Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất

Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu vật liệu
trong các doanh nghiệp sản xuất
I ) Sự Cần Thiết Phải tổ Chức Kế Toán Nguên Vật Liệu Trong Các DNSX :
1.1) Khái niệm , đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong SXKD :
1.1.1) Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu .
- Khái niệm :
Nguyên vật liệu là một trong những đối tợng lao động thể hiện dới dạng vật
hóa. Nhng không phải mọi đối tợng lao động đều là nguyên vật liệu, chỉ có những
đối tợng lao động mà con ngời có thể tác động vào và làm biến đổi chúng phục vụ
cho sản xuất hay tái sản xuất sản phẩm thì mới đợc gọi là nguyên vật liệu .
- Đặc điểm :
Nguyên vật liệu là đối tợng lao động đặc thù, có vị trí đặc biệt trong quá
trình sản xuất, do vậy nó có những đặc điểm rất riêng biệt so với các t liệu sản
xuất khác :
- Nguyên liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh, hình thái vật chất th-
ờng bị thay đổi trong quá trình sản xuất kinh doanh đó .
-Giá trị của nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch toàn bộ vào giá
trị của sản phẩm đợc sản xuất ra .
1.1.2) Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong quá trình sản xuất của bất kì một xí nghiệp công nghiệp nào, vật liệu
luôn giữ mọt vị trí cực kỳ quan trọng. Nó là các khau đầu tiên không thể thiếu đợc
trong một chuỗi các mắt xích gắn liền với nhau để tạo ra sản phẩm. Vật liệu là
một yếu tố quyết định sự sống còn của quá trình sản xuất, không có chúng mọi
hoạt động của sản xuất sẽ không thể tiến hành đợc. Chu trình sản xuất kinh doanh
bị ngừng trệ khiến cho xí nghiệp đó không còn khả năng để tạo ra nguồn lợi vật
chất cho xã hội. Chính vì vậy quan tâm đến vật liệu là yêu cầu cấp bách đặt ra đối
với tất cả các xí nghiệp sản xuất . Trong tất cả các xí nghiệp thuộc ngành sản xuất
vật chất thì vật liệu những tài sản dự trữ nằm trong tài sản lu động.
1.1.3) Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất :
Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý nguyên vật liệu một cách
khoa học và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách. Hiện nay, nguyên vật liệu không còn

khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều nh trớc, nhng vấn đề đặt ra là phải cung
cấp một cách đầy đủ, kịp thời để dảm bảo cho quá trình sản xuất đợc diễn ra th-
ờng xuyên, đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất, không gây ứ đọng vốn kinh
doanh. Chính vì lý do đó nên ta có thể xem xét việc quản lý vật liệu trên các khía
cạnh sau :
- Phải nắm bắt tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu về số lợng, giá trị,
giá cả một cách chi tiết từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu .
- Trong khâu thu mua phải xem xét quy cách, phẩm chất, chất lợng, mẫu mã, giá
mua, chi phí thu mua và vận chuyển đến nơi sản xuất .
- Khâu dự trữ bảo quản cần theo dõi, tổ chức tốt kho tàng bến bãi, dự trữ
hợp lý tình trạng ứ đọng vốn nhng phải đủ để sản xuất liên tục, trang thiết
bị các phơng tiện đo, đếm thực hiện đúng chế đọ bảo quản đối với từng loại
vật t không bị thất thoát h hỏng.
Ngoài ra cần xây dựng hệ thống định mức về vật t khoa học, phù hợp với tình
hình thực tế vì vậy đây chính là cơ sở quan trọng phục vụ quản lý vật liệu trong
các doanh nghiệp sản xuất.
1.2) Phân loại, đánh giá nguyên vật liệu
1.2.1) Phân loại nguyên vật liệu :
Trong các doanh nghiệp sản xuất, muốn sản xuất ra các sản phẩm phải sử
dụng các nguyên vật liệu khác nhau, để phục vụ cho việc hạch toán nguyên vật
liệu, doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Phân loại nguyên vật
liệu là việc phân chia nguyên vật liệu của doanh nghiệp thành các loại, các nhóm
theo tiêu thức phân loại nhất định.
Việc phân loại nguyên vật liệu nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh
doanh do vậy tùy theo tng loại hinh doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu có thể
phân loại căn cứ vào nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản
xuất kinh doanh, theo cách phân loại này nguyên vật liệu chia thành :
- Nguyên vật liệu chính: (Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ) :
Đây là đối tợng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Các doanh nghiệp
khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu không giống nhau: ở doanh nghiệp cơ khí

