THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY LÂM ĐẶC SẢN HÀ NỘI

Phần II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán
hàng tại công ty lâm đặc sản Hà Nội.
I. Đặc điểm chung về tổ chức quản lý kinh doanh và tổ chức
hạch toán của công ty lâm đặc sản Hà Nội.
1. Quá trình hình thành và nhiệm vụ kinh doanh của công ty lâm đặc sản
Hà Nội.
- Năm 1992 do đòi hỏi trong quá trình kinh doanh của tổng công ty sản xuất và
xuất nhập khẩu lâm sản I( tên giao dịch quốc tế là Naforimex) công ty vật t thiết bị
bao bì xuất khẩu lâm sản đã đợc hình thành theo quyết định số 127 - - 143/ HĐCP
ngày 4 - 2 - 1992.
- Đầu năm 1995, do chính sách của nhà nớc vĩ mô thay đổi, Bộ lâm nghiệp, Bộ
thuỷ lợi và Bộ nông nghiệp sát nhập lấy tên là Bộ nông nghiệp và phát triển nông
thôn, do đó các đơn vị trực thuộc Bộ cũng thay đổi về cơ cấu tổ chức. Tổng cong ty
sản xuất và xuất khẩu lâm sản I sát nhập với công ty khác trong ngành lâm nghiệp
thành lập nên công ty Lâm nghiệp Việt Nam (VINAFOR) trực thuộc Bộ nông nghiệp
và phát triển nông thôn.
- Trớc sự thay đổi trên các đơn vị thành viên trong Tổng công ty cũng có sự thay
đổi. Công ty lâm đặc sản Hà Nội ra đời theo QĐ số 73/NN TTCB - QĐ ngày
23/01/1996 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn trên cơ sở sát nhập công ty
vật t thiết bị bao bì xuất khẩu lâm sản với xí nghiệp lâm đặc sản Ngọc Khánh.
- Công ty lâm đặc sản Hà Nội, tên giao dịch quốc tế là: FORPRODEX HA NOI,
có trụ sở chính tại số 6 Ngọc Khánh - Ba Đình - Hà Nội.
- Công ty lâm đặc sản Hà Nội là một đơn vị kinh tế hạch toán độc lập trên cơ sở
lấy thu bù chi và có nghĩa vụ nộp các khoản với ngân sách nhà nớc.
- Về mặt hành chính, công ty là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc đơn vị chủ
quản là VINAFOR chịu sự quản lý của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn.
- Từ một đơn vị phụ trách kho vận cho Tổng công ty đến nay, công ty đã trở
thành một doanh nghiệp độc lập, công ty có đơn vị trực thuộc là xí nghiệp đặc sản
lâm nghiệp Hà Đông có trụ sở chính tại xã Tây Mỗ, Từ Liêm và một kho trạm sản
xuất kinh doanh dịch vụ Câù Tiên có diện tích gần 10.000 km
2

