THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY ĐỈNH CAO

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY ĐỈNH CAO
I- KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH ĐỈNH CAO - APEXCO :
1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty TNHH Đỉnh Cao là một Công ty tư nhân hoạt động trong lĩnh vực
thương mại có tên giao dịch Quốc tế là APEX COMPANY LIMITED (APEXCO)
có trụ sở tại số 177 Bùi Thị Xuân, Quận Hai Bà Trưng, Hà nội.
Công ty TNHH Đỉnh Cao được ủy ban Nhân dân thành phố Hà nội cấp giấy
phép thành lập số 4536GP/TLDN ngày 12-8-1999, và được sở Kế hoạch và Đầu tư
Hà nội cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 072425 ngày 19 -8-1999 với ngành
nghề kinh doanh theo đăng ký là:
- Buôn bán tư liệu sản xuất: đại lý mua, bán, ký gửi, dịch vụ xúc tiến thương mại, lắp
đặt, bảo dưỡng các sản phẩm Công ty kinh doanh. Buôn bán, tư vấn, thiết kế thi
công, sửa chữa các trang thiết bị hệ thống điện tử, phòng cháy chữa cháy, thiết bị
an toàn và bảo vệ. Buôn bán khoáng sản thực phẩm, nông sản.
Vốn điều lệ của Công ty là:1.500.000.000 đồng (một tỷ năm trăm triệu
đồng).
APEXCO chuyên tư vấn, thiết kế, cung cấp, lắp đặt và bảo dưỡng các thiết bị
máy móc, dây chuyền đồng bộ cho các ngành SX trong nước bao gồm:
Chế biến nông sản, thực phẩm Cơ khí mạ, sơn
Van và nồi hơi công nghiệp Sản xuất ô tô, xe máy...
Hệ thống phòng, báo và chữa cháy Đúc, nhiệt luyện, hàn
Máy đo mầu công nghiệp (giấy, vải,sơn...) Các thiết bị đo lường
Thiết bị bảo vệ thông tin, viễn thông Thiết bị y tế, máy móc xây dựng
Nguyên vật liệu cho các ngành công nghiệp ....................................
2- Chức năng và nhiệm vụ của Công ty TNHH Đỉnh Cao
Chức năng chính của Công ty là kinh doanh NK các loại máy móc, thiết bị,
vật tư cụ thể là các loại máy móc cơ khí, dây chuyền chế biến công nghiệp, thiết bị
đo kiểm, thiết bị phòng cháy chữa cháy trong lĩnh vực đã đăng ký của Công ty.
Để thực hiện tốt các chức năng trên, Công ty phải đảm bảo chấp hành tốt các
nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch kinh doanh NK các loại máy móc thiết bị, vật
tư thuộc lĩnh vực kinh doanh của Công ty. Nâng cao năng lực làm việc của đội ngũ
cán bộ, nhân viên hiện có.
- Thực hiện kinh doanh NK những mặt hàng, vật tư nhằm đáp ứng nhu cầu trong
nước. Nắm bắt nhu cầu, thị hiếu và giá cả cũng như các yếu tố ảnh hưởng khác của
thị trường trong nước, giữ uy tín đối với khách hàng.
- Tiết kiệm và phát triển vốn kinh doanh, tuân thủ các quy định về chế độ quản lý
kinh tế của Nhà nước. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.
3- Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Tổng số cán bộ nhân viên trong Công ty là 12 người, ngoại trừ lái xe tất cả đều
có trình độ Đại học và trên Đại học. Trong đó Giám đốc, phó giám đốc, trưởng
phòng cũng như một số nhân viên kinh doanh là những người đã có nhiều năm
kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
Là Công ty tư nhân nên bộ máy quản lý khá gọn nhẹ, linh hoạt, bao gồm:
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG
KẾ TOÁN
PHÒNG KINH
DOANH
PHÒNG HÀNH
CHÍNH
4 - Thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động kinh doanh của Công ty:
Trong những năm vừa qua nhờ vào sự nỗ lực của toàn thể cán bộ, nhân viên
Công ty nên mặc dù vừa mới thành lập nhưng hoạt động kinh doanh Công ty cũng
đã đạt được những thành tựu nhất định. Tuy nhiên trong thời gian kinh doanh vừa
qua cũng xuất hiện nhiều khó khăn và thuận lợi đối với hoạt động kinh doanh của
Công ty. Cụ thể những khó khăn thuận lợi đó là:
a. Mặt thuận lợi:
Công ty APEXCO có nguồn hàng ngoại phong phú đa dạng cho phép đáp ứng
nhiều đơn hàng của nhiều đơn vị trong nhiều lĩnh vực khác nhau, nhu cầu về các

