Thực trạng và giải pháp về kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên

LỜI MỞ ĐẦU
Bất cứ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển,
chiếm được một vị trí quan trọng cả trong nước và trên thế
giới đều cần phải tiến hành hoạt động kế toán. Thông qua đó
giúp các nhà quản lý đưa ra các chiến lược sản xuất kinh
doanh sao cho đạt được mục tiêu đề ra tốt nhất với tổng chi
phí nhỏ nhất. Bên cạnh việc áp dụng các tiến bộ về khoa học
để nâng cao hiệu quả kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều đặc
biệt coi trọng đến tăng cường công tác quản lý để nâng cao
hiệu quả kinh doanh nói chung và hiệu quả quản lý nói riêng.
Các doanh nghiệp sử dụng hàng loạt các công cụ khác nhau để
đạt được mục tiêu này trong đó kế toán là một công cụ quản lý
hữu hiệu nhất.
Sau một thời thực tập tại công ty TNHH thương mại
THÀNH NGUYÊN đã giúp em có cái nhìn tổng quát về quá
trình hình thành và phát triển, về các lĩnh vực hoạt động và cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán. Đồng thời,
giúp em có được những kinh nghiệm thực tế về việc vận dụng
các chuẩn mực, chế độ kế toán tại doanh nghiệp. Việc nghiên
cứu công tác hạch toán kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định
kết quả tại Công ty đã tạo điều kiện cho em hiểu được và nắm
chắc đặc điểm đối tượng hạch toán và phương pháp kế toán áp
dụng. Qua đó giúp em phần nào trải nghiệm được phần nào
thực tế về kế toán tiêu thụ hàng hoá mà trong trường đã giảng
dạy.
Nội dung của bài gồm có :
1
ChươngI: Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản
lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thương
mại THÀNH NGUYÊN.
ChươngII: Đặc điêm tổ chức bộ máy hạch toán kế toán của

Công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN.
Chương III: Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH thương mại
THÀNH NGUYÊN.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng tìm hiểu và nhận được sự
giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kế toán của công
ty nhưng do thời gian nghiên cứu chưa nhiều và trình độ còn
hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề của em không tránh
khỏi những thiếu sót. Vì vậy, em mong muốn được tiếp thu
những ý kiến đóng góp của thầy và các anh chị ở phòng kế
toán của công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn.
2
CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ
THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
HOẠT DỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN.
I. Tổng quan về công ty TNHH thương mại THÀNH NGUYÊN:
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH
thương mại THÀNH NGUYÊN
Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên đến hôm nay đã trải
qua quá trình hình thành và phát triển bền vững khẳng định được vị trí
của một Công ty cung cấp dịch vụ tin học có uy tín và chất lượng. Công
ty được nhiều khách hàng tin cậy giao phó cho trọng trách triển khai xây
dựng hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin và đảm bảo cho các hệ thống
công nghệ thông tin của họ được hoạt động liên tục có hiệu quả
Công ty được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
số: 0102010656 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp ngày
01 tháng 12 năm 2003. Công ty được hình thành từ một đội ngũ kỹ sư tin
học trẻ, năng động với niềm khát khao vươn lên làm chủ khoa học kỹ
thuật. Công ty đặt ra mục đích cho sự nghiệp phát triển lâu dài của mình
là: “Thực hiện chuyển giao ứng dụng Công nghệ Tin học tiên tiến cho

các khách hàng tại Việt Nam vì sự phát triển bền vững của khách hàng,
của HPT và vì sự phồn vinh của Việt Nam".
1.2. Năng lực của Công ty
a. Năng lực về đội ngũ cán bộ
Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên có một đội ngũ đông
đảo là các thạc sỹ, kỹ sư và các cán bộ chuyên môn về lĩnh vực công
nghệ thông tin, viễn thông, tự động hoá và thiết bị đo lường. Phần lớn đều
tốt nghiệp các trường đại học lớn trong nước và ngoài nước như: Thạc sỹ
3
quản lý dự án Hà Lan, Đại học Bách Khoa Hà Nội, Đại Học Kinh Tế
Quốc Dân, Đại học Khoa Học Tự Nhiên, Đại học Ngoại thương, Đại học
Tài Chính Kế Toán. Trong đó, một số các cán bộ đã được tham dự các
khoá học do các chuyên gia hàng đầu thế giới về lĩnh vực Viễn Thông và
Công nghệ thông tin, tự động hoá và thiết bị đo lường đào tạo.
Với chính sách khuyến học của Công ty và để phù hợp với tiến
trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, chúng tôi luôn coi trọng tri
thức và thường xuyên tổ chức các khoá học ngắn hạn để nâng cao trình
độ kỹ thuật cho cán bộ trong Công ty. Ngoài ra Công ty còn có một đội
ngũ cộng tác viên, chuyên viên, công nhân lành nghề chuyên thi công lắp
đặt các công trình Viễn Thông và Tự động hoá.
Công ty luôn chú trọng việc phát triển đội ngũ cán bộ bán hàng có
trình độ và kinh nghiệm ngày càng cao để có khả năng tư vấn cho khách
hàng những giải pháp kỹ thuật tối ưu.
Chú trọng xây dựng đội ngũ kỹ thuật có trình độ cao, tay nghề
vững với các kỹ thuật hiện đại nhằm chuyển giao những công nghệ mới ,
tân tiến tới tận tay người sử dụng đồng thời đảm bảo khả năng bảo hành,
bảo trì và sửa chữa các thiết bị.
b. Năng lực tài chính
Tóm tắt tình hình kinh doanh trong 3 năm từ 2004-2006
Đơn vị tính tỉ đồng

