Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai thác sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ lịch sử thành phố đà nẵng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ LỆ THỦY

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ

Hà Nội – 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN THỊ LỆ THỦY

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ
Mã số: 60 32 03 01
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Đào Xuân Chúc

Hà Nội - 2015

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được Luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tơi
cịn nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của q thầy cơ giáo, giảng
viên hướng dẫn và đồng nghiệp, bạn bè.
Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới quý thầy cô giáo
Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn Hà Nội, các anh chị là cán bộ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành
phố Đà Nẵng, các đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tận tình giảng dạy, giúp
đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt q trình tơi thực hiện đề tài.
Đặc biệt, xin được bày tỏ lời tri ân tới thầy giáo hướng dẫn PGS.TS.
Đào Xuân Chúc – người luôn quan tâm chu đáo, tận tình hướng dẫn, chỉ bảo,
khích lệ tơi hồn thành tốt Luận văn này.
Đà Nẵng, ngày 08 tháng 8 năm 2015
HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Lệ Thủy


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn này là cơng trình nghiên cứu thực sự của cá
nhân, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của thầy PGS. TS Đào
Xuân Chúc.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong Luận văn
này là trung thực và chưa từng được cơng bố dưới bất cứ hình thức nào. Tơi
xin chịu trách nhiệm về cơng trình nghiên cứu của mình.
Đà nẵng, ngày 08 tháng 8 năm 2015
HỌC VIÊN

Nguyễn Thị Lệ Thủy

MỤC LỤC

Trang

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết của đề tài ........................................................................ 1
2. Mục tiêu của đề tài ..................................................................................................... 3
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài ............................................... 3
4. Nhiệm vụ của đề tài .............................................................................. 5
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................... 5
6. Các nguồn tài liệu tham khảo................................................................ 8
7. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................... 9
8. Đóng góp của đề tài ............................................................................ 10
9. Bố cục của đề tài ................................................................................. 11
Chương 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH
PHỐ ĐÀ NẴNG ............................................................................................. 12
1.1 Khái quát chung về Kho Lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng ................. 12
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển. ............................................... 12
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Kho Lưu trữ lịch
sử Thành phố Đà Nẵng ........................................................................... 14
1.2. Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện đang bảo
quản tại Kho Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng ..................................................... 15
1.2.1. Khối lượng .................................................................................... 15
1.2.2. Thành phần, nội dung ................................................................... 17
1.2.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng 21
1.3. Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho
Lưu trữ Lịch sử Thành Phố Đà Nẵng.............................................................. 26

1.3.1. Khái niệm về chất lượng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ ...................................................................................................... 26


1.3.2. Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu
tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng ......................................... 29
Tiểu kết chương 1............................................................................................ 31
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI
LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG .......... 32
2.1. Khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu....................................................... 32
2.2. Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố

Đà Nẵng ................................................................................................................ ...32
2.2.1. Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ thực hiện hoạt động chuyên
môn, quản lý Nhà nước ........................................................................... 32
2.2.2. Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu . ........... 35
2.2.3. Khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ giải quyết các chế độ chính
sách .......................................................................................................... 36
2.3. Một số văn bản quy định về công tác và khai thác, sử dụng tài liệu ....... 37
2.3.1. Văn bản quy định của nhà nước.................................................... 37
2.3.2. Một số văn bản quy định về công tác khai thác, sử dụng tài liệu tại
Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng ............................................. 40
2.4. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch sử Thành
phố Đà Nẵng.................................................................................................... 43
2.4.1. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu ................................................ 43
2.4.2. Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc ......................................... 44
2.4.3. Cung cấp bản sao .......................................................................... 46
2.4.4. Chứng thực tài liệu lưu trữ. ........................................................... 47
2.4.5. Lệ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ...................................... 51
2.5. Nhận xét ................................................................................................... 52

2.5.1. Ưu điểm......................................................................................... 52
2.5.2. Hạn chế.......................................................................................... 53


2.5.3. Nguyên nhân tồn tại. ..................................................................... 56
Tiểu kết chương 2............................................................................................ 58
Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KHO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
THÀNH PHỚ ĐÀ NẴNG. ............................................................................ 60
3.1. Nhóm giải pháp tổng thể. ......................................................................... 60
3.1.1. Tuyên truyền, vận động tới các cấp Thành phố, sở, ban, ngành
nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ ............................................................................................... 60
3.1.2. Đẩy mạnh công bố, giới thiệu, quảng bá về tiềm năng giá trị tài
liệu lưu trữ đối với các nhà Khoa học, các cơ sở nghiên cứu, giảng dạy
và với công dân ....................................................................................... 62
3.1.3. Thực hiện giải mật, số hóa tài liệu lưu trữ thường xuyên ............. 63
3.1.4. Nâng cao hơn nữa trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ trong
kho ........................................................................................................... 65
3.1.5. Nâng cao nhận thức của độc giả về tiềm năng giá trị tài liệu và
tăng cường hợp tác cùng Kho lưu trữ lịch sử thành Phố Đà Nẵng ......... 66
3.2. Nhóm giải pháp cụ thể ............................................................................. 68
3.2.1. Ban hành những văn bản mang tính cấp thiết ............................... 68
3.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ
có hiệu quả nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ...................................... 69
3.2.3. Thực hiện chỉnh lý tài liệu mang tính đồng bộ và hiệu quả ......... 70
3.2.4. Đa dạng các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
độc giả ..................................................................................................... 70
3.2.5. Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng cần chuẩn hóa “Phiếu
yêu cầu sử dụng tài liệu” và rút ngắn thời gian nhận kết quả khai thác, sử

dụng ......................................................................................................... 72