thiết bị do Công ty kinh doanh hàng năm tương đối ổn định và có chiều hướng tăng
lên - phù hợp với sự phát triển của đất nước, yêu cầu cao hơn của các ngành sản
xuất và đời sống người dân được cải thiện
Công ty đã từng cung cấp thiết bị cho nhiều đơn vị và cũng đã thiết lập được
những khách hàng truyền thống có tiềm năng lớn đảm bảo cho sự phát triển.
Công ty có đội ngũ nhân viên và cộng tác viên giàu kinh nghiệm, năng động
sáng tạo đáp ứng được yêu cầu của kinh doanh trong nền kinh tế thị trường
b. Mặt khó khăn:
Hiện nay trên thị trường xuất hiện ngày một nhiều các Công ty KD những mặt
hàng tương tự như của APEXCO do vậy cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt
Công ty APEXCO mới được thành lập vì vậy chưa có tiếng tăm lớn trên thị
trường, nên khâu tìm kiếm khách và giới thiệu Công ty trở thành hết sức quan
trọng. Công ty có số vốn không lớn, tiềm lực tài chính không cho phép Công ty
tăng cường hoạt động KD do đó đòi hỏi phải KD chắc chắn và có hiệu quả cao.
5- Cơ cấu bạn hàng, mặt hàng nhập khẩu của Công ty TNHH Đỉnh cao :
Trong quá trình phát triển, Công ty đã có quan hệ buôn bán với các bạn hàng
chủ yếu ở Đài Loan, Trung Quốc và Nhật bản trong đó có những Hãng và Tập
Đoàn nổi tiếng như SHEALIENG Corporation, MEIWA Corporation, NITTAN,
NIPPON Corporation và Công ty đang tích cực hợp tác với ngày càng nhiều bạn
hàng khác tại khắp các nước trên thế giới nhằm mở rộng mặt hàng kinh doanh và
tìm kiếm các mặt hàng phù hợp cho thị trường trong nước.
Không chỉ đối với thị trường kinh doanh, Công ty đã đổi mới cả về phương
thức nhập khẩu, kết hợp nhập khẩu trực tiếp với nhập khẩu uỷ thác, kinh doanh
dịch vụ ... đẩy mạnh kim ngạch nhập khẩu trong đó phương hướng kinh doanh chủ
yếu của Công ty là nhập khẩu trực tiếp.
Nhìn chung trong năm gần đây (2001) Công ty đã kinh doanh có lãi và đóng
góp đầy đủ vào ngân sách Nhà nước. Quyền lợi của cán bộ công nhân viên được
đảm bảo, mức thu nhập bình quân hàng năm là hơn 920.000/người/tháng.
Một số chỉ tiêu cơ bản mà Công ty đã đạt được phản ánh trên báo cáo tình hình
sản xuất kinh doanh từ 2000 đến năm 2001:

Biểu 1: Tình hình sản xuất kinh doanh từ 2000 đến năm 2001
CHỈ TIÊU Đv tính 2000 2001
I.Các khoản nộp ngân sách tr.d 685 870
1. Thuế GTGT 212 256
2. Thuế xuất nhập khẩu 408 530
3. Thuế thu nhập doanh nghiệp 15 18
4. Thuế sử dụng vốn 33 41
5. Các khoản nộp khác 17 25
II. Nhập khẩu 1000$
Tổng kim ngạch NK trực tiếp 26,160 28,453
- NK kinh doanh 2,060 2,433
- NK hàng uỷ thác 24,100 26,020
III . Tổng doanh thu tr.đ 4106 4520,1
1. Bán hàng thị trường nội địa 2576 3968,4
2. Dthu từ hàng XK( quy VNĐ) 180 225
3. Doanh thu dịch vụ 3926 326,7
IV. Lợi nhuận thực hiện tr.đ 107 145
V. Các chỉ tiêu quản lý lao động tiền lương
1. Tổng quỹ lương tr.đ 59 63
2. Thu nhập bình quân/người ngđ/ng 735 852

