TÀI LIỆU ÔN TẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ÔN TẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG – LÝ THUYẾT
Câu 1: Hãy nêu các chức năng của Văn phòng doanh nghiệp và
nội dung thơng tin hành chính yểm trợ.
a. Chức năng chung của Văn phịng doanh nghiệp: có 3 chức năng
- Chức năng xử lý thông tin yểm trợ
Công việc chính ở văn phịng là thu thập và xử lý thơng tin, đặc thù
của thơng tin văn phịng là thơng tin yểm trợ. Thông tin yểm trợ là
loại thông tin mang tính trừu tượng, khi thơng tin kịp thời nó giúp
cho q trình sản xuất có hiệu quả hơn, ngược lại nó làm cho tiến
trình sản xuất bị đình trệ.
- Vai trị quan trọng nhất của thơng tin hành chính y ểm trợ là góp
phần vào việc điều hành và ra quyết định kinh doanh có hiệu qu ả.
Nó
được coi như 4 bánh xe, nhà quản trị là người lái xe đưa nó đi đúng
hướng, 4 chiếc bánh khơng tạo ra động lực mà chỉ yểm trợ cho việc
chuyên chở được trơi chảy,
- Chức năng thơng tin hành chính yểm trợ tồn tại ở mọi phịng, ban,
khối với thơng tin đặc thù của từng nơi. Ví dụ thư ký làm việc ở
phịng
kinh doanh đảm nhận cơng việc nhận đơn đặt hàng, sau đó chuyển
cho bộ
phận tiếp thị, kho hàng... Như vậy chức năng hành chính yểm trợ gắn
liền cơng việc của ban phòng này với các bộ phận khác trong doanh
nghiệp. Tạo nên luồng thông tin xuyên suốt trong doanh nghiệp.
b. Nội dung thơng tin hành chính yểm trợ:
Văn phịng là một hệ thống xử lý thông tin, bao gồm các loại thông tin
sau:
- Thông tin đầu vào
Các thông tin yểm trợ tác nghiệp - là những thông tin phản ánh hoạt
động tác nghiệp - như mua vật tư, nguyên liệu, bán sản phẩm ... Nội
dung chủ yếu là thông tin kế tốn , tài chính. Thường thể hiện dưới

dạng các mẫu in sẵn chỉ cần điền vào đầy đủ và chính xác.


- Thơng tin điều hành hành chính là loại thơng tin phản ánh việc ra
quyết định của các cấp khác nhau trong doanh nghiệp. Nội dung gồm
các
báo cáo, biên bản các cuộc họp, các thông báo, thư từ giao dịch...
Loại thơng tin này địi hỏi năng lực biên soạn và xử lý thơng tin của
văn phịng. Ngồi thơng tin viết cịn có thơng tin nói qua điện thoại,
máy nhắn tin, fax, Internet - Ngồi ra cịn có các thơng tin hành chính
vừa phản ánh sự điều hành hành chính trong doanh nghiệp, vừa phản
ánh
những thông tin từ môi trường bên ngồi doanh nghiệp. Loại thơng
tin
này rất phức tạp thường thể hiện dưới dạng công văn, thư mời, báo
cáo...
- Những thông tin từ mơi trường bên ngồi xã hội
- Thơng tin từ các nước trên thế giới . Thông tin kinh tế như: Giá cả
cà phê, cao su, gạo, vàng, dầu lửa....Thông tin khoa học kỹ thuật,
công nghệ mới........
- Thông tin trong nước, tin về thị trường, về các đối thủ cạnh
tranh...
- Thông tin điều hành của Nhà nước bằng định hướng, chính sách
pháp
luật như tỷ giá ngoại tệ, chính sách thuế, quy định của hải quan....
Chỉ thị 87CP . 36 CP
- Thơng tin về các nhóm xã hội trực tiếp như: khách hàng, thị hiếu
của
họ, dịch vụ, báo chí..
Loại thơng tin nào cũng có tầm quan trọng của nó, việc xử lý thơng tin

địi hỏi kinh nghiệm và tầm nhìn chiến lược, biết phối hợp và điều
chỉnh kịp thời chính xác.
Câu 2: Hãy nêu các đặc điểm của đơn vị làm dịch vụ và căn cứ
vào đó
phân tích, định hướng quản trị các đơn vị làm dịch vụ.
a. Đặc điểm của đơn vị làm dịch vụ:
- Bản chất sản phẩm dịch vụ: Sản phẩm dịch vụ khác với sản phẩm
hàng
hóa, sản phẩm dịch vụ được thực hiện theo nhu cầu của khách hàng,
đơi
khi có sự tham gia của khách hàng. Sự tạo ra dịch vụ cũng như sự tiếp
nhận dịch vụ diễn ra khác xa với sản xuất hàng hóa.


