(Luận văn thạc sĩ) chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại ủy ban nhân dân quận 12 thành phố hồ chí minh

1

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỖ THÀNH TRÍ

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020


2

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

ĐỖ THÀNH TRÍ

CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số: 8320303

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGHIÊM KỲ HỒNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020


3
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ

1

QH

Quốc hội

2

CTN

Chủ tịch nước

3

TTg

Thủ tướng Chính phủ

4

BNV

Bộ Nội vụ

5

BKHCN

Bộ Khoa học Cơng nghệ

6

HĐBT

Hội đồng Bộ trưởng

7

HĐNN

Hội đồng Nhà nước

8

SNV

Sở Nội vụ

9

HĐND

Hội đồng nhân dân

10

UBND

Ủy ban nhân dân

11

VTLTNN

Văn thư lưu trữ Nhà nước

12

NVTW

Nghiệp vụ Trung ương

13

NVĐP

Nghiệp vụ địa phương

14

LCT

Lệnh Chủ tịch

15

CT

Chỉ thị

16

QĐ

Quyết định

17

TT

Thông tư

18

HD

Hướng dẫn

19

TCN

Tiêu chuẩn ngành

20

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

21

KHKT

Khoa học Kỹ thuật

22

PGS

Phó Giáo sư

23

TS

Tiến sĩ

24

ThS

Thạc sĩ


4
LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan đây là cơng trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng
dẫn của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng. Các trích dẫn, số liệu trong Luận văn là trung thực,
có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau được ghi
rõ trong phần tài liệu tham khảo.

Học viên cao học

Đỗ Thành Trí


5

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá
trình học tập tại trường. Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực
hiện luận văn mà cịn là nền tảng cho q trình nghiên cứu và học tập sau này.
Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ
Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và

động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hồn thành luận văn này.
Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều
kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tơi hồn thành đề tài.
Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài khơng
thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của q Thầy, Cơ để
học viên hồn thiện đề tài tốt hơn.
Tơi xin chân thành cảm ơn!


6
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 01
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU
TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN ............................. 07
1.1. Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 07
1.1.1. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ.................................................................. 07
1.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................... 07
1.1.3. Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................ 09
1.1.4. Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................... 09
1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ............ 15
1.2.1. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân
cấp quận, huyện ……………………………………………………………………15
1.2.2. Phông lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện ................................... 16
1.2.3. Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................ 17
1.3. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...................................................... 19
1.3.1. Văn bản do cơ quan Trung ương ban hành ……………….…………………19
1.3.2. Văn bản do UBND thành phố và Sở Nội vụ ban hành ……….……………..20
1.3.3. Văn bản do UBND Quận 12 ban hành ........................................................... 21
Tiểu kết chương 1 ..................................................................................................... 22
Chương 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY

BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 .................................................................................. 23
2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân Quận 12 ....................................................... 23
2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................................. 24
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................................... 24
2.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................... 26
2.2. Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân
dân Quận 12 ........................................................................................................... 27
2.2.1. Tình hình phân loại, sắp xếp sơ bộ tài liệu từ năm 1997 đến 2003 ............... 27
2.2.2. Tình hình tài liệu từ năm 2004 đến 2017 ....................................................... 36
2.3. Nhận xét chung ............................................................................................... 39
2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................................... 39


7
2.3.2. Hạn chế ........................................................................................................... 41
2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................................. 43
Tiểu kết chương 2 ..................................................................................................... 43
Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12........................................ 44
3.1. Một số phương hướng, nhiệm vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy
ban nhân dân Quận 12 ........................................................................................... 44
3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy
ban nhân dân Quận 12..................................................................................... 46
3.2.1. Nhóm giải pháp chung - đảm bảo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu
trữ .............................................................................................................................. 46
3.2.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ .................................. 51
Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 59
KẾT LUẬN.............................................................................................................. 60
TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 61
PHỤ LỤC ..................................................................................................................

Phụ lục số 1 ...................................................................................................................
Phụ lục số 2 ...................................................................................................................
Phụ lục số 3 ...................................................................................................................

