THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ QUANG TRUNG

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ
QUANG TRUNG
2.1 ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CƠ KHÍ QUANG TRUNG
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung là một doanh
nghiệp nhà nước hoàn toàn kinh tế độc lập trực thuộc Tổng Công ty máy và thiết bị
Công nghiệp – Bộ Công nghiệp nhẹ (cũ). Tiền thân là nhà máy Cơ khí Quang trung
được thành lập theo QĐ 95 / BCN ngày 27.4.1962. Bộ Công nghiệp nhẹ dựa trên
cơ sở sát nhập hai đơn vị xưởng cơ khí 3/2- Bộ Nội thương và xưởng cơ khí Tây
đô.
Từ năm 1962 đến nay, qua 43 năm thành lập và phát triển công ty đã trải qua
nhiều biến động lớn và thay đôi thành nhiều tên khác. Hiện nay theo quy định mới
nhất của Bộ Công nghiệp QĐsố 84/2004/QĐ của Bộ trưởng bộ công nghiệp ngày
31/8/2004 về việc chuyển tên Công ty Cơ khí Quang trung thành công ty TNHH
Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung.
Tên đơn vị: Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang Trung
Tên giao dịch quốc tế: QT Mechanical Engineering Company (QT MEC)
Điện thoại: 04.8641392
Fax: 04.8647255
Trụ sở chính: Số 360 km6- Đường Giải phóng – Thanh xuân – Hà nội
Công ty TNHH một thành viên Cơ khí Quang trung là một trong những công
ty sản xuất cơ khí lớn nhất Việt nam. Từ ngày thành lập công ty đã cung cấp cho
ngành công nghiệp trong và ngoài nước hàng nghìn sản phẩm máy móc có giá trị
lớn như: Máy xén giấy, nồi hơi các loại, máy nghiền đĩa, cánh quạt hút ẩm…
Để có được vị trí như hôm nay trong ngành cơ khí nói riêng và trong ngành
Công nghiệp nói chung, công ty đã trải qua một quá trình hình thành và phát triển
đầy khó khăn cùng với sự nỗ lực hết mình của cán bộ công nhân viên trong công
ty. Qua nhiều biến đổi, cán bộ CNV của công ty đã phấn đấu hết mình và công ty
dần phát triển, làm ăn có lãi đời sống của cán bộ CNV tăng lên. Công ty TNHH
Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung là một doanh nghiệp có đủ tư cách

pháp nhân hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quyết định của
Nhà nước.
Sự phát triển của Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang
trung được chia làm 4 giai đoạn:
Giai đoạn 1962-1975: Đây là thời kì đầu mới thành lập, Nhà máy đã gặp nhiều
khó khăn do chiến tranh phá hoại. Nhà máy đã ra sức phấn đấu cung cấp phần lớn
may móc thiết bị cho ngành Công nghiệp nhẹ Việt nam. Đội ngũ cán bộ CNV của
công ty cùng dần lớn mạnh cả về số lượng lẫn trình độ. Năm 1973 Nhà máy vinh
dự được Đảng và Nhà nước tặng danh hiệu đơn vị anh hùng lực lượng vũ trang
nhân dân vì sự đóng góp to lớn về sức người và sức của cho tuyền tuyến và cho
tiến trình phát triển kinh tế.
Giai đoạn 1975-1985: Là giai đoạn đất nước hoàn toàn giải phóng. Nhà máy
dần dần khôi phục và dưới sự quan tâm giúp đỡ của Đảng và Nhà nước nhà máy đã
trang bị một số máy móc và thiết bị cùng với sự tăng lên của đội ngũ cán bộ, kĩ sư
đã không ngừng thi đua sản xuất và đã hình thành vượt mức kế hoạch được giao,
góp phần không nhỏ trong công cuộc khôi phục nền kinh tế.
Giai đoạn 1985-1992: Là giai đoạn nền kinh tế đất nước chuyển đổi từ cơ chế
tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường. Ở giai đoạn đầu nhà máy đã gặp không ít
khó khăn đặc biệt là thị trường tiêu thụ bị thu hẹp vì không còn được nhà nước bảo
lãnh. Làm cho từ sản lượng 1000 tấn phụ tùng thiết bị giảm xuống còn 300 tấn mỗi
năm. Nguyên nhân này đã gây không ít khó khăn trong đời sống cán bộ CNV ở nhà
máy. Bên cạnh đó đội ngũ cán bộ chưa ổn định để phù hợp với cơ chế mới, do vậy
việc duy trì và phát triển sản xuất bị hạn chế và gặp nhiều khó khăn.
Giai đoạn 1992- đến nay: Năm 1992 theo QĐ số 739/CNN- TCCB ngày
26.5.1992 của Bộ công nghiệp nhẹ đã sát nhập nhà máy Cơ khí Quang trung và
trung tâm kiểm tra kĩ thuật an toàn CNN thành công ty Cơ nhiệt. Ngày 22.8.1997
do qui hoạch cơ cấu sản xuất Bộ công nghiệp đã có quyết định thay đổi tên công ty
Cơ nhiệt thành Công ty Cơ khí Quang trung, trực thuộc tổng Công ty Máy và Thiết
bị công nghiệp Bộ công nghiệp. Ngày 31.8.2004 theo QĐ số 84/2004 QĐ- BCN
của Bộ trưởng Bộ công nghiệp về việc chuyển tên công ty Cơ khí Quang trung

