CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

CƠ SỞ LÍ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG HÓA TRONG DOANH
NGHIỆP THƯƠNG MẠI
1.1. Đặc điểm kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
1.1.1 Khái niệm và phân loại hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại.
1.1.1.1. Khái niệm.
Hàng tồn kho: Là những tài sản:
(a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường;
(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên
đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến;
- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm hoàn thành và sản phẩm chưa hoàn thành,
chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến
và đã mua đang đi trên đường;
- Chi phí dịch vụ dở dang.
Trong doanh nghiệp thương mại, hàng tồn kho là hàng hóa mua về để bán, bao
gồm hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán.

1
1.1.1.2. Phân loại
• Căn cứ vào nguồn gốc sản xuất, hàng hóa chia thành:
1 CMKT 02 -26 chuẩn mực kế toán và kế toán tài chính doanh nghiệp-2006-NXB Lao Động XH-Tr106.
- Hàng nông sản
- Hàng lâm sản
- Hàng thủy sản
- Hàng công nghệ, thực phẩm
• Căn cứ vào tính chất thương phẩm, tính chất lí hóa học, đặc trưng kĩ thuật, hàng

hóa chia thành:
- Hàng cơ khí, điện máy
- Hàng hóa chất mỏ
- Hàng xăng dầu
- Hàng dệt may
- Hàng gốm sứ, thủy tinh
• Căn cứ vào khâu lưu thông hàng hóa, hàng hóa chia thành:
- Hàng hóa bán buôn
- Hàng hóa bán lẻ
• Căn cứ vào phương thức vận động, luân chuyển hàng hóa, hàng hóa chia thành:
- Hàng hóa luân chuyển qua kho
- Hàng hóa giao bán thẳng, không qua kho
- Hàng hóa bán lẻ
2
1.1.2. Đặc điểm của kế toán hàng hóa liên quan đến công tác kế toán
Kế toán hàng hóa tồn kho và kế toán công nợ có mối liên hệ trực tiếp với
nhau.
Trong doanh nghiệp thương mại, kế toán hàng hóa chủ yếu theo dõi tình
2 PGS.TS Nguyễn Đình Đỗ -Quy trình thực hiện KTDN trong xu thế đổi mới, hội nhập và phát triển-2006 –NXB Lao
Động XH –Tr45
hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa, cung cấp cho các bộ phận kế toán khác số
liệu để hạch toán. Cụ thể là: Kế toán hàng hóa cung cấp số liệu hàng hóa bán ra
cho kế toán doanh thu bán hàng để kiểm tra số liệu thực bán cho khách hàng,
đồng thời lên kế hoạch bán hàng, nhập hàng trong thời gian tiếp theo.
Hàng hóa là tài sản chính của doanh nghiệp thương mại. Kế toán hàng hóa
càng hạch toán càng chính xác thì tài sản của doanh nghiệp càng được quản lí
chặt chẽ. Vì vậy, hạch toán kế toán hàng hóa chính là phản ánh nguồn vốn trong
doanh nghiệp (kế toán nguồn vốn).
Kế toán hàng hóa còn liên quan chặt chẽ đến công tác kế toán Thuế doanh
nghiệp. Lượng hàng nhập vào, bán ra được hạch toán chính xác bao nhiêu thì

Thuế đầu vào và đầu ra được hạch toán để nộp cho cơ quan thuế chính xác bấy
nhiêu. Tránh tình trạng nhầm lẫn trong hóa đơn dẫn đến chênh lệch nhập, xuất
thực tế tại doanh nghiệp. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lượng tiền vào, ra trong
doanh nghiệp và công tác kế toán tài sản bằng tiền trong doanh nghiệp.
1.1.3.Tính giá hàng hóa
Hàng hóa hiện có ở doanh nghiệp bao giờ cũng được phản ánh trong sổ kế
toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế- tức là đúng với số tiền mà
doanh nghiệp phải bỏ ra về những hàng hóa đó. Song sự hình thành trị giá vốn
của hàng hóa trong kinh doanh thương mại có thể phân biệt ở các giai đoạn
trong quá trình vận động của hàng hóa:
• Phương pháp xác định giá trị hàng nhập:
- Trị giá vốn hàng hóa tại thời điểm mua hàng chính là trị giá mua thực tế phải
thanh toán cho người bán theo hóa đơn (tính theo giá bán chưa có thuế GTGT)
- Trị giá vốn hàng mua nhập kho = Trị giá mua trên hóa đơn + Chi phí thu
mua + Thuế nhập khẩu (nếu có).