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do nghiên cứu đề tài


8
Đề tài luận văn thạc sĩ “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh” được thực hiện từ những lý do chính sau đây:
Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần
tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ,
phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ
góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nước qua các thời kỳ lịch sử.
Ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh
đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu
lưu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”[14]. Ngày
4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị,
kinh tế, quốc phịng, an ninh, ngoại giao, văn hố, giáo dục, khoa học và cơng nghệ
được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt
động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi
chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu
lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”.
Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và
tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, để phát huy được giá trị, tài liệu
lưu trữ cần được tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của cơng tác
lưu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa

hết sức quan trọng. Bởi vì:
- Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động
của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều
khâu nghiệp vụ khác như thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu.
Vì vậy, thực hiện tốt cơng tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất lượng
của mỗi phơng lưu trữ nói riêng và của tồn bộ tài liệu trong mỗi phịng, kho lưu trữ nói
chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ khác cùng phát triển.
Thứ ba, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở nước ta nói chung và các
phơng lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện nói riêng, trong đó có phơng lưu trữ Ủy


9
ban nhân dân Quận 12 đang còn nhiều hạn chế, thiếu sót cần được khắc phục. Qua khảo
sát thực tế công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại phông Ủy ban nhân dân Quận
12, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng
chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau gây khó khăn cho việc
bảo quản và tra tìm tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế;
tài liệu một số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc
khai thác sử dụng. Với tình trạng như vậy, chỉnh lý tài liệu phông UBND Quận 12 là rất
cần thiết.
Thứ tư, theo quy định của Luật Lưu trữ (2011), Thông tư số 17/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015
của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về mạng lưới các lưu trữ lịch sử và chế
độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ quận,
huyện thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân quận, huyện đều phải giao nộp
vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hồn chỉnh, đạt chất lượng tốt phơng lưu
trữ UBND Quận 12 để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố là công việc cần
xúc tiến một cách kịp thời.

Chính vì những lý do trên, tơi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại
Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc sĩ chuyên
ngành Lưu trữ học của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức
khoa học tài liệu lưu trữ. Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã được nhiều
nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu. Trong phạm vi cả nước, đã có nhiều
cơng trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình như: “Cơng tác lưu trữ
Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”
của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990;
“Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến,
Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình
Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn
phịng” của Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ
chức” của Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2017; “Lý luận và phương pháp


10
công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn
phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm, 2015, v.v...
Trong các cơng trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về lý luận của cơng tác
lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, là cơ sở lý luận rất quan trọng
cho việc nghiên cứu đề tài của học viên.
Ngồi ra, cịn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu được đăng tải trong các tạp chí
khoa học và kỷ yếu hội thảo khoa học về lưu trữ như:
“Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Đăng
Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2004;
“Bàn về thuật ngữ Chỉnh lý trong khoa học Lưu trữ” của tác giả Vũ Thị Phụng,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015; ...
Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia”

do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2004 tại TP. Hồ Chí Minh;
Hội thảo nghiệp vụ “Cơng tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp quận
vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 5 năm
2017 tại Lâm Đồng;
Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017 tại Hà Nội, v.v...
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng là đề tài của nhiều luận án, luận văn khoa học, có
thể kể đến các cơng trình nghiên cứu sau:
- Luận án tiến sĩ Sử học: “Tổ chức và hoạt động lưu trữ dưới chế độ Việt Nam
Cộng hòa (1955-1975)” của Nguyễn Văn Báu, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn TP. Hồ Chí Minh, năm 2017;
- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” - Lê Thanh Hùng, Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn Hà Nội, năm 2014;
- Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban
nhân dân huyện Củ Chi” - Nguyễn Thị Bình, Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn TP. Hồ Chí Minh, năm 2018.
Nhìn chung các sách, giáo trình, cơng trình nghiên cứu nêu trên đã hướng dẫn,
đánh giá, phân tích những vấn đề cơ bản có tính lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu.
Những tài liệu này đã cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ cho đề tài


11
luận văn, góp phần giúp học viên đưa ra những nhận định chính xác, khách quan hơn
khi giải quyết vấn đề.
Tuy nhiên, hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về chỉnh lý khoa học tài liệu
phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12. Do đó đề tài luận văn của học viên không
trùng lặp với các đề tài khác.
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
3.1. Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình chỉnh lý tài liệu tại các quận, huyện mà
cụ thể là phông Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm
nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ này.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ,
nhất là chỉnh lý tài liệu Phơng Ủy ban nhân dân cấp quận.
- Khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại Ủy ban nhân dân Quận 12 và một số
quận, huyện khác nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm và
những bài học kinh nghiệm.
- Từ đó, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh
lý tại phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 và có thể vận dụng đối với một số Ủy
ban nhân dân quận, huyện khác.
4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Trong giới hạn của luận văn, học viên chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu
phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh.
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Về không gian, luận văn khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại khối phơng lưu
trữ Ủy ban nhân dân quận 12, có tìm hiểu thêm một số phông lưu trữ UBND quận,
huyện khác.
- Về thời gian, luận văn nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu
Phông lưu trữ UBND Quận 12 từ năm 1997 đến năm 2017 (thời gian Luật lưu trữ có
hiệu lực).
- Về nội dung, luận văn nghiên cứu về vấn đề chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy
ban nhân dân Quận 12.


