Lý LUậN CHUNG Về HạCH TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI DOANH NGHIệP

Lý LUậN CHUNG Về HạCH TOáN NGUYÊN VậT LIệU TạI
DOANH NGHIệP
1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý, nhiệm vụ hạch toán
NVL
1.1. Khái niệm nguyên vật liệu
Đối tợng lao động là một trong những điều kiện thiết yếu để tiến hành
sản xuất. NVL là đối tợng lao động đã đợc thể hiện dới dạng vật chất hoá.
NVL là một dạng tài sản vật chất thuộc loại hàng tồn kho. Nó cũng là một
dạng của tài sản lu động, là một đối tợng lao động giữ vai trò có thể chính
hoặc phụ trong hoạt động sản xuất.
1.2. Đặc điểm nguyên vật liệu
NVL chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Dới tác động của
lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu
tạo ra thực thể sản phẩm mới trong doanh nghiệp sản xuất vật chất. Do đó
khối lợng NVL sử dụng, định mức NVL tiêu dùng là cơ sở để tạo ra khối l-
ợng sản phẩm sản xuất tơng ứng.
Giá trị của NVL tiêu dùng đợc kết chuyển toàn bộ vào chi phí hoạt
động trong kì báo cáo tuỳ theo mục đích sử dụng NVL.
Giá trị NVL sử dụng để tạo thành chi phí NVL có thể đợc ghi giảm
trên cơ sở thu hồi phế liệu, vật liệu thừa có ích và các khoản bồi thờng khác
gắn với việc bồi thờng việc sử dụng NVL.
1.3. Yêu cầu về quản lý nguyên vật liệu
Những yêu cầu về quản lý NVL đợc đặt ra nh sau:
Cung cấp những thông tin về quản lý nh số lợng, chất lợng, địa điểm
quản lý và sử dụng các loại NVL về các vấn đề nhập vào, xuất ra và hàng tồn
kho.
Cung cấp đầy đủ thông tin để cân đối giữa cung-cầu vốn lu động để từ
đó phục vụ cho việc nhập, xuất và dự trữ NVL.
Cung cấp những thông tin về tình hình sử dụng NVL để từ đó đo lờng
chi phí sử dụng NVL, đồng thời quản lý và điều chỉnh hợp lý định mức tiêu
hao NVL.

1.4. Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu
Để cung cấp thông tin cho công tác quản lý NVL một cách đầy đủ, kịp
thời và chính xác thì trong các doanh nghiệp kế toán NVL phải thực hiện đ-
ợc các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lợng,
chất lợng và giá thành thực tế của NVL nhập kho.
- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lợng và giá trị
NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL.
- Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí
sản xuất kinh doanh.
- Tính toán và phản ánh chính xác số lợng và giá trị NVL tồn kho, phát
hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có
biện pháp xử lý kịp thời và hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
2. Phân loại NVL
2.1. Phân loại theo vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu
Thực tế cách phân loại NVL thông dụng nhất là dựa trên vai trò và tác
dụng của NVL trong quá trình sản xuất-kinh doanh. Theo cách này NVL đợc
phân ra thành các loại sau đây:
- Nguyên liệu và vật liệu chính: Là nguyên liệu, vật liệu mà sau quá
trình gia công chế biến sẽ cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm.
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản
xuất-kinh doanh, đợc sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn
thiện và nâng cao tính năng và chất lợng của sản phẩm, đợc sử dụng để bảo
đảm cho cộng cụ lao động hoạt động bình thờng, hoặc đợc dùng phục vụ cho
nhu cậu kỹ thuật-quản lý.
- Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo nhiệt năng nh than đá, xăng,
dầu
- Phụ tùng thay thế: đợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dỡng tài
sản cố định.
- Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: phục vụ cho hoạt động xây lắp,

xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng doanh nghiệp
hoặc phế liệu thu hồi.
NVL trong doanh nghiệp có nhiều loại, mỗi loại lại có những đặc tính,
vai trò công dụng khác nhau việc phân loại NVL đặc biệt là theo vai trò và
tác dụng của chính là rất cần thiết cho công tác quản lý và hạch toán NVL.
Cách phân loại nh đã trình bày ở trên đã đáp ứng đợc yêu cầu phản
ánh tổng quát về giá trị đối với mỗi loại NVL. Ngoài ra nó cũng giúp cho
việc mở tài khoản đợc dễ dàng hơn. Từ tài khoản 152, có thể mở thành các
tài khoản cấp 2 để kế toàn ghi chi tiết từng loại, nhóm, thứ vật liệu tuỳ thuộc
vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nh TK 1521- NVL chính; TK 1522-
Vật liệu phụ; TK 1523- Nhiên liệu
2.2. Phân loại theo nguồn nhập NVL
Bên cạnh cách phân loai NVL dựa trên vai trò và tác dụng của NVL
trong quá trình sản xuất-kinh doanh, doanh nghiệp còn có thể phân loại
NVL dựa vào nguồn nhập NVL. Căn cứ vào nguồn hình thành mà NVL
trong doanh nghiệp có thể đợc chia thành 2 nhóm chính sau:
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: do mua ngoài, nhận góp vốn liên
doanh, nhận biếu tặng .
- Nguyên vật liệu tự chế: do doanh nghiệp tự sản xuất.
ý nghĩa của cách phân loại này chính là làm căn cứ căn cứ cho việc lập
kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định
vị trí giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho.
2.3. Phân loại NVL theo mục đích sử dụng:
-Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất kinh doanh:
- Nguyên liệu, vật liệu d ùng cho c ông t ác qu ản l ý
- Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp dùng cho c ác m ục đ ích kh ác
3. Tính giá NVL
3.1. Khái niệm và nguyên tắc tính giá
a. Khái niệm