CHỈ TIÊU 2004 2005 2006
Tài sản lưu động và đầu tư ngắn
hạn
3,338 8,91 12,518
1. Tiền 0,448 0,288 9,24
2. Các khoản phải thu 2,825 5,828 1,854
3. Hàng tồn kho 1,164 1,836 2,678
4. Tài sản lưu động khác 0,596 0,958 0,66
Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 0,52 0,656 0,616
TỔNG CỘNG TÀI SẢN 3,858 9,566 13,134
Nợ phải trả 0,7604 8,742 11
Nguồn vốn chủ sở hữu 0,776 0,824 2,134
4
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN 3,858 9,566 13,134
1.3. Lĩnh vực hoạt động của Công ty
1.3.1. Tin học - Công nghệ Thông tin
- Tư vấn chuyển giao công nghệ có liên quan tới công nghệ thông
tin.
- Thực hiện các dịch vụ bảo hành, bảo trì, lắp đặt hệ thống liên
quan tới công nghệ thông tin.
- Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của Fujitsu (chứng chỉ
của Fujitu)
- Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của IBM
- Đại lý phân phối dòng sản phẩm máy tính của HP
- Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng Cisco
- Đại lý phân phối phẩm thiết bị mạng 3Com
- Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan của
Simens
- Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola
- Cung cấp máy tính thương hiệu Việt Nam.

- Đại lý phân phối bộ lưu điện Ablerex
- Đại lý phân phối bộ lưu điện APC
- Cung cấp máy chiếu đa năng, máy chiếu vật thể cho hội thảo,
giảng dạy của Sony, Toshiba, Sanyo.
- Lắp đặt hệ thống âm thanh hội trường, trường học.
- Máy photocopy, máy in mã số vạch, máy huỷ tài liệu.
- Phần mềm dạy học, quản lý hành chính, kế toán.
- Lắp đặt hệ thống camera bảo vệ phục vụ siêu thị, biệt thự và văn
phòng.
1.3.2. Điện tử viễn thông
- Cung cấp, lắp đặt hệ thống tổng đài Viba, tổng đài điện thoại.
5
- Đại lý phân phối tổng đài, thiết bị tổng đài có liên quan của
Simens
- Đại lý phân phối thiết bị bộ đàm Motorola
- Thiết kế, lắp đặt mạng máy tính LAN – WAN.
- Phân phối connector và Adapter, cáp nguồn, cáp dữ liệu.
- Phân phối các sản phẩm đầu cuối của các hãng nổi tiếng trên thế giới.
1.4. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thương mại Thành Nguyên
Để thực hiện các chức năng nhiệm vụ phát triển kinh doanh, cung
cấp các giải pháp tổng thể về CNTT, đảm bảo dịch vụ hỗ trợ khách hàng
và duy trì mọi hoạt động của Công ty có hiệu quả, Công ty đã xây dựng
cơ cấu tổ chức chặt chẽ và hợp lý:
1. Thành viên, hội đồng quản trị bao gồm
Lê Anh Xuân
Phan Thanh Phúc
2. Các phòng ban chức năng
Ban giám đốc: 2 người
Phòng kế toán : 3 người
Phòng maketing : 2 người

Phòng kỹ thuật : 20 người
Phòng kinh doanh : 15 người
Phòng phần mềm : 8 người
Phòng dự án : 4 người
Phòng bảo hành : 4 người
6
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
GIÁM ĐỐC
Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng
kỹ
thuật
Phòng
kinh
doanh
Phòng
phần
mềm
Phòng
dự
án
Phòng
maketing
Phòng
bảo
hành
Phòng
kế
toán
7

