TÌNH HÌNH THỰC TẾ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 6 THĂNG LONG

Chuyên đề tốt nghiệp
Chơng 2
Tình Hình Thực Tế tổ chức kế toán nguyên vật liệu Tại công ty
cổ phần xây dựng số 6 Thăng Long
2.1. Đặc điểm chung của công ty :
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty xây dựng số 6 Thăng Long là 1 doanh nghiệp nhà nớc, hạch toán
độc lập, chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty xây dựng Thăng Long thuộc Bộ
Giao thông vận tải.
Tiền thân là nhà máy bê tông mộc thuộc liên hiệp các xí nghiệp xây dựng
cầu Thăng Long - Bộ giao thông vận tải, Nhà máy đợc thành lập ngày 31 tháng 12
năm 1973 với nhiệm vụ chính là: Sản xuất dầm dự ứng lực 33m và cọc ống 550
phục vụ thi công xây dựng cầu Thăng Long.
Năm 1985 sau khi cầu Thăng Long đợc hoàn thành, công ty đổi tên là Nhà
máy bê tông Thăng Long.Tháng 10 năm 1992 Nhà máy bê tông Thăng Long đợc
đổi tên là công ty xây lắp và sản xuất bê tông Thăng Long theo quyết định số
1310/BGT/TCLD và nghị định số 338/BGTVT ngày 25 tháng 5 năm 1992 về việc
thành lập lại doanh nghiệp nhà nớc. Tháng 5 năm 1998 theo quyết định số
552/QĐ/TCTB/LĐ của BGTVT, công ty xây lắp và sản xuất bê tông Thăng Long
đợc đổi tên thành công ty xây dựng Thăng Long.
Đến tháng 2 năm 2000, công ty xây dựng Thăng Long đợc đổi tên thành
công ty xây dựng số 6 Thăng Long theo quyết định số 3113/1999/QĐ/GTVT ngày
9 tháng 11 năm 1999 của bộ trởng Bộ giao thông vận tải.
Đến tháng 6/2006 Công ty tiến hành cổ phần hoá chuyển thành Công ty cổ
phần Xây dựng số 6 Thăng long với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là:
1. Xây dựng các công trình giao thông, công nghiệp, thuỷ lợi, dân dụng.
2. Sản xuất các cấu kiện bê tông đúc sẵn
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
Chuyên đề tốt nghiệp
3. Kinh doanh bất động sản
4. Thực hiện các dự án BOT

5. Kinh doanh khách sạn và du lịch
Từ đó đến nay, mọi giao dịch trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty đều sử dụng tên: Công ty Cổ phần Xây dựng số 6 Thăng Long.
Trụ sở giao dịch: Công ty cổ phần xây dựng số 6 Thăng Long, Thôn Cổ điển
Xã Hải Bối- Đông Anh- Hà Nội.
Điện thoại: 04.8810266
Fax: 04.8810057
Mã số thuế: 0100105750
Ngoài ra công ty còn có một chi nhánh tại thị xã Móng cái, Quảng Ninh và
một ban đại diện tại thành phố Cần Thơ, tỉnh Cần Thơ.
2.1.2. Mô hình tổ chức quản lý và kinh doanh ở công ty:
Công ty cổ phần Xây dựng số 6 Thăng long đợc tổ chức theo mô hình trực
tuyến chức năng: Mô tả theo sơ dới đây:
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
2
Đại Hội Đồng Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị Ban kiểm soát
Ban giám đốc
Phòng
Kỹ
Thuật
Phòng
kế
hoạch
Phòng
thiết
Bị vật
tư
Phòng tổ
chức hành

chính
Đội 601
Đội
603
Đội
604
Đội
608
Đội
TCCG
Xởng
Bêtông
TTTN
Phòng
Tài vụ
Chuyên đề tốt nghiệp
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban:
- Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông cố quyền biểu , là cơ quan
quyết định cao nhất của công ty
-Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý cao nhất công ty. Hội đồng quản trị
có 5 thành viên do đại hội đồng bầu hoặc bãi miễn với đa số phiếu theo hình thức
trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín.
- Ban giám đốc: Gồm 1 giám đốc và 4 phó giám đốc giúp việc. Gíam đốc là
nguời đứng đầu trong bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh cuả công ty, là ngời
duy nhất đại diện hợp pháp của công ty. Giám đốc có trách nhiệm tổ chức điều
hành mọi họat động sản xuất kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trớc pháp
luật và nhà nớc về quá trình phát triển, bảo toàn vốn và kết quả sản xuất kinh
doanh của đơn vị.
- Ban kiểm soát : Là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động
kinh doanh quản trị về điều hành công ty