6- Hệ thống các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh hoạt động tiêu
thụ hàng hoá nhập khẩu tại Công ty :
Là một Công ty TNHH kinh doanh XNK, tiến hành kinh doanh nhiều mặt
hàng theo nhiều phương thức khác nhau trên nhiều thị trường, nên Công ty TNHH
Đỉnh Cao - APEXCO đã cố gắng tổ chức công tác kế toán sao cho phù hợp thực tế
của Công ty và theo đúng chế độ, chính sách, qui định hiện hành của Nhà nước.
Công ty luôn chú trọng nghiên cứu và đổi mới để phù hợp tình hình hoạt động kinh
doanh của Công ty và hạch toán kế toán đã trở thành nhân tố quan trọng trong việc
thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản, giúp hoạt động có hiệu quả,

đóng góp vào quá trình phát triển của nền kinh tế.
6.1- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa NK:
Là một công ty kinh doanh hàng hóa và NK với quy mô nhỏ, các hình thức
mua và bán hàng hóa đơn giản, do đó, số lượng tài khoản Công ty sử dụng không
nhiều. Hiện nay, Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO đang áp dụng hệ thống tài
khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐkế toán của
Bộ trưởng Bộ Tài Chính ngày 1/11/1995. Để phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc
điểm hoạt động kinh doanh của Công ty nên hệ thống tài khoản cấp một được mở
khoảng 30 loại tài khoản để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra Công ty đã đăng ký mở
thêm một số tài khoản cấp hai tuỳ thuộc vào đặc thù của từng loại mặt hàng kinh
doanh cũng như yêu cầu quản lý chung của Công ty.
6.2 Hoạt động tổ chức kế toán áp dụng tại Công ty:
Tại Công ty hiện nay đã sử dụng máy vi tính trong việc thu nhận, xử lý, lưu
trữ số liệu, kiểm tra giám sát tình hình sản xuất kinh doanh XNK của Công ty.Vì
vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, công tác kế toán của doanh
nghiệp vì thế mà đựoc tiến hành nhanh chóng, gọn nhẹ. Các chứng từ được kế toán
viên sắp xếp phân loại và sau đó nhập, xử lý máy tính theo quy trình sau :
Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyền hàng nhập khẩu:
(1)
(2)

(3) (4) (5)
6.3-Báo cáo Tài chính của Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO:
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 hàng năm đến 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND.
- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá thực tế mua bán và tỷ giá
bình quân của thị trường liên ngân hàng.
- Phương pháp kế toán tài sản cố định:
Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá thực tế và giá trị còn lại.
Phương pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao theo phương pháp tuyến tính.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá: Theo giá trị thực tế.
Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo giá bình quân.
Chứng từ gốc
Kế toán tiến hành phân loại và
nhập chứng từ vào máy tính
Khai báo yêu cầu thông tin
đầu ra cho máy tính
Sổ chi tiết, bảng kê
chứng từ, sổ tổng
hợp, bảng kê, nhật
ký chứng từ
Sổ cái TK156,
TK131, TK331,
TK511, .. .TK911
Báo cáo tài chính (Bảng
cân đối kế toán, báo cáo
KQKD, báo cáo lưu
chuyển tiền tệ)
hương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
Hàng năm, Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình
hình kinh tế tài chính của doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh
và báo cáo các cơ quan Nhà nước.
Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO sử dụng các báo cáo tài chính sau:
-Bảng cân đối kế toán(B01-DN)
-Bảng báo cáo kết quả kinh doanh(B02-DN)
-Bảng thuyết minh báo cáo tài chính(B04-DN)
II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
Ngay những ngày đầu mới thành lập, với chức năng và nhiệm vụ của
mình, Công ty đã có quan hệ làm ăn với các đối tác nước ngoài. Do đó, đội ngũ cán

