TÀI LIỆUHƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS

SỞ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG TỈNH ĐẮKLẮK

TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM
QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH OMS
(Tài liệu dành cho Lãnh đạo Cơ quan)

ĐẮKLẮK, 2014


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk
MỤC LỤC

I. ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG OMS:
- Mở trình duyệt web (Internet Explorer, Google Chrome, Safari, FireFox, …)
Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 2


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk
- Nhập vào thanh địa chỉ (Address) địa chỉ của trang web:
oms.tnmt.daklak.gov.vn hoặc sotnmt.vnptoms.vn
- Giao diện đăng nhập của hệ thống như sau:

- Nhập tên đăng nhập và mật khẩu (do trung tâm CNTT cấp) → nhấn phím
Enter hoặc nút “Login”
- Nên thay đổi mật khẩu mặc định trong lần đăng nhập đầu tiên để đảm bảo an
tồn thơng tin cho tài khoản.
II. TRANG CHỦ:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 3


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

+ Thanh nhắc việc:
- Mục văn bản dự thảo cần phát hành
- Mục văn bản cần xử lý
- Mục công việc
+ Tin tức – Thông báo mới: bao gồm những tin tức hoạt động triển khai
+ Công việc đang thực hiện: bao gồm những vắn tắt về các công việc được giao
+ Công việc giao cho nhân viên: bao gồm những công việc giao cho nhân viên mà
chưa hồn thành
+ Thơng tin mới: bao gồm các mục
- mục công việc mới
- mục công việc: đang thực hiện
- mục lịch: lịch công tác, lich họp
+ Mục chúc mừng sinh nhật: hiển thị tên user, ngày sinh nhật
* Để biết nội dung cụ thể ở các mục: Click vào nội dung đó để xem chi tiết
III. XỬ LÝ VĂN BẢN:
Chức năng trong menu “Văn bản/Văn bản đến - Lãnh đạo cơ quan” giúp các
lãnh đạo cơ quan làm công việc duyệt văn bản. Người dùng chọn menu “Văn
bản/Văn bản đến - Lãnh đạo cơ quan”

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 4

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

Chức năng

Mô tả

Chưa duyệt

Mục này chứa các văn bản đến do chánh văn phịng trình lên,
lãnh đạo cơ quan vơ đây để duyệt văn bản chuyển xuống các
đơn vị

Đã duyệt

Mục này chứa các văn bản đến do chánh văn phịng trình lên
và đã được duyệt

Có báo cáo cần duyệt

Lãnh đạo cơ quan vào mục này để duyệt các dự thảo do đơn
vị/đơn vị gửi lên

Đơn vị chưa xử lý

Mục này giúp lãnh đạo theo dõi các văn bản đã chuyển tới các
đơn vị nhưng đơn vị chưa nhận xử lý

Đơn vị đang xử lý

Mục này giúp lãnh đạo theo dõi các văn bản đã chuyển tới các
đơn vị và đang được đơn vị xử lý, lãnh đạo vào đây để thêm
các nhắc nhở hoặc chỉ đạo xử lý (nếu có)

Đơn vị đã xử lý

Mục này giúp lãnh đạo theo dõi các văn bản đã chuyển tới các
đơn vị và đã được đơn vị xử lý

Văn bản lưu/để biết

Mục này chứa các văn bản đến lãnh đạo cần xem để biết

III.1. Văn bản chưa duyệt:
Để xem nội dung văn bản đến, người dùng bấm vào link trong cột “Ký hiệu”.
Để xem lịch sử xử lý của văn bản đó, người dùng bấm vào nút “Lịch sử xử lý”. Để
duyệt 1 văn bản đến, người dùng bấm nút “Duyệt”

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 5


Sở Tài ngun và Mơi trường tỉnh ĐắkLắk

Người dùng có thể thay đổi thông tin trong form trên trước khi bấm nút
“Duyệt văn bản” để phân phối tới các đơn vị và người chỉ đạo.
III.2. Văn bản đã duyệt:
Để duyệt lại văn bản đến, người dùng bấm nút “Duyệt lại”, xuất hiện giao diện
tương tự như mục III.1

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 6


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

III.3. Báo cáo cần duyệt:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 7


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk
III.4. Văn bản đơn vị chưa xử lý/đang xử lý/đã xử lý:
Để theo dõi tình trạng xử lý văn bản của các đơn vị, người dùng có thể vào một
trong 3 mục này. Trong mục đơn vị chưa xử lý, người dùng có thể ra các nhắc nhở
hoặc chỉ đạo xử lý thêm cho các đơn vị. Trong mục đơn vị chưa xử lý, người dùng có
thể …. Trong mục đơn vị đã xử lý, người dùng có thể xem lại chi tiết quá trình xử lý
của văn bản đã được bạn duyệt

III.5. Văn bản lưu/để biết:
Mục này chứa các văn bản được phân phối để người dùng xem, để biết. Khi
vào mục này người dùng bấm chọn xem chi tiết văn bản đó hoặc bấm vào link trong
cột ký hiệu để đọc nội dung văn bản
Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 8

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk
IV. VĂN BẢN ĐI - DỰ THẢO VĂN BẢN:
Để thực hiện chức năng này, người dùng vào chức năng "Văn bản/Văn bản đi Lãnh đạo cơ quan". Chức năng này bao gồm các dự thảo văn bản được lãnh đạo các
đơn vị, phòng ban thực hiện chuyển lên, chờ phê duyệt.

IV.1. Duyệt dự thảo ăn bản đi:
Bao gồm các dự thảo cần được phê duyệt

IV.2. Dự thảo văn bản đã duyệt:
Bao gồm các dự thảo văn bản đã được duyệt.

