THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ
TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG
2.1. ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH
QUANG DŨNG.
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh công ty TNHH Quang
Dũng.
Trong nền kinh tế thị trường, việc mỗi nhà kinh doanh nhận thấy được nhu cầu của
thị trường và khả năng đáp ứng được nhu cầu là điều vô cùng quan trọng. Đây được coi là
yếu tố quyết định việc bỏ vốn và huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó. Đặc
biệt với nền kinh tế nước ta khi tham gia hội nhập kinh tế phát triển theo định hướng CNH-
HĐH, thì đây được coi là hướng phát triển ưu tiên của nền kinh tế nước nhà. Mặc dù vậy
vai trò của nền nông nghiệp vẫn được khẳng định và nhà nước đã và sẽ vẫn có hướng phát
triển ưu tiên nó nhằm phát triển ngành nông nghiệp nói chung và ngành chăn nuôi nói riêng
để đáp ứng tốt nhu cầu thực phẩm của người dân cũng như khả năng chế biến xuất khẩu
trong tương lai. Nhận thấy được điều đó công ty TNHH Quang Dũng đã thành lập và mở
chi nhánh tại miền bắc lấy tên : chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, có trụ sở tại Hà
Nội.
Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập được
thành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày 05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu tư
Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh doanh các ngành nghề sau :
- Mua bán lương thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy nông nghiệp.
- Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thương mại.
- Mua bán thiết bị chăn nuôi.
Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ năm 2001 và
mặt hàng của họ chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, nhưng chi nhánh công ty TNHH
Quang Dũng miền bắc đã dần khẳng định được vai trò của mình trong việc phân phối hàng
hoá trên thị trường miền bắc, sự mạnh dạn trong đầu tư cũng như khả năng marketing tốt
đã đưa mặt hàng của chi nhánh công ty ngày càng tiến gần đến được với những người nông
dân Việt Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy nhất tại
miền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ ACHENTYNA . Sau đây là một vài nét
chính về chi nhánh :

Thông tin đầy đủ :
Tên chi nhánh : Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng (gọi tắt là công ty)
Địa chỉ chi nhánh : Phòng A11, tầng 3, khách sạn Horizon, 40 Cát Linh, Quận
Đống Đa - Hà Nội.
Điện thoại : (04) 7332471, Fax : (04) 7332470.

BẢNG 2.1. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY MỘT SỐ
NĂM GẦN ĐÂY.
Đơn vị tính : Đồng
Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003
(1) (2) (3) (4)
1. Doanh thu
trong đó: doanh thu bán hàng xuất khẩu
167550396875 176676242248 210335679110
2. Các khoản giảm trừ doanh thu.
+ Giảm giá hàng bán.
+ Hàng bán bị trả lại.
+Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế
xuất khẩu phải nộp.
78169101
69815644
8353457
304693383
304693383
72318044
66784844
5533200
3. Doanh thu thuần. 167472227774 176371548865 210263361066
4. Giá vốn hàng bán. 164814230407 170926362319 200456462826
5. Lợi nhuận gộp. 2657997367 5445186546 9806898240

6. Chi phí bán hàng. 4160075662 4560350523 7675260861
7. Chi phí quản lý doanh nghiệp. 791967031 1122080563 1606195551
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh.
(2294045326) (237244540) 326751975
9. Thu nhập hoạt động tài chính. 20487487 13974100 23222447
10. Chi phí hoạt động tài chính. 27202 221912300
11. Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài
chính.
20460285 13974100 (198689853)
12. Các khoản thu nhập bất thường. 16082389 2938416
13. Các khoản chi phí bất thường. 1544711 468205
14. Lợi nhuận bất thường. 14537678 2470211
15. Tổng lợi nhuận trước thuế. (2273585041) (208732762) (2033182395)
Phòng chỉ đạo(Trưởng chi nhánh )
Văn phòng Phòng kế toán Phòng X-NK Phòng Kinh doanh
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng .
Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chức năng, đứng đầu là
trưởng chi nhánh và được khái quát qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Quang
Dũng.

