Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ kế toán tại văn phòng khu vực miền trung tổng công ty hàng không việt nam

1

2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Cơng trình được hồn thành tại

ĐÀM THỊ THÚY

HỒN THIỆN LN CHUYỂN CHỨNG TỪ KẾ
TỐN TẠI VĂN PHỊNG KHU CỰ MIỀN TRUNG
- TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Đình Khơi Ngun

Phản biện 1: Đoàn Thị Ngọc Trai
Phản biện 2: Phan Thị Minh Lý

Chuyên ngành: KẾ TỐN
Mã số: 60.34.30
Luận văn sẽ được bảo vệ tại Hội ñồng chấm Luận văn tốt
nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng
vào ngày 26 tháng 12 năm 2010

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN TRỊ KINH DOANH
Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin-Học liệu, Đại học Đà Nẵng
Đà Nẵng - Năm 2010

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng


3

4

MỞ ĐẦU

cách khoa học hơn, góp phần phục vụ cơng tác kế tốn và quản lý

1. Tính cấp thiết của đề tài
Tổng cơng ty Hàng khơng Việt Nam trong đó nịng cốt là

tại đơn vị.
2. Mục đích nghiên cứu của ñề tài

Hãng hàng không Quốc gia Việt Nam (Vietnam Airlines) ñang nổ

Luận văn nhằm hệ thống hóa lý luận liên quan đến cơng tác

lực để chuyển đổi thành một hãng hàng không tầm cở trong khu vực

luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp, chủ yếu là khâu luân chuyển

nhằm ñưa ñến một hình ảnh và vị thế mới của hãng trong lĩnh vực

doanh thu và chi phí. Nghiên cứu thực trạng luân chuyển chứng từ

kinh doanh vận tải hàng không. Văn phòng khu vực miền Trung là

tại Văn phòng khu vực miền Trung. Trên cơ sở đó đề xuất những

một đơn vị hạch tốn trực thuộc của Tổng Cơng ty hàng khơng Việt

giải pháp nhằm hồn thiện và tăng cường ln chuyển chứng từ

Nam. Trong đó, chức năng chủ yếu là tổ chức các hoạt động bán tại

nhằm kiểm sốt (chủ yếu là doanh thu và chi phí) và đưa ra các

khu vực miền Trung và thực hiện các khoản chi cho hoạt động kinh

thơng tin cho quản lý.

doanh của ñơn vị cũng như một số khoản chi cho Hãng. Vấn ñề luân

3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

chuyển chứng từ đặt ra có ý nghĩa hết sức quan trọng ñối với văn

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu đặc điểm và quy

phịng nói riêng và đối với Tổng Cơng ty nói chung. Thực tế cơng

trình ln chuyển chứng từ, mà trong đó chủ yếu là chứng từ liên

tác luân chuyển chứng từ vẫn ñảm bảo ñược quy ñịnh của Tổng

quan ñến doanh thu và chi phí. Lý do là vì Văn Phịng KVMT là

cơng ty. Tuy vậy vẫn cịn nhiều bất cập và chưa đáp ứng được u

văn phịng đại diện cho Hãng hàng khơng quốc gia Việt Nam tại

cầu quản lý trong tình hình mới. Đó là việc luân chuyển chứng từ

miền Trung có chức năng chính là về doanh thu bán vé, bán hàng

giữa các khâu và bộ phận chưa đồng bộ, thơng tin cịn trùng lắp, cơ

hóa và chi phí đảm bảo kinh doanh tại Văn Phòng KVMT.

chế trách nhiệm chưa cao, ý thức tiết kiệm chưa chú trọng nhiều.

Phạm vi nghiên cứu là Văn Phịng KVMT bao gồm: Đà Nẵng,

Việc kiểm sốt chứng từ chỉ mang tính hợp lý, hợp lệ và cung cấp

Huế, Qng Bình, Quy Nhơn, Nha Trang , Pleiku, Bn Ma Thuột,

thơng tin đến quản lý chưa cao. Các cấp quản lý cịn chưa nhìn nhận

Đà Lạt.

lưu chuyển chứng từ góp phần đáng kể vào cơng tác kiểm sốt tại

4. Phương pháp nghiên cứu

ñơn vị.

Trên cơ sở phương pháp sử dụng là phương pháp thu thập
Chính vì vậy cần có những nghiên cứu đầy đủ hơn về quy

thơng tin từ các phịng, ban và các văn phịng đại diện, sau đó dùng

trình ln chuyển chứng từ tại đơn vị để có thể xây dựng quy trình

phương pháp phân tích để phân tích các trình tự ln chuyển chứng

lưu chuyển chứng từ tại Văn phòng khu vực Miền Trung một một

từ qua các khâu, từ đó tổng hợp lại để đưa ra các giải pháp nhằm


5

6

kiểm sốt chặt chẽ doanh thu và chi phí. Trên cơ sở sử dụng phương

Chứng từ kế toán là phương pháp thơng tin và kiểm tra sự

pháp chọn mẫu để nghiên cứu, phương pháp đối chiếu, phương

phát sinh và hồn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thơng tin

pháp thu thập thơng tin,.. để làm rõ vấn đề nghiên cứu.

và kiểm tra về hình thái biến động của từng đối tượng kế tốn cụ thể.