12
5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài
5.1. Phương pháp luận

Luận văn vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ
nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công
tác lưu trữ. Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phương pháp luận của khoa
học lưu trữ như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và
tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị của tài liệu của
phông lưu trữ UBND Quận 12.
5.2. Phương pháp cụ thể
Để giải quyết các vấn đề nêu lên trong luận văn, tác giả đã vận dụng một số
phương pháp nghiên cứu cụ thể chủ yếu sau đây:
- Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của pháp luật, các
thông tin từ những tư liệu tham khảo, đề tài sử dụng phương pháp phân tích được vận
dụng để đánh giá từng công việc, từng vấn đề của công tác chỉnh lý. Dựa trên kết quả
phân tích từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những bài học
kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả cơng tác chỉnh lý.
- Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu q trình phát triển của đơn vị hình thành
phơng (UBND Quận 12) cũng như quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy
ban nhân dân quận 12. Do đó, khi nghiên cứu đề tài, học viên đã vận dụng phương pháp
này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ khi hình thành phông
lưu trữ đến nay.
- Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm
khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phương pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông
lưu trữ UBND quận, huyện khác nhau, để từ đó có thể đưa ra những nhận định khách
quan, khoa học hơn.
- Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành
khảo sát thực trạng tài liệu của phông và chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12
với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ;
thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng cơng cụ tra
cứu; để từ đó nêu rõ những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong
chỉnh lý tài liệu của phơng.
6. Đóng góp của đề tài

13
a) Về mặt lý luận:
Luận văn góp phần làm sáng tỏ hơn những vấn đề cơ bản về lý luận và pháp lý
liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu phơng Ủy
ban nhân cấp quận nói riêng, tạo điều kiện vận dụng có hiệu quả vào cơng tác chỉnh lý
một phông lưu trữ UBND quận cụ thể.
b) Về mặt thực tiễn:
Luận văn đánh giá đúng thực trạng tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông UBND Quận
12 với những ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân từ đó đưa ra một số giải pháp cần
thiết, giúp quận 12 và các quận, huyện khác có thể vận dụng để tổ chức chỉnh lý tài liệu
lưu trữ đạt chất lượng tốt hơn.
Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể tham khảo để áp dụng cho chỉnh lý các
phông lưu trữ Ủy ban nhân dân các quận, huyện khác trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh và các tỉnh, thành khác trong cả nước.
7. Bố cục của luận văn
Ngoài các phần Mở đầu, Phụ lục, kết cấu Luận văn gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban
nhân dân cấp quận.
Chương 2. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân
Quận 12.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
phông Ủy ban nhân dân Quận 12.

Chương 1.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ
TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN
1.1. Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ

14
1.1.1. Khái niệm về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ hoạt
động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Thuật ngữ “chỉnh lý tài liệu lưu trữ” được nhiều cơng trình nghiên cứu về nghiệp
vụ lưu trữ ở nhiều nước trên thế giới đề cập đến với những cách diễn đạt khác nhau như
“chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ’’, “chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ”. Trong
luận văn này, để phù hợp với Luật lưu trữ (2011), chúng tôi thống nhất viết là “chỉnh lý
tài liệu lưu trữ”.
Khái niệm về chỉnh lý tài liệu lưu trữ đang có những cách diễn đạt khác nhau:
Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam năm 1992, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là “Tổ chức lại
tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những
hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm các công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu
hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý” [55,tr.19].
Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư Lưu trữ Việt Nam của
PGS, TS Dương Văn Khảm năm 2015, cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu
không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mục của
khoa học lưu trữ”[67, tr.93]
Luật Lưu trữ (2011) nêu rõ: “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị,
sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân” [25,tr.2].
Từ các khái niệm nêu trên, chúng ta có thể hiểu chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết
hợp một cách chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa
học các phông lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng tồn diện và có hiệu quả nhất.
1.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Trong hoạt động lưu trữ, để công việc chỉnh lý tài liệu được tiến hành một cách
khoa học và hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ một số nguyên tắc và yêu cầu sau đây:
1.1.2.1. Nguyên tắc của chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự

tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để đạt được mục tiêu
đó, chỉnh lý tài liệu cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:


15
- Không làm phân tán phông lưu trữ, nghĩa là tồn bộ tài liệu của một phơng lưu
trữ phải được bảo tồn ngun vẹn, khơng được xé lẻ phân tán ở nhiều phông khác
nhau.
- Tài liệu trong phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên nhằm đảm bảo mối liên
hệ lịch sử của tài liệu trong phông, nghĩa là trong quá trình chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu được
hình thành từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã được sắp xếp theo một phương pháp
nhất định, cần tôn trọng trật tự sắp xếp tài liệu được lập theo từng hồ sơ, từng đơn vị tổ
chức và theo từng năm.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ
chức, nghĩa là tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ chủ yếu
của cơ quan. Để đảm bảo nguyên tắc này cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan.
1.1.2.2. Yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Để công việc chỉnh lý đảm bảo chất lượng và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
đạt hiệu quả thì chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải thực hiện được các yêu cầu rất chặt chẽ về
công tác chỉnh lý. Luật Lưu trữ (2011) đã nêu rõ: Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm
các yêu cầu cơ bản sau đây:
- Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ. Nghĩa là khi phân loại tài
liệu lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc của nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu
trong phơng khơng bị phân tán, trong q trình chỉnh lý chỉ được chọn một phương án
phân loại, hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ logic giữa các tài liệu, các hồ sơ lập
ra phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
- Được xác định thời hạn bảo quản. Thời hạn bảo quản tài liệu là thời gian cần
thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải được xác
định thời hạn bảo quản ở một trong hai mức độ đó là vĩnh viễn hoặc có thời hạn.

- Hồ sơ được hồn thiện và hệ thống hố. Hồ sơ sau khi tiến hành chỉnh lý phải
được hoàn thiện có nghĩa là phải được tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên
ngoài. Hồ sơ sau khi lập phải được hệ thống hóa theo phương án để cố định trật tự sắp
xếp các hồ sơ.
- Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải được thống kê vào mục lục hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu tra cứu để
quản lý và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác. Đối với những tài liệu hết giá


16
trị phải được thống kê theo từng nhóm tài liệu loại như tài liệu trùng thừa, tài liệu hết
giá trị, ...để tiêu hủy.
Nhìn chung, trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải kết hợp các yêu cầu
trên trong tồn bộ q trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ để tài liệu sau khi chỉnh lý đạt chất
lượng tốt hơn.
1.1.3. Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí rất quan trọng trong tồn bộ
hoạt động của cơng tác lưu trữ. Cụ thể là:
- Giúp cho tài liệu được phân loại khoa học, thiết lập các cơng cụ tra tìm, tạo
điều kiện tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
- Giúp giữ lại được những tài liệu thực sự có giá trị phục vụ cho hoạt động của
các cơ quan trước mắt cũng như lâu dài về sau.
- Hàng năm, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình đã hình
thành một khối lượng tài liệu tương đối lớn. Trong đó, có những tài liệu có giá trị cao
nhưng cũng có những tài liệu khơng có giá trị, tài liệu hết giá trị hoặc giá trị không cao.
Vì vậy, ngồi mục đích lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để giữ lại, qua chỉnh lý
cịn giúp loại ra những tài liệu khơng có giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tiết kiệm chi
phí bảo quản tài liệu.
1.1.4. Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Tất cả công việc được tiến hành một cách khoa học, thống nhất thì chúng ta phải

xây dựng cho mình nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu hợp lý. Chỉnh lý tài liệu cũng
như vậy:
1.1.4.1. Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Như trên đã nói, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ lưu trữ mang tính tổng
hợp. Điều đó được giải thích rõ trong Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, với năm nội dung cụ thể như:
- Phân loại tài liệu theo một phương án phân loại;
- Lập hoặc phục hồi hồ sơ;
- Xác định giá trị tài liệu: Lựa chọn những tài liệu cần giữ lại để bảo quản và loại
những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy;
- Thống kê, làm công cụ tra cứu: Lập mục lục hồ sơ cần giữ lại để bảo quản và
xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ;


17
- Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy.
1.1.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Mục đích của việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài
liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu
hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang
thiết bị, phương tiện bảo quản.
Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và tình hình khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số cơng đoạn của quy trình chỉnh
lý.
Hiện nay, chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo quy định của
Luật lưu trữ và các hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công
văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh
lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành
quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000.
Theo đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ của một phông hoặc một phần phông tài liệu lưu

trữ thường thực hiện với một số nội dung cơng việc như sau:
a) Chuẩn bị chỉnh lý
Có thể nói, chuẩn bị chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong quá trình
tiến hành chỉnh lý tài liệu một phơng lưu trữ. Trong q trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
thường do nhiều người cùng tham gia, để đảm bảo tài liệu sau khi chỉnh lý đạt kết quả
thì phải thực hiện các nội dung như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu
Để tiến hành chỉnh lý tài liệu đạt hiệu quả, cần phải tiến hành thu thập đầy đủ
khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý. Phải xác định rõ các nội dung như tên phông, giới hạn
thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý.
- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
Mục đích đầu tiên của việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ là giúp
cho những người tham gia chỉnh lý thực hiện thống nhất các cơng việc cụ thể trong q
trình chỉnh lý.