3.2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ hoạt động khai thác,
sử dụng…. ............................................................................................... 73
3.2.7. Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng cần được xây dựng với
quy mô lớn hơn và trang bị cơ sở vật chất hiện đại hơn ......................... 74
3.3. Một số giải pháp khác .............................................................................. 75
3.3.1. Xây dựng mơ hình liên kết, hợp tác giữa Kho Lưu trữ Lịch sử
Thành phố Đà Nẵng và các đối tượng nghiên cứu trong việc sưu tầm,
tổng hợp và cung cấp tư liệu lưu trữ .................................................. ….75
3.3.2. Marketing trong tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ......... 77
3.3.3. Kinh nghiệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các
nước trên thế giới .................................................................................... 79
Tiểu kết chương 3............................................................................................ 81
KẾT LUẬN .................................................................................................... 83
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 86
PHỤ LỤC ....................................................................................................... 93


BẢNG VIẾT TẮT

HĐND

Hội đồng Nhân dân

KLT

Kho lưu trữ

KLTLS

Kho Lưu trữ lịch sử

KHKT

Khoa học kỹ thuật

PLT

Phông lưu trữ

TLLT

Tài liệu lưu trữ

TTLT

Trung tâm Lưu trữ

UBTVQH

Ủy ban Thường vụ Quốc hội

UBND

Ủy Ban Nhân dân

VNDCCH

Việt Nam Dân chủ Cộng hòa


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
TLLT là tài nguyên của một quốc gia, dân tộc, là nguồn thông tin có giá
trị đặc biệt trong cơng cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Với tầm quan trọng
lớn lao đó, TLLT ảnh hướng trực tiếp đến q trình quản lý và hoạt động của
các cơ quan, tổ chức nói chung và các TTLT Tỉnh – Thành phố nói riêng. Bởi
thế, nếu cơ quan, tổ chức nào thực hiện tốt cơng tác lưu trữ sẽ góp phần rất
lớn vào việc đảm bảo cung cấp thông tin cũng như việc giữ gìn, bảo quản,
khai thác, sử dụng và phát huy tối đa giá trị của TLLT trong nghiên cứu và
đời sống xã hội.
Hoạt động hàng ngày, đều sản sinh ra các tài liệu để ghi lại những gì đã
diễn ra trong đời sống của các cơ quan, tổ chức nhà nước, phi nhà nước, cũng
như của mỗi cá nhân. Những thông tin chứa đựng trong mỗi tài liệu đều liên
quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan hoặc địa vị xã
hội của các cá nhân đã làm ra tài liệu đó. Hay nói đúng hơn những tài liệu này
mang đậm dấu ấn thời đại lịch sử đã sản sinh ra chúng.
TLLT của địa phương được coi là di sản, là nguồn tài nguyên thông tin
quá khứ vô cùng phong phú của địa phương, của quốc gia. Đối với nhà nước
pháp quyền xã hội chủ nghĩa của Nhân dân, do Nhân dân, vì Nhân dân; việc
cải cách hành chính đối với mỗi cơ quan, tổ chức địi hỏi phải hướng tới công
chúng, phục vụ công chúng. Để làm được điều này, các cơ quan chức năng
cần phải tham khảo các nguồn tài liệu lưu trữ nhằm rút ra các bài học kinh
nghiệm quý báu cũng như điều chỉnh, thay đổi các hạn chế trong lịch sử để
hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội. Đó chính là vai trị cốt yếu
của các KLTLS.
Trước năm 1997, Quảng Nam – Đà Nẵng là một tỉnh có khối lượng tài
liệu khá lớn, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Từ 1997