CHƯƠNGII : ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH
TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH
THƯƠNG MẠI THÀNH NGUYÊN
I. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH thương mại
Thành Nguyên
Công ty TNHH thương mại Thành Nguyên tổ chức công tác kế toán
theo quy mô tập trung. Theo loại hình này thì toàn bộ công tác kế toán được
tiến hành tập trung tại phòng kế toán từ khâu thu thập, quản lý chứng từ, ghi
sổ kế toán chi tiết, ghi sổ kế toán tổng hợp đến việc lập báo cáo. phân tích số liệu.
Hình thức kế toán này hoàn toàn phù hợp với đặc điểm của Công ty
đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra
xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời giúp cho lãnh đạo của
Công ty nắm được tình hình hoạt động của đơn vị thông qua thông tin kế
toán cung cấp từ đó thực hiện kiểm tra, chỉ đạo sát sao toàn bộ hoạt động của
Công ty. Phòng kế toán gồm là đội ngũ kế toán nắm vững chuyên môn
nghiệp vụ và có bề dày kinh nghiệm.
Các kế toán phần hành vừa có thể chuyên môn hoá theo từng phần
hành, vừa kiêm nhiệm một phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức
khoa học lao động kế toán. Kế toán phần hành có trách nhiệm quản lí trực
tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh
tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch
toán ban đầu (trực tiếp ghi nhận chứng từ, kiểm tra) tới các giai đoạn: ghi sổ
kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền
vốn và hoạt động.. lập báo cáo phần hành được giao. Các kế toán phần hành
liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp và lập báo cáo
định kì chung.
Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán được thể hiện
theo kiểu trực tuyến: Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp,
nghĩa là Kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành
8

khụng qua khõu trung gian nhn lnh. Vi cỏch t chc b mỏy k toỏn trc
tuyn, mi quan h ph thuc trong b mỏy k toỏn tr nờn n gin, thc
hin trong mt cp k toỏn tp trung.
Kế toán trởng: là ngời giúp giám đốc tổ chức bộ máy kế toán trong công
ty, chịu sự chỉ dạo trực tiếp của giám đốc công ty và chịu sự chỉ đạo kiểm tra
về mặt chuyên môn của kế toán trởng cấp trên. Kế toán trởng là ngơi phụ trách
chung, có trách nhiệm tổ chức thực hiện chỉ đạo thống nhất công tác kế toán
thống kê tài chính trong công ty và các trung tâm. Kế toán trởng có nhiệm vụ
thờng xuyên đôn đốc các nhân viên và các trung tâm thực hiện các quy chế tài
chính phân cấp quản lý của công ty, có nhiệm vụ báo cáo mọi số liệu liên quan
đến tài chính kịp thời và chính xác.
Phó phòng kế toán- kế toán thanh toán và chi tiết: có nhiệm vụ trực tiếp
giải quyết công việc khi kế toán trởng đi công tác. Thực hiện thanh toán nội bộ
cho cán bộ công nhân viên trong công ty, các chứng từ, hoá đơn chi tiêu hành
chính và tiền mặt và chuyển khoản. Kế toán nghiệp vụ liên quan đến thanh
toán nội bộ, kế toán ngân hàng kiểm tra tính chính xác của các chứng từ tạm
ứng, séc nắm số d tiền tơng ứng ngoại tệ.
Kế toán tổng hợp- Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, tính khâú hao
TSCĐ cho toàn bộ TSCĐ hiện công ty đang nắm giữ và sử dụng. Lập báo cáo
cập nhật các nhiệm vụ kinh tế phát sinh để lập báo cáo tài chính, cân đối tài
khoản định kỳ, báo cáo về các sự vụ kế toán.
Kế toán thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm: có nhiệm vụ
lập các thủ tục thanh toán với khách hàng về tiêu thụ sản phẩm (xây lắp bảo d-
ỡng, bảo trì tổng đài). Tổng hợp doanh thu tính thuế với cơ quan nhà nớc hàng
tháng.Báo cáo thức hiện nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc. Đồng thời thực hiện
theo dõi chi tiết mua hàng thanh toán, chi tiết các khoản nộp ngân sách và các
chi phí trích trớc trong doanh nghiệp.
Kế toán vật t kiêm kờ toán quỹ: Chiu trách nhiệm thu chi tiền quỹ của
công ty và mọi chức trách thủ quỹ; quản lý quỹ, ghi chép đối chiếu các nghiệp
9