18
Lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phơng là bản tóm tắt lịch sử về tổ
chức và hoạt động của đơn vị hình thành phơng hoặc khối tài liệu và tóm tắt tình hình,
đặc điểm của phơng tài liệu.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông phải được biên soạn chi
tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông
tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phơng và về khối tài
liệu đưa ra chỉnh lý. Lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông giúp cho những
người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt khái quát được lịch sử của cơ quan và tình
hình tài liệu đưa ra chỉnh lý. Trên cở sở lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phông
làm căn cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ
khác.
Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông

hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một
phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ. Hướng dẫn phân loại được
dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập
hồ sơ và hệ thống hố hồ sơ tồn phơng được thống nhất.
Phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong q trình phân
chia tài liệu của phơng hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa,
nhóm nhỏ phù hợp theo cơ cấu tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của cơ quan.
Hướng dẫn lập hồ sơ là hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản,
tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao
dịch, thời gian v.v.. thành hồ sơ đối với những phơng hoặc khối tài liệu cịn ở trong tình
trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ.
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được xây dựng nhằm xác định các nhóm
tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông. Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị
và quy định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất.
Khi biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải dựa vào các nguyên tắc
như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp để xem xét
giá trị tài liệu. Ngoài ra, phải dựa vào các phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài
liệu, các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu và các bảng
thời hạn bảo quản tài liệu mẫu khác.


19
Đối với bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ
thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu, những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ
sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực
và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý. Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu
lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ
thể.

Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải được người có thẩm
quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thơng qua và có thể bổ sung, hồn thiện
trong q trình thực hiện cho phù hợp với thực tế.
b) Thực hiện chỉnh lý
Sau khi công việc chuẩn bị cho giai đoạn chỉnh lý xong, chúng ta tiến hành bước
vào giai đoạn thực hiện chỉnh lý:
Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hố
hồ sơ, đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp), xây dựng công cụ quản lý
và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
Những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của tài liệu trong phông cũng
như chất lượng của từng phơng lưu trữ. Vì vậy, địi hỏi nhưng người tham gia chỉnh lý
phải thật cẩn thận, tỷ mỷ trong các khâu nghiệp vụ.
- Phân loại tài liệu
Có thể hiểu, phân loại tài liệu là tiến hành phân chia tài liệu tồn phơng hoặc
khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm căn cứ theo bản hướng dẫn phân loại. Cụ
thể tài liệu được phân theo các bước như sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn;
Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa;
Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ và cuối cùng là
hồ sơ (đơn vị bảo quản)
- Lập hồ sơ
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong q trình theo dõi,
giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định [25,tr.2]


20
Tài liệu sau khi đã được phân chia thành các nhóm nhỏ sẽ tiến hành lập hồ sơ.
Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị trong
cơ quan. Tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp, đánh số tờ (đối với những hồ sơ có thời

hạn bảo quản từ 20 năm), lập mục lục văn bản (đối với những hồ sơ có thời hạn bảo
vĩnh viễn). Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một
tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và những
thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo phương án
phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất
của tài liệu có trong hồ sơ) lên một tấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin.
- Hệ thống hoá hồ sơ
+ Sắp xếp, hệ thống hóa phiếu tin thẻ tạm
Hồ sơ sau khi được lập sẽ được tiến hành sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm
trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa
trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và
đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.
+ Trên cơ sở phiếu tin hoặc thẻ tạm đã được sắp xếp để hệ thống hóa hồ sơ (đơn
vị bảo quản)
Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của
phiếu tin hoặc thẻ tạm. Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra
và chỉnh sửa những hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu
giữa các cá nhân tham gia lập hồ sơ chưa đồng nhất. Cần kiểm tra lần cuối cùng trước
khi đánh số chính thức cho hồ sơ.
Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, tiến hành viết bìa hồ sơ, bìa hồ sơ phải được ghi
đầy đủ tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số
lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn
theo quy định.
- Đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp)
Đánh số hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc
tra tìm tài liệu nhanh chóng, số hồ sơ chính thức được đánh cho tồn phơng hoặc khối
tài liệu đưa ra chỉnh lý. Hồ sơ sau khi được đánh số chính thức sẽ đưa vào cặp, hộp, viết
nhãn hộp, nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu, chữ viết trên nhãn phải rõ ràng,