1


đến nay, sau khi tách thành hai tỉnh – thành phố: Quảng Nam và Đà Nẵng,
toàn bộ khối lượng tài liệu trước đây được đưa về Kho lưu trữ lịch sử (thuộc
TTLT thành phố Đà Nẵng) để lưu giữ. Tại đây, Kho lưu trữ đã tổ chức khoa
học và đưa vào khai thác sử dụng 19 phông lưu trữ từ các cơ quan, tổ chức
trong thành phố. Và trong năm 2012, KLTLS Thành phố Đà Nẵng đã có kế
hoạch cụ thể là sẽ thu thập thêm 68 phông lưu trữ từ các sở, ban, ngành đưa
về Kho để bảo quản và phục vụ khai thác. Tuy nhiên, hiện nay, Kho lưu trữ
chuyên dụng của Thành phố vẫn chưa xây dựng xong, hầu hết tài liệu vẫn
đang nằm tại các sở, ban, ngành. Điều này đã gây rất nhiều khó khăn cho việc
phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
Thêm vào đó, Quảng Nam - Đà Nẵng là thành phố có lịch sử phát triển
lâu đời, nơi đây ghi lại nhiều dấu ấn lịch sử quan trọng của đất nước như sự
kiện Pháp tấn công bán đảo Sơn Trà – Đà Nẵng vào năm 1858 và nhanh
chóng đưa quân chiếm đóng cả Nam kỳ lẫn Bắc kỳ, đánh dấu thời kỳ đất nước
ta bị Thực dân Pháp đô hộ. Đặc biệt, cũng chính nơi đây cịn lưu giữ những
tài liệu, bản đồ có giá trị về việc chứng minh chủ quyền trên hai quần đảo
Hoàng Sa và Trường Sa. Những tài liệu về địa bạ, đất đai từ thời kỳ
Pháp…hay những hồ sơ của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Nam –
Đà Nẵng cũ đã ngừng hoạt động hay hiện hành. Những tài liệu này cần được
công bố, phát huy giá trị tài liệu để đến được với người nghiên cứu và độc
giả. Có như vậy, lưu trữ mới thực hiện được nhiệm vụ của mình.
Tuy tài liệu có giá trị cao như thế, nhưng hiện nay, tại KLTLS Thành
phố Đà Nẵng mới chỉ áp dụng được ba hình thức khai thác, sử dụng tài liệu
đó là: tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cung cấp bản sao và chứng thực
TLLT. Điều này chứng minh các hình thức sử dụng còn nghèo nàn. Nếu chỉ
thực hiện những hình thức khai thác, sử dụng TLLT như vậy thì số lượng tài

liệu cung cấp, phục vụ cho độc giả là quá hạn chế. Vì vậy, việc chủ động

2


thông tin, giới thiệu TLLT tới đông đảo bạn đọc và người nghiên cứu là vấn
đề cấp bách cần phải thực hiện tại Kho. Đó là chưa kể tới một số thủ tục và
quy trình phục vụ độc giả cũng như trong tư duy “chưa đổi mới nhận
thức”của các cán bộ ngành làm lưu trữ, hạn chế các nhà khoa học, độc giả
tiếp cận và khai thác tài liệu…
Mặt khác, KLTLS Thành phố Đà Nẵng hiện nay vẫn chưa đa dạng các
công cụ thống kê, tra cứu TLLT mà vẫn áp dụng một công cụ truyền thống là
Mục lục hồ sơ. Việc chưa áp dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu
cũng là một hạn chế khá lớn hiện nay của Lưu trữ Đà Nẵng.
Với những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài “Nghiên cứu giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ Lịch
sử Thành phố Đà Nẵng” làm đề tài luận văn Thạc sĩ.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài này nhằm hướng đến giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau:
Một là: khảo sát, đánh giá về thực trạng chất lượng khai thác, sử dụng tài
liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng, tìm ra những ưu điểm và hạn chế, đồng
thời chỉ ra các nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu chưa thể đưa ra khai
thác, sử dụng một cách hiệu quả.
Hai là: trên cơ sở thực trạng chất lượng khai thác, sử dụng tài liệu tại
KLTLS Thành phố Đà Nẵng, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
chất lượng công tác này; đảm bảo tài liệu được khai thác, sử dụng đầy đủ, có
chất lượng nhằm phát huy giá trị cho TLLT Thành phố Đà Nẵng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
a) Đối tượng nghiên cứu
Với đề tài này, tác giả tập trung nghiên cứu:

- Thực tiễn công tác khai thác, sử dụng TLLT tại KLTLS Thành phố Đà
Nẵng.

3


- Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và cơng
tác khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng.
b) Phạm vi nghiên cứu
Trong phạm vi đề tài này, tác giả sẽ đi sâu vào nghiên cứu công tác
khai thác, sử dụng tài liệu trong KLTLS Thành phố Đà Nẵng thuộc TTLT
Thành phố Đà Nẵng.
Về mặt không gian
- Kho Lưu trữ lịch sử Thành phố Đà Nẵng;
- Các cơ quan chuyên môn sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào
KLTLS Thành phố Đà Nẵng theo quy định của Nhà nước.
Về mặt thời gian:
Năm 1997, tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng được chia tách thành Tỉnh Quảng
Nam và Thành phố Đà Nẵng. Sau đó một năm, Trung tâm Lưu trữ - một đơn
vị hành chính sự nghiệp được thành lập chính thức đi vào hoạt động. Năm
2012, KLTLS (thuộc Trung tâm Lưu trữ) có kế hoạch tiến hành thu thập 68
phông của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và dự kiến tới tháng 8 năm 2015
sẽ thu tài liệu sau khi hoàn thành Kho lưu trữ chuyên dụng. Nhưng cho đến
thời điểm hiện nay, KLTLS Thành phố Đà Nẵng mới quản lý và tiến hành
khai thác, sử dụng19 phơng lưu trữ. Vì vậy, phạm vi nghiên cứu của đề tài là
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng 19 phông lưu trữ từ
trước đến nay.
Về loại hình tài liệu:
Đề tài tập trung vào nghiên cứu nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng
tài liệu đối với tài liệu hành chính. Bên cạnh đó, cịn có tài liệu khoa học kỹ