Thông qua sơ đồ trên ta có thể thấy được vai trò nhiệm vụ của mỗi phòng ban trong
chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng như sau :
- Phòng chỉ đạo (Trưởng chi nhánh) : Là người lãnh đạo cao nhất chịu trách nhiệm
trước pháp luật, trước tổng công ty về kết quả hoạt động kinh doanh tại chi nhánh cũng
như chịu trách nhiệm quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động khác
của chi nhánh như sử dụng và bảo toàn vốn …
- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chính phát sinh tại
doanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nước quy định, từ đó cung cấp đầy đủ thông

tin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn cũng như đảm bảo
hoàn thành các nghĩa vụ với nhà nước.
- Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho công ty, tìm kiếm
nguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hoá.
- Phòng xuất nhập khẩu : Công ty được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng
thức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kế hoạch xuất, nhập khẩu nhằm
cung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêu thụ.
Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp )
Kế toán doanh thu và chi phíKế toán thuế Kế toánTSCĐKế toán tiền và thanh toán
Kế toán vật tư ,hàng hoá
Thủ quỹ
- Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp đồng kinh tế
và các giấy tờ …tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động tại chi nhánh
cũng như tham gia các hoạt động tại tổng công ty lớn.
2.1.3. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY
TNHH QUANG DŨNG.
2.1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán .
Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kế toán máy trong
hạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt được số lượng nhân
viên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh.
Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty đã sử dụng
phần mềm kế toán ACCNET để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn
bị các báo cáo tài chính. Các nhân viên đều được trang bị máy tính và các máy đều được
kết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệu quả công việc của các kế toán đã được nâng cao rõ rệt.
Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán .
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty cho thấy có sự phân công khá rõ ràng trách
nhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể là :
- Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh
về công tác kế toán của công ty, là người phụ trách việc vào sổ và lập báo cáo quyết toán,

đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toán
trưởng chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà nước .
- Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báo cáo quỹ, thực
hiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việc
của mình.
- Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiết các khoản thanh
toán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngân hàng các khoản khác phát sinh
thường xuyên, cung cấp thông tin cho kế toán trưởng (kế toán tổng hợp).
- Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời
các khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, tiêu thụ
hàng hoá và các khoản chi phí khác. Để từ đó xác định doanh thu thuần và thu nhập thuần
từ các hoạt động khác của công ty
- Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế mà doanh
nghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước cung cấp kịp thời số liệu cho kế
toán trưởng.
- Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp từ đó
có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ.
- Kế toán vật tư, hàng hoá là người theo dõi tổng hợp sự động của hàng hoá trong
doanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳ cung cấp thông tin cho kế
toán tổng hợp.
2.1.3.2. Tổ chức công tác kế toán .
* Chế độ kế toán áp dụng :
- Công ty áp dụng Hệ thống kế toán Doanh nghiệp Việt Nam ban hành theo
Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995.
- Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo tài chính ban
hành theo Quyết định số 167/2000/QĐ - BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Trưởng Bộ tài
chính và bao gồm 4 mẫu biểu sau:
+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN.
+ Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN.
+ Lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN.

+ Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN.
Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ.
Và các thông tư hướng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của bộ
tài chính.
* Niên độ kế toán .
Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán, nguyên tắc, phương pháp chuyển
đổi các đồng tiền khác.
- Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam.
- Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm được chuyển đổi sang đồng
Việt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thương mại cổ phần Đông á công bố tại thời điểm
phát sinh.
* Phương pháp kế toán tài sản cố định
- Nguyên tắc đánh giá.
+Tài sản cố dịnh được xác định theo nguyên giá “-“ giá trị hao mòn luỹ kế.
+ Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quan
trực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động. Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trang
của tài sản cố định, những chi phí bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh.
+ Khi tài sản được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá
sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh.
- Phương pháp khấu hao áp dụng.
+ Tài sản cố định khấu hao theo phươnp pháp đường thẳng để trừ dần nguyên
giá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo quyết
định số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
+Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định như sau:
. Loại tài sản cố định là phương tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là 10%.

. Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là 25%.
* Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
+ Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
quân cả kỳ dự trữ =
Lượng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
* Phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí.
- Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã được xuất kho, phát hành
hoá đơn và người mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được hay chưa thu
được tiền.
- Chi phí phát sinh trong kỳ được ghi nhận phù hợp với doanh thu.
* Thuế.
Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nộp thuế thu nhập
theo tỷ lệ 28% trên thu nhập chịu thuế. Các loại thuế phí khác được trích nộp theo qui định
hiện hành.
* Các phương thức giao hàng.
- Giao hàng trực tiếp tại kho.
- Khách hàng tự vận chuyển.
- Công ty sẽ lo phương tiện vận chuyển đến kho của khách hàng nếu có yêu cầu,
đây được coi là phương thức giao hàng chủ yếu tại chi nhánh.
* Các phương thức tiêu thụ hàng hoá:
Tại công ty chỉ áp dụng một hình thức bán hàng là tiến hành hoạt động bán buôn
thông qua những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn.
- Bán buôn:
+ Bán buôn hàng hoá qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và theo hình
thức chuyển hàng.
+ Bán buôn hàng hoá vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (còn
gọi là hình thức giao tay ba) và theo hình thức chuyển hàng.

