Nhân viên kinh doanh xuất khẩu tại công ty cổ phần dầu cá châu á
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (605.46 KB, 34 trang )
TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TẬP VỊ TRÍ
NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á
SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NGỌC LỢI
MSSV: DKQ141512
LỚP: DH15KQ
NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ
An Giang, ngày 09 tháng 04 năm 2018
TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
THỰC TẬP VỊ TRÍ
NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á
SINH VIÊN THỰC HIỆN: TRẦN NGỌC LỢI
MSSV: DKQ141512
LỚP: DH15KQ
NGÀNH: KINH TẾ QUỐC TẾ
NGƢỜI HƢỚNG DẪN: ThS. NGUYỄN THỊ PHƢỢNG
An Giang, ngày 09 tháng 04 năm 2018
ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
..............................................................................................................................
MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG .......................................................................................... i
DANH MỤC HÌNH ............................................................................................ i
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................... ii
CHƢƠNG 1: KẾ HOẠCH THỰC TẬP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á ............................................... 1
CHƢƠNG 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN
DẦU CÁ CHÂU Á ............................................................................................ 5
2.1 Thông tin chung ........................................................................................... 5
2.2 Khái quát quá trình hình thành và phát triển ............................................... 5
2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức .................................................................................... 6
2.4 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban ............................................................ 6
CHƢƠNG 3: HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƢỜNG
LÀM VIỆC CỦA ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á ............................................. 11
3.1 Hoạt động bán hàng tại Công ty ................................................................ 11
3.1.1 Giới thiệu về sản phẩm ........................................................................... 11
3.1.2 Thông tin về đối thủ cạnh tranh .............................................................. 12
3.1.3 Thông tin về khách hàng ......................................................................... 13
3.2 Môi trƣờng làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh xuất khẩu .......... 14
3.2.1 Cơ cấu phòng kinh doanh ....................................................................... 14
3.2.2 Hoạt động của nhân viên kinh doanh xuất khẩu ..................................... 15
3.2.3 Quy trình tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân viên bán hàng .................. 18
3.2.4 Môi trƣờng làm việc nội bộ của nhân viên kinh doanh xuất khẩu ......... 19
CHƢƠNG 4: CÔNG VIỆC SINH VIÊN THỰC TẬP ĐƢỢC GIAO ............ 21
CHƢƠNG 5: PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
ĐƢỢC PHÂN CÔNG ...................................................................................... 22
CHƢƠNG 6: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC TRONG ĐỢT THỰC TẬP ............... 25
6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố................................................... 25
6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã
học hỏi đƣợc..................................................................................................... 26
6.3 Những kinh nghiệm và bài học thực tiễn đã tích lũy ................................. 27
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 28
DANH MỤC BẢNG
Bảng 1: Kế hoạch thực tập .............................................................................. 01
Bảng 2: Công việc sinh viên thực tập đƣợc giao ............................................. 21
Bảng 3: Phƣơng pháp thực hiện công việc đƣợc phân cơng ...................................... 22
DANH MỤC HÌNH
Hình 1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Dầu cá Châu Á .................... 06
Hình 2: Hình ảnh về sản phẩm ........................................................................ 12
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Dầu cá
Châu Á ............................................................................................................. 14
Hình 4: Quy trình bán hàng xuất khẩu của Công Ty Cổ Phần Dầu Cá
Châu Á ............................................................................................................. 15
i
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
STT
Diễn giải
1
P.TC
Phòng Tài Chính
2
KD.XK
Kinh Doanh Xuất Khẩu
3
QLCL
Quản Lý Chất Lƣợng
4
P.MKT
Phịng Marketing
5
P.HCNS
Phịng Hành Chính Nhân Sự
6
R&D
Phịng Nghiên CứuVà Phát Triển
7
VPĐD
Văn Phịng Đại Diện
8
PGĐ.P.KDXK
Phó Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Xuất Khẩu
9
B.TGĐ
Ban Tổng Giám Đốc
10
EPA
Axit Béo Thuộc Nhóm Omega-3
11
DHQ
Axit Béo Thuộc Nhóm Omega-3
12
HĐBH
Hợp Đồng Bán Hàng
13
C/O
Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ Kinh Doanh
14
Packing List
Phiếu Đóng Gói
15
Invoice
Hóa Đơn Thƣơng Mại
16
L/C
Thƣ Tín Dụng
17
ĐH
Đại Học
18
B/L
Vận Đơn Đƣờng Biển
19
PR
Quan Hệ Cơng Chúng
20
SP
Sản Phẩm
21
DV
Dịch Vụ
ii
CHƢƠNG 1
KẾ HOẠCH THỰC TẬP
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á
Họ tên sinh viên: Trần Ngọc Lợi
Mã số SV:
Ngành: Kinh tế quốc tế
DKQ141512
Địa chỉ đơn vị thực tập: QL80, ấp An Thạnh, xã Bình Thành, huyện Lấp Vị,
Tỉnh Đồng Tháp.
Vị trí thực tập: Nhân viên Kinh doanh Xuất khẩu
Ngƣời hƣớng dẫn: Nguyễn Thị Kiều Diễm
Chức danh: PGĐ.P.KDXK
Thời gian thực tập: Từ 22/01/2018 đến 01/04/2018
Bảng 1: Kế hoạch thực tập
Tuần
1
(Từ
22/01/2018
đến
29/01/2018)
Mục tiêu
Làm quen
với mơi
trƣờng
thực tập,
tìm hiểu
các thơng
tin
sơ
lƣợc về
Cơng ty
và về sản
phẩm.
