Quá trình tuyển dụng

THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 1/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
Phê duyệt Xem xét Soạn thảo
Nguyễn Hữu Thònh
Tổng giám đốc
Lê Tấn Phước
QMR
Trần Thò Hạnh
Phó phòng đào tạo
THEO DÕI SỬA ĐỔI
Ngày Phần Nội dung sửa đổi
Số trang bò
ảnh hưởng
Số ban
hành
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 2/27

Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
I- MỤC ĐÍCH:
Đưa ra các trình tự và cách thức tuyển dụng nhằm đáp ứng kòp thời về nhân sự và
phù hợp nhất với các yêu cầu tuyển dụng của công ty.
II- PHẠM VI ÁP DỤNG:
Qúa trình tuyển dụng này được áp dụng cho hoạt động tuyển dụng của phòng TC-TH
công ty Searefico tại Tp. HCM.
III- TÀI LIỆU THAM KHẢO:
- Sổ tay chất lượng
- Qui trình kiểm soát tài liệu
- Qui trình kiểm soát hồ sơ
- Qui trình đánh giá chất lượng nội bộ
- Qui trình hành động khắc phục
- Qui trình hành động phòng ngừa
- Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
IV- ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC CHỮ VIẾT TẮT:
TC-TH : Tổ chức – Tổng hợp
TD : Tuyển dụng
HĐLĐ : Hợp đồng lao động
BTGĐ : Ban Tổng giám đốc
PPĐT-TD : Phó phòng phụ trách đào tạo và tuyển dụng
TBP : Trưởng bộ phận
QYKSSPKPH : Qui trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
QYKSHS : Qui trình kiểm soát hồ sơ
QYHĐKP : Qui trình hành động khắc phục
QYHĐPN : Qui trình hành động phòng ngừa
V- TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
1. Trách nhiệm: Đảm bảo sự sẵn có nhân lực thoả mãn các tiêu chuẩn và yêu cầu của
công ty tại các vò trí phù hợp.

2. Quyền hạn: Đưa ra quyết đònh tuyển dụng nhân lực tới các bộ phận có nhu cầu.
- Chon lựa hồ sơ và nhân lực phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của các bộ phận trong
hệ thống.
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 3/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
VI- NỘI DUNG:
6.1 Tập hợp nhu cầu tuyển dụng
6.2 Phân tích, đánh giá nhu cầu
6.3 Lập kế hoạch tuyển dụng
6.4 Triển khai kế hoạch tuyển dụng
6.5 Tổ chức tuyển dụng
6.6 Tuyển dụng, đề xuất đối tượng tuyển
6.7 Duyệt đề xuất tuyển
6.8 Tiếp đón nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc
6.9 Đánh giá kết qủa thử việc
6.10Ký HĐLĐ chính thức
6.11Lưu hồ sơ
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.

THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 4/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
A Lưu đồ tiến trình tuyển dụng


6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7


6.7.1 6.7.2 6.7.3


6.8

6.9
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.
Tập hợp nhu cầu
tuyển dụng
Phân tích, đánh giá nhu cầu

Lập kế hoạch tuyển dụng
Triển khai kế hoạch tuyển dụng
Tổ chức tuyển dụng
Tuyển dụng, đề xuất đối tượng
tuyển dụng
Duyệt đề xuất
tuyển dụng
KSSP
không phù
hợp
Từ chối
tuyển
Đón tiếp nhân viên mới, Ký
hợp đồng thử việc
Đánh giá kết
qủa thử việc
Chấm dứt HĐLĐ
No
Yes
Yes
No
No
Hành động
khắc phục


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG

Trang : 5/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002

6.10

6.11
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.
Ký HĐLĐ chính thức
Lưu hồ sơ


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 6/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
B Mô tả nội dung quá trình tuyển dụng:
Bước
CV
Nội dung hành động Người chòu
TN
Làm theo tài
liệu
6.1
Tiếp nhận các yêu cầu tuyển dụng:
Tiếp nhận các yêu cầu dụng từ các phòng ban