Hiện nay, công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm
khách hàng chính: các chi nhánh của công ty khác và các công ty khác
mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thường là những lô hàng có lớn, có giá trị.
* Các phương thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự
thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế. Việc thanh toán có thể được thực hiện
ngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hình thức thanh toán có thể là trả ngay hay trả
chậm. Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc
hoặc L/C.
Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sát chặt chẽ các
khoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đưa ra những biện pháp phù
hợp cho các khoản nợ của khách hàng.
* Hình thức sổ kế toán áp dụng:
Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” được khái quát qua sơ đồ
sau:
Chứng từ gốc-bảng tổng hợp chứng từ
Cập nhật vào máy
Sổ quỹ
Nhật ký chung
Sổ cái
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.3. Trình tự hạch toán theo “Nhật ký chung”.


Ghi chú:

Ghi hàng ngày.
Ghi định kỳ.

Quan hệ đối chiếu.
- Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào sổ Nhật ký
chung theo thứ tự thời gian. Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung kế toán lấy số liệu để ghi
vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh vào sổ nhật ký chung được chuyển vào ít nhất hai sổ cái
của hai tài khoản có liên quan. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ,
có thể mở các sổ nhật ký phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán cộng số liệu và ghi vào sổ
nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái.
- Sổ cái trong Nhật ký chung được mở riêng cho từng tài khoản.
* Hệ thống sổ kế toán.
- Bảng tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản.
- Sổ cái các tài khoản.
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua.
- Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn.
- Sổ TSCĐ.
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay.
2.2. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CHI NHÁNH
CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG .
2.2.1. Các chứng từ sử dụng và các quy định chung được tuân thủ trong tiêu
thụ hàng hoá .
* Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho : được lập thành 03
liên, là chứng từ để thủ tho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ
phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi công ty và được ký
duyệt, đồng thời là phiếu xuất kho.
* Hoá đơn bán hàng : là hoá đơn GTGT 3 liên do cục thuế phát hành. Hoá đơn này
do phòng kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên: liên 1 lưu tại
phòng kinh doanh, liên 2 do người mua giữ dùng làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình,
liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng và vào sổ cuối ngày rồi chuyển lên cho phòng kế toán
vào sổ và lưu giữ, chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, thủ kho,
người viết hoá đơn và trưởng chi nhánh (trưởng phòng kinh doanh). Ngoài ra, hoá đơn
GTGT này còn được dùng để theo dõi hàng đang đi đường cho lô hàng hoá xuất bán.

Bên cạnh đó thì hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải tuân thủ một số qui định sau :
+ Hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải có phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty
kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt.
+ Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng
của công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt
hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán … để dễ dàng cho việc thực hiện
và kiểm tra.
+ Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và
lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày, gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra việc
thu nợ và xuất hàng.
Các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kế
toán tiền và thanh toán tập hợp vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ
lưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ.
Các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá do kế toán vật tư hàng hoá theo dõi căn cứ trên
các phiếu nhập – xuất do thủ kho gửi lên sẽ được ghi vào sổ và lưu giữ, định kỳ kế toán đối
chiếu với thủ kho về số lượng hàng hoá nhập – xuất – tồn kho.
Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của các nhân viên do kế toán
tổng hợp tập hợp và lưu giữ.
2.2.2. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình
thức nhật ký chung tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.
Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty được tiến
hành theo trình tự sau:
- Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu
xuất kho, phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao…) để kế toán phản
ánh vào nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 641, 642 nếu khách hàng nợ thì phản
ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái tài khoản
511, 632, 641, 642, 156, 911.
Chứng từ gốc
SổNhậtKýBánHàng
Sổ cái TK 632, 511,156, 641, 642, 911

Sổ chi tiết TK632, 511, 131, 641, 642
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kế toán
Sổ nhật ký chung
- Định kỳ, kế toán lấy số liệu từ nhật ký bán hàng phản ánh vào sổ cái tài khoản
511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 131, 641, 642… kế toán lập bảng tổng
hợp chi tiết.
- Từ sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156,131, 911… kế toán lập bảng cân đối
tài khoản. Từ bảng cấn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán.
Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết,
giữa sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156, 911 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng
cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.4. Quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ.
Quan hệ đối chiếu.
2.2.3. Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho sử dụng phương thức
thanh toán chậm.
Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vận
chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau:
- Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của
khách hàng và kí kết hợp đồng bán (nếu có).
- Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất
kho sau khi được kí duyệt của trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để
xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành ba
liên (đặt giấy than viết một lần):
+ Liên một lưu tại quyển gốc.
+ Liên hai giao cho khách hàng.