vụ nhập- xuất- tồn quỹ vật t hàng hoá, làm thẻ vậ t, thờng xuyên đối chiếu với
kho để khớp số d.
S t chc b mỏy k toỏn:
II. c im t chc vn dng ch k toỏn ti Cụng ty TNHH
thng mi Thnh Nguyờn
2.1. Cỏc chớnh sỏch k toỏn chung
Nguyờn tc lp bỏo cỏo ti chớnh: nguyờn tc giỏ gc.
Niờn k toỏn bt u t ngy 01/01 v kt thỳc vo ngy 31/12
nm dng lch.
n v tin t c cụng ty s dng ghi s k toỏn v lp Bỏo cỏo
ti chớnh l ng Vit Nam (VN).
Nguyờn tc xỏc nh cỏc khon tin: Tin v cỏc khon tng ng
tin bao gm: Tin mt, tin gi ngõn hng, cỏc ti khon tin gi khụng
k hn v cú k hn nh hn 90 ngy.
Cỏc nghip v phỏt sinh bng ng tin khỏc ngoi VN c chuyn
i thnh VN theo t giỏ thc t ti thi im phỏt sinh nghip v.
S d cỏc ti khon bng tin, tng ng tin v cụng n cú gc l
ngoi t ti ngy lp Bng Cõn i k toỏn c quy i sang VN theo
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp-
Kế toán TSCĐ.
Kế toán
thanh toán.
Kế toán
quỹ.
Kế toán ngân
hàng & chi tiết.
10
tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại
ngày lập Bảng Cân đối kế toán.

Các khoản chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong kỳ và chênh lệch
tỷ giá do đánh giá số dư các khoản mục tiền tệ lại vào thời điểm cuối
năm được ghi nhận vào doanh thu hoặc chi phí tài chính.
Chính sách kế toán đối với hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được xác định trên
cơ sở giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể có thể thực hiện
được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp,
chi phí nhân công trực tiếp, và chi phí sản xuất chung, nếu có, để có
được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. Giá trị thuần có thể
thực hiện được được xác định bằng giá bán ước tính trừ các chi phí để
hoàn thành cùng chi phí tiếp thị, bán hàng và phân phối phát sinh.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Bình quân cả kỳ dự trữ.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho tại thời điểm kết thúc
năm tài chính được trích lập dự phòng khi giá trị thuần có thể thực hiện
được thấp hơn ghía gốc hàng tồn kho, theo quy định tại Chuẩn mực kế
toán số 02 – “Hàng tồn kho” và Thông tư số 107/2001/TT - BTC ngày
31/12/2001 của Bộ Tài chính.
Nguyên tắc ghi nhận các khoản phải thu thương mại và phải thu
khác:
Nguyên tắc ghi nhận: Các khoản phải thu khách hàng, khoản trả trước
cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác tại thời điểm
lập Báo cáo, nếu:
- Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán dưới 1 năm (hoặc trong
một chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản ngắn hạn.
- Có thời hạn thu hồi hoặc thanh toán trên 1 năm (hoặc trên 1
chu kỳ sản xuất kinh doanh) được phân loại là Tài sản dài hạn.
11
Lập dự phòng phải thu khó đòi: Dự phòng phải thu khó đòi cuối kỳ kế
toán được trích lập cho những khoản công nợ phải thu quá hạn trên 1 năm

hoặc khách hàng đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản, bị truy tố ...
theo quy định tại Thông tư số 107/2001/TT-BTC ngày 31/12/2001 và Thông
tư số 33/2005/TT-BTC ngày 29/04/2005 của Bộ Tài chính.
Ghi nhận và khấu hao tài sản cố định:
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định (TSCĐ) hữu hình, TSCĐ vô hình:
TSCĐ của Công ty được hạch toán theo Nguyên giá, Hao mòn, Giá trị
còn lại. Nguyên giá của TSCĐ bao gồm giá mua cộng thuế nhập khẩu,
chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và các chi phí liên quan khác (nếu
có) để đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: Thực hiện theo phương pháp đường
thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Tỷ lệ khấu
hao áp dụng phù hợp với tỷ lệ khấu hao quy định tại Quyết định số
206/2003/QĐ-BTC ngáy 12/12/2003 của Bộ Tài chính về việc ban hành
Chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tái sản cố định.
Nguyên tắc vốn hóa các khoản chi phí đi vay và các khoản chi phí
khác:
Nguyên tắc vốn hóa các khoản đi chi phí đi vay: Các chi phí đi vay
liên quan trực tiếp đến việc đầu tư, xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở
dang được tính vào giá trị của tài sản đó và các chi phí đi vay được vốn
hóa khi đầu tư xây dựng hoặc sản xuất tài sản dở dang bắt đầu phát sinh
(chi phí lãi vay đầu tư). Tạm ngừng vốn hóa khi tài sản dở dang đi vào
sản xuất hoặc bán.
Tỷ lệ vốn hóa chi phí đi vay để xác định chi phí đi vay được vốn hóa
trong kỳ: xác định theo tỷ lệ lãi suất bình quân gia quyền của các khoản vay
chưa trả trong kỳ.
2.2. Hệ thống sổ kế toán
12
Sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên
cơ sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác sau khi đã được kiểm tra các
thông tin trên chứng từ đó. Quá trình ghi sổ kế toán cung cấp các thông tin

