Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp

Những vấn đề lý luận chung về tổ chức công tác kế
toán vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán vật liệu trong doanh nghiệp
xây lắp
1.1.1.Khái niệm, đặc điểm và vai trò của vật liệu
Trong doanh nghiệp xây dựng vật liệu là đối tợng lao động, một trong ba yếu
tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể sản
phẩm xây dựng. Trên thực tế vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu
hao toàn bộ và chuyển dịch giá trị một lần vào giá trị công trình mới tạo ra. Đặc
điểm nổi bật của doanh nghiệp xây dựng là chi phí vật liệu thờng chiếm tỉ trọng
rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, từ 70 đến 80%, do đó
việc quản lý và sử dụng tiết kiệm, hợp lý vật liệu là vấn đề đợc các nhà quản lý
luôn quan tâm hàng đầu nhất là trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay.
Quy luật đào thải khắc nghiệt của nền kinh tế thị trờng buộc các doanh nghiệp
phải tìm mọi cách nâng cao chất lợng và hạ giá thành sản phẩm trong đó có việc
giảm mức tiêu hao vật liệu. Tuy nhiên đây không phải là một công việc đơn giản
bởi vì giảm chi phí vật liệu nhng vẫn phải đảm bảo tiến độ thi công, đảm bảo chất
lợng cho các công trình.
Từ những đặc điểm trên ta thấy vật liệu có vai trò hết sức quan trọng trong
doanh nghiệp xây lắp, nó không chỉ ảnh hởng đến chất lợng công trình mà còn
ảnh hởng đến lợi nhuận, đến khả năng cạnh tranh và uy tín của doanh nghiệp. Do
đó cần phải tổ chức công tác kế toán vật liệu nhằm đạt tới sự hoàn thiện trong việc
quản lý và sử dụng, đáp ứng các yêu cầu đặt ra của thực tế.
1.1.2. Yêu cầu của công tác quản lý vật liệu
Là tài sản dự trữ sản xuất, thờng xuyên biến động lại chiếm tỉ trọng lớn
trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp vì vậy việc quản lý
vật liệu sao cho vừa tiết kiệm vừa có hiệu quả là bài toán làm đau đầu không ít các
nhà quản lý. Trên thực tế điều này chỉ có thể thực hiện đợc khi doanh nghiệp làm
tốt công tác quản lý vật liệu ở tất cả các khâu từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo
quản cho đến khâu dự trữ và sử dụng.
+ ở khâu thu mua đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý về số lợng, chất lợng, qui

cách, chủng loại, giá cả và chi phí thu mua vật liệu theo đúng tiến độ, thời gian,
phù hợp với kế hoạch sản xuất, thi công của đơn vị mình. Muốn vậy thì cần phải
cân nhắc ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn cung ứng vật liệu, địa điểm, thời
gian giao hàng cũng nh về phơng tiện và cớc phí vận chuyển. Đồng thời phải dự
đoán trớc đợc những biến động về cung cầu và giá vật liệu trên thị trờng để có
biện pháp điều chỉnh thích hợp.
+ ở khâu bảo quản cần chú trọng đầu t nâng cấp hệ thống kho tàng, bến bãi,
thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu nhằm đảm bảo an toàn
và hạn chế tới mức thấp nhất tình trạng hao hụt, h hỏng, mất mát.
+ ở khâu dự trữ cần xây dựng các định mức dự trữ thích hợp cho từng loại vật
liệu trong từng giai đoạn tránh tình trạng ứ đọng hay khan hiếm vật liệu từ đó ảnh
hởng đến tốc độ luân chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình.
+ ở khâu sử dụng cần sử dụng tiết kiệm, hợp lý trên cơ sở định mức dự toán chi
phí vật liệu đã đề ra. Nhiệm vụ của các nhà quản lý là phải thờng xuyên kiểm tra,
giám sát tình hình sử dụng vật liệu nhằm phát hiện và ngăn chặn kịp thời tình
trạng sử dụng lãng phí, không đúng mục đích, tình trạng bớt xén, đa các loại vật
liệu sai quy cách, phẩm chất vào trong thi công...Đồng thời có chính sách khuyến
khích việc phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật
liệu nh tận dụng các phế liệu thải hồi hay sử dụng vật liệu rẻ tiền thay thế.
1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu
Xuất phát từ vai trò và đặc điểm của vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp, kế
toán vật liệu cần thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:
- Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình luân chuyển của vật
liệu cả về giá trị và hiện vật. Tính toán đúng đắn trị giá vốn thực tế của vật liệu
nhập và xuất kho.
- Thông qua việc ghi chép, phản ánh để kiểm tra, giám sát tình hình thu mua, dự
trữ và tiêu hao vật liệu nhằm phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng vật liệu thừa,
thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất hay tình trạng sử dụng lãng phí và phi pháp vật liệu.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá vật liệu theo đúng chế độ quy định của Nhà nớc,
tiến hành phân tích tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ và bảo