thuật; khoa học - công nghệ của các cơ quan chuyên môn thuộc nguồn nộp
lưu của Kho lưu trữ.
Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử khơng thuộc

4


phạm vi nghiên cứu của đề tài.
4. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đã đặt ra và giải
quyết các nhiệm vụ trọng tâm sau đây:
- Hệ thống, phân tích một số vấn đề lý luận về khai thác, sử dụng TLLT;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của TTLT
Thành phố Đà Nẵng và KLTLS Thành phố Đà Nẵng;
- Khảo sát, đánh giá về thành phần, nội dung, ý nghĩa, tầm quan trọng
của khối TLLT từ UBND tỉnh Quảng Nam – Đà Nẵng cũ và các sở, ban,
ngành của Thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 đến nay.
- Nghiên cứu những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiện đang áp
dụng tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng. Từ đó rút ra những bài học kinh
nghiệm cho KLTLS Thành phố Đà Nẵng nói riêng và các TTLT Tỉnh –
Thành phố trên cả nước nói chung.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong nhiều năm qua, vấn đề khai thác, sử dụng tài liệu hay phát huy
giá trị TLLT đã được nhiều nhà khoa học, quản lý trong ngành lưu trữ quan
tâm nghiên cứu. Nổi bật là các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm,
Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) với cuốn sách “ Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ” do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên
nghiệp ấn hành. Giáo trình đã trình bày một cách khái quát về các hình thức
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu trong tồn bộ quy trình lưu trữ tài liệu.
Ngồi ra, vấn đề này cũng được tác giả GL - Belop, Aloginnốpva, K.ph

Michiep và IP.Prơcơpencơ trình bày khá chi tiết trong cuốn “Lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô” (1958) dịch ra tiếng Việt năm 1968. Trong
những cuốn giáo trình này chủ yếu là những khái niệm, hướng dẫn nghiệp vụ

5


mang tính chất khái quát, cơ sở chứ chưa đi sâu cụ thể vào một phòng, kho
lưu trữ nhất định.
Bên cạnh những cơng trình nghiên cứu nói trên, trong thời gian gần
đây, còn rất nhiều bài viết liên quan đến tổ chức khai thác, sử dụng TLLT đã
được đăng tải trên tạp chí chuyên ngành và một số báo chí. Cũng có nhiều đề
tài Luận văn nghiên cứu về vấn đề này ở những cơ quan, đơn vị và địa
phương khác nhau như: Hà Tú Anh (2002) “Tổ chức lưu trữ và khai thác
nguồn tư liệu phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ báo chí của phóng viên tại
một số toà soạn báo ở Hà Nội”, tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng – ĐHKHXH&NV Hà Nội; …” Khai thác, sử dụng TLLT phục vụ mục
đích Quốc gia là mợt nhiệm vụ cấp bách..” đó là nhận định rất sáng suốt và
đúng đắn của tác giả Trần Phương Hoa (2007) “Khai thác, sử dụng TLLT tại
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp
Bộ”, tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng – ĐHKHXH&NV Hà
Nội; hay …“Khai thác, sử dụng TLLT…..nhằm góp phần tìm kiếm tài liệu và
phát hu hết giá tị hôhgng lưu ti ̉ ban Kimm tia uiung ương Đảng”….
trong Luận văn của tác giả Nguyễn Thị Út Trang (2008) “Tổ chức khoa học
và khai thác, sử dụng tài liệu phông lưu trữ Ủy ban Kiểm tra Trung ương
Đảng - thực trạng và giải pháp”, tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn
phòng – ĐHKHXH&NV Hà Nội;…
Qua những nhận định trên, chúng ta thấy rằng: các tác giả đã hiểu được
tầm quan trọng của công tác khai thác, sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị
tài liệu tại các cơ quan Trung ương hay Kho lưu trữ Quốc Gia.