5. Những đóng góp của luận văn
Hệ thống hoá việc luân chuyển chứng từ trong hoạt động sản
xuất kinh doanh tại Văn phịng KVMT.
Phân tích thực trạng cơng tác ln chuyển chứng từ tại Văn
phòng KVMT.
Đưa ra một số giải pháp luân chuyển chứng từ hợp lý nhằm
kiểm sốt doanh thu và chi phí, cung cấp thông tin cho quản lý.
6. Kết cấu luận văn
Luận văn ngồi lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, bao gồm
3 chương. Chương I: Cơ sở lý luận về luân chuyển chứng từ kế toán

1.1.1.2. Tác dụng của chứng từ kế toán
- Chứng từ là phương pháp thích hợp nhất với tính đa dạng
và biến đổi khơng ngừng của đối tượng kế tốn nhằm sao chụp
ngun hình tình trạng và sự vận động của đối tượng này.
- Chứng từ với hệ thống bản chứng từ hoàn chỉnh là căn cứ
pháp lý chi việc bảo vệ tài sản và xác minh tính hợp pháp.
- Chứng từ kế tốn cịn là cơ sở để phục vụ kiểm sốt nội bộ
của doanh nghiệp.
- Chứng từ là phương tiện thông tin hỏa tốc phục vụ cơng
tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch tốn và phân tích kinh tế.

trong doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng việc luân chuyển chứng

- Chứng từ gắn với quy mơ, thời điểm phát sinh nghiệp vụ

từ kế tốn tại Văn Phịng Khu Vực Miền Trung - Tổng Công Ty

kinh tế với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đơn vị về

Hàng Khơng Việt Nam. Chương III: Hồn thiện việc ln chuyển

nghiệp vụ đó.

chứng từ kế tốn tại Văn Phịng Khu Vực Miền Trung
Chương I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG
TỪ KẾ TỐN TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Chứng từ kế tốn

- Với hệ thống hạch toán kế toán, chứng từ là cơ sở ñể phân
loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế vào các sổ sách kế tốn.
1.1.2. Nội dung quy định của chứng từ kế toán
- Các yếu tố cơ bản: là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất

1.1.1. Khái niệm về chứng từ kế toán

cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu ñảm bảo sự chứng minh về

1.1.1.1. Khái niệm chứng từ kế toán và sự cần thiết của

tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở ñể chứng từ thực hiện

chứng từ kế tốn

chức năng thơng tin về kết quả của các nghiệp vụ. Chứng từ điện tử
ra đời là một điển hình của sự phát triển của khoa học kế toán. Về

7

8

ngun tắc, chứng từ điện tử cũng có đầy đủ những yếu tố của một

trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng

chứng từ truyền thống đã đề cập trên.

từ kế tốn.

- Các yếu tố bổ sung: là các yếu tố có vai trị thơng tin thêm

Đối với chứng từ ñiện tử cũng là chứng từ kế tốn nên được

nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ nhằm

lập và xử lý theo quy định như chứng từ kế tốn. Tuy nhiên, chứng

giảm nhẹ hoặc đơn giản hố cơng tác kế tốn.

từ điện tử khơng có số liên chứng từ kế tốn và có giá trị chứng từ

1.1.3. Phân loại chứng từ kế tốn: Chứng từ được phân loại
dựa trên những tiêu thức khác nhau

ñiện tử.

1.2. Luân chuyển chứng từ

- Phân loại theo công dụng chứng từ.

1.2.1. Khái niệm về luân chuyển chứng từ

- Phân loại theo nội dung chứng từ.

Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch tốn kế

- Phân loại theo địa điểm lập chứng từ.

tốn, chứng từ kế tốn ln phải vận động từ bộ phận này sang bộ

- Phân loại theo mức ñộ khái quát của chứng từ.

phận khác, theo một trật tự nhất ñịnh phù hợp với từng loại chứng từ

- Phân loại theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế.

và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo thành một chu trình gọi là sự

- Phân loại theo tính cấp bách của nghiệp vụ.

luân chuyển chứng từ.

- Phân loại theo hình thức biểu hiện.

1.2.2. Các giai đoạn của q trình luân chuyển chứng từ

- Phân theo tính chất nguyên thuỷ của chứng từ.

1.2.2.1. Lập chứng từ theo các yếu tố chứng từ (hoặc tiếp

1.1.4. Trình tự lập và xử lý chứng từ

nhận các chứng từ đã lập từ bên ngồi): Tùy theo nội dung kinh tế

- Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại đơn vị đều

của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Tùy theo yêu cầu của

phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế,

tài sản mà chứng từ có thể được lập thành một bản (liên) hoặc nhiều

tài chính phát sinh tại đơn vị.

bản (liên). Đối với chứng từ ñiện tử cũng phải ñược lập theo quy

- Chứng từ phải rõ ràng, ñầy ñủ, kịp thời, chính xác theo nội
dung quy định trên mẫu trên mẫu.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ theo
ñúng quy ñịnh.

ñịnh lập chứng từ của ñiều khoản về chứng từ điện tử nhưng khơng
quy định về liên trên chứng từ ñiện tử.
1.2.2.2. Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức
Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp,

- Chứng từ kế tốn phải được lập đủ liên theo quy định.

hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ, chữ ký của

- Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên

người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ.


