Bài giảng quản trị doanh nghiệp i (đại học thủy lợi)

Chương 4: Phân cấp, phân quyền và ủy quyền

Phân cấp
Phân quyền
Ủy quyền


I. Phân cấp
Đ/n: Phân cấp là quá trình xác lập các vị trí quản trị ở các cấp
quản trị và quy mơ quản trị ở mỗi cấp quản trị.
• Ba cấp quản trị: Cấp cao, cấp trung, cấp cơ sở
• Phân cấp xác lập bộ khung tổ chức quản lý của doanh nghiệp
Nội dung của phân cấp:
• Xác định tầm quản trị (số cấp dưới trực tiếp của một nhà quản
trị)
• Số cấp quản trị trung gian


Cấp quản trị và tầm quản trị
• Cấp quản trị là số cấp bậc quản trị trong một tổ chức

Tầm kiểm soát = 4

Tầm kiểm soát = 8

1

1

1

2

4

8

3

16

64

4

64

512

5

256

6

1024

7

4096
Số nhà quản trị (1 – 6)

1.365

4096

Số nhà quản trị (1 – 4)
585


Các yếu tố quyết định mức độ phân cấp

•
•
•
•
•
•
•
•
•

Quy định của pháp luật
Triết lý quản trị và truyền thống quản trị
Giá trị của quyết định
Tầm quan trọng của lĩnh vực quản trị
Mức độ kiểm soát quyết định
Nhu cầu ra quyết định
Trình độ nhà quản trị
Điều kiện cơ sở vật chất
…..

Xu hướng phân cấp
Phân cấp hẹp: Mỗi nhà quản trị có ít cấp dưới trực tiếp và
có nhiều cấp quản trị trung gian
• Ưu điểm: Mỗi nhà quản trị có thể giám sát và kiếm soát
chặt chẽ trong phạm vi của mình.
• Nhược điểm: Chi phí quản lý cao, khoảng cách lớn giữa
cấp quản trị cao nhất và thấp nhất.
Phân cấp rộng: Mỗi nhà quản trị có nhiều cấp dưới trực
tiếp và có ít cấp quản trị trung gian
• Ưu điểm: giảm được quy mô hệ thống quản trị và chi phí
quản lý
• Nhược điểm: Địi hỏi nhà quản trị cấp cao có khả năng
kiểm sốt và điều phối hoạt động của nhiều bộ phận cấp
dưới.


Xu hướng phân cấp


II. PHÂN QUYỀN

•
•
•
•
•
•
•

Quyền hành trong quản trị
Là năng lực quyết định chỉ huy, khen thưởng, trừng phạt đối với cấp dưới và
trông đợi sự thực hiện của họ
Các nguồn gốc của quyền hành: Quy định chính thức, phần thưởng, trừng
phạt, trình độ chun mơn
Sử dụng quyền hành đối với các thái độ lao động khác nhau:
Bắt buộc => dựa dẫm
Mua chuộc => tính tốn
Kết thân => tích cực
Bốn điều kiện để thực thi quyền hành đầy đủ:
Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh
Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của DN
Mệnh lệnh phù hợp với mục tiêu của cấp dưới
Cấp dưới có khả năng thực thi mệnh lệnh


Phân quyền là sự phân chia
quyền hành giữa các cấp
quản trị và giữa các vị trí
quản trị ở từng cấp


Các nguyên tắc phân quyền
Phù hợp với
chức năng

Phù hợp với cấp
quản trị

2

Phù hợp với
kết quả mong
muốn

3

4

1

Thống nhất
mệnh lệnh

5
Tương xứng
quyền hành và
trách nhiệm

6

Trách nhiệm tuyệt đối


Xu hướng phân quyền
Tập quyền

Tán quyền

- Quyền hành tập trung chủ
yếu ở quản trị cấp cao và các

cấp quản trị thấp hơn có ít
quyền hành trong một phạm
vi hẹp
- Một nhóm nhỏ nhà quản trị
cấp cao đưa ra phần lớn các
quyết định
- Các nhà quản trị cấp trung
gian và cấp cơ sở chủ yếu
giám sát quá trình thực thi các
quyết định do các nhà quản trị
cấp cao đưa ra

- Quyền hành không tập
trung nhiều vào quản trị cấp
cao và các cấp quản trị thấp
hơn được giao nhiều quyền
hành
- Các nhà quản trị cấp cao
giữ quyền ra các quyết định
quan trọng
- Các cấp quản trị thấp hơn
được giao quyền ra các
quyết định nhất định trong
phạm vi quản trị của mình


III. Ủy quyền

•
•

•
•

Ủy quyền là giao một phần cơng việc cho người dưới quyền
chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành
tương xứng với trách nhiệm được giao
Phân biệt phân quyền và ủy quyền:
Phân quyền: phạm vi tồn doanh nghiệp, gắn với hình thành hệ
thống chức vụ trong doanh nghiệp
Ủy quyền: Quan hệ giữa nhà quản trị với cấp dưới trực tiếp
Sự cần thiết của ủy quyền
Giúp cấp trên tập trung vào các công việc quan trọng nhất
Đào tạo cấp dưới


