Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường Đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (19.27 MB, 165 trang )

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI </b>
<b>KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG </b>

<b>KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP </b>

<b>CÔNG TÁC SO</b>

<b>Ạ</b>

<b>N TH</b>

<b>Ả</b>

<b>O VÀ BAN HÀNH V</b>

<b>Ă</b>

<b>N B</b>

<b>Ả</b>

<b>N </b>

<b>HÀNH CHÍNH T</b>

<b>Ạ</b>

<b>I M</b>

<b>Ộ</b>

<b>T S</b>

<b>Ố</b>

<b> TR</b>

<b>ƯỜ</b>

<b>NG </b>

<b>ĐẠ</b>

<b>I H</b>

<b>Ọ</b>

<b>C TRÊN </b>

<b>ĐỊ</b>

<b>A BÀN THÀNH PH</b>

<b>Ố</b>

<b> HÀ N</b>

<b>Ộ</b>

<b>I </b>

<b>Khoá luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG </b>
<b>Người hướng dẫn: THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN </b>
<b>Sinh viên thực hiện: PHAN HUỆ DƯƠNG </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Được sự đồng ý của Khoa Quản trị văn phịng và sự hướng dẫn tận tình
của Cơ giáo ThS. Đỗ Thị Thu Huyền, tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với
đề tài:“<b>Cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số </b>
<b>trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội</b>”.

Với tình cảm và lịng biết ơn chân thành, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn tới:
Giảng viên Khoa Quản trị văn phịng cùng tồn thể giảng viên trường Đại
họcNội vụ Hà Nội đã truyền đạt cho tôi những kiến thức, kỹ năng cần thiết để
nghiên cứuvà hồn thành khố luận tốt nghiệp của mình.

Đặc biệt, tơi xin bày tỏ lịng biết ơn chân thành và sâu sắc tới ThS. Đỗ Thị
Thu Huyền - Giảng viên hướng dẫn đã tận tình hướng dẫn, quan tâm và cho tôi
những lời khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích trong lĩnh vực soạn thảo

và ban hành văn bản để tơi có thể hồn thành khóa luận tốt nghiệp của mình.

Tơi xin trân trọng cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công chức thuộc phịng Hành
chính – Tổng hợp của trường đại Học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và Phịng Hành chính – Đối ngoại của trường đại học
Khoa học Tự Nhiên đã ủng hộ, cộng tác, giúp đỡ tơi nhiệt tình trong q trình
điều tra, khảo sát, thuthập dữ liệu có liên quan đến đề tài.

Mặc dù tơi đã có nhiều nỗ lực, cố gắng để thực hiện khóa luận này song
khóa luận này vẫn khơng tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế.Chính vì vậy, kính
mong q thầy cơ, các nhà khoa học góp ý để khóa luận tốt nghiệpcủa tơi được
hồn thiện hơn.

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tơi dưới sự hướng dẫn
của giảng viên Th.S Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua. Những số liệu trong
đề tài phục cụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn
khác nhau và hoàn toàn trung thực.

Ngồi ra, trong khố luận cịn sử dụng một số thông tin của tác giả khác,
cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn gốc.

Tơixin chịu hồn tồn trách nhiệm nếu có sự khơng trung thực về thơng
tin sử dụng trongcơng trình nghiên cứu này./.

<i>Hà Nội,ngày…tháng 3 năm 2018 </i>
<b>Sinh viên </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

<b>1 </b> ĐHKHXHNV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn
<b>2 </b> ĐHKHTN Đại học Khoa học Tự Nhiên

<b>3 </b> ĐHNVHN Đại học Nôi vụ Hà Nội

<b>4 </b> BGH Ban Giám hiệu

<b>5 </b> VT-LT Văn thư lưu trữ

<b>6 </b> HC-TH Hành chính – Tổng hợp

<b>7 </b> NXB Nhà xuất bản

<b>8 </b> CNTT Công nghệ thông tin

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

<b>PHẦN MỞ ĐẦU</b> ... 1

<b>1. Lý do chọn đề tài</b> ... 1

<b>2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề</b> ... 2

<b>3. Mục tiêu nghiên cứu</b> ... 5

<b>5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu</b> ... 5

<b>6. Giả thuyết nghiên cứu</b> ... 6

<b>7. Phương pháp nghiên cứu</b> ... 6

<b>8. Kết cấu của đề tài</b> ... 7

<b>CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN </b>
<b>HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH</b> ... 9