+ Liên ba giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và
làm thủ tục thanh toán.
- Hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho
được ký duyệt của kế toán trưởng và trưởng chi nhánh. Nếu khách hàng trả tiền hàng ngay
thì kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi
công ty.
- Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất
kho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ kí của thủ kho, giao cho người
nhận và xuất hàng ra khỏi kho. Một liên phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm
phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng.
- Một liên GTGT được khách hàng kí nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn
GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Sổ Nhật ký chung
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại
kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển
thẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách hàng sau khi
mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng với khách
hàng truyền thống. Điều này giúp công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao
hụt, tránh ứ đọng hàng hoá.
Sau đây sẽ là ví dụ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán
nghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng sử dụng
phương thức thanh toán chậm.
Ngày 20 tháng 11 năm 2004, chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bán cho công
ty thức ăn Kiên Hà với số lượng lớn mặt hàng khô đậu tương. Sau khi thoả thuận giá cả,
nhận đơn đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng của công ty lập phiếu đề nghị xuất hàng ra
khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho với các khoản mục chủ yếu sau:
- Loại hàng: khô đậu tương số lượng, đơn giá, tổng giá trị ghi trong hoá đơn
GTGT.
- Phương thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày kể từ ngày giao hàng.
Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng kí duyệt phiếu sẽ được chuyển

cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL Hoá đơn được lập
thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển
hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn
GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho phải được kế toán
trưởng và trưởng chi nhánh kí duyệt.
Sau các thủ tục trên nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuống
kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi thủ kho nhận hoá đơn và phiếu đề nghị xuất hàng
kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng kí vào chứng từ sau đó
xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho. 01 liên phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho
được giao cho khách hàng để ra cổng.
Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi
ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty
kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó kế toán
sẽ phản ánh vào sổ nhật kí chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá.
Cùng với việc ghi sổ nhật kí chung sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT
số 0096311 ngày 20 tháng 11 năm 2004 bán cho công ty thức ăn Kiên Hà, kế toán sẽ phản
ánh vào sổ Nhật kí chung sau khi đã xác định được giá vốn hàng bán là 532230830 VNĐ.
Kế toán định khoản:
Nợ TK 632 532230830
Có TK 156 (1561) 532230830
Đồng thời ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 (ct thức ăn Kiên Hà) 627900000
Có TK 511 598000000
Có TK 333 (3331) 29900000
Đến ngày 29 tháng 11 năm 2004 công ty thức ăn Kiên Hà thanh toán tiền bằng
TGNH của hoá đơn số 028837. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền kế toán phản
ánh số tiền nhận được :
Nợ TK 112 627900000
Có TK 131 (ct thức ăn Kiên Hà) 627900000
BẢNG MINH HOẠ

Bảng 2.2
Công ty Quang Dũng Số phiếu : 56
Địa chỉ : 40 Cát Linh
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY
KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 11 năm 2004
Xuất kho : chi nhánh Hải Phòng
Địa chỉ :
Phương thức thanh toán : Thanh toán chậm 10 ngày kể từ ngày giao hàng .
Người nhận
(đã ký)
Trưởng phòng
(đã ký)
Người đề nghị
(đã ký)
KT trưởng
(đã ký)
Tổng giám đốc
(đã ký)
Thủ kho
(đã ký)
STT Tên hàng đơn vị Số lượng Ghi chú
Yêu cầu Thực xuất
1 Khô đậu tương Tấn 800 800
Bảng 2.3
Công ty Quang Dũng
Địa chỉ : 40 Cát Linh
THẺ KHO
tháng 11 năm 2004

Hàng hoá : Khô đậu tương
Đơn vị tính : tấn
Chứng từ
Diễn giải
Số lượng Ghi chú
SH NT Nhập Xuất Tồn
Tồn đầu kỳ

40620.7
12 23/11 Nhập khô đậu tương 230
50 25/11 Xuất cám gạo 500
47 20/11 Xuất khô đậu tương 800

…..

