Đề cương môn TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG BỘ MÁY TRA CỨU

MÔN : TỔ CHỨC THÔNG TIN TRONG BỘ MÁY TRA CỨU

Câu 1. Khái niệm bộ máy tra cứu, các yêu cầu đối với bộ máy tra cứu
•
Khái niệm bộ máy tra cứu:bộ máy tra cứu là tập hợp các công cụ và phương
tiện giúp cán bộ thư viện và bạn đọc tra cứu tài liệu bên trong và bên ngoài thư
viện.
Bộ máy tra cứu bao gồm 2 loại:
- Bộ

máy tra cứu truyền thống: + Kho tài liệu tra cứu: bách khoa thư, từ điển,..
+ Hệ thống mục lục: MLCC, MLCĐ, MLPL…
+Bộ phiếu tra cứu chuyên đề, bài trích ….
+ Thư mục TMCĐ,TMCN, TMQG….
+Hồ sơ trả lời câu hỏi bạn đọc
- Bộ máy tra cứu hiện đại: + CSDL trên CDROM
+ Mục lục điện tử
+ Máy tìm tin
+ Danh bạ chủ đề
+1số cơng cụ tra cứu khác : BKT online, TĐonline…
•
Các yêu cầu đối vơi bộ máy tra cứu: 5 yêu cầu
( 1) Khả năng bao quát các nguồn lực thông tin:
Bộ máy tra cứu phải bao quát được thực trạng nguồn lực thông tin của thư
viện
Lý do: phải đảm bảo tính bao qt vì bộ máy tra cứu là ấm gương phản ánh
nguồn lực thông tin, những tài liệu không được phản ánh trong bộ máy tra cứu sẽ
rất khó khăn cho bạn đọc trong việc tiếp cận
Để đảm bảo khả năng bao quát thư viện và cơ quan thông tin phải thường xuyên
tiến hành khiểm tra cập nhật, chỉnh lý, loại bỏ thông tin trong hệ thống tra cứu
nhằm đảm bảo sự tương thích giữa bộ máy tra cứu và nguồn lực thơng tin của thư

viện.
(2 ) Tính linh hoạt : xét ở 2 phương diện
- Linh hoạt trong cập nhật và loại bỏ thông tin:
Lý do phải đảm bảo tính cập nhật: nguồn lực thơng tin là hệ thống năng động
luôn luôn biến đổi, bộ máy tra cứu muốn phản ánh được nguồn lưc thơng tin phải
có tính kinh hoạt để đáp ứng sự biến đổi đó.


-

Yêu cầu: bộ máy tra cứu phải được tổ chức linh hoạt để đảm bảo cho việc cập
nhật và loại bỏ thông tin 1 cách dễ dàng. Và việc cập nhật loại bỏ thông tin không
ảnh hưởng đến cấu trúc của hệ thông.
Linh hoạt trong sử dụng: bộ máy tra cứu cần được thiết kế để dễ dàng cho việc di
chuyển từ vị trí này đến vị trí khác và dễ dàng trong việc sử dụng không bị phụ
thuộc vào khơng gian và thời gian
Ví dụ OPAC của trường đại học văn hóa khơng tra cứu trên mạng được.
( 3) Tính hiệu quả: xét ở hai phương diện
- Hiệu quả trong tra cứu: bộ máy tra cứu phải được tổ chức khoa học, thuận tiện
đảm bảo phát huy hiệu quả cao nhất cho việc tra cứu của người dùng tin
Yêu cầu chung:
+ Dễ dàng sử dụng
+ có hướng dẫn khái quát và cụ thể cách thức sử dụng tra cứu
+ Cung cấp nhiều khả năng tra cứu đối với các điểm truy cập khác nhau
+Tra cứu ở bất kỳ đâu và bất kỳ nơi nào
Yêu cầu cụ thể
+ Đối với bộ máy tra cứu truyền thống phải được tổ chức 1 cách khoa học gồm
nhiều thành tố khác nhau đa dạng về hình thức
+ đối với bộ máy tra cứu hiện đại cần có yêu cầu cụ thể sau:giao diện thân thiện
với người dùng, có nhiều phương thức tìm kiếm, hỗ trợ đa ngơn ngữ, hỗ trợ kết quả

tìm dưới nhiều định dạng khác nhau, có khả năng liên kết tới nhiều cơ sở dữ liệu
khác và có kết nối mạng.
(4 ) Tính chuẩn hóa: bộ máy tra cứu phải phải tuân thủ về xử lý và lưu trữ thông
tin
Lý do: tuân thủ các tiêu chuẩn về xử lý thông tin tạo nên sự thông nhất và nâng
cao chất lượng của bộ máy tra cứu
Tuân thủ các tiêu chuẩn về lưu trữ thông tin tạo tiền đề cho việc chia sẻ, trao
đỏi thông tin
1 số chuẩn khổ mẫu biên mục MARC, DuBlin CORE
Chuẩn mô tả: ISBD, AACR2

(5 ) Một số yêu cầu khác
-

chiếm ít diện tích
dễ bảo quản


Câu 2. Khái quát về khổ mẫu MARC
Khái niệm: MARC = Machinaradable cataloging . MARC là chuẩn để trình bày
và trao đổi các dữ liệu thư mục và các dữ liệu liên quan dưới dạng máy tính có
thể đọc được
Là 1 mơ tả có cấu trúc dàng riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính
điện tử.
• Lịch sử:
- Năm 1966 thư viên quốc hội Mỹ xuất bản khổ mẫu MARC hay còn gọi là
USMARC.
- USMARC là cơ sở cho việc ra đời của khổ mẫu quốc gia UKMARC(Anh)
CANMARC(CANADA)…
- Năm1997 MARC21 ra đời trên cơ sở USMARC và CANMARC.

