Một số ý kiến đóng góp về tổ chức hạch toán của công ty Tư vấn thiết kế Đường bộ

Một số ý kiến đóng góp về tổ chức hạch toán của công ty Tư
vấn thiết kế Đường bộ
1. Nhận xét, đánh giá về tổ chức hạch toán của công ty
Sau khi đã phân tích hệ thống bộ máy, từ quản lý đến kế toán của công ty, có
thể rút ra được một số đặc điểm như sau:
Do đặc điểm là thi công những công trình ở xa, không tập trung và chi phí
được tập hợp ngay tại công trình, cuối quý mới được phản ánh một lần vào sổ
sách, nên bộ máy kế toán của công ty hết sức gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả và tiết
kiệm. Bên cạnh đó, sự tổ chức kế toán của công ty cũng hợp lý, tuân thủ chặt chẽ
nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Bên cạnh đó, công ty đã áp dụng triệt để máy vi tính
vào công tác kế toán, khiến cho công việc kế toán trở nên nhanh chóng, chính
xác, giảm thiểu khối lượng sổ sách thủ công. Công ty không chỉ dựa hoàn toàn
vào phần mềm máy tính mà bên cạnh đó, còn tổ chức một số loại sổ sách bên
ngoài, ví dụ chứng từ ghi sổ dược ghi bằng tay, các sổ chi tiết được theo dõi bằng
phần mềm Excel, tăng tính chính xác của công tác kế toán vì có sự kiểm tra chéo
rất hiệu quả.
Tuy nhiên, công tác kế toán cũng không tránh khỏi một số vấn đề còn tồn tại.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hơn nữa lại dinh doanh trong
lĩnh vực đường bộ, một lĩnh vực do nhà nước hoàn toàn quản lý. Vì vậy, hoạt
động của công ty phụ thuộc rất nhiều vào chính sách, chế độ nhà nước. Bên cạnh
đó, giá cả do công ty đưa ra cũng nằm trong thang giá mà nhà nước đã cung cấp
theo từng đơn vị lãnh thổ. Nói tóm lại, ngành hoạt động của công ty chịu sự điều
tiết lớn của nhà nước và của Tổng công ty.
Vì vậy, có thể thấy, chu kỳ hoạt động của công ty là rất khó dự đoán, cả về khối
lượng công việc lẫn khách hàng… Có những giai đoạn, công ty nhận được khối
lượng công việc lớn, toàn công ty phải làm việc với một cường độ lớn, cũng có
lúc, công ty không có công trình thi công nào. Thậm chí, một thay đổi nhỏ trong
chính sách đầu tư của nhà nước cũng có thể khiến cho doanh thu của công ty
biến động lớn. Ví dụ, Nhà nước ký duyệt một công trình nào đó, lớn như đường
Hồ Chí minh chẳng hạn, lập tức khối lượng công việc của công ty có thể tăng gấp
150%. Cũng có thể, một quyết định đầu tư bị thay đổi có thể khiến công ty thất