3
3 CMKT 02 - 26 chuẩn mực kế toán và kế toán tài chính doanh nghiệp – 2006 - NXB Lao Động XH - Tr154
- Phương pháp xác định giá trị hàng xuất bán.
Trị giá vốn của
hàng hóa đã tiêu
thụ trong kì
=
Trị giá vốn
hàng xuất
kho để bán
+
Chi phí
bán
hàng

+
Chi phí quản lí
doanh nghiệp phân
bổ cho lượng hàng
hóa đã tiêu thụ.
Trong đó:
Trị giá vốn
hàng xuất bán
=
Trị giá mua thực tế của
hàng hóa xuất kho để bán
(kể cả thuế nhập khẩu)
+
Chi phí mua hàng
phân bổ cho hàng đã
bán
Trị giá mua thực tế hàng hóa xuất kho có thể được xác định theo một trong
các phương pháp sau:
+ Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp FIFO áp dụng dựa trên giả định là HTK được mua trước hay
sản xuất trước thì được xuất trước và HTK còn lại cuối kì là HTK được mua
hay sản xuất gần thời điểm cuối kì.
+ Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO).
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng hoá được mua sau thì
xuất ra trước, và hàng hoá còn lại cuối kì là hàng hoá được mua trước đó. Theo
phương pháp này thì giá trị hàng hoá xuất kho được tính theo giá của lô hàng
nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của
hàng nhập kho đầu kì còn tồn kho.
+ Phương pháp tính giá thực tế đích danh
Theo phương pháp này, giá thực tế của hàng hoá xuất kho được tính trên cơ

sở số lượng hàng hoá xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô hàng
xuất kho đó. Phương pháp này áp dụng với những loại hàng hoá có giá trị cao và
với những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng ổn định và nhận diện được.
+ Phương pháp tính giá bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này, giá trị của từng loại hàng tồn kho đựoc tính theo
giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kì và giá trị từng loại
HTK được mua hoặc sản xuất trong kì. Giá trị trung bình có thể được tính theo
thời kì hoặc vào mỗi khi nhậo một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của
doanh nghiệp.
Đơn giá bình quân
gia quyền
=
Trị giá vốn thực tế
hàng hoá tồn đầu kì
+
Trị giá vốn thực tế hàng
hoá nhập trong kì
Số lượng hàng hoá
tồn đầu kì
+
Số lượng hàng hoá nhập
kho trong kì
Trị giá vốn thực tế
hàng hoá xuất kho
=
Số lượng hàng hoá
xuất kho
x
Đơn giá bình quân gia
quyền

Đơn giá bình quân gia quyền thường được tính cho từng hàng hoá. Đơn giá
bình quân có thể xác định cho cả kì gọi là đơn giá bình quân cả kì hay đơn giá
bình quân cố định.
4
Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập được gọi là đơn giá
bình quân di động. Theo cách tính này, xác định được trị giá vốn thực tế hàng
hoá hàng ngày cung cấp thông tin kịp thời với những doannh nghiệp làm kế
toán máy.
1.1.4. Yêu cầu và nhiệm vụ của kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương
mại
Nhiệm vụ cơ bản của kế toán hàng hóa là:
• Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển hàng hóa ở doanh
4 Bộ tài chính -Chế độ kế toán doanh nghiệp- 2006- NXB Tài chính- Tr96
nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Tính toán phản ánh đúng đắn trị giá vốn hàng
nhập kho, xuất kho và trị giá vốn hàng hóa tiêu thụ.
• Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá
trình mua hàng, bán hàng. Xác định đúng đắn kết quả kinh doanh hàng hóa.
Đồng thời chấp hành đúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách nhập, xuất
kho, bán hàng hóa và tính thuế. Cung cấp thông tin tổng hợp và thông tin chi
tiết cần thiết về hàng hóa kịp thời phục vụ cho quản lí hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
• Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa… Kiểm kê
hàng hóa đúng theo quy định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho.