• Cấu trúc của MARC : cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong
đó các dữ liệu được sắp xếp trong các trường, có độ dài thay đổi hoạc cố định
- Các trường của MARC được mã hóa và trình bày theo 1 quy định chặt chẽ đảm
bảo khả năng lưu giữ và truy xuất thông tin.
- Cấu trúc biểu ghi của MARC tuân thủ theo chuẩn quốc tế về format truy đổi
thông tin ISO.2709 gồm 3 phần sau:
•

( 1) Đầu biểu (LEADER)
-

Đầu biểu là trường đầu tiên của 1 biểu ghi thư mục các dữ liệu đầu biểu này
thơng thường do máy tính tự sinh ra
Đầu biểu cho biết thơng tin về thuộc tính và trạng thái của biểu ghi như độ dài
biểu ghi, loại hình tài liệu, mức độ mã hóa, quy tắc mô tả được sử dụng
(AACR, ISBD)

( 2) Danh mục (DIRECTORY)
-

Danh mục là phần tiếp theo của đầu biểu, giúp cho việc tiếp cận các trường
trong biểu ghi
Danh chứa 1 loạt những mục trường có cấu trúc giống nhau mỗi trường tương
ứng với 1 trường trong biểu ghi
Danh mục do máy tính tạo ra căn cứ vào nội dung của biểu ghi thư mục đã
thiết lập.

( 3) Các trường của biểu ghi MARC

Các trường điều khiển: chia các thơng tin mã hóa như mã số biểu ghi (001), mã
cơ quan (003) các chỉ số phân loại DDC (082) BBK (084), mã nước xuất bản
(044), mã ngơn ngữ (041),…
• Các trường dữ liệu : chứa các thông tin thu mục, các thông tin về thuộc tính của
đối tượng cần quản lý
• Các thành phần của 1 trường trong biểu ghi MARC: Trong biểu ghi MARC mỗi
trường dữ liệu gồm 5 thành phần:
a. Nhãn trường
- Nhãn trường giúp nhận biết các bảng các trường
- Nhãn trường (tag) là 1 mã gồm 3 chữ số
- Các trường của MARC21 được chia thành 10 khối từ 0xx đến 9xx
- Khối trường điều kiện :có nhãn là 0xx
- Khối trường dữ liệu có nhãn 1xx, 2xx,…9xx
b. Chỉ thị trường
- Trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác định bằng các chỉ thị
( indicators)
- Mỗi chỉ thị trường là 1 con số từ 0 đến 9. Một trường có 2 chỉ thị có thể 1trong
2 chỉ thị đó khơng được xác định.
- Nhiều trường trong MARC khơng có chỉ thị
c. Trường con và mã trường con
- 1 trường có thể chia thành nhiều trường con
- Trường con xác định các yếu tố riêng biệt của trường dữ liệu.
- Trường con được nhận biết bởi mã trường con, đó là ký tự bằng chữ in thường
sau dấu ngăn cách $ hoạc dấu /
Ví dụ: $a,$b,/a,/b
d. Dữ liệu các trường
- Bao gồm thông tin thư mục ( siêu dữ liệu Metadata) được rút ra trong quá trình
xử lý thông tin: tên sách, tên tác giả, ký hiệu phân loại, đề mục chủ đề..
- Các dữ liệu trình bày trong các trường theo quy định chung của khổ mẫu biên
mục và quy định của các tiêu chuẩn mô tả như ISBD hay quy tắc mô tả

AACR2
e. Mã kết thúc trường
- Mỗi trường trong MARC kết thúc bởi mã kết thúc trường
- Mỗi kết thúc trường trong MARC quy định là dấu:^
•

Câu 3: khái niệm mục lục điện tử, phân loại mục lục điện tử, những vấn đề
cần quan tâm khi xây dựng mục lục điện tử


a. Khái

-

-

niệm: mục lục điện tử là danh mục về tài liệu trong các cơ quan thông
tin thư viện, được lưu trũ trên các phưng tiện cho phép người dùng tin có
thể sử dụng máy tính để tra cứu.
Các cơ sở dữ liệu thư mục do các cơ quan thông tin thư viện tạo lập là tiền đề
để mục lục điện tử hoạt động.
b. Phân loại mục lục điện đử
Căn cứ vào phương thức truy cập mục lục điện tử được chia làm 2 loại:
Mục lục điện tử gián tuyến (offline) dữ liệu được tổ chức lưu trữ trên các vật
mang tin như đĩa CDRom, DVD, các bộ nhớ của máy tính khơng kết nối mạng
Ưu điểm: cập nhật thơng tin độc lập
Nhược điểm: cập nhật thơng tin chậm

-

•
-

mục lục điện tử công cộng, trực tuyến(OPAC):Onlie public accss cataloging là
loại mục lục thư viện gồm các biểu ghi thư mục được quản trị lưu trữ trên 1
máy chủ(server) các máy trạm kết nối thông qua mạng để cập nhật, khai thác
thơng tin
+ các phần mềm thư viện tích hợp đều hỗ trợ thiết lập (có 1 một phân hệ mục
lục công cộng trực tuyến OPAC.
+ Mục lục trực tuyến lớn nhất hiện nay là OCLC thư viện quốc hội Mỹ có hơn
61 triệu bản ghi
c. những vấn đề cần quan tâm khia xây dựng mục lục điện tử: có 3 vấn đề
lớn sau
Tạo lập cơ sở dữ liệu thư mục
Xác định danh mục các trường dữ liệu