Ban kiểm soát gồm 3 thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãI miễn
với đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín
+ Phòng Tài chính kế toán: Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về việc tổ chức
công tác hạch toán kế toán trong toàn đợn vị. Lập báo cáo tài chính, phân tích và đ-
a ra các dự báo tài chính và kế hoạch phát triển, bảo toàn vốn sản xuất kinh doanh.
+ Phòng Kế hoạch hợp đồng: Lập các kế hoạch sản xuất kinh doanh và triển
khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. Thực hiện các hợp đồng kinh tế và
theo dõi tiến độ thực hiện của các hợp đồng kinh tế. Lập các hồ sơ dự thầu và chịu
trách nhiệm chính về kết quả công tác đấu thầu.
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
3
Chuyên đề tốt nghiệp
+ Phòng kỹ thuật tổng hợp: Chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác theo dõi
giám sát thi công, nghiệm thu kỹ thuật. Lập các định mức tiêu hao trên cơ sở các
bản thi công.
+ Phòng tổ chức hành chính: Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác tổ chức,
bố trí, điều động cán bộ đáp ứng yêu cầu của sản xuất. Lập định mức tiền lơng,
tính toán và theo dõi việc thực hiện định mức tiền lơng. Làm các công tác hành
chính khác .
+ Phòng vật t: Chịu trách nhiệm cung ứng các loại vật t phục vụ yêu cầu của
sản xuất, đồng thời theo dõi việc thực hiện các định mức tiêu hao nguyên vật liệu.
+ Phòng y tế: Thực hiện công tác khám, chữa bệnh thờng xuyên và định kỳ
cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty.
+ Phòng bảo vệ: Chịu trách nhiệm đảm bảo công tác an ninh trật tự và quốc
phòng trong toàn đơn vị.
Mỗi phòng ban có một vị trí, chức năng riêng nhng lại có mối quan hệ mật
thiết với nhau, đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban giám đốc và tất cả đều vì mục
đích cuối cùng là sự sống còn và phát triển của Công ty trong cơ chế thị trờng.
Lực lợng lao động của công ty đợc tổ chức thành các tổ, đội sản xuất. Mỗi
đội sản xuất lại phụ trách thi công trọn vẹn một CT, HMCT. Trong mỗi một đội

sản xuất tuỳ từng thời kỳ mà số lợng công nhân trong từng giai đoạn sẽ thay đổi
phù hợp với điều kiện cụ thể. Mỗi đội sản xuất cũng có các tổ kế toán có nhiệm vụ
thu thập, ghi chép, lập chứng từ kế toán ban đầu rồi chuyển cho phòng kế toán của
Công ty để tiến hành hạch toán.
Nhìn chung, bộ máy tổ chức sản xuất của Công ty khá gọn nhẹ, linh hoạt
giúp giám đốc nhanh chóng thu thập đợc các thông tin từ các phòng ban và nhân
viên của Công ty. Mỗi cá nhân, mỗi bộ phận đảm nhận những nhiệm vụ cụ thể
trong mối quan hệ với bộ phận chức năng khác, đồng thời cũng có điều kiện phát
huy tính chủ động, linh hoạt của mình.
2.1.3 Tổ chức sản xuất
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
4
Chuyên đề tốt nghiệp
Lực lợng lao động của công ty đợc tổ chức thành các tổ, các đội sản xuất.
Trong mỗi đội sản xuất tuỳ từng thời kỳ mà số lợng công nhân trong từng giai
đoạn sẽ thay đổi phù hợp với điều kiện cụ thể. Trong mỗi đội sản xuất cũng có các
tổ kế toán cảu công tyđể tiến hành hạch toán.
Sơ đồ tổ chức đội sản xuất của công ty:
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty:
* Bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty đợc xây dựng theo hình thức kế toán tập trung:
Toàn bộ công việc về hạch toán kế toán đều đợc thực hiện tại phòng kế toán của
công ty. Tại các đội thi công công trình chỉ đợc bố trí 01 nhân viên kế toán đội có
nhiệm vụ quản lý, theo dõi thời gian lao động, tổng hợp khối lợng hoàn thành của
đơn vị mình và chia lơng cho ngời lao động đồng thời thu thập, tổng hợp và phân
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
5
Chuyên đề tốt nghiệp
loại các chứng từ kế toán, định kỳ gửi các chứng từ đã đợc phân loại về phòng kế
toán để thanh toán hoàn ứng.

Phòng kế toán sau khi nhận đợc các chứng từ kế toán, tiến hành kiểm tra,
phân loại xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sau đó cung cấp thông tin kế
toán phục vụ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Cuối
niên độ kế toán, xác định kết quả kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ với nhà nớc...và
tiến hành lập báo cáo tài chính...
Nh vậy, phòng kế toán có nhiệm vụ tổ chức toàn bộ công tác hạch toán kế
toán. Để phát huy vai trò của mình, phòng kế toán đợc chia thành các phần hành kế
toán khác nhau, các phần hành kế toán đó lại có mối liên hệ mật thiết với nhau tạo
thành một bộ máy kế toán hoàn chỉnh, cân đối và nhịp nhàng. Có thể mô tả bộ
máy kế toán này nh sau:

Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo
: Quan hệ cung cấp nghiệp vụ.
Trong đó:
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
Đội trưởng
Đội phó
Tổ trưởng
Đội phó
Công nhân
Kế
toán
đội
Thủ
kho
Kế toán
vật tư và
công nợ
phải trả
người bán

