HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ ĐƯA ĐÓN THỢ MỎ

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ ĐƯA ĐÓN THỢ MỎ
3.1. Đánh giá khái quát thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ
phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ
3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của xí nghiệp đựoc tổ chức theo mô hình kế toán tập
chung. Cán bộ kế toán có kinh nghiệm, nhiệt tình và yêu nghề luôn tiếp nhận
kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt, tác phong làm
việc khoa học, có tinh thần đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc. Ngoài
ra, hình thức kế toán tập trung tạo điều kiện thuận lợi trong công tác phân công,
phân nhiệm rõ ràng đối với các nhân viên kế toán cũng như đối với các phương
tiện kỹ thuật tính toán, đảm bảo cho công tác kế toán được thực hiện nhanh
chóng. Công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nói riêng của Công ty
được thực hiện một cách khá chặt chẽ ở các khâu. Phần hành kế toán nguyên vật
liệu được phân công cho một nhân viên kế toán riêng đảm nhiệm (Kế toán vật
tư) để tạo điều kiện chuyên môn hóa về công việc. Đồng thời kế toán vật tư
cũng có liên hệ chặt chẽ với các nhân viên kế toán của các phần hành khác để
đảm bảo sự đối chiếu và kiểm tra lẫn nhau trong công việc.
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là khá phù hợp, tuy nhiên bên cạnh
đó cũng còn một số hạn chế như sau:
Thứ nhất, về đội ngũ nhân viên kế toán của Công ty hầu hết là những
người trẻ tuổi, mặc dù nhanh nhanh nhẹn và linh hoạt trong công việc nhưng lại
thiếu kinh nghiệm kinh nghiệm.
Thứ hai, các phương tiện và thiết bị phục vụ cho công tác kế toán chưa
được trang bị đầy đủ. Mặc dù có 8 nhân viên kế toán nhưng lại chỉ được trang bị
3 máy vi tính. Do không sử dụng phần mềm kế toán nên công tác kế toán một
phần được thực hiện trên bảng tính Excel còn lại là tính toán thủ công. Điều này
làm chậm tiến độ làm việc của các nhân viên kế toán nói chung và kế toán
nguyên, vật liệu nói riêng. Nhất là trong Công tác kế toán nguyên, vật liệu, các
nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, việc tính toán thủ công nhiều khi
không thể tránh khỏi những sai xót. Do đó, khó có thể cung cấp thông tin một

cách kịp thời cho quản lý.
3.1.2. Về công tác kế toán nguyên vật liệu
Thứ nhất, về việc phân loại nguyên, vật liệu: Để giúp cho công tác kế
toán nguyên, vật liệu được chính xác với khối lượng lớn, nhiều chủng loại, kế
toán vật tư của Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa theo công
dụng của từng loại nguyên, vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Do
vậy có thể cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho việc lập kế hoạch thu
mua và dự trữ vật liệu.
Thứ hai, về công tác thu mua nguyên, vật liệu: Để thực hiện tốt kế hoạch
thu mua vật liệu, Công ty đã tổ chức được một đội ngũ tiếp liệu do phòng vật tư
quản lý, nhiệm vụ của đội ngũ này là tìm hiểu, thăm dò các nguồn hàng hoá, vật
tư mà Công ty đang cần mua, giúp cho việc thu mua vật liệu được nhanh chóng,
đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, phục vụ kịp thời cho quá trình sản
xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, còn tìm ra được các nguồn vật liệu có giá mua
thấp và vẫn đảm bảo chất lượng từ đó mà giảm được chi phí nguyên vật liệu,
góp phần giảm chi phí sản xuất. Qua đó chứng tỏ tinh thần trách nhiệm và sự nỗ
lực của các phòng ban là rất cao. Nguyên, vật liệu sau khi thu mua còn được
kiểm tra một cách kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng trước khi đưa vào nhập
kho. Việc thu mua nguyên, vật liệu được dựa trên nhu cầu thực tế sử dụng và kế
hoạch sản xuất của từng kỳ do đó, luôn đáp ứng được nhu cầu sử dụng và không
gây ứ đọng vốn.
Thứ ba, về việc sử dụng nguyên, vật liệu: Công ty đã xây dựng một định
mức tiêu hao cho các loại nguyên, vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Điều này đảm bảo cho việc sử dụng nguyên, vật liệu một cách hợp lý, tránh
được tình trạng lãng phí nguyên, vật liệu,tiết kiệm được chi phí sản xuất.
Thứ tư, về công tác bảo quản nguyên, vật liệu: Hiện nay, Công ty đã có
một hệ thống kho bãi đầy đủ, đảm bảo tốt cho công tác dự trữ vật tư. Công ty
còn bố trí một đội ngũ cán bộ có đầy đủ phẩm chất và trình độ chuyên môn,
tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm để quản lý các kho vật tư. Do vậy, có thể
tránh được tình trạng hư hỏng và thất thoát nguyên, vật liệu.