VD: Khách sạn --> khách hàng hiện diện trong quá trình kinh
doanh
Bệnh viện --> bệnh nhân có thể cho ngay những nhận xét về
cung cách phục vụ, về giá cả...
- Vai trò của khách hàng trong việc tạo ra dịch vụ: Dịch vụ được thực
hiện nhờ sự kết hợp giữa nhân viên dịch vụ, các thiết bị, các tiện
nghi vật chất... với sự tham gia trực tiếp của khách hàng, hoặc có sự
hiện diện của khách hàng như ở ngành hàng khơng, hoặc có sự tự
phục vụ
của khách hàng như ở các quầy bán hàng tự động. Qua đó khách hàng
có
thể đánh giá được chất lượng dịch vụ. VD: Siêu thị, Xem TV bằng cáp,
Chọn món ăn...
- Vai trị của nhân tố thời gian: Nhiều dịch vụ được thực hiện với thời
gian cụ thể. VD: Khách hàng phải có mặt đúng thời gian quy định - đi
máy bay, xe lửa, tàu cao tốc...Có khi khách hàng phải trải qua thời

gian chờ đợi, gây khơng ít phiền hà cho khách hàng. Vì vậy càng giảm
được thời gian chờ đợi càng tốt, hoặc trong lúc chờ đợi ta có thể cung
cấp các dịch vụ giải trí cho khách hàng. Có nhiều dịch vụ phải xử lý ở
khu vực phía sau nên ta nên có giấy hẹn cho khách đến lấy kết quả.
VD:
sửa chữa và bảo trì máy móc, tra cứu tư liệu, hồ sơ.....
-Vấn đề kiểm tra chất lượng dịch vụ: Trong sản xuất hàng hóa chất
lượng sản phẩm được xác nhận qua ký hiệu KCS, OTK... còn trong
dịch
vụ chất lượng dịch vụ do nhân viên thực hiện trực tiếp với khách
hàng,
ví dụ như: bán hàng, hớt tóc,...tuỳ thuộc nhiều vào tâm trạng của nhân
viên mà nhà quản trị rất khó theo dõi, đánh giá chất lượng phục vụ
của
nhân viên.
- Sản phẩm dịch vụ không thể cho vào kho cất giữ, dự trữ để khi có
nhu
cầu thì tung ra. Có những loại dịch vụ khi các điều kiện, thiết bị,
tiện nghi đã sẵn sàng mà khơng có khách hàng sẽ gây ra lãng phí. Cũng
có những loại dịch vụ có nhu cầu tăng lên đột xuất, vượt quá khả
năng
cung ứng, gây quá tải hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Cho nên quản trị
viên phải biết dự đoán về nhu cầu và có sự chuẩn bị để tránh bị


động.
Trong thời điểm quá tải, đôi khi các công việc dịch vụ này được điều
tiết bằng giá. Mùa đông, đêm khuya, thời điểm ít khách, khi trời
mưa ...
- Kênh phân phối sản phẩm dịch vụ: Sản phẩm hàng hóa sau khi xu ất