Tồn cuối kỳ

2465688


Mẫu 2.1: Hoá đơn GTGT của hàng bán ra như sau :
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 10/GTKT-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG GR/2004B
Liên 3: Dùng để thanh toán 0096311
Ngày 20 tháng 11 năm 2004

2.2.4. Qui
trình hạch
toán
nghiệp vụ

bán buôn
hàng hoá
vận
chuyển
thẳng theo
hình thức
chuyển
hàng sử
dụng hình
thức
thanh
toán ngay.
Sau
khi doanh
nghiệp mua hàng, nhận hàng mua sẽ tiến hành đi thuê ngoài phương tiện vận chuyển hàng
Đơn vị bán hàng: CN công ty TNHH Quang Dũng
Địa chỉ: Phòng A11- Tầng 3 – khách sạn HORISON – 40 Cát Linh – HN
Số TK:
Điện thoại: Mã số thuế: 0301629955-001
Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Tiệp.
Đơn vị: Công ty thức ăn Kiên Hà.
Địa chỉ: … Số tài khoản: …
Hình thức thanh toán: Trả chậm.
STT Tên hàng hoá Đơn vị
tính
Số lượng Đơn gía Thành tiền
1 Khô đậu tương Tấn 800 747500 598000000
Cộng tiền hàng: 598000000
Thuế suất thuế GTGT 5 %. Tiền thuế GTGT: 29900000
Tổng cộng tiền thanh toán: 627900000

Số tiền bằng chữ: Sáu trăm năm mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
để giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá lúc này vẫn thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp. Khi đó kế toán sẽ hạch toán
Nợ TK 157 : Trị giá mua thực tế của hàng vận chuyển thẳng.
Nợ TK 133: Thuế GTGT của hàng mua được khấu trừ.
Có TK 331,111,112…: Tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng.
Khi bên mua kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận mua, doanh nghiệp sẽ lập hoá đơn
GTGT cho lượng hàng đó. Căn cứ vào hoá đơn, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận doanh thu
cho lô hàng vừa bán đó:
- BT1: Ghi nhận giá vốn của lô hàng vừa bán.
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
Có TK 157: Trị giá của lô hàng được chấp nhận mua.
- BT2: Ghi nhận doanh thu của lô hàng vừa bán.
Nợ TK 111,112 : Tổng giá thanh toán của lô hàng vừa bán.
Có TK 511: Doanh thu chưa thuế của lô hàng vừa bán.
Có TK 3331: Thuế GTGT của lô vừa bán.
Ví dụ minh hoạ: Ngày 5 tháng 9, sau khi công ty nhận hàng và thanh toán trực tiếp
bằng TGNH tại cảng Hải Phòng của lô hàng Bột Ngô trị giá mua 365420000 VNĐ (giá
mua chưa có thuế GTGT) thì tiến hành vận chuyển thẳng đến kho của khách hàng là công
ty TNHH Thiên Hùng Anh theo hợp đồng mua hàng đã được nhân viên phòng kinh doanh
ký kết.
Kế toán ghi:
Nợ TK 157 365420000
Nợ TK 1331 18271000
Có TK 112 383691000
Khi hàng được vận chuyển đến kho của công ty TNHH Thiên Hùng Anh thì công ty
này tiến hành kiểm tra hàng hoá thấy đúng, đủ như hợp đồng đã ký kết, công ty TNHH
Thiên Hùng Anh chấp nhận mua hàng. Công ty tiến hành lập hoá đơn GTGT cho lô hàng

trên. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, cũng như phiếu thu kế toán ghi:
- Nợ TK 632 365420000
Có TK 157 365420000
- Nợ TK 112 395010000
Có TK 511 376200000
Có TK 3331 18810000
Mẫu 2.2: Hoá đơn GTGT của hàng bán ra.
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG MẪU SỐ:01/GTKT-3LL
Liên 1: lưu GR/2004B
Ngày 5 tháng 9 năm2004 0050014
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Quang Dũng.
Địa chỉ: Phòng A11-tầng 3, khách sạn HORISON- 40 Các Linh – Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: Mã số thuế: 0301629955-001
Họ tên người mua hàng: Vũ thị Thu Lan.
Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiên Hùng Anh
Địa chỉ: 31 Hàng Thùng, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: TM/CK. Mã số thuế: 0100107349
STT Tên hàng
hoá
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1
Bột Ngô Kg 91355 4000 365420000
Cộng tiền hàng: 376200000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 18810000
Tổng cộng tiền thanh toán: 395010000