bộ, đặc biệt là cán bộ các phòng kinh doanh và đội ngũ kế toán có khá nhiều kinh
nghiệm trong hoạt động kinh doanh XNK và trong các quan hệ làm ăn với các đối
tác nước ngoài. Hoạt động KD NK là hoạt động diễn ra khá thường xuyên trong
công tác kế toán của Công ty. Đó là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chính
xác và đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh từ khâu NK đến khâu bán hàng NK
Để đáp ứng nhu cầu NK trong điều kiện hiện nay, Công ty tổ chức kết hợp cả
hai hình thức NK trực tiếp để kinh doanh và NK uỷ thác cho các khách hàng có
nhu cầu. Khi NK hàng hóa, Công ty thương mại áp dụng diều kiện giá CIF-
Incoterm 90 và vận chuyển hàng hóa NK theo cả 3 loại hình vận tải: đường biển,
đường hàng không, đường sắt tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng ngoại.
1 Tổ chức kế toán nghiệp vụ nhập khẩu theo hình thức trực tiếp :
Thực chất của hoạt động NK trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tác
nước ngoài để tiêu thụ trong nước. Bởi vậy, hoạt động kinh doanh đối ngoại
thường phức tạp hơn các hoạt động đối nội vì rất nhiều lẽ chẳng hạn như bạn hàng
ở cách xa nhau, hệ thống tài chính-tiền tệ khác nhau, hoạt động chịu sự điều tiết
của nhiều hệ thống pháp luật... Ngành hàng kinh doanh của Công ty là các mặt hàng:
Máy móc công nghiệp, dây chuyền sản xuất, thiết bị PCCC, thiết bị an toàn bảo vệ,
thiết bị đo lường kiểm tra, thiết bị phòng thí nghiệm...Các mặt hàng được Công ty NK
có tính chất: đây là các thiết bị có hàm lượng công nghệ cao, hiện đại, có tính chuyên
dụng, và đòi hỏi người cung cấp phải có kiến thức nhất định và phải được đào tạo cơ
bản. Đây không phải là hàng tiêu dùng thông thường phục vụ đời sống mà là hàng công
nghiệp phục vụ chủ yếu cho việc sản xuất và nghiên cứu. Thị trường NK của Công ty
rất đa dạng, bất cứ thị trường nào có nguồn hàng chất lượng và rẻ đều là bạn hàng của
Công ty. Một số thị trường quen thuộc như: Nhật, TQ, Đài Loan...
Công tác tiêu thụ hàng hóa NK của Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO được thực
hiện qua hai giai đoạn.
Giai đoạn1: Nhập khẩu hàng hóa
- Quy trình hoạt động NKHH ở Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO
Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty đã thực hiện trình tự sau
gồm 10 bước:

- Bước 1: Ký kết kinh doanh nhập khẩu
Mua
bảo
hiểm
Thuê
phương
tiện vận
MởL/C
hay
điệnchuyể
Xin giấy
phép nhập
khẩu
Ký kết
kinh
doanh
Làm
thủ tục
Tiến hành
giao nhận
Kiểm
tra
Làm
thủ tục
Khiếu nại về
hàng hóa
Tùy theo thương vụ nhập khẩu mà Công ty có thể lựa chọn phương thức đàm phán
phù hợp để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa hoặc có thể căn cứ vào "Đơn chào
hàng" gửi từ phía nhà cung cấp.
- Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu.

Tuy nhiên, thực tế những mặt hàng NK của Công ty thường không bị hạn chế và
nằm trong danh mục những hàng hoá phải xin giấy phép NK, do đó cán bộ kinh doanh
của Công ty không phải thực hiện bước này.
- Bước 3: Mở L/C hoặc điện chuyển tiền khi bên bán thông báo (Đây cũng chính là
hai phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với bạn hàng)
 Mở L/C: Nếu hợp đồng NK quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C thì Công ty tiến
hành các thủ tục mở L/C với ngân hàng được chọn. Thời gian mở L/C nếu hợp đồng
không quy định thì phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng. Khi mở L/C, phòng kinh
doanh làm thủ tục để mở L/C cho người bán. Thủ tục gồm: đơn xin mở L/C theo mẫu
của Ngân hàng cùng với hợp đồng bán hàng nội địa (bản sao) và hợp đồng mua hàng
nước ngoài (bản sao) kèm theo giấy ủy quyền của giám đốc đưa phòng kế toán để kế
toán ngân hàng đưa ra ngân hàng mở L/C. Thủ tục này kèm với hai ủy nhiệm chi: một
ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C (trong trường hợp công ty đặt tài khoản tại ngân hàng
này) và một ủy nhiệm chi để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ
gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì ngân hàng sẽ kiểm tra và sau đó yêu cầu cán bộ
công ty phải kiểm tra lại, nếu thấy hợp lệ thì ký đồng ý trả tiền cho ngân hàng và nhận
chứng từ gốc kèm theo chữ ký hậu của ngân hàng về để đi nhận hàng.
 Điện chuyển tiền: Cán bộ KD sẽ xin mẫu của ngân hàng và sau đó đánh dấu vào
mục điện chuyển tiền kèm theo các giấy tờ như hợp đồng bán hàng nội địa, hợp đồng
mua hàng nước ngoài và mang sang phòng kế toán. Các bước sau giống như mở L/C.
Ngoài ra, Công ty còn áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác mà người bán
yêu cầu như: thanh toán bằng séc (thanh toán trực tiếp cho người bán), ủy nhiệm chi,
phương thức thanh toán bằng tài khoản đặc biệt, hàng đổi hàng...
- Bước 4: Thuê phương tiện vận chuyển.
Hoạt động chủ yếu của Công ty TNHH Đỉnh cao là NK hàng hoá từ các nước ngoài
theo hình thức nhập CIF, do đó Công ty không phải thuê phương tiện vận tải.
- Bước 5: Mua bảo hiểm hàng hóa.
Việc chuyên chở hàng hóa thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất nên Công ty rất cần mua
bảo hiểm. Hầu hết các hợp đồng bảo hiểm của công ty đều ký với Tổng công ty bảo
hiểm Việt Nam (Bảo Việt). Do đặc thù, tính chất của hàng hoá mà công ty có thể lựa