thành Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung (giấy chứng
nhân đăng kí kinh doanh số 0104000157, do sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội
cấp ngày 26.12.2004)
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển với những thăng trầm, hiện nay công
ty đã đi vào ổn định sản xuất, tạo công ăn việc làm cho trên 290 CNV với mức
lương bình quân khoảng 1.300.000VNĐ/ người/ tháng
2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
2.1.2.1 Quy mô ngành nghề kinh doanh
Số vốn kinh doanh của công ty khoảng 10 tỷ đồng. Nguồn vốn kinh doanh của
công ty chủ yếu là do ngân sách cấp và một phần vốn tự bổ sung. Hình thức hoạt
động của công ty là sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ. Các ngành nghề kinh
doanh chủ yếu sau:
o Thiết kế chế tạo và chuyển giao công nghệ dây chuyền sản xuất bột và
sản xuất giấy công suất 5000 tấn / năm
o Thiết kế chế tạo và lắp đặt, sửa chữa nồi hơi các loại công suất đến 25
tấn/ năm
o Tư vấn hỗ trợ kỹ thuật an toàn, kiểm tra siêu âm X quang các thiết bị áp
lực, sửa chữa kiểm định các loại đồng hồ áp xuất theo uỷ quyền định
cấp nhà nước
o Sản xuất kinh doanh ống thép hàn định hình kết cấu
o Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư thiết bị phụ tùng cơ nhiệt
2.1.2.2 Sản phẩm chủ yếu
:
- Nồi hơi đốt than 2.000/h
- Bình tẩm sấy gỗ
- Chế tạo và làm mát lò, nấu thép Lưu Xá Thái Nguyên
- Nồi cầu nấu bột giấy 8m
3

- Thùng sấy chân không

- Máy sàng rác và hệ thống xử lí rác Thái Bình
- Giàn khoan đất đá phục vụ cho ngành cầu đường
- Chế tạo nồi hơi các loại có công suất sinh hơi lớn từ 100-1500kg/h
2.1.2.3 Công tác tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy tổ chức sản
xuất
Tổ chức bộ máy quản lý của công ty theo cơ cấu trực tuyến chức năng bộ máy
quản lý vận hành linh hoạt theo chế độ một thủ trưởng. Công việc quản trị kinh
doanh được chia làm các phòng ban hình thành nên những người lãnh đạo quản trị
thực hiện một hay nhiều công việc theo phận sự trách nhiệm được giao.
Sơ đồ 2.1 – Mô hình quản lý của Công ty