xưởng được vận chuyển tới các địa điểm bán hàng theo kênh phân
phối
để phục vụ khách hàng. Còn sản phẩm dịch vụ được bán tại chỗ.
Nhân
viên làm dịch vụ vừa phải thực hiện các công việc kỹ thuật dịch vụ,
vừa phải giao tiếp với khách hàng.
Những khác biệt trên đây địi hỏi cơng tác quản trị văn phịng và quản
trị doanh nghiệp khi vận dụng vào lĩnh vực dịch vụ phải có những
thay
đổi cho phù hợp.
b. Định hướng công tác quản trị hoạt động dịch vụ như sau:
- Có nhất thiết khách hàng phải có mặt tại văn phịng phía trước để
trực tiếp nhận dịch vụ, hay có thể đặt hàng qua bưu điện, điện thoại,
mạng Internet...
- Nếu khách hàng nhất thiết phải có mặt như trong các dịch vụ: đi
máy
bay, đi tàu ... thì nơi phục vụ phải có tiện nghi tốt và nhân viên
phải giỏi giao tiếp, tạo cho khách hàng sự thỏa mãn đối với dịch vụ
được cung cấp. Quy định về xe chuyên chở hành khách liên tỉnh.
- Có những dịch vụ trước đây địi hỏi khách hàng phải có mặt, nhưng
nay
nhờ có hệ thống thông tin tốt nên khách hàng không nhất thiết phải
hiện diện mà chỉ cần thông báo qua điện thoại, fax,, bưu điện...
- Trong giảng dạy và đào tạo, học viên có thể học từ xa, học qua băng
từ, radio, mạng internet... Trong một số cơ sở dịch vụ như mua bán
nhà
đất, tìm việc làm thì sự cạnh tranh tập trung ở chất lượng thơng tin,
sự tín nhiệm và giá cả phải chăng.
Câu 3: Hãy nêu sự hiểu biết của mình về cơng việc của thư ký
văn

phịng. Liệt kê những cơng việc cần làm thư ký văn phịng, nói rõ
những
cơng việc cần làm khi bắt đầu ngày làm việc.
a.Định nghĩa: Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người nắm


vững
các nghiệp vụ hành chánh văn phịng, có khả năng nhận lãnh trách
nhiệm
mà khơng cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và
đưa
ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
b.Các cơng việc cần làm của Thư ký văn phịng:
Chun mơn của thư ký bao qt các chức năng dịch vụ sau: Kế tốn,
Tài
chính, Xử lý văn bản, Xử lý dữ liệu, in ấn, Bưu tín, Viễn thơng, Bảo
quản hồ sơ tài liệu, Nhân sự, Tổng hợp, Quản trị... Các công việc trên
được thể hiện thành các nhiệm vụ sau:
- Xử lý bưu tín
- Nghe và trả lời điện thoại
- Biên tập các văn thư thông thường
- Chuẩn bị thư từ, công văn, báo cáo
- Tiếp khách và sắp xếp các cuộc hẹn gặp
- Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm và ghi lại biên bản các cuộc họp
- Thu thập các dữ liệu trong và ngồi doanh nghiệp và nạp vào máy
tính
hoặc cất giữ theo chuyên đề.
- Sao in tài liệu và tổ chức phát hành khi được phép
- Phân phối thông tin và truyền đạt công việc cho người khác
- Lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ

- Chuẩn bị cho các cuộc họp: chương trình, tài liệu, biên bản...
- Chuẩn bị cho các chuyến đi của cấp trên: Hành trình, tài liệu, kinh
phí chuyến đi
- Làm việc với tài chính, ngân hàng, cơng ty bảo hiểm,, dịch vụ nhà
đất, luật sư và tịa án.
- Hỗ trợ cơng tác quản lý
Và một số việc không tên do cấp trên, hoặc người nhà cấp trên nhờ
vả:
Nhà đất, điện nước, điện thoại, khám bệnh
c.Công việc cần làm khi bắt đầu ngày làm việc:
1/ Khởi đầu ngày làm việc.
2/ Thống nhất các lịch ngày.
3/ Tổ chức soạn thảo văn bản:
4/ Sắp xếp ưu tiên.
5. Bắt tay ngay vào công việc quản lý hồ sơ, xây dựng “bộ nhớ”.


6/ Tranh thủ tiết kiệm thời gian.
7/ Trách nhiệm đối với những hoạt động mang tính chất xã hội của
người
lãnh đạo.
8/ Xử lý các tình huống đột xuất xảy ra.
Câu 4: Hãy nêu sự hiểu biết của mình về cơng việc của thư ký
văn
phịng. Liệt kê những cơng việc cần làm của 1 người thư ký văn
phịng,
nói rõ những cơng việc cần làm khi kết thúc ngày làm việc.
a.Định nghĩa: Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị, là người nắm
vững
các nghiệp vụ hành chánh văn phịng, có khả năng nhận lãnh trách