Ngoài ra, một số bài khóa luận tốt nghiệp cũng đề cập đến vấn đề này
như: “Tổ chức sử dụng tài liệu ở một số cơ quan ngang Bộ” của tác giả
Nguyễn Thị Thu Huyền (2006) KL.42, lưu tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn
phòng – Trường Đại học KHXH&NV – ĐH QG Hà Nội, “ Tổ chức khai thác

6


và sử dụng khối hồ sơ, kỷ vật của cán bộ Đi B tại TTLTQG III HN của tác giả
Nguyễn Kim Dung (2003), KL. 108 lưu tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn
phòng – Đại học KHXH&NV Hà Nội – ĐH Quốc Gia Hà Nội, “Tổ chức khai
thác và sử dụng TLLT tại kho Lưu trữ Tỉnh uỷ Hoà Bình - thực trạng và giải
pháp” của tác giả Diệp Thị Thanh Hường (2007), KL. 204 lưu tại Khoa Lưu
trữ và Quản trị Văn phòng – Đại học KHXH&NV Hà Nội – ĐH Quốc Gia Hà
Nội,…
Cũng cần phải kể đến một số bài viết được đăng trên các báo chuyên
ngành: “Khai thác, sử dụng TLLT phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong
giai đoạn đổi mới và hội nhập Quốc tế ở Việt Nam” của tác giả Tuệ Nhàn
(đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 - 2102); bài viết “Các
nguyên tắc khai thác TLLT” của tác giả Đinh Kim Ngân sưu tầm và biên dịch
(đăng trên Tạp chí văn thư –lưu trữ Việt Nam số 9-2012); “Lưu trữ Quốc gia
Hoa Kỳ sử dụng mạng xã hội để đem văn hóa lưu trữ đến với công chúng”của
tác giả Nguyễn Hồng Nhung lược dịch (đăng trên tạp chí Văn thư – Lưu trữ
Việt Nam số 2-2014),…
Với nhiều cơng trình nghiên cứu về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ cho thấy vai trò to lớn của công tác này trong việc quản lý Nhà nước. Đặc
biệt, ở nước ta, trong những năm gần đây, đã có rất nhiều bài báo khoa học,
nhiều Luận văn, Đề án nghiên cứu lĩnh vực này. Chẳng hạn: Đề án “Sưu tầm
TLLT quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội (giai đoạn 2015 - 2020)”; Đề
án “Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020,

tầm nhìn đến năm 2030”,…chứng tỏ cơng tác Lưu trữ đang ngày càng được
Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt
là nhấn mạnh vào vấn đề “phát huy giá trị tài liệu lưu trữ”. Có thể nói, những
cơng trình này đã cho chúng ta cái nhìn tổng quan về tình hình lý luận và thực
tiễn công tác khai thác, sử dụng TLLT ở Việt Nam.

7


Tóm lại, những bài viết và nghiên cứu trên đã phần nào đi sâu nghiên
cứu tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại một số cơ quan, phòng, kho lưu
trữ cụ thể. Bên cạnh đó, các bài viết cịn đưa ra những phương pháp mới làm
tài liệu tham khảo cho các các phòng, kho lưu trữ nhằm phát huy hết giá trị tài
liệu. Tuy nhiên, để tìm hiểu sâu về thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Thành phố Đà Nẵng thì chưa có bài viết, đề tài nào được công bố. Khối
lượng tài liệu lưu trữ bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng hơi phức tạp
hơn các địa phương khác, vì Đà Nẵng là thành phố bị chia tách, nên khối
lượng tài liệu tại đây cũng bị chi phối bởi yếu tố này. Nhìn chung, khối lượng
tài liệu phải thu thập về từ các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu ở đây sẽ phong
phú, đa dạng hơn. Nhưng trên thực tế, tài liệu đang bảo quản trong KLTLS
Đà Nẵng cịn rất ít. Bởi vậy, để giải quyết những vấn đề nêu trên và đưa ra
những giải pháp thiết thực cho khai thác, sử dụng tài liệu tại KLTLS Thành
phố Đà Nẵng cũng chính là những nhiệm vụ mà chúng tôi đặt ra cho Luận
văn này.
Mặt khác, để hiểu rõ về khai thác, sử dụng tài liệu và triển khai thực hiện
tốt thì chưa phải cơ quan nào cũng làm được, mà nhất là các cơ quan lưu trữ
địa phương nói chung và thành phố Đà Nẵng nói riêng. Do đó, với đề tài luận
văn này, tơi hi vọng có thể là một nguồn tư liệu giúp các cơ quan lưu trữ
Thành phố Đà Nẵng có thêm tư liệu thực hiện tốt hơn cơng tác này.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tư
liệu sau đây:
- Tài liệu lý luận, gồm các cơng trình nghiên cứu như đã giới thiệu ở
phần lịch sử nghiên cứu vấn đề.
- Tài liệu pháp lý gồm: các văn bản quy phạm pháp luật như Luật lưu trữ
số 01/2011 ngày 01 tháng 01 năm 2011 của Quốc hội, Chỉ thị số 05/2007/CT

