Hệ thống quản lý mượn trả sách tại thư viện

Mục lục


Lời nói đầu
Mục đích đề tài
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến trong hầu hết
mọi cơ quan, doanh nghiệp, đặc biệt là việc áp dụng các giải pháp tin học trong công
tác quản lý. Với các thư viện lớn, số lượng tài liệu là rất nhiều vì thế cơng tác quản lý
là cần thiết.
Lý do chọn đề tài:
Với mong muốn giảm bớt khó khăn trong công tác quản lý tài liệu của thư viện,
giảm thiểu công việc, nâng cao năng suất lao động, việc xây dựng phần mềm “Hệ
thống quản lý mượn trả tại thư viện” sẽ giúp dễ dàng hơn trong việc quản lý các đầu
sách của mình và giúp việc mượn trả sách trở nên dễ dàng hơn, đồng thời sử dụng
phần mềm sẽ có được các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng. Việc quản lý số
lượng sách, tổng hợp thông tin cũng trở nên dễ dàng hơn.
Tên đề tài:
“Hệ thống quản lý mượn trả tại thư viện”
Đối tượng nghiên cứu: Công việc quản lý mượn trả sách thư viện.

2


CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
1.1.

MÔ TẢ HỆ THỐNG

1.1.1. Nhiệm vụ cơ bản:
- Khi độc giả có nhu cầu mượn sách thì sẽ xin được cấp thẻ thư viện, sau đó lập phiếu
yêu cầu mượn sách được duyệt bởi thủ thư thơng qua hai hình thức mượn tại chỗ hoặc

mượn về nhà.
- Khi độc giả trả sách đem theo sách và phiếu mượn song cho nhân viên thư viện đối
chiếu đồng ý hoàn thành xong nhiệm vụ trả.

1.1.2. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu hệ thống mượn trả sách của thư viện bao gồm: Bộ phận hành chính và bộ phận
quản lý thư viện.
STT
Tên các bộ phận
1
Quản lý hành chính

2

Quản lý phục vụ thư viện

Cách tổ chức
Bộ phận bao gồm các cơng việc:
- Thực hiện việc đưa ra các chính sách về quy
định với các phòng ban sao cho đúng chức năng
của mỗi phịng ban
- Quản lý tài chính của thư viện
Bộ phận bao gồm các cơng việc:
- Phịng đọc: nơi dành cho các bạn đọc đến đọc
sách tại thư viện. Những thông tin chi tiết độc
giả cũng như sách mà độc giả mượn đều được
lưu lại trong “Nhật ký mượn sách hàng ngày”
nhằm tránh tình trạng mất sách.
- Phịng sách: nơi chứa toàn bộ hệ thống sách tại
thư viện.

- Thực hiện mượn trả:
+ Nơi có nhiệm vụ cho độc giả mượn trả sách.
Độc giả khi mượn sách phải cung cấp thông tin
để điền đầy đủ thông vào “Sổ mượn sách” theo
từng ngày giờ. Bên cạnh đó nhằm tránh tình
trạng độc giả mượn sách không trả, khi cấp thẻ
thư viện cho độc giả thì yêu cầu độc giả nộp một
khoản tiền để thế chấp. Số tiền này sẽ hoàn trả
cho độc giả khi độc giả trả lại thẻ thư viện
+ Nơi giúp bạn đọc tra tìm các loại sách theo tên
sách, tác giả, NXB, thể loại.
3