tại khu vực Cầu Tiên -
giáp bát.
2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:
2.1. Đặc điểm về ngành nghề kinh doanh và quan hệ giữa các đơn vị.
- Công ty lâm đặc sản Hà Nội ra đời trong điều kiện nền kinh tế vừa đổi mới
còn gặp nhiều khó khăn. Nhà nớc đa ra một số chính sách mới về khai thác tài
nguyên rừng, hạn chế khai thác xuất khẩu một số mặt hàng quan trọng, trong khi lâm
sản là một mặt hàng chủ lực của công ty. Công ty đã gặp nhiều khó khăn trong kinh
doanh. Ban giám đốc và tập thể cán bộ công nhan viên công ty đã nỗ lực tìm mọi giải
pháp để tồn tại và phát triển nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ tổng công ty giao
phó, đồng thời đảm bảo đời sống ổn định cho cán bộ công nhân viên.
+ Vì vậy bên cạnh việc xuất khẩu những mặt hàng lâm sản truyền thống nh:
quế, hồi, sa nhân, long nhãn, hoa hoè... sang các nớc nh Đài Loan, Hàn Quốc...và
công ty đã nhập khẩu nh: bình nóng lạnh, điều hoà...từ các nớc nh Mỹ, ITALIA, để
đáp ứng nhu cầu trong nớc về trang thiết bị phục vụ đời sống và phục vụ cho ngành
lâm nghiệp, đồng thời nhằm tăng doanh thu, lợi nhuận, và nâng cao thu nhập cho cán
bộ công nhân viên.
- Để phù hợp với cơ chế thị trờng, từng bớc đâỷ mạnh kinh doanh xuất khẩu,
kinh doanh nội địavà kinh doanh dịch vụ có hiệu quả, nâng cao tinh thần trách nhiệm
và chủ động của cán bộ công nhân viên trong sản xuất kinh doanh. Công ty lâm đặc
sản Hà Nội đã thực hiện tốt những nguyên tắc sau:
+ Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty phải đảm báo chế độ quản lý
hiện hành của nhà nớc, đảm bảo thu đủ bù chi và có lãi trong từng hợp đồng kinh tế.
+ Trong quan hệ kinh tế: quan hệ với mọi thành phần kinh tế quốc dân, quan hệ
mua bán, dịch vụ kinh doanh chủ yếu bằng hợp đồng kinh tế, khi quan hệ với các
thành phần kinh tế t nhân thì họ phải có đăng ký cho các mặt hàng mà công ty có
quan hệ mua bán và dịch vụ.
Công ty vừa xuất nhập khẩu nội địa, vừa kèm dịch vụ nh vậy tạo điều kiện cho
cán bộ nghiệp vụ nâng cao kiến thức am hiểu thực tế.
- Cán bộ cóthể trực tiếp xúc đàm phán với khách hàng nớc ngoài, xây dựng ph-

ơng án kinh doanh, trên cơ sở bàn bạc với bộ phận có liên quan trực tiếp đến việc
thực hiện các phơng án nh:
Phòng kế toán tài chính, phòng kinh doanh, phơng án phải có tính khả thi mới
đợc duyệt thực hiện. Mỗi phơng án kinh doanh phải có hợp đồng cung ứng và tiêu
thụ cụ thể tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá trong kho gây lãng phí vốn.
- Trong hợp đồng kinh doanh mua - bán và hợp đồng dịch vụ kho vận đều phải
có những ràng buộc về kinh tế nh: đặc cọc, thế chấp tài sản, bảo lãnh.. Tuỳ theo tính
chất từng mặt hàng mà quy định các điều kiện kinh tế trên để đảm bảo thực hiện hợp
đồng kinh tế đã ký kết giữa các bên để đạt đợc kết quả có lợi cho hai bên trong kinh
doanh.
2.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
- Công ty có nhiệm vụ kinh doanh đúng ngành, đúng nghề đã đăng ký, bảo tồn
và phát triển vốn, tăng cờng điều kiện vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng cho công ty
làm nền tảng cho sự phát triển lâu bền và vững chắc của công ty đồng thời phaỉ tuân
thủ pháp luật, hạch toán và báo cáo trung thực theo pháp lệnh kế toán thống kê hiện
hành.
Ngoài ra nhiệm vụ quan trọng của công ty là phải chăm lo đời sống vật chất và
tinh thần cho cán bộ công nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp và bảo vệ môi trờng.
Theo pháp lệnh công ty có quyền chủ động tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức
kinh doanh nh tuyển dụng lao động, liên doanh, liên kết với các tổ chức trong và
ngoài nớc. Chủ động tổ chức sản xuất, chủ động xây dựng các phơng án kinh
doanh và tìm kiếm thị trờng tiêu thụ.
2.3. Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh và nguồn vốn của công
ty từ năm 1998 đến năm 2000:
Chỉ tiêu Năm
1998 1999 2000
1. Doanh thu 48.400.000.000 64.700.000.000 47.000.000.000
2. Lợi nhuận 1.300.000.000 254.000.000 60.000.000
3. Nộp ngân sách 1.600.000.000 5.900.000.000 3.800.000.000
4. Vốn kinh doanh 6.000.000.000 6.600.000.000 6.000.000.000