Thứ năm, về hình thức kế toán: Là một doanh nghiệp lớn nên việc lựa
chọn hình thức kế toán “Nhật ký chứng từ” của Công ty là rất phù hợp với quy
mô hoạt động, thuận lợi cho hạch toán tổng hợp và chi tiết, đồng thời thể hiện
trình độ nghiệp vụ thành thạo của cán bộ kế toán trong Công ty nói chung và
cán bộ kế toán vật tư nói riêng.
Thứ sáu, về phương pháp kế toán: Từ hoạt động sản xuất kinh doanh
chính của Công ty là vận tải và sửa chữa. Các hoạt động này diễn ra thường
xuyên liên tục nên Công ty áp dụng phương pháp "kê khai thường xuyên" trong
hạch toán là hợp lý.
Thứ bảy, về phương pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho là
phương pháp bình quân gia quyền và phương pháp kế toán chi tiết nguyên, vật
liệu là phương pháp sổ số dư là phù hợp với tình hình của Công ty và đã được
sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán.
Qua phân tích tình hình chung về công tác kế toán nguyên, vật liệu tại
Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ có thể thấy rằng công tác kế toán
nguyên, vật liệu được tiến hành khá nề nếp, tuân thủ theo chế độ kế toán tài
chính, tạo điều kiện quản lý chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho nguyên,
vật liệu. Tuy nhiên, trong công tác quản lý nguyên, vật liệu của Công ty còn có
hạn chế sau:
Trong kho của Công ty có một số nguyên, vật liệu không được sử dụng
đến hoặc đã hư hỏng không thể sử dụng được nhưng Công ty vẫn chưa có biện
pháp giải quyết, điều này gây ra ứ đọng vốn và tốn kém chi phí bảo quản, lưu
kho.
Là một công ty có quy mô lớn, số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
nhiều cho nên Công ty sử dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ là hợp lý tuy
nhiên do không được sự hỗ trợ hoàn toàn của máy tinh nên việc ghi chép sổ
theo hình thức này mất nhiều thời gian, đôi khi trở nên quá sức đối với kế toán
làm ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin của bộ phận này.
3.1.3. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán của Công ty được thực hiện một cách đầy đủ

và đúng theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ liên quan đến phần hành
nguyên, vật liệu được lập và luân chuyển một cách hợp lý và chặt chẽ, đảm bảo
được yếu tố pháp lý như: các chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng
từ, nội dung kinh tế rõ ràng. Các chứng từ được kiểm tra một cách cẩn thận
trước khi ghi sổ kế toán. Việc luân chuyển chứng từ được thiết kế một cách khá
phù hợp đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, đáp ứng được yêu cầu của
quản lý nguyên, vật liệu. Các chứng từ kế toán sau khi sử dụng đều được lưu trữ
và bảo quản cẩn thận để phục vụ cho công tác đối chiếu và kiểm tra về sau.
Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu của Công ty cơ
bản đã được thực hiện tốt và đúng theo quy định, tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn
còn một số điểm hạn chế sau:
Thứ nhất, do sử dụng một khối lượng lớn vật tư nên không thể tránh khỏi
vật tư xuất ra nhưng không dùng hết. Một số vật tư thừa được nhập lại kho, còn
một số thì sang tháng sau tiếp tục sử dụng tuy nhiên Công ty lại không làm
Phiếu báo vật tư còn thừa cuối kỳ đối với những vật tư này. Điều này khiến cho
Công ty chủ động xuất nguyên vật liệu cho kỳ sau chính xác, đồng thời cũng rất
dễ gây ra thất thoát nguyên vật liệu của Công ty do không được quản lý chặt chẽ
đối với số vật tư này.
Thứ hai, do Công ty có quá nhiều loại nguyên, vật liệu, các nghiệp vụ
nhập, xuất diễn ra nhiều nên việc luân chuyển các chứng từ về nguyên, vật liệu
còn chậm. không đảm bảo thời gian cho việc vào sổ kế toán. Các chứng từ về
nhập xuất nguyên, vật liệu được chuyển cho phòng kế toán 10 ngày một lần. Do
đó, tiến độ lập báo cáo còn chậm, thường là ngày 08-10 hàng tháng mới xong.
3.1.4. Về tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu
Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ sử dụng một hệ thống tài
khoản kế toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Các tài
khoản chủ yếu là tài khoản tổng hợp nên công tác kế toán trở nên đơn giản hơn
rất nhiều.
Tuy nhiên, Công ty không sử dụng tài khoản 151- hàng mua đang đi
đường, điều này là không hợp lý bởi vì khi mua nguyên, vật liệu về nhập kho,