chọn loại hợp đồng bảo hiểm cho phù hợp.
- Bước 6: Làm thủ tục Hải quan: (bao gồm ba bước chủ yếu sau)
 Khai báo Hải quan
 Xuất trình hàng hóa
 Thực hiện quyết định của Hải quan
- Bước 7: Tiến hành giao nhận hàng.
Theo quy định của Nhà nước, các cơ quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhận
hàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào nên cán bộ kinh
doanh chỉ cần hoàn thành các công việc như đã được nêu trong chương I.
-Bước 8: Kiểm tra hàng hóa.
Việc kiểm tra hàng hoá của công ty được uỷ thác cho các công ty kiểm định chuyên
nghiệp như công ty Vina control. Quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu nhất thiết phải có
sự chứng kiến của người đại diện công ty.
- Bước 9: Làm thủ tục thanh toán.
- Bước 10: Khiếu nại (nếu có)
Trong thời gian hoạt động của mình, do công ty thận trọng trong việc ký kết các
hợp đồng nhập khẩu, mặt khác hoạt động kiểm tra giám sát hàng hoá được công ty
tiến hành một cách nghiêm túc. Vì vậy, cho đến nay công ty vẫn chưa gặp một
trường hợp sai sót cũng như khiếu nại trong hoạt động kinh doanh của mình.
Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp tại Công
ty, ta xét ví dụ về nhập khẩu mặt hàng máy Phân tích chất lượng nước vào quý III
năm 2000 trong công ty như sau:
1.1 Về thủ tục nhập khẩu :
Phòng kinh doanh số 3 tiến hành nghiên cứu, tiếp cận thị trường trong và
ngoài nước (nhận biết hàng hóa, nắm vững thị trường nước ngoài cung cấp hàng
NK và thị trường trong nước tiêu thụ hàng NK, lựa chọn khách hàng...) để nắm
vững những thông tin về loại máy phân tích này trên thị trường, từ đó xác định
được nhu cầu về loại hàng này, từ đó đề xuất phương án KD NK số 8 NKD/P3.
Phương án kinh doanh mua máy phân tích chất lượng nước (lập ngày 11/7)
tiến hành nhập về 3 thùng trong đó có 1 thùng SS - 7 và 2 thùng SS - 8 từ Công ty Itochu