Qua bảng số liệu thực tế của công ty qua các năm ta có thể nhận xét sơ bộ nh
sau:
Trong các năm gần đây doanh số của công ty không đợc ổn định. Năm 1998,
hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là xuất khẩu các mặt hàng dợc liệu, sản
phẩm gỗ đồng thời nhập các mặt hàng nh: xe máy, lỡi ca với số lợng hàng cha nhiều.
Tuy doanh thu không nhỏ nhng năm 1998, công ty bị lỗ khá lớn trong đó bao gồm.
Cả lỗ của công ty, lỗ của các đơn vị trực thuộc và phần lỗ chịu trong liên doanh với
nớc ngoài tại khách sạn Ngọc Khánh. Vì khoản lỗ tại công ty và xí nghiệp nguyên
nhân chính là do chi phí quản lý của công ty quá lớn: 3.526.875.103đ chiếm 7,2%
doanh thu.
Sang năm 1999, công ty đã đẩy mạnh việc xuất khẩu các loại mặt hàng dựa trên
các mặt hàng chủ lực, công ty luôn chuẩn bị để có thể đáp ứng mọi mặt mà phía đối
tác nớc ngoài có nhu cầu trong phạm vi nhà nớc cho phép. Chính vì điều đó mà
doanh thu năm 1999 của công ty tăng vọt đạt 64.700.000.000 đ gấp 1,34 lần so với
năm 1998, nộp ngân sách của công ty trong năm 1999 cao hơn nhiều so với năm
1998, đạt đợc 5.900.000.000đ, thanh toán các khoản nợ ngân sách tồn đọng từ năm
trớc. Trong năm 1999 nhờ áp dụng các biện pháp thích hợp mà công ty đã đạt đợc
mức lợi nhuận 254.000.000đ.
Để đạt đợc nh vậy là do công ty thực hiện triệt để cơ chế khoán làm cho các
phòng có mục tiêu phấn đấu rõ ràng để có cơ sở đánh giá hoạt dộng công tác của
từng phòng làm căn cứ để thởng phạt công minh, thực hiện khoán chi tiêu cho các
phòng trên cơ sở phân bổ kế hoạch hàng năm của toàn công ty, thông qua việc khoán
các chỉ tiêu, số lãi kim ngạch cũng nh chỉ tiêu doanh số thì bắt buộc các phòng phải
phát huy hết mọi mặt hình thức để có hiệu quả.
Năm 2000, doanh thu của công ty lại giảm xuống chỉ còn 47.000.000.000đ chỉ
đạt 72% so với năm 1999. Nguyên nhân là do một số yếu tố khách quan nh chính
sách về xuất khẩu của nhà nớc thay đổi, nhiều doanh nghiệp nhà nớc cũng nh t nhân
đợc phép xuất khẩu trực tiếp, do đó tạo sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng, các luật
đợc ban hành ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, luật thuế GTGT mới ra
đời có ảnh hởng trực tiếp đến các doanh nghiệp nói chung, trong giai đoạn đầu, một

số công ty trong đó có công ty lâm đặc sản Hà Nội khó tránh khỏi những khó khăn v-
ớng mắc.
Ngoài ra trong năm 2000 do sự cạnh tranh gay gắt trên thị trờng công ty mất
một số bạn hàng quan trọng, một số đối tác mất khả năng thanh toán làm cho công ty
phải chịu một khoản thiệt hại lớn.
Sau năm 2001 ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên của công ty đang nỗ lực
tìm cách khắc phục những khó khăn hiện tại. Đồng thời phát huy mọi khả năng để
thích ứng với cơ chế mới hiện nay.
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
Hiện nay công ty có 86 cán bộ công nhân viên. Trong đó có 36 nhân viên làm
việc tại văn phòng công ty, số cán bộ công nhân viên còn lại làm việc dới các đơn vị
trực thuộc.
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: 1 giám đốc và 5 phòng ban
- Phòng tổ chức hành chính: 12 nhân viên
- Phòng kế toán tài chính: 7 nhân viên
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 1: 6 nhân viên
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 2: 6 nhân viên
- Phòng nghiệp vụ kinh doanh 3: 5 nhân viên
- Trạm Cầu tiên: 20 nhân viên
Bộ máy quản lý của công ty đợc thể hiện dới dạng sơ đồ sau:
Hệ thống bộ máy quản lý của công ty lâm đặc sản Hà Nội
3.1* Giám đốc công ty:
- Là ngời đại diện cao nhất của một pháp nhân kinh tế, đại diện cho quyền lợi
của cán bộ công nhân viên toàn doanh nghiệp, là ngời tổ chức và điều hành mọi hoạt
động của công ty và chịu trách nhiệm trớc Tổng công ty và nhà nớc về mọi sự hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty mà mình phụ trách.
- Là ngời quyết định việc hợp tác đầu t, liên doanh, quy định các vấn đề về tổ
chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả cao và là ngời quyết định phân chia lợi
nhuận, phân phối lợi nhuận vào các quỹ công ty.
Giám đốc