GIÁM ĐỐC
PGĐ sản xuấtPGĐ kỹ thuật PGĐ kinh doanh
PX
cơ
khí
PX
thiết
bị áp
lực
Phòng
KD XNK
tổng hợp
Phòng
KCS
Phòng
Kế

hoạch
SX
PX
thiết
bị CN
Phòng
bảo vệ
Văn
phòng
công ty
Phòng Tổ
chức lao
động
Phòng Tài
chính - kế
toán
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty rất đa dạng và nhiều
chủng loại vì sản xuất theo đơn đặt hàng rất nhiều nên công ty tổ chức các bộ phận
sản xuất thực hiện các chức năng riêng biệt, quy trình công nghệ riêng.
 Phòng Tài chính Kế toán :
- Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý và kiểm tra vốn cố định và
vốn lưu động, đồng thời kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn
hình thành tài sản trong DN
- Thực hiện chức năng thống kê kế toán, phân tích thông tin, số liệu kế toán,
tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý và các quy định
kế toán tài chính của DN
- Kiểm tra giám sát tình hình tài chính, các khoản thu chi tài chính, các
nghĩa vụ thu, nộp với Ngân sách Nhà nước, thanh toán nợ của DN
- Theo dõi các nghiệp vụ về tiền lương, nhập xuất NVL, theo dõi việc quản
lý nhân sự …

 Phòng Tổ chức lao động : Chịu mọi trách nhiệm theo dõi và nghiên cứu
xây dựng để hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty, lập kế hoạch đào tạo và nâng
bậc tuyển dụng lao động trong công ty, giải quyết các chế độ lương bổng, hưu trí
đối với người lao động.
 Phòng Kế hoạch sản xuất :
- Có nhiệm vụ tìm kiếm hợp đồng kinh tế, tìm kiếm các nhà cung cấp NVL,
các đối tác làm ăn, thị trường tiêu thụ.
- Lên kế hoạch về vật tư như : Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, phòng
kế hoạch tính và cân đối chi phí, tính định mức tiêu hao NVL, chi phí nhân
công, thời gian hoàn thành hợp đồng và giao khoán cho từng PX sản xuất
- Giao nhiệm vụ cho từng PX sản xuất, đồng thời lên kế hoạch thu mua, kế
hoạch Sản xuất cho kỳ tiếp theo
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin cần thiết để cân đối giữa
vật tư, lao động với máy móc thiết bị
 Phòng Kỹ thuật KCS : Trên cơ sở kế hoạch sản xuất mà phòng kế hoạch
giao cho các phân xưởng, phòng KCS tính toán các phương án thực hiện phối hợp
với các PX sản xuất
Đồng thời chịu mọi trách nhiệm về kỹ thuật và chất lượng SP. Theo dõi quy
trình công nghệ sản xuất kết hợp với phòng tổ chức đào tạo nghiệp vụ chuyên môn
kỹ thuật, tham gia nghiên cứu và đưa vào sản xuất các mặt hàng mới, nghiên cứu
cải tiến thiết bị công nghệ sản xuất.
 Xí nghiệp Sản xuất kinh doanh Xuất nhập khẩu : Là XN chuyên mua bán
xuất nhập khẩu các mặt hàng phôi thép của công ty
 Phòng Bảo vệ : Bảo vệ an toàn tài sản, thiết bị vật tư của toàn công ty
 Phân xưởng : Có 3 PX đều có nhiệm vụ chủ yếu là gia công cơ khí theo
yêu cầu các hợp đồng mà công ty đã ký thực hiện sản xuất SP theo kế hoạch
 Chi nhánh miền Nam (Tp.HCM) : Đây là đại lý giao dịch, giới thiệu SP
của Công ty…
2.1.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất
Sản phẩm được chế tạo qua 3 phân xưởng