cần quản lí về một đối tượng như thu chi tiền mặt, nhập xuất hàng hoá, tăng
giảm tài sản cố định, doanh thu bán hàng, chi phí cho hoạt động quản lí và
bán hàng mà bản thân chứng từ kế toán không cung cấp được. Cuối kì dựa
trên các thông tin này lập báo cáo kế toán cung cấp cho việc ra quyết định
nội bộ cũng như chủ thể bên ngoài. Việc hoàn thành bộ sổ kế toán với số
lượng, kết cấu cũng như phương pháp ghi chép của bộ sổ kế toán đó là một
việc rất quan trọng và cần thiết giúp cho việc hạch toán được hoàn thành.
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của Công ty, hệ thống sổ kế toán tại Công
ty bao gồm:
1. Sổ chi tiết hàng hoá
2. Sổ chi tiết chi phí
3. Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán
4. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
5. Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết tài khoản 511, 632
6. Sổ quỹ tiền mặt
7. Thẻ kho
8. Sổ tài sản cố định
9. Sổ cái các tài khoản, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, bảng thống kê chi
tiết công nợ
Các loại sổ này được thiết kế, ghi chép, vận dụng một cách linh hoạt
cho phù hợp với yêu cầu, trình độ kế toán, trình độ quản lí của Công ty.
Số lượng sổ và loại sổ kế toán này được liên hệ với nhau một cách chặt
chẽ theo trình tự hạch toán tạo thành một hệ thống sổ kế toán. Hình thức kế
toán đó là hình thức chứng từ ghi sổ.
13
Ghi hàng ngày
Ghi cuối kì
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ - Quy trình ghi sổ của hình thức chứng từ ghi sổ
2.3. Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán vừa là một bằng chứng chứng minh tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp
vụ kinh tế đó. Mỗi bản chứng từ chứa đựng đầy đủ các thông tin liên quan
đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh về nội dung, quy mô, thời gian, địa điểm xảy
ra nghiệp vụ kinh tế cũng như người chịu trách nhiệm về nghiệp vụ và người
lập bản chứng từ. Là doanh nghiệp thương mại có nhiều đặc điểm, yêu cầu
khác nhau song đều nằm trong hệ thống thống nhất của trao đổi hàng hoá. Vì
vậy, để đảm bảo yêu cầu quản lí, nhất là trong quan hệ về ngoại thương,
quan hệ thanh toán với ngân hàng, ngân sách, các nghiệp vụ về trao đổi hàng
Chứng từ kế toán
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ
quỹ
Sổ đăng kí
chứng từ ghi
sổ
14
hoá Công ty sử dụng hệ thống chứng từ rất đa dạng. Bên cạnh các chứng từ
được áp dụng phổ biến trong cả nước theo quy định của Nhà nước, Công ty
còn căn cứ vào đó ban hành các chứng từ chuyên dùng cho hoạt động kinh
doanh của mình. Hai loại chứng từ đó là hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc
và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn. Mỗi phần hành kế toán cụ thể thì
kế toán sẽ sử dụng các chứng từ kế toán cho phù hợp để phản ánh đầy đủ các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó.
Với hàng tồn kho:
1. Phiếu nhập kho: Mẫu số: 01 - VT
2. Phiếu xuất kho: Mẫu số: 02 - VT
3. Thẻ kho: Mẫu số 06 - VT
4. Biên bản kiểm kê hàng hoá: Mẫu số 08 - VT
Với phần hành kế toán lao động tiền lương
1. Bảng chấm công: Mẫu số 01 - LĐTL
2. Bảng thanh toán tiền lương và thưởng: Mẫu số 02 - LĐTL
3. Biên bản điều tra tai nạn lao động: 09 - LĐTL
Với phần hành kế toán tiền tệ
1. Phiếu thu: Mẫu số 01 - TT
2. Phiếu chi: Mẫu số 02 - TT
3. Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 -TT
4. Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Mẫu số 04 - TT
5. Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 07 - TT
6. Bảng kê tiền: Mẫu số 06 – TT
7. Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc
Phần hành kế toán tài sản cố định
1. Biên bản bàn giao TSCĐ: Mẫu số 01 - TSCĐ
2. Thẻ TSCĐ: Mẫu số 02 - TSCĐ
3. Biên bản thanh lí TSCĐ: Mẫu số 03 - TSCĐ
4. Biên bản sửa chữa TSCĐ: Mẫu số 04 - TSCĐ
15
5. Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Mẫu số 05 - TSCĐ
6. Bảng tính và phân bổ khấu hao
Phần hành kế toán bán hàng:
1. Hoá đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01 GTKT - 3LL
2. Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 - VT
Các chứng từ này được luân chuyển theo một trình tự như sau: Các

