ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá
Minh Khai
i. Thiết kế và phân tích bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính
1. Phân tích
Trong các doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra th-
ờng xuyên, liên tục. Để có thể quản lý tình hình nhập xuất vật liệu một cách hiệu
quả thì việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu là hết sức
cần thiết.Việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tức là
xây dựng bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính. Mục đích của bài toán
này là dựa trên các thông tin vào cần thiết nh các hoá đơn, chứng từ để cho ra một
bảng tổng hợp về tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu của công ty.
Để đạt đợc mục đích này, thì cần phải có những thông tin vào cần thiết sau:
- Số lợng, giá trị tồn đầu kỳ của nguyên vật liệu
- Số lợng, đơn giá và giá trị của nguyên vật liệu nhập (lấy từ phiếu nhập kho)
- Số lợng, đơn giá và giá trị của nguyên vật liệu xuất (lấy từ phiếu xuất kho)
Những thông tin ra của bài toán sau khi máy đã tự động xử lý là:
- Số lợng, chủng loại, giá trị của mỗi loại nguyên vật liệu còn tồn tại
- Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu
2. Thiết kế hệ thống sổ điện toán kế toán nguyên vật liệu
2.1. Qui định về đánh mã nguyên vật liệu
Để thuận tiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy, trớc khi xây
dựng hệ thống các sổ điện toán kế toán ta cần mã hóa các loại nguyên vật liệu của
công ty, mỗi loại nguyên vật liệu sẽ mang một mã số nhất định đợc qui định nh
sau (tơng tự sổ danh điểm vật liệu )
xxxx - xx - xx

qui định qui cách NVL ( 2,5x4; 2,5x5; ...)
qui định nhóm NVL (thép, bi, thân khoá, ...)
qui định loại NVL (NVL chính, VL phụ , ...)
2.2. Thiết kế sổ điện toán kế toán
Sổ vào dữ liệu (VAOSL.DBF)- có dạng:

CONG TY KHOA Minh Khai Phieu nhap (xuat) kho
PHONG TAI VU thang 02/2001
SCT NT NDUNG MA
N-X
MSO TNVL DGIA SL TT NO
TK
NO ST CO
TK
CO ST
97
196
-
...
07/02
09/02
-
...
Nhap kho
niken
duong cuc
Xuat kho
bi than
Xuat kho
bi than
...
1
2
2
...
1521-80-

12
1521-10-
01
1521-10-
02
...
Niken
duong
cuc
Bi than
2,5 x 4
Bi than
2,5 x 5
...
72.000
81.000
81.000
...
220,7
kg
4,5 kg
10 kg
...
15.890.0
00
364.500
810.000
...
1521
621

621
...
15.890.0
00
364.500
810.000
...
331
1521
1521
...
15.890.0
00
364.500
810.000
...
Qui định MANHAP = 1
MAXUAT = 2
Cấu trúc sổ vào số liệu
Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú
1. SCT N 6 - Số chứng từ
2. NT D 8 - Ngày tháng
3. nd C 25 - Nội dung
4. MANX N 6 - Mã nhập-xuất
5. MSO N 12 - Mã số
6.tennvl C 25 - Tên nguyên vật liệu
7.dgia N 12 - Đơn giá
8.sluong N 12 - Số lợng nhập (xuất)
9.ttien N 12 - Thành tiền = số lợng nhập
(xuất) x đơn giá

10.NOTK C 6 - Số hiệu TK nợ
11.nost N 12 - Số tiền ứng với TK ghi nợ
12.cotk C 6 - Số hiệu TK có
13.cost n 12 - Số tiền ứng với TK ghi có
Bảng kê nguyên vật liệu (BKENVL.DBF)
D¹ng sæ
CONG TY KHOA MINH KHAI BANG KE NGUYEN VAT LIEU
PHONG TAI VU THANG 02/2001
SCT NT NOI DUNG MSO NOTK NOST COTK COST
97
196
...
07/02
09/02
...
Nhap kho niken
duong cuc
Xuat bi than  2,5 x
5
...
1521-80-12
1521-10-02
...
1521
621
...
15.890.000
810.000
...
331