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm chín mươi năm triệu không trăm mười nghìn
đồng chẵn.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
2.2.5. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Tại chi nhánh Công ty TNHH Quang Dũng đã có những biện pháp khá tốt trong
việc thúc đẩy lượng hàng tiêu thụ như: công ty cũng đã xây dựng một chính sách giá mềm
dẻo, cũng như các phương thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm đến nay khoản giảm
trừ doanh thu tại công ty chiếm một lượng không lớn lắm. Các khoản giảm trừ doanh thu
tại công ty bao gồm: khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Khoản này xảy ra khi số
hàng mà công ty bán cho khách hàng gặp sự cố và lỗi thuộc về phía công ty như: vi phạm
hợp đồng, hàng kém phẩm chất sai qui cách hoặc không đúng chủng loại ghi trong hợp
đồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ lô hàng hay sử dụng
chính sách giảm giá nếu khách hàng yêu cầu.
2.2.5.1. Hạch toán các khoản giảm giá hàng bán.
- Tài khoản sử dụng: Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên
hoá đơn, kế toán sử dụng tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản phát sinh
này. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, người bán sẽ lập biên lai trả lại hàng, sau
đó kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn đỏ của lô hàng đó để lập phiếu nhập kho cho số hàng bị
trả lại nói trên.
- Trong kỳ tại công ty không xảy ra nghiệp vụ hàng bán bị trả lại. Đây có thể coi là
một thành công của công ty trong việc kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập khẩu cũng
như việc bảo quản hàng hoá khi hàng hoá được chuyển về kho của công ty. Điều này giúp
cho uy tín của công ty được tăng lên đáng kể từ yếu tố chất lượng hàng hoá.
- Trường hợp xảy ra nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì công ty hạch toán như sau:
+ Căn cứ vào biên bản trả lại hàng, hoá đơn GTGT của hàng bị trả lại, kế toán lập
phiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó, phiếu nhập kho lại
được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết TK 632, TK 156 và TK 531.
+ Hạch toán khoản hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 531

Nợ TK 333
Có TK 111, 112,131.
+ Cuối kỳ, kế toán kết chuyển khoản hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 511
Có TK 531.
2.2.5.2. Hạch toán khoản giảm giá hàng bán.
- Khoản giảm giá hàng bán phát sinh tại công ty là do một số nguyên nhân chủ yếu
như: hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng qui cách hoặc không đúng thời hạn ghi trong
hợp đồng.
- Trình tự hạch toán:
+ Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá cho khách hàng về số lượng hàng đã
bán, kế toán ghi:
Nợ TK 532 : Khoản giảm giá hàng bán.
Nợ TK 333: Thuế GTGT của khoản giảm giá hàng bán.
Có TK 111,112,131: Tổng số tiền được giảm bao gồm cả thuế.
+ Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳ
sang TK 511 để xác định kết qủa kinh doanh.
Nợ TK 511
Có TK 532
Ví dụ:
Trong kỳ, ngày 12 tháng 1 năm 2004 Công ty TM & SX TACN Hà Nội, gửi yêu
cầu đến công ty xin giảm giá hàng bán lô hàng Bột Bã Đậu một khoản 8900000 do lô hàng
kém chất lượng và khoản giảm giá đó trừ vào khoản phải thu của khách hàng của công ty.
Qua kiểm tra công ty chấp nhận yêu cầu đó.
- Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán ghi.
Nợ TK 532 8900000
Nợ TK 333 445000
Có TK 131 9345000
- Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 511 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 511 8900000

Có TK 532 8900000
Bảng 2.4
SỔ CÁI TK 532
Năm 2004
Căn cứ vào các hoá đơn chứng từ gốc của khối lượng hàng bán ra trong kỳ kế toán
vào sổ Nhật ký chung. Từ sổ Nhật ký chung đó, kế toán ghi vào sổ cái TK 632.
Chứng từ
Diễn giải
TKĐƯ Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Số dư đầu tháng
11 01/3 Trả tiền trực tiếp cho
khoản giảm giá
111 4382757
12 12/1 Trừ vào khoản phải thu
của khách hàng
131 8900000
Kết chuyển 511 13282757
Tổng phát sinh 13282757 13282757
Số dư cuối tháng