Cơng việc
Thời gian
Ghi chú
Tìm hiểu thơng tin về
Cơng ty.
Thứ 2
Đọc đăng ký kinh
doanh của Cơng ty.
Tìm hiểu chủng loại
sản phẩm.
Thứ 2
Tham quan chỗ trƣng
bày sản phẩm của
Công ty.
Photo tài liệu.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn yêu
cầu.
Thứ 4
thứ 6
Tìm hiểu về chức
năng và lợi thế của
sản phẩm.
Thứ 4
Tìm hiểu thơng qua
Internet
trang:
/>i-thieu.html.
Tìm hiểu quy trình
tạo ra sản phẩm.
Thứ 6
Tài liệu cung cấp từ
Công ty và ngƣời
hƣớng dẫn
1
Tìm hiểu
về
quy
trình
2
đóng gói,
(Từ
lƣu
trữ
29/01/2018 sản phẩm
đến
và
tìm
04/02/2018) thơng tin
về cơ cấu
tổ chức.
Tìm hiểu quy trình
đóng gói, bao bì sản
phẩm.
Thứ 2
Tham quan bộ phận
đóng gói, bao bì sản
phẩm của Cơng ty.
Tìm hiểu về hình thức
lƣu trữ sản phẩm.
Thứ 2
Tham quan nhà kho
dƣới sự chỉ đạo của
ngƣời hƣớng dẫn.
Tìm hiểu cách bố trí
nhân sự của Cơng ty.
Thứ 4
Thơng qua tài liệu
Cơng ty cung cấp.
Tìm hiểu về sơ đồ
công việc.
Thứ 6
Thông qua tài liệu
Công ty cung cấp.
Photo tài liệu.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn u
cầu.
Thứ 4
Thứ 6
Tìm hiểu về cơng
nghệ - kỹ thuật.
Thứ 2
Thơng qua tài liệu
Cơng ty cung cấp.
Tiếp tục tìm hiểu về
quy trình tạo ra sản
Tìm hiểu phẩm
về cơng
3
nghệ và
(Từ
Photo tài liệu.
mơi
05/02/2018 trƣờng
đến
làm việc
11/02/2018) của Cơng
ty.
Tìm hiểu về chính
sách lao động .
Thứ 4
Thông qua tài liệu
Công ty cung cấp.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn u
cầu.
Thứ 6
Thơng qua tài liệu
Cơng ty cung cấp.
Tìm hiểu về văn hóa
ứng xử của Cơng ty.
Thứ 6
Thơng qua tài liệu
Công ty cung cấp và
quan sát của bản thân.
2
Thứ 4
Thứ 6
Tiếp tục
tìm hiểu
về
mơi
4
trƣờng
(Từ
làm việc
26/02/2018 và
tìm
đến
thêm
04/03/2018) thơng tin
về sơ đồ
phịng
kinh
doanh.
Tìm hiểu về chính
sách vệ sinh, an tồn.
Thứ 2
Thơng qua tài liệu
Cơng ty cung cấp.
Tìm hiểu chính sách
bảo mật thơng tin.
Thứ 4
Thơng qua tài liệu
Cơng ty cung cấp.
Tìm hiểu sơ đồ phịng
kinh doanh.
Thứ 6
Thông qua sự chỉ dẫn
của ngƣời hƣớng dẫn.
Photo tài liệu.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn yêu
cầu.
Thứ 4
Thứ 6
Tìm hiểu thơng tin
phƣơng thức xuất
khẩu.
Tìm hiểu
thơng tin
về
(Từ
Xem một số giấy tờ
05/03/2018 phƣơng
xuất khẩu.
thức
xuất
đến
11/03/2018) khẩu của
Công ty.
Photo tài liệu.
Thứ 2
Thông qua trao đổi với
nhân viên của Cơng ty
và tìm hiểu thêm trên
trang:
https:
//vi.
scribd.com/document/7
3663017/CACPHƢƠNG_
THỨC
_XUẤT_KHẨU
Thứ 4
Thông qua tài liệu
Công ty cung cấp.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn yêu
cầu.
5
Thứ 4
Thứ 6
Tham quan khu kho
xuất hàng.
3
Thứ 6
Thực hiện dƣới sự chỉ
dẫn của ngƣời hƣớng
dẫn.
Tham quan khu vực
đóng gói bao bì.
Tiếp tục
tìm hiểu Xem một số giấy tờ
(Từ
về
sản xuất khẩu.
12/03/2018 phẩm và
Photo tài liệu.
đến
quy trình
18/03/2018) bán hàng.
6
Thứ 2
Thực hiện dƣới sự chỉ
dẫn của ngƣời hƣớng
dẫn.
Thứ 4
Thông qua tài liệu
Công ty cung cấp.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn u
cầu.
Thứ 4
Thứ 6
Thực hiện
7
cơng việc
(Từ
mà ngƣời
19/03/2018 hƣớng
đến
dẫn u
25/03/2018) cầu
8
Tìm hiểu về quy trình
bán hàng.
Thứ 6
Thơng qua trao đổi với
nhân viên trong Công
ty.
Photo tài liệu.
Thứ 2
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn u
cầu.
Thứ 4
Thứ 6
Photo tài liệu
Thứ 2
Hồn
(Từ
thành bài
26/03/2018 báo cáo
đến
Gửi bài báo cáo thực
thực tập
01/03/2018)
tập đến Công ty
Thứ 4
thứ 6
Làm theo những gì
ngƣời hƣớng dẫn yêu
cầu.
Thứ 6
Giáo viên hƣớng dẫn.