chứng từ bên ngoài được tập hợp từ các phòng ban sau khi được giám đốc
Công ty kiểm tra và kí duyệt sẽ được chuyển lên cho các kế toán phần hành
kiểm tra và xin chữ kí của Kế toán trưởng rồi từ đó lập các chứng từ đặc
trưng cho từng phần hành kế toán của mình. Và từ đó làm căn cứ để ghi vào
chứng từ ghi sổ và các sổ sách tổng hợp liên quan. Có thể khái quát quy trình
luân chuyển chung của Công ty theo sơ đồ sau đây:
Nhân viên các phòng ban Tập hợp chứng từ
Phân loại chứng từ
Kế toán phần hành
Lập chứng từ ghi sổ đặc
trưng cho mỗi phần hành
Giám đốc công ty
Kiểm tra, kí duyệt
Kế toán trưởng
Kiểm tra, kí duyệt
Kế toán phần hành
Chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết phần hành đó
Kế toán tổng hợp Ghi sổ kế toán tổng hợp
Báo cáo kế toán
Bảo quản lưu trữ
16
Sơ đồ – Quy trình luân chuyển chứng từ chung
2.4. Hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán dùng để theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến
động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu,
phải trả. Để cung cấp đầy đủ thông tin quản lí, Công ty dùng nhiều tài
khoản khác nhau để phản ánh các chỉ tiêu cần thiết. Căn cứ vào điều kiện
kinh doanh, quy mô, vào loại hình hoạt động và sở hữu của mình, trên cơ
sở hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành theo quyết định 1141 -

TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban
hành chế độ kế toán doanh nghiệp, Công ty lựa chọn các tài khoản thích
hợp để vận dụng vào công tác kế toán. Một số tài khoản chi tiết được mở
theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp như tài khoản công nợ được mở chi
tiết theo từng đối tượng công nợ. Những tài khoản được lựa chọn để vận
dụng này tạo thành hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp. Hệ
thống tài khoản đó bao gồm:
17
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN
SH TÊN TK GHI CHÚ
LOẠI TK 1: TÀI SẢN LƯU ĐỘNG
111 Tiền mặt
112 Tiền gửi ngân hàng
131 Phải thu của khách hàng Chi tiết theo từng khách hàng
133 Thuế GTGT được khấu trừ
138 Phải thu khác
141 Tạm ứng
142 Chi phí trả trước
144 Cầm cố, kí cược, kí quỹ ngắn hạn
156 Hàng hoá
LOẠI TK 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
211 Tài sản cố định hữu hình
214 Hao mòn tài sản cố định hữu hình
LOẠI TK 3: NỢ PHẢI TRẢ
311 Vay ngắn hạn
315 Nợ đến hạn trả
331 Phải trả người bán Chi tiết theo từng người bán
333 Thuế và các khoản phải nộp
3331 Thuế GTGT đầu ra
3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

334 Phải trả công nhân viên
335 Chi phí phải trả
338 Phải trả, phải nộp khác
3382 Kinh phí công đoàn
3383 Bảo hiểm xã hội
3384 Bảo hiểm y Từ
LOẠI TK 4: NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU
411 Nguồn vốn kinh doanh
421 Lợi nhuận chưa phân phối
431 Quỹ khen thưởng, phúc lợi
LOẠI TK 5: DOANH THU
511 Doanh thu bán hàng hoá và dịch vụ
515 Doanh thu hoạt động tài chính
LOẠI TK 6: CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH
632 Giá vốn hàng bán
635 Chi phí hoạt động tài chính
642 Chi phí quản lí kinh doanh
LOẠI TK 7: THU NHẬP KHÁC
711 Thu nhập khác
LOẠI TK 8: CHI PHÍ KHÁC
811 Chi phí khác
LOẠI TK 9: XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH
911 Xác định kết quả kinh doanh
18
2.5. Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,
nguồn vốn, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Là
phương tiện trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh
nghiệp cho những người quan tâm. Căn cứ vào báo cáo tài chính có thể tính
ra được các chỉ tiêu kinh tế nhằm đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả

của quá trình hoạt động kinh doanh. Vì vậy, báo cáo tài chính có ý nghĩa hết
sức quan trọng không chỉ đối với ban lãnh đạo Công ty mà còn hết sức quan
trọng đối với cơ quan chủ quản và các nhà đầu tư, ngân hàng, khách hàng và
các đối thủ cạnh tranh.
Để đáp ứng các yêu cầu đó, hệ thống báo cáo tài chính của Công ty
được lập theo quyết định số 167/2000/QĐ -BTC ngày 25/10/2000 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính. Việc lập các báo cáo này thuộc trách nhiệm của kế toán
tổng hợp, kế toán trưởng có trách nhiệm kiểm tra và báo cáo lên cấp trên.
Cuối mỗi kì kế toán, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi
tiết từ kế toán các phần hành, kế toán tổng hợp lập các báo cáo này. Sau khi
được sự phê duyệt của kế toán trưởng và giám đốc, các báo cáo này gửi lên
cơ quan Thuế là Cục thuế Hà Nội, không gửi lên Sở Kế Hoạch và Đầu Tư
Hà Nội. Hệ thống báo cáo tài chính đó cụ thể là:
1. Bảng cân đối kế toán: mẫu số B01 - DN
2. Báo cáo kết quả kinh doanh: mẫu số B02 - DN
3. Thuyết minh báo cáo tài chính: mẫu số B09 - DN
Ngoài các báo cáo này, kế toán phần hành còn lập một số báo cáo như: bảng
tài sản cố định; bảng quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tờ khai chi tiết
doanh thu, chi phí, thu nhập; báo cáo tình hình thực hiện nghĩa vụ với nhà
nước; bảng cân đối tài khoản; bảng tổng hợp các khoản phải thu, phải trả,
nhằm cung cấp các thông tin liên quan, giúp cho ban lãnh đạo Công ty có
19
nhng quyt nh kp thi, phự hp to iu kin nm bt c cỏc c hi
trong kinh doanh.
III. c im t chc k toỏn mt s phn hnh ti Cụng ty TNHH
thng mi Thnh Nguyờn
3.1. K toỏn vn bng tin v cỏc nghip v thanh toỏn
3.1.1. Trỡnh t hch toỏn vn bng tin
a) Các tài khoản sử dụng
TK 111: Tiền mặt

TK 112; Tiền gửi ngân hàng
b) Đặc điểm chung về kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Công ty sử dụng đồng tiền hạch toán là đông tiền Việt Nam.Các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đng Việt Nam theo tỷ giá theo
giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh. Chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào
TK 635, TK 515 và cuối năm chênh lệch đợc hạch toán vào TK 413.
c) Phân loại chứng từ
Chứng từ của phần hành ké toán vốn bằng tiền bao gồm:
- Chứng từ quỹ: phiu thu, phiu chi
- Chứng từ ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu chuyển khoản,
giấy uỷ nhiệm chi.
- Các chứng từ có liên quan: hoá đơn GTGT, các hợp đồng
d) Hạch toán vốn bằng tiền trên sổ kế toán
Sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng
Sổ tổng hợp: chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, sổ cái
tài khoản 111, 112
Quy trình hạch toán đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
20
e) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
Dựa vào phiếu thu và một số chứng từ có liên quan kế toán ghi:
Nợ TK 111: Thu tiền mặt nhập quỹ
Có TK 511, 512: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp
Có TK 711, 515: Thu nhập từ hoạt động tài chính..
Có TK 141, 131, 136 : Thu hồi các khoản nợ
Có TK 112: Rút tiền ngân hàng về quỹ
Dựa vào phiếu chi kế toán ghi:
Nợ TK 112: gửi tiền mặt vào ngân hàng
Nợ TK 211, 152, 153: Mua TSCĐ, công cụ dụng cụ
Nợ TK 311, 334, 338, 315: Thanh toán các khoản phải trả

Có TK 111: Chi tiền mặt tại quỹ
Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 111: Rút tiền ngân hàng về quỹ
Phiếu thu, phiếu
chi, giấy báo nợ
babáôônnnnnnoô
nonnơj
babáoôcconợ, có
Sổ quỹ tiền
mặt, TGNH
Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái tài khoản
111,112
Báo cáo
quỹ, báo
cáo
TGNH
Bảng tổng hợp phiếu
thu, chi
Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính
Sổ
đ
ă
n
g
k
í

ch
ứ
n
g
từ

gh
i
sổ
21
Nợ TK 211, 213: Mua TSCĐ bằng TGNH
Nợ TK 311, 315 Thanh toán các khoản nợ
Nợ TK 141 : Tạm ứng cho nhân viên đi công tác
Có TK 112: Chi tiền gửi ngân hàng
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán ghi:
Nợ TK 112:
Có TK 111: gửi tiền vào ngân hàng
Có TK 511: doanh thu, giá trị xây lắp, bảo dỡng
Có TK 131, 141, 136: Thu hồi các khoản nợ
3.1.2. Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp
a) Tài khoản sử dụng
TK 131: Phải thu khách hàng
TK 331: Phải trả ngời bán
b) Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn GTGT
- Phiếu chi tiền mặt, phiếu chuyển khoản ngân hàng, giấy báo có, giấy
báo nợ
- Hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
c) Hạch toán trên sổ kế toán
22