quản vật liệu, lập báo cáo và cung cấp các thông tin cần thiết về vật liệu phục vụ
cho công tác quản lý doanh nghiệp
1.2. Phân loại và đánh giá vật liệu
1.2.1. Phân loại vật liệu
Trong doanh nghiệp xây dựng vật liệu bao gồm nhiều loại khác nhau với nội
dung kinh tế, vai trò, công dụng, tính chất lí, hóa khác nhau. Để quản lý chặt chẽ
và hạch toán chi tiết vật liệu phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp thì cần
phải tiến hành phân loại vật liệu. Phân loại vật liệu là việc sắp xếp vật liệu thành
từng loại, từng nhóm khác nhau theo các tiêu thức nhất định.
- Căn cứ vào nội dung kinh tế,vai trò và công dụng của vật liệu trong quá trình
xây lắp, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản
phẩm xây lắp nh: xi măng, gạch, gỗ, sắt, thép...
+ Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trợ, đợc sử dụng để làm
tăng chất lợng, hoàn chỉnh sản phẩm xây lắp hoặc phục vụ cho công tác quản lý
nh: các loại phụ gia, sơn, xà phòng...
+ Nhiên liệu: dùng để phục vụ cho các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị
thi công nh: xăng, dầu, than, củi...
+ Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa
chữa các phơng tiện vận tải, máy móc thiết bị thi công.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phơng tiện đợc sử dụng
cho công tác xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ
và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình ).
+ Vật liệu khác: là các loại vật liệu đợc loại ra trong quá trình xây lắp nh: gạch,
gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
- Căn cứ vào nguồn nhập, vật liệu đợc chia thành các loại sau:
+ Vật liệu mua ngoài
+ Vật liệu tự sản xuất
+ Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
+ Vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần

+ Vật liệu do cấp trên cấp
+ Vật liệu đợc thởng, đợc biếu, tặng
- Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng, vật liệu đợc chia thành:
+ Vật liệu trực tiếp dùng vào hoạt động xây lắp
+ Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác nh quản lý doanh nghiệp, quản lý tổ,
đội sản xuất ...
1.2.2. Đánh giá vật liệu
Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất
định. Theo quy định hiện hành (Chuẩn mực số 02 - Hàng tồn kho), kế toán nhập,
xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo giá gốc ( giá vốn thực tế)
1.2.2.1. Giá thực tế vật liệu nhập kho
Trong doanh nghiệp xây dựng, vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau.
Giá thực tế của vật liệu trong các trờng hợp đợc xác định nh sau :
- Đối với vật liệu mua ngoài
Giá trị Giá mua Chi phí các loại thuế Các khoản chiết khấu
thực tế = ghi trên + + không hoàn lại - thơng mại,
nhập kho hoá đơn thu mua (nếu có) giảm giá (nếu có )
Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả các loại thuế không đợc hoàn
lại nh thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và đợc xác định nh sau:
+ Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng ( GTGT) theo
phơng pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua không có thuế
GTGT
+ Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực
tiếp trên GTGT thì giá mua ghi trên hoá đơn là tổng giá thanh toán phải trả cho
ngời bán (bao gồm cả thuế GTGT)
Chi phí thu mua là các khoản chi phí thực tế phát sinh trong quá trình tổ chức
thu mua, vận chuyển vật liệu từ nơi giao của đơn vị bán về nhập kho an toàn theo
yêu cầu quản lý của đơn vị mua nh : chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân
loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng, chi phí môi giới, hao
hụt trong định mức...

- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thành sản xuất thực tế
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài
gia công chế biến cộng với (+) chi phí vận chuyển, bốc dỡ đến nơi nhận thuê gia
công và từ nơi đó về doanh nghiệp + chi phí phải trả cho ngời nhận gia công chế
biến.
Trong đó chi phí phải trả cho ngời nhận gia công chế biến đợc xác định nh sau:
+ Đối với vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo ph-
ơng pháp khấu trừ thì chi phí gia công phải trả không bao gồm thuế GTGT đầu
vào
+ Đối với vật liệu gia công chế biến thuộc diện chịu thuế GTGT theo ph-
ơng pháp trực tiếp thì chi phí gia công phải trả là tổng số tiền phải thanh toán cho
bên nhận gia công chế biến (bao gồm cả thuế GTGT đầu vào).
- Đối với vật liệu do nhận vốn góp liên doanh, vốn cổ phần
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thoả thuận giữa các bên tham gia góp
vốn liên doanh, vốn cổ phần + các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)
- Đối với vật liệu do cấp trên cấp
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá ghi trên biên bản bàn giao vật liệu +
các chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)
- Đối với vật liệu đợc thởng , đợc biếu, tặng
Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là giá thị trờng tại thời điểm tiếp nhận + các
chi phí liên quan đến việc tiếp nhận (nếu có)
- Đối với phế liệu nhập kho
Giá vốn thực tế của phế liệu nhập kho là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị
thu hồi tối thiểu.
1.2.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho
Để tính trị giá thực tế của vật liệu xuất kho tuỳ theo đặc điểm hoạt động, tuỳ
theo yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán mà doanh nghiệp
có thể áp dụng một trong các phơng pháp sau đây tuy nhiên phải đảm bảo tính