Corporation, Tokyo - Nhật Bản để bán cho Viện công nghiệp thực phẩm theo hợp đồng
nội ký kết cung cấp mặt hàng này cùng ngày 11/7.
Sau khi đánh giá hiệu quả và phê duyệt phương án kinh doanh NK máy phân
tích chất lượng nước, phòng kinh doanh 3, Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO
và bên đối tác Itochu Corporation đã trao đổi qua lại bằng fax để sửa đổi một số
điều khoản, và cả hai bên đã đi đến thống nhất ký kết “Hợp đồng ngoại” ngày
11/7/2000. Hợp đồng ngoại được lập dựa trên cơ sở của đơn đặt hàng với các điều
khoản đã được sửa đổi. Hợp đồng do phòng kinh doanh 3 lập (2 bản bằng tiếng
Anh, 2 bản bằng tiềng Việt). Sau khi ban giám đốc thông qua, tiến hành gửi một
bản tiếng Anh cho Công ty Itochu Corporation, Tokyo
Nội dung của bản hợp đồng gồm một số điều khoản sau:
HỢP ĐỒNG Số: BFS - MPS 25
Ký kết giữa: Ngày 11 / 07 / 2000
- Đơn vị nhập khẩu ( bên mua ): Công ty TNHH Đỉnh Cao - APEXCO.
Địa chỉ: Số 177 Bùi thị Xuân, Hà Nội, Việt Nam.
Fax : 9783238 Tel : 9783236
- Đơn vị xuất khẩu ( bên bán ): Công ty Itochu Corporation.
Địa chỉ : 5-1, Kita-Aoyama 2-chome, Minato-ku,Tokyo 107-77, Japan.
Fax : 81.3.5414.8372 Tel : J23111 ITOCHU
Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền
SS - 7 1 thùng 34.500 JPY 34.500 JPY
SS - 8 2 thùng 55.000 JPY 110.000 JPY
3 thùng 144.500 JPY
- Ngày giao hàng: 07 / 08 / 2000
- Phương thức thanh toán: Thanh toán trước cho ngân hàng Dai-ichi tại Tokyo.
- Tài khoản số: 0100518 - theo phương thức điện chuyển tiền.
- Vận chuyển bằng đường biển. Container 20 fit
- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam.
- Kiểm tra: Bên XK là chịu trách nhiệm cuối cùng về nguồn gốc hàng hóa.
APEXCO CO.LTD ITOCHU CORPORATION

Ngày 12 / 07 / 2000: Cán bộ kinh doanh Công ty TNHH Đỉnh Cao -
APEXCO điền mẫu điện chuyển tiền và nộp thủ tục kèm theo để kế toán thanh
toán ngoại mang nộp ngân hàng
I.2 Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:
I.2.1 Tổ chức chứng từ :
 Các chứng từ sử dụng :
- Hợp đồng nhập khẩu
- Bộ chứng từ nhập khẩu gồm:
+ Hoá đơn thương mại + Giấy chứng nhận phẩm chất
+ Chứng từ bảo hiểm
+ Giấy chứng nhận số lượng,
. trọng lượng
+ Giấy chứng nhận xuất xứ
+ Phiếu đóng gói
- Chứng từ hải quan: Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (Tờ khai hải quan), Giấy
phép nhập khẩu (nếu có)
- Chứng từ kho hàng: Biên lai kho hàng, chứng chỉ lưu kho
- Chứng vận tải trong nước hay còn gọi là vận đơn trong nước.
- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng
- Phiếu chi tiền mặt, séc, phiếu thanh toán tạm ứng trả cho chi phí NK
- Bảng kê tính thuế, giấy thông báo thuế,quyết định của hải quan về việc điều
chỉnh thuế, biên lai thuế nhập khẩu, GTGT hàng nhập khẩu...
Theo hợp đồng ngoại ký kết trên, phương thức thanh toán hai bên thoả thuận
là theo phương thức điện chuyển tiền, trả trước tiền hàng cho đối tác XK. Phương
thức này khá mạo hiểm đối với nhà XK, vì vậy phương thức này thường được
dùng để thanh toán với các hợp đồng nhỏ, hai bên có độ tin cậy lẫn nhau.
 Trình tự luân chuyển chứng từ: Quy trình thanh toán hàng hóa nhập khẩu theo
phương thức điện chuyển tiền của công ty diễn ra như sau:
(2)
(5) (1)

(3)
(4)
Ngân hàng đại lýNgân hàng chuyển
tiền
Người hưởng lợi
(nhà Xuất khẩu)
Người chuyển tiền
(nhà Nhập khẩu)
Bước 1: Sau khi thoả thuận ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, ngày 12/07,
công ty sẽ lệnh cho ngân hàng Vietcombank chuyển tiền đến cho ngân hàng đại lý
ở Nhật (ngân hàng Dai-ichi) để trả tiền trước. Việc trả tiền trước kèm điều kiện yêu
cầu ngân hàng Dai-ichi của đối tác XK phải đứng ra bảo lãnh cho đối tác XK khi
gặp rủi ro trong thanh toán chuyển hàng NK cho Công ty TNHH Đỉnh Cao
Bước 2: Ngày 12/07, ngân hàng chuyển tiền thấy sự bảo lãnh của ngân hàng
Dai-ichi là hợp lệ thì sẽ trích tài khoản của Công ty TNHH Đỉnh Cao để chuyển
tiền cho ngân hàng Dai-ichi và gửi giấy báo nợ, báo đã thanh toán cho người XK.
Bước 3: Ngân hàng Dai-ichi chuyển tiền cho đối tác XK.
Bước 4: Sau khi nhận được tiền thanh toán trước, đối tác XK cung cấp hàng
hóa, dịch vụ cho Công ty đồng thời chuyển giao toàn bộ chứng từ cho công ty
Bước 5: Ngân hàng chuyển tiền kiểm tra và gửi cho Công ty TNHH Đỉnh Cao -
APEXCO bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo hợp đồng thoả thuận. Công ty sẽ tiến
hành nhận hàng tại cảng.
-Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, hàng hóa NK sẽ bán thẳng theo hợp đồng nội đã ký.
Chi phí liên quan đến bốc dỡ, vận chuyển giao bán thẳng đều phải có giấy tờ kèm
theo để sau này kế toán có căn cứ hạch toán.
- Tất cả các chứng từ đều được chuyển cho phòng tài chính - kế toán một bộ
để làm căn cứ hạch toán chi tiết và tổng hợp.
1.2.2- Tố chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:
Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chính
xác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hóa