Các bước của quy trình ủy quyền
• Bước 1: lựa chọn cơng việc để ủy quyền
• Bước 2: lựa chọn người cấp dưới để ủy quyền
• Bước 3: giao nghĩa vụ, quyền hành và trách nhiệm thực hiện
công việc cho người cấp dưới đã được lựa chọn
• Bước 4: theo dõi q trình cấp dưới thực hiện cơng việc và
trợ giúp khi cần thiết
• Bước 5: đánh giá kết quả thực hiện công việc


Các điều kiện để thực hiện ủy quyền hiệu quả

• Xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng
• Xây dựng bản mơ tả chức năng và cơng việc cụ thể
• Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá công việc cụ thể

Những nguyên tắc thiết yếu trong ủy quyền
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Tin tưởng vào nhân viên
Cụ thể và rõ ràng
Đưa ra chỉ dẫn công việc đầy đủ
Hãy “quản lý”, đừng “làm”
ủy quyền là một cách dạy kỹ năng
Giám sát
Khen ngợi kịp thời nỗ lực của nhân viên
Linh hoạt trong ủy quyền
ủng hộ nhân viên
Đúng người đúng việc


Thảo luận chương 4
Những vấn đề thường nảy sinh trong doanh nghiệp khi ủy
quyền? Cho ví dụ minh họa?
Nếu bạn là nhân viên, bạn sẽ làm gì khi cấp trên của bạn

hạn chế phân quyền và ủy quyền cho cấp dưới?
Ưu nhược điểm và điều kiện để thực thi các xu hướng
phân quyền?
Có phải phân quyền và ủy quyền sẽ làm giảm mất quyền
hành và uy tín của lãnh đạo cấp trên?


THƠNG TIN VÀ QUYẾT ĐỊNH
TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Bộ mơn QTKD, 2011
1


2.3.1 Thơng tin và q trình truyền đạt
thơng tin trong DN
Thông tin trong quản trị doanh nghiệp
Thông tin quản trị là những tin tức mới được thu nhận,
được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra
quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Thơng tin là phi vật chất, nhưng nó ln tồn tại
dưới các vỏ vật chất
• Giá trị sử dụng của thơng tin là rất khác biệt ở các
thời điểm khác nhau, và giữa các nhà quản trị
khác nhau
• Thơng tin là đối tượng (đầu vào) của nhà quản trị
• Thơng tin là công cụ (đầu ra) của nhà quản trị
2

Q trình thơng tin:

3


Vai trị của thơng tin
• Thơng tin là mạch máu của doanh nghiệp, gắn kết thống nhất các
bộ phận khác nhau của doanh nghiệp
• Thơng tin là cơ sở để ra các quyết định quản trị
• Thơng tin là đầu vào và cũng là đầu ra của quá trình ra quyết định

•
•
•
•
•
•

Các u cầu đối với thơng tin quản trị
Chính xác
Kịp thời
Đầy đủ
Chính thức
Hiệu quả
Bí mật
4


Phân loại thơng tin quản trị
• Căn cứ vào cấp quản trị: Thông tin xuống

dưới, thông tin lên trên, thông tin chéo
• Căn cứ vào hình thức truyền tin: bằng văn
bản, bằng lời, thơng tin liên lạc khơng lời
• Căn cứ vào tính chất pháp lý của thơng tin:
Thơng tin chính thức, thơng tin khơng chính
thức
5


2.3.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

6


2.3.2 Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống thông tin
• Là tập hợp các quy tắc, kỹ năng và phương pháp
được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết
bị thực hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu
nhằm tạo ra thông tin cần thiết cho các nhà quản
trị ra quyết định
• Là tập hợp con người, phần cứng, phần mềm dữ
liệu và mạng truyền thông để thực hiện việc thu
thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thơng tin và quản
lý các hoạt động chuyển hóa các nguồn dữ liệu
thành các sản phẩm thông tin.
7


•

•
•
•

Các bước xây dựng hệ thống thông tin nội bộ
Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin
Bước 2: Xác định nguồn thông tin
Bước 3: Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
Bước 4: Theo dõi và cập nhật hệ thống thông tin

8


•
•
•
•
•
•

Hồn thiện hệ thống thơng tin quản trị
Thiết lập kênh thơng tin rõ ràng
Tăng cường tính phản hồi thơng tin
Nhắc nhở
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản
Đảm bảo thông tin kịp thời
Biện pháp hạn chế tình trạng q tải thơng tin

9

CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ
TRONG KINH TẾ

•
•
•
•
•
•

Hệ tin học văn phịng
Hệ thống xử lý giao dịch
Hệ thống thơng tin sản xuất
Hệ thống thơng tin tài chính và kế tốn
Hệ thống thơng tin quản lý nhân lực
Hệ thống thơng tin cho lãnh đạo và trợ giúp ra
quyết định
10