21
dễ đọc. Nhãn được in trực tiếp lên gáy gộp hoặc in riêng theo kích thước phù hợp với
gáy của hộp (cặp) được dùng để đựng tài liệu.
- Xây dựng cơng cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu
Tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý phải được thống kê để quản lý và khai thác sử
dụng. Công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu trong các phông lưu trữ hiện nay chủ
yếu là mục lục hồ sơ và phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu.
Mục lục hồ sơ được thực hiện theo tiêu chuẩn ngành TCN-04-1997, ban hành
kèm theo Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hoá
được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hoặc phần mềm
ứng dụng của các cơ quan, tổ chức, trên cơ sở quy định chung về quản lý hồ sơ, tài liệu
lưu trữ theo Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10/3/2010 về xây dựng cơ sở dữ
liệu lưu trữ. Xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ bao gồm: cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ; cơ
sở dữ liệu phơng, cơng trình, sưu tập lưu trữ; cơ sở dữ liệu hồ sơ; cơ sở dữ liệu văn bản
(thơng tin cấp 2); cơ sở dữ liệu tồn văn văn bản (thông tin cấp 1) được áp dụng đối với
tài liệu lưu trữ nền giấy tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan [23, tr.1].
- Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Tài liệu hết giá trị loại ra trong q trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các
nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị.
Tài liệu hết giá trị loại ra phải được hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ
chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
Qua kiểm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải được lập thành
hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ tương ứng của phông.
Đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ đề nghị tiêu huỷ trình cấp
có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp
luật. Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm: Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết
minh tài liệu loại; Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;
Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.
c) Kết thúc chỉnh lý

Nội dung quan trọng cuối cùng của hoạt động chỉnh lý là công việc kết thúc
chỉnh lý. Nội dung công việc này là kiểm tra lại tồn bộ q trình chỉnh lý tài liệu đã đạt
được mục đích, yêu cầu đề ra của đợt chỉnh lý hay chưa. Đồng thời, kiểm tra thực tế các


22
công việc đã thực hiện từ các bản hướng dẫn nghiệp vụ đến kết quả thực hiện các nội
dung công việc cụ thể, tình hình tài liệu và cơng cụ tra cứu tài liệu sau khi chỉnh lý.
Tài liệu sau khi chỉnh lý được giữ lại bảo quản sẽ được bàn giao vào kho lưu trữ
kèm theo mục lục hồ sơ. Những tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục
tài liệu loại để tiêu hủy theo quy định. Khi bàn giao hồ sơ giữ lại bảo quản và tài liệu
loại ra để tiêu hủy phải lập biên bản giao nhận đầy đủ.
Tổng kết đợt chỉnh lý tài liệu phải có báo cáo tổng kết đợt chỉnh lý. Trong đó,
trình bày tóm tắt về tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý và tình trạng tài liệu trước khi chỉnh
lý, tổng số tài liệu sau khi chỉnh lý, cụ thể như: số lượng tài liệu giữ lại bảo quản bao
nhiêu hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, bao nhiêu hồ sơ bảo quản có thời hạn, số lượng tài liệu
loại ra để tiêu huỷ bao nhiêu cặp.
Nhận xét, đánh giá tiến độ thực hiện đợt chỉnh lý và những ưu điểm, khuyết điểm
trong quá trình chỉnh lý, rút kinh nghiệm qua đợt chỉnh lý. Sau khi kết thúc đợt chỉnh lý
phải lập hoàn chỉnh hồ sơ chỉnh lý và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh lý cho lưu trữ cơ quan,
bao gồm báo cáo kết quả khảo sát tài liệu, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch
chỉnh lý, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và công cụ thống kê, tra cứu khác (nếu có), danh
mục tài liệu hết giá trị của phơng hoặc khối tài liệu chỉnh lý kèm theo bản thuyết minh,
báo cáo kết quả đợt chỉnh lý.
1.2. Chỉnh lý tài liệu phơng lưu trữ UBND quận, huyện
Có thể nói, nếu công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông lưu trữ UBND quận,
huyện được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả thì yêu cầu đặt ra đối với người
làm công tác chỉnh lý là phải đưa ra một số yếu tố ảnh hưởng tới công tác chỉnh lý như
sau:
1.2.1. Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông

Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện
Nhìn chung, cơng tác chỉnh lý tài liệu phơng UBND cấp quận nói chung và
UBND Quận 12 nói riêng thường chụi ảnh hưởng bởi một số yếu tố sau đây:
Thứ nhất, nhận thức của công chức, viên chức về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ
mà đăc biệt là công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan chưa thật sự đầy đủ, công
chức viên chức sau khi giải quyết xong công việc không tiến hành lập hồ sơ hoặc đã lập
hồ sơ nhưng không hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ hiện hành được lập hoàn chỉnh và khoa học
thì sẽ giúp cho cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thuận tiện


23
hơn; cán bộ làm công tác lưu trữ không phải thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý một cách toàn
diện, mà tài liệu vẫn có thể đưa vào khai thác sử dụng. Ngược lại nếu công tác lập hồ sơ
ở mỗi cán bộ chun mơn khơng thực hiện thì cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu vào
lưu trữ sẽ rất khó khăn, tài liệu rời lẻ, thiếu khoa học. Vì vậy cho nên xảy ra tình trạng
tài liệu bó gói, tích đống ở nhiều nơi khác nhau.
Thứ hai, nhân lực làm công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan còn thiếu
và yếu, một số cán bộ chưa được đào tạo bồi dưỡng theo đúng chuyên ngành.
Thứ ba, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ chưa thực sự chú trọng như:
đầu tư kinh phí cho việc xây dựng kho tàng và mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài
liệu lưu trữ. Phòng, kho lưu trữ tài liệu còn chật hẹp, ẩm mốc, thiếu ánh sáng.
Thứ tư, thiếu các chế tài mang tính bắt buộc đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ tài liệu vào trữ cơ quan. Mặc dù, đã có các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của các cơ
quan cấp trên nhưng việc thực hiện tại các cơ quan không được chặt chẽ, thống nhất.
Như vậy, những yếu tố trên đã làm ảnh hưởng đến công tác chỉnh lý tài liệu của
các phơng lưu trữ nói chung và Phơng UBND cấp quận, huyện nói riêng trên địa bàn
thành phố Hồ Chí Minh hiện nay.
1.2.2. Phơng lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện
Chúng ta có thể hiểu rằng, phân phông lưu trữ là để tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ dựa theo nguyên tắc xuất xứ và nguyên tắc phân kỳ lịch sử. Căn cứ vào nguyên tắc

này, tài liệu hình thành qua hoạt động của một cơ quan, tổ chức được phân chia và lập
thành phông lưu trữ riêng. Cơ quan, tổ chức có tài liệu được gọi là “Đơn vị hình thành
phơng”.
Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt
Nam, năm 2015: “Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành qua
hoạt động của một cơ quan, tổ chức” [67,tr.427].
Theo Luật lưu trữ (2011), để thành lập một phông lưu trữ độc lập, các cơ quan, tổ
chức phải đủ các điều kiện như: “Có văn bản của cơ quan cấp trên có thẩm quyền cho
phép thành lập; có tài khoản riêng; có văn thư và con dấu riêng; có tổ chức biên chế
riêng”.
Như vậy, căn cứ vào tiêu chuẩn, điều kiện thành lập một phông lưu trữ thì tài liệu
hình thành trong hoạt động cơ quan Ủy ban nhân dân quận, huyện có đầy đủ các yếu tố
thành lập một phông lưu trữ độc lập.


24
Có thể nói, phơng lưu trữ ra đời cùng với quá trình thành lập và phát triển của
các cơ quan, tổ chức. Đối với Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân (UBND) cấp quận cũng
được hình thành trong quá trình thành lập các đơn vị hành chính.
Sau ngày miền Nam hồn tồn giải phóng, thống nhất đất nước (30/4/1975), các
đơn vị hành chính được thành lập và từ đó Phơng lưu trữ UBND quận cũng được hình
thành.
Tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân quận là những tài liệu sản sinh ra trong
quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của cơ quan, đó là những tài liệu có giá trị thực tiễn, khoa học, lịch sử được lựa chọn
nộp lưu vào lưu trữ để bảo quản và khai thác sử dụng.
Thành phần của Phông UBND quận là những tài liệu quản lý nhà nước ở địa
phương được hình thành từ hoạt động của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên
thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao và văn bản của các cơ quan, tổ chức và cá nhân
gửi đến cơ quan.