nhiệm
mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đốn, óc sáng kiến và
đưa
ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình.
b.Các cơng việc cần làm của Thư ký văn phịng:
Chun mơn của thư ký bao quát các chức năng dịch vụ sau: Kế tốn,
Tài
chính, Xử lý văn bản, Xử lý dữ liệu, in ấn, Bưu tín, Viễn thơng, Bảo
quản hồ sơ tài liệu, Nhân sự, Tổng hợp, Quản trị... Các công việc trên
được thể hiện thành các nhiệm vụ sau:
- Xử lý bưu tín
- Nghe và trả lời điện thoại
- Biên tập các văn thư thông thường
- Chuẩn bị thư từ, công văn, báo cáo
- Tiếp khách và sắp xếp các cuộc hẹn gặp
- Ghi tốc ký, sử dụng máy ghi âm và ghi lại biên bản các cuộc họp
- Thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp và nạp vào máy
tính
hoặc cất giữ theo chuyên đề.
- Sao in tài liệu và tổ chức phát hành khi được phép
- Phân phối thông tin và truyền đạt công việc cho người khác
- Lập hồ sơ lưu trữ và tra cứu hồ sơ
- Chuẩn bị cho các cuộc họp: chương trình, tài liệu, biên bản...
- Chuẩn bị cho các chuyến đi của cấp trên: Hành trình, tài liệu, kinh
phí chuyến đi
- Làm việc với tài chính, ngân hàng, cơng ty bảo hiểm,, dịch vụ nhà


đất, luật sư và tịa án.
- Hỗ trợ cơng tác quản lý

Và một số việc không tên do cấp trên, hoặc người nhà cấp trên nhờ
vả:
Nhà đất, điện nước, điện thoại, khám bệnh.
c. Công việc cần làm khi kết thúc ngày làm việc:
Khi một ngày làm việc sắp kết thúc, công việc của quản trị viên, của
thư ký giám đốc trở nên khẩn trương hơn.
Phải hoàn thành các thư từ và văn bản, kịp đưa lãnh đạo ký. Tùy
theo
độ khẩn của từng loại công văn thư từ mà chỉ đạo bộ phận văn thư
chuyển ngay vào giờ chót. Một số văn thư có thể trễ chút ít, thì thư
ký nán lại, làm cho xong và tự mình đi bỏ vào thùng bưu điện, hay nhờ
một người khác giúp đỡ.
Chuẩn bị khẩn trương lịch làm việc cho ngày hôm sau, vừa xét
theo
phần lịch ngày của lãnh đạo, vừa xét theo phần lịch ngày của văn
phòng. Các cuộc hẹn gặp vào ngày hôm sau phải được thông báo sớm
từ
chiều nay, để các bộ phận phục vụ còn kịp chuẩn bị.
Thư ký giám đốc chuẩn bị cho thủ trưởng lịch làm việc ngày mai,
một
số hồ sơ liên quan để thủ trưởng tranh thủ xem trước.
Nếu ngày mai thủ trưởng có cuộc họp ở ngồi cơng sở thì văn
phịng
chuẩn bị ngay từ chiều nay mọi thứ cần thiết, kể cả bản chỉ dẫn
đường
đi, địa điểm, hồ sơ, và nếu cần thư ký giám đốc và các chuyên gia thu
xếp cùng đi.
Một khi mọi việc coi như đã xong, bây giờ mỗi người phải lo thu
xếp
mặt bàn, cất hồ sơ vào tủ, khóa lại. Phịng máy vi tính cũng như

phịng
máy Fax đặt ở kiểu nhận tự động đều phải được kiểm tra kỹ lưỡng,
bàn
giao cho bảo vệ, bây giờ mới yên tâm ra về. Nếu có đi đâu trong buổi
tối hơm đó, phải ghi địa chỉ liên hệ cho bảo vệ để tiện liên lạc khi
cần thiết.
Câu 5: Lên lịch làm việc và những vấn đề cần chú ý khi lên lịch


làm
việc.
a. Nội dung lên lịch tuần/ngày bao gồm:
- Chuyển các mục đề ghi trên lịch của văn phòng vào lịch cá nhân
để
theo dõi, điều hành.
- Ghi các đầu việc liên quan mình phải thực hiện theo độ khẩn và
thứ
tự ưu tiên.
- Cần tính đến cả một số việc riêng cần thiết như: đi khám bệnh,
cưới
hỏi, ...
- Dự trữ một ít thời gian cho những việc đột suất.
- Tính xem, nếu thu xếp để dành được một ít thời gian rảnh thì
làm gì
cho có ích nhất.
- Chỉnh lại lịch ngày vào đầu giờ buổi sáng, bảo đảm thống nhất
lịch
ngày với lịch của thủ trưởng và của thư ký giám đốc.
b. Những vấn đề cần chú ý khi lên lịch làm việc:
- Lịch của cấp dưới phụ thuộc vào lịch của cấp trên;