Xưởng cơ khí : Là xưởng sản xuất chính, chuyên gia công các chi tiết lẻ rồi
lắp ráp thành máy móc và các phụ tùng theo máy.
Sơ đồ 2.2.a – Quy trình công nghệ của xưởng cơ khí
Lắp ráp
thiết bị
Tiện, phay,
doa
CưaSắt thép
Kho
Bào, mài,
khoan, hàn
Phôi gang,
đồng
Xưởng thiết bị áp lực : Chuyên gia công sản phẩm áp lực
Sơ đồ 2.2.b – Quy trình công nghệ của xưởng thiết bị áp lực
Xưởng thiết bị công nghệ : Chuyên gia công tạo hình cho sắt, thép, đồng,
gang từ phôi. Sau đó hàn lại thành sản phẩm kết cấu.
Sơ đồ 2.2.c – Quy trình công nghệ của xưởng thiết bị công nghệ
2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của công ty
2.1.4.1 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu bộ máy kế toán.
Chi tiết lẻ
Gang, thép, đồng vụn, dầu, mỡ
Sản
phẩm
Sắt, thép tấm, than,
que hàn, đất đèn,
oxi
Cắt, uốn, gò,
nguội, hàn điện,…
KhoThử lạnh, X-

quang, siêu âm
Xì than, khối hàn, khí
hàn
Bào, mài,
giũa, tiện, gò
Phôi sắt, thép,
gang, đồng
KhoHàn, tiện, hà
hơi
Sắt, thép, gang, đồng vụn
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo quan hệ trực tuyến, nghĩa là kế
toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành thông qua khâu
trung gian nhận lệnh. Bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập
trung.
Phòng kế toán tài chính gồm có 5 người: Kế toán trưởng, phó phòng kế toán
kiêm kế toán tổng hợp và 3 nhân viên kế toán, mỗi nhân viên kế toán phụ trách
một số phần hành kế toán
Sơ đồ 2.3 - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán
+ Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ may kế toán quản lí và điều hành các
hoạt động kinh tế tài chính theo dõi số liệu trên sổ sách và chụi trách nhiệm với
ban giám đốc.
+ Phó phòng kế toán: phụ trách kinh tế tổng hợp các phần hành, nhận kết quả
từ các kế toán viên. Kế toán tổng hợp sẽ tập hợp số liệu và vào sổ tổng hợp ngoài
ra còn phụ trách kế toán tập hợp chi phí giá thành, xác định kết quả tiêu thụ, tiền
lương và thanh toán cho người bán.
+ Nhân viên kế toán 1: Phụ trách kế toán vật tư kiêm kế toán tiền mặt. Nhận
các chứng từ về nhập xuất vật tư, căn cứ vào đó để tính giá thành vào sổ chi tiết, sổ
KẾ TOÁN TRƯỞNG
Phó phòng kế toán
(Kế toán tổng hợp)

Nhân viên Kế
toán số 2
Nhân viên Kế
toán số 3
Nhân viên Kế
toán số 1
nhập xuất nguyên liệu, vật liệu và cuối kì chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ.
Đồng thời là người chụi trách nhiệm viết các phiếu thu, phiếu chi.
+ Nhân viên kế toán 2: Phụ trách tiêu thụ và thanh toán với khách hàng chụi
trách nhiệm theo dõi giá trị hành hoá tiêu thụ và các khoản nợ phải thu của khách
hàng. Phụ trách cả tiền gửi và vay ngân hàng, các khoản thuế phải nộp NSNN.
+ Nhân viên kế toán 3: Theo dõi các khoản phải thu, phải trả.
2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty
Doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật kí chứng từ, hình thức này bao gồm các
loại sổ sau: Nhật kí chứng từ; Bảng kê; Sổ cái; Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình thức nhật kí chứng từ có 10 nhật kí chứng từ, được đánh số từ 1đến 10
và sử dụng các bảng kê tương ứng.
Nhật kí chứng từ số 1: Ghi có TK 111 – Tiền mặt
Nhật kí chứng từ số 2: Ghi có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nhật kí chứng từ số 5: Ghi có TK 331 – Phải trả cho người bán
Nhật kí chứng từ số 7: Ghi có TK 142, 152, 153, 214, 334, 621, 622, 627…
Nhật kí chứng từ số 8: Ghi có TK 155, 156, 159, 131, 511, 512, 521, 531, 632,
641, 642, 711, 811, 911…
Nhật kí chứng từ số 9: Ghi có TK 211, 212, 213
Nhật kí chứng từ số 10: Ghi có TK 121, 129, 141…
Bảng kê số 1, 2, 3, 4, 5, 8, 9, 11
Sơ đồ 2.4 – Hình thức ghi sổ Nhật ký – Chứng từ
Chứng từ gốc
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi theo tháng