Long Xuyên, ngày 09 tháng 04 năm 2018
Giảng viên hƣớng dẫn
Sinh viên thực tập
4
CHƢƠNG 2
GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á
2.1 Thông tin chung
- Tên: Công ty Cổ phần Dầu cá Châu Á.
(Cơng ty thành viên của Tập đồn Sao Mai An Giang)
- Tên tiếng anh: Asia Fish Oil Corporation.
- Ngày thành lập: 02-07-2010.
- Địa chỉ: QL80, ấp An Thạnh, xã Bình Thành, huyện Lấp Vị, tỉnh Đồng
Tháp.
- Điện thoại: 02773 680 997.
- Fax: 02773 623 939.
- Website:www.ranee.com.vn
- Công ty có tổng vốn điều lệ: 120.000.000.000 đồng.
- Mệnh giá cổ phần: 10.000 đồng.
- Tổng số cổ phần: 12.000.000.
- Ngƣời đại diện theo pháp luật: Lê Văn Chính (Tổng giám đốc).
- Những giải thƣởng mà thƣơng hiệu Ranee đã đạt đƣợc:
+ Danh hiệu hàng Việt Nam chất lƣợng cao 2015 do ngƣời tiêu dùng bình
chọn.
+ Top đầu trong 100 Thƣơng Hiệu Sản Phẩm - Dịch Vụ Tin và Dùng Việt
Nam.
+ Top 10 Thƣơng Hiệu Việt - Hàng Việt Yêu Thích Nhất 2015.
+ Huy Chƣơng Vàng Vì Sức Khỏe Cộng Đồng VAFF.
2.2 Khái quát quá trình hình thành và phát triển
Nghề nuôi cá tra ở Việt Nam bùng nổ vào năm 2000, lúc bấy giờ trong quá
trình chế biến xuất khẩu cá tra đã để lại một lƣợng phụ phẩm dồi dào, đƣợc
chế biến thành bột cá, mỡ cá thô và đƣợc bán đi với giá rẻ. Trong khi đó, mỡ
cá thô lại chứa nhiều thành phần dinh dƣỡng quý hiếm nhất là Omega 3 EPA,
DHA. Không chấp nhận sự lãng phí đó, Tập đồn Sao Mai đã dày cơng nghiên
cứu và cuối cùng chọn Tập đoàn Desmet – Châu Âu để cung cấp lắp đặt thiết
5
bị và chuyển giao công nghệ độc quyền tinh luyện mỡ cá thành dầu ăn.
Năm 2013, nhà máy tinh luyện dầu cá cao cấp của Tập đoàn Sao Mai tại
Cụm cơng nghiệp Vàm Cống huyện Lấp Vị tỉnh Đồng Tháp đi vào hoạt động
khơng chỉ giải quyết đƣợc tình hình lãng phí nguồn tài ngun, đồng thời cịn
mang đến những món ăn thơm ngon, giàu dinh dƣỡng, góp phần bảo vệ và
tăng cƣờng sức khỏe, giúp phòng ngừa một số bệnh mãn tính khơng lây nhƣ:
Tim mạch, chống xơ vữa động mạch, khớp, huyết áp, giúp sáng mắt, dƣỡng
da, đẹp tóc, giúp giữ độ ẩm trong tế bào da,…
2.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
QUẢN TRỊ
BAN KIỂM
SOÁT
TỔNG GIÁM ĐỐC
CỐ VẤN, TRỢ LÝ
TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM
SỐT CƠNG TY
PTGĐ KINH DOANH
NỘI ĐỊA
NHÀ
MÁY
QL
CL
P.
M
KT
THU
MUA
R
&
D
P.
HC
NS
KẾ
TỐN
VP
ĐD
KD.
NỘI
ĐỊA
KD
.
XK
Hình 1: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Dầu cá Châu Á
2.4 Chức năng nhiệm vụ các phịng ban
Cơng ty có tổng số nhân viên là 125 ngƣời, trong đó:
- Đại hội đồng Cổ đông: Cơ quan quyền lực lớn nhất của Công ty, có quyền
6
P.
T
C
đƣa ra mọi quyết định về tổ chức, giải thể, phá sản, quyết định chiến lƣợc cũng
nhƣ hƣớng phát triển của Cơng ty. Ngồi ra, cơ quan cịn có quyền bổ nhiệm
hay bãi nhiệm bất cứ thành viên nào trong Hội đồng quản trị.
- Hội đồng quản trị: Cơ quan quản lý Công ty do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra,
có tồn quyền quyết định cho mọi hoạt động ảnh hƣởng đến lợi ích của Cơng
ty.
- Ban kiểm sốt: Do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra, thay mặt các Cổ đông điều
hành mọi hoạt động, điều hành của Cơng ty, kiểm tra tính chân thật, hợp lý và
pháp lý của các hoạt động. Thƣờng xuyên kiểm tra đột xuất khi có u cầu của
Hội đồng Cổ đơng, báo cáo kết quả đánh giá của Hội đồng quản trị lên Đại hội
đồng Cổ đơng.
- Ban kiểm sốt Cơng ty: Kiểm tra tính hợp lý của các hoạt động mà Tổng
giám đốc với Cố vấn Trợ lý Tổng giám đốc thực hiện, trong trƣờng hợp phát
hiện Tổng giám đốc có hành vi vi phạm nghĩa vụ phải báo lên Hội đồng quản
trị để chấm dứt hành vi này kịp thời.
- Cố vấn, Trợ lý Tổng giám đốc: Có nhiệm vụ phân tích, báo cáo về các hoạt
động tài chính, đầu tƣ,..., trợ giúp Tổng giám đốc lập kế hoạch phát triển,
tƣơng tác với các tổ chức tài chính đảm bảo Cơng ty ln có nguồn tài chính
ổn định.