152
...
15.890.000
810.000
...
CÊu tróc
Tªn cét KiÓu cét §é réng SCSTP
1. SCT N 6 -
2. NT D 8 -
3. MSO N 12 -
4. NOIDUNG C 25 -
5. NOTK C 6 -
6. NOST N 12 -
7. COTK C 6 -
8. COST N 12 -
 ThÎ kho nguyªn vËt liÖu (THEKHO.DBF)
Sè liÖu ghi trong thÎ kho nguyªn vËt liÖu ®îc lÊy tõ phiÕu nhËp (xuÊt) kho t-
¬ng øng. ThÎ kho cã d¹ng sau:
D¹ng sæ
CTY KHOA Minh Khai ThE kho nguyen vAt liEu: BI THAN  2,5X4
PHONG TAI VU THANG 02/ 2001
SCT NT NOI DUNG DGIA SO
NHAP
TNHAP SO
XUAT
TXUAT SO
TON
T TON
196
139

09/02
16/02
Ton
Xuat cho to Lap
Nhap cua xuong
co khi Duy Linh
81.000
81.000
81.000
10,3 834.300
4,5 364.500
5,5
1
11,3
445.500
181.000
915.300
... ... ... ... ...
Cấu trúc của thẻ kho có dạng:
Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú
1..SCT N
6 - Số chứng từ
2..NT D
8 - Ngày tháng
3..ND C
25 - Nội dung
4..DGIA
Đơn giá
5..SNHAP N
12 - Số NVL nhập trong kỳ

6.TNHAP N
12 - Trị giá NVL nhập trong kỳ
7..SXUAT N
12 - Số NVL xuất trong kỳ
8.TXUAT N
12 - Trị giá NVL xuất trong kỳ
9..STON N
12 - Số NVL tồn cuối kỳ
10.TTON N
12 - Trị giá NVL tồn cuối kỳ
Sổ tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu
(THNVL.DBF)
Đây là sổ tổng hợp phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu. Số
liệu trong sổ này đợc lấy từ sổ VAOSL.DBF.
Dạng sổ
CONG TY KHOA MINH KHAI TONG HOP NGUYEN VAT LIEU
PHONG TAI VU THANG 02/2001
ST
T
MSO TENNVL SO
DKY
TDKY SO
NHAP
TNHAP SO
XUAT
TXUAT SO
CKY
TCKY
1
2

...
1521-10-
01
1521-20-
01
...
Bi than
2,5 x 4
Bi loi
2,5 x 3
...
5,5
1,2
...
445.500
97.200
...
70
40
...
5.670.000
3.240.000
...
64,2
33,2
...
5.200.200
2.689.200
...
11,3

8
...
915.300
64.800
...
Cấu trúc sổ tổng hợp nguyên vật liệu :
Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú
1.STT N
2 - Số thứ tự
2.MSO N
12 - Mã số nguyên vật liệu
3.TENNVL C
25 - Tên nguyên vật liệu
4.SD KY N
12 - Số lợng NVL tồn đầu kỳ
5.TDKY N
12 - Trị giá NVL tồn đầu kỳ
6.SNHAP N
12 - Số lợng NVL nhập trong kỳ
7.TNHAP N
12 - Trị giá NV L nhập trong kỳ
8.SXUAT N
12 - Số lợng NVL xuất trong kỳ
9.TXUAT N
12 - Trị giá NV L xuất trong kỳ
10.SCKY N
12 - Số lợng NVL tồn cuối kỳ
11.TCKY N
12 - Trị giá NV L tồn cuối kỳ
3. Tạo sổ điện toán kế toán nguyên vật liệu