- Lịch của cấp trên phụ thuộc vào lịch của cấp trên nữa, lịch của cấp
trên nữa phụ thuộc vào lịch chung của cả nước.
Câu 6: Công thái học là gì? Trong cơng tác Văn phịng, anh chị hiểu
biết việc vận dụng cơng thái học như thế nào, nêu ví dụ minh họa.
a. Công thái học là một ngành kỹ thuật nghiên cứu các vấn đề về sự
thích ứng giữa con người và công việc. Dựa trên các ngành khoa học,
tâm lý học, giải phẫu học và sinh lý học, ngành cơng thái học nghiên
cứu tối ưu hóa các mẫu thiết bị, môi trường và qui tắc nghiệp vụ
nhằm
làm cho người lao động cảm thấy thoải mái và cả kíp lao động đạt
hiệu
năng cao.
b. Vận dụng công thái học vào trong thực tiễn
- Theo công thái học, mọi công việc điều khiển thiết bị phải đặt trong
tầm nhìn và tầm tay với của người điều khiển.
Ghế ngồi dành cho người điều khiển thiết bị là loại ghế được cấu
tạo
phù hợp với tư thế ngồi làm việc của mỗi nhân viên, hao tốn ít năng


lượng, ít gây mệt mỏi. Có thể thực hiện sự phù hợp đó ở ghế ngồi
bằng
một nấc điều chỉnh về chiều cao, về góc nghiêng chỗ dựa lưng, về vị
trí chỗ tựa đầu ... Nhiều loại ghế có trụ xoay, có chỗ đặt chân, khơng
có tay vịn, rất phù hợp với thư ký đánh máy.
Bàn làm việc cho thư ký đánh máy thường có hình chữ L, góc nhơ
ra để
đặt bàn máy thấp hơn mặt bàn thường một ít, có để vào dưới bàn làm
việc khi không cần đánh máy nữa để tiết kiệm diện tích.
Bàn và ghế ngồi cho kỹ thuật viên tin học cần được điều chỉnh

sao cho
tầm nhìn của kỹ thuật viên bao quát dễ dàng màn hình và bàn phím,
có
chỗ dựa lưng thoải mái.
-. Cơng thái học còn quy định về ánh sáng, màu sắc và mức độ
tiếng
ồn.
Ánh sáng phải đầy đủ, có độ sáng đồng đều, khơng để chùm tia
sáng rọi
thẳng vào mặt. Ngồi các đèn chiếu sáng chung, có thể gắn thêm đèn
riêng ở chỗ làm việc.
Màu sắc có tác động tâm lý tới người lao động văn phòng và cả
với
khách đến làm việc ở cơ quan.
Ở vùng nắng ấm, nên dùng màu xanh nhạt, xanh da trời. Ở các
vùng giá
lạnh, nên dùng loại màu vàng, hồng hoặc nâu nhạt.
Tiếng ồn là một nhân tố mơi trường có nhiều ảnh hưởng tới hiệu
năng
của văn phòng. Khi tiếng ồn gây mệt mỏi, tạo tâm lý căng thẳng, khó
tập trung cho cơng việc thì phải có ngay biện pháp điều chỉnh.
Chú ý sử dụng các vách ngăn cách âm đặt phía trên máy đánh chữ
và một
số trang thiết bị khác để giảm tiếng ồn.
Tránh dùng nhiều các vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng vì chúng
phản
hồi mạnh các sóng âm.
- Bảo đảm các điều kiện an toàn khi dùng thiết bị điện và điện tử.