thoát hàng tỷ doanh thu. Hiện nay, công ty làm ăn vững vàng, ổn định là nhờ một
phần vào uy tín của mình.
Vì tính rủi ro trong kinh doanh lớn như vậy, công ty hầu như rất khó xây dựng
kế hoạch sản xuất kinh doanh cho mình mà chỉ quản lý nó bằng giá dự toán mà
thôi. Chính vì vậy, trong hoạt động kế toán của mình, để chủ động trong chính
sách tài chính trong năm, tổ chức kế toán của công ty đã có một số chiến lược
cho mình nhằm đối phó với tình trạng bất ổn định trong ngành: với những nguyên
tắc kế toán cơ bản, công ty đã đậc biệt chú trọng đến nguyên tắc Thận trọng.
Chính vì theo đuổi nguyên tắc này nên trong hoạt động kế toán của mình, công ty
không tránh khỏi có những sai sót đáng kể.
Nhìn chung, đứng trên góc độ lợi ích của doanh nghiệp và người lao động,
công ty đã cố gắng hết sức vận dụng chế độ sao cho có lợi cho những người
tham gia công ty nhiều nhất. Vì cố gắng đìều hòa lợi ích giữa các bên như vậy, hệ
thống kế toán không khỏi có đôi chỗ sai lệch so với chế độ.
Cuối cùng, tổ chức kế toán của công ty cũng đã phục vụ đắc lực cho hoạt động
hoạch định tài chính cho công ty, giúp công ty chủ động hơn rất nhiều trong những
kế hoạch của mình.
1.1.Hệ thống tài khoản sử dụng
Nhìn chung, hề thống tài khoản của công ty tương đối nhỏ gọn, phản ánh
được hầu hết tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty. Do đặc điểm sản xuất kinh
doanh, hề thống tài khoản củng khá đơn giản, tiết kiệm công sức và thời gian khi
thực hiện phân loại tài sản, nguồn vốn. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề còn tồn
đọng trong việc sử dụng các tài khoản.
Thành phần chi phí của công ty bao gồm toàn bộ những yếu tố chi phí bình
thường, nhưng công ty lại không theo dõi trên từng tài khoản trực tiếp mà chỉ mở
riêng tài khoản 627. Đây là tài khoản mang tính phân bổ nên khi kết chuyển, giá trị
của từng công trình đã bị sai lệch khá nhiều. Tuy sử dụng nhóm tài khoản này,
việc tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá là rất đơn giản, nhưng nó lại không đúng
với bản chất của tài khoản 627.
Bên cạnh đó, để phản ánh tài sản cố định, công ty cũng chưa có tài khoản 213

theo dõi nhóm tài sản cố định vô hình mà đưa hết vào tài khoản 211. Tuy việc này
không gây nhiều vấn đề, nhưng công ty sẽ khó khăn trong việc theo dõi tài sản và
phân loại chi phí trong khi tính giá.
1.2.Xác định chi phí và giá thành
Như đã trình bày, vốn là công ty cung cấp dịch vụ nên hàm lượng chất xám
trong một công trình là rất lớn, ngược lại, chi phí vật liệu lại không đáng kể. Cùng
với chính sách khoán của công ty, xuất hiện một hiện tượng là, có những công
trình tư vấn thiết kế đem lại lợi nhuận rất cao cho công ty, ngược lại, có những
công trình tỷ suất lợi nhuận lại rất thấp. Việc này gây ra tình trạng mất cân đối, với
từng công trình, đó là sự mất cân đối giữa các yếu tố xác định chi phí, khi so sánh
các công trình với nhau, đó là sự mất cân đối về lợi nhuận.
Để tránh tình trạng mất cân đối quá lớn giữa các công trình thi công, kế toán
đã sử dụng biện pháp: tập hợp tất cả các chi phí phát sinh vào tài khoản 627 với
các tiểu khoản như đã trình bày ở trên mà không theo dõi chi tiết, cụ thể với từng
công trình. Do bản chất của tài khoản 627 là tài khoản theo dõi chi phí trung gian,
chi phí tập hợp trong đó mang tính chất phân bổ nên khi kết chuyển sang 154 rồi
632 đã mang rất nhiều ý chí chủ quan của kế toán bằng những tiêu thức khác
nhau.
Thông thường, đến cuối năm, khi thực hiện quyết toán, sau khi đã tập hợp
toàn bộ chi phí về tài khoản 627, kế toán mới bắt đầu dựa vào một số chỉ tiêu như
doanh thu, tỷ lệ thành phần chi phí, thậm chí chỉ tiêu do trên đề ra để phân bổ giá
vốn cho hợp lý đối với từng công trình.
Như vậy, nhìn chung công ty đã vi phạm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu
và chi phí. Bởi vì, khoản doanh thu do một công trình đem lại không tương xứng
với giá vốn hàng bán, đã được phân bổ cho “hợp lý” hơn. Đây là một sai sót khá
nghiêm trọng quy chế và các chuẩn mực kế toán.
Bên cạnh đó, việc theo dõi yếu tố chi phí đối với công ty là rất khó khăn.
Công ty sẽ khó theo dõi tình hình biến động từng loại chi phí đối với mỗi công
trình, mỗi loại dịch vụ cung cấp. Vậy mà, việc theo dõi các yếu tố chi phí là một
trong những yếu tố quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình kinh doanh. Tuy