6
Kế toán tổng hợp
Kế toán trởng
Kế toán các đội sản xuất
Kế toán
tiền lơng
và BHXH
Kế toán
ngân
hàng
Kế toán
tiền mặt
và thanh
toán công
nợ
Kế toán
TSCĐ và
thuế
Thủ quỹ
Chuyên đề tốt nghiệp
- Kế toán trởng: có nhiệm vụ hớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc kế toán.
Thực hiện tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý của Công ty và Tổng công ty.
Chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ giúp kế toán trởng quản lý và điều hành
công tác kế toán của công ty, đồng thời có nhiệm vụ tập hợp chi phí, tính GTSP và
xác định kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính.
- Kế toán vật t và công nợ phải trả: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập,
xuất, tồn của vật t và xác định chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho từngCT,
HMCT, theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải trả ngời bán.
- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ tính lơng và các

khoản trích theo lơng khác, theo dõi tình hình thanh toán lơng của cán bộ công
nhân viên trong công ty.
- Kế toán ngân hàng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình vay và thanh toán nợ
vay của công ty với ngân hàng, và theo dõi tình hình biến động của tài khoản tiền
gửi ngân hàng.
- Kế toán tiền mặt và thanh toán công nợ nội bộ: Có nhiệm vụ theo dõi
tình hình tăng, giảm và tồn quỹ tiền mặt cũng nh tình hình thanh toán công nợ
trong nội bộ công ty.
- Kế toán TSCĐ và thuế giá trị gia tăng: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình
biến động củaTSCĐ, phản ánh kịp thời và chính xác số lợngTSCĐ, tính đúng, tính
đủ khấu hao. Đồng thời có nhiệm vụ kê khai và theo dõi tình hình thanh toán thuế
của công ty với nhà nớc.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý quỹ tiền mặt, căn cứ vào các chứng từ hợp
pháp, hợp lệ tiến hành nhập, xuất quỹ và ghi vào số quỹ.
-Kế toán các đội sản xuất:Theo dõi, tập hợp tát cả các chi phí trực tiếp phát
sinh, tổng hợp số liệu báo cáo về phòng kế toán của Công ty
Có thể nói, việc lựa chọn bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đã giúp
Công ty kiểm tra đợc công tác kế toán một cách dễ dàng, mọi thông tin đợc cung
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
7
Chuyên đề tốt nghiệp
cấp dầy đủ, kịp thời, chính xác, lãnh đạo công tycó thể nắm bắt đợc nhanh chóng
tình hình hoạt động của Công ty, tạo điều kiện cho công tycác phơng tiện ghi chép,
tính toán, quản lý thông tin.
*Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:
Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực XDCB, tiến hành xây dựng nhiều
công trình trong cùng một thời gian, do đó chi phí SXKD của công ty phát sinh th-
ờng xuyên, liên tục với nhiều loại chi phí khác nhau... Để kịp thời tập hợp chi phí
phát sinh trong kỳ cho từng công trình, công ty áp dụng phơng pháp kế toán hàng
tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này không những phản

ánh đợc kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một
cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quản
lý từng công trình cũng nh giám đốc công ty đánh giá đợc số chi phí thực tế bỏ ra
có theo đúng kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều
chỉnh tốc độ, tiến độ thi công cho kịp thời...
Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh thuận tiện cho công tác hạch toán,
công ty lựa chọn kỳ hạch toán theo quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp
khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ nh sau:
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Đối chiếu, kiểm tra.
: Ghi cuối tháng.
Để giảm bớt khối lợng công việc ghi chép sổ sách kế toán, nâng cao năng
suất, chất lợng công tác kế toán cũng nh đảm bảo tính kịp thời chính xác của công
tác kế toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế
toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã đợc phân loại
vào máy tính, máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành
các thông tin trên sổ cái và báo cáo tài chính. Phần mềm này gồm:
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
9
Chứng từ gốc
Bảng tổng
hợp chứng
từ gốc cùng
loại
Sổ

quỹ
Sổ , thẻ
kế toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ
đăngký
chứng từ
ghi sổ
Sổ cái
Báo cáo tài chính
Bảng
tổng
hợp chi
tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Chuyên đề tốt nghiệp

Trong đó:
- Hệ thống: gồm các phần nh: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng, năm làm việc;
khai báo mật khẩu, quyền sử dụng; ...
- Danh mục: gồm các danh mục tham chiếu nh: danh mục tài khoản, chứng từ
kế toán, đối tợng pháp nhân, đối tợng tập hợp ...
- Cập nhật chứng từ: là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ của các phần
hành kế toán.
.
Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 đ ợc mô tả bằng sơ đồ sau:
* Thông tin đầu vào:
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
10

Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Xử lý tự động theo chơng trình
Sổ kế toán
tổng hợp
Sổ kế toán
chi tiết
Các báo
cáo kế toán
Hệ thống Danh mục Cập nhật chứng từ Báo cáo Tuỳ chọn
Chuyên đề tốt nghiệp
Đây là bớc đầu tiên do kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các
chứng từ gốc nhận đợc, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập
nhật cho 2 nhóm chứng từ sau:
Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác.
- Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu- công cụ dụng cụ, xuất vật liệu- công cụ dụng cụ,
nhập hàng hoá- sản phẩm, xuất hàng hoá- sản phẩm.
Màn hình cập nhật chứng từ kế toán ở các phần hành kế toán nói chung đều có
cùng một giao diện giống nhau, phơng pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập
nhật đều nh nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu
tố cơ bản sau:
* Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ, ngày chứng từ, số chứng từ, đối tợng pháp
nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tợng tập hợp, diễn giải...
*Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, số
tiền ...
* Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền.
2. Xử lý:
Sau khi đã cập nhật, máy sẽ tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào
các sổ sách liên quan nh: sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,
chứng từ ghi sổ, bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái ...

* Thông tin đầu ra
3. Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan đợc chuyển vào các
báo cáo tài chính và máy cho phép in ra các báo cáo này ( Bảng cân đối kế toán,
báo cáo kết quả kinh doanh, ... )
2.2.Tình hình thực tế tổ chức kế toán NVL ở công ty cổ phần xây dựng số 6
Thăng long.
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
11
Chuyên đề tốt nghiệp
Công ty Cổ phần Xây dựng số 6 Thăng Long là một đơn vị XDCB nên chi
phí về NVL chiếm 80% giá trị sản lợng mà NVL sử dụng trong xây dựng nói
chung rất đa dạng, phong phú. Theo báo cáo về hạch toán chi tiết, báo cáo vật t của
công ty có gần 1000 loại NVL khác nhau. Đây là vật liệu xây dựng mà tính chất,
hoá lý của chúng rất khác nhau, do đó yêu cầu đặt ra là phải tổ chức quản lý và
hach toán NVL từ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL.
Ngày nay trong điều kiện kinh tế thị trờng có nhiều thuận lợi trong việc thu mua
các loại NVL mang tính chất đặc thù của công ty cùng với các chính sách giao
khoán sản phẩm đến từng đội sản xuất nên tại công ty chỉ bố chí một hệ thống
kho tàng nhỏ mà chủ yếu vẫn là những bãi dự trữ NVL phục vụ cho nhu cầu thi
công từng công trình và đợc tổ chức ngay dới chân công trình, chỉ dự trữ vừa đủ có
công trình đó.
Bộ phận quản lý vật t là phòng vật t- thiết bị, phải tiến hành kiểm kê để
tham mu cho Giám đốc những chủng loại vật t cần dùng cho quá trình sản xuất,
những loại vật t kếm phẩm chất, những loại vật t còn tồn đọng, phát hiện thiếu sót,
ngăn chặn sự mất mát hao hụt đối với từng loại vật t...giúp giám đốc có những biện
pháp giải quyết hợp lý trong việc điều động lợng vật t d thừa của các công trình
tránh tình trạng ứ đọng vốn hay thiếu vật t làm giảm tiến độ sản xuất mà còn làm
gây lãng phí, làm tăng chi phí. Do vậy, cán bộ của phòng vật t, kế toán và thủ kho
cùng phối hợp trong quản lý N- X vật t theo đúng chế độ quy định. Phòng kế toán

NVL là chuyên theo dõi NVL kết hợp với phòng vật t và thủ kho dể hạch toán và
đối chiếu ghi sổ NVL của công ty.
Đối với một số vật t đặc chủng nhập ngoại nh: Theo yêu cầu, cáp dự ứng
lực, thép dự ứng lực, gối cầu cao su, khe co dãn...vật t chủ yếu đều do phòng vật t
thiết bị trực tiếp mua sắm và quản lý. Một số vật t có kết cấu và giá trị thấp thì
công ty giao cho đội tự mua sắm, quản lý sử dụng theo bản giao khoán.
Do đặc điểm NVL trong xây dựng có đặc thù riêng nên việc bảo quản NVL
đòi hỏi phải bảo quản ở nơi sạch sẽ, cao ráo, thoáng mát, không ẩm ớt...Đối với vật
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
12
Chuyên đề tốt nghiệp
t dự ứng lực nh cáp thép cờng độ cao, neo cầu, khe co giãn, gối cầu...có giá trị cao
lại mau rỉ nên cần phải bao bì cẩn thận, để nơi khô ráo tránh ma nắng. Định kỳ
phải kiểm tra, bảo dỡng, lau dần. Đối với xi măng, phải thơng xuyên kiểm tra, định
kỳ phải đảo lại tránh hoá đá. Đối với các loại vật t để ngoài trời nh cát, sỏi,
đá...phải đợc quy hoạch gọn gàng, kê cao, che đậy cẩn thận, hạn chế h hỏng mất
mát.
2.2.2. Phân loại đánh giá nguyên vật liệu
* Phân loại NVL
Trong quá trình thi công cần một khối lợng lớn NVL gồm nhiều loại NVL
với những chức năng, tính chất lý hoá, nội dung kinh tế khác nhau. Vì vậy, để phục
vụ cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và có hiệu quả với từng loại, từng thứ NVL cũng
nh sự tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành công trình, Công ty
đã tiến hành phân loại vật liệu theo vai trò và tác dụng của NVL trong sản xuất
kinh doanhvà đợc hạch toán vào các tài khoản tơng ứng:
-TK 1521 - Nguyên vật liệu chính:
Là đối tợng lao động chủ yếu để thi công xây dựng công trình, gồm có: sắt,
thép, xi măng, cát, đá, sỏi,.Trong đó mỗi loại NVL lai bao gồm các loại khác
nhau, cụ thể:
Thép gồm: Thép fi10 A2, fi 12 A2, fi13A2, fi14A2.