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 9


Sở Tài ngun và Mơi trường tỉnh ĐắkLắk

V. CƠNG VIỆC:
V.1. Duyệt báo cáo công việc nhân viên đã thực hiện:

V.2. Duyệt công việc nhân viên đăng ký mới:

Sau khi bấm “Duyệt” thì phần mềm sẽ xuất hiện giao diện thao tác như sau:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 10

Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

-

: đồng ý duyệt công việc mới do nhân viên đăng ký
: không đồng ý
: Thốt.

V.3. Duyệt cơng việc xin gia hạn:

V.4. Đăng ký công việc:

Giao diện thao tác của chức năng đăng ký công việc như sau:
Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 11


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

Để đăng ký cơng việc, bấm chọn
hiện như sau:

. Sau đó giao diện xử lý sẽ xuất

V.5. Hồ sơ công việc:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 12


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk
Chức năng này cho phép người dùng quản lý các công việc đang thực hiện. Để
sử dụng ta thực hiện như sau:

Giao diện xử lý và thao tác

Sau khi bấm chọn xem chi tiết và báo cáo tiến độ cơng việc thì xuất hiện cửa
sổ làm việc mới như sau:

♦ Sau khi bấm chọn
, hệ thống sẽ hiển thị thêm 1 cửa sổ giao tiếp
để thực hiện báo cáo tiến độ công việc

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 13


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

Để thêm mới, bấm chọn

Khi hồn tất các nội dung thì bấm
bấm chọn
để hủy thao tác.
♦ Hoặc bấm chọn

dung công việc

để lưu báo cáo tiến độ lại hoặc

, hệ thống cho phép thực hiện thêm báo cáo nội

Để thêm mới, bấm chọn

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 14


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

V.6. Phân việc cho cấp dưới:

Bấm chọn

để giao việc cho cấp dưới. Giao diện thao tác sẽ xuất

hiện

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 15


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

VI. TIN TỨC – THƠNG BÁO:
VI.1. Xem tin tức – thơng báo:

VI.2. Quản trị tin tức – thông báo:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 16


Sở Tài ngun và Mơi trường tỉnh ĐắkLắk

VII.TÌM KIẾM VĂN BẢN:
Chức năng tìm kiếm văn bản nâng cao giúp người dùng đạt hiệu quả cao hơn trong
việc tìm kiếm

VIII. CÁC TIỆN ÍCH HỖ TRỢ NGƯỜI DÙNG:
VIII.1. Tin nhắn:
VIII.1.1. Thao tác nhắn tin theo danh bạ trong hệ thống:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 17


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

Để soạn tin nhấn, bấm chọn
bước sau:

và thực hiện theo các

Sau khi bấm chọn danh sách người nhận, hệ thống sẽ xuất hiện giao diện như
hình:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 18


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

Khi chọn đủ danh sách người nhận thì bấm “x” thốt ra và thực hiện như hình
dưới:

VIII.1.2. Gửi tin nhắn theo nhóm (tạo nhóm):

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 19


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

Thực hiện việc thêm nhóm nhận tin nhắn thực hiện các bước như sau:

VIII.2. Tiện ích quản lý sự kiện theo lịch:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 20


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

VIII.3. Tra cứu thông tin cá nhân trong đơn vị:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 21


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

IX. THỐNG KÊ:
Chương trình hỗ trợ thống kê: theo sổ văn bản đến, sổ văn bản đi, sổ văn bản
nội bộ, theo tình trạng xử lý của văn bản
IX.1. Thống kê theo văn bản đến/ sổ văn bản đi/ sổ văn bản nội bộ:
Chức năng này giúp người dùng đóng/ mở sổ văn bản theo từng năm; xuất file
thống kê ra dạng excel. Muốn dùng chức năng này, người dùng chọn menu “Thống
kê/Thống kê sổ văn bản đến/ đi/ nội bộ”,người dùng bấm vào nút cạnh các Năm
2014… để mở sổ xuất hiện giao diện như sau:

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 22


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

IX.2. Thống kê theo tình trạng xử lý văn bản:
Chức năng này giúp người dùng thống kê các văn bản theo thời gian, tình trạng
xử lý (đã/đang/chưa xử lý), theo hạn xử lý (quá hạn / trong hạn/ đúng hạn) của từng
đơn vị, từng nhân viên; xuất file thống kê ra dạng excel. Chứng năng này giúp lãnh
đạo theo dõi, đánh giá chất lượng của từng đơn vị, nhân viên. Muốn dùng chức năng
này, người dùng chọn menu “Thống kê/Thống kê tình trạng xử lý”, xuất hiện giao
diện như sau:

X. TRỢ GIÚP:
Chức năng trợ giúp bao gồm download phần mềm, hướng dẫn xóa cache trên
trình duyệt (click để download phần mềm hoặc xem chi tiết nội dung hướng dẫn)

XI. KẾT THÚC:
Sau khi hoàn thành cơng việc trên hệ thống thì bấm “Thốt” để đảm bảo an
tồn thơng tin người dùng

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 23


Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh ĐắkLắk

* Ghi chú:
1. Phần mềm chạy trên Internet, trình duyệt hỗ trợ tốt nhất là: Firefox, Google
Chrome hoặc Internet Explorer (IE).
2. Phần mềm đang trong thời gian hoàn thiện nên Bảng hướng dẫn này có thể
cịn nhiều thiếu sót.
3. Trong q trình sử dụng nếu phát hiện bất cứ sai sót nào, xin vui lịng liên hệ
về Trung tâm Cơng nghệ thơng tin.

Tài liệu HDSD phần mềm OMS – Dành cho Lãnh đạo Cơ quan

Trang 24