8


–TTG ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Chính phủ về tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Pháp lệnh bảo vệ lưu trữ Quốc gia năm 1982
và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các Nghị định, Chỉ thị, Thông tư,..
Những văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ từ năm 1945 tới
nay.
- Tài liệu khảo sát thực tế gồm:
+ Hồ sơ, TLLT về chức năng, nhiệm vụ, giải quyết công việc của các cơ
quan sở, ban, ngành tại Thành phố Đà Nẵng.
+ Các bài báo và báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan Trung
ương, Địa phương và các đơn vị trong ngành.
Ví dụ: Báo cáo kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ năm 2013 và
phương hướng nhiệm vụ năm 2014, Báo cáo số 124/BC –TTLT ngày
17/12/2013 của Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng,…
7. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mac – Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận.
Mục đích của đề tài là nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn. Do đó, các
khâu nghiệp vụ, điều tra khảo sát, phân tích, tổng hợp và so sánh là những
phương pháp quan trọng mà tôi sử dụng để thực hiện đề tài. Tuy nhiên áp

dụng nhiều nhất là những phương pháp sau:
- Phương pháp hệ thống: là phương pháp cơ bản được sử dụng trong
khi thực hiện đề tài. Khi nghiên cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tơi đã đặt tài liệu trong hệ thống để đánh giá mối liên hệ, vai trị của
chúng. Từ đó sẽ có cái nhìn tổng quát về cơ cấu tổ chức, về thành phần tài
liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị đó.

9


- Phương pháp phân tích chức năng: phương pháp này giúp tơi xác định
vai trị của khối lượng TLLT hiện đang được bảo quản tại KLTLS Thành phố
Đà Nẵng và tầm quan trọng của khối tài liệu này đối với sự hình thành và phát
triển của Thành phố. Vì vây, có thể đưa ra được những hình thức để phát huy
hết giá trị tài liệu.
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn: sử dụng phương pháp này nhằm
tìm hiểu những ý kiến, quan điểm của lãnh đạo TTLT Thành phố Đà Nẵng,
các cán bộ quản lý tại các đơn vị, các cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ,
độc giả liên quan đến khai thác tài liệu. Điều đó thể hiện rõ nguyện vọng của
họ trong việc nghiên cứu nhằm đổi mới và thay thế công tác lưu trữ hiện nay
tại cơ quan.
- Ngồi ra, tơi cịn sử dụng phương pháp quan sát, khảo sát, thống kê
nhằm tính tốn, nhận định, đánh giá cơng tác lưu trữ nói chung và khâu khai
thác, sử dụng tài liệu nói riêng tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng. Điều này,
nhằm đưa ra những hướng giải quyết, giúp cho công tác khai thác, sử dụng tại
liệu tại đây được hoàn chỉnh và đạt kết quả cao.
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết
hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Hồn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, đề tài có một số đóng

góp về hai phương diện: lý luận và thực tiễn.
Về lý luận: góp phần làm rõ hơn lý luận về khai thác, sử dụng và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ - một vấn đề cịn có nhiều hạn chế tại các KLTLS
địa phương của nước ta hiện nay.
Về thực tiễn: luận văn sẽ góp phần làm rõ những ưu, nhược điểm trong
công tác tổ chức khai thác, sử dụng và phát huy giá trị TLLT của KLTLS
thành phố Đà Nẵng nói riêng và các cơ quan lưu trữ, đơn vị từ Trung ương tới

10


Địa phương nói chung. Từ đó sẽ nêu các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
khai thác, sử dụng TLLT tốt hơn cho các KLTLS Tỉnh – Thành phố.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục Tài liệu tham khảo và Phụ
lục, phần nội dung chính của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Sự cần thiết phải nâng cao chất lượng khai thác, sử dụng
tài liệu tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng
Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở
Chương 2 và Chương 3. Qua đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng và sự cần
thiết phải nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng, phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn, nhu cầu tiếp cận, sử dụng TLLT
trong hiện tại và tương lai.

Chương 2: Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại
KLTLS Thành phố Đà Nẵng
Trong chương này, chúng tơi trình bày kết quả khảo sát hiện trạng tại
KLTLS Thành phố Đà Nẵng từ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu, số lượt
người sử dụng tài liệu, đến thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ. Từ đó nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về ưu, nhược điểm của

công tác khai thác, sử dụng TLLT. Đây cũng là cơ sở để tác giả hoàn thiện
những giải pháp ở chương 3.
Chương 3: Nghiên cứu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng khai
thác, sử dụng TLLT tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng
Đây là chương trọng tâm của luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận ở
Chương 1 và tình hình thực tiễn từ Chương 2. Trong chương này, tác giả phân
tích, đánh giá và đưa ra những nhận xét về ưu nhược điểm của công tác tổ
chức sử dụng tài liệu, những nguyên nhân khách quan và chủ quan dẫn đến
tình trạng đó. Từ đó, chúng tơi đề xuất các giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác này.