Tôn gồm: Tôn 2 ly , 3ly, 4 ly, 10 ly, 12 ly, 14 ly, 16 ly
Xi măng gồm Xi măng PC40, PC 30
Đá gồm : đá mạt, dấ dăm, dấ 1x2 lơng sơn.
Gạch gồm gạch A1 đặc đỏ, gạch 30x20x10
Cát gồm: Cát vàng, cát đen,
Các loại khác: Bản đệm neo, đế neo, khe co giãn, lò xo, thanh dự ứng lực..
-TK 1522- Vật liệu phụ:
Là nhựng loại vật liệu có tác dụng phụ làm tăng chất lợng công trình hoặc
hoàn chỉnh, hoàn thiện công trình nh : bu đông, bản lề cửa, bản lề đá, cao su đệm
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
13
Chuyên đề tốt nghiệp
dầm, các loại dây thép .và một số phụ gia nh: phụ gia 2010R, phụ gia
SELFILL2010S,..
-TK 1523- Nhiên liệu:
Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lợng cho quá trình thi
công, xây dựng công trình nh: dầu công nghiệp, ga công nghiệp, mỡ VC-2 nguyên
chất,.
-TK 1524- Phụ tùng thay thế
Là các loại phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế, sửa chũa máy móc
thiết bị phơng tiện vận tải nh: bu lông, vòng bi, mũi khoan, xăm lốp ôtô, cáp..
-TK 1525- Phế liệu: Là những loại NVL đã tham gia vào quá trình sản xuất
nhng bị loại ra, hoặc bị hỏng
Ngoài ra công ty còn sử dụng TK 153- vật t luân chuyển, TK này có 2 TK
cấp 2 là:
1531- Công cụ dụng cụ
1532- vật t luân chuyển
Công ty tiến hành quản lý NVL của mình qua phần mềm AF5 bằng việc mã
hoá các loại nguyên vật liệu theo tên của chúng và theo quy định của công ty
Hiện nay, công ty tổ chức danh mục vật t với mã hàng hoá tối đa là 8 ký tự,

tên hàng háo tối đa 35 ký tự, NVL chính đợc công ty mã hoá là số 1, NVL phụ đợc
mã hoá là số 2.
Ví dụ: Một mã của một loại NVL là 1DLS
Trong đó: 1 : là NVL chính
D : là đá
LS : Lơng sơn - để phân biệt với đá ở những nơi khác
* Đánh giá NVL:
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
14
Chuyên đề tốt nghiệp
ở công ty, kế toán sử dụng giá thực tế để hạch toán chi tiết và hạch toán
tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL. Vì vậy toàn bộ NVL của công ty đợc
đánh giá theo giá thực tế, cụthể:
+Đánh gía NVL nhập kho.
-Nhập kho chủ yếu do mua ngoài: Công ty Cổ phần Xây dựng số 6 Thăng
Long đang áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ. Bởi vậy giá thực tế
của vầt liệu mua ngoài đợc xác định là:
Trị giá vốn Giá mua ghi trên Thuế nhập Chi phí Số tiền
thực tế NVL = HĐ (không thuế + khẩu( nếu + mua thực - giảm giá
nhập kho đầu vào có) tế ( nếu có)
Công ty cố một số NVL nhập khẩu từ nớc ngoài nh Neo cáp của Nga, Neo công
cụ OVM 13G-1, neo công cụ OVM 15G-1THnhập khẩu từ Trung Quốc nên giá
trị của NVL này còn có cả phần thuế nhập khẩu
Ví dụ 1: Ngày 10/8/2006 Công ty mua Xi măng CP4 của công ty TNHH
Vân An Dơng với số lợng và đơn giá nh sau:
Xi măng: Số lợng 128,62 tấn, đơn giá cha thuế:690.908đ/tấn
Thuế GTGT 10%, chi phí vận chuyển do bên bán chịu
Trị giá vốn thực tế của NVL nhập kho là:
128,62 *690.908 =88.864.715 đ
-Đối với NVL nhập kho do các xởng đội tự chế: Công ty đã tự gia công