- Tổng giám đốc: Làm nhiệm vụ quản lý, xây dựng chiến lƣợc kinh doanh,
định hƣớng phát triển cho Công ty, giao nhiệm vụ cho các bộ phận tùy theo
chức năng cùng với sự giúp đỡ của Phó giám đốc.
- Phó giám đốc sẽ giải quyết các vấn đề mà Tổng giám đốc giao phó, chỉ đạo
và phân cơng nhiệm vụ theo u cầu của Tổng giám đốc.
- Các phòng ban còn lại thì tùy thuộc theo chức năng và nhiêm vụ của mình,
phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo hồn thành công việc một cách tốt
nhất dƣới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc hay Phó giám đốc, trong đó:
- Phịng tài chính
+ Lập kế hoạch tuyển dụng, phát triển nguồn lực.
+ Quản lý và bảo dƣỡng tài sản của Công ty.
+ Lƣu trữ, bảo quản giấy tờ, hồ sơ và văn bản quan trọng.
+ Đón tiếp đối tác, khách hàng.
+ Tham mƣu về các vấn đề về nhân sự, công văn, hợp đồng và quy chế
7
áp dụng cho Công ty cùng với ban lãnh đạo của Cơng ty.
- Phịng kế tốn
+ Thiết lập hệ thống kế toán cho doanh nghiệp.
+ Thƣờng xuyên cập nhật, nắm bắt các luật về thuế.
+ Quản lý chi phí đầu vào, đầu ra, doanh thu, hàng tồn kho, tài sản cố
định,…
+ Báo cáo về vấn đề tài chính khi có yêu cầu của ban lãnh đạo.
+ Thanh toán hợp đồng.
+ Giải quyết các vấn đề về tiền lƣơng, thƣởng,…
- Phòng kinh doanh
+ Xây dựng kế hoạch và chiến lƣợc kinh doanh theo từng tháng, quý hoặc
năm.
+ Xây dựng chiến lƣợc về thƣơng hiệu.
+ Xây dựng chiến lƣợc PR, marketing cho sản phẩm.
+ Giám sát, kiểm tra và báo cáo chất lƣợng cơng việc, tình hình phát triển
của chiến lƣợc từ đó đề ra phƣơng pháp sửa sai hay thay thế kịp thời.
+ Nghiên cứu và đề xuất chiến lƣợc kinh doanh cho Công ty.
+ Lập kế hoach mua trang thiết bị, máy móc.
Trong đó, phịng kinh doanh tiếp tục đƣợc chia thành.
+ Phòng kinh doanh nội địa.
+ Phòng kinh doanh xuất khẩu với ngơn ngữ chính là tiếng anh và tiếng
hoa.
- Văn phòng đại diện
+ Nghiên cứu thị trƣờng.
+ Xem xét, thực hiện các hợp đồng mà Công ty đã ký kết.
+ Lên kế hoạch, phƣơng án để tuyển dụng nhân sự.
+ Báo cáo tình hình hoạt động của văn phịng đại diện với Cơng ty
- Phịng nghiên cứu và phát triển (R&D)
+ Tổ chức, chịu trách nghiêm về các hoạt động nghiên cứu, phát triển SP.
8
+ Thực hiện triển khai ứng dụng các công nghệ mới vào quy trình sản
xuất thực tế của Cơng ty.
+ Đào tạo đội ngũ, chuyên viên khoa học - công nghệ.
+ Thực hiện chuyển giao công nghệ cho tổ chức hoặc cá nhân.
- Phòng quản lý chất lƣợng
+ Quản lý cơng tác tiêu chuẩn hóa, tổ chức kiểm định sản phẩm thƣờng
xuyên.
+ Kiểm tra lấy mẫu đảm bảo hàng hóa khi nhập hay xuất kho đều phải đủ
tiêu chuẩn.
+ Tổ chức họp mỗi tháng để nêu ra nguyên nhân và giải pháp cải tiến chất
lƣợng.
+ Đảm bảo tuân thủ nội dung các tiêu chuẩn hóa trong q trình sản xuất.
+ Tiếp nhận công nghệ cho sản phẩm mới.
+ Thƣờng xuyên kiểm tra, đảm bảo quá trình kiểm nghiệm sản phẩm đúng
quy trình.
- Phịng Marketing
+ Tìm hiểu về thơng tin thị trƣờng, xu hƣớng của khách hàng.
+ Khảo sát khách hàng tiềm năng.
+ Xác định mục tiêu và phân khúc thị trƣờng, lựa chọn thị trƣờng.
+ Hoàn thiện, phát triển sản phẩm theo đúng mong muốn của khách hàng.
+ Xây dựng và thực hiện các chiến lƣợc marketing.
- Phòng thu mua
+ Kiểm soát hàng tồn kho.
+ Lên kế hoạch mua hàng và đàm phán giá cả với đối tác.
+ Phân tích và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp.
+ Kiểm tra hàng mua về trƣớc khi nhập kho, đảm bảo hàng hóa đúng tiêu
chuẩn theo hợp đồng.
+ Phân tích giá cả thị trƣờng, lựa chọn nhà cung ứng đem lại lợi nhuận
nhiều nhất cho Công ty.
9
- Phịng hành chính- nhân sự
+ Tổ chức thực hiện việc tuyển lao động, bố trí nhân sự.
+ Giải quyết các vấn đề về chính sách lao động, chính sách bảo hộ trong
quá trình làm việc nếu cần thiết, mua bảo hiểm y tế cho nhân viên trong Công
ty.