đã được Ban Giám đốc phê duyệt .
PPĐT - TD BM-TD-01
6.2
Phân tích, đánh giá nhu cầu:
Dựa vào các yêu cầu tuyển dụng trên, tiến
hành xem xét, đánh giá tình hình thực tế tại các
phòng ban đó. Các yếu tố để xem xét bao gồm:
- Chỉ tiêu kế hoạch được giao.
- Khối lượng công việc của từng phòng ban.
- Sự ảnh hưởng trong quan hệ công việc giữa
các phòng ban liên quan
- Tình hình nhân sự thực tế tại phòng ban đó.
Sau khi xem xét đánh giá:
- Nếu nhu cầu nhân sự thực sự cần thiết, tiến
hành lập kế hoạch tuyển dụng hoặc điều
động nhân lực trong nội bộ của công ty.
Nếu nhu cầu thực sự chưa cần thiết, lập báo
cáo, trình bày rõ nguyên nhân và phân tích cụ
thể tình hình thực tế. Gửi tới ban giám đốc.
PPĐT-TD
BM-TD-02
6.3
Lập kế hoạch tuyển dụng:
Sau khi đã có quyết đònh chính thức về tuyển
dụng, tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng. Công
việc này được tiến hành như sau:
- Xác đònh đối tượng tuyển dụng để chọn lựa
nguồn cung cấp hồ sơ phù hợp.
- Xác đònh thời hạn nhận hồ sơ, chọn hồ sơ.
- Xác đònh thời điểm phỏng vấn và nhận

nhân viên mới.
- Xác đònh các cán bộ liên quan cho công việc
phỏng vấn.
PPĐT - TD BM-TD-03
6.4
Triển khai kế hoạch tuyển dụng:
Khi kế hoạch tuyển dụng đã được hoàn tất,
thực hiện công việc triển khai:
- Phân phối kế hoạïch tuyển dụng tới các
phòng, ban có yêu cầu tuyển dụng và BGĐ.
PPĐT-TD
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 7/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
- Chọn nguồn cung cấp hồ sơ và nhân sự.
- Gửi thông báo tuyển dụng tới các nguồn
cung cấp hồ sơ và nhân sự.
- Nhận và chọn lọc hồ sơ.
- Lập danh sách các ứng cử viên phù hợp
nhất
6.5
Tổ chức tuyển dụng:

Khi đã có đầy đủ các yếu tố trên, tiến hành
công việc tổ chức tuyển dụng. Công việc này
diễn ra như sau:
- Dựa vào đối tượng tuyển dụng để đưa ra
hình thức tuyển dụng phù hợp.
- Câu hỏi phỏng vấn hay các đề bài phỏng
vấn
- Thông báo thời gian và đòa điểm phỏng vấn
tới các ứng cử viên.
- Chuẩn bò đòa điểm phỏng vấn
- Chuẩn bò cơ sơ,û vật chất cho việc phỏng vấn
như: Hồ sơ ứng viên, phiếu chấm điểm, thiết
bò, đồ dùng hay văn phòng phẩm cần thiết.
- Mời các cán bộ tham gia phỏng vấn. Các cán
bộ này phải phù hợp với kế hoạch tuyển
dụng.
PPĐT-TD
6.6
Tuyển dụng và đề xuất đối tượng tuyển dụng:
- Tiến hành tuyển dụng khi công tác tổ chức
đã được hoàn tất. Cơ sở cho việc tuyển dụng
được dựa trên các yếu tố như sau:
+ Tư cách đạo đức.
+ Sức khoẻ.
+ Năng lực chuyên môn
+ Cách làm việc (Thao tác công việc)
+ Kinh nghiệm công tác
+ Tính tập thể của ứng cử viênåå
+ Kỹ năng giao tiếp
+ Khả năng lãnh đạo

+ Ngoại ngữ, vi tính
PPĐT-TD
TBP
HD-TD-01
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 8/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
+ Các tố chất khác...
- Việc đánh giá các yếu tố trên với các ứng cử
viên được thực hiện bởi hai hình thức.
+ Dựa trên chủ đề đưa ra bởi ban tuyển
dụng, các ứng viên thảo luận với nhau. Ban
tuyển dụng căn cứ vào các ý kiến và phong
cách của từng ứng viên để đánh giá , kết
quả đánh giá được ghi vào BM-TD-04.
+ Ban tuyển dụng đánh giá các ứng cử viên.
Kết quả đánh giá được ghi vào phiếu đánh
giá ứng cử viên
Dựa vào các yếu tố trên, chọn ra được ứng
cử viên phù hợp nhất với các yêu cầu tuyển
dụng và của công ty. Lập đề xuất tuyển
dụng.