nhiên, có thể các chi phí không phải là tiền lương chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ, lại có sự
biến động phụ thuộc thị trường, nên công ty không cần quan tâm nhiều đến loại
chi phí này.
Việc định giá không chính xác sẽ khiến cho công ty phản ánh lợi nhuận không
chính xác. Trên thực tế, có những năm, công ty đã sử dụng những tiêu thức phân
bổ chủ quan của mình để định ra giá vốn, khiến cho lợi nhuận trước thuế, thuế thu
nhập doanh nghiệp và lợi nhuận sau thuế của công ty bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
1.3.Xác định doanh thu
Nhìn chung, công ty đã thực hiện tương đối tốt việc xác định và phân loại
doanh thu. Công ty đã có sự phân biệt rạch ròi giữa các loại doanh thu từ hoạt
động sản xuất kinh doanh, doanh thu từ hoạt động tài chính và doanh thu khác.
Đồng thời, công ty cũng đã tuân thủ nguyên tắc trình bày và phân loại khi trình bày
những khoản doanh thu, chi phí đó trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh.
Như đã trình bày ở trên, công ty không sử dụng những tiêu chí xác nhận
doanh thu như chuẩn mực hướng dẫn. Có thể hiểu, công ty đã vi phạm nguyên
tắc phù hợp để nhấn mạnh vào nguyên tắc thận trọng. Nhìn chung, cơ sở để ghi
nhận doanh thu của công ty là khi khách hàng thực hiện quyết toán công trình
hoặc khi ký kết hợp đồng. Nhưng cũng không ít công trình, công ty chỉ ghi nhận
doanh thu khi khách hàng thanh toán tiền, có nghĩa là, cơ sở để ghi nhận doanh
thu ở một số trường hợp là cơ sở “tiền mặt”.
Như đã nói, đối với lĩnh vực xây dựng cơ bản, đặc biệt là lĩnh vực cầu
đường, hầu hết các công trình của công ty đều phụ thuộc vào chính sách đầu tư,
quy hoạch của nhà nước nên công ty rất thận trọng trong việc xác định doanh thu,
đồng nghĩa với việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp. Bên cạnh đó,
hầu như những công trình của công ty làm có giá trị lớn, khả năng không đòi
được nợ không phải không có nên công ty cũng sử dụng biện pháp này như một
miếng đệm, bảo đảm cho chi phí của công ty không bị đội lên quá cao, giảm thiểu
thuế tính trên những khoản thu nhập mà công ty chưa thực sự chắc chắn đã thu
được trong tương lai. Có thể nói, công ty đặc biệt chú trọng đến nguyên tắc thận

trọng nên đã bỏ qua một số nguyên tắc khác.
Tài khoản 131 vốn được công ty theo dõi những khoản ứng trước nhưng lại
không được ghi nhận khoản phải thu của khách hàng. Điều này khiến cho, đôi khi
công trình đã hoàn thành quyết toán nhưng công ty vẫn “treo” trên 154 và không
ghi nhận nợ trên tài khoản 131 khiến cho đồng thời, tài khoản 511 chưa ghi nhận
doanh thu vì bên B vẫn chưa thanh toán.
Trong khi đó, chuẩn mực kế toán đã quy định rõ, tài khoản 511 theo dõi tất cả
những doanh thu đã được thực hiện mà không cần quan tâm đến đã thu được
tiền hay chưa. Ví dụ, năm 2004, công ty đã thực hiện được khoản doanh thu là
hơn 30 tỷ, trong khi đó, công ty chỉ ghi nhận có hơn 21 tỷ doanh thu.
1.4.Tổ chức hạch toán tài sản cố định
Để phục vụ cho nhu cầu thiết kế, khảo sát, công ty có sử dụng một số phần
mềm chuyên môn. Những phần mềm này có giá trị tương đối lớn nên được công
ty đưa vào mục tài sản cố định là hợp lý. Tuy nhiên, chúng lại được phản ánh
trong mục “Tài sản cố định hữu hình”. Đìều này không đúng với bản chất của tài
sản và nó sẽ khiến cho việc quản lý tài sản của công ty không thông suốt.Cũng có