+ Đây là việc xác định những thuộc tính nào của đối tượng sẽ quản trị trong các
trường nào của cơ sở dữ liệu
+ Số lượng các trường dữ liệu phụ thuộc vào đối tượng quản lý ( sách, tạp chí…)
+ các khổ mẫu biên mục như MARC có thể hỗ trợ việc xác định các trường dữ
liệu
-

Xác định biểu mẫu nhập tin
+ Đây là việc căn cứ theo các trường dữ liệu đã lựa chọn tạo ra các biểu mẫu
trên giấy hoạc trên máy để hỗ trợ cho cán bộ biên mục.
+ Mỗi đối tượng có biểu mẫu nhập tin khác nhau


-

-

+ có nhiều hình thức biểu mẫu nhập tin workseet ( trên giấy) và workfrom( trên
máy)
Định chỉ mục cơ sở dữ liệu ( tạo tệp đảo)
+ Đây là việc lựa chọn các thuộc tính để tạo điểm truy cập
+ chỉ lực chọn các thuộc tính người dùng tin thường xuyên quan tâm: trường
tác giả, nhan đề, chủ đề, từ khóa, ký hiệu phân loại
Biên mục tạo Database ( bao gồm biên mục gốc và biên mục sao chép )

+ Biên mục sao chép ( coppy cataloging) là việc biên mục dựa trên các kết quả
biên mục có sẵn của 1 thư viện hay 1 trung tâm xử lý thông tin khác
Biên mục sao chép yêu cầu có 2 thư viện tham gia : 1 thư viện có dữ liệu gốc, 1
thư viện thực hiện biên mục sao chép
Quy trình : Lập kết nối giữa 2 thư viện
Tìm kiếm
Tải biểu ghi
Sửa đổi
Lưu trữ
+ Biên mục gốc: áp dụng cho những thư viện khơng thể tìm kiếm thơng qua giao
thức Z39.50
Để biên mục gốc đòi hỏi các thư viện phải sử dụng các khổ mẫu biên mục các tiêu
chuẩn, quy tắc mô tả phù hợp để tạo ra các biểu ghi thư mục
•
-

-

Cấu hình mục lục

Các giao diện tìm kiếm:
+ Giao diện tìm kiếm cung cấp cho người dùng dưới các dạng khác nhau
+ MLĐT chuẩn thường hỗ trợ người dùng các giao diện để có thể tìm kiếm theo
4 phương thức : tìm kiếm cơ bản, tìm kiếm nâng cao, tìm theo biểu thức, tìm
liên thư viện
Định dạng hiển thị kết quả tìm kiếm
+ Định dạng hiển thị là việc thể hiện kết quả tìm kiếm của người dùng tin dưới
các dạng khác nhau trên mục lục điện tử.
+ Thông thường mục lục điện tử hỗ trợ người dùng các định dạng hiển thị kết
quả từ khóa sau : tốm tắt, đầy đủ(chi tiết), MARC, sơ đồ


•
-

Quản trị mục lục điện tử
Cập nhật, loại bỏ thông tin, hiệu chỉnh thông tin.
Phân quyền cho người dùng tham gia vào hệ thống.
Đảm bảo khả năng kết nối
Đảm bảo an tồn thơng tin cho dữ liệu.

ĐỀ CƯƠNG MƠN : ĐỊNH ĐỀ MỤC CHỦ ĐỀ VÀ ĐỊNH TỪ KHÓA
1.

Khái niệm
a, định đề mục chủ đề
- Định đề mục chủ đề là quá trình xử lý nội dung tài liệu là kết quả được
thể hiện dưới dạng đề mục chủ đề.
b. đề mục chủ đề
- là một dạng ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả 1 cách ngắn gọn chủ

đề và các góc độ nghiên cứu, nơi dung tài liệu cũng như hình thức của tài
liệu. Nói cách khác ĐMCĐ là 1 dạng ngôn ngữ tư liệu được xây dựng trên
cơ sở ngơn ngữ tự nhiên có kiểm sốt về mặt từ vựng và được trình bày theo
ngun tắc “ chính- phụ”. ĐMCĐ là dấu hiệu giúp cơ qua thư viện thơng tin
có thể cho phép người đọc, người dùng tin tiếp cận với tài liệu hoặc thông


tin theo chủ đề. Đề mục chủ đề có thể là 1 vấn đề ( VD: máy tính, máy in,
mưa, bão…) có thể là tên của 1 vùng ( VD: Hà Nội, Huế, Đà Nẵng), có thể
là tên 1 quốc gia ( Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc), có thể là tên 1 nhân
vật( VD: Nguyễn Du, Hồ Chí Minh), có thể là 1 từ viết tắt (VD:
ASEAN,UNESSCO)
- xét về mặt từ loại:
•

Danh từ:

+ danh từ chung (VD: sinh viên)
+danh từ riêng (VD: Trường Đại học VH Hà Nội)
Động từ được danh từ hóa ( phân loại, quản lý…)
• Cụm danh từ ( an toàn thực phẩm, an toàn giao thông)
Xét về mặt cấu trúc: Đề mục chủ đề đơn, đề mục chủ đề phức
+ đề mục chủ đề đơn: là đề mục chỉ có 1 thành phần là tên gọi của chủ đề
khơng có góc độ nghiên cứu chun sâu cũng như hình thức của tài liệu.
+đề mục chủ đề phức: là loại có 2 thành tố trở lên bao gồm tên của chủ
đề và phụ đề.
Có 4 loại phụ đề:
+ phụ đề nội dung: là loại phụ đề miêu tả góc độ nghiên cứu chun sâu
của tài liệu.
Ví dụ: Kỹ thuật nuôi cá cảnh (phụ đề nội dung)