11


Chương 1: SỰ CẦN THIẾT PHẢI NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI KLTLS THÀNH PHỐ ĐÀ
NẴNG
1.1 Khái quát chung về Kho Lưu trữ Lịch sử Thành phố Đà Nẵng
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Sau ngày tách tỉnh, Đà Nẵng đã bắt đầu chuyển mình và có những bước
phát triển vượt bậc. Góp phần vào thành cơng đó, khơng thể khơng kể đến vai
trị của công tác Lưu trữ. Mặc dù, lúc này thành phố vẫn chưa có hệ thống lưu
trữ tập trung, cách thức lưu trữ hồ sơ tại mỗi cơ quan, đơn vị đều khơng thống
nhất, cơng tác lưu trữ cịn sơ sài, đội ngũ cán bộ thiếu về số lượng và yếu về
trình độ chun mơn nên chưa đáp ứng u cầu của công tác lưu trữ.
Yêu cầu đặt ra lúc này đối với công tác Lưu trữ của thành phố là phải đi
vào nề nếp ổn định, đồng thời đáp ứng việc cung cấp tài liệu cần thiết để thực
hiện các chỉ đạo, điều hành của UBND thành phố. Thực hiện Chỉ thị số
726/TTg ngày 04 tháng 9 năm 1997 của Thủ tướng Chính phủ “về tăng cường
cơng tác lưu trữ trong thời gian đến” và Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày
24 tháng 01 năm 1998 của Ban tổ chức Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) “về

hướng dẫn tổ chức lưu trữ của cơ quan Nhà nước các cấp”, văn phòng UBND
thành phố Đà Nẵng thấy rằng việc thành lập TTLT Thành phố Đà Nẵng trong
thời điểm hiện nay là cần thiết và cấp thiết. Vì thế, UBND Thành phố Đà
Nẵng đã quyết định thành lập TTLT Thành phố Đà Nẵng theo quyết định số:
3218/1998/QĐ-UB ngày 06 tháng 6 năm 1998. TTLT này có chức năng lưu
trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố Đà
Nẵng; có nhiệm vụ và quyền hạn theo điểm A, phần II của Thông tư số
40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ.
Ngồi ra cịn thực hiện các nghiệp vụ khác về công tác lưu trữ do UBND
Thành phố Đà Nẵng giao.

12


Sau một thời gian hoạt động, Trung tâm đã hoàn thành tốt nhiệm vụ
của mình, đảm bảo cơng tác Lưu trữ được thông suốt. Nhưng đến năm 2005,
căn cứ vào Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư,
lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ và UBND. Xét thấy
nhiệm vụ của TTLT chưa đầy đủ, UBND Thành phố Đà Nẵng đã quyết định
thành lập lại TTLT Thành phố Đà Nẵng theo số: 9357/QĐ-UBND ngày
30/12/2006. Lúc này TTLT trực thuộc Văn phòng UBND Thành phố Đà
Nẵng.
Sau một thời gian dài hoạt động, thực hiện ý kiến kết luận của Thường
trực Thành ủy tại cuộc họp ngày 07 tháng 11 năm 2013 và theo đề nghị của
Giám đốc Sở Nội vụ tại tờ trình số 2334/TTr - SNV ngày 25 tháng 12 năm
2013, UBND Thành phố Đà Nẵng đã ban hành quyết định số 441/ QĐ –
UBND ngày 16 tháng 01 năm 2014 về việc chuyển TTLT trực thuộc văn
phòng UBND thành phố sang trực thuộc Sở Nội Vụ. Gần đây nhất, vào ngày
25 tháng 3 năm 2015, Quyết định 1660/ QĐ – UBND về việc thành lập Chi

cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng của UBND Thành phố Đà Nẵng
đã nêu rõ: “Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Đà Nẵng trực thuộc Sở Nội
vụ trên cơ sở sắp xếp, tổ chức phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và TTLT
thuộc Sở Nội vụ”. Tiếp theo đó, ngày 10 tháng 4 năm 2015 Quyết định số
222/ QĐ – SNV Sở Nội Vụ đã ban hành Quyết định về việc thành lập TTLT
Lịch sử Thành phố Đà Nẵng trên cơ sở TTLT.
Có thể nói, đây là một sự nỗ lực của các sở, ban, ngành trong việc thực
hiện theo sự chỉ đạo của Thông tư số 02/2010/TT – BNV ngày 28 tháng 4
năm 2010 của Bộ Nội vụ “về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức của tổ chức Văn thư – Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và UBND các cấp”. Những văn bản này đã quy định rõ Lưu

13


trữ lịch sử tại các Tỉnh - Thành phố trực thuộc Trung ương phải thành lập Chi
Cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ.
1.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của TTLT
Lịch sử Thành phố Đà Nẵng
Vị trí , chức năng:
Theo Quyết định số 222- QĐ/ SNV ngày 10 tháng 4 năm 2015 của Sở
Nội Vụ “về việc thành lập TTLT Ḷch sử uhành phố Đà Nẵng”, hiện nay
TTLT là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Chi cục
trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ trong việc thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch
sử và thực hiện các dịch vụ công về lưu trữ. Trung tâm chịu sự quản lý, chỉ
đạo về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, biên chế của Chi cục trưởng Chi
cục Văn thư – Lưu trữ thành phố.
TTLT Lịch sử Thành phố Đà Nẵng có tư cách pháp nhân, được sử dụng
con dấu theo quy định và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy
định. [45,tr.01]

