Công văn về việc triển khai sử dụng phần mềm quản lí văn bản và hồ sơ công việc

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HUYỆN LẠNG GIANG Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Số: 894 /UBND-VP Lạng Giang, ngày 25 tháng 9 năm 2012
Về việc triển khai sử dụng phần mềm
quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Kính gửi:
- Văn phòng Huyện ủy, các Ban XD Đảng và Trung tâm BDCT;
- UBMTTQ và các Đoàn thể nhân dân;
- Các cơ quan QLNN, ĐVSN thuộc huyện;
- Các cơ quan của trung ương và tỉnh trên địa bàn;
- UBND các xã, thị trấn.
Nhằm triển khai chương trình Chính phủ điện tử, từng bước hiện đại hóa việc
ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo điều hành, để tiết kiệm thời
gian, chi phí trong việc gửi nhận văn bản, xử lý, trao đổi công việc giữa các cơ quan,
ban ngành, UBND các xã, thị trấn.
Thực hiện Kế hoạch số 29/KH-BCĐ ngày 20/3/2012 của Ban chỉ đạo Công
nghệ thông tin huyện Lạng Giang về việc ứng dụng công nghệ thông tin năm 2012,
ngày 24/9/2012 UBND huyện đã tổ chức tập huấn việc sử dụng phần mềm quản lý
văn bản và hồ sơ công việc cho Lãnh đạo, Chuyên viên các cơ quan trên địa bàn và
UBND các xã, thị trấn. Để phát huy hiệu quả sử dụng phần mềm, Chủ tịch UBND
huyện yêu cầu các cơ quan, đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công
việc vào giải quyết các công việc chuyên môn cụ thể như sau:
1. Thời gian và đối tượng thực hiện
Thời gian thực hiện đồng loạt trên địa bàn huyện bắt đầu từ ngày 26/9/2012.
Đối tượng thực hiện: Các cơ quan đơn vị nêu trên.
2. Loại văn bản được đính kèm vào phần mềm
Văn bản sao, Giấy mời, Công văn giao việc của UBND các cấp, Báo cáo
tháng, Báo cáo quý, Thông báo, Thông cáo, Công điện, Phương án, Chương trình
công tác, Quyết định thành lập Ban chỉ đạo, Chỉ thị.
3. Loại văn bản không được đính kèm vào phần mềm
Các văn bản mật, tuyệt mật, tối mật;

Các Quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (giải quyết
thủ tục hành chính, kết luận thanh tra...);
Các văn bản liên quan đến phân bổ ngân sách.
4. Trách nhiệm của các cơ quan đơn vị
Thủ trưởng từng cơ quan, đơn vị phải phân công, ưu tiên thời gian cho cán bộ,
chuyên viên làm công tác văn phòng quản lý tài khoản sử dụng.
Báo cáo danh sách cán bộ được phân công về UBND huyện (theo mẫu đính
kèm), vào hòm thư trước ngày 27/9/2012.
Giao Văn phòng HĐND- UBND theo dõi tình trạng nhận văn bản đến, xử lý
hồ sơ, báo cáo Chủ tịch UBND huyện theo ngày.
Nếu các cơ quan, đơn vị để tình trạng hồ sơ xử lý chậm, quá hạn thì Thủ
trưởng đơn vị đó phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện tùy vào tính
chất quan trọng của văn bản, hồ sơ để xử lý chậm đó.
5. Trách nhiệm của cán bộ quản lý, sử dụng tài khoản.
Cán bộ của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý tài khoản của cơ quan
mình, không để người không có thẩm quyền sử dụng.
Trong ngày làm việc, cán bộ quản lý tài khoản của các đơn vị có trách nhiệm đăng
nhập vào phần mềm để nhận, xử lý văn bản tối thiều một ngày hai lần vào buổi sáng và
buổi chiều.
6. Hỗ trợ sử dụng
Trong quá trình sử dụng, nếu có vướng mắc hoặc lỗi kỹ thuật của tài khoản,
đề nghị liên hệ với đồng chí Ngô Quang Điệp- Chuyên viên Quản trị mạng của
UBND huyện theo SĐTCQ: (0240) 3786.279, DĐ: 0988.267.892 hoặc gửi vào hòm
thư
Chủ tịch UBND huyện yêu cầu các đơn vị nghiêm túc thực hiện.