Tính giá NVL là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
NVL. Tính giá NVL là việc dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng.
b. Nguyên tắc tính giá NVL nhập kho
Theo chuẩn mực kế toán số 02 Hàng tồn kho thì hàng tồn kho đợc
tính theo giá gốc. Nếu giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì
phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đợc.
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí thu mua, chi phí chế biến, các
chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm
và trạng thái hiện tại.
Nh vậy phù hợp với chuẩn mức kế toán quốc tế hàng tồn kho, trong
công tác hạch toán NVL ở các doanh nghiệp Việt Nam, NVL đợc tính theo
giá thực tế.
Giá thực tế của NVL là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ
hợp lệ chứng minh các khoản chi phí hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra
NVL. Giá thực tế của NVL nhập kho đợc xác định tuỳ theo từng nguồn
nhập.
c. Nguyên tắc tính giá NVL xuất kho
- Nguyên tắc lựa chọn: việc lựa chọn phơng pháp tính giá thực tế NVL
xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lợng danh
điểm, số lần nhập xuất NVL, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều
kiện kho tàng của doanh nghiệp để từ đó lựa chọn ra ph ơng pháp tính giá
xuất kho phù hợp nhất.
- Nguyên tắc nhất quán: phơng pháp tính giá xuất kho NVL mà doanh
nghiệp sử dụng phải bảo đảm nhất quán không thay đổi từ kỳ này sang kỳ
khác, nếu có thay đổi thì doanh nghiệp cần phải giải trình rõ trên Báo cáo tài
chính.
3.2. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho
#Đối với nguyên vật liệu mua ngoài
- Mua NVL trong trờng hợp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
ơ

Giá
nhập
=
Giá
mua
(không
thuế)
-
Các khoản
giảm giá
hàng mua
(không
thuế)
+
Thuế nhập
khẩu (nếu
nhập khẩu)
+
Thuế
tiêu thụ
đặc biệt
(nếu có)
+
Các khoản
phí mua
(không
thuế)
Trong đó:
Các khoản giảm giá hàng mua thờng có chiết khấu thơng mại đợc hởng
trên giá mua không thuế giá trị gia tăng và các khoản giảm giá mua khác.

Thuế nhập khẩu = Thuế suất thuế nhập khẩu x giá CIF
Thuế tiêu thụ
đặc biệt
=
Thuế suất thuế
tiêu thụ đặc biệt
x
Giá NVL nhập khẩu (giá bao
gồm cả thuế nhập khẩu)
Các phí tổn mua NVL nhập là các khoản chi vận chuyển, bốc xếp dỡ,
chi trả lệ phí cầu đờng, phà, lệ phí kho bãi trung gian, lệ phí kiểm nhận và
giao nhận.
- Mua NVL trong trờng hợp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp
Giá
nhậ
p
=
Giá
mua
(có
VAT
-
Các
khoản
giảm giá
hàng
mua
(có VAT)
+
Thuế

nhập
khẩu
(nếu
nhập
khẩu)
+
Thuế
tiêu
thụ
đặc
biệt
(nếu
có)
+
Các
khoản
phí mua
(có
VAT))
VAT
trực
tiếp
#Đối với nguyên vật liệu gia công chế biến xong nhập kho.
Giá nhập = Giá trị NVL xuất thuê chế biến + Chi phí chế biến
#Đối với nguyên vật liệu vay mợn tạm thời của đơn vị khác.
Giá thực tế nhập kho đợc tính theo giá trị thị trờng hiện tại của số NVL
nhập kho đó.
#Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp, biếu tặng, cấp phát.
Giá nhập = Giá trị hợp lý tơng đơng
#Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh.