9
1.2.2.3. Sử dụng chứng từ để ghi sổ kế tốn và cho chỉ ñạo
nghiệp vụ
Chứng từ ñể ghi sổ kế tốn nhằm cung cấp nhanh những
thơng tin cần thiết. Phân loại chứng từ phù hợp với yêu ghi sổ và lập
ñịnh khoản tương ứng với nội dung chứng từ.
1.2.2.4. Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch
toán

10
chứng từ, nội dung cơng việc, độ dài thời gian và người chịu trách
nhiệm của từng khâu. Phương pháp lập kế hoạch chứng từ: lập riêng
cho từng loại chứng từ hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ.
1.2.4. Nội dung về chứng từ kế toán trong luân chuyển
chứng từ
Hệ thống biểu mẫu các chứng từ tiêu chuẩn và trình tự
chung cho ln chuyển chứng từ. Phương pháp tính tốn, ghi chép

Trong kỳ hạch toán chứng từ sau khi ghi sổ kế tốn phải
được bảo quản và có thể sử dụng lại ñể kiểm tra ñối chiếu số liệu
giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

các chỉ tiêu trên chứng từ. Thời gian lập và lưu trữ. Trách nhiệm,
quyền lợi của ñơn vị, cá nhân trong việc thực hiện nội quy định.
1.2.5. Kiểm tra, hồn chỉnh và bảo quản, lưu trữ chứng từ

1.2.2.5. Lưu trữ chứng từ (theo thời gian quy ñịnh)

1.2.5.1. Kiểm tra chứng từ

Chứng từ ñược chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc: Chứng

Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ; tính hợp pháp, hợp

từ khơng bị mất khi cần có thể tìm được nhanh chóng. Đối với

lệ và tính chính xác của số liệu. Kiểm tra việc chấp hành quy chế

chứng từ ñiện tử phải ñược lưu trữ ñủ ñiều kiện kỹ thuật chống thoái

quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng

hố chứng từ điện tử và chống trình trạng truy cập thơng tin bất hợp

loại nghiệp vụ kinh tế.

pháp từ bên ngoài, chứng từ ñiện tử trước khi ñưa vào lưu trữ phải

1.2.5.2. Hoàn chỉnh chứng từ

in ra giấy ñể lưu trữ theo quy ñịnh về lưu trữ tài liệu kế toán.

Xem xét giá của chứng từ; sắp xếp, phân loại chứng từ và

1.2.2.6. Huỷ chứng từ
Huỷ chứng từ khi hết hạn lưu trữ. Đối với chứng từ ñiện tử
phải ñược tiêu huỷ theo quy định chứng từ.

lập định khoản kế tốn.
1.2.5.3. Bảo quản chứng từ, lưư trữ tài liệu kế toán
Đơn vị kế tốn có trách nhiệm bảo quản an tồn tài liệu kế

1.2.3. Kế hoạch ln chuyển chứng từ

tốn trong q trình sử dụng và lưu trữ theo quy ñịnh.

Kế hoạch luân chuyển chứng từ là trình tự được thiết lập sẵn

1.3. Các nhân tố ảnh hưởng ñến tổ chức luân chuyển chứng từ

cho q trình vận động của mỗi loại chứng từ nhằm phát huy đầy đủ
chức năng thơng tin và kiểm tra của chứng từ. Nội dung cơ bản của
kế hoạch luân chuyển chứng từ: Xác ñịnh các khâu vận ñộng của

kế toán
Đặc ñiểm hoạt ñộng, tổ chức quản lý của doanh nghiệp ảnh
hưởng ñến việc luân chuyển chứng từ kế toán.


11

12
Văn phịng KVMT được thành lập theo quyết định số

KẾT LUẬN CHƯƠNG I
Quy trình luân chuyển chứng từ là sự vận ñộng liên tục kế

524/HKVN ngày 8 tháng 9 năm 1993 của Tổng giám ñốc Tổng

tiếp nhau từ giai ñoạn này sang giai đoạn khác của chứng từ để đạt

Cơng ty Hàng không Việt Nam, với chức năng là một trong những

được các mục tiêu cụ thể. Nội dung chính của quy trình ln chuyển

cơ quan điều phối hoạt động của Tổng Công ty Hàng không Việt

chứng từ là từ khâu lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ, kiểm

Nam tại thành phố Đà Nẵng và các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên.

tra chứng từ, sử dụng chứng từ cho lãnh ñạo nghiệp vụ và ghi sổ kế

2.1.2. Đặc điểm quản lý của Văn Phịng Khu Vực Miền Trung

toán, bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán, lưu trữ
và huỷ chứng từ. Kế hoạch luân chuyển chứng từ là con ñường

2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn Phịng Khu Vực Miền
Trung

được thiết lập trước cho q trình vận động của chứng từ nhằm phát
huy đầy đủ thơng tin và tìm kiếm của chứng từ. Có hai cách lập

Các chức năng, nhiệm vụ của Văn phịng KVMT theo chỉ
đạo của Tổng cơng ty Hàng Khơng Việt Nam.
2.1.2.2. Sơ ñồ tổ chức quản lý của Văn Phịng Khu Vực

chương trình ln chuyển chứng từ: lập riêng cho từng loại chứng từ
hoặc lập chung cho tất cả các loại chứng từ. Qua quy trình luân

Miền Trung

chuyển chứng từ hợp lý, khoa học thì sẽ kiểm sốt được mọi nghiệp

Bao gồm: Ban giám đốc, phịng tài chính kế tốn, phịng kế

vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thơng tin cho quản lý, đặc biệt là

hoạch hành chính, phịng thương mại, trung tâm kiểm sốt khai thác,

kiểm sốt được doanh thu và chi phí trong đơn vị. Chương II của

phịng Đảng đồn.

luận văn sẽ đi vào phân tích việc luân chuyển chứng từ kế toán tại

2.1.2.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng chức năng

Văn phòng KVMT.