Mặt nền nhà phải sạch, khơ, đủ sáng, khơng có các vật ngăn có thể
gây
vấp ngã. Dụng cụ sử dụng điện phải đạt các tiêu chuẩn an toàn về
điện.
Cất các vật sắc bén như lưỡi lam, kéo, dao rọc giấy vào một cái hộp,
chỉ lấy ra khi cần thiết, dùng xong lại cất ngay vào hộp.
Cất giữ các loại nhiên liệu vào chỗ quy định, Có biện pháp phịng
cháy
theo đúng điều lệnh phòng cháy chữa cháy.
Cần huấn luyện các biện pháp cần thiết khi gặp hỏa hoạn, xoáy
lốc và
các tai nạn khác.
Câu 7: Trình bày những phẩm chất cá nhân riêng của thư ký văn
phòng
doanh nghiệp.
Các phẩm chất riêng của nghề thư ký:
- Cao vọng nghề nghiệp, phấn đấu vươn lên khơng ngừng, làm việc
tích
cực, cần cù, hiệu quả
- Ý thức tôn trọng nhau và hợp tác với nhau, tạo được sự tin cậy lẫn
nhau và biết dựa vào nhau.
- Ý thức phát huy các giá trị truyền thống dân tộc
- Biết giữ bí mật khi cần thiết
- Chín chắn, Tự trọng, Khơng miệt thị mình
- Năng lực sử dụng thời giờ hợp lý, hiệu quả.
- Người thư ký phải là người tin cậy vì người thư ký biết mọi việc của
doanh nghiệp một cách cặn kẽ.
- Người thư ký phải là người rất năng động, giỏi giao tiếp, giỏi hợp
tác với mọi người.
Thư ký giỏi và thạo việc thường được đề bạt sau một thời gian cơng

tác.
Vị trí thư ký càng cao thì địi hỏi về phẩm chất cá nhân càng cao.
Câu 8: Trình bày những phẩm chất riêng của Quản trị viên văn
phòng. Quản trị viên văn phòng là cấp quản trị hạng trung, cùng
nhóm có: Thư ký điều hành, thư ký giám đốc, trợ lý giám đốc.
Quản trị viên văn phịng cần có những phẩm chất sau:
- Phải thể hiện sự chín chắn, sự thăng bằng và lịng tự tin
- Tiếp nhận nghiêm túc các chỉ trích phê bình và gợi ý
- Nhận thức được các tình huống, có thái độ phân tích một cách khách


quan các tình huống
- Xác định chính xác các ưu tiên
- Hồn thành cơng việc thơng qua sự phối hợp với đồng sự, với người
khác, quyết tâm hồn thành cơng việc, khơng sợ va vấp, khó khăn,
- Dám làm, dám chịu trách nhiệm
- Làm nhiều công việc hơn mức quy định.
Câu 9: Hãy cho biết thế nào là Quyết định? Nêu cơ cấu của 1
Quyết định và liệt kê một số loại quyết định nào mà anh chị
biết. Nêu Ví dụ cụ thể về Quyết định ….
a.Quyết định là một hình thức văn bản pháp qui mà các cơ quan Nhà
nước
và các nhà chức trách dùng để thực hiện thẩm quyền của mình trong
việc
quyết định các vấn đề về chế độ chính sách, về tổ chức bộ máy, về
nhân
sự về các công việc khác.
b. Cơ cấu của một quyết định thường có 2 phần:
+ Phần thứ nhất: Căn cứ ra quyết định.
Phần này không chia thành đề mục, nhưng mỗi căn cứ phải gạch đầu

dịng
Những căn cứ đó có tính phổ biến khi ra một quyết định là:
. Căn cứ vào quyết định thành lập của cơ quan cấp trên (đối với cơ
quan dân cử thì căn cứ vào luật tổ chức HĐND và UBND)
. Căn cứ vào văn bản cấp trên làm cơ sở cho những quyết định cụ thể
ở
phần quyết định (phần nội dung).
. Căn cứ vào tình hình cụ thể, biên bản nào...
. Theo đề nghị của ai...
+ Phần thứ hai: Nội dung của quyết định.
Phần này thường có 2 loại:
. Quyết định về cơng việc.
. Quyết định về tổ chức, nhân sự.
- Quyết định về công việc:
+ Trình bày từng điều khoản.
+ Nếu có nhiều quyết định, có thể phân thành chương mục. Mỗi
chương
mục có chia các đìều mà nội dung đề cập.
+ Phần biện pháp thực hiện, giao nhiệm vụ, phân công trách nhiệm
thi


hành.
- Quyết định về tổ chức và nhân sự.
+ Điều 1: Nay quyết định về việc gì? và quyết định như thế nào? (cần
có quyết định cụ thể).
+ Điều 2: Trách nhiệm thực hiện (những ai có trách nhiệm thi hành
quyết định).
+ Điều 3: Thời gian thi hành hiệu lực quyết định kể từ ngày nào?. Nếu
là cùng ngày, kỳ thì khơng cần có điều này).