1.1.3. Quy trình xử lý
STT Tên quy trình
1
Mua và nhập các loại sách

2

Tra cứu sách

3

Cấp thẻ bạn đọc

4

Mượn sách

5

Trả sách

Quy trình xử lý
Tại thư viện khi có nhu cầu đặt sách thì khi đó
sách được NXB, cơng ty phát hành sách chuyển
đến theo “Đơn đặt mua sách(MB01)” của thư
viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại
đơn hàng và lập hóa đơn thanh tốn(MB02) để
xác định lại những thơng tin về số lượng, đơn giá
của hóa đơn là đúng. Sau đó thơng tin về sách
nhập cũng như số lượng sách, đơn giá sách,
NXB hay công ty phát hành sách sẽ được lưu lại
tại biên bản nhập sách đưa lên phía ban hành
chính kiểm tra và tiến hành thanh tốn hóa đơn.
Thủ thư tiến hành dán mã sách cho sách mượn,
và đưa sách vào sử dụng.
+ Để độc giả có thể tra cứu các thơng tin về sách
cần mượn theo: tên sách, tác giả, NXB,… trước
khi mượn thì thư viện cần lập Bảng tra cứu sách
(MB03), để có thể điền đầy đủ thông tin về độc
giả, sách cần mượn trong Phiếu yêu cầu mượn
sách (MB04)
+ Cập nhật thông tin về các sách sẽ được thực
hiện khi nhập sách mới, hủy sách khơng cịn sử
dụng được nữa. Phân loại các sách theo những
thể loại sách khác nhau.
Mỗi độc giả khi có nhu cầu đọc và mượn sách

của thư viện đều phải làm đơn xin cấp thẻ thư
viện (MB05). Trong thẻ thư viện có các thơng tin
về độc giả như: Mã thẻ, họ tên, ngày sinh, quê
quán, ngày lập,... Lưu trữ lại các thông tin về độc
giả và chi tiết các lần mượn sách.
Khi có nhu cầu mượn sách, độc giả cần đưa
Phiếu yêu cầu mượn sách (MB04) của mình cho
các nhân viên thư viện. Nhân viên thư viên sẽ
tiến hành kiểm tra xem độc giả có thể mượn sách
được hay khơng và cịn sách để đáp ứng hay
khơng? Nếu thỏa mãn yêu cầu mượn, độc giả sẽ
được mượn sách và nhận sách. Thông tin về độc
giả, về sách mượn sẽ được lưu trong “Phiếu theo
dõi mượn trả” (MB06). Phiếu theo dõi mượn trả
bao gồm 2 phần giống nhau, phần cuống phiếu
được giữ lại, phần còn lại độc giả giữ lại để khi
nào độc giả trả sách thư viện sẽ kiểm tra.
Khi độc giả trả sách, nhân viên thư viện sẽ kiểm
4


6

Chính sách phạt

7

Thống kê số lượng sách

tra đối chiếu phần kia của phiếu theo dõi mượn

trả do độc giả giữ. Nếu thơng tin chính xác nhân
viên thư viện nhận lại sách.
Khi độc giả đến trả sách, nếu có xảy ra sai phạm
như: trả sách trễ so với ngày hẹn (được tính bằng
5000đ/ngày), sách bị hư hỏng (50% giá trị của
cuốn sách), mất sách (100% giá trị của cuốn
sách)… thủ thư sẽ đưa ra Phiếu phạt (MB07)
nhằm đảm bảo tài nguyên của thư viện cũng như
thực hiện đúng quy định của thư viện.
Sau mỗi tháng nhân viên thư viện cần kiểm kê
lại số lượng sách của từng quyển sách và lưu
trong bảng Báo cáo thống kê số lượng sách
(MB08)

1.1.4. Mẫu biểu
1. Đơn đặt mua sách (MB01):
ĐƠN ĐẶT SÁCH NHẬP KHO
Số:…………….
Ngày:…/…./….
Nhân viên:…………

Tên sách

Số lượng

Giá tiền

Thể loại

NXB

Ngày
xuất bản

Ghi chú

Ngày……tháng…….năm……
Chữ ký nhân viên
(Ký tên và đóng dấu)

5


2. Hóa đơn thanh tốn sách nhập kho (MB02):
HĨA ĐƠN THANH TOÁN SÁCH NHẬP KHO
Số phiếu:….

Nhà cung cấp:……
Địa chỉ:……
SĐT:……… Fax:………

STT

Tên sách

Số lượng

Giá tiền/quyển

Thành tiền

Tổng:
Thuế VAT:
Thành tiền:
Ngày……tháng……năm.….