Các phòng chức năng có chức năng, nhiệm vụ đã được Văn

Chương II: THỰC TRẠNG VIỆC LN CHUYỂN CHỨNG

phịng KVMT đặt ra đựa trên chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
2.1.2.4. Mối quan hệ giữa phịng tài chính kế tốn với các

TỪ KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG KHU VỰC MIỀN TRUNG –
TỔNG CƠNG TY HÀNG KHƠNG VIỆT NAM

bộ phận khác trong đơn vị

2.1. Đặc điểm chung về Văn Phịng khu vực miền Trung-Tổng
Cơng ty Hàng Khơng Việt Nam

Phịng tài chính kế tốn và các bộ phận khác có mối quan hệ
lẫn nhau nhằm thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ ñã ñề ra.
2.1.2.5. Phân cấp quản lý tại Văn Phòng Khu Vực Miền

2.1.1. Giới thiệu Văn phòng khu vực miền Trung - Tổng
Công Ty Hàng Không Việt Nam

Trung


13

14

- Phân cấp quản lý doanh thu tại Văn Phòng Khu Vực Miền

Doanh thu bán bao gồm doanh thu bán vé hành khách và

Trung: Cấu trúc mạng bán, doanh thu bán tại Văn Phịng Khu Vực

doanh thu bán vận đơn hàng khơng. Văn Phịng Khu Vực Miền

Miền Trung, tập hợp doanh thu bán tại Tống Công Ty

Trung chỉ thực hiện doanh thu bán. Đối với doanh thu bán vé hành

- Phân cấp quản lý chi phí tại Văn Phịng Khu Vực Miền

khách là khoản tiền thu trước của khách hàng vì khách hàng có thể

Trung: Các chi phí thường xun tại ñơn vị và các chi thay Tổng

chưa sử dụng dịch vụ (khách hàng có thể chọn thời điểm đi sử dụng

công ty.

dịch vụ trong 1 năm kể từ khi mua vé, điều này cịn tuỳ thuộc vào
2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ kế tốn tại Văn

phịng Khu Vực Miền Trung

từng loại vé). Đối với doanh thu bán là vận chuyển hàng hố (vận
đơn hàng khơng) : là số tiền thu của khách hàng khi thực hiện vận

2.2.1. Tổ chức hệ thống tài khoản

chuyển hàng hoá trên tàu bay. Khi lập khơng vận đơn cho lơ hàng

Do ñặc thù của ngành hàng không, hệ thống tài khoản gồm

được vận chuyển thì hàng hóa chuẩn bị vận chuyển.

22 ký tự có dạng :
xx.xxx.xxxx.xxxxxx.xxxx.xxx

Doanh thu vận chuyển là doanh thu ñã ñược xác ñịnh sau
khi hành khách ñã sử dụng dịch vụ vận chuyển (thống kê vé hành

2.2.2. Sổ kế tốn

khách, hàng hố của khách đã đi máy bay hoặc vận chuyển). Đây là

Sử dụng chương trình kế tốn GAS onlines để in sổ kế tốn.

doanh thu để xác ñịnh kết quả kinh doanh ñược kết chuyển từ doanh

Ngoài ra, VNA sử dụng chương trình quản lý doanh thu dành cho

thu bán sau khi ñối chiếu giữa vé, hàng hố mua (tờ audit) và vé,

các văn phịng khu vực, văn phịng chi nhánh và đại lý của VNA;

hàng hố đã đi (tờ flight). Hiện nay Văn phịng KVMT khơng thực

chương trình Sabre là hệ thống bán vé cho tất cả các ñiểm bán của

hiện doanh thu này, mà doanh thu này ñược xác ñịnh và tập trung

VNA hiện nay; Cargosport-VN là chương trình xuất AWB tự động.

tại Tổng cơng ty.

2.3. Thực tế công tác luân chuyển chứng từ tại Văn

2.3.1.2. Các loại chứng từ trong doanh thu bán

Phòng khu Vực Miền Trung-Tổng Công Ty Hàng Không Việt

- Chứng từ hàng khơng từ các phịng vé và đại lý bao gồm:

Nam

+ Chứng từ bán vé hành khách : Vé ñiện tử, vé giấy ñiện tử,
2.3.1. Luân chuyển chứng từ doanh thu tại Văn Phịng

Khu Vực Miền Trung
2.3.1.1. Đặc điểm doanh thu trong ngành hàng không

vé viết tay, MCO, VCH, BCB, FIM
+ Chứng từ bán vận chuyển hàng hoá : AWB, CCA
- Các chứng từ báo cáo bao gồm: Báo cáo tổng hợp bán vé
hành khách, hành lý, MCO, VCH; báo cáo chi tiết bán vé hành


15

16

khách, hành lý, MCO,VCH; báo cáo chi tiết hoàn vé hành khách,

bán vé hành khách, hành lý, MCO, VCH trong một tháng gởi ñến kế

hành lý, MCO,VCH; báo cáo doanh thu bán hàng hóa;bảng kê tổng

tốn thu bán và tiến hành thu thêm phần chênh lệch này trong tháng

hợp chênh lệch bán vé, MCO, VCH,hàng hoá; bảng kê chi tiết hố

kế tiếp.

đơn; bảng hoa hồng đại lý; bảng đối chiếu thanh toán; sổ chi tiết

- Bước 6: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm

thanh tốn với người mua; bảng tính mức đặt cọc; phiếu thu; Bank

tra và ký duyệt, nếu ñúng chuyển các báo cáo lưu kho, nếu sai trả về

Statement Detail report.

lại kế toán thu bán và kế toán ngân hàng.