+ phụ đề địa lý: dùng để mô tả 1 đối tượng địa lý địa danh đề cập trong
nội dung thư viện.
Ví dụ: cơng hội đỏ Việt Nam
+ phụ đề thời gian: dùng để mô tả 1 dấu mốc, 1 khoảng thời gian liên
quan đến nội dung được đề cập trong tài liệu.
Ví dụ: VH lãng mạn Việt Nam 1930-1945
+phụ đề hình thức: mơ tả loại hình hay hình thức của tài liệu.
Ví dụ: Sổ tay địa danh Việt Nam
Xét về cách sử dụng: có 2 loại:
Đề mục chủ đề tương ứng
Đề mục chủ đề tổng quát
•
-

-

+ Đề mục chủ đề tương ứng: là đề mục chủ đề mà các khái niệm của nó
hồn tồn tương ứng với các vấn đề được đề cập trong nội dung của tài liệu


đề cập từ 3 vấn đề trở xuống dùng đề mục chủ đề tương ứng để đáp ứng chỉ
số.
Ví dụ: kỹ thuật nuôi cá mè trắng, mè hoa
CĐ1
CĐ2
+ Đề mục chủ đề tổng quát là loại đề mục chủ đề mà các khái niệm của nó
ln rộng nghĩa hơn, bao hàm các vấn đề được đề cập đến trong nội dung
của tài liệu. Khi TL đề cập từ 4 vấn đề trở lên dùng để mục chủ đề tổng quát
để đánh chỉ số.
Ví dụ: 10 nhà hội lớn thế giới ( đề mục chủ đề là “Nhà hội họa”)

c. Từ khóa, định từ khóa, bộ từ khóa
Khái niệm từ khóa:
- Tiêu chuẩn Việt Nam 5453-91: Từ khóa là từ hoặc cụm từ rút ra từ tài
liệu hoặc yêu cầu tin và mang ý nghĩa chủ đạo xét trên quan điểm tìm tin
từ khóa có mức độ quan trọng tối đa đối với 1 tài liệu cụ thể.
- Từ khóa là từ biểu diễn 1 khái niệm thường ở dạng danh từ hoặc cụm từ.
- Từ khóa là thuật ngữ được sử dụng để thể hiện đề tài của văn bản
 Từ khóa là từ hay cụm từ ổn định và đủ ý nghĩa biểu thị những khái
niệm cơ bản của nội dung tài liệu, và sử dụng để tìm tài liệu trong cơ
sở dữ liệu chứa từ hay cụm từ đó.
Khái niệm: Định từ khóa:
-

Là q trình xử lý nội dung tài liệu và mơ tả nội dung chính của tài liệu
bằng tập hợp các từ khóa nhằm mục đích lưu trữ và tìm tin tự động hóa.
Định từ khóa là quá trình thể hiện nội dung tài liệu hoặc u cầu tin bằng
ngơn ngữ từ khóa.

Khái niệm Bộ từ khóa:
Là tập hợp các từ khóa được cơ quan thư viện thông tin quy ước sử dụng
để mô tả nội dung và hình thức của tài liệu khi xây dựng CSDL. Trong đó
các từ khóa được sắp xếp theo vần chữ cái và được quy ước, kiểm soát về
mặt từ vực. Phạm vi sử dụng của bộ từ khóa có thể trong một hoặc một
số cơ quan đơn vị thông tin thư viện.
Ứng dụng định đề mục chủ đề và định từ khóa tài liệu .
- Tổ chức và các phương tiện tra cứu theo chủ đề.
-

2.

3.

+ Mục lục chủ đề: cho ta biết là 1 chủ đề có bao nhiêu tài liệu viết về nó.
+ Hộp phiếu chuyên đề: chỉ tập trung những tài liệu chun đề.
+ Ơ tra chủ đề chữ cái: là cơng cụ hỗ trợ cho mục lục phân loại
+ Mục lục kiểu từ điển: là loại mục lục trong đó các phiếu mô tả được
sắp xếp theo vần chữ cái tên tác giả, tên nhan đề và đề muc chủ đề.
- Hỗ trợ cho công tác phân loại
- Giúp cho việc biên soạn thư mục chuyên đề: Phản ánh các tài liệu về một
chủ đề chuyên đề nào đó.
- Xây dựng kho mở chuyên đề - chủ đề ( có 2 loại : kho đóng và kho mở)
- Xây dựng các CSDL ( Trường đề)
- Biên soạn bảng đề mục chủ đề và bộ từ khóa.
Quy trình định đề mục chủ đề và từ khóa
Phương pháp phân tích chủ đề:
- Để phân tích chủ đề cần phải nghiên cứu nội dung tài liệu
+ Nhan đề: xác định được tài liệu viết về vấn đề gì: Đối tượng và phương
diện của nó.
+Thơng tin bổ sung cho nhan đề
+Lời giới thiệu, lời nói đầu, lời nhà sản xuất: Giải thích rõ đối tượng và
phương diện nghiên cứu của tài liệu nhưng nhan đề chưa rõ
+ Mục lục: bao gồm chương, phần => xác định đối tượng nghiên cứu, các
khía cạnh về nội dung, về thời gian và địa điểm.
+ Tóm tắt (nếu có)
+ Yếu tố xuất bản ( tên nhà xuất bản, Năm xuất bản)
+ Bảng biểu và tài liệu kèm theo
- Trong trường hợp khi xem xét tổng quan các yếu tố trên vẫn chưa phân
tích được chủ đề của tài liệu thì phải đọc tài liệu và sử dụng phương pháp
đọc lướt ( đọc phần mở đầu, kết luận của các chương, các phần và đọc

những phần in nghiêng, in đậm trong chính văn). Nếu đọc lướt vẫn chưa
phân tích được chủ đề của tài liệu thì phải nhờ đến các cơng tác viên đó
là các chun gia đầu ngành của lĩnh vực mà tài liệu đó đề cập.
- Để phân tích chủ đề nhanh chóng chúng ta cần trả lời 5 câu hỏi sau:
+ Câu hỏi 1: tài liệu đó viết về vấn đề gì? Hay những vấn đề gì?
+ Câu hỏi 2: góc độ nghiên cứu chuyên sâu của vấn đề là gì?
+ Câu hỏi 3: địa điểm liên quan đến vấn đề là gì?
+ Câu hỏi 4: Thời gian liên quan đến vấn đề?
+ Câu hỏi 5: Hình thức của tài liệu? => trả lời: xác định nội dung,
phương tiện ( nội dung, địa điểm, hình thức và thời gian…)
Yêu cầu nội dung định từ khóa