Chữ ký nhà cung cấp

Chữ ký nhân viên tiếp nhận
(Ký tên và đóng dấu)

6


3. Tra cứu sách (MB03):
BẢNG TRA CỨU SÁCH
Số:……

STT

Tên sách

Thể loại

Tác giả

4. Phiếu mượn trả (MB04):
PHIẾU MƯỢN TRẢ
Số:
Số thẻ:……… Mã độc giả:…….

Họ tên:…………
Địa chỉ:…………

STT

Mã sách

Tên sách

Tác giả

Mã loại

Ghi chú

Ngày hẹn trả

Ngày……tháng…….năm……
Chữ ký thủ thư
(Ký tên và đóng dấu)

5. Thẻ thư viện (MB05):

7


THẺ THƯ VIỆN
Số thẻ:…..
Họ tên:……………….
Ngày sinh:……………

Nơi sinh:…………….
Địa chỉ:………………
Ngày làm thẻ:……………. Ngày hết hạn:……......
Ngày……tháng…….năm……
Chữ ký thủ thư
(Ký tên và đóng dấu)

6. Phiếu theo dõi mượn trả (MB06):
BÁO CÁO TÌNH HÌNH MƯỢN TRẢ
Số:…………….
Ngày:…/…./….

STT

Tên sách

ĐVT

Số lượt mượn

Tổng:

Nhân viên kiểm kê

Điều hành thư viện

(Ký, ghi rõ họ tên)

(Ký tên và đóng dấu)

7. Phiếu phạt (MB07):
PHIẾU PHẠT
Số phiếu:…..
8


Tên độc giả:……..
Mã thẻ:………….

STT

Mã sách

Tên sách

Mức độ sai phạm

Giá tiền

Tổng:
Ngày……tháng…….năm……
Chữ ký thủ thư
(Ký tên và đóng dấu)

8. Báo cáo thống kê số lượng sách (MB08):

9


BÁO CÁO THỐNG KÊ SỐ LƯỢNG SÁCH

Nhân viên:………..
…………………

Số:

Chức vụ:………….
…….

Ngày:…../....../

STT

Tên sách

Thể loại

Tác giả

Số lượng

Nhân viên kiểm kê
(Ký, ghi rõ họ tên)
1.2.

MÔ HÌNH HĨA HỆ THỐNG

1.2.1. Mơ hình tiến trình nghiệp vụ:
Ký hiệu:
- Bộ phận trong hệ thống:

Tên bộ phận
Chức năng 1
Chức năng 2
…
- Tác nhân tác động vào hệ thống:

- Luồng thông tin:
10


Mơ hình:

1.2.2. Biểu đồ hoạt động:
Ký hiệu:
- Bắt đầu/ Kết thúc

11


- Công việc
- Điều kiện rẽ nhánh

- Giấy tờ giao dịch
- Kho dữ liệu
- Luồng công việc/ Luồng dữ liệu

1. Mua và nhập sách

12

2. Tra cứu sách

3. Cấp thẻ bạn đọc
13


4. Mượn sách

5. Trả sách
14


6. Phạt
15


7. Thống kê số lượng sách
16


8. Thống kê mượn trả sách
17


CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.1.

PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ

2.1.1. Mơ hình hóa chức năng nghiệp vụ

2.1.1.1. Xác định chức năng chi tiết
Dựa vào quy trình xử lý gạch chân động từ + bổ ngữ
STT Tên quy trình
1
Mua và nhập các loại sách

Quy trình xử lý
Tại thư viện khi có nhu cầu đặt sách(1) thì khi
đó sách được NXB, công ty phát hành sách
chuyển đến theo “Đơn đặt mua sách(MB01)” (2)
của thư viện, nhân viên thư viện có nhiệm vụ
kiểm tra lại đơn hàng(3) và lập hóa đơn thanh
tốn(MB02) (4) để xác định lại những thông tin
18


2

Tra cứu sách

3

Cấp thẻ bạn đọc

4

Mượn sách

5

Trả sách

6

Chính sách phạt

về số lượng, đơn giá của hóa đơn là đúng. Sau
đó thông tin về sách nhập cũng như số lượng
sách, đơn giá sách, NXB hay công ty phát hành
sách sẽ được lưu lại tại biên bản nhập sách đưa
lên phía ban hành chính kiểm tra và tiến hành
thanh tốn hóa đơn(5) qua sự kiểm duyệt hóa
đơn(6) của thư viện. Thủ thư tiến hành dán mã
sách(7) cho sách mượn, và đưa sách vào sử
dụng.
+ Để độc giả có thể tra cứu các thông tin về
sách(8) cần mượn theo: tên sách, tác giả, NXB,
… trước khi mượn thì thư viện cần lập Bảng tra
cứu sách (MB03) (9), để có thể điền đầy đủ
thơng tin về độc giả, sách cần mượn (10) trong
Phiếu yêu cầu mượn sách (MB04)
+ Cập nhật thông tin về các sách(11) sẽ được
thực hiện khi nhập sách mới(12), hủy sách
không còn sử dụng được nữa(13). Phân loại các
sách(14) theo những thể loại sách khác nhau.
Mỗi độc giả khi có nhu cầu đọc và mượn sách
của thư viện(15) đều phải làm đơn xin cấp thẻ
thư viện (MB05) (16). Trong thẻ thư viện có các