NK. Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quá trình
tiêu thụ hàng hóa NK và sử dụng tỷ giá thực tế do ngân hàng ngoại thương
(Vietcombank) công bố tại thời điểm thanh toán.
- Sổ sách kế toán : Hình thức tổ chức sổ kế toán mà công ty sử dụng là hình thức
Nhật ký chứng từ và áp dụng trên máy vi tính. Vì vậy hàng ngày kế toán công ty chỉ
cần nhập các số liệu vào máy theo từng nghiệp vụ phát sinh, máy sẽ tự động ghi vào
các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan. Để ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ
phát sinh trong hoạt động NK hàng hóa, KT sử dụng các loại sổ sau:
TK SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
1111 - Sổ Quỹ tiền mặt. - Sổ NKCT 1.
1121
1122
- Sổ Tiền gửi ngân hàng.
- Sổ chi tiết TK ngân hàng
- Sổ NKCT 2.
133 - Sổ theo dõi thuế GTGT. - NKCT 10 (TK 133).
144 - Sổ chi tiết TK 144. - Sổ Cái TK 144
156 - Sổ chi tiết TK 156. - Bảng kê số 8( TK156 ) sổ Cái TK 156
331 - Sổ chi tiết công nợ (TK 331).
- Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng.
- NKCT 5.
- Sổ Cái TK 331
3331 - Sổ theo dõi thuế GTGT. - NKCT 10 (TK 3331).
3333 - Sổ chi tiết TK theo TK đối ứng. - NKCT 10 (TK 3331).
413 - Sổ chi tiết tài khoản 413 - Sổ Cái tài khoản 413
642 - Sổ chi tiết tài khoản 642 -Bảng tổng hợp số phát sinh TK 642
Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, quý, năm được hạch toán trên các sổ
chi tiết tài khoản đối ứng từ căn cứ các chứng từ, sau đó cuối ngày, cuối tháng-
quý-năm máy tính sẽ tổng hợp và vào các sổ TH như NK - CT, bảng kê, sổ cái
TK...

Quy trình hạch toán ghi sổ quá trình NK trực tiếp :

(1)

(1) (1) (1)


(2)

(2)

(2)

(2)

Chứng từ kế toán
NKCT khác
Sổ chi tiết TK 156Sổ theo dõi thuế Sổ chi tiết TK 331
NKCT số 5NKCT số 10 Bảng kê số 8

(3)


(4)

Theo ví dụ trên, quy trình hạch toán và vào sổ các nghiệp vụ phát sinh của quá
trình NK mặt hàng máy phân tích lượng nước được kế toán thực hiện như sau:
- Nhà cung cấp ITOCHU Corporation Ltd, Japan là bạn hàng lâu năm và có
mật độ giao dịch thường xuyên với công ty, vì vậy để theo dõi tình hình thanh toán
công nợ với nhà cung cấp này, công ty đã mở sổ chi tiết công nợ TK 331 - Phải trả