c. Các Quyết định đã biết:
- Quyết định bổ nhiệm cán bộ;
- Quyết định ban hành chức năng, nhiệm của Phòng trực thuộc cơ
quan;
- Quyết định thành lập Tổ kiểm kê lúc 0 giờ của cơ quan;
- Quyết định xử lý kỷ luật lao động;
- Quyết định hạ bậc lương…

Bài tập 1: Công ty TNHH Hồng Hà có trụ sở chính tại Tp.Nha Trang
được Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hoà cấp giấy chứng nh ận đăng kí
doanh nghiệp số 123456789 ngày 06/06/2006. Nhằm m ở rộng th ị ph ần
kinh doanh công ty vừa thành lập chi nhánh của công ty tại Tp.HCM
Căn cứ vào nhân sự của công ty ngày 06/06/2016 sau khi trao đ ổi v ới Tr ần
Quang Sáng nhân viên phịng kinh doanh của cơng ty, lãnh đạo công ty đã
thống nhất điều động ông Trần Quang Sáng đến công tác tại chinh nhánh
Tp.HCM và giữ nguyên mức lương như cũ và hưởng phụ cấp hệ số đi xa là
0.5
Giã sử là văn thư đi của công ty bạn hãy:
a)
b)
c)

Soạn thảo văn bản điều động nêu trên với người ký văn bản là bà
Nguyễn Kim Anh phó thủ trưởng cơ quan.
Thiết kế sổ văn thư đi và xủ lý vào sổ văn thư đi văn bản v ừa soạn
thảo nên trên.
Trình bày những bước xử lý văn bản tiếp theo đối với văn bản này.
Biết rằng văn thư đi trong sổ đến hết ngày 05/06/2016 là 186.

Bài tập 2: Cơng ty TNHH Hồng Sa có trụ sở chính tại thành phố Thủ
Dầu 1, được Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hoà cấp giấy ch ứng nhận
đăng kí doanh nghiệp số 987654321 ngày 06/06/2016
Năm 2016 bà Nguyễn Thị Trai là trưởng phòng kinh doanh c ủa công ty đã
quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh giúp đạt kết quả tốt giúp công
ty bán hàng đạt doanh thu cao, lợi nhuận lớn. Vì vậy lãnh đ ạo công ty đã
thống nhất khen thưởng bà Nguyễn Thị Trai đạt danh hiệu lao động xuất
xắc kèm theo tiền thưởng là 90 triệu đồng.
Sáng nay ngày 11/01/2017 lãnh đạo công ty giao nhân viên văn th ư so ạn
thảo văn bản khen thưởng nên trên đối với bà Nguyễn Thị Trai.
a)
b)
c)

Soạn thảo văn bản nêu trên với người kí là là ơng Trần Văn Gái phó
thủ trưởng cơ quan.
Thiết kế sổ văn thư đi và xủ lý vào sổ văn thư đi văn bản v ừa soạn
thảo nên trên.
Trình bày những bước xử lý văn bản tiếp theo đối với văn bản này.
Biết rằng văn thư đi trong sổ đến hết ngày 10/01/2017 là 177.

Bài tập 1:
CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

CƠNG TY TNHH HỒNG TRÀ
--------o0o-------Số [SỐ QĐ]

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------o0o-------Khánh Hoà, ngày 06 tháng 06 năm 2016

QUYẾT ĐỊNH
Về việc tiếp nhận điều động cán bộ, nhân viên
-------------BAN LÃNH ĐẠO CÔNG TY TNHH HOÀNG TRÀ
Căn cứ vào giấy phép số 0123456789/QĐ-SKHDT ngày 06 tháng 06 năm 2006 của Sở
kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hoà về việc cho phép thành lập cơng ty TNHH HỒNG TRÀ;
Căn cứ vào quy chế tổ chức và điều hành của cơng ty TNNN Hồng Trà;
Xét nhu cầu công tác của công ty;
Theo đề nghị của Ban Giám Đốc công ty,


QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Điều động ông Trần Quang Sáng, Nhân viên phịng Kinh doanh hiện
đang cơng tác tại cơng ty TNHH HồnG Trà trụ sở chính tại TP. Nha Trang tới cơng tác tại chi
nhánh của cơng ty TNHH Hồng Trà trụ sở TP.Hồ Chí Minh kể từ ngày 06 tháng 06 năm
2016.
Ơng Trần Quang Sáng có trách nhiệm bàn giao các công tác, tài sản, các trang thi ết b ị…
được giao cho Trưởng phòng Kinh doanh trước khi chuyển sang đơn vị mới.
Điều 2. Ông Trần Quang Sáng nhận lương và các chế độ khác theo lương, các phụ cấp
của công ty theo quy định, tại đơn vị mới kể từ ngày 06 tháng 06 năm 2016
Điều 3. Các ông (bà) Thủ trường cơ quan, Trưởng phòng Tổ chức & Nhân sự, trưởng
các Phịng Ban liên quan ơng Trần Quang sáng chiệu trách nhiệm thi hành quyết đ ịnh này./Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lưu VP, HS;

CÔNG TY TNHH HỒNG TRÀ
KT.THỦ TRƯỞNG
PHĨ THỦ TRƯỞNG
( Đã ký )
Nguyễn Kim Anh

Bài tập 2:
CƠNG TY TNHH HỒNG SA
--------o0o-------Số [SỐ QĐ]

CỘNG HỒ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------o0o-------Khánh Hoà, ngày 06 tháng 06 năm 2016

QUYẾT ĐỊNH
Về việc khen thưởng các Nhân viên đạt thành tích kinh doanh năm 2016
-------------BAN GIÁM ĐỐC CƠNG TY TNHH HỒNG SA
Căn cứ vào giấy phép kinh doanh số 987654321/QĐ-SKHĐT ngày 06 tháng 06 năm
2006 của Sở kế hoạch và Đầu tư tỉnh Khánh Hồ về việc cho phép thành lập cơng ty TNHH
HOÀNG SA;
Căn cứ vào chức năng và quyền hạn của Ban Giám Đốc cơng ty TNHH Hồng Sa;


Căn cứ vào quy chế khen thưởng của công ty;
Căn cứ vào đề xuất của Ban Giám Đốc,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Tặng thưởng bằng khen của Ban Giám Đốc công ty và tun dương trong tồn
Cơng ty cá nhân Bà Nguyễn Thị Trai – Trưởng phịng Kinh Doanh, đã có thành tích hồn thành
xuất sắc nhiệm vụ của năm 2016.
Điều 2. Tặng bằng khen danh hiệu lao động xuất sắc và tiền thưởng trị giá 90 triệu
đồng theo ngân sách khen thưởng của cơng ty.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày kí.
Các ơng (bà) Thủ trường cơ quan, Trưởng phịng Hành chính, trưởng các Phịng Ban liên quan
và cá nhân Bà Nguyễn Thị Trai chiệu trách nhiệm thi hành quyết định này./Nơi nhận:

- Như Điều 3;
- Lưu VP, HS;

CƠNG TY TNHH HỒNG SA
KT.THỦ TRƯỞNG
PHĨ THỦ TRƯỞNG
( Đã ký )
Trần Văn Gái

Ngày đến

Số đến

Tác giả

Số, ký
hiệu

Ngày
tháng

06/06/20
16

187

Công ty
TNHH
Hồng
Hà

06/06/20
16

11/01/20
17

178

Cơng ty
TNHH
Hồng
Sa

11/01/20
17

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
Quyết
định về
việc
điều
động
nhan
viên
trong
cơng ty

Quyết
định
khen
thưởng
nhân
viên có

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi chú


thành
tích
xuất
sắc
Các bước xử lý văn bản:
Em xem để làm bài nha:
* Ghi chú:
(1) Cơ quan chủ quản: cỡ 13, in hoa, đứng, không đậm;
(2) Cơ quan ban hành: cỡ 13, in hoa, đứng, đậm;
(3) Chữ viết tắt tên văn bản và cơ quan ban hành: cỡ 13 in hoa, đứng, khơng đậm;
(4) Quốc hiệu dịng 1: cỡ 13, in hoa, đứng, đậm;
(5) Quốc hiệu dòng 2: cỡ 14, in thường đứng, đậm;

(6) Địa danh, ngày, tháng, năm: cỡ 14, in thường, nghiêng, không đậm;
(7) Tên văn bản: cỡ 14, in hoa, đứng, đậm;
(8) Trích yếu nội dung: cỡ 14, in thường, đứng, đậm;
(9) Căn cứ: cỡ 14, in thường, đứng, không đậm;
(10) Thẩm quyền: cỡ 14, in hoa, đậm;
(11) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;
(12) Nơi nhận: cỡ 12, in thường, nghiêng, đậm;
(13) Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng, không đậm.