thơng tin về độc giả như: Mã thẻ, họ tên, ngày
sinh, quê quán, ngày lập,... Lưu trữ lại các thông
tin về độc giả và chi tiết các lần mượn sách(17).
Khi có nhu cầu mượn sách(18), độc giả cần đưa
Phiếu yêu cầu mượn sách (MB04) (19) của mình
cho các nhân viên thư viện. Nhân viên thư viên
sẽ tiến hành kiểm tra xem độc giả có thể mượn
sách được hay khơng và cịn sách để đáp ứng
hay khơng?(20) Nếu thỏa mãn yêu cầu mượn,
độc giả sẽ được mượn sách(21) và nhận
sách(22). Thông tin về độc giả, về sách mượn sẽ
được lưu trong “Phiếu theo dõi mượn trả”
(MB06) (23). Phiếu theo dõi mượn trả bao gồm 2
phần giống nhau, phần cuống phiếu được giữ lại,
phần còn lại độc giả giữ lại để khi nào độc giả
trả sách thư viện(24) sẽ kiểm tra.
Khi độc giả trả sách(25), nhân viên thư viện sẽ
kiểm tra đối chiếu phần kia của phiếu theo dõi
mượn trả(26) do độc giả giữ. Nếu thơng tin
chính xác nhân viên thư viện nhận lại sách(27).
Khi độc giả đến trả sách(28), nếu có xảy ra sai
phạm như: trả sách trễ so với ngày hẹn (được
tính bằng 5000đ/ngày), sách bị hư hỏng (50%
giá trị của cuốn sách), mất sách (100% giá trị của
19


7

Thống kê số lượng sách

•

cuốn sách)… thủ thư sẽ đưa ra Phiếu phạt
(MB07) (29) nhằm đảm bảo tài nguyên của thư
viện cũng như thực hiện đúng duyệt quyết định
phạt(30) của thư viện.
Sau mỗi tháng nhân viên thư viện cần kiểm kê
lại số lượng sách (31) của từng quyển sách và
lưu trong bảng Báo cáo thống kê số lượng sách
(MB08) (32)

Danh sách các chức năng chi tiết:

1. Đặt sách
2. Chuyển sách đến theo “Đơn đặt mua sách”
3. Kiểm tra lại đơn hàng
4. Lập hóa đơn thanh tốn
5. Thanh tốn hóa đơn
6. Kiểm duyệt hóa đơn
7. Dán mã sách
8. Tra cứu các thông tin về sách
9. Lập bảng tra cứu sách
10. Điền thông tin mượn sách
11. Cập nhật thông tin về các sách
12. Nhập sách mới
13. Hủy sách
14. Phân loại các sách
15. Đọc và mượn sách
16. Xin cấp thẻ thư viện

17. Lưu thông tin về độc giả
18. Mượn sách
19. Đưa Phiếu yêu cầu mượn sách
20. Kiểm tra tình trạng mượn sách
21. Mượn sách
20


22. Nhận sách
23. Lưu thông tin mượn trả
24. Trả sách thư viện
25. Trả sách
26. Kiểm tra Phiếu theo dõi mượn trả
27. Nhận lại sách
28. Trả sách
29. Đưa Phiếu phạt
30. Duyệt quyết định phạt
31. Kiểm kê số lượng sách
32. Báo cáo thống kê số lượng sách
•

Loại bỏ chức năng trùng lặp:

Các chức năng bị loại bỏ:
18. Mượn sách
21. Mượn sách
25. Trả sách
28. Trả sách
Danh sách các chức năng chi tiết còn lại:
1. Đặt sách

2. Chuyển sách đến theo “Đơn đặt mua sách”
3. Kiểm tra lại đơn hàng
4. Lập hóa đơn thanh tốn
5. Thanh tốn hóa đơn
6. Kiểm duyệt hóa đơn
7. Dán mã sách
8. Tra cứu các thông tin về sách
9. Lập bảng tra cứu sách
21