<b>1.1. Một số khái niệm</b> ... 9

1.1.1. Khái niệm văn bản ... 9

1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính ... 10

<b>1.2. Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính</b> ... 11

1.2.1. Đặc điểm văn bản hành chính ... 11

1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính ... 12

1.2.3. Các loại văn bản hành chính ... 14

<b>1.3. Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính</b> ... 17

<b>1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền</b> ... 17

1.3.2. Yêu cầu về nội dung ... 18

1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày ... 20

1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ ... 21

1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ... 23

<b>Tiểu kết</b> ... 27

<b>CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH </b>
<b>VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH </b>
<b>PHỐ HÀ NỘI</b> ... 28

<b>2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của một số trường đại học trên địa </b>
<b>bàn thành phố Hà Nội</b> ... 28

2.1.1. Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn ... 28

2.1.2. Trường đại học Nội vụ Hà Nội ... 30

2.1.3. Trường Đại học Khoa học Tự nhiên ... 34

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

2.2.2. Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ... 37

<b>2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số </b>
<b>trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội</b> ... 39

2.3.1. Số lượng văn bản ban hành ... 39

2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản ... 41

2.3.3. Nội dung văn bản ... 42

2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ... 44

2.3.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày ... 50

2.3.5. Ngơn ngữ trong văn bản ... 59

<b>Tiểu kết</b> ... 60

<b>CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM </b>
<b>NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN </b>
<b>BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ </b>
<b>HÀ NỘI</b> ... 61

<b>3.1. Nhận xét, đánh giá</b> ... 61

3.1.1. Ưu điểm ... 61

3.1.2. Nhược điểm ... 64

3.1.3. Nguyên nhân ... 66

<b>3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và ban </b>
<b>hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành </b>
<b>phố Hà Nội</b> ... 68

3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về tầm quan trọng của công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ... 68

3.2.2. Xây dựng và ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ ... 69

3.2.3. Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự ... 70

3.2.4. Tiêu chuẩn hoá văn bản ... 71

3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành
văn bản ... 71

3.2.6. Tổ chức kiểm tra, giám sát công tác soạn thảo và ban hành văn bản 72
3.2.7. Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất ... 74

<b>Tiểu kết</b> ... 75

<b>KẾT LUẬN</b> ... 76

<b>DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO</b> ... 78

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

Trong thời đại phát triển và hội nhập kinh tế, xã hội hiện nay, việc trao
đổi thông tin diễn ra hàng ngày giữa các cơ quan tổ chức ngày càng được cải
thiện và dễ dàng hơn thông qua việc sử dụng các máy móc hiện đại như điện
thoại, máy tính, máy fax. Nhưng, để đảm bảo hiệu quả thông tin cũng như
tiến độ công việc hoạt động hàng ngày của cơ quan tổ chức, thì khơng thể
thiếu những văn bản, hay nói cách khác là những văn bản hành chính. Bên
cạnh đó, bộ máy hành chính nhà nước ngày càng được hoàn thiện và nâng
cao, kéo theolà sự phát triển về kỹ năng chuyên môn của cán bộ cũng như
chất lượng của các văn bản hành chính nhà nước.

Trong đó, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản là một vấn đề hết
sức quan trọng và cần được quan tâm đúng mức. Bởi vì trong cơng tác văn
thư, công tác soạn thảo và ban hành văn là bước đầu tiên cũng như căn bản
nhất để cán bộ văn thư có thể thực hiện được nghiệp vụ của mình cũng như có
thể soạn thảo và ban hành những văn bản truyền đạt được đúng nội dung cũng
như trình bày đúng thể thức, thẩm quyền ban hành. Việc soạn thảo và ban
hành văn bản là một hoạt động tất yếu đểđể có thể điều hành và quản lý được
cơ quan tổ chức một cách dễ dàng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

Từ yêu cầu thực tiễn trong quá trình học tập cũng như được tiếp xúc
trực tiếp với công việc qua thời gian học tập, thực tập... tại Trường Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Khoa học Tự nhiên (Đại học
Quốc gia Hà Nội); Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi nhận thấy việc nghiên
cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại những trường
đại học trên là vơ cùng cấp bách. Qua q trình khảo sát thực tiễn cho thấy,
công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ở một số trường đại học
trên địa bàn thành phố Hà Nội còn tồn tại một số hạn chế nhất định. Chính vì
vậy, cần phải đi sâu tìm hiểu thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn
bản ở một số trường đại học, để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong thời điểm
hiện nay cũng như là trong tương lai.

Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, tôi quyết định chọn đề tài:
“<b>Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường </b>
<b>đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội</b>” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của
mình.

<b>2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề </b>

Cho đến nay, tình hình nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công tác soạn

thảo và ban hành văn bản hành chính đã có rất nhiều cơng trình nghiên cứu có
thể kể đến như: giáo trình, sách, bài viết có liên quan, các đề tài nghiên cứu
khoa học, luận văn thạc sĩ, hay các bài khố luận tốt nghiệp.