Cần đảm bảo 3 tiêu chí sau:
- Dảm bảo tính đầy đủ: thể hiên khía cạnh nội dung của tài liệu và thay thế
được nội dung chính của tài liệu trong q trình tìm tin.
- Đảm bảo tính chọn lọc: những khái niệm được chọn ra nhằm mục đích sử
dụng nên nó phải phù hợp với mục tiêu phục vụ của thư viện hay cơ quan
thơng tin đó. Có nghĩa là phải phù hợp với nhu cầu của người dùng tin
của hệ thống với diện đề tài mà cơ quan đó phải phục vụ.
- Đảm bảo tính đặc trưng: các khái niệm thể hiện sát nhất nội dung của tài
liệu mức đô khái quát hay cụ thể của khái niệm hoàn toàn do nội dung
tài liệu và đối tượng dùng tin quy định. Các khái niệm đặc trưng của tài
liệu được chia làm 2 nhóm chính :
+ Đối tượng nghiên cứu của tài liệu : là nhóm gồm những khái niệm đặc
trưng bao trùm toàn bộ nội dung của tài liệu. đó có thể là một vấn đề, một
lính vực chuyên môn, tên gọi của một chuyên ngành, một sự vật, một
hiện tượng, một vấn đề, một phương pháp, một quy trình, tên người, tên
một vùng địa lý… Tài liệu có thể có một đối tượng nghiên cứu hoặc có
nhiều đối tượng nghiên cứu có thể có quan hệ với nhau.

VD : Các bệnh ký sinh trùng trong chăn nuôi gia súc ( có 2 đối tượng
nghiên cứu : ký sinh trùng- gia súc)
+ nhóm phương diện nghiên cứu của đối tượng : gồm những khái niệm
đặc trưng nói lên khía cạnh nghiên cứu của đối tượng chi tiết thêm cho
đối tượng nghiên cứu làm rõ giới hạn phạm vi nghiên cứu. gồm 4 phương
diện nghiên cứu ( về nội dung, địa điểm, thời gian, hình thức )
Bảng đề mục chủ đề của thư viện quốc hội Mỹ
• Lịch sử
- Bảng đề mục chủ đề thư viện Quốc hội Mỹ được viết tắt là LCSH
- Được biên soạn năm 1898
- Năm 1914 được in lần thứ nhất tên gọi là đề mục chủ đề “ bảng đề mục
chủ đề của thư viện Quốc hội” và được giữ nguyên đến bây giờ.
- Năm 1993 bảng được xuất bản lần thứ 16 => bảng có 199000 ĐMCĐ
(trong đó có 7000 chủ đề mới và các chỉ dẫn tham chiếu, có 2800 chủ đề
có sự thay đổi ít nhiều)
- Năm 2002 bảng ĐMCĐ xuất bản lần thứ 25 có 263000 ĐMCĐ
- Năm 2003 bảng được xuất bản lần thứ 26 có 270000 ĐMCĐ trng đó có
197000 ĐMCĐ tên riêng, 18600 ĐMCĐ tên dịng họ, 5000 ĐMCĐ tên
cơ quan tổ chức, 4800 tiêu đề thống nhất, 200700 ĐMCĐ phụ đề nội
•

4.


-

-

-

-

-

-

dung, 44200 ĐMCĐ có phụ đề địa lí, 380000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu
SA, 234000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu US, 256000ĐMCĐ sử dụng
tham chiếu USE, 58000ĐMCĐ sử dụng tham chiếu SN
Từ 2008-2009 bảng ĐMCĐ xuất bản lần thứ 31
Năm 2012 xuất bản lần thứ 33
Hình thức xuất bản : sách bìa đỏ, dưới dạng vi phiếu, dưới dạng CD
• Cấu trúc
 Các dạng ĐMCĐ đưa vào bảng (6 dạng)
Dạng 1 : ĐMCĐ là một danh từ ( trong bảng danh từ được để ở dạng số
nhiều, trừ các danh từ trừu tượng )
Dạng 2 : ĐMCĐ là dạng danh từ kết hợp và một tính từ
Dạng 3 : ĐMCĐ là 2 danh từ kết hợp với nhau trong đó có một danh từ
được sử dụng như tính từ
Dạng 4 : ĐMCĐ là 2 danh từ kết hợp với nhau bởi giới từ
Dạng 5 : ĐMCĐ là cụm danh từ gồm 2 danh từ kết hợp với nhau bởi liên
từ “and” (và)
Dạng 6 : ĐMCĐ là một nhóm từ hoặc một câu
 Các loại phụ đề : gồm có 4 loại : nội dung, hình thức, thời
gian, địa lý
Phụ đề nội dung ( phụ đề tài) : được sử dụng để mô tả các phần phân chia
của chủ đề chính nhằm thể hiện các góc độ khía cạnh nghiên cứu của đề
tài, hoặc để mô tả phần phan chia chi tiết hơn nữa các góc độ nghiên cứu
của nó.
Phụ đề địa lý : được sử dụng để mô tả mối liên hệ giữa chủ đề hoặc góc

