Thông tin công việc cách nào tốt nhất

Thông tin công việc cách nào tốt nhất
Ơ' một doanh nghiệp, xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản
tiêu chuẩn kết quả công việc có chất lợng tốt có ý nghĩa quan trọng trong quản lý hiệu
quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên, việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi ngời
trong tổ chức còn quan trọng hơn. Ví dụ, hãy hình dung khi một công ty nhỏ thuê một
nhà t vấn viết một bộ miêu tả công việc thật hay cho mỗi công việc trong công ty nhng
không ai ngoài ngời chủ - nhà quản lý - hiểu đợc các tài liệu này. Nh vậy, liệu những tài
liệu này có hữu ích không? Câu trả lời tất nhiên là không. Truyền đạt các tài liệu tới nhân
viên là một quá trình liên tục, bởi vì chúng thờng xuyên đợc cập nhật. Không thể chờ cho
đến khi các tài liệu đã hoàn tất mới phổ biến đến các nhân viên. Việc truyền đạt có thể bắt
đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia
vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả
công việc của họ. Một vài phơng pháp mà công ty nhỏ có thể áp dụng để truyền đạt các
tài liệu công việc tới các nhân viên, bao gồm:
Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên

Lôi cuốn những ngời đảm nhiệm công việc, những ngời quản lý trực tiếp và các nhân viên
có liên quan tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng. Bởi họ là nguồn
thông tin và là những ngời sẽ triển khai thực hiện các tài liệu công việc đã đợc xây dựng.
Sổ tay hớng dẫn
Có thể truyền đạt bằng cách tập hợp toàn bộ các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên
môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc của tất cả các vị trí công việc hiện tại (và tơng
lai) vào trong sổ tay hớng dẫn của công ty và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận với
chúng.
Bảng thông báo
Bảng thông báo của công ty là một phơng pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể
đa lên bảng thông báo các tài liệu công việc hoặc bất cứ sự thay đối nào trong tài liệu
công việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng
bảng thông báo của công ty. Bảng thông báo cần phải đợc đặt tại các khu vực mà tất cả
các nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận.
Bản tin

Một số công ty thờng xuyên phân phát bản tin tới các nhân viên của mình. Bản tin có thể
bao gồm các tài liệu công việc và nó là một công cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt
thông tin đến các nhân viên.
Chơng trình định hớng nhân viên
Chơng trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với những ngời mới vào làm việc ở
công ty. Các chơng trình định hớng cũng là một công cụ phục vụ cho việc cập nhật những
thay đối trong các tài liệu công việc của các nhân viên hiện có.
Cuối cùng, để công việc tiến hành đợc hiệu quả, ai là ngời truyền đạt thông tin?
Sẽ không hiệu quả nếu ngời phụ trách quản lý nguồn nhân lực hoàn toàn chịu trách nhiệm
đối với việc xây dựng và truyền đạt các tài liệu công việc. Xét cho cùng thì ngời phụ trách
quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu biết công việc của từng công nhân bằng những ng-
ời giám sát trực tiếp hay các trởng phòng/bộ phận. Sau khi các tài liệu công việc đã đợc
xây dựng xong thì các trởng phòng/bộ phận (nếu có) cũng sẽ sử dụng chúng nh là công cụ
để quản lý công nhân của họ. Vì vậy, việc các trởng phòng/bộ phận tham gia vào việc xây
dụng và truyền đạt những tài liệu công việc này là rất quan trọng.