Nơi nhận: KT.CHỦ TỊCH
- Lưu: VT, TĐ. PHÓ CHỦ TỊCH
Bản điện tử:
- Văn phòng UBND tỉnh B/c;

- Như kính gửi; (Đã ký)
- CT, các PCT UBND huyện;
- LĐVP, CV CNTT, TH, LT.
Ngô Minh Đoàn
CÁC THAO TÁC THAM KHẢO
1. Việc nhận văn bản đến
- Vào táp Quản lý văn bản và điều hành/ Văn bản đến/ Tích chọn biểu tượng bì thư
Tại táp: Nội dung văn bản
+ Tích vào biểu tượng văn bản đính kèm tại phần VĂN BẢN TOÀN
VĂN: Để xem nội dung văn bản gửi đến (tùy nội dung có thể tải về, in ra để
xử lý hoặc trình Lãnh đạo cơ quan, đơn vị)
+ Xem nội dung: Lãnh đạo chủ trì
Phòng chủ trì
Thời hạn hoàn thành
Độ khẩn
Tại táp Hồ sơ xử lý văn bản: Xem các nội dung tại Đơn vị/ Cán bộ xử lý
- Vào táp Xử lý công việc/ Tích chọn Văn bản đến/ Tích chọ ! xử lý công việc/ Xem
“Ý kiến xử lý” của UBND huyện yêu cầu.
Báo cáo Lãnh đạo cơ quan đơn vị các nội dung trên (có thể ghi vào phía sau
văn bản giấy) để Lãnh đạo cơ quan, đơn vị có phương án xử lý phù hợp.
2. Đăng nhập phần mềm
+) Địa chỉ nội bộ: http://10.82.137.160 Máy kết nối mạng LAN tới máy chủ
(Máy tính nối mạng Internet trong hệ thống của UBND huyện)
+) Địa chỉ Internet: http://113.160.158.99:8080 hoặc vào
chọn “Hồ sơ công việc” với máy phải có kết nối internet
3. Đổi mật khẩu
- Các đơn vị phải tiến hành đổi mật khẩu ngay sau khi đăng nhập phần mềm sử
dụng lần đầu theo hướng dẫn của tài liệu tập huấn.
4. Kết thúc xử lý
Các văn bản xử lý phải ban hành văn bản thì cơ quan, đơn vị, bộ phận tổng

hợp của Văn phòng HĐND- UBND huyện xử lý, trước khi kết thúc hồ sơ phải đính
kèm văn bản trình ký bằng cách: Chọn táp Xử lý công việc/ Chọn văn bản xử lý/
Tích ! xử lý công việc/ Tích chọn phiếu đề xuất/Chọn Browse/ chọn tới file đính
kèm/ tích Chọn open/ Tích chọn Đính kèm/ Có thể nhập ý kiến đề xuất xử lý hoặc
không/ Tích Ghi nhận.
Các văn bản chuyển tới có thời hạn hoàn thành phải được kết thúc xử lý sớm
hơn hoặc bằng thời hạn đó bằng cách: Chọn táp Xử lý công việc/ Chọn hồ sơ xử lý/
Tích ! xử lý công việc/ Tích chọn Kết thúc hồ sơ/ Có thể nhập ý kiến xử lý hoặc
không/ Tích chọn Ghi nhận.
5. Trao đổi ý kiến
Tùy vào tính chất của từng văn bản, các cơ quan, đơn vị khi xử lý công việc
có thể trao đổi ý kiến với các cơ quan, đơn vị khác, khi trao đổi có 2 hình thức thiết
lập:
Cách 1: Theo hướng dẫn trang 23 phần a. Trao dổi ý kiến
Cách 2: Tự thiết lập trao đổi ý kiến (2 hoặc nhiều đơn vị tự thiết lập trao đổi ý
kiến với nhau), thao tác như sau:
Tích Xử lý công việc/ Tích chọn Thêm mới/ Nhập các nội dung
Nội dung công việc
Thời hạn xử lý
Nhập ý kiến cần trao đổi: Tại ô trống phía dưới
Tích chọn các cơ quan đơn vị cho sổ ra
Tích đánh dấu vào ô tương ứng phía P-Hợp
Tích chọn Phân bổ
Tiến hành các bước tiếp theo như Cách 1
• Lưu ý:
Với các cơ quan đơn vị khi tích sổ ra có 2 tên thì tích chọn ô tương ứng với
tên phía dưới
Đơn vị tạo hồ sơ trao đổi này mặc định là đơn vị chủ trì. Đơn vị chủ trì phải
kết thúc hồ sơ trước khi hồ sơ quá hạn.
Xem chi tiết các đơn vị tham gia xử lý bằng cách: Chọn táp Xử lý công việc/

Chọn hồ sơ xử lý/ Tích ! xử lý công việc/ Tích vào dấu + phía Cán bộ xử lý.