Theo quyết định của UBND Quận 12 nội dung tài liệu thuộc Phông UBND quận
bao gồm các nhóm tài liệu cơ bản sau đây:
- Nhóm tài liệu tổng hợp: gồm tài liệu phản ánh về công tác lãnh đạo, chỉ đạo;
qui hoạch - kế hoạch, thống kê, đối ngoại, thi đua khen thưởng, hành chính - văn thư lưu trữ; tài liệu của Đảng và các đoàn thể trong cơ quan UBND.
- Nhóm tài liệu nội chính: gồm tài liệu phản ánh về công tác địa giới hành chính,
tài liệu, tổ chức, cán bộ, quân sự, thanh tra, cơng an, kiểm sát, tịa án, tư pháp, tơn giáo,
dân tộc.
- Nhóm tài liệu tài chính - thương mại: gồm tài liệu phản ánh về cơng tác tài
chính, giá cả, thuế, thương mại - du lịch, ngân hàng, kho bạc.
- Nhóm tài liệu cơng nghiệp: gồm tài liệu về tiểu thủ công nghiệp, điện, xây dựng
cơ bản, giao thông cơng chính, bưu điện, tài ngun (đất đai, nhà ở, nước), khoa học
cơng nghệ.
- Nhóm tài liệu nơng - lâm nghiệp - thủy sản: gồm tài liệu về nông nghiệp, lâm
nghiệp, thủy lợi, chính sách phát triển nơng thơn, thủy sản.
- Nhóm tài liệu văn xã: gồm tài liệu về văn hóa thơng tin, thể thao, giáo dục, y tế,
lao động - thương binh - xã hội, dân số - gia đình - trẻ em.
1.2.3. Chỉnh lý tài liệu Phơng lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện


25
Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ nói chung, Phơng lưu trữ Ủy ban nhân dân
quận nói riêng đều được thực hiện theo các quy định, hướng dẫn chung về nghiệp vụ
lưu trữ. Hiện nay, chưa có hướng dẫn cụ thể đối với việc chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ
UBND cấp quận, nên việc chỉnh lý tài liệu, về cơ bản cũng được thực hiện theo quy
trình chỉnh lý tài liệu đã được trình bày chi tiết ở mục 1.2.4.2.
Qua thực tiễn chỉnh lý tài liệu lưu trữ, một số nội dung quan trọng nhất trong việc
tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông cần được làm rõ hơn là:
Thứ nhất. Phải thu thập được tài liệu trước khi chỉnh lý.
Để tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ cần phải thu thập đầy đủ tài liệu
sản sinh ra đã đến thời hạn nộp lưu. Bởi vì, việc thu thập đầy đủ tài liệu sẽ tạo điều kiện

thuận lợi cho việc thực hiện các nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu.
Thứ hai. Biên soạn tài liệu hướng dẫn chỉnh lý.
Việc thực hiện chỉnh lý tài liệu gồm nhiều công việc khác nhau, do nhiều người
tham gia thực hiện. Vì thế, khi tổ chức chỉnh lý tài liệu cần phải biên soạn tài liệu hướng
dẫn chỉnh lý. Tài liệu hướng dẫn chỉnh lý là căn cứ hướng dẫn những người tham gia
chỉnh lý liệu thực hiện đúng nghiệp vụ, làm ra các sản phẩm chỉnh lý đạt yêu cầu, là căn
cứ để kiểm tra chất lượng sản phẩm chỉnh lý, nghiệm thu sản phẩm chỉnh lý.
Thứ ba. Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu.
Kế hoạch chỉnh lý tài liệu là văn bản dự kiến nội dung, tiến độ thực hiện các
công việc chỉnh lý tài liệu, dự trù lao động, vật tư, kinh phí, trang thiết bị cần thiết để
chỉnh lý. Kế hoạch chỉnh lý được lập sau khi đã thu thập đầy đủ tài liệu cần chỉnh lý và
đã biên soạn văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
Thứ tư. Chuẩn bị vật tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu.
Để thực hiện tốt, hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu thì phải chuẩn bị đầy đủ vật
tư, trang thiết bị phục vụ chỉnh lý tài liệu. Chuẩn bị tốt vật tư, trang thiết bị sẽ góp phần
thúc đẩy q trình chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian.
Thứ năm. Tổ chức và quản lý công việc chỉnh lý tài liệu.
Mỗi đợt chỉnh lý tài liệu theo kế hoạch thì lãnh đạo cơ quan phải lập bộ phận
quản lý công việc chỉnh lý. Nhiệm vụ của bộ phận này là giúp lãnh đạo cơ quan quản lý,
điều hành đợt chỉnh lý từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc.
Tài liệu sau khi tiến hành chỉnh lý xong sẽ tiến hành nghiệm thu và bàn giao sản
phẩm chỉnh lý. Nghiệm thu các sản phẩm chỉnh lý là kiểm tra, đánh giá về số lượng,