5
1.2. Phương pháp kế toán hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
1.2.1. Hạch toán ban đầu
• Một số loại chứng từ sử dụng trong công tác kế toán hàng hóa:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT)

- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 03- VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 05-VT)
- Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mã số 04 –VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mã số 03 PXK -3LL)
- Phiếu xuất kho hàng giửi đại lí (mã số 04 HDL -3LL)
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn GTGT (mã số
04-GTGT)
• Quy trình luân chuyển chứng từ trong công tác kế toán hàng hóa.

5 PGS.TS Võ Văn Nhị- 26 chuẩn mực kế toán và kế toán tài chính doanh nghiệp-NXB Lao động xã hội-2006-Tr 154
- Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2
liên (đối với vật tư hàng hóa mua ngoài) và người lập phiếu kí (ghi rõ họ tên),
người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng
hóa. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng nhập kho và cùng người giao hàng
kí vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng
kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
- Phiếu xuất kho do bộ phận xin lĩnh hoặc bộ phận quản lí bộ phận kho lập
thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần). Sau khi lập phiếu xong, người lập phiếu và
kế toán trưởng kí xong chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt,
giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Sau khi xuất kho, thủ
kho ghi vào phiếu và cùng người nhận hàng kí tên vào phiếu xuất. Liên 1 lưu ở bộ
phận lập phiếu; Liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế
toán để ghi chép; Liên 3 do người nhận vật tư, hàng hóa giữ.
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ sản phẩm hàng hóa: được sử dụng
trong các trường hợp nhập kho hàng hóa với số lượng lớn; Hàng hóa có tính
chất lí hóa phức tạp; Các loại vật tư hàng hóa quí hiếm. Biên bản được lập làm 2
bản: 1 bản do phòng, ban cung tiêu hoặc người giao hàng giữ, một bản giao cho
phòng kế toán.
6

1.2.2. Kế toán tổng hợp hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại
1.2.2.1. Tài khoản sử dụng
A Tài khoản 156: Hàng hoá:
TK này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng, giảm
các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại kho hàng, quầy hàng,
hàng hoá bất động sản.
TK này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp II là
6 Bộ Tài Chính- Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ- NXB Thống kê năm 2007- Tr 602
- 1561: Giá mua hàng hóa
+ Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng mua vào nhập kho theo giá hóa đơn,
Thuế nhập khẩu phải nộp; Trị giá hàng hóa thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Bên có: Phản ánh trị giá mua hàng hóa thực tế xuất kho; các khoản
giảm giá được hưởng vì hàng hóa cung cấp không đúng hợp đồng đã kí; Trị giá
hàng hóa thiếu phát hiện khi kiểm kê.
+ Số dư bên nợ: Trị giá mua hàng hóa tồn kho cuối kì.
- TK 1562: “Chi phí thu mua hàng hóa”: Chi phí thu mua hàng hoá là một
bộ phận chi phí quan trọng trong cơ cấu giá trị hàng hoá nhập kho, vì vậy cần
phải theo dõi chặt chẽ tình hình chi phí phát sinh, kiểm tra giám sát việc thực
hiện kế hoạch thu mua hàng hoá nhằm lựa chọn được các phương pháp thu mua
hàng hoá tối ưu, trên cơ sở đó tiết kiệm chi phí thu mua hàng hoá
+ Chi phí thu mua hàng hoá bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo
quản hàng hoá từ nơi mua về đến kho doanh nghiệp; Chi phí bảo hiểm hàng
hoá; Tiền thuê kho, thuê bãi, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức ở quá
trình thu mua; Các chi phí khác phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá...
+ Do chi phí thu mua liên quan đến toàn bộ khối lượng hàng hoá trong kì
và lượng hàng hoá đầu kì, nên cần phân bổ chi phí thu mua cho lượng hàng hoá
đã bán ra trong kì và lượng hàng hoá còn lại cuối kì, nhằm xác định đúng đắn trị
giá vốn hàng xuất bán, trên cơ sở đó tính toán chính xác kết quả bán hàng. Đồng
thời phản ánh được trị giá vốn hàng tồn kho trên báo cáo tài chính được chính
xác.