Giá thực tế đợc tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị trờng.
3.3. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho
a. Phơng pháp giá thực tế đích danh
Theo phơng pháp này, NVL đợc xác định theo từng lô hàng hoặc đơn
chiếc, khi xuất lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Giá trị NVL xuất kho đợc tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của
NVL đó theo công thức sau:
Giá trị NVL xuất = Số lợng xuất x Đơn giá nhập
Phơng pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện
bảo quản riêng từng lô NVL nhập. Ưu điểm của phơng pháp này là công tác
tính giá NVL đợc thực hiện kịp thời, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu
thực tế.
Tuy nhiên việc áp dụng phơng pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt
khe, việc xây dựng kho tàng của doanh nghiệp để bảo quản riên từng NVL
nhập kho khá tốn kém, tốn nhiều công sức.
b. Phơng pháp giá bình quân
Theo phơng pháp này giá thực tế NVL xuất kho đợc tính theo giá đơn vị
bình quân và từ đó xác định đợc giá thực tế của NVL xuất kho nh sau:
Giá thực tế
của
NVL xuất kho
=
Số lợng vật liệu
xuất kho
x
Giá bình
quân
Có 3 phơng pháp tính giá đơn vị bình quân:
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc
Theo phơng pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên

giá thực tế và lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc theo công thức:
Giá thực tế NVL cuối kỳ trớc
Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc =
_______________________________________
Lợng thực tế cuối kỳ trớc
Phơng pháp này cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế toán
nhng trờng hợp giá cả thị trờng NVL có sự biến động thì việc tính giá NVL
xuất kho theo phơng pháp này trở nên thiếu chính xác và có trờng hợp gây ra
bất hợp lý (giá trị tồn kho âm).
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
Theo phơng pháp này, căn cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và
nhập trong kỳ, kế toán xác định đợc giá bình quân của một đơn vị NVL theo
công thức:
Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
______________________________________________________
Lợng thực tế tồn đầu kỳ và nhập trong
kỳ
Phơng pháp này có u điểm là giảm nhẹ đợc việc hạch toán chi tiết
NVL, không phụ thuộc vào số lần nhập, xuất từng danh điểm. Tuy nhiên ph-
ơng pháp này có nhợc điểm là dồn công việc tính giá NVL xuất kho vào cuối
kỳ kế toán nên sẽ ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác. Mặt khác
sử dụng phơng pháp này, doanh nghiệp phải tính giá theo từng danh điểm
NVL.
- Phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập
Theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập kế toán phải xác định giá bình
quân của mỗi danh điểm NVL theo công thức:
Giá thực tế NVL tồn sau mỗi lần nhập
Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập =
________________________________________________

Lợng thực tế tồn sau mỗi lần nhập
Phơng pháp này có độ chính xác cao, cho phép kế toán tính giá NVL
xuất kho kịp thời nhng khối lợng công việc tính toán nhiều và phải tiến hành
tính giá theo từng danh điểm NVL.
Phơng pháp này chỉ sử dụng ở những doanh nghiệp có ít danh điểm
NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
c. Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc (FIFO)
Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở
giả định NVL nào nhập vào kho trớc sẽ đợc xuất dùng trớc, vì vậy lợng NVL
xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
Giá trị NVL xuất = Số lợng xuất (NT - XT) x Đơn giá nhập
Ưu điểm của phơng pháp này đó là cho phép kế toán có thể tính giá
NVL xuất kho kịp thời mỗi lần xuất.
Tuy nhiên nhợc điểm của phơng pháp này là việc phải tính giá theo
từng danh điểm NVL và hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá
tốn nhiều công sức, doanh thu hiện tại không phù hợp với chi phí hiện tại.
Doanh thu hiện tại đợc tạo ra bởi giá trị của NVL đã đợc mua vào từ cách đó
rất lâu, điều này có thể dẫn tới sự thiếu chính xác của lãi gộp và thu nhập
thuần.
Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện NVL
luân chuyển nhanh, doanh nghiệp có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của
mỗi danh điểm không nhiều.
d. Phơng pháp nhập sau - xuất trớc (LIFO)
Theo phơng pháp này, NVL đợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở
giả định lô NVL nào nhập vào kho sau sẽ đợc xuất dùng trớc. Giá trị NVL đ-
ợc tính theo giá của NVL nhập sau cùng hoặc gần sau cùng còn giá trị NVL
tồn kho đợc tính theo giá của NVL nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ.
Giá trị NVL xuất = Số lợng xuất (NS - XT) x Đơn giá nhập
Ưu điểm của phơng pháp này là làm cho chi phí kinh doanh của doanh
nghiệp phản ánh kịp thời với giá cả thị trờng, làm cho những khoản doanh