có thể vì lý do nào đó mà hóa đơn mua nguyên, vật liệu đã về nhưng cuối kỳ
nguyên, vật liệu vẫn chưa về nhập kho. Trong trường hợp đó đòi hỏi phải hạch
toán vào tài khoản 151. Hiện nay ở Công ty, khi trường hợp này xảy ra, kế toán
lưu chứng từ cho tới khi hàng về nhập kho rồi mới hạch toán. Điều này dẫn đến
phản ánh không đúng hàng tòn kho cuối kỳ.
Công ty cũng không sử dụng Tài khoản 159- Dự phòng giảm giá hàng tồn
kho. Trong thực tế, việc trích lập các khoản dự phòng là rất quan trọng, nó giúp
cho đơn vị đánh giá được giá trị thực của tài sản hiện có. Là một Công ty lớn, số
lượng nguyên, vật liệu nhiều do đó mà không thể tránh khỏi hiện tượng giảm
giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của nguyên, vật liệu.
Do đó, việc lập quỹ dự phòng cho vật tư, hàng hóa là cần thiết nhằm bù đắp
những thiệt hại thực tế có thể xảy ra.
3.1.4. Về tổ chức bộ sổ kế toán nguyên, vật liệu
Đối với phần hành kế toán nguyên, vật liệu, Công ty đã sử dụng đầy đủ
các loại sổ kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp theo quy định của Bộ Tài chính
và đáp ứng được yêu cầu về quản lý nguyên, vật liệu. Cách trình bày sổ dễ hiểu,
việc ghi chép sổ rõ ràng, đầy đủ và hợp lý, quy trình ghi sổ kế toán nguyên, vật
liệu được thực hiện theo đúng Chế độ kế toán đảm bảo thuận tiện trong việc đối
chiếu và kiểm tra số liệu. Công ty đã sử dụng Sổ danh điểm nguyên vật liệu để
theo dõi riêng cho từng thứ, từng nhóm nguyên vật liệu một cách chặt chẽ giúp
cho quá trình hạch toán nguyên vật liệu một cách dễ dàng.
Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống sổ kế toán của Công ty vẫn còn một số
hạn chế sau: Kế toán vật tư là người lập và ghi Thẻ kho, tuy nhiên, do khối
lượng công tác kế toán nguyên, vật liệu khá lớn cho nên đến thời điểm cuối
tháng nhiều nghiệp vụ nhập, xuất nguyên, vật liệu phát sinh nhưng vẫn chưa
được ghi vào Thẻ kho. Đây là một hạn chế có ảnh hưởng khá lớn đến việc đối
chiếu với kế toán tổng hợp nhằm kiểm tra tính chính xác của số liệu.
3.1.5. Về hệ thống báo cáo kế toán nguyên, vật liệu
Công ty Cổ phần Vận tải và Đưa đón thợ mỏ đã sử dụng các báo cáo tài
chính bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính. Hệ thống báo cáo về nguyên,

vật liệu của Công ty được lập đúng thời gian và biểu mẫu quy định, số liệu trên
báo cáo hợp lệ theo nguyên tắc khách quan. Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng
một số báo cáo phân tích tình hình sử dụng nguyên, vật liệu để phục vụ cho việc
quản lý và lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Đây cũng chính là những ưu điểm
trong tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán của Công ty, nó chứng tỏ công
ty không chỉ tuân thủ các quy định của Bộ Tài chính về Báo cáo tài chính bắt
buộc mà còn sử dụng linh hoạt các báo cáo phân tích khác phục vụ riêng cho
hoạt động của Công ty cho phù hợp với đặc điểm ngành nghề kinh doanh của
mình.
Ngoài các Báo cáo Tài chính bắt buộc sử dụng cho phần hành nguyên,
vật liệu, Công ty còn phải lập một loạt các báo cáo quyết toán nộp lên Tập đoàn
Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam để duyệt quyết toán thu, chi hàng
năm. Số lượng báo cáo này rất nhiều và với số lượng nhân viên Phòng kế toán
chỉ có 8 người, do đó việc lập các báo cáo quyết toán này dồn vào cuối năm