật tư có hiệu quả.
+ Về công tác kế toán nguyên vật liệu:
Đối với kế toán chi tiết nguyên vật liệu, kế toán đã áp dụng phương pháp kế
toán chi tiết ghi thẻ song song. Phương pháp này có ưu điểm là dễ làm, dễ hiểu,
phù hợp với đơn vị có nghiệp vụ phát sinh ít nhưng ngược lại cũng có nhược điểm
là có sự trùng lặp giữa kho và Phòng kế toán. Mặt khác phương pháp này liên quan

đến nhiều bộ phận nên công tác quản lý, kiểm kê vật tư trong kho có thể thực hiện
được một cách dễ dàng, thường xuyên. Trong 6 tháng xí nghiệp mới kiểm kê một
lần nên có những vật tư còn tồn đọng trong thời gian dài.
+ Việ đánh giá nguyên vật liệu ở xí nghiệp như hiện nay là tương đối phù
hợp với tình hình thực tế của xí nghiệp, kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp đã sử
dụng giá trị thực tế để tính và lựa chọn phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất
kho theo phương pháp đơn giá bình quân gia quyền.
+ Đối với công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu;
Xí nghiệp In Lào Cai áp dụng hình thức kế toán, bắt đầu từ ngày 01/01/1996
toàn bộ số liệu trên hệ thống tài khoản cũ được chuyển sang hệ thống tài khoản
mới, do đó khi áp dụng đã gặp những thiếu sót nhất định:
- Do quy định một tháng lập chứng từ ghi sổ một lần nên khối lượng kế toán
tổng hợp bị dồn vào cuối tháng, có khi kéo dài sang cả tháng kế tiếp.
- Định kỳ, cuối tháng mới lập chứng từ ghi sổ là số liệu tổng hợp của nhiều
nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do vậy khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu sau này.
- Sau khi ghi sổ tổng hợp kế toán chỉ ghi theo hệ thống các chứng từ chứ
không ghi theo thứ tự thời gian được.
Xí nghiệp theo dõi tình hình thanh toán với người bán trên 2 loại sổ chi tiết
nên còn có sự trùng lặp.
3.2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại
xí nghiệp:
3.2.1. Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm
nguyên vật liệu:
Việc phân loại nguyên vật liệu của xí nghiệp là tương đối hợp lý và chi tiết.
Tuy nhiên xí nghiệp chưa xây dựng dược một hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống
nhất cho toàn bộ vật liệu trong xí nghiệp, do đó theo em xí nghiệp cần lập sổ danh
điểm vật liệu nhằm giúp cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ, thống
nhất, sự kiểm tra, đối chiếu được dễ dàng và kế toán phát hiện sau sót tránh nhầm
lẫn. Hơn nữa xí nghiệp nên tiến hành bộ mã vật liệu để làm cơ sở cho việc quản lý
và kế toán trên máy.

Trên cơ sở tình hình thực tế, muốn phát huy được vai trò của sổ danh điểm
vật liệu điều quan trọng nhất là phải tạo lập bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ,
không trùng lặp, có dự trữ để bổ sung vật liệu dựa vào đặc điểm: Dựa và loại vật
liệu; dựa vào số nhóm theo từng loại; dựa vào số thứ tự nhóm. Cụ thể như sau:
* Đối với việc xây dựng bộ mã vật tư: Có thể xây dựng trên cơ sở số liệu
hoặc các tài khoản cấp II.
Loại Mã số
- Nguyên vật liệu chính 1521
- Vật liệu phụ 1522
- Nhiên liệu 1523
- Phụ tùng thay thế 1524
- Phế liệu thu hồi 1525
- Vật liệu khác 1528
* Trong mỗi loại vật liệu ta phân thành các nhóm và lập mã số cho từng
nhóm, ở Xí nghiệp In Lào Cai số nhóm vật liệu trong mỗi loại thường dưới 10 nên
ta dùng 01 chữ số để biểu thị.
Trong loại vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt tên mã số như sau:
Loại Mã số
- Nhóm giấy 1521 - 1
- Nhóm mực 1521 - 2
Trong loại vật liệu phụ:
Loại Mã số
- Nhóm vật liệu đóng sách (ghim chữ) 1522 - 1
- Nhóm vật liệu dán sách (keo, hồ) 1522 - 2
- Nhóm vật liệu đóng gói (giấy, dây) 1522 - 3
- Nhóm vật liệu phụ tùng máy (dầu, mỡ) 1522 - 4
- Nhóm vật liệu khác 1522 - 5
Trong nhóm nhiên liệu:
Loại Mã số
- Nhóm xăng 1523 - 1

- Nhóm dầu hoả 1523 - 2
- Nhóm dầu luyn 1523 - 3
Trong nhóm phụ tùng thay thế:
Loại Mã số
- Nhóm phụ tùng thay thế (vòng bi, curoa) 1524 - 1
- Nhóm phụ tùng điện (bóng điện, cầu chì) 1524 - 2
Trong loại phế liệu:
Loại Mã số
- Nhóm giấy bìa 1525 - 1
- Nhóm giấy lỗi bỏ 1525 - 2
- Nhóm giấy lề 1525 - 3
- Nhóm giấy rời 1525 - 4
- Nhóm giấy in hỏng 1525 - 5
Khi dán số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 1521; 1522 ... là
nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ ... cách đánh này giúp ta dễ nhận biết từng loại
nguyên vật liệu, đồng thời tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong
các loại nguyên vật liệu ta lại tiếp tục đánh 1521-1; 1522-1 ... cho từng nhóm vật
liệu tương ứng. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 152-1-01; 1522-1-01 ...
cho từng thứ vật liệu.
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
TK1521 - Nguyên vật liệu chính

Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách ĐVT
1521 - 1 Giấy
1521-1-01 Giấy Bãi Bằng 57 gm (79 x 109) tờ
1521-1-02 Bìa Việt Trì kg
......... ................ ...
1521 - 2 Mực
1521-2-01 Mực xanh Nhật kg
1521-2-01 Mực xanh Trung Quốc kg

1521-2-02 Mực đỏ Nhật kg
1521-2-02 Mực đỏ Trung Quốc kg
.... ...................... .....
3.2.2. Thành lập Ban kiểm nghiệm vật tư:
Khi mua nguyên vật liệu về đến xí nghiệp, trước khi nhập kho cần thiết phải
có sự kiểm tra xác định về chất lượng, số lượng, chủng loại vật tư mua về, nếu đảm
bảo yêu cầu thì mới cho nhập kho. Mặc dù xí nghiệp đã làm công việc trên nhưng
chỉ có thủ kho kiểm nghiệm mà chưa có Ban kiểm nghiệm vật tư.
Ban kiểm nghiệm gồm những người chịu trách nhiệm chính, cơ sở để nhận
là hoá đơn của người cung cấp, trường hợp chưa có hoá đơn thì căn cứ vào hợp
đồng mua bán để kiểm nhận, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách,
phẩm chất thì ghi vào biên bản kiểm nghiệm só nguyên vật liệu này và thủ kho
không nhập kho mà chờ ý kiến giải quyết của giám đốc. Trường hợp mua về đảm
bảo đủ số lượng, đúng quy cách, phẩm chất, Ban kiểm nghiệm vật tư cũng phải xác