+ Giải quyết các vấn đề về vi phạm quy chế Công ty.
- Nhà máy
+ Bảo quản, sữa chữa và thƣờng xuyên vệ sinh máy móc.
+ Định kỳ kiểm tra và sữa chữa trang thiết bị khi có hƣ hỏng.
+ Đảm bảo máy móc ln ln hoạt động tốt trong suốt quy trình sản xuất,
dừng lại hoặc điều chỉnh kịp thời khi xảy ra sự cố.
10
CHƢƠNG 3
HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG VÀ MÔI TRƢỜNG LÀM VIỆC
CỦA ĐỘI NGŨ NHÂN VIÊN KINH DOANH XUẤT KHẨU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DẦU CÁ CHÂU Á
3.1 Hoạt động bán hàng tại Công ty
3.1.1 Giới thiệu về sản phẩm
- Công ty sản xuất chủ yếu là mặt hàng dầu ăn Ranee và Ranee Golden với các
đặc điểm vƣợt trội hơn so với dầu ăn thông thƣờng nhƣ:
+ Dầu đƣợc làm 100% từ cá tự nhiên.
+ Cung cấp dƣỡng chất Omega 3,6,9 và vitamin E tự nhiên, vitamin A giúp
sáng mắt, ngăn ngừa cận thị.
+ Khơng có mùi tanh.
+ Cung cấp DHA, EPA tốt cho trí não và tim mạch.
+ Làm món ăn thêm đậm đà, vàng giịn và khơng gây đầy hơi.
+ Không gây biến chất ung thƣ khi chiên ở nhiệt độ cao.
- Chức năng của sản phẩm
Vitamin E tự nhiên
+ Giúp tăng độ ẩm và cải thiện khả năng đàn hồi cho da.
+ Bảo vệ enzym tự nhiên giúp giảm nếp nhăn.
Omega 3,6,9
+ Giúp sáng mắt, phịng chống khơ mắt, thối hóa điềm vàng.
+ Bảo vệ não bộ, tăng cƣờng chức năng của hệ thần kinh và tăng cƣờng trí
nhớ.
+ Làm đẹp da, bảo vệ da khỏi các tác động xấu của mơi trƣờng bên ngồi.
+ Giảm áp lực, cải thiện giấc ngủ.
+ Cải thiện, tăng cƣờng chức năng và phòng chống các bệnh về tim mạch.
+ Làm giảm cholesterol trong máu, giảm mỡ trong gan.
+ Cải thiện chức năng xƣơng, ngăn ngừa hen suyễn.
+ Bổ sung dinh dƣỡng cho thai phụ, giúp thai phát triển khỏe mạnh.
11
RANEE
RANEE GOLDEN
Hình 2: Hình ảnh về sản phẩm
3.1.2 Thơng tin về đối thủ cạnh tranh
Thị trƣờng tiêu thụ của sản phẩm dầu cá Ranee khơng chỉ trong nội địa mà
cịn đƣợc xuất khẩu sang các nƣớc nhƣ Đài Loan, Triều Tiên, Singapore,
Ưc,…Dầu ăn nội địa và nƣớc ngồi chủ yếu là dầu làm từ thực vật, trong khi
đó cơng nghệ để làm ra sản phẩm dầu ăn làm từ cá đã có từ lâu nhƣng do vẫn
chƣa giải quyết đƣợc mùi tanh từ cá nên lúc này các Công ty còn đang bỡ ngỡ
chƣa quyết định thực hiện, còn trên thế giới thì dầu cá đƣợc sản xuất dƣới
dạng thuốc dùng cho mục đích để bổ sung chất dinh dƣỡng chứ khơng có sản
phẩm dầu ăn nào làm từ cá.
Sản phẩm dầu cá Ranee ra đời đã tạo nên dấu mốc cho sự đột phá trong
việc khai thác nguồn nguyên liệu làm dầu ăn từ mỡ cá tra song không có mùi
tanh. Ngồi ra, sản phẩm cịn có lợi thế hơn so với các sản phẩm dầu ăn khác
do:
+ Nguồn omega 3, 6, 9 và vitamin E tự nhiên đƣợc khai thác từ mỡ cá tra.
+ Sản phẩm dầu cá đã có ấn tƣợng tốt từ trƣớc trong lịng khách hàng, bản
thân nó đã có thƣơng hiệu nên đây cũng là một lợi thế cho dầu cá ranee.
+ Nhiệt độ bốc khói cao, khơng bị biến đổi màu khi chế biến.
+ Ít hao hơn, khơng cháy khét khi nấu.
12
3.1.3 Thông tin về khách hàng
Bộ phận kinh doanh xuất khẩu của Công ty chủ yếu là bán sỉ cho các đối tác
nƣớc ngoài để cho họ tự phân phối vào hệ thống bán hàng của bản thân hoặc
thông qua các đại lý bán hàng khác.
Nhằm thu hút các đại lý bán hàng, Cơng ty có chính sách chiết khấu tốt nhất
dành cho từng đối tƣợng sau khi cả hai bên cùng thỏa thuận và đồng ý. Việc
liên hệ để bàn bạc đƣợc thực hiện có thể thơng qua việc gọi điện thoại, nhắn
tin hoặc liên hệ trực tiếp với nhân viên bán hàng ở showroom tại QL80, ấp An
Thạnh, xã Bình Thành, huyện Lấp Vị, tỉnh Đồng Tháp.