Nhiệm vụ:
TTLT Thành phố Đà Nẵng có nhiệm vụ:
- Thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ Lịch sử của Thành phồ, bao gồm:
+ Đề xuất Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và
phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử Thành phố;
+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn
bị tài liệu nộp lưu;
+ Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ, phục chế, bảo
hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử;
+ Tổ chức khai thác, sử dụng TLLT theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp
luật.

14


- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy
định của pháp luật.
- Thực hiện quản lý tài chính, tài sản được giao cho Trung tâm theo
quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư –
Lưu trữ giao phó.[45, tr.02]
Cơ cấu tổ chức bộ máy của Trung tâm.
Trung tâm có một Giám đốc, một Phó Giám đốc và các viên chức
nghiệp vụ.
1- Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Sở Nội vụ Thành phố bổ nhiệm,
miễn nhiệm; chịu trách nhiệm trước Chi cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu
trữ và trước pháp luật về tồn bộ hoạt động của Trung tâm.
2- Phó Giám đốc Trung tâm do Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu
trữ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Trung tâm và trên cơ sở

ý kiến đồng ý của Giám đốc Sở Nội vụ. Phó Giám đốc Trung tâm có nhiệm
vụ giúp Giám đốc Trung tâm thực hiện một số cơng tác. Bên cạnh đó, cịn
chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và trước pháp luật về lĩnh vực
công tác được phân công. [45,tr.02]
1.2 Khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu hiện
đang bảo quản tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng
1.2.1 Khối lượng
Theo kết quả khảo sát, thống kê của chúng tôi, hiện nay số lượng
Phông tài liệu đang được lưu trữ tại KLTLS Thành phố Đà Nẵng là 19 phơng,
trong đó có 17 phơng đóng và 02 phơng mở với tổng chiều dài mét giá là trên
1050 mét; trong đó có 980 mét giá tài liệu hành chính, 70 mét giá tài liệu khoa
học kỹ thuật (chủ yếu là tài liệu XDCB). Toàn bộ tài liệu này được thể hiện

15


trên vật mang tin bằng giấy. Thời gian của tài liệu chủ yếu là từ năm 1975 2011.
Ngoài ra, KLTLS Thành phố Đà Nẵng hiện nay còn bảo quản khối tài
liệu thời Pháp thuộc từ năm 1885 – 1954: khoảng 150 cuộn tài liệu bản đồ, 10
mét giá tài liệu công báo, sổ khoảnh, sổ sách thuế nông nghiệp, sổ diện tích,
phân hạn định sản xuất,…thời gian của tài liệu khoảng từ năm 1953 – 1954,
Công báo bằng tiếng Pháp có thời gian tài liệu từ năm 1885 – 1961.
Có thể chia tài liệu thành 2 nhóm lớn: nhóm phơng TLLT của UBND
Thành phố Đà Nẵng và nhóm phơng TLLT của các sở, ban, ngành.
Nhóm thứ nhất là nhóm phơng lưu trữ của UBND Thành phố Đà Nẵng:
- Phông Lưu trữ HĐND – UBND Thành phố Đà Nẵng được chia ra
phơng đóng và phơng mở.
Khối lượng phơng đóng phản ánh q trình hình thành, phát triển và
tồn bộ hoạt động của cơ quan đơn vị hình thành phơng từ khi thành lập đến
khi chia tách hai tỉnh Quảng Nam và Đà Nẵng năm 1996. Do tình hình chiến

tranh và sự chia tách của hai tỉnh, nên hiện nay khối lượng tài liệu còn được
bảo quản tại KLTLS thành phố Đà Nẵng cịn lại khoảng 3294 hồ sơ, tính ra
khoảng 330 mét giá tài liệu trong đó tình trạng vật lý cũng bị hư hỏng khá
nhiều.
Phông Lưu trữ UBND Thành phố Đà Nẵng từ năm 1997 tới nay: đây là
phông lưu trữ mở, toàn bộ tài liệu lưu trữ phản ánh q trình hoạt động của
đơn vị hình thành Phơng, từ khi chia tách tỉnh (1997) đến nay. Đây là khối
lượng tài liệu chủ yếu được bảo quản với khối lượng lớn, khoảng 5379 hồ sơ.
Nhóm thứ hai là nhóm phơng lưu trữ của các sở, ban, ngành: tài liệu
chủ yếu phản ánh quá trình hình thành, phát triển trong hoạt động của các cơ
quan, đơn vị hình thành phơng. Khối lượng tài liệu này tương đối nhiều, nó

16