chhé biến một phần nh xuất bu lông chhé biến thành ván khuôn.
Khi tính giá trị thực tế của NVL nhập khodo tự gia công chế biến nh sau
Trị giá vốn Giá thực tế chi phí
Thực tế NVL = của vật t + chế
Nhập kho xuất kho chế biến biến
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
15
Chuyên đề tốt nghiệp
Ví dụ 2: ngầy 3/8 /2006, công ty xuất kho 400 bộ bu lông dể gia công ván khuôn.
Trị giá VNL ghi trên phiếu xuất kho là 2.000.000 đ, chi phí thực tế phát sinh trong
quTá trình gia công chế biến là 560.000đ
Trị giá ván khuôn nhập kho là: 2.000.000 đ +560.000 = 2.560.000 đ
Còn các trờng hợp khác nh thuê ngoài gia công chế biến, nhận vốn góp liên
doanh, đợc cấp, biếu, thờng ít khi xảy ra trong công ty.
- Đánh giá NVL xuất kho:
Công ty CP XD số 6 thăng long xác diịnh trị giá NVL xuất kho theo phơng
pháp đích danh. Công ty phảI quản lý vật t theo từng lô hàng, khi xuất lô nào thì
lấy giá thực tế của lô đó làm giá thực tế của NVL xuất kho. Phơng pháp này cho
phép công ty dễ quản lý vật liệu theo trị giá thực tế khi nhập nhng lại có hạn chế ở
chỗ nếu công trình xây dựng tiến hành trong thời gian dài , giá cả NVL có sự biến
động lớn thì việc hạch toán chi phí NVL trong giá thành sản phẩm sẽ không chính
xác, có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp.
2.2.3. Tình hình quản lý và sử dụng NVL tại Công ty.
Đặc điểm của ngành xây dựng sản phẩm là những ccông trình phức tạp,
tiến hành thi công trong một thời gian dàilại chịu ảnh hởng rất nhiều của tự nhiên
nên NVL cho các công trình dễ bị hao hụt , mất mát, h hỏng. Đặt ra cho công ty
yêu cầu phảI quản lý , sử dunngj và bảo quản NVL chặt chẽ. Do vậy công ty đang
không ngừng hoàn thiện các biện pháp đẻ quản lý và sử dụngvật liệu đạt hiệu quả
hơn, làm giảm hao hụt tự nhiên, tránh nhằm hạ chi phí và giá thành sản phẩm.
Công ty tổ chức quản lý NVL tại kho và cả phòng kế toán. ở kho thực hiện

quản lý về số lợng và giá trị từng loại NVL, còn ở phòng kế toán thực hiện quản lý
theo số lợng và giá trị từng loại NVL ở tại địa điểm các công trình.Khi đấu thầu
đợc các công trình, công ty tiến hành xác định lợng NVL càn thiết cho thi công các
công trìnhqua bản thiết kế công trình, từ đó đa ra kế hoạch mua NVL để cấp cho
các đội thi công. Thờng thì công ty chỉ mua những loại NVL chính còn các NVL
khác khi có nhu cầu thì các đội sẽ tự mua và trục tiếp s dụng trong thi công. Vì vậy
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
16
Chuyên đề tốt nghiệp
, những loại NVL dự tr trong kho thì công ty chỉ dự trữ vừa đủ, không để lâu trnhs
h hỏng , mất mát, hay biến động giá cả và tránh ứ đọng vốn.
Theo từng dự án công ty sẽ đề ra bản thiết kế công trình với đầy đủ các chỉ
tiêu về chất lợng , chủng loại, quy cách phẩm chấtcủa từng loại NVL phục vụ cho
thi công các công trình đó. Đây là một yếu tố rất quan trọng trong việc đảm bảo
chất lợng của công trình từ đó nâng cao uy tín của công ty trên thị trờng
Công ty đề ra tiêu trí sử dụng tiết kiệm NVL, tức là sử dụng đúng mục
đích, đúng định mức thiết kế cho từng công trình, bảo quản NVL tốt tránh những
lãng phí không cần thiết, đồng thời tìm các nguồn cung cấp những NVL mua rẻ
nhng vẫn đạt yêu cầu về chất lợng nhằm mục đích hạ giá thành sản phẩm, nâng
cao năng lực cạch tranh của công ty trên thị trờng.
2.2.4. Tổ chức công tác kế toánNVL tại công ty
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, đây là
căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Trong việc quản
lýNVL của công ty, kế toán sử dụng một số loại sổ sau
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái TK 152- Nguyên liệu , vật liệu
- Sổ chi tiết Nguyên liệu vật liệu
- .
- Các chứng từ trong việc hạch toán kế toánNVL nh:
- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho
- Bảng tổng hợp kiểm kê vật liệu phụ
- Bảng kê chứng từnhập vật liệu
- Bảng kê chứng từ xuất vật liệu
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- ..
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
17
Chuyên đề tốt nghiệp
2.2.4.1. Thủ tục xin mua và nhập kho NVL
Khi công ty đã có dự án, công ty tiến hành ký kết hợp đồng giao khoán với
các đội xây dựng cho thi công công trình. Bên cạnh đó, đội trởng của các đội còn
phải ký kết với công ty Hợp đồng nguyên tắc để xin vật liệu chính phục vụ cho quá
trình thi công, còn các vật liệu phụ các đội sẽ tự đI mua khi có nhu cầu
Khi công ty có ký kết hợp đông với nhà cung cấp vật t thì phòng vật tcủa
công ty sẽ cử cán bộ phòng đi mua, rồi căn cứ vào hoá đơn của đơn vị bán hàng,
phòng vật t tiến hành nhập kho vật liệu.
Trờng hợp các đội tự đi mua thì phải mua theo đúng bản giao khoán, nếu
mua quá định mức thì phải dừng lại. Khi có nhu cầu, các đội phải làm giấy đề nghị
tạm ứng rồi đến phòng kế toán xin chữ ký của kế toán trởng và của giám đốc, từ đó
phòng kế toán sẽ viết phiếu chi để các đội mang đến chỗ thủ quỹ nhận tiền. Hoặc
các đội tự mua trớc, sau mới làm giấy đề nghị thanh toán để nộp lên phòng kế toán
về sau. Sau khi mua đợc vật t, các đội phải làm một bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng mua
bán, hoá đơn GTGT, biên bản giao nhận hàng có đủ chữ ký của cả hai bên sau đó
nộpcho phòng vật t để làm thủ tục nhập kho, cuối cùng chuyển chứng từ về phòng
kế toán làm thủ tục hoàn ứng.
D ới đây là một số mẫu mà Công ty đang sử dụng:

Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
18

Chuyên đề tốt nghiệp

Đơn vị: Công ty CPXD số 6 Thăng long
Mẫu số 03- TT
Bộ phận: Đội xây dựng số 601
(Ban hành theo QD số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của bộ trởng BTC)
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 10 tháng 8 năm 2006
Kính gửi: Ông giám đốc công ty CPXD số 6 Thăng long
Tên tôi là : Phạm thị thuý Nga
Địa chỉ: Công ty CPXD số 6 Thăng long
Đề nghị tạm ứng cho số tiền:13.297.206 (viết bằng chữ) Mời ba triệu hai trăm
chín bảy nghìn hai tră linh sáu đồng.
Lý do mua: Mua cát, đá cho cầu Vĩnh tuy
Thời hạn thanh toán:
Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Đơn vị: Công ty CPXD số 6 Thăng long
Mẫu số 03- TT
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
19
Chuyên đề tốt nghiệp
Bộ phận: Đội xây dựng số 601
(Ban hành theo QD số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của bộ trởng BTC)
Giấy đề nghị thanh toán
Ngày 10 tháng 8 năm 2006
Kính gửi: Ông giám đốc công ty CPXD số 6 Thăng long

Tên tôi là: Hoàng thanh Phúc
Địa chỉ: Đội Xây dựng 601 Công ty CPXD số 6 Thăng long
Đề nghị tạm ứng cho số tiền: 32.042.062 (viết bằng chữ) Ba hai triệu không
trăm bốn hai nghìn không trăm sáu hai đồng.
Lý do mua: Mua cát, đá cho cầu Vĩnh tuy
Thời hạn thanh toán:
Giám đốc Kế toán trởng Phụ trách bộ phận Ngời đề nghị tạm ứng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) ( Ký, họ tên)

Liên 2
Hoá đơn
( GTGT)
Ngày 10 tháng 08 năm 2006
Mẫu 01 (GTKT -3LL)
CE/9- B
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
20
Chuyên đề tốt nghiệp
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Tài Vận
Địa chỉ: 106TT Đá hoa An Dơng TK:73010862K-HĐTPTTL
Điện thoại: 04.8362093 MS: 0101078323
Họ và tên ngời mua: Phạm Thị Thuý Nga
Đơn vị: Công ty CPXD số 6 Thăng Long
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 000105750
STT Tên hàng hoá Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Cát vàng sàng M3 104 78.096 8.121.984
2 Đá 1.2 M3 182 131.429 23.920.078
Cộng tiền hàng 32.042.062
Thuế suất 5% 1.602.103
Cộng tiền thanh toán 33.644.165

Số tiền viết bằng chữ: Ba ba triệu sáu trăm bốn bốn nghìn một trăm sáu lăm đồng
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập Tự do hạnh phúc
---------***---------
Hà nội, ngày 10 tháng 08 năm 2006
Biên bản giao nhận vật t
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
21
Chuyên đề tốt nghiệp
Bên giao hàng: Công ty TNHH Tài Vận
Đại diện: Ông Nguyễn Văn Tuấn Chức vụ
Đại diện:.. Chức vụ.
Đại diện:.. Chức vụ.
Bên nhận hàng: Công ty CPXD số 6 Thăng Long
Đại diện: Bà Phạm thị Thuý Nga Chức vụ
Đại diện:.. Chức vụ
Đại diện:. Chức vụ
Hai bên đã thống nhất giao nhận đủ các loại hàng hoá dới đây:
STT
Tên vật t
ĐVT Số lợng Ghi chú
1 Cát vàng sàng M3 104
2 Đá 1.2 M3 182
Biên bản giao nhận này đợc lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản có giá trị pháp lý
nh nhau
đại diện bên giao láI xe Đại diện bên giao nhận
Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty CP XD số 6 Thăng Long (liên 3)