nguyên vật liệu chính là sắt, thép ... ; doanh nghiệp sản xuất đờng thì nguyên vật
liệu chính là nha, tinh bột , mía ... Có thể sản phẩm của doanh nghiệp này làm
nguyên vật liệu cho doanh nghiệp khác ... Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với
mục đích để tiếp tục gia công chế biến đợc coi là nguyên vật liệu chính .
- Vật liêu phụ : Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể
làm tăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ
dụng cụ hoạtn động đợc binh thờng.
- Nhiên liệu :
Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất
kinh doanh nh xăng, dầu, than, khí ga ...
- Phụ tùng thay thế
Là các loại phụ tùng chi tiết đợc sử sụng để thay thế, sửa chữa nh máy móc,
thiết bị, phơng tiện vận tải ...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản :
Bao gồm những vạt liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác
xây dựng cơ bản.
- Vật liệu khác :
Là những loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên thờng là những vật liệu đợc
loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ
- Ngoài ra còn tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết của doanh
nghiệp mà trong từng loại nguyên vật liệu đợc chia thành từng nhóm, từng thứ.
Cách phân loại này là cơ sở để xác định, định mức tiêu hao,định mức dự trữ cho
từng loại , từng thứ nguyên vật liệu là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp .
* Căn cứ vào nguồn hình thành : Nguyênvật liệu đợc chia làm 2 nguồn
- Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài : Do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách
phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua, kế hoạch sản xuất
nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu
nhập kho.
* Căn cứ vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu, có thể chia nguyên vật

liệu thành :
- Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm :
+/ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm
+/ Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xởng, dùng cho bộ phận bán
hàng, bộ phận quả lý doanh nghiệp.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác :
+/ Nhợng bán
+/ Đem góp vốn
+/ Đem quyên tặng
- Đối với doanh nghiệp đã thực hiện kế toán trên máy thì phân loại nguyên
vật liệu theo nội dung kinh tế và vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh
doanh là phơng pháp đợc sử dụng chủ yếu để tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật
liệu. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu đợc mã hóa theo nhóm, sau đó mới
mã hóa cụ thể từng loại nguyên vật liệu.
Việc phân loại chia thành các loại trên nhằm giúp kế toán tổ chức các tài
khoản để phản ánhtinh hình hiện có, sự biến động của vạt liệu trong quá trình hoạt
động sản xuất kinhdoanh đợc thuận lợi, chính xác và dễ dàng trong đối
chiếu kiểm tra. Tùy theo từng điều kiện cụ thể mỗi doanh nghiệp cầnphải phân
loại vật liệu, chitiết, tỉ mỉ hơn thoe từng loại, nhóm, thứ ...
Căn cứ vào quy cách, phẩm chất, tính năng lý hóa vật liệu kết quả của việc
trên dợc lập thành Sổ danh điểm vật liệu trong đó mỗi nhóm, thứ vật liệu đợc sử
dụng một kí hiệu riêng để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, quy cách, kích cỡ
của chúng. Ký hiệu đó đợc gọi là danh điểm vật liệu đợc sử dụng thống nhất trong
phạm vi toàn công ty.
Sổ danh diểm vật liệu, công cụ dụng cụ
Danh diÓm vËt liÖu, c«ng cô dông
cô
Tªn nh·n hiÖu, quy c¸ch vËt liÖu c«ng cô dông
cô
§¬n vÞ

tÝnh
Ghi chó
15211 VËt liÖu chÝnh A Kg
15212 VËt liÖu chÝnh B Kg
..................... ............................. Kg
15221 VËt liÖu phô A Kg
15222 VËt liÖu phô B Kg
1.2.2) Đánh giá nguyên vật liệu :
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị nguyên vật liệu ở những thời
điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định.
1.2.2.1) Nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu :
- Nguyên tắc thận trọng : Nguyên vật liệu đợc đánh giá theo giá gốc, nhng tr-
ờng hợp giá trị thuần có thể thực hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị
thuần có thể thực hiện.
Giá trị thuần có thể thực hiện đợc thực hiện là giá bán ớc tínhcủa hàng tồn
kho trong kỳ sản xuất kinh doanh trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và
chi phí ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Thực hiện nguyên tắc thận trọng
bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán đã ghi sổ theo giá
gốc và phản ánh khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Do đó trên báo cáo
tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu :
+/ Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu
+/ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( điều chỉnh giảm giá )
- Nguyên tắc nhất quán : Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá
nguyên vật liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phơng pháp
nào thì phải áp dụng phơng pháp đã nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh
nghiệp có thể thay đổi phơng pháp đã chọn, nhng phải đảm bảo phơng pháp thay
thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn đồng
thời phải giải thích đợc ảnh hởng của sự thay đổi đó.
1.2.2.2) Đánh giá vật liệu theo giá thực tế
Vật liệu trong doanh nghiệp đợc hinh thành từ nhiều nguồn khác nhau nên giá

thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ đợc xác định tùy theo từng nguồn nhập .
Giá trị thực tế vật liệu nhập kho
- Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho :
Giá trị thực
tế NLVL
mua ngoài
nhập kho
=
Giá mua ghi
trên hóa đơn
+
Các loại thuế
không đợc
hoàn lại
+
Chi phí có liên
quan trực tiếp
đến việc mua
hàng
-
Các khản chiết khấu
TM & giảm giá hàng
mua do không đúng quy
cách, phẩm chất
Trong đó chi phí muabao gồm : Chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp, bảo
quản, phân loại, đóng gói, chi phí bảo hiểm ( nếu có ), tiền thuê kho, thuê bãi, tiền
công tác phí của cán bộ thu mua, hao hụt tự nhiên trong định mức .
Chú ý :
+/ Trờng hợp vật liệu mua về dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì

giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua cha có thuế GTGT .
+/ Trờng hợp vật liệu mua về dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc
đối tợng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phơng pháp trực tiếp hoặc
thuộc đối tợng không chịu thuế GTGT thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá
thanh toán bao gồm cả thuế GTGT.
- Đối với vật liệu tự gia công chế biến nhập kho :
Gi¸ trÞ thùc tÕ NLVL nhËp
kho
= Gi¸ trÞ thùc tÕ NLVL xuÊt kho +
Chi phÝ gia c«ng, chÕ
biÕn
- §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng chÕ biÕn nhËp kho :
Gi¸ trÞ thùc tÕ
NLVLnhËp kho
=
Gi¸ trÞ thùc tª
NLVL xuÊt kho
thuª ngoµi chÕ
biÕn
+
TiÒn c«ng ph¶i
tr¶ cho ngêi chÕ
biÕn
+
Chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì
vµ c¸c chi phÝ cã liªn quan
trùc tiÕp kh¸c
- Giá trị thực tế của vật liệu nhận góp vốn liên doanh, vốn cổ phần hoặc thu hồi
vốn góp đợc ghi nhận theo thực tế do hội đồng đánh giá lại và đã đợc chấp thuận .
* Giá trị thực tế vật liệu nhập kho = Giá do hội đồng liên doanh đánh giá và chấp

thuận .
- Đối với phế liệu thu hồi : Giá trị thực tế vật liệu nhập kho = Giá ớc tính, giá
có thể sử dụng hoặc bán đợc .
- Đối với vậy liệu đợc biếu tặng :
Giá trị thực Giá thị trờng của Các chi phí khác có liênquan
tế NLVL = NLVL tơng + trực tiếp đến việc
nhập kho đơng tiếp nhận
- Đối với NLVL đợc cấp :
Giá trị thực Giá ghi trên sổ của đơn vị Chi phí vận chuyển bốc dỡ,
tế NLVL = cấp trên hoặc giá đợc đánh + chi phí có liên quan
nhập kho giá lại theo giá trị thuần trực tiếp khác
Giá trị thực tế NLVL xuất kho :
Trong điều kiện của cơ chế thị trờng mọi giá, giá thực tế là giá hình thành trên
thị trờng tự do cạnh tranh của nhiều thành phần kinh tế cho việc tính toán giá thực
tế của vật liệu là rất phức tạp. Sở dĩ nh vậy là do doanhnghiệp có nhiều chủng loại
vật liệu, việc nhập xuất diễn ra thờng xuyên hàng ngày nếu kế toán sử dụng giá trị
thực tế của vật liệu để hạch toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập xuất, tồn kho
thì tình hình hạch toán trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức mà có khi không thể
thực hiện đợc. Chính vì vậy mà các xí nghiệp phải dựa trên những quy định có
tính chất nguyên tắc xử lý trong hạch toán cho phù hợp với thực tế của mình. Căn
cứ vào giá trị của vật liệu nhập kho kế toán tính giá trị thực tế của vật liệu xuất
kho bằng một trong các phơng pháp sau :
Ph ơng pháp 1 : Phơng pháp đơn giá bình quân ( bình quân cả kỳ dự trữ, bình
quân sau khi nhập ).
Theo phơng pháp này giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính
theo đơn giá bình quân.
Giá trị thực tế Số lợng NLVL Đơn giá
NLVL và CCDC = và CCDC + bình quân
Xuất kho xuất kho gia quyền
Trong đó giá đơn vị bình quân cóa thể tính theo 1 trong các cách sau :

Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ :
Giá trị thực tế VL tồn kho + Giá trị thực tế nhập kho
Giá đơn vị bình đầu kỳ trong kỳ
quân cả kỳ dự trữ =
Số lợng VL tồn kho + Số lợng VL nhập kho
đầu kỳ trong kỳ
Cách 2 : Giá đơn vị bình quân trớc mỗi lần xuất
Giá đơn vị bình Giá trị thực tế VL tồn kho trớc mỗi lần xuất
quân trớc mỗi =
lần xuất Số lợng VL tồn trớc mỗi lần xuất
Ph ơng pháp 2 : Tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp nhập trớc,
xuất trớc.
Phơng pháp này dựa trên giả thiết vật liệu nhập trớc thì đợc xuất hết mới xuất
đến lần sau. Giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng đợc tính hết theo giá nhập kho
lần sau đó mới tính theo giá nhập làn sau.
Ưu điểm
Phơng pháp nhập trớc xuất trớc cho phép xác định đợc trị giá vốn thực tế của
nguyên vật liệu xuất kho theo từng lần xuất và nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ đ-
ợc tính giá theo đơn giá của những lần nhập sau cùng nên chỉ tiêu nguyên vật liệu
tồn kho cuối kỳ tơng đối sát với thực tế .
Nh ợc điểm: Do khi xuất kho kế toán sử dụng đơn giá quá khứ để xác định
giá vốn của nguyên vật liệu xuất kho cho hiện tại (tức là liên quan đến doanh thu
hiện tại). nên nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu khó đợc đảm bảo.