Đối chiếu kiểm tra
Phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng tại doanh nghiệp: Công ty áp dụng
theo phương pháp kê khai thường xuyên, nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ QUANG TRUNG
2.2.1 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí Quang Trung
Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung là một đơn vị
mang tính chất sản xuất, chuyên sản xuất máy móc thiết bị phục vụ cho ngành
công nghiệp nhẹ…cho nên nhu cầu về NVL là rất lớn. Sản phẩm của công ty sản
xuất ra cũng rất nhiều chủng loại nên NVL cung cấp cho quá trình sản xuất cũng
rất đa dạng và phong phú.
Sổ quỹ
Bảng phân bổ
Bảng kê
Thẻ và sổ
kế toán
chi tiết
Nhật ký
chứng từ
Sổ Cái
Bảng tổng
hợp chi tiết
số phát sinh
Báo cáo
kế toán
Công ty sử dụng hàng nghìn loại vật liệu khác nhau như: thép, sắt, inox, các
loại động cơ…Đó là những NVL chính chiếm tỷ trọng cao phục vụ cho nhu cầu
sản xuất.
Xét về mặt chi phí thì NVL chính chiếm 70-80% giá thành sản phẩm và toàn
bộ chi phí sản xuất, cho nên chỉ cần một sự biến động nhỏ về chí phí NVL chính

cũng làm cho giá thành sản phẩm biến động lớn. Vì vây công ty phải quản lí chặt
chẽ NVL sử dụng tiết kiệm có hiệu quả nhất, đặc biệt là NVL chính để có thể giảm
tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, góp phần tăng lợi nhuận. Những đặc
điểm trên khiến công tác quản lí NVL của công ty có những nét riêng biệt.
Do tính chất của ngành nghề sản xuất là chế tạo các sản phẩm máy công
nghiệp có chất lượng, đòi hỏi kỹ thuật cao nên nguyên vật liệu dùng cho sản xuất
chủ yếu là do mua ngoài.
2.2.2 Phân loại, đánh giá, và công tác quản lý Nguyên vật liệu tại Công ty Cơ
khí Quang Trung
2.2.2.1 Phân loại
Công ty đã tiến hành phân loại NVL trên cơ sở công dụng kinh tế và vai trò
của từng loại NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Nhờ có sự phân loại này
mà kế toán NVL có thể theo dõi tình hình biến động của từng thứ, loại NVL do đó
có thể cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu mua và
dự trữ NVL. NVL tại công ty được phân loại thành các loại chủ yếu sau:
Nguyên vật liệu chính: Sắt, thép inox, các động cơ điện, vòng bi, đĩa nghiền,
con lăn…
Nguyên vật liệu phụ: Dầu mỡ, các loại sơn, đất đèn…
Công cụ dụng cụ: mặt nạ hàn, đá mài, đá đánh bóng, chổi sơn …
Nhiêu liệu: xăng, dầu, than, gas…
Phụ tùng thay thế: các loại phụ tùng chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất phương tiện vận tải.
2.2.2.2 Đánh giá
NVL của công ty chủ yếu từ nguồn mua ngoài (trong và ngoài nước) mua từ
nhiều nguồn khác nhau nên chi phí thu mua là khác nhau. Để thuận lợi cho công
tác kế toán công ty chỉ sử dụng giá thực tế để hạch toán.
Đối với NVL nhập kho
Giá thực tế NVL mua ngoài nhập kho là giá ghi trên hoá đơn (chưa thuế
GTGT) cộng chi phí mua thực tế cộng các khoản thuế không được hoàn lại (nếu
có) trừ đi các khoản giảm giá chiết khấu (nếu có); trong đó chi phí mua gồm chi

phí bốc dỡ, bảo quản, vận chuyển vật tư từ nơi mua về đơn vị, tiền thuê kho bãi,
chi phí của bộ phận thu mua độc lập, công tác phí cho cán bộ thu mua, giá trị vật
liệu hao hụt (nếu có). Vì vậy hình thức công ty tổ chức thu mua NVL là chọn gói,
chi phí mua đã tính trong giá mua của NVL, nên khi NVL về nhập kho là kế toán
có thể tính ngay được giá trị thực tế của số NVL đó.
Giá thực
tế mua
ngoài
nhập kho
=
Giá mua
chưa hoá
đơn (chưa
thuế
GTGT)
+
Các loại
thuế không
được hoàn
lại
+
Chi
phí
mua
thực tế
-
Cáckhoản
giảm giá,
chiết khấu
(nếu có)