- Các chứng từ thu tiền gồm giấy báo có, bảng kê tiền mặt
2.3.1.3 Quy trình ln chuyển chứng từ doanh thu bán

- Bước 7: Kế toán thu bán và kế toán ngân hàng nhận báo
cáo và lưu kho.
2.3.1.4. Bảng quy định ln chuyển chứng từ

Quy trình luân chuyển chứng từ doanh thu bán tại Văn
phòng KVMT thể hiện ở lưu ñồ 2.2 bao gồm các bước:

Quy ñịnh về luân chuyển chứng từ ñược thể hiện tại bảng

- Bước 1: Chứng từ hàng khơng được các phịng vé, ñại lý

2.1: Bảng quy ñịnh luân chuyển chứng từ. Trong bản này quy ñịnh

lập và kiểm tra từng chứng từ theo từng kỳ và gởi báo cáo ñược gởi

về trách nhiệm, số liên chứng từ, số liên chứng từ, người nhận, thời

ñến nhân viên giao nhận chậm nhất trong năm ñến bảy ngày sau

hạn nộp báo cáo của từng loại chứng từ doanh thu bán tại Văn phòng

ngày kết thúc kỳ báo cáo.

KVMT.

- Bước 2: Nhân viên giao nhận gởi nhận chứng từ hàng
không và 1 bộ báo cáo ñến công ty cổ phần tin học viễn thông hàng
không (AITS) ñể xử lý nhằm xác ñịnh doanh thu bán, gởi kế tốn
thu bán 1 bộ để hạch tốn và lưu lại 1 bộ.

2.3.1.5. Quy trình cấp phát và quản lý chứng từ hàng khơng
trong điều kiện khơng sử dụng chứng từ điện tử
Quy trình cấp phát và quản lý chứng từ hàng khơng trong
điều kiện khơng sử dụng chứng từ ñiện tử thể hiện qua lưu ñồ 2.3.

- Bước 3: Đại lý thanh tốn tiền bán vé, hàng hóa sau 8 ngày

Trong đó thể hiện bộ chứng từ gởi ñến Tổng công ty xin cấp chứng

sau kể từ ngày kết thúc kỳ báo cáo và kế toán ngân hàng hạch tốn

từ hàng khơng và sau đó cấp chứng từ cho các đại diện, phịng vé.

tiền vé, hàng hố thanh tốn của từng phịng vé và đại lý

Lưu đồ thể hiện trách nhiệm của từng cán bộ qua từng khâu luân

- Bước 4: Kế toán thu bán và kế toán ngân hàng ñối chiếu số

chuyển và việc quản lý chứng từ hàng khơng trên chương trình RASi.
2.3.1.6. Ưu điểm và nhược điểm của cơng tác ln chuyển

liệu.
- Bước 5: Sau khi xử lý, trong khoảng 30 ngày kế từ ngày
cuối cùng của tháng báo cáo, AITS lập bảng tổng hợp chênh lệch

chứng từ doanh thu tại Văn phòng KVMT
a Ưu ñiểm

17

18

- Các chứng từ ñược lập ñầy ñủ, hợp lý và hợp lệ. Các khâu
ln chuyển tương đối kiểm sốt ñược chứng từ, kiểm soát ñược

- Việc kiểm kê chứng từ chỉ thực hiện vào cuối năm nên nếu
có sai sót thì việc phát hiện kéo dài.

doanh thu bán.
- Xác ñịnh rõ trách nhiệm của từng cán bộ công nhân viên

2.3.2. Thực tế công tác luân chuyển chứng từ chi phí tại
Văn Phịng Khu Vực Miền Trung

kiểm tra qua từng khâu ln chuyển.
- Trong thời đại tin học hố ngày càng phát triển, Tổng cơng

2.3.2.1. Các khoản chi phí tại Văn phịng Khu Vực Miền
Trung

ty đã và đang áp dụng các chương trình phần mềm để đáp ứng được

a Chi ñảm bảo kinh doanh tổng công ty (Chi thay Tổng

nhu cầu ngày càng cao của quản lý. Các chương trình hiện nay được

cơng ty): Chi hạ cất cánh được kiểm tra theo số lương hạ cất cánh,

phân quyền rõ cho từng cán bộ công nhân viên khác nhau.

loại máy bay, các loại dịch vụ mặt đất sử dụng như có bao nhiêu giờ

- Tại VNA hiện nay sử dụng hai loại chứng từ: Chứng từ
bằng giấy (vé giấy viết tay, vé giấy ñiện tử, MCO, vé hành lý quá
cước, AWB, CCA,..) và chứng từ ñiện tử (vé ñiện tử). Hiện nay,
hầu như các ñiểm bán của VNA ñều xuất vé ñiện tử. Đây là bước
ñột phá của VNA và sự cố gắn của tồn bộ cán bộ cơng nhân viên.

nạp ñiện cho máy bay ATR ở sân bay Cam Ranh trong một tháng, ..
và bảng ñơn giá phục vụ trong hợp ñồng ñã ñược ký kết.
b Chi thường xuyên tại ñơn vị (Chi ñảm bảo kinh doanh
ñơn vị ): Là các chi phí duy trì chức năng hoạt động của ñơn vị
2.3.2.2. Các loại chứng từ về chi phí

- Việc quản lý chứng từ hàng khơng trong điều kiện khơng

Các loại chứng từ về chi phí được thể hiện trong bảng 2.2.

sử dụng chứng từ ñiện tử ñược chặt chẽ từ khâu nhận chứng từ từ

Trong đó thể hiện loại chi phí, các chứng từ kèm theo và bộ phận

Tổng cơng ty và đến cấp phát cho các đại lý và ñại diện.