10. Điền thông tin mượn sách
11. Cập nhật thông tin về các sách
12. Nhập sách mới
13. Hủy sách
14. Phân loại các sách
15. Đọc và mượn sách
16. Xin cấp thẻ thư viện
17. Lưu thông tin về độc giả
18. Mượn sách
19. Đưa Phiếu yêu cầu mượn sách
20. Kiểm tra tình trạng mượn sách
21. Nhận sách
22. Lưu thông tin mượn trả
23. Trả sách
24. Kiểm tra Phiếu theo dõi mượn trả
25. Nhận lại sách
26. Đưa Phiếu phạt
27. Duyệt quyết định phạt
28. Kiểm kê số lượng sách

29. Báo cáo thống kê số lượng sách

•

Gom nhóm chức năng

Chức năng đơn giản được gom nhóm

Tên sau khi gom nhóm

1. Đặt sách

Mua và đặt sách

2. Chuyển sách đến theo “Đơn đặt mua
sách”
3. Kiểm tra lại đơn hàng

Kiểm tra và thanh tốn hóa đơn

4. Lập hóa đơn thanh tốn
22


5. Thanh tốn hóa đơn
6. Kiểm duyệt hóa đơn

Quản lý tài chính hệ thống

28. Duyệt quyết định phạt

8. Tra cứu các thông tin về sách

Tra cứu sách

9. Lập bảng tra cứu sách
11. Cập nhật thông tin về các sách

Cập nhật sách

12. Nhập sách mới
13. Hủy sách
14. Phân loại các sách
7. Dán mã sách
16. Xin cấp thẻ thư viện

Quản lý độc giả

17. Lưu thông tin về độc giả
10. Điền thông tin mượn sách

Mượn sách

15. Đọc và mượn sách
19. Đưa Phiếu yêu cầu mượn sách
21. Nhận sách
20. Kiểm tra tình trạng mượn sách

Kiểm tra tình trạng mượn trả

22. Lưu thơng tin mượn trả

23. Trả sách

Trả sách

24. Kiểm tra phiếu theo dõi mượn trả
25. Nhận lại sách
26. Đưa phiếu phạt
27. Duyệt quyết định phath
28. Kiểm kê số lượng sách

Thống kê sách

29. Báo cáo thống kê số lượng sách
Danh sách các chức năng sau khi gom nhóm:
1. Mua và đặt sách
2. Kiểm tra và thanh tốn hóa đơn
3. Quản lý tài chính hệ thống
4. Tra cứu sách
5. Cập nhật sách
23


6. Quản lý độc giả
7. Mượn sách
8. Kiểm tra tình trạng mượn trả
9. Trả sách
10. Thống kê sách
Loại bỏ những chức năng khơng có nghĩa với hệ thống:
2. Kiểm tra và thanh tốn hóa đơn
4. Tra cứu sách

8. Kiểm tra tình trạng mượn trả
10. Thống kê sách
Cịn lại những chức năng sau:
1. Mua và đặt sách
2. Quản lý tài chính hệ thống
3. Cập nhật sách
4. Quản lý độc giả
5. Mượn sách
6. Trả sách
Đặt tên lại các chức năng:
1. Nhập sách từ nhà cung cấp
2. Quản lý tài chính
3. Cập nhật sách
4. Quản lý độc giả
5. Mượn sách
6. Trả sách
2.1.1.2. Gom nhóm chức năng
Dựa vào cơ cấu tổ chức, ta gom nhóm chức năng như sau:
•
•

Bộ phận hành chính: Quản lý hành chính
Bộ phận phục vụ: Quản lý phục vụ thư viện
24


1. Nhập sách từ nhà
cung cấp

Quản lý hành chính

2. Quản lý tài chính
3. Cập nhật sách
4. Quản lý độc giả
5. Mượn sách

Quản lý phục vụ thư
viện

Quản lý mượn trả tại
thư viện

6. Trả sách
2.1.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng (BFD – Business Function Diagram)
•

Ký hiệu
- Chức năng (cơng việc và tổ chức cần làm)

-

Quan hệ phân cấp (mỗi chức năng phân ra thành nhiều chức năng con)

25