BM-TD-04
BM-TD-09
BM-TD-05
6.7
Duyêt đề xuất tuyển dụng:
- Khi kết thúc quá trình tuyển dụng, lập hồ sơ
trình PTGĐ phụ trách và tổng giám đốc phê
duyệt. Hồ sơ này bao gồm:
1. Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn
2. Hồ sơ cá nhân của ứng cử viên
3. Phiếu trình nhận xét các kết quả mà các
ứng cử viên đạt được
4. Công việc dự đònh bố trí
5. Mức lương đề nghò.
6. Loại và thời hạn hợp đồng lao động.
Dựa vào các thông tin, dữ liệu ở các yêu cầu
trên, tiến hành đánh giá lại sự phù hợp của
ứng cử viên với các tiêu chuẩn về nhân sự của
công ty.
- Trường hợp đề nghò tuyển dụng được chấp
thuận, chuyển sang bước công việc tiếp theo.
- Trường hợp đề nghò tuyển dụng không được
chấp thuận do:
+ Các bước công việc thực hiện chưa đúng hay
là lỗi của công tác tuyển dụng trong công ty,
được thực hiện theo qui trình Kiểm soát sản
PPĐT-TD
PTGĐ
QYKSSPKPH
QYHĐKP

QYHĐPN
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.


THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 9/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
phẩm không phù hợp sau đó đưa sang hành
động khắc phục và có thể đưa ra các biện pháp
phòng ngừa.
+ Đối tượng tuyển dụng không phù hợp với các
yêu cầu của công ty, thông báo tới bộ phận
tuyển dụng là từ chối tuyển dụng.
6.8
Đón tiếp nhân viên mới, ký hợp đồng thử việc:
Khi đối tượng tuyển dụng được chấp thuận,
công việc được diễn ra như sau:
- Giới thiệu về nhân viên mới trên mạng nội
bộ của công ty
- Gặp gỡ nhân viên mới
- Ký kết hợp đồng lao động thử việc
- Giới thiệu về công ty, các chế độ, chính sách
của công ty, các mối quan hệ tương tác giữa
các phòng ban chức năng và mối quan hệ
trong công việc.

- Bố trí nhân viên mới về đơn vò tiếp nhận.
PPĐT-TD
BM-TD-06
6.9
Đánh giá kết quả thử việc:
Sau khi kết thúc thời gian thử việc, nhân viên
này báo cáo kết quả thực hiện công việc trong
thời gian đó. Kết quả này được gửi tới PPPTĐT-
TD.
Đồng thời TBP đánh giá nhân viên mới dựa
trên các tiêu chí sau:
+ Mức độ linh hoạt trong công việc
+ Mức độ tiếp thu, khả năng thích ứng với
công việc.
+ Thái độ làm việc và tiếp nhận công việc
+ Cách sử dụng thời gian và kỹ năng sắp
xếp công việc
+ Khả năng tự đào tạo, tự học hỏi
+ Làm việc tập thể.
Sau khi đánh gia, đề xuất tới PPPTĐT-TD ký
hợp đồng lao động chính thức nếu đạt, chấm
dứt nếu không đạt.
- Nhân
viên mới
- TP
BM-TD-07
BM-TD-08
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.

THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯNG
HỆ THEO ISO 9001: 2000
Ký hiệu TL: QTTD
QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG
Trang : 10/27
Soát xét/Ban hành : 00/00
Ngày hiệu lực : 25/03/2002
6.10
Ký kết hợp đồng lao động chính thức:
- Lập hợp đồng lao động chính thức trên cơ
sở ø đề xuất của trưởng bộ phận tuyển nhân
viên mới.
- Trình HĐLĐ, kết qủa đánh giá và ý kiến đề
xuất để TGĐ ký sau đó chuyển nhân viên
ký kết.
NVNS BM-TD-05
6.11
Lưu hồ sơ:
- Toàn bộ các tài liệu liên quan trong quá
trình tuyển dụng được lưu thành hồ sơ.
- Hồ sơ tuyển dụng được lưu theo qui trình
kiểm soát hồ sơ
PPĐT-TD QYKSHS
VI. Phụ lục.
1. Hướng dẫn công việc tuyển dụng : HD-TD-01
2. Phiếu yêu cầu tuyển dụng : BM-TD-01
3. Báo cáo tình hình nhân sự : BM-TD-02
4. Kế hoạch tuyển dụng : BM-TD-03
5. Phiếu đánh giá phỏng vấn thảo luận : BM-TD-04

6.Phiếu đề xuất tuyển dụng : BM-TD-05
7.Hợp đồng thử việc hoặc chính thức : BM-TD-06
8. Báo cáo kết quả thử việc của nhân viên : BM-TD-07
9. Đánh giá năng lực nhân viên mới : BM-TD-08
10. Phiếu đánh giá ứng cử viên : BM-TD-09
Bản quyền : Tài liệu này không được sao chụp dưới bất kỳ hình thức nào nếu không được sự chấp thuận bằng văn bản
của QMR Công Ty cổ phần Kỹ Nghệ Lạnh.