lập chứng từ.

b Nhược ñiểm
- Thời gian nộp báo cáo quá dài ảnh hưởng ñến việc xử lý

2.3.2.3. Quy trình ln chuyển chứng từ chi phí tại Văn
Phịng KVMT

- Chưa có chương trình quản lý chung cho bán vận đơn hàng

Quy trình ln chuyển chứng từ chi phí ñược thể hiện qua lưu
ñồ 2.4. Ở ñó thể hiện các bước luân chuyển, trách nhiệm và chứng từ
qua các bước ln chuyển
2.3.2.4. Quy trình chi dụng cụ sản xuất

khơng, các đại lý thì sử dụng Excel, AITS sử dụng chương trình

Quy trình chi dụng cụ sản xuất thể hiện qua lưu ñồ 2.5.

chứng từ của AITS chậm ảnh hưởng ñến việc xác ñịnh doanh thu
kéo dài, kiểm soát thanh tốn và quản lý cơng nợ.

riêng.

Trong đó, lưu đồ thể hiện cách thức mua sắm và trách nhiệm của các


19
tổ, đội, phịng ban và đại diện qua từng bước mua sắm. Sau đó tập
hợp bộ chứng từ gởi đến phịng tài chính kế tốn.
2.3.2.4. Ưu điểm và nhược điểm ln chuyển chứng từ chi
phí tại Văn phịng KVMT
a Ưu ñiểm

20
- Đơn vị ñã xúc tiến ban hành áp dụng tiêu chuẩn kiểm sốt
chất lượng ISO, tuy nhiên trong tình hình mới đã có sự thay đổi nên
khơng cịn phù hợp.
- Việc tách bạch chức năng nhiệm vụ và sự ñộc lập tương
ñối của các bộ phận giúp cho việc kiểm sốt đối chiếu thơng tin.

Quy định rõ ràng các loại chứng từ cho từng loại chi phí.

- Chính các đợt kiểm tra tài chính kế tốn hàng năm góp

Quy trình kiểm sốt được thiết lập, người chịu trách nhiệm trong

phần giúp đơn vị nâng cao cơng tác kiểm sốt doanh thu và chi phí

từng khâu ln chuyển chứng từ.

nói riêng và cơng tác kiểm sốt quản lý tài chính nói chung.

b Nhược điểm

2.4.2. Đánh giá các rủi ro

Việc kiểm tra chỉ mang tính đầy đủ, tính hợp lý, hợp lệ.

- Đối với doanh thu bán vé

Trong quy trình chưa quy định về thời gian hồn thành các chứng từ

+ Có thể dể xảy ra việc áp dụng sai giá vé, thu sai biểu giá,

của từng khâu. Do đó gây nên sự nhũng nhiễu trong ñơn vị. Nội

thu sai các loại phí, thuế của phịng vé và đại lý do lỗi nghiệp vụ

dung kiểm tra chỉ dựa vào danh mục chi theo kế hoạch hay ñịnh mức

hoặc do cố ý (chủ yếu là vé ñược ép giá bằng tay).

chi mà chưa xem xét ñến nhu cầu thực tế của từng bộ phận.
2.4. Mơi trường kiểm sốt và đánh giá các rủi ro qua
công tác luân chuyển chứng từ trong doanh thu và chi phí

+ Rủi ro trong việc đổ dữ liệu từ hệ thống bán sang chương
trình quản lý doanh (RASi).
+ Trách nhiệm xử lý chứng từ và quản lý, lưu trữ dữ liệu

2.4.1. Mơi trường kiểm sốt

thuộc về AITS. Tuy nhiên chưa có sự kiểm tra việc xử lý này nên

- Lãnh ñạo ñơn vị thường xuyên quan tâm ñến tầm quan

cũng dể xảy ra rủi ro do gian lận hoặc do lỗi nghiệp vụ.

trọng của việc kiểm soát thực hiện chế ñộ quản lý doanh thu và tiết
kiệm chi phí.
- VNA đã có một chính sách hoạt động và các chương trình
phần mềm quản lý hoạt động thu bán vé khá đầy đủ và ln được
cập nhật bổ sung theo sát tình hình thực tế bán.

- VNA thường xun nâng cao trình độ chun mơn của
nhân viên được chú trọng.

+ Chưa kiểm sốt được thu đủ tất cả các hành khách có số
kg vược cước của BCB do bỏ qua hoặc người quen.
- Đối với doanh thu bán vận đơn hàng khơng.
+ Rủi ro có thể xảy ra trong việc cân sai trọng lượng tính
cước, áp dụng sai loại hàng do gian lận hoặc lỗi nghiệp vụ.


21

22

+ Biểu giá cước bán AWB ñược thay ñổi theo trị trường và

qua thực trạng luân chuyển ñã nêu trên thông qua việc luân chuyển

theo mùa nên việc áp dụng giá dể xảy ra sai sót. Ngồi ra, dể xảy ra

chứng từ trình độ kiểm sốt vẫn chưa đáp ứng được trong tình hình

việc thu thiếu các loại thuế, phí với lơ hàng quốc tế

mới. Do đó cần có những phương hướng và giải pháp hoàn thiện

- Đại lý thanh toán tiền chậm, chiếm dụng tiền bán vé.

hơn phù hợp với mơ hình quản lý. Việc ln chuyển chứng từ khoa

- Theo quy ñịnh kết thúc kỳ báo cáo, ñại lý có nhiệm vụ phải

học, hợp lý sẽ góp phần kiểm sốt được doanh thu và chi phí, giảm

nộp tồn bộ số tiền bán vé về cho ñơn vị nhưng thường xảy ra tình

thiểu rủi ro thiệt hại cũng như có biện pháp ngăn chặn phịng ngừa

trạng nợ gối đầu thường xuyên, nợ dây dưa của một số ñại lý.