Phòng
NVKD
3
Phòng
NVKD
2
Phòng
NVKD
1
Phòng
KTTC
Phòng
TCHC
Xí nghiệp lâm đặc
sản Hà Đông
Trạm SXKD DV
Cầu Tiên
- Là ngời quyết định chuyển nhợng mua bán cầm cố các loại tài sản chung của
công ty theo quy định của nhà nớc, quyết định đề cử phó giám đốc, kế toán trởng của
công ty, bổ nhiệm, bãi miễn trởng phòng, phó phòng, các chức danh lãnh đạo của
đơn vị trực thuộc.
* Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
- Căn cứ vào nhiệm vụ và kế hoạch đã đặt ra, các phòng, ban đợc phân ra đều
đảm nhiệm những những chức năng nhất định và thể hiện rõ ràng trong quy chế quản
lý của công ty. Cụ thể nh sau:
3.2. Phòng tổ chức hành chính:
- Phòng này có nhiệm vụ tham mu trực tiếp cho ban lãnh đạo công ty về tổ chức
bộ máy sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự cho phù hợp với yêu cầu phát triển của
công ty.
- Quản lý hồ sơ lý lịch của cán bộ công nhân viên toàn công ty giải quyết thủ

tục về chế độ tuyển dụng, thôi việc.
- Quản lý lao động tiền lơng cán bộ công nhân viên toàn công ty cùng với
phòng kế toán tài chính xây dựng quỹ lơng và xét duyệt phân bổ quỹ lơng, kinh phí
hành chính cho công ty và đơn vị trực thuộc.
- Quản lý công văn giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu thực hiện công tác lu
trữ tài liệu, xây dựng lịch trình công tác, giao ban hội họp sinh hoạt định kỳ và bất
thờng.
3.3. Phòng kế toán tài chính:
- Có trách nhiệm giúp giám đốc trong mọi công việc về vấn đề điều tiết tài
chính của công ty, tổ chức công tác hạch toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty theo đúng pháplệnh kế toán thống kê hiện hành.
- Ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có hệ thống, sự diễn biến của các
nguồn vốn cấp, vốn vay, giải quyết các nguồn vốn phục vụ cho việc xuất nhập khẩu
của công ty.
- Theo dõi công nợ của công ty, phản ánh đề xuất kế toán thu chi tiền mặt và
hình thức thanh toán khác nhau thực hiện công tác thanh toán nội bộ và thanh toán
quốc tế.
- Thực hiện quyết toán quỹ, 6 tháng, năm theo đúng tiến độ và tham gia cùng
với phòng nghiệp vụ của công ty để thanh toán lỗ lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp
kế toán công ty nắm chắc nguồn vốn lợi nhuận của toàn công ty.
3.4. Phòng kinh doanh nghiệp vụ 1:
Cung với các phòng kinh doanh khác, phòng kinh doanh nhập khẩu lập kế
hoạch về tình hình nhập khẩu để tìm ra những bạn hàng nớc ngoaì để liên kết kinh tế
cung cấp những mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu.
3.5. Phòng kinh doanh nghiệp vụ 2:
- Quản lý hàng hoá vật t xuất khẩu, làm thủ tục về hàng xuất khẩu vì hàng xuất
khẩu cần sử dụng vốn nhiều nên phòng nghiệp vụ kinh doanh xây dựng kế hoạch
đồng bộ về hàng xuất khẩu để phòng kế toán tài chính có thời gian lên kế hoạch sử
dụng nguồn vốn.
3.6. Phòng kinh doanh nghiệp vụ3:

Cùng với phòng kinh doanh 1 và 2 phòng kinh doanh nghiệp vụ 3 có nhiệm vụ
chuyên kinh doanh vàlàm dịch vụ những mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu.
Tìm kiếm đầu ra và đầu vào ở thị trờng trong nớc, hỗ trợ và phối hợp với các
phòng kinh doanh khác trong các nghiệp vụ kinh doanh.
3.7. Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông:
- Tổ chức kinh doanh các mặt hàng mà sản phẩm do công ty quy định, gia công
chế biến các mặt hàng nh: ép dầu, hoá mỹ phẩm, nớc giải khát...
3.8. Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên.
- Là nơi để kho hàng của công ty, ngoài ra trạm còn có nhiệm vụ tìm bạn hàng
thuê kho, bãi đồng thời cũng là nơi gia công chế biến những hàng lâm sản.
Vậy việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ nh trên, công ty đã triển khai và thực hiện tốt
với từng mặt hàng bằng cách phân theo từng phòng chức năng tạo điều kiện để có thể
tìm hiểu sâu sắc về thị trờng sản phẩm. Từ đó nâng cao hiệu quả trong kinh doanh,
giảm đợc giá thành thu mua sản phẩm.
* Mối quan hệ của các phòng ban trong công ty.
- Nằm trong cơ cấu quản lý của công ty và cùng chung mục đích kinh doanh và
phát triển lên các phòng ban có mối quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ lẫn nhau, cùng
phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh, và các chỉ tiêu
kinh tế mà ban lãnh đạo công ty đã đề ra và thông qua hội nghị công nhân viên chức
hàng năm.
4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán công ty:
4.1. Mô hình tổ chức kế toán của công ty:
- Hiện nay công tác kế toán tại công ty lâm đặc sản Hà Nội đợc tổ chức theo
hình thức hỗn hợp, nửa tập trung, nửa phân tán, công ty hiện có hai đơn vị trực thuộc
là xí nghiệp đặc sản Hà Đông và trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên.
+ Xí nghiệp lâm đặc sản Hà Đông là tổ chức hạch toán độc lập tại xí nghiệp,
theo định kỳ (hàng quý) gửi quyết toán tới cho công ty.
+ Trạm sản xuất kinh doanh dịch vụ Cầu Tiên đợc coi là một bộ phận kinh
doanh của công ty, hàng tháng gửi các số liệu, chứng từ báo cáo lên phòng kế toán
của công ty để ghi chép, tại trạm không tổ chức hạch toán với Tổng công ty Lâm sản

thì hàng năm Công ty chỉ phải gửi bản quyết toán và nộp cho Tổng công ty những
khoản nộp theo quy định.
- Phòng kế toán tài chính của công ty hiện có 7 ngời trong đó 1 trởng phòng
kiêm kế toán trởng và 1 phó phòng.
Chức năng nhiệm vụ của phòng đợc phản ánh theo quy chế quản lý của công ty,
phòng kế toán vừa làm nhiệm vụ thống kê tổng hợp để phản ánh các thông tin về
kinh tế đợc chính xác, kịp thời, giúp cho lãnh đạo có cơ sở đa ra các quyết định đúng
đắn, vừa có chức năng quản lý tài chính nói chung, ghi chép, tính toán các số liệu
phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh.
* Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty lâm đặc sản Hà Nội.
4.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng ngời trong phòng:
Phòng kế toán của công ty đợc phân công công việc theo chức năng và nhiệm
vụ cụ thể nh sau:
4.2.1. Kế toán trởng:
- Là ngời giúp giám đốc trực tiếp chỉ đạo toàn bộ các vấn đề về tài chính của
công ty ký các chứng từ văn bản liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
công ty và các đơn vị trực thuộc.
Theo dõi, hớng dẫn các đơn vị trong việc lập kế hoạch, lập báo cáo, bồi dỡng,
hớng dẫn nghiệp vụ kế toán cho cán bộ công ty và các đơn vị trực thuộc.
Và là ngời chiụ trách nhiệm trớc nhà nớc về giám đốc tài chính đơn vị.
4.2.2. Phó phòng kế toán tài chính:
Phó phòng kế
toán
Kế toán trởng
Kế toán
ngân hàng
Kế toán
TSCĐ và
công nợ
Kế toán

thanh toán
và các
khoản khác
Thủ quĩ
Kế toán
hàng hoá