+ Tiêu thức phân bổ chi phí thu mua thường được lựa chọn là: Trị giá mua
của hàng hoá; Số lượng; Trọng lượng; Doanh số của hàng hoá...
Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ nào là tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của
từng doanh nghiệp nhưng phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ.
Chi phí thu
mua liên quan
đến hàng tồn
kho cuối kì
=
Chi phí thu
mua liên quan
đến hàng tồn
kho đầu kì
+
Chi phí thu
mua liên quan
đến hàng nhập
kho trong kì
-
Chi phí thu mua
liên quan đến
hàng đã tiêu thụ
trong kì
Kết cấu TK 1562 như sau:
+ Bên nợ: Chi phí thu hàng hóa thực tế phát sinh liên quan tới khối lượng
hàng hóa mua vào đã nhập trong kì.
+ Bên có: Phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa đã tiêu thụ trong trong kì
+ Số dư bên Nợ: Chi phí thu mua liên quan đến hàng tồn kho cuối kì.
- TK1567: Hàng hoá bất động sản:
+ Bên nợ: Hàng hóa bất động sản tăng lên trong kỳ

+ Bên có: Hàng hoá bất động sản giảm trong kỳ
+ Số dư bên nợ: Hàng hoá bất động sản hiện còn cuối kỳ
B.Tài khoản 157: Hàng gửi đi bán
- Bên nợ: Trị giá hàng hóa gửi bán.
- Bên có: Hàng gửi bán đã nhập kho người mua hoặc chuyển nhập lại kho.
- Số dư bên nợ: Trị giá hàng gửi đi bán còn lại cuối kì.
C. Tài Khoản 159: Các khoản dự phòng
Chi tiết TK 1593: Dự phòng giảm giá HTK
- Bên nợ: Giá trị dự phòng giảm giá HTK được hoàn nhập trong trường
hợp số phải lập năm nay lớn hơn số đã lập năm trước
- Bên có: Giá trị dự phòng giảm giá HTK đã lập tính vào giá vốn hàng bán
trong kì
- Số dư bên có: Giá trị các khoản dự phòng giảm giá HTK hiện có cuối kì
D. Tài khoản 611: mua hàng: tài khoản này dùng để hạch toán hàng hóa
theo phương pháp kiểm kê định kì
- Bên Nợ: Trị giá thực tế hàng tồn kho đầu kì; Trị giá thực tế hàng gửi
bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ đầu kì; Trị giá thực tế hàng hóa mua vào
hoặc hàng hóa đã bán bị trả lại trong kì
- Bên Có: Kết chuyển trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kì; Kết chuyển trị giá
hàng gửi bán chưa xác định là tiêu thụ cuối kì; Kết chuyển trị giá hàng mua đang
đi đường cuối kì; trị giá hàng xuất kho trong kì; Số tiền được giảm giá về số hàng
hóa đã mua không đúng quy cách phẩm chất như hợp đồng đã kí.
- Tk không có số dư cuối kì
1.2.2.2. Trình tự hạch toán
A. Kế toán hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên
(1) Hàng hóa mua ngoài nhập kho doanh nghiệp, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập
kho và các chứng từ có liên quan
a. Đối với hàng hóa mua vào dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng tính theo phương pháp khấu
trừ:

- Nếu mua hàng trong nước ghi:
Nợ TK 156: Hàng hóa (Giá mua chưa có thuế giá trị gia tăng)
Nợ TK 133: Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ (1331)
Có TK 111, 112, 141, 331: Tổng giá trước thuế
- Nếu mua hàng trực tiếp nhập khẩu:
Nợ TK 156: Hàng hóa (Giá mua + thuế nhập khẩu + thuế tiêu thụ đặc biệt
hàng nhập khẩu ( nếu có))
Có TK 111, 112, 331