Tài liệu Học cách đặt câu hỏi

Học cách đặt câu hỏi
Mọi lãnh đạo đều mong muốn có những cuộc trao đổi trung thực với người khác. Biết
cách đặt câu hỏi chính là một trong những phương pháp để họ đạt được điều đó.
Những nhà lãnh đạo có khả năng đặt ra câu hỏi tốt là người có khả năng đi vào lòng người và
gỡ bỏ mọi rào cản với người đối thoại và tạo nên một cuộc đối thoại cởi mở và có chiều sâu.
Dù đang trò chuyện cùng khách hàng, phỏng vấn ứng viên xin việc, nói chuyện với cấp trên,
thậm chí là khi chất vấn nhân viên, mọi nhà quản lý đều cần thu hút được sự chú ý của đối
tượng mình đang giao tiếp. Thông thường, mấu chốt thành công của việc này không tùy thuộc
vào điều bạn hỏi mà chính ở cách bạn đặt câu hỏi. Dưới đây là một vài gợi ý:
Tỏ thái độ cầu thị
Khi phát biểu từ đầu tới cuối buổi đối thoại, các nhà quản lý đang tự cho mình quyền phớt lờ
đi mong muốn của người khác. Ấy vậy mà, một số người vẫn tự mãn cho rằng bằng việc giành
lấy quyền mở đầu và kết thúc cuộc nói chuyện, họ đang chứng tỏ được quyền lực và vai trò
quan trọng của mình. Tuy nhiên, thực tế hoàn toàn trái ngược.
Việc làm này chỉ là biểu hiện cho thấy bạn là kẻ huênh hoang dù không chắc chắn về năng lực
thực sự của mình nhưng lại tự cho rằng mình là người xuất chúng. Với quan điểm như vậy, họ
cấm đoán mọi lời phát biểu và góp ý từ nhân viên, khách hàng cho tới nhà cung cấp trong khi
đây chính là những đối tượng doanh nghiệp cần lắng nghe hơn cả. Tỏ thái độ cầu thị là yếu tố
quan trọng đầu tiên để đưa ra được những câu hỏi tốt.
Đặt câu hỏi mở
Là lãnh đạo bạn phải biết đặt ra những câu hỏi để người khác không chỉ thuật lại sự việc khách
quan mà còn bộc lộ suy nghĩ chủ quan của họ về những sự việc đó. Một câu hỏi mở sẽ giúp
bạn tránh đưa ra các phán xét mang tính võ đoán và có thể gợi mở những câu trả lời không hề
ngờ tới.
Ngôi sao truyền hình Larry King hồi tưởng lại câu ông đã hỏi Martin Luther King về điều
Luther King muốn. Martin Luther King khi đó đã trả lời đó là "nhân cách của tôi". Trong
trường hợp này, các dạng câu hỏi cái gì, như thế nào và tại sao chính là những câu hỏi giúp mở
rộng hướng của câu chuyện hơn cả.
Tỏ thái độ khích lệ
Khi đặt câu hỏi, hãy "diễn" đúng như cách mình mong muốn. Đúng vậy, "diễn" đòi hỏi bạn
kết hợp với các nét biểu hiện trên khuôn mặt và sử dụng ngôn ngữ cơ thể. Những thao tác này

từ đó sẽ mở rộng hướng của cuộc trò chuyện và dẫn dắt người nghe đưa ra những thông tin
quan trọng.
Ví dụ, trong cuộc phỏng vấn, bạn muốn ứng viên không chỉ trình bày về những thành quả mà
còn đề cập cả những sai sót mắc phải. Một nhà phỏng vấn có nghề sẽ biết cách dẫn dắt ứng
viên trình bày chi tiết cách anh/cô ấy đã vượt qua thất bại ra sao. Đây là một đức tính cần được
cân nhắc trong tuyển dụng. Nhưng nếu bạn không biết cách dẫn dắt, ứng viên thường có thiên
hướng chỉ đề cập đến những phương diện khả quan.
Đào sâu nội dung câu chuyện
Thông thường, các nhà quản lý thường mắc sai lầm khi giả định rằng mọi thứ đều đang ổn nếu
họ không được biết đến tin xấu. Đây quả là một sai lầm nghiêm trọng. Điều này có nghĩa là
cấp dưới không dám báo cáo cấp trên bất kỳ vấn đề nào sai khác ngoài tin tốt dù cho điều này
có thể khiến vấn đề trở nên rắc rối hơn.
Chính vì vậy, một khi người khác đã hé lộ thông tin trong cuộc đối thoại, bạn cần biết cách tìm
hiểu sâu thêm về điều gì đang thực sự diễn ra trong tổ chức của mình mà không sa vào tình
trạng buộc tội, đổ lỗi cho nhau. Hãy biết nghe bằng hai tai để hình dung ra toàn bộ sự việc.
Hãy nhớ rằng những vấn đề xảy đến với nhóm của bạn hơn bao giờ hết cũng chính là vấn đề
của bạn.
Tất nhiên, không phải mọi cuộc hội thoại đều đòi hỏi bạn phải tuân thủ các nguyên tắc khắt
khe như trên. Đôi lúc, bạn cũng cần duy trì buổi nói chuyện với không khí cởi mở, thân mật
hơn đặc biệt khi bạn đang kèm việc nhân viên hay lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng.
Trong những trường hợp đó, tốt hơn hết bạn nên biết đầu tư thời gian.
Hỏi những câu hỏi có giá trị và hỏi trên tinh thần thu lượm các thông tin chân thực và hợp tác
là một bài thực hành tốt cho các nhà lãnh đạo. Điều này sẽ giúp họ tạo ra một môi trường làm
việc nơi đó mọi nhân viên đều cảm thấy dễ dàng thảo luận về mọi vấn đề có ảnh hưởng đến
kết quả công việc của họ và của cả nhóm. Và đây chính là nền tảng để tạo dựng sự tín nhiệm.
Theo Vietnamnet