độ khía cạnh nghiên cứu với một đối tượng địa danh có liên quan, được
đề cập đến trong nội dung. Phụ đề địa lý chủ yếu là phụ đề nổi, tức là phụ
đề tự do=> tùy thuộc vào nội dung của tài liệu mà có thể tự do ghép nối.
Phụ đề thời gian : được dùng để mô tả một dấu mốc hoặc một khoảng
thời gian, một thời kỳ được đề cập đến trong tài liệu.
Phụ đề hình thức : được sử dụng để mơ tả loại hình hay hình thức của tài
liệu trong bảng ĐMCĐ của Thư viện Quốc hội, có sử dụng một số phụ đề
hình thức ở dạng sau : tóm tắt, mục lục, từ điển, tập san, sổ tay, sách tra
cứu, xuất bản phâm định kỳ và các bảng.
 Các loại tham chiếu
Trong bảng ĐMCĐ của chủ đề Quốc hội có 6 loại tham chiếu thể hiện 3
mối quan hệ ( 1.quan hệ đồng nghĩa + 2.quan hệ thứ bậc + 3. Quan hệ
liên đới )








quan hệ đồng nghĩa : diễn đạt bằng các thuật ngữ khác nhau nhưng
cùng biểu đạt một khái niệm . Quan hệ đồng nghĩa được phản ánh
bởi 2 tham chiếu “ USE” và “USE FOR”UF ( dùng và dùng cho )
+ trong các từ đồng nghĩa đó : từ được chọn để diễn đạt chủ đề gọi
là từ ưu tiên và những từ không được lựa chọn là từ không ưu tiên.
Quan hệ liên đới : là mối quan hệ giữa các từ gần gũi với nhau về
mặt từ ngữ nhưng không thể đồng nhất với nhau khi diễn đạt
ĐMCĐ những từ này gợi cho người định ĐMCĐ và người sử dụng
những liên tưởng hoặc để tham khảo . quan hệ liên đới được phản

ánh bởi 2 tham chiếu : từ liên quan (RT) , cũng xem (SA)
Quan hệ thứ bậc : là quan hệ dựa trên mức độ phân biệt lớp trên và
lớp dưới trong đó những từ thuộc lớp trên đại diện cho nhóm và
những từ thuộc lớp dưới đại diện cho bộ phận. được phản ánh bởi
2 tham chiếu BT (từ rộng), NT (từ hẹp).


ĐỂ CƯƠNG MÔN: TRA CỨU THÔNG TIN
Câu 1: khái niệm tra cứu thông tin, các dạng tra cứu thông tin và tiến trình
tra cứu thơng tin chung.
a.
-

-

b.
c.

-

-

Khái niệm tra cứu thông tin
Tra cứu thông tin là tập hợp các công đoạn kỹ thuật và logic với các mục
địch cuối cùng là tìm được các tài liệu (văn bản), thơng tin về chúng hoặc
những sự kiện dữ kiện riêng biệt về vấn đề mà người dùng tin cần thiết.
Tra cứu thông tin là quá trình so sánh các yếu tố đặc trưng của yêu cầu tin
với các yếu tố đặc trưng của tài liệu nằm trong hệ thống nhằm xác định sự
tương hợp về nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu được so sánh và lựa chọn các
tài liệu nhằm đáp ứng u cầu.

Các dạng tra cứu thơng tin
Theo tính chất thông tin gồm tra cứu thông tin thư mục và tra cứu thông tin
dữ kiện.
Theo công cụ tra cứu thông tin bao gồm tra cứu thông tin truyền thống, tra
cứu thông tin hiện đại và tra cứu thông tin bán tự động.
Theo hình thức xử lý thơng tin bao gồm: tra cứu theo dấu hiệu hình thức của
tài liệu và tra cứu theo dấu hiệu nội dung.
Theo thời gian xuất bản của tài liệu ba gồm: tra cứu thông tin hồi cố, tra cứu
thông tin hiện thời và tra cứu thơng tin dự báo.
Tiến trình tra cứu thơng tin chung.
Gồm 8 bước:
Bước 1: tìm hiểu u cầu tin
• Nhu cầu tin
Nhu cầu tin là tính chất của một đối tượng cá nhân, tập thể hoặc một hệ
thống nào đó thể hiện sự cần thiết nhận thông tin phù hợp với hành vi hay
cơng việc mà đối tượng đó đang thực hiện.
Là cơ sở quan trọng để tiến hành các hoạt động thông tin.


-

-

-

Xuất phát từ nhu cầu tin nhận thức: nhu cầu muốn được hiểu biết và khám
phá về sự vật hiện tượng, quy luật.
Nhu cầu tin vừa mang tính chủ quan vừa mang tính khách quan.
• u cầu tin
u cầu tin là sự thể hiện một khía cạnh của nhu cầu tin được diễn đạt bằng

ngơn ngữ tự nhiên.
Mục đích của việc phân tích yêu cầu tin nhằm xác định:
+ câu hỏi đó thuộc lĩnh vực nào?
+ mức độ chi tiết/ độ rộng của vấn đề
+ thời gian xuất bản của tài liệu
+ thời gian người dùng tin cần được cung cấp thơng tin
+ ngơn ngữ của tài liệu
+ hình thức xuất bản của tài liệu
+ hình thức cung cấp thơng tin
Phương pháp phân tích yêu cầu tin
+ phân tích phiếu yêu cầu tin
+ trao đổi trực tiếp với bạn đọc
Bước 2: thể hiện u cầu tin bằng ngơn ngữ tìm tin
Các yêu cầu tin bằng ngôn ngữ tự nhiên chuyển sang ngơn ngữ tìm tin:
KHPL, Từ khóa, đề mục chủ đề.
Căn cứ vào:

+ tính chất của yêu cầu tin ( nội dung, hình thức)
+ cơng cụ tra cứu mà cơ quan thơng tin đó có
+ theo thói quen, sở thích, tập qn tìm kiếm
Bước 3: xác định nguồn tra cứu
-

Thơng tin tra cần tra cứu thường có ở đâu? Trong cơ quan thơng tin thư viện
của mình hay nơi khác.
Hình thức và các loại hình xuất bản nào phù hợp.
+ báo , tạp chí, sách, luận án , tài liệu chuyên dụng.
+ dưới dạng giấy, tài liệu điện tử.