Đối với NVL tiết kiệm, công ty chỉ nhập kho theo dõi số lượng mà không
đánh giá giá trị vật liệu nhập kho (coi giá trị NVL tiết kiệm nhập kho bằng 0)
Đối với NVL xuất kho
Trị giá thực tế NVL xuất kho được tính theo phương pháp đính danh.
Theo phương pháp này, khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất kho
thuộc lô hàng nào và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tính trị giá vốn thực tế của
vật tư xuất kho.
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính trị giá vốn vật tư, hàng hoá xuất kho
theo giá đích danh vì doanh nghiệp chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, chủng loại
NVL tuy nhiều nhưng nhận diện được từng lô hàng.
VD : Có tài liệu về tình hình nhập - xuất – tồn Động cơ điện 3 pha như sau
Ngày
Tình hình nhập -
xuất
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1/2 Tồn 8 3.610.000 28.880.000
15/2 Nhập 2 3.610.000 7.220.000
20/2 Xuất 6
Theo phương pháp đích danh, thủ kho xuất 6 động cơ tồn đầu kỳ trị giá:
6 x 3.610.000 = 21.660.000
2.2.3 Chứng từ kế toán sử dụng và thủ tục nhập – xuất kho
2.2.3.1 Quá trình nhập
Thủ tục nhập NVL trong doanh nghiệp và các chứng từ kế toán có liên quan.
- Hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VTBB)
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu số 05 - VTHD)
- Thẻ kho (mẫu số 06 – VTBB)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu số 07 - VTHD)
- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu số 08 - VTBB)

- Ngoài ra còn có giấy báo nhận hàng, giấy đề nghị mua hàng…
Tại Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Cơ khí Quang trung việc cung
ứng vật liệu chủ yếu là do mua ngoài, căn cứ vào đơn đặt hàng phòng kĩ thuật xem
khối lượng sản phẩm chuyển lên phòng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào định mức
kĩ thuật để mua vật liệu. Theo tục tục nhập kho của công ty thì tất cả các vật liệu
mua về đều phải qua kiểm nghiệm trước khi nhập kho. Trong hoá đơn bán hàng đã
qui định ghi rõ các chỉ tiêu về chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền hình thức
thanh toán… Căn cứ vào hoá đơn này để tiến hành kiểm nghiệm bao gồm: Thủ
kho, Giám định vật tư, Kế toán vật tư
Ban kiểm nghiệm tiến hành xem xét nội dung hoá đơn, nếu nội dung ghi trong
hoá đơn đúng với hợp đồng đã kí thì lập biên bản kiểm nghiệm và đồng ý cho nhập
số vật liệu đó. Sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho trên cơ sở các hoá
đơn, giấy báo nhận và biên bản kiểm nhận rồi giao cho phòng kinh doanh ký phiếu
nhập kho rồi chuyển cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực nhập vào phiếu
rồi chuyển cho phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Phiếu nhập kho được lập thành 3
liên:
Liên 1: Phòng kế toán lưu lại
Liên 2: Thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán
Liên 3: Giao cho người mua vật liệu để thanh toán
Sơ đồ 2.5 – Quá trình luân chuyển chứng từ nhập NVL
Bảo
quản và
lưu
Ghi sổ
Kế toán
vật tư
Kiểm
nhận
hàng
Thủ kho

Ký
phiếu
nhập
kho
Phụ
trách
phòng
KD
Lập
phiếu
nhập
kho
Cán bộ
cung
ứng
Kiểm
tra và
ghi biên
bản
kiểm
Ban
kiểm
nhận
Đề nghị
nhập
kho
Người
giao
hàng
Nghiệp

vụ nhập
kho