LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU
TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.1 Chu trình bán hàng - thu tiền với vấn đề kiểm toán
1.1.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền ảnh hưởng đến kiểm toán
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá
trình trao đổi hàng - tiền. Quá trình này được bắt đầu bằng từ yêu cầu mua của
khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, chu trình bán hàng – thu tiền được
coi là chu trình cuối cùng không những đánh giá hiệu quả của những chu trình
trước đó mà còn đánh giá hiệu quả của toàn bộ chu kỳ sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
Hàng hoá, dịch vụ sản xuất ra có thể bán trực tiếp hoặc gián tiếp cho người
tiêu dùng. Tiền hàng có thể thu ngay bằng tiền mặt hoặc thu qua Ngân hàng,
hoặc thu tiền sau …Mỗi phương thức bán hàng, thu tiền khác nhau, quá trình
hạch toán kế toán, kiểm soát là khác nhau nên nội dung cách thức kiểm toán
cũng khác nhau.
Cụ thể hoá chu trình bán hàng - thu tiền thành các chức năng với các bước
công việc tương ứng như: xem xét nhu cầu và quyết định tiêu thụ, xem xét khả
năng của khách hàng và quyết định bán chịu, vận chuyển và bốc xếp hàng hoá,
lập hoá đơn bán hàng, ghi sổ hàng bán, ghi sổ khoản phải thu và thu tiền. Hiểu
được các chức năng, các chứng từ cùng quá trình luân chuyển của chúng mới có
thể tiến hành kiểm toán tốt chu trình này.
1.1.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng – thu tiền
Bán hàng - thu tiền (tiêu thụ) là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng
hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán và khách hàng
của họ). Với mỗi loại hình doanh nghiệp, cơ cấu các chức năng và chứng từ về
bán hàng - thu tiền cũng có những đặc điểm khác nhau đòi hỏi phải cụ thể hoá
trong từng cuộc kiểm toán. Thông thường với một số doanh nghiệp, những biểu
hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác
nhau song chung nhất, chu trình bán hàng – thu tiền đều bao gồm các chức năng
chính như sau:

Xử lý đơn dặt hàng của người mua: đặt hàng của người mua có thể là
đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và
sau đó là hợp đồng về mua – bán hàng hoá dịch vụ…Về pháp lý, đó là việc bày
tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem
đây là điểm bắt đầu của toàn bộ chu trình.
Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một
khái niệm “tiêu thụ” nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần
xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này
có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thoả
thuận trong quan hệ mua bán trong hợp đồng.
Trước khi chuyển giao hàng cho khách hàng hoặc dịch vụ cung cấp cho
khách hàng thì những người có trách nhiệm của doanh nghiệp phải xem xét: khả
năng thanh toán của khách hàng; hạn mức tín dụng đối với từng khách hàng; số
dư phải thu của khách hàng tại thời điểm bán hàng để xét duyệt phương thức
bán hàng trả chậm nhằm hạn chế tối đa các khoản nợ khó đòi và không ảnh
hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Chuyển giao hàng: chức năng này đánh dấu hàng hoá, thành phẩm của
doanh nghiệp được chuyển giao cho khách hàng về quyền sở hữu. Chuyển giao
hàng là căn cứ ghi nhận doanh thu. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển
cũng được lập. Chứng từ vận chuyển thường là hóa đơn vận chuyển hay vận
đơn. Mặt khác các cơ quan thuế quan thường quy định khi vận chuyển hàng hóa
phải có hóa đơn bán hàng. Trong trường hợp này hóa đơn bán hàng phải được
lập đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng vận chuyển.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Hóa đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng
hóa gồm cả giá gốc hàng hóa, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác
theo luật thuế giá trị gia tăng. Hóa đơn được lập thành 3 liên, liên đầu được gửi
cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền. Như vậy
hóa đơn vừa là phương thức chỉ rõ cho khách hàng về số tiền và thời hạn thanh
toán của từng thương vụ, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các

khoản phải thu.
Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Trong mọi trường hợp đều cần xử lý
và ghi sổ các khoản thông thường về thu tiền bán hàng. Nếu khách hàng thanh
toán bằng tiền mặt, TGNH kế toán tiến hành theo dõi và ghi vào sổ Nhật ký thu
tiền. Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán thì kế toán phản ánh trên tài
khoản 131 và tiến hành theo dõi chi tiết cho từng khách hàng đúng số tiền và
đúng lúc.
Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giảm trừ
doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa. Khi đó, người
bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ
hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải
thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào Nhật ký hàng bị trả lại và các
khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.
Dự phòng nợ khó đòi: được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu
thụ kỳ này, song không có khả năng thu được cả trong tương lai. Việc đánh giá
phải dựa trên chế độ tài chính kế toán hiện hành hoặc dựa vào kinh nghiệm đối với
khách hàng mà doanh nghiệp đã xử lý trong niên độ kế toán trước.
Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được: Có thể có những
trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh
toán. Việc thẩm định và xoá sổ phải được thực hiện theo chế độ tài chính kế
toán hiện hành.
1.1.3 KSNB đối với chu trình bán hàng – thu tiền.
*Đối với nghiệp vụ bán hàng
Do bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hoá - tiền tệ
giữa người mua và người bán, gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của
mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ cần được thực hiện chặt chẽ. Công việc
kiểm soát nội bộ thường bao gồm:
Sự đồng bộ của sổ sách kế toán: đòi hỏi hệ thống chứng từ kế toán, sổ
sách kế toán, bảng tổng hợp phải kiểm soát tối đa các nghiệp vụ bán hàng. Theo
nguyên tắc các nghiệp vụ bán hàng đều phải có đầy đủ chứng từ, các chứng từ