thu hiện tại phù hợp với chi phí hiện tại.
Tuy nhiên phơng pháp này có nhợc điểm là kế toán đa ra những thông
tin tơng đối lạc hậu về vật t trên báo cáo tài chính do giá trị hàng tồn kho
thấp hơn so với giá thực tế. Điều này đặc biệt đúng trong điều kiện lạm phát
khi giá cả vật t có xu hớng tăng làm cho giá trị vật t xuất tăng và giá trị vật t
tồn kho giảm, giá vốn hàng bán tăng.
e. Phơng pháp t ính d ựa v ào trị giá hàng tồn cuối kỳ
Thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã
khác nhau, giá trị thấp lại đợc xuất dùng thờng xuyên sẽ không có điều kiện
để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất. Khi đó sử dụng phơng pháp này sẽ có nhiều
thuận tiện. Doanh nghiệp sẽ phải tính giá cho số lợng NVL tồn kho cuối kỳ
trớc rồi mới xác định đợc giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ theo công
thức:
GTT NVL
tồn kho cuối kỳ
=
Số lợng NVL
tồn kho cuối kỳ
x
Đơn giá NVL
nhập kho lần cuối
GTT NVL
Xuất kho
=
Gtt NVL
nhập kho
+
Gtt NVL tồn
kho đầu kỳ
-

Gtt NVL tồn
kho cuối kỳ
f. Phơng pháp hệ số giá
Đối với các doanh ngiệp có nhiều loại NVL, giá cả thờng xuyên biến
động, nghiệp vụ nhập xuất NVL diễn ra thờng xuyên thì việc hạch toán theo
giá thực tế trở nên rất phức tạp, tốn nhiều công sức. Khi đó kế toán sử dụng
giá hạch toán để tính giá trị NVL xuất hàng ngày, sau đó cuối kỳ điều chỉnh
theo giá thực tế nhờ hệ số giá.
Trong kỳ : Ght NVL xuất kho = Số lợng xuất kho x ĐG ht
Cuối kỳ : Gtt NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Ght NVL xuất kho
Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập kho
trong kỳ
Hệ số giá NVL =
Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ
Phơng pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và
hạch toán tổng hợp NVL trong công tác giá phí. Công việc tính giá nhanh
chóng, không bị phụ thuộc vào số lợng danh điểm NVL, số lần nhập, xuất
của mỗi loại.
Phơng pháp này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng
loại NVL và đội ngũ kế toán có trình độ cao.
4. Hạch toán chi tiết NVL
4.1. Tổ chức hạch toán ban đầu
a. Đối với NVL nhập kho
- Chứng từ nguồn: Hoá đơn giá trị gia tăng; Hoá đơn bán hàng; Hợp
đồng cung cấp hàng hoá và dịch vụ
- Chứng từ thực hiện: Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng
hoá; Phiếu nhập kho
b. Đối với NVL xuất kho
- Chứng từ nguồn: Lệnh xuất, Kế hoạch sản xuất
- Chứng từ thực hiện: Giấy đề nghị cấp vật t; Phiếu xuất kho, Phiếu

xuất vật t theo hạn mức
4.2. Tổ chức hạch toán chi tiết
Trong thực tế công tác kế toán hiện nay của nớc ta, các doanh nghiệp
thợng áp dụng 1 trong 3 phơng pháp hạch toán chi tiết là: Phơng pháp thẻ
song song, Phơng pháp đối chiếu luân chuyển và Phơng pháp sổ số d.
Mỗi phơng pháp hạch toán chi tiết đều có u và nhợc điểm riêng, vì vậy
khi lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết doanh nghiệp cần phải gắn từng
phơng pháp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp về đặc điểm NVL, khối l-
ợng nghiệp vụ nhập - xuất NVL, trình độ của kế toán viên, quy mô doanh
nghiệp để từ đó xác định đ ợc phơng pháp hạch toán phù hợp.
4.2.1. Phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp này thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất để ghi
vào Thẻ kho (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng
dựa trên chứng từ nhâp-xuất để ghi số lợng và tính thành tiền NVL nhập,
xuất vào Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu (mở tơng ứng với Thẻ kho). Cuối
kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu
với Thẻ kho tơng ứng do thủ kho chuyển đến, đồng thời từ Sổ (thẻ) kế toán
chi tiết vật liệu, kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn
vật liệu theo từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán
tổng hợp nhập-xuất vật liệu.
Ưu điểm: Phơng pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu
số liệu, phát hiện sai sót, mặt khác cung cấp thông tin nhập-xuất-tồn kho cho
từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác.
Nhợc điểm: Phơng pháp này chỉ áp dụng cho những doanh nghiệp ít
danh điểm NVL.
Biểu số 1: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo Phơng pháp thẻ song
song
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo Phơng pháp thẻ song song
Phiếu nhập
Phiếu xuất

Thẻ kho
Sổ
chi
tiết
vật
t
Sổ tổng hợp N-X-T
Kế toán tổng hợp
K toỏn t ng h p
Ghi chú :
Đối chiếu
Ghi cuối thỏng
Ghi hàng ngày