ñể dẫn ñến mục tiêu sau cùng là giảm thiểu chi phí, góp phần thúc

- Đối với kiểm sốt chi phí, các rủi ro là chi khơng đúng các
khoản mục được duyệt, mua sắm khơng có trong kế hoạch hoặc chi

đẩy cơng tác bán, nâng cao hiệu quả kinh doanh đơn vị và nâng cao
lợi nhuận.

vược dự tốn kế hoạch đã ñược duyệt ñối với các danh mục ñã

Chương III : HỒN THIỆN VIỆC LN CHUYỂN CHỨNG

duyệt đơn giá cụ thể. Chi các khoản chi cho hoạt động khơng đem

TỪ KẾ TỐN TẠI VĂN PHỊNG KHU VỰC MIỀN TRUNG

lại hiệu quả thiết thực hoặc cho tiêu dùng quá mức cần thiết của cá
nhân hay bộ phận so với mức hoạt ñộng kinh doanh gây lãng phí.
Ngồi ra có chi phí do gian lận là khoản chi có trên sổ sách nhưng
khơng có trong thực tế.

- Sai sót trong hệ thống thường thường liên quan đến cơng
tác tổ chức hệ thống kế toán.
KẾT LUẬN CHƯƠNG II
Tổ chức thực hiện bán sản phẩm hàng khơng và các hoạt
động khai thác bay là lĩnh vực hoạt động chính trong chức năng và
nhiệm vụ của Văn phịng KVMT. Thơng quy quy trình ln chuyển
chứng từ nhằm kiểm sốt tốt lĩnh vực này, trong đó chủ yếu là kiểm

3.1. Những vấn ñề ñặt ra từ thực trạng cơng tác ln
chuyển chứng từ kế tốn tại Văn phịng KVMT
- Quy trình vẫn chưa có khả năng lập báo cáo nhanh, kiểm
sốt cơng nợ tích cực.
- Chưa xây dựng được chương trình quản lý doanh thu về
khơng vận ñơn.
- Vấn ñề bảo quản và lưu trữ chứng từ cịn chưa khoa học và
hợp lý để khi cần có thể tìm dể dàng.
- Ngồi ra cịn các rủi ro của việc luân chuyển chứng từ
trong doanh thu và chi phí tại đơn đã nêu ở mục 2.4.2
3.2. Hồn thiện cơng tác tổ chức ln chuyển chứng từ

sốt doanh thu và chi phí sẽ thúc đẩy hiệu quả hoạt động của đơn vị.

kế tốn tại Văn Phịng Khu Vực Miền Trung

Quy trình luân chuyển chứng từ thực tế hiện nay tại Văn phịng

3.2.1. Hồn thiện mơi trường kiểm sốt

KVMT nhìn chung ñã ñược thiết lập tương ñối ñầy ñủ. Tuy nhiên

23
- Quy trình luân chuyển chứng từ trong doanh thu và chi phí
phải được ban hành thành văn bản.
- Có quy chế cụ thể về xử phạt khi nhân viên phịng vé và
đại lý có quan hệ lợi ích với nhân viên xử lý chứng từ (AITS).

24
xuyên kiểm tra việc kê khai loại hàng của khách hàng, kiểm tra
nhân viên có áp dụng đúng giá loại hàng kê khai, giám sát việc tính
trọng lượng lơ hàng vận chuyển trên AWB và thực tế hàng đi.
- Hồn thiện việc kiểm sốt vé hành lý quá cước: Dựa vào

- Thành lập một uỷ ban giám sát các hoạt ñộng kinh doanh

hệ thống check-in khách hàng ñể kiểm tra các hành khách quá cước.

gồm ñại diện các bộ phận hoặc giao cho tổ chức đồn thể để tổ chức

- Hồn thiện về quy ñịnh thời gian nộp báo cáo, chuyển báo

ñánh giá các hoạt động của đơn vị.
- Cơng tác đào tạo nghiệp vụ, nâng cao trình độ cho nhân
viên ln được duy trì và đẩy mạnh.

cáo, xử lý chứng từ của phịng vé và ñại lý; AITS: Quy ñịnh thời
hạn nộp báo các bán vé của phịng vé và đại lý
- Hồn thiện quy định hồn chỉnh về quản lý doanh thu bán:

- Xây dựng phong trào ý thức tiết kiệm tại ñơn vị, giáo dục

Đơn vị ñã có các quy ñịnh tạm thời thu bán vé ñiện từ ñể ứng với

và nâng cao ý thức, ñạo ñức nhân viên, xây dựng mơi trường văn

tình hình thực tế, đơn vị cần xây dựng quy định chung quản lý thu

hố cơng ty.

bán. Đặc biệt là quy trình quản lý doanh thu bán về hàng hố.

