VÒNG đời, CHU kỳ dự án (QUẢN lý dự án CHO kỹ sư SLIDE)

Vòng đời/chu kỳ dự án
Bốn giai đoạn(phase) của dự án/vòng đời dự
án/chu kỳ dự án (Project life cycle)
1. Xác định&Tổ chức (Define)
2. Hoạch định (Plan)
3. Thực hiện (Execute)
4. Kết thúc(Close up)
(Ghép giai đoạn 1+2=khởi đầu DA -Innitiation)

4 Giai đoạn liên tục nhau, được phân cách
bỡi các điểm “ra quyết định”


PROJECT LIFE CYCLE
Xác định

Hoạch định Thực hiện

DEFINE

PLAN

EXECUTE

Kết thúc
CLOSE OUT

Khởi đầu

Trien khai

Kết thúc

INITIATION
PHASE

IMPLEMENTATI
ON PHASE

TERMINATION
PHASE

PROJECT MODEL
( vs PROJECT MANAGEMENT MODEL)


Chu kỳ hoạt động của một dự án
% hoàn thành
dự án
Chậm

100%

Nhanh

Chậm
Thời gian
Điểm bắt đầu

Khởi đầu

Triển khai

Kết thúc

Điểm kết thúc


Project Life Cycle

FIGURE 1.1


Chức năng quản lý dự án
Ba chức năng quản lý dự án (Project
Management functions)
1. Định nghĩa dự án (Project definition)
2. Hoạch định dự án (Project planning)
3. Kiểm soát dự án (Project control)
Nhà QLDA phải thực hiện:(1) xác định mục
đích, mục tiêu,.. (2) tổng hợp các chi tiết
hoạt động để đạt mục tiêu,.. và (3) đảm
bảo mọi họat động đi về hướng về mục tiêu


Chức năng quản lý dự án
 Khi dự án đang tiếp diễn, dù ở giai đoạn

nào, nhà QLDA đều phải sử dụng thời
gian hàng ngày của mình để: định nghĩa,
hoạch định, và kiểm soát dự án (  lặp

lại)
Các chức năng mang tính liên hồn:
 hoạch định  điều chỉnh định nghĩa
 kiểm soát điều chỉnh hoạch định 
điều chỉnh định nghĩa


 Planning

Risk
Management

Budgettng

Scheduling

Allocating
Resources


Kiểm soát/Điều khiển dự án (Project
control)
Là một trong 3 chức năng chính của
QLDA,bao gồm:
1. Giám sát : (project monotoring):
2. So sánh/Đo lường( progress
measurement)
3. Điều chỉnh (corrective action)
4. Truyền thông: (Communication)

Kiểm soát dự án (Project control)
)
Đảm bảo mọi họat động đi về hướng về mục
tiêu, bao gồm:
1. Đo lường tiến độ( progress measurement)
2. Truyền thông: (Communication)
3. Điều chỉnh (Corrective action)
4. Kết thúc dự án
Ghi chú: Đo lường tiến độ =Giám sát + So
sánh
Theo Eric Verzuh (Fast Forward MBA


 Theo Mantel- Meredith -Shafer -Sutton:
 2 chuc nang: Monotoring va Controlling
 la mat doi dien cua: selection va

planning


Kiểm soát/Điều khiển Dự án
 Controlling the Project:

Kiểm soát- Kiểm tra-Điều khiển
Ý nghĩa:
•
khơng phải là “ra lệnh” (command)
bằng quyền lực!
•

giống như điều khiển con tàu: liên
tục điều chỉnh hải trình, mang tàu vào
cảng.


 Bao cao1: Hien nay, DA



bi tre tien do 2 tuan
Bi vuot chi phi 10.000$

 Bao cao 2: Khi duoc ban giao, DA se



Bi tre tien do 3 tuan
Bi vuot chi phi 15.000$

 Can du bao tuong lai!


Giới thiệu
 Tại sao cần phải duy trì sự kiểm

sóat?
 Để đảm bảo con tàu đi đúng hướng
 Cạm bẩy của báo cáo quá lạc quan

Giới thiệu (tt)
Nhà Quản lý cần:
 Giám sát lịch trình
 Kiểm tra ngân sách
 Kiểm tra chất lượng
 Xử lý các vấn đềề̀ con người
 Truyền thông giữa các bộ phận

 Kiểm soát/Điều khiển dự án


Kiểm soát dự án
 Việc kiểm soát dự án ngày càng quan trọng

khi thời điểm kết thúc càng gần kề? (Đ/S)
 Càng gần thời điểm kết thúc, bạn càng ít
khả năng thay đổi thời gian và chi phí.
  cần kiểm soát ngay từ đầu.
 Nhà quản lý dự án giỏi?
 tìm thấy vấn đề sớm và xử lý kịp thời.