Do chênh lệch về múi giờ, việc bàn về công việc qua điện thoại chủ yếu là
dành cho những quốc gia có múi giờ không chênh lệch nhiều với Việc Nam
nhƣ Trung Quốc, Singapore,.. cịn với những quốc gia có múi giờ cách biệt
nhiều, nhân viên kinh doanh chủ yếu là gửi thƣ chào hàng cho khách, nếu
khách hàng đồng ý với thƣ chào hàng nhƣng vẫn muốn tìm hiểu thêm thì Cơng
ty có thể cung cấp gửi sản phẩm mẫu. Có nhiều trƣờng hợp, các Cơng ty ở
quốc gia khác có thể cử ngƣời đại diện đến Cơng ty để tìm hiểu kỹ và bàn bạc
về sản phẩm thì lúc này sẽ do nhân viên kinh doanh có khả năng tốt về ngoại
ngữ ra tiếp xúc và trao đổi.
- Ngoài ra Cơng ty cịn có các hoạt động chăm sóc khách hàng nhƣ:
+ Chƣơng trình truy tìm cá vàng trong dịp xuân dành cho khách hàng mua
một hộp quà tết có đựng hai chai dầu ăn 950ml đƣợc tặng kèm một đĩa sứ
và sẽ đƣợc quay số may mắn để có cơ hội trúng thƣởng các phần quà lớn.
+ Khi mua một thùng đựng chai 950ml khách hàng sẽ đƣợc tặng một nón
bảo hiểm cao cấp có in logo Cơng ty.
+ Chƣơng trình khuyến mãi cho khách hàng khi mua hai chai dầu ăn 950ml
sẽ đƣợc tặng một tô thủy tinh cao cấp.
13
3.2 Môi trƣờng làm việc của đội ngũ nhân viên kinh doanh xuất khẩu
3.2.1 Cơ cấu phòng kinh doanh
PHÕNG KINH DOANH
PKD NỘI ĐỊA
TRƢỞNG
PHÕNG KD
PHÓ PHÕNG
KD
TRƢỞNG
PHÕNG KD
PKD QUỐC TẾ
PKD TT TRUNG QUỐC
PHÓ PHÕNG
KD
PKD TT QUỐC TẾ
TRƢỞNG
PHÕNG KD
NHÂN VIÊN KD
PHÓ PHÕNG
KD
NHÂN VIÊN KD
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Dầu cá Châu Á
- Nhiệm vụ của Trƣởng Phòng Kinh Doanh:
+ Lập kế hoạch kinh doanh, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh.
+ Đàm phán và ký kết hợp đồng kinh doanh.
+ Quản lý, điều hành và phân phối công việc cho nhân viên.
+ Thực hiện nhiệm vụ mà Giám đốc Công ty phân cơng.
- Nhiệm vụ của Phó Phịng Kinh Doanh:
+ Thực hiện nhiệm vụ mà Trƣởng phòng kinh doanh hoặc Giám đốc Cơng
ty phân cơng.
+ Tìm kiếm, thu hút nhà đầu tƣ trong và ngồi nƣớc.
+ Hỗ trợ cơng việc với Trƣởng phòng kinh doanh.
- Nhiệm vụ của Nhân Viên Kinh Doanh:
+ Tìm kiếm khách hàng tiềm năng mới.
14
+ Liên hệ, tƣ vấn giới thiệu sản phẩm với khách hàng.
+ Thuyết phục, đàm phán và chốt đơn hàng.
+ Lập kế hoạch kinh doanh hàng tuần, tháng, quý…,
+ Báo cáo doanh số, kết quả kinh doanh.
+ Thuyết phục khách hàng mua hàng, chốt hàng và lập hợp đồng kinh
doanh.
3.2.2 Hoạt động của nhân viên kinh doanh xuất khẩu
Quy trình bán hàng xuất khẩu
B1: Chuẩn bị thông tin về SP
B2: Tìm kiếm khách hàng tiềm
năng
B3: Tiếp cận khách hàng
B4: Giới thiệu về SP, DV
B5: Báo giá, thuyết phục khách hàng mua
SP
B6: Chốt đơn hàng/ hợp đồng
B7: Lập HĐBH và chuyển hàng
B8: Thanh tốn
Hình 4: Quy trình bán hàng xuất khẩu của
Công ty Cổ phần Dầu cá Châu Á
Bước 1: Chuẩn bị thông tin về sản phẩm
Đây là bƣớc đầu tiên trong quy trình bán hàng cũng là bƣớc quan trọng
nhất, là yếu tố đảm bảo cho việc bán hàng đạt hiệu quả. Trong bƣớc này, nhân
15
viên bán hàng cần có sự chuẩn bị kỹ càng về thông tin sản phẩm, dịch vụ, ƣu
và nhƣợc điểm của sản phẩm, đặc biệt là những đặc điểm có thể đem lại lợi
ích lớn nhất cho khách hàng.
Nhân viên bán hàng luôn phải trong tinh thần phục vụ cho khách hàng, đảm
bảo các thơng tin mà khách hàng có thể hỏi để chuẩn bị và cung cấp. Trong
trƣờng hợp gặp khách hàng trực tiếp, nhân viên cần mặc trang phục lịch sự,
chuyên nghiệp và phải luôn giữ vững tin thần tự tin. Vì đối tƣợng khách hàng
mà nhân viên tiếp xúc chủ yếu là khách hàng quốc tế, việc tìm hiểu về văn hóa
nƣớc bạn là một điều quan trọng, góp phần cho cuộc nói chuyện diễn ra thuận
lợi hơn.