Bước 4: lựa chọn công cụ tra cứu

-

Công cụ tra cứu truyền thống: hệ thống mục lục dạng phiếu, các bộ phiếu tra
cứu, kho tài liệu tra cứu…


-

-

-

-

-

-

-

Cơng cụ tra cứu tự động hóa: ngân hàng dữ liệu, CSDL, OPAC, TL tra cứu
điện tử…
Bước 5: thực hiện tra cứu
Để thực hiện tra cứu cần sử dụng khóa tìm
Khóa tìm là yếu tố phản ánh những đặc tính khác nhau của đối tượng được
sử dụng trong quá trình tra cứu tin và lựa chọn thơng tin.
So sánh khóa tìm với mảng tìm -> xác định độ tương hợp ( mảng tìm: hệ
thống lưu trữ của cơ quan thơng tin thư viện)
Đối với tra cứu truyền thống: chú ý các bảng tra, các phiếu tiêu đề, phiếu
hướng dẫn.

Đối với tra cứu hiện đại: chú ý việc xây dựng các biểu thức tìm.
Bước 6: phân tích kết quả của chiến lược tìm tin
 Kiểm tra, đánh giá, các kết quả tìm được và lựa chọn kết quả được coi là
phù hợp nhất: nếu kết quả nhận được quá nhiều hoặc ngược lại quá ít ->
phân tích lại yêu cầu tin, lựa chọn công cụ cho xác thực và xác định lại
nguồn tìm.
Kết quả nhận được quá nhiều: tìm giới hạn
+ sử dụng thuật ngữ chính xác
+sử dụng tốn tử: AND, OR, NOT…
+ sử dụng ký hiệu phân loại thuộc lớp phân loại cơ bản sát nhất với nội dung
yêu cầu tin.
+ đề mục chủ đề: giới hạn các phụ đề.
+ có thể giới hạn bằng năm xuất bản, ngơn ngữ
Kết quả nhận được q ít : tìm mở rộng
+ bỏ đi thuật ngữ chính xác
+ sử dụng tốn tử OR
+ sử dụng các từ gần nghĩa, đồng nghĩa
+ sử dụng ký hiệu phân loại ở mức cao hơn
+ tìm theo chủ đề chính ở đề mục chủ đề
Bước 7: biên tập và trình bày thơng tin
Là 1 bước quan trọng trong chiến lược tra cứu -> giúp cho người dùng tin
tiếp nhận thông tin một cách thuận tiện, khoa học.
Các dạng trình bày của các dạng tìm được
+ danh mục tài liệu
+ bảng thư mục, bài/ các bài tóm tắt, bài tổng qua…
+ tệp dữ liệu
Kết quả được sắp xếp
+ theo thứ tự chữ cái, tên tác giả/ nhân vật

-

-

-

-

+ theo tiêu đề mô tả
+ theo môn ngành khoa học
+ theo đề mục chủ đề
+ theo thời gian xuất bản tài liệu
+ theo mức độ phức tạp của vấn đề…
Bước 8: đánh giá tính phù hợp với yêu cầu tin
Cán bộ thư viện nhận được nhờ thông tin phản hồi của người dùng tin.
Mục đích của việc đánh giá
+ ngày càng thỏa mãn nhu cầu tin
+ cải biến và hồn thiện hoạt động của cơ quan thơng tin thư viện
Nếu thơng tin tìm được khơng phù hợp -> phân tích ngun nhân để có giải
pháp phù hợp.
Ngun nhân có thể là:
+ do người tra cứu không hiểu đúng câu hỏi.
+ yêu cầu thông tin không sát với đề tài – vấn đề.
+ do nguồn thông tin không đáp ứng
+ do trình độ của cán bộ tra cứu
+kết quả khơng kịp thời
+chất lượng bộ máy tra cứu
Giải pháp: để phục vụ tốt nhất yêu cầu tin cơ qua thông tin thư viện cần:
+ nâng cao trình độ kỹ năng cho cán bộ thông tin thư viện
+ đào tạo người dùng tin

+hồn thiện lại bộ máy tra cứu thơng tin
+chính sách bổ sung phù hợp
+tăng cường cơ sở vật chất – kỹ thuật cho cơ quan thông tin thư viện.
Câu 2: khái niệm tra cứu thông tin thư mục. nêu các công cụ tra cứu
được sử dụng để tra cứu thông tin thư mục? trình bày phương pháp tra
cứu thơng tin thư mục?
A, khái niệm tra cứu thông tin thư mục
Tra cứu thơng tin thư mục là q trình xác định và tách ra khỏi nguồn tìm
kiếm các tài liệu tương ứng với yêu cầu thông tin theo các dấu hiệu cho
trước như: tên tác giả, tên tài liệu, người dịch, tên nhân vật, địa danh, môn
ngành tri thức, chủ đề, từ khóa…
B. cơng cụ tra cứu
- hệ thống mục lục: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, mục lục chủ đề, mục
lục địa chí…
- các bộ phiếu tra cứu: bộ phiếu tra cứu bài trích, bộ phiếu tra cứu chuyên đề
- ấn phẩm thông tin: ấn phẩm thông tin thư mục, ấn phẩm thơng tin tóm tắt,
ấn phẩm thơng tin hỗn hợp