Hoạch định:khơng phải sự
kiện một lần
Dự án
Dự án
Bắt
đầu
Tạo dịng
đươc

sắp
thực
hiện
ngân sách chấp thuận
Hoàn thành

Phiên bản 1

Kế hoạch
ngân sách

Phiên bản 5

Phiên bản 3

Phiên bản 2

Kế hoạch
Phân bổ
ngân sách

Kế hoạch
cuối cùng

Kế hoạch
Điều khiển
Phiên bản 4

Hoạch định
tiếp tục

Dự án
Hoàn
thành


Kiểm soát dự án (Project control)
1. Giám sát: (project monotoring):thu thập số

liệu, thông tin, sử dụng kế hoạch ngân sách,
kết quả kiểm tra chất lượng, và các điểm
mốc để “đo lường tiến độ
2. So sánh/Đo lường dự án ( progress
measurement) : So sánh số liệu thu thập với
kế hoạch. Những bài học, kinh nghiệm..
3. Điều chỉnh (corrective action)- giải quyết vấn
đề: sửa đổi nhằm đạt đến yêu cầu đề ra


Đánh giá dự án (Project evaluation)
 Nhận định dự án một cách khách quan
Việc thực hiện dự án
 Tính hiệu quả &hợp lý liên tục của
 chiến lược
 Thiết kế dự án
 Tính bền vững của dự án
 Bài học và kinh nghiêm
(gần giống với việc kết thúc dự án)
̀




Đánh giá
giữa kỳ
Đánh giá
nhu cầu

Đánh giá
phê chuẩn

Đánh giá cuối kỳ,
báo cáo cuối kỳ

Đánh giá
tiếp theo

Kiểm soát

Xác
định

Hoạch
định

- Mục đích

- WBS

- Mục tiêu

- Lập kế hoạch tài
chính

- Thiết kế
DA

- Thời gian biểu DA
- Nhân sự và tổ chức
- Kỹ thuật/ hậu cần

Thực
hiện

Kết
thúc

2 - 5 - 10
năm sau…

- Các hoạt động và
kết quả

- Chuyển giao/
bàn giao

- Đánh giá tác
động

- ĐG tiến độ và

việc thực hiện

- Khoá sổ

- Bài học rút ra

- Thanh toán

- Giải quyết vấn đề
- Giao tiếp

- Giám sát/ kiểm tra

Hình: Vịng đời dự án và các chức năng kiểm sốt, đánh giá DA


Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)



Các tiêu chí đánh giá (evaluation criteria)
Với các dự án thông thường (routine)
1.
Tính hiệu năng (Efficiency) (đáp ứng thời gian và chi phí


(khác với hiệu quả-Effectiveness hoặc thành quảPerformance, liên quan đến khách hàng)

2.

Sự thỏa mãn/ảnh hưởng đến khách hàng
Đặc điểm kỹ thuật & vận hành
Đáp ứng nhu cầu K.hàng (trừu tượng hơn.)

3.

Tính kinh doanh (Business)
Dự án hướng ngoại (external): thành công thương mại, thi
phần
Dự án hướng nội (internal) : tăng năng suất, giảm thời gian
Triển vọng tương lai (Future potential): có mặt trên thị
trường, phát triển công nghệ mới

4.


Đánh giá Dự án (Project Evaluation)(tt)
Các tiêu chí đánh giá (tt)
 Với các dự án không thông thường (nonroutine),
xét thêm 2 tiêu chí:
1.

2.

Đóng góp của D.A cho các mục tiêu (objectives)
và mục đích (goals) của tổ chức.( dù mục tiêu có
thể không được nêu ra rõ ràng)
Đóng góp của D.A cho mục tiêu của các thành
viên D.A
(Các chi tiết khác: xét điểm mạnh, điểm yếu của

dự án…và một số yếu tố khác như sử dụng được
kỹ năng, cải tiến sử dung D.A trong tổ chức…)


Kiểm tra và giám sát
 Kiểm tra ngân sách
Đánh giá mức độ chi tiêu vs. mục tiêu
 Kiểm tra chất lượng
Qui trình làm việc có thích hợp?
 Điểm mốc định kỳ

cơng việc có theo đúng lịch trình
Nhà quản lý DA = Bộ cảm biến nhiệt độ!


Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)
 Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch

và chất lượng






Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian
Tìm thêm nhân viên mới
Mua hay thuê thiết bị vả phần mềm tốt hơn
Tăng kinh phí và thời gian
Hợp lý hoá, cải tiến phong cách làm việc

Các hoạt động điều chỉnh (Sửa sai)
 Khi không đạt yêu cầu theo kế hoạch

và chất lượng(tt)







Tập chung cho các công việc trên đường găng
Làm thêm giờ
Hạn chế nghỉ phép
Khen thưởng/phê bình
Đào tạo huấn luyện nhân viên
Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin


Các hoạt động điều chỉnh
 Khi kinh phí dự án có nguy cơ tăng






Hạ thấp yêu cầu sản phẩm

Giảm nhân viên
Dùng thiết bị rẻ tiền
Rút bớt thời gian huấn luyện
Hợp lý hoá: giảm các chi phí không cần thiết