Bước 2: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thơng tin thì bƣớc tiếp theo là tìm kiếm khách
hàng tiềm năng. Muốn thực hiện bƣớc này hiệu quả thì đầu tiên cần xác định
rõ thị trƣờng và khách hàng mà ta đang tiến tới, sau đó tìm kiếm thơng tin về
khách hàng thơng qua các website, các sự kiện,…
Bước 3: Tiếp cận khách hàng
Đây là bƣớc quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp cũng nhƣ thái độ của
nhân viên đối với công việc, nhân viên cần giữ vững tự tin, chủ động tìm kiếm
thơng tin về khách hàng chuẩn bị tiếp cận, vì là khách hàng nƣớc ngồi nên
thơng tin tìm hiểu chủ yếu là về múi giờ hoạt động của đối tác để tìm ra thời
điểm giao thiệp hợp lý, ngôn ngữ đƣợc sử dụng chủ yếu của họ, một vài thói
quen trong giao tiếp để tránh sự nhầm lẫn khơng đáng có và tạo đƣợc sự thoải
mái cho khách hàng.
Khơng ngừng tìm hiểu những gì họ đang cần và tự hỏi rằng liệu sản phẩm
của Cơng ty có thể đáp ứng đƣợc điều đó cho họ khơng, việc tiếp cận thƣờng
thực hiện bằng cách gửi thƣ chào hàng, gọi điện thoại trực tiếp tới các quốc
gia có múi giờ tƣơng đồng với Cơng ty, đối với những quốc gia có Cơng ty chi
nhánh đang hoạt động tại Việt Nam thì ta có thể tùy vào tình huống mà liên hệ
và gặp trực tiếp ngƣời đại diện để bàn bạc.
Phải luôn nhớ “một nhân viên bán hàng thành công chỉ khi họ bán hàng
dựa trên nhu cầu của khách hàng”, chỉ khi trả lời đƣợc lý do tại sao khách
hàng nên sử dụng sản phẩm của Cơng ty thì lúc này việc tiếp cận mới đạt đƣợc
hiệu quả.
16
Bước 4: Giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ
Do khách hàng chủ yếu tiếp xúc là khách nƣớc ngoài, điều này địi hỏi nhân
viên phải có một vốn ngoại ngữ khá và có phong thái tự tin, lịch sự khi giao
tiếp với khách hàng quốc tế. Nhân viên bán hàng cần lƣu ý trong quá trình giới
thiệu này, cần phải ln ln đứng ở góc độ vì lợi ích của khách hàng mà
thuyết phục. Việc đặt trọng tâm cho cuộc nói chuyện sẽ giúp cho q trình trao
đổi thuận lợi, thuyết phục và diễn ra trôi chảy hơn. Đảm bảo thông tin về sản
phẩm mà nhân viên sẽ cung cấp cho khách hàng là chính xác, tránh trƣờng
hợp cung cấp thơng tin sai lệch vì nó sẽ khiến cho khách hàng nghi ngờ những
lập luận trƣớc đó của ta.
Bước 5: Báo giá, thuyết phục khách hàng mua sản phẩm
Nếu cuộc nói chuyện gần nhƣ đã thành cơng thì nhân viên sẽ báo giá cho
khách hàng, nên hỏi trƣớc họ cần lúc nào để đảm bảo báo giá đúng thời điểm.
Khi báo giá cần nhấn mạnh vào nhu cầu của khách hàng, những ƣu việt khi sử
dụng sản phẩm của Công ty và về những việc mà khách hàng thƣờng quan tâm
và sẽ có những hƣởng ứng tích cực, tránh trƣờng hợp báo sai giá hoặc gửi giá
sai thời điểm.
Bước 6: Chốt đơn hàng/ hợp đồng
Lúc này khách hàng đã đồng ý với việc nhập hàng sản phẩm của Công ty,
nhân viên kinh doanh sẽ chốt lại các quyết định về số lƣợng sản phẩm, loại sản
phẩm, phƣơng thức giao hàng, giá bán, thời gian và phƣơng thức thanh
toán,… mọi quyết định thống nhất giữa 2 bên đều sẽ đƣợc đảm bảo ghi rõ
trong hợp đồng và đƣợc ký trực tiếp, gửi mail hoặc fax vào thời điểm nào thì
sẽ tùy theo khách hàng yêu cầu.
Bước 7: Lập HĐBH và chuyển hàng
Trong quá trình lập hợp đồng bán hàng cần lƣu ý về phƣơng thức thanh
toán, thời gian giao nhận hàng, … các điều khoản mà 2 bên đã đề cập và thảo
luận trong bƣớc chốt đơn hàng/ hợp đồng. Đảm bảo thơng tin ghi trên hợp
đồng chính xác và phù hợp. Các giấy tờ cịn lại cần phải đƣợc hồn thành để
phục vụ cho quá trình chuyển hàng nhƣ Invoice, Packing list, C/O,… sẽ do
nhân viên của bộ phận chứng từ giải quyết.
Bước 8: Thanh tốn
Thơng thƣờng Cơng ty hay sử dụng phƣơng thức thanh tốn L/C vì sự đảm
bảo về lợi ích đƣợc thanh tốn của ngƣời bán. Cơng ty xuất khẩu mặt hàng dầu
17
ăn Ranee sang thị trƣờng quốc tế nên việc mở L/C sẽ do ngƣời mua làm, bộ
phận chứng từ của Cơng ty chỉ đảm bảo làm đầy đủ và chính xác bộ chứng từ
và giao cho ngân hàng thông báo để chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân
hàng phục vụ ngƣời mua. Sau khi ngân hàng ngƣời mua chấp nhận bộ chứng
từ sẽ chuyển tiền sang cho ngân hàng ngƣời bán và ngân hàng ngƣời bán sẽ trả
tiền cho ngƣời bán.