cho người bán riêng cho nhà cung cấp ITOCHU. Theo hợp đồng NK trực tiếp trên,
điều khoản thanh toán thoả thuận trả trước tiền hàng bằng TTR.
- Ngày 12/07/2000 : Ngân hàng thực hiện điện chuyển tiền trả trước cho nhà
cung cấp ITOCHU
- Ngày 10/08/2000 : Hàng về cảng và bộ chứng từ đã được Phòng KD làm
thủ tục hợp lệ chuyển cho phòng kế toán. Kế toán thanh toán ngoại tiến hành theo
dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp trên sổ chi tiết công nợ mở riêng cho nhà
cung cấp ITOCHU, dựa trên các chứng từ kế toán gốc, hàng ngày kế toán thanh
toán tiến hành vào sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhà cung cấp
ITOCHU, cuối tháng số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết công nợ sẽ được máy tính tự
động vào sổ NK - CT 5 theo dõi TK 331 - Phải trả người bán. Cuối tháng khoá sổ
NK-CT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoản
liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKTC 5 để ghi sổ cái TK 331. Đúng với
quy trình trên, theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp ITOCHU .
Sổ cái các TK
Báo cáo
- Mặt khác, cùng với quá trình theo dõi thanh toán công nợ với người bán, theo
dõi thuế, kế toán tiến hành theo dõi và ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến
nhập xuất hàng hoá NK. Mặt hàng này đã được ký kết hợp đồng nội với Viện CN
thực phẩm nên hàng được chuyển bán ngay sau khi hoàn thành thủ tục NK, để tiện
cho việc theo dõi giá vốn của hàng NK KD không qua kho, bộ phận kế toán đã lập
phiếu nhập kho hàng KD giao nhận thẳng để có căn cứ hạch toán khi hàng xuất
giao cho khách hàng.
PHIẾU NHẬP KHO HÀNG KINH DOANH GIAO NHẬN THẲNG
Ngày 10 / 08 / 2000 Tên người nhập kho: Phòng kinh doanh 3

ST
T
Tên hàng Đvtính Số lượng
Đơn giá

( JPY)
Thành tiền
(JPY)
Thành tiền
(VNĐ)
Xin nhập Thực nhập
01
máy phân tích
chấtlượngnước
Thùng
SS - 7 ‘’ 1 1 34.500 34.500 4.370.000
SS - 8 '' 2 2 55.000 110.000 13.933.333
Cộng 3 3 144.500 18.303.333
(Thành tiền: Mười tám triệu ba trăm linh ba nghìn ba trăm ba mươi ba đồng chẵn)
Hàng NK trực tiếp để KD của công ty chủ yếu được nhập về giao thẳng cho
khách hàng mà không qua kho, nên công việc hạch toán chi tiết hàng hóa NK đã
không theo đúng chế độ là theo dõi song song cả hạch toán chi tiết ở cả kho và trên
phòng kế toán và hạch toán tổng hợp do phòng kế toán mà phòng kế toán chỉ lập
phiếu nhập và xuất kho hàng hóa KD giao thẳng để theo dõi lượng hàng ra vào và
cũng để có căn cứ ghi nhận giá vốn hàng bán ra mà không tiến hành theo dõi hạch
toán chi tiết số lượng hàng NK. Việc hạch toán hàng hóa NK về cảng không qua
kho nhưng kế toán lại theo dõi trên sổ chi tiết TK 1561 và cũng không có sổ theo
dõi chi phí thu mua hàng mà gộp chung các phí tổn phát sinh trong quá trình NK
vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Toàn bộ hoá đơn mua hàng hoá đã mua, đã thanh toán hoặc đã chấp nhận
thanh toán được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ chi tiết theo tài khoản đối ứng TK
156 - Hàng hoá - Đối tượng: máy phân tích chất lượng nước, sau đó chứng từ
được luân chuyển để ghi sổ tiếp vào bảng kê số 8 theo dõi nhập xuất trong tháng
của hàng hoá NK. Phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến nhập xuất lô hàng này
được thực hiện như sau :

Cuối tháng hoặc cuối quý dựa vào bảng kê số 8 máy tính tổng hợp ghi sổ và
khoá sổ NKCT số 8, xác định tổng phát sinh Có của TK 156 , đối ứng của các tài
khoản liên quan để ghi sổ cái .
MẪU 7 SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày: 01/08/2000 đến ngày: 31/08/2000.
Tài khoản 156-Hàng hoá.
Dư Nợ đầu tháng 5.301.904.850
Dư Có đầu tháng 0
Dư Nợ cuối tháng 4.303.483.061
Dư Có cuối tháng 0
Chứng từ Diễn giải Số hiệu
tài khoản
Phát sinh
Ngày Số CT
Nợ
Có
10/08
12/08
82
400
Số trang trước chuyển sang
máy phân tích chất lượng nước
Kết chuyển giá vốn lô máy phân
tích chất lượng nước
331
632
144.500
x x xx x
xxxxxx
144.500

Cộng
30.370.697.315 31.369.119.104