3.1. Tạo th mục
Đối với từng kế toán viên thực hiện từng nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính,
cần tạo một th mục làm việc độc lập trên máy vi tính để bảo vệ thông tin (giả sử
tạo th mục có tên DTKT)
Qui trình:
Khởi động máy vi tính C:>_
Tạo th mục làm việc độc lập C:> MD DTKT
Sau đó khởi nạp Foxpro :
C:> CD DTKT
C:\ DTKT > FOXPRO
Trờng hợp không tạo th mục riêng thì ta có thể nạp chơng trình FOXPRO nh
sau :
Khởi động máy vi tính C:\>_
Khởi nạp FOXPRO C:\.> CD FOXPRO 26
C:\FOXPRO 26> FOXPRO
Máy vi tính tự động nạp chơng trình FOXPRO
3.2. Tạo sổ
Sau khi đã vào chơng trình FOXPRO ta tiến hành tạo các sổ kế toán nguyên
vật liệu nh sau:
CREA VAOSL (sổ vào số liệu)
trong đó tên sổ là ký hiệu để phân biệt sổ đồng thời cũng là tên của tệp dữ liệu
FOXPRO (*.DBF). Tên sổ đợc đặt theo qui tắc của tên tệp nói chung, là một dãy
liên tiếp dài không quá 10 ký tự chữ và số và phải mở đầu bằng một ký hiệu chữ
Sau đó vào các cột nh cấu trúc sổ đã nêu trên trong đó
- Tên cột : đợc đặt theo qui định của tên sổ
- Kiểu cột : gồm các ký hiệu N, C, L, D trong đó
N - kiểu số
D - kiểu ngày tháng
C - kiểu văn bản
L - kiểu lôgic

- Độ rộng cột : Cột số có độ rộng không quá 20
Cột văn bản có độ rộng không quá 254
Cột ngày tháng và lôgic máy tự khai báo là 8 và 1
- Số chữ số thập phân chỉ có ở cột số, không vợt quá 15 và phải nhỏ hơn độ
rộng cột
Tơng tự ta tạo các sổ còn lại:
CREA BKENVL
CREA THEKHO
CREA THOPNVL
II. Soạn thảo các ch ơng trình điện toán kế toán nguyên vật liệu
Để thực hiện bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính cần xây dựng
các chơng trình sau:
- Chơng trình hàm dấu chấm DCHAM.PRG
- Chơng trình vào số liệu VAOSL.PRG
- Chơng trình vào bảng kê NVL BKENVL.PRG
- Chơng trình tổng hợp NVL THOPNVL.PRG
- Chơng trình in bảng kê NVL INBKENVL.PRG
- Chơng trình in thẻ kho INTHEKHO.PRG
- Chơng trình in tổng hợp NVL INTHNVL.PRG
- Chơng trình cài đặt menu MENU.PRG
1.Chơng trình hàm dấu chấm - DCHAM.PRG
MODI COMM DCHAM
> PARA X
> Y = STR (X,12)
> Y1 = SUBS (Y,1,3)
> Y2 = SUBS (Y,4,3)
> Y3 = SUBS (Y,7,3)
> Y4 = SUBS (Y,10,3)
> KQUA = Y1 + IIF (Y1 < > SPAC (3) , . , ) + Y2 + IIF (Y2 < > SPAC
(3) , . , ) + Y3 + IIF (Y3 < > SPAC (3) , . , ) + Y4

> RETU KQUA
2. Chơng trình vào số liệu: VAOSL.PRG
MODI COMM VAOSL
> CLOS ALL
> SET ECHO OFF
> SET TALK OFF
> SET STAT OFF
> DKLV = 1
> DO WHIL DKLV = 1
> CLEA
> USE VAOSL
> INPU “NEU VAO TU DAU THANG BAM 1 = ” TO XTTUC
> IF XTTUC = 1
> dele all
> PACK
> ENDI
> APPE BLAN
> BROW
> DELE FOR SLUONG = O
> PACK
> INPU “ NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = “ TO DKLV
> ENDD
> CLOS ALL
> RETU
3. Ch¬ng tr×nh b¶ng kª nguyªn vËt liÖu - BKENVL.PRG
MODI COMM BKENVL
> CLOS ALL
> SET ECHO OFF
> SET TALK OFF
> SET STAT OFF

> DKLV = 1
> DO WHIL DKLV = 1