7 bí quyết giúp bạn tập trung làm việc

7 bí quyết giúp bạn tập trung làm việc
Thực trạng nhân viên đảm nhận nhiều công việc khác nhau ngày càng
trở nên phổ biến. Thậm chí, nếu cố gắng tập trung vào một công việc,
bạn cũng không tránh khỏi nguy cơ bị làm đứt quãng bởi hàng chục e-
mail, tin nhắn, điện thoại phải kiểm tra và trả lời.
Nếu bạn bắt đầu cảm thấy không thể làm việc hiệu quả vì luôn bị gián đoạn,
các lời khuyên sau sẽ giúp bạn giải toả lo lắng này:
1. Tạo cho bạn một khoảng thời gian “bất khả xâm phạm”
Các đồng nghiệp thường đến tham khảo ý kiến của bạn, điều này có nghĩa
là bạn phải ngừng công việc đang làm. Bạn nên tạo cho mình các khoảng
thời gian “bất khả xâm phạm”. Đóng cửa lại và dán trước phòng ghi chú
“Vui lòng đừng làm phiền”.
Hãy xác định các khoảng thời gian này trong lịch làm việc và thông báo với
mọi người. Nếu bạn làm việc chung phòng với nhiều người, hãy đi đến
phòng họp nơi mọi người không dễ dàng tìm thấy bạn hay ngồi quay lưng
lại với các đồng nghiệp.
Cuối cùng, hãy học cách nói “Không”. Bạn không cần phải xin lỗi hay giải
thích dài dòng. Chỉ đơn giản nói rằng hiện bạn không rảnh để giúp đỡ ai
khác. Những người đồng nghiệp tốt sẽ hiểu điều này.
2. Đừng đọc và trả lời tất cả các tin nhắn
Bạn bè và gia đình gửi tin nhắn đến bạn hàng giờ? Bạn muốn đọc tất cả
các e-mail khi vừa nhận được, hãy tự kiềm chế và tiếp tục làm việc. Hãy tạo
ra một tài khoản e-mail cá nhân và chỉ kiểm tra khi ở nhà.
Nếu bạn có nhiều tài khoản e-mail, hãy đọc các tin nhắn ngoài công việc
vào một thời điểm nhất định trong ngày, ví dụ giờ ăn trưa và tập thói quen
tự động xoá đi các thư quảng cáo.
3. Tắt chương trình Instant Message
Đây là chương trình vô cùng phổ biến hiện nay, tuy nhiên chúng lại là kẻ thù
chính của sự tập trung. Nếu máy tính của bạn được cài đặt chương trình
này, luôn để nó trong tình trạng bận. Hãy thông báo với bạn bè rằng bạn
không thể trò chuyện với họ và sẽ liên lạc bằng điện thoại sau.

4. Lập kế hoạch cho thời gian sử dụng điện thoại
Sử dụng điện thoại là cần thiết cho hầu hết mọi người, tuy nhiên có một vài
cách giúp chúng ta sử dụng công cụ này một cách hiệu quả hơn.Trước hết,
hãy lập kế hoạch cho các cuộc gọi quan trọng bằng cách viết ra các điểm
chính và câu hỏi cần đặt ra. Việc này sẽ giảm bớt thời gian gọi lại.
Nếu máy điện thoại của bạn có chức năng hiển thị số gọi đến, đừng trả lời
các số lạ và sử dụng voice mail kiểm tra cuộc gọi. Nhờ thế, bạn có thể gọi
lại cho những người cần thiết vào thời điểm thuận tiện hơn.
5. Giải lao
Bạn đã quá mệt mỏi và đầu đang quay như chong chóng phải không? Bạn
chắc chắn không thể tập trung trong trạng thái tinh thần như thế. Hãy rời
khỏi bàn làm việc trong vài phút để đầu óc tỉnh táo và bắt đầu lấy lại tập
trung. Bạn có thể đi bộ, duỗi người, làm vài động tác yoga, hay nhắm mắt
lại và hít thở sâu.
6. Viết các công việc ra giấy
Thỉnh thoảng, bạn cần có một bảng nhắc nhở công việc để có thể tập trung.
Hãy đặt một tấm bảng nhỏ bên cạnh máy vi tính để bạn có thể tra ngày
tháng và kiểm tra tiến độ thực hiện công việc. Cách làm này sẽ giúp bạn tập
trung vào từng nhiệm vụ và mang đến cảm giác thành công mỗi lần một
mục nào đó được gạch đi trong danh sách.
7. Ngăn nắp
Sẽ vô cùng khó khăn để tập trung nếu bàn làm việc của bạn bày biện lung
tung. Hãy bỏ ra chút ít thời gian để dọn dẹp chỗ ngồi của bạn. Bạn nên sắp
xếp các hồ sơ quan trọng gần mình và cất đi các thông tin cũ.
Hãy ném đi các vật không cần thiết cũng như xoá đi các trò chơi, bức hình
vui nhộn hay các trò tiêu khiển giết thời gian khác. Kết quả là, bạn không
cần phải tốn thời gian mỗi ngày để tìm kiếm các hồ sơ hay cây bút mực nào
đó.