đều phải được ghi vào sổ sách.
Việc đánh số thứ tự các chứng từ: Việc sử dụng chứng từ có đánh số thứ
tự trước có tác dụng đề phòng, bỏ sót, dấu diếm đồng thời tránh trùng lặp các
khoản phải thu, các khoản bán hàng ghi sổ.
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: hàng
tháng lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền và các
khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền, gửi cho người
mua để thông báo đồng thời xác nhận qua hệ mua - bán đã phát sinh trong
tháng.
Việc lập và xác nhận các bảng cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc
kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng: tập trung vào ba điểm chủ yếu là việc bán
chịu phải được duyệt cẩn trọng trước khi bán hàng, hàng bán chỉ được vận
chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng cứ, giá bán phải được duyệt bao gồm cả
chi phí vận chuyển, bớt giá, giảm giá và điều kiện thanh toán.
Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác kế toán: đây là công
việc quan trọng nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận trong kế toán và trong quá
trình bán hàng – thu tiền.
Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát: trong việc thực hiện trình
tự kiểm soát nộ bộ là yếu tố chủ yếu trong việc phát huy hiệu lực của kiểm soát
nội bộ. Thông thường sử dụng kiểm toán viên nội bộ để kiểm soát việc xử lý và
ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền sẽ đảm bảo chất lượng kiểm soát và
phục vụ tốt cho việc thực hiện các mục tiêu kiểm toán.
*Đối với nghiệp vụ thu tiền: Công việc kiểm soát nội bộ được thực hiện
tương ứng với mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền.
Biểu 1: Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền
Mục tiêu kiểm toán
nghiệp vụ thu tiền
Công việc kiểm soát nội bộ
chủ yếu tiền hành

Các khoản thu tiền được
ghi sổ thực tế đã nhận
(tính hiệu lực)
Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và
người ghi sổ; Phải thường xuyên đối chiếu số
dư trên tài khoản TGNH
Các khoản chiết khấu đã
được xét duyệt đúng đắn.
Phiếu thu tiền được đối
chiếu và ký duyệt (tính
được phép)
Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước
hạn; Duyệt các khoản chiết khấu; Đối chiếu
chứng từ gốc và ký duyệt với phiếu thu tiền.
Tiền mặt thu được đã ghi
đầy đủ vào sổ quỹ và nhật
ký thu tiền (tính trọn vẹn)
Phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền với
người ghi sổ; Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc
bảng kê tiền mặt có đánh số thứ tự trước kèm
quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền
kịp thời; Trực tiếp xác nhận séc thu tiền.
Các khoản thu tiền được
ghi sổ và đã nộp đều đúng
với giá bán (tính định giá)
Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ
và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền;
Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản
tiền bán hàng.
Các khoản thu tiền đều

được phân loại đúng (tính
phân loại)
Sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan
hệ đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền; Soát
xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại, chú ý các
tài khoản đặc biệt.
Các khoản thu tiền ghi
đúng thời gian (tính kịp
thời)
Quy định rõ việc cập nhật các khoản thu tiền
vào quỹ và vào sổ; Có nhân viên độc lập kiểm
soát ghi thu và nhập quỹ.
Các khoản thu tiền đều
ghi đúng vào sổ quỹ, sổ
Phân cách nhiệm vụ ghi sổ quỹ với theo dõi
thanh toán tiền hàng; Lập cân đối thu tiền và
cái và tổng hợp đúng (tính
chính xác cơ học).
gửi cho người mua đều đặn; Tổ chức đối chiếu
nội bộ về chuyển sổ, cộng sổ.
1.1.4 Vai trò kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán BCTC.
Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền là một phần trong kiểm toán
BCTC. Vì chu trình bán hàng – thu tiền có liên quan đến nhiều khoản mục khác
nhau trong BCTC, các khoản mục này lại có liên quan đến những chu trình khác
nên kiểm toán tốt chu trình bán hàng – thu tiền đồng nghĩa với việc kiểm toán
tốt các chu trình, khoản mục khác trên BCTC. Mặt khác do vai trò quan trọng
của việc kiểm toán chu trình này nên khi thực hiện kiểm toán KTV phải xem xét
kỹ các tài liệu, thực hiện nghiêm túc các bước kiểm toán trong chương trình, thu
thập bằng chứng có giá trị đủ để đưa ra kết luận kiểm toán. Chính những công
việc đó sẽ giúp KTV phát hiện được những yếu điểm trong chương trình kiểm

toán chu trình này từ đó đề xuất những giải pháp, phương hướng khắc phục như
vậy sẽ hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình nói riêng cũng như quy trình
kiểm toán BCTC nói chung.
Vì là một trong những chu trình quan trọng nhất của cuộc kiểm toán nên
việc kiểm toán chu trình này nếu được thực hiện cẩn thận, nghiêm túc thì sẽ góp
phần rất lớn giúp kiểm toán viên đưa ra ý kiến về tính trung thực hợp lý của các
thông tin trình bày trên BCTC.
Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền giúp kiểm toán viên phát hiện
những yếu điểm trong hệ thống kế toán của đơn vị, tư vấn giúp họ hoàn thiện
thủ tục kế toán để phù hợp với Chuẩn mực và các quy định về kế toán đã ban
hành, nâng cao chất lượng của hệ thống kế toán.
Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền giúp nhà quản lý của đơn vị cũng
như những người sử dụng BCTC có cái nhìn khái quát về tình hình hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp, về lợi nhuận thu được trong kỳ, số lượng vốn bị
chiếm dụng…để đưa ra những quyết định kinh tế phù hợp.
1.2 Kiểm toán chu trình bán hàng – thu tiền trong kiểm toán BCTC.