-

-

-

C. Phương pháp tra cứu
-> tra cứu qua hệ thống mục lục và bộ phiếu.
- khóa tìm: tên tác giả, tên tài liệu, NXB, địa danh… Đề mục chủ đề, môn
ngành tri thức.
- bắt đầu từ những khái niệm qua trọng nhất, sau đó có thể thu hẹp( mở

rộng) phạm vi tìm ( sử dụng phiếu chỉ chỗ, các quan hệ giữa các thuật ngữ
với nhau).
- mục lục chữ cái: cho phép tìm tài liệu theo tên tác giả, tên tài liệu ( dấu
hiệu hình thức của tài liệu) chú ý dựa vào các phiếu tiêu đề, phiếu hướng
dẫn.
- mục lục phân loại tìm theo mơn ngành khoa học ( lính vực hoạt động)
Chú ý cấu tạo của mục lục phân loại, bảng phân loại thư viện sử dụng ( cơ
cấu, đặc điểm)
Mục lục chủ đề cho phép tìm tin theo các đề mục chủ đề, chú ý cấu tạo của
MLCĐ, bảng ĐMCĐ thư viện sử dụng.
Bộ phiếu chuyên đề: tìm theo các chun đề
Bộ phiếu bài trích: tìm theo chủ đề, tác giả.
 Tra cứu qua ấn phẩm thông tin, các bản thư mục và mục lục in: giống tra
cứu qua mục lục
Lưu ý sử dụng các bảng tra
+ bảng tra tác giả
+ bảng tra chủ đề
+ bảng tra từ khóa
+ bảng tra văn bằng phát minh
+ bảng tra công thức : bảng tra công thức chung , bảng tra cơng thức hợp
chất hệ vịng.
+ bảng tra khái niệm
+ bảng tra chung
Khi tra cứu phải xác định rõ một hoặc một vài yếu tố như: lĩnh vực khoa
học, chủ đề, từ khóa, tên tác giả , tên tài liệu/ văn bằng, phát minh, cơng thức
hóa học… liên qua tới yêu cầu, sau đó xác định các bảng tra tương ứng để
tìm .
Câu 3: khái niệm tra cứu thơng tin dữ kiện, công cụ tra cứu, phương
pháp.
a, khái niệm

-

tra cứu thơng tin dữ kiện là q trình xác định tách ra khỏi nguồn tìm những
số liệu, dữ kiện liên quan tới một đối tượng nào đó như: số liệu thống kê,
tính chất của vật, vật liệu, tính năng kỹ thuật của máy móc thiết bị…
b, cơng cụ tra cứu chính
Bộ phiếu tra cứu dữ kiện: bộ phiếu tra cứu về vật liệu; bộ phiếu tra cứu về
máy móc, thiết bị; bộ phiếu tra cứu về quy trình cơng nghệ…
Tài liệu tra cứu gồm: bách khoa thư, từ điển, sách tra cứu chuyên ngành,
almanac, tập bản đồ, sách tra cứu địa lý, niên giám…
c.Phương pháp tra cứu
- xác định được các đối tượng cần tìm và các thuộc tính đối tượng phản ánh.
- trả lời các câu hỏi Wh ( ai, cái gì?ở đâu?khi nào? Tại sao?) và xác định
công cụ tra cứu phù hợp với từng câu hỏi.
Câu hỏi

Đối tượng

Cái gì

Các từ ( words)

Thuộc tính
-

Sự vật ( things)

Ý nghĩa của từ.

Cách phát âm
Các từ đồng
nghĩa, trái nghĩa
Cách sử dụng

Khái niệm
Sự kiện và con số

Ai? (who?)

Nhân vật
( people)

Tiểu sử
Địa phương

Tại sao( why?)

Sự vật, hiện
tượng

Thông tin cập nhật
Sự kiện và con số
Khái niệm, kiến thức

Công cụ
-

Từ điển
Từ điển từ

chuẩn

Bách khoa thư
-

Almanac
Sách tra cứu

Từ điển danh
nhân
- Bách khoa thư
Từ điển danh nhân
địa phương
-

Bảng tra
Từ điển
Sách tra cứu
Bách khoa thư


ở đâu ( where)

Địa danh

Lãnh thổ, vùng miền,
tỉnh, thành phố

-

Bản đồ
Tập bản đồ
Sách tra cứu
địa lý

Sự kiện và con số

-

Almanac
Sách tra cứu

Kiến thức hiểu biết

-

Bách khoa thư
Bản đồ chuyên
môn, chuyên
ngành.
Từ điển địa
danh

-

Khi nào? (when) Sự kiện và ngày
tháng

1.

-

2.
-

Sự kiện và con số

Almanach và niên
giám

Khái niệm, kiến thức

Bách khoa thư

Bài tập:
Xác định công cụ tra cứu thông tin truyền thống để trả lời yêu cầu tin sau và
cho biết đó là dạng tra cứu thơng tin nào?
Ví dụ: tìm các cuốn sách về vấn đề quyền phụ nữ
Đây là dạng tra cứu thông tin thư mục
Công cụ tra cứu: mục lục chủ đề, mục lục phân loại, thư mục chuyên ngành,
chuyên đề, bộ phiếu tra cứu chuyên đề, tra cứu thông tin giữ kiện (tiểu sử 1
người, 1 nhân vật nào đó)
Từ điển bách khoa thư, từ điển y học.
Xây dựng biểu thức tìm tin đơn giản cho các yêu cầu tin sau
Tìm thơng tin về du lịch ở Đà Lạt
Du lịch*Đà Lạt