3.2.3 Quy trình tuyển dụng, đào tạo, đãi ngộ nhân viên bán hàng
Tuyển dụng: Trong bộ phận bán hàng của Cơng ty đƣợc chia ra 2 phịng nội
địa và nƣớc ngồi.
- Phịng kinh doanh trong khu vực nội địa u cầu:
+ Có bằng đại học chính quy chun ngành kinh tế.
+ Có kinh nghiệm bán hàng.
+ Có khả năng thu thập thơng tin, đánh giá, phân tích thị trƣờng.
+ Khơng có tiền án vi phạm pháp luật.
- Phịng kinh doanh xuất khẩu có yêu cầu:
+ Có bằng đại học chính quy chun ngành kinh tế.
+ Có kinh nghiệm bán hàng.
+ Có khả năng thu thập thơng tin, đánh giá, phân tích thị trƣờng.
+ Khơng có tiền án vi phạm pháp luật.
+ Thành thạo ngoại ngữ (tiếng Hoa hoặc tiếng Anh).
- Ƣu tiên cho ứng viên tốt nghiệp có kinh nghiệm làm việc từ các đơn vị khác,
thông thạo ngoại ngữ hoặc tốt nghiệp từ ĐH Kinh Tế, ĐH Cần Thơ,…
Đào tạo
Hình thức đào tạo của Cơng ty dành cho nhân viên mới là nhân viên mới sẽ
tự nghiên cứu tài liệu mà Công ty cung cấp, làm một bài luận về sản phẩm
bằng tiếng Việt, Hoa, Anh, tùy vào bộ phận mà nhân viên bán hàng đang công
tác. Thời gian thử việc khoảng 2 tháng và sẽ có buổi kiểm tra dành cho nhân
viên mới để đảm bảo nhân viên hiểu đúng về sản phẩm và xác định liệu rằng
nhân viên đã có thể làm việc chính thức chƣa.
Chế độ đãi ngộ
Trong quá trình thử việc 2 tháng nhân viên mới vẫn sẽ nhận đƣợc lƣơng thử
18
việc và mọi chính sách về y tế dành cho nhân viên chính thức. Sau thời gian
thử việc 2 tháng sẽ có một cuộc kiểm tra dành cho nhân viên mới nếu nhân
viên mới thơng qua thì sẽ trở thành nhân viên chính thức.
Nhân viên chính thức thƣờng có mức lƣơng bình quân từ 5 triệu/tháng đến
12 triệu/tháng, tiền thƣởng vào các dịp lễ, tết,... đƣợc hƣởng đầy đủ các chính
sách nhƣ: Chính sách thất nghiệp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.
Ngồi ra nhân viên cịn đƣợc trợ cấp thêm tiền phà và tiền thuê nhà trọ
150.000đồng/ tháng, có khu nhà trọ đầy đủ tiện nghi gần chỗ công tác do
Công ty cung cấp cho nhân viên ở xa. Khơng những thế, Cơng ty cịn có các
chính sách tặng quà bằng tiền hoặc hiện vật cho nhân viên đang ở trong các
tình huống nhƣ: Đang trong chế độ thai sản, bệnh, nhà có hỷ sự hay tang sự,…
3.2.4 Môi trƣờng làm việc nội bộ của nhân viên kinh doanh xuất khẩu
Chế độ làm việc
Thời gian làm việc: Một tuần làm từ thứ 2 tới thứ 7, bắt đầu từ 7 giờ 30
phút tới 16 giờ 30 phút, có giờ nghỉ trƣa để ăn cơm từ 11 giờ tới 13 giờ. Riêng
thứ 7 thì làm từ sáng 7 giờ 30 phút tới 15 giờ. Khi nghỉ đột xuất, nhân viên cần
phải gửi thƣ xin phép cho bộ phận nhân sự, đối với các trƣờng hợp nhà có thân
nhân bị bệnh, mất hoặc trong nhà có ngƣời lập gia đình thì tùy theo chính sách
của Cơng ty mà nhân viên sẽ đƣợc nghỉ, tặng vòng hoa hoặc gửi phong bì hỗ
trợ.
Cơng ty có quy định rõ ràng về tác phong làm việc cho từng nhân viên, khi
nhân viên làm việc phải mặc áo có in logo Cơng ty và mang bảng tên do Công
ty cung cấp. Mỗi nhân viên sẽ đƣợc cung cấp một vị trí làm việc sạch sẽ,
thống mát, tài liệu phục vụ cho cơng tác, trong phịng có máy in, điện thoại
bàn dùng để cho nhân viên sử dụng và mỗi cá nhân phải tự trang bị cho bản
thân một máy tính xách tay để sử dụng trong công việc tạo sự thuận tiện trong
di chuyển và bảo mật thông tin cá nhân.
Mỗi nhân viên cần có tinh thần chủ động trong việc bảo vệ tài sản cá nhân
và tài sản của Công ty, giữ vệ sinh khu vực làm việc hằng ngày, tắt đèn khi ra
về, sắp xếp tài liệu gọn gàng, không đƣợc tự ý di chuyển, thay đổi vị trí bàn
ghế trong phịng làm việc khi khơng có lệnh của B.TGĐ hoặc ngƣời đƣợc ủy
quyền.
Ngồi ra Cơng ty cịn tiến hành tổng vệ sinh chiều thứ 7 hằng tuần, bao
gồm các công việc cụ thể nhƣ: Tắt máy tính và các thiết bị điện, dọn dẹp tài
liệu trên bàn, khóa tủ và bàn làm việc, lau dọn phòng làm việc, đổ rác vào
19