nhất quán trong niên độ kế toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng.
- Tính theo phơng pháp đích danh
Phơng pháp tính theo giá đích danh đợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại
vật liệu hoặc vật liệu ổn định và có tính tách biệt. Theo phơng pháp này trớc hết
phải theo dõi, quản lý đợc số lợng và đơn giá thực tế nhập kho của từng lô hàng.
Sau đó khi xuất kho vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lợng xuất kho và
đơn giá thực tế nhập kho của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho.
- Tính theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ
Theo phơng pháp này thì giá thực tế của vật liệu xuất kho đợc tính nh sau:
Giá thực tế = Số lợng vật liệu x Đơn giá
vật liệu xuất kho xuất kho bình quân

Trong đó đơn giá bình quân có thể tính theo một trong các cách sau:
+ Cách 1
Giá trị thực tế vật liệu + Giá trị thực tế vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân =
Số lợng vật liệu + Số lợng vật liệu
tồn đầu kỳ nhập trong kỳ
Cách tính này tuy đơn giản, dễ thực hiện nhng độ chính xác không cao, việc
tính toán dồn vào cuối kỳ sẽ ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung.
+ Cách 2
Trị giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ
Đơn giá bình quân =
Số lợng vật liệu tồn kho đầu kỳ
Cách tính này tơng đối đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu
trong kỳ tuy nhiên nó có nhợc điểm là cha tính đến sự biến động của nhân tố giá
cả trong kỳ.

+ Cách 3

Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Đơn giá bình quân =
Số lợng vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập

Cách tính này cho phép khắc phục nhợc điểm của hai cách trên nhng tốn rất
nhiều công sức và phải tính toán nhiều lần.
- Tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc
Theo phơng pháp này trớc hết phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập
kho và giả định là vật liệu nào nhập kho trớc thì xuất trớc. Sau đó căn cứ vào số l-
ợng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: vật liệu xuất kho tr-
ớc đợc tính theo đơn giá thực tế của vật liệu thuộc lần nhập trớc, số còn lại của lần
xuất trớc (nếu có ) sẽ đợc tính theo đơn giá thực tế của lần nhập tiếp theo. Phơng
pháp này thờng đợc sử dụng trong trờng hợp giá cả ổn định và có xu hớng giảm.
- Tính theo phơng pháp nhập sau xuất trớc
Theo phơng pháp này trớc hết phải xác định đợc đơn giá thực tế của từng lần nhập
kho và giả định là vật liệu nào nhập kho sau thì xuất trớc. Sau đó căn cứ vào số l-
ợng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: vật liệu xuất kho tr-
ớc đợc tính theo đơn giá thực tế của lần nhập cuối cùng, số còn lại (nếu có) sẽ đợc
tính theo đơn giá thực tế của lần nhập trớc đó. Phơng pháp này thờng đợc sử dụng
trong trờng hợp lạm phát.
- Tính theo phơng pháp giá hạch toán
Những doanh nghiệp vật t nhập kho thờng xuyên có sự biến động về gía, về
khối lợng, chủng loại và các hoạt động phát sinh nhiều có thể sử dụng giá hạch
toán để tính giá trị thực tế xuất dùng.
Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự xây dựng để áp dụng ổn định trong
một thời gian dài và giá hạch toán không có giá trị trong các giao dịch, trong việc
ghi sổ kế toán tổng hợp và trong các báo cáo kế toán.
Theo phơng pháp này, vật t xuất kho hàng ngày đợc thực hiện theo giá hạch
toán. Cuối kỳ kế toán phải tính theo giá thực tế để ghi vào các sổ kế toán tổng
hợp. Giá trị thực tế của vật t xuất dùng đợc xác định theo công thức:

Giá trị thực tế của = Giá trị hạch toán của x Hệ số giá vật t
vật t xuất dùng vật t xuất dùng

Trị giá thực tế của vật + Trị giá thực tế của vật
t tồn kho đầu kỳ t nhập kho trong kỳ
Hệ số giá =
vật t Trị giá hạch toán của + Trị giá hạch toán của vật
vật t tồn kho đầu kỳ t nhập kho trong kỳ

1.3. Kế toán chi tiết vật liệu
Kế toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phải phản ánh cả về số lợng và giá trị của từng
loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu theo từng kho, từng ngời phụ trách vật chất và
phải đợc tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán. Các doanh nghiệp cần tổ
chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn phơng pháp kế
toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình nhằm nâng cao hiệu quả của công tác
quản lý vật liệu.
1.3.1. Chứng từ sử dụng
Căn cứ vào chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp ban hành theo
quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ trởng Bộ Tài chính, các
chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Thẻ kho (mẫu 06-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08-VT)