- Tiếp thu những kiến nghị và đánh giá của các cơ quan
kiểm tra, kiểm tốn bên ngồi, của cấp trên.
3.2.2. Hồn thiện ln chuyển chứng từ kế tốn phục vụ
kiểm sốt doanh thu

3.2.2.2. Hồn thiện kiểm sốt thanh tốn và cơng nợ đại lý
- Thời hạn thanh tốn của đại lý là phải thanh tốn tồn bộ
số tiền phải trả cho VNA trong vòng 8 ngày kể từ ngày cuối cùng
của kỳ báo cáo. Thời hạn này là q dài, điều này sẽ làm vốn của

3.2.2.1. Hồn thiện quy trình kiểm sốt doanh thu

VNA bị chiếm dụng trong thời gian dài. Để giải quyết vấn đề này,

- Hồn thiện việc kết nối số liệu của hệ thống xử lý chứng từ

kế toán thu bán kiểm tra số tiền này của từng ñại lý bằng cách vào

thu bán (chương trình quản lý doanh thu –RASi) về cho hệ thống kế

hệ thống bán vé, xem số tiền bán vé của từng đại lý theo ngày và

tốn.

ngày hơm sau đại lý phải nộp số tiền này đến VNA
- Hồn thiện việc kiểm tra việc xử lý chứng từ: Kế toán cần

- Thời gian lập báo các chênh lệch theo tháng của AITS là

ñược ñào tạo chuyên sâu vé và AWB ñể chọn mẫu kiểm tra việc xử

khoảng 30 ngày kể từ ngày cuối cùng của tháng báo cáo dẫn ñến số

lý.

tiền ñại lý chiếm dụng của ñại lý rất dài (khoảng 2 tháng) nếu có
- Hồn thiện việc kiểm tra loại hàng, trọng lượng tính cước

chênh lệch. Để giải quyết vấn ñề này công ty AITS nên lập báo các

với vận tải hàng hố (đối với AWB): Thành lập ban giám sát thường

chênh lệch bán vé, hàng hoá theo kỳ báo cáo gởi ñến ñơn vị hoặc


25

26

đơn vị in từ RASi khi có sự thơng báo bằng email của AITS. Nếu

Các báo cáo, chứng từ nộp cần phải lưu theo loại chứng từ

giải quyết ñược ñiều này sẽ làm thời hạn thanh tốn của đại lý rút

và lưu theo tháng. Trong đó phân loại chứng từ lưu trữ trong 5 năm,

ngắn, kiểm sốt được cơng nợ ñại lý.

10 năm hay chứng từ lưu trữ vĩnh viễn. Từ đó thiết lập các khung kệ

3.2.2.3. Xây dựng chương trình quản lý doanh thu bán vận
đơn hàng khơng góp phần tiết kiệm được chi phí, giảm ln chuyển
chứng từ và cung cấp nhanh thông tin cho quản lý

chứng từ cho từng năm theo từng tháng và ñể riêng từng loại chứng
từ lưu trữ.
KẾT LUẬN

Cần xây dựng chương trình quản lý doanh thu bán AWB.

Luận văn thơng qua quy trình luân chuyển chứng từ nhằm

Tuy nhiên ñể thực hiện ñiều này phải tiến hành cài đặt và xuất AWB

kiểm sốt doanh thu và tiết kiệm chi phí là mục tiêu chính của luận

tự động trên chương trình Cargosport-VN trên tất cả các ñại diện và

văn. Vấn ñề ñặt ra là phải bằng những giải pháp nào ñể thực hiện

ñại lý bán AWB.

mục tiêu đó tốt nhất. Luận văn lựa chọn nghiên cứu tại Văn phòng

3.2.2.4. Xúc tiến chuẩn bị xuất vận đơn hàng hố điện tử
cho doanh thu vận tải hàng hố

khu vực miền Trung thuộc Tổng Cơng ty Hàng khơng Việt Nam về
vấn đề quy trình ln chuyển chứng từ. Cùng với lý luận về quy

Áp dụng chương trình hàng hóa điện tử (E- Freight) của

trình ln chuyển chứng từ trong doanh nghiệp, luận văn trình bày

Hiệp hội vận tải Hàng khơng quốc tế (IATA), trong đó tiến hành

khá ñầy ñủ về thực trạng công tác luân chuyển chứng từ ñưa ra các

chuẩn bị xuất AWB ñiện tử (e-AWB) nhằm giảm việc luân chuyển

hạn chế và rủi ro còn tồn đọng trong thực tế của kiểm sốt doanh thu

chứng từ AWB, giảm các chi phí, giúp hiện đại hố quản lý và kiểm

và chi phí thơng qua cơng tác ln chuyển chứng từ của đơn vị. Từ

sốt được doanh thu bán hàng hố nhanh.

đó kiến nghị một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác ln chuyển

3.2.3. Hồn thiện cơng tác ln chuyển chứng từ kế tốn
phục vụ kiểm sốt chi phí

chứng từ, qua đó hồn thiện kiểm sốt doanh thu và chi phí tại Văn
phịng KVMT. Luận văn ñã nổ lực nghiên cứu những ñặc thù về

Công tác luân chuyển chứng từ kế toán phục vụ kiểm soát chi

cơng tác ln chuyển chứng từ tại Văn phịng KVMT để cố gắng tìm

phí được thể hiện tại lưu đồ 3.1: Quy trình hồn thiện việc ln

tịi những giải pháp thiết thực nhất để phục vụ kiểm sốt. Tuy nhiên

chuyển chứng từ kế tốn phục vụ kiểm sốt chi phí

bên cạnh những hướng ñi cụ thể cho các giải pháp, luận văn cũng

3.2.4. Hoàn thiện việc bảo quản, lưu trữ chứng từ hàng
khơng

định hướng cho cơng tác ln chuyển chứng từ theo xu thế phát triển
của ñơn vị ñể tiến ñến kinh doanh ñộc lập. Luận văn sẽ có những
thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của thầy cơ và ñồng nghiệp.