Địa chỉ: Hải Bối - Đông Anh - HN Ngày 10 - 8 -2006 Số : 387 Mẫu số 02 - VT
Nợ : 152 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Có : 331 Ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên ngời giao hàng : Bà Nguyễn Thị Nga Địa chỉ (Bộ phận): Phòng vật t.
Nhập theo : Hoá đơn GTGT BH/2006B 10057 ngày 10-8-2006 của CTy TNHH Vân An Dơng.
Nhập tại kho : Vật liệu cầuVĩnh Tuy
Số Lợng
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
22
Chuyên đề tốt nghiệp
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất
Vật t ( sản phẩm, hàng hoá)
Mã
Số
Đơn
Vị
Đơn Giá
Thành TiềnYêu
cầu
Thực nhập
1
2
Cát Vàng sàng
Đá 1..2
Cộng tiền hàng
5% thuế VAT
.......
......
........
M3

M3
104
182
104
182
78.096
131.429
8.121.984
23.920.078
32.042.062
1.602.103
........
.......
Cộng
33.644.165
Ngày 10 tháng 8 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu nhập kho
Đơn vị: Công ty CP XD số 6 Thăng Long (liên 3)
Địa chỉ: Hải Bối - Đông Anh - HN Ngày 16 - 8 -2006 Số : 387 Mẫu số 02 - VT
Nợ : 152 QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT
Có : 331 Ngày 1-11-1995 của BTC
Họ tên ngời giao hàng : Bà Nguyễn Thị Nga Địa chỉ (Bộ phận): Phòng vật t.
Nhập theo : Hoá đơn GTGT BH/2006B 10057 ngày 10-8-2006 của CTy TNHH Vân An Dơng.
Nhập tại kho : VLC
Số Lợng
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
23
Chuyên đề tốt nghiệp

T
T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất
Vật t ( sản phẩm, hàng hoá)
Mã
Số
Đơn
Vị
Đơn Giá
Thành Tiền
Yêu cầu
Thực nhập
1 Xi măng
10% Thuế VAT
.......
......
........
Tấn

128,62 128,62 690.909 88.864.715
8.886.485
.......
........
.......
Cộng
97.751.200
Ngày 16 tháng 8 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.4.4.2.Thủ tục xuất kho

Khi có nhu cầu về NVL của từng đội , từng công trình, các đội phảI làm giấy xin
vật t, đội trởng ký xác nhận. Căn cứ vào giấy xin vật t và căn cứ vào biên bản giao
khoán công trình hay hạng mục công trình, phòng vật phiếu xuất kho và xuất NVL
cho các đội
Kế toán sử dụng chứng từ sau: - Phiếu xuất kho
-Thẻ kho
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
24
Chuyên đề tốt nghiệp
-Biên bản kiểm nghiệm vật t
Khi phòng vật t mua vật liệu có thể chuyển thẳng đến cho đội sản xuất thì PXK đ-
ợc lập cùng với PNK. Phòng vật t căn cứ vào phiếu lĩnh vật t để lập PXK . PXK đ-
ợc lập thành 3 liên:
-Liên 1: Lu tại phòng vật t
-Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên cho phòng kế toán
-Liên 3: Do đội nhận vật t giữ
Ngoài số lợng vật liệu xuất kho chủ yếu cho thi công công trình, cho
quản lý phục vụ quá trình thi công thì NVL của công ty còn đợc bán(đó là các phế
liệu thu hồi từ công trình) hoặc cho các đơn vị khác trong tổng công ty vay mợn
tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công.
Trong trờng hợp xuất cho các đơn vị khác trong cùng tổng công ty vay thì căn cứ
vào HĐ vay mợn giữa các đơn vị vay với công ty đã đợc Giám đốc ký duyệt.
Phòng vật t lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ. PXK kiêm vận chuyển nội bộ đợc
lập thành 3 liên:
-Liên 1: Lu làm chứng từ gốc tại phòng vật t
-Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ vận chuyển trên đờng
-Liên 3: Thủ kho giữ làm thủ tục xuất hàng và làm căn cứ ghi vào thẻ kho
Trờng hợp xuất bán kế toán lập hoá đơn bán hàng(HĐ GTGT). Hoá đơn bán hàng
cũng đồng thời là phiếu xuất hàng và đợc lập thành 3 liên.
-Liên 1: Lu làm chứng từ gốc tại phòng vật t thiết bị

-Liên 2: Khách hàng giữ
-Liên 3: Thủ kho giữ
Mặc dù số lợng, chủng loại NVL của công ty tuy nhiều nhng khả năng
quản lý chi tiết NVL của công ty, NVL nhập kho thuộc lô hàng nào thì thờng xuất
thẳng luôn cho các đội. Do đó công ty có thể theo dõi từ khi nhập đến khi xuất. Bởi
thế, công ty sử dụng giá thực tế cho xuất kho (phơng pháp đơn giá thực tế đích
danh).
Phạm Thị Bình Nguyên Lớp: K5/21.01
25