- Sổ chi tiết đợc lập riêng cho từng khách hàng và nhà cung cấp. Sổ
chi tiết đợc lập cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng để phản ánh tình hình
thanh toán trong trờng hợp Công ty chấp nhận phơng thức thanh toán chậm.
Các điều kiện thanh toán chậm đợc phản ánh đầy đủ trong Hoá đơn GTGT,
Hợp đồng xây dựng.
Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán thanh
toán thực hiện phản ánh vào các Bảng kê tổng hợp tình hình thanh toán. Trong
Bảng kê này kế toán thanh toán sẽ phản ánh nội dung các nghiệp thanh toán,
số tiền và những định khoản cần thiết. Sau đó Kế toán sẽ ký vào Bảng kê tổng
hợp và căn cứ vào đây để phản ánh vào sổ chi tiết.
Sổ chi tiết đợc Công ty mở cho từng khách hàng hoặc nhà cung cấp.
Do đặc thù của mình Công ty chỉ mở sổ chi tiết theo từng qúy. Dựa vào Bảng
kê tổng hợp, kế toán thanh toán sẽ phản ánh số d đầu kỳ, số đã thanh toán
trong kỳ và số d cuối kỳ của từng nhà cung cấp hoặc từng khách hàng.Trong
trờng hợp thanh toán bằng đồng ngoại tệ Công ty quy đổi ra đồng Việt Nam
theo giá thực tế. Cuối tháng kế toán thanh toán và kế toán trởng sẽ ký sổ chi
tiết. Ngoài ra kế toán thanh toán sẽ lập Bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với
Nhà cung cấp hoặc Khách hàng. Bảng tổng hợp chi tiết đợc sử dụng để so
sánh, đối chiếu với sổ Cái .
- Sổ tổng hợp bao gồm: Chứng từ ghi sổ, sổ đăng kí chứng từ ghi
sổ, sổ cái TK 131, 331.
Hạch toán trên sổ kế toán đựơc thể hiện qua sơ đồ sau:
23
d) Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
o Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với ngời bán
TK 331 phải mở chi tiết cho từng ngời bán

- Mua vật t căn cứ vào chứng từ nh hoá đơn, biên bản giao nhận kế
toán ghi:
Nợ TK 152, 153: Mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Nợ TK 211, 213: Mua TCSĐ đa vào sử dụng
Nợ TK 133: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Nợ TK 627,641,642: Mua dùng ngay cho sản xuất kinh doanh
Có TK 331: phải trả nhà cung cấp
- Khi trả nợ cho ngời bán kế toán ghi:
Nợ TK 331: Số nợ đã trả
Có TK 111: Trả bằng tiền mặt
Hoá đơn, hợp
đồng lắp ráp
Sổ chi tiết
thanh toán
Sổ quỹ
Chứng từ ghi s
Sổ cái tài khoản 131,
331
Bảng
tổng hợp
chi tiết
Bảng tổng hợp hoá
đơn, hợp đồng
Bảng cân đối số phát
sinh
Báo cáo tài chính
Sổ
đ
ă
n
g
k
í

ch
ứ
n
g
từ

gh
i
sổ
24
Có TK 112: Trả bằng tiền gửi ngân hàng
Có TK 311, 341: Trả bằng tiền vay
- Khi đựoc nhà cung cấp chiết khấu thanh toán, chiết khấu thơng mại,
giảm giá chấp nhận giảm nợ, kế toán ghi:
Nợ TK 331
Có TK 133: giảm thuế GTGT đợc khấu trừ
Có 152, 153:
Có TK 515;Số tiền chiết khấu thanh toán đợc hởng
- ứng trớc tiền cho nhà cung cấp để mua hàng:
Nợ TK 331
Có TK 111: ứng trớc bằng tiền mặt
Có TK 112: ứng trớc bằng tiền gửi ngân hàng
- Trờng hợp nợ phải trả ngời bán không có ai đòi, kế toán ghi:
Nợ TK 331: Xoá nợ không có ai đòi
Có TK 711: Thu nhập khác
o Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua:
- Khi bán chịu cho khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK 131: Phải thu khách hàng
Có TK 511: doanh thu bán hàng
Có TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ

- Khi chấp nhận chiết khấu cho khách hàng kế toán ghi:
Nợ TK 521: Chiết khấu thơng mại
Nợ TK 532: giảm giá hàng bán
Nợ TK 635: chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Nợ TK 3331: Thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ
Có TK 131: Phải thu khách hàng
- Khi khách hàng trả nợ kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Thu tiền nợ
Nợ TK 311: Thu nợ và thanh toán vay ngắn hạn
Có TK 131: Phải thu khách hàng
25