Danh mục các cơng trình đã nghiên cứu có liên quan:

<i>Các giáo trình dùng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, giảng viên, </i>
<i>sinh viên giảng dạy trong các trường đại học hiện nay như: </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9>

phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn
bản; rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản
khác cho sinh viên. Bên cạnh đó Giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và kỹ
thuật soạn thảo văn bản” được biên soạn từ yêu cầu giảng dạy mơn học rất
quan trọng có cùng tên trong chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học và
Quản trị văn phịng;

- Giáo trình <i>Nghiệp vụ công tác văn thư</i> của trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, 2009. Giáo trình được các tác giả nghiên cứu về lý luận và thực trạng
công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã có sự tham khảo, kế thừa,
chọn lọc nội dung của những cuốn giáo trình, sách hướng dẫn về nghiệp vụ
công tác văn thư;

- Ngô Sỹ Trung (2015), <i>Soạn thảo văn bản hành chính</i>, NXB Giao
thông Vận tải, Hà Nội. Cuốn sách tập trung nghiên cứu những lý luận về văn
bản hành chính, đồng thời hướng dẫn các kỹ năng cần thiết để soạn thảo các
văn bản hành chính thơng thường;

- Đồn Thị Tâm (2015), <i>Soạn thảo văn bản hành chính</i>, Nhà xuất bản
Đại học Sư phạm TP. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh;

- PGS. Vương Đình Quyền (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn) (2011), Giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác Văn thư, NXB
Chính trị Quốc gia, Hà Nội. Cuốn sách đáp ứng được nhu cầu nghiên cứu,
tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng ngày cũng như
trong đào tạo, bồi dưỡng cán bộ;

</div>
<span class='text_page_counter'>(10)</span><div class='page_container' data-page=10>

Bên cạnh đó cịn có một số cơng trình nghiên cứu ở cấp khố luận tốt
nghiệp của sinh viên các trường đại học như:

- Nguyễn Thị Thơm (2010), <i>Tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban </i>
<i>hành văn bản tại Trung tâm Đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ: Thực </i>
<i>trạng và Giải pháp</i>, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Lưu Thị Hà Giang (2016), <i>Công tác soạn thảo và ban hành Văn bản </i>
<i>Quản lý tại Cục Trông trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông Thôn: Thực </i>
<i>trạng và Giải pháp</i>, Khoá luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Phạm Thị Loan (2016), <i>Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính </i>
<i>tại Cục Công nghiệp địa phương – Bộ Công Thương</i>, Khoá luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng công tác soạn
thảo và ban hành văn bản hành chính tại Cục Cơng nghiệp địa phương để có
thể đánh giá được một cách tổng quan nhất về tình hình soạn thảo và ban
hành văn bản hiện nay tại Cục và đưa ra những giải pháo để góp phần làm
nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại cơ
quan.

- Đinh Thị Kim Cúc (2016), <i>Soạn thảo và ban hành văn bản hành </i>
<i>chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hồ Bình, Khố luận tốt nghiệp, </i>
<i>Trường Đại học Nội vụ Hà Nội</i>. Đề tài đã khái quát được những vấn đề chung
liên quan đến văn bản hành chính nhà nước và từ đó đánh giá được thực trạng

soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh
Hồ Bình, đồng thời đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này.

</div>
<span class='text_page_counter'>(11)</span><div class='page_container' data-page=11>

soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại các trường đại học trên địa bàn
thành phố Hà Nội.

<b>3. Mục tiêu nghiên cứu </b>

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính.

- Nghiên cứu, khảo sát thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Nhận xét đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công
tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn
thành phố Hà Nội.

<b>4. Nhiệm vụ nghiên cứu </b>

Để thực hiện được mục tiêu trên, đề tài có những nhiệm vụ như sau:
- Đưa ra cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính.Từ đó có những định hướng để khảo sát về thực trạng công tác soạn
thảo văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính nhà nước tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành
văn bàn hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

<b>5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu </b>
<i><b>5.1. Đối tượng nghiên cứu </b></i>

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường
đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

<i><b>5.2. Phạm vi nghiên cứu </b></i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(12)</span><div class='page_container' data-page=12>

Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường đại học Khoa học Tự nhiên và Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội.

- Về thời gian: Vì đối tượng của đề tài nghiên cứu tương đối rộng, nên
đề tài chỉ tập trung nghiên cứu về công tác công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính tại một số trường đại học công lập gồm: Trường Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại
học Khoa học Tự nhiên trong năm 2016 và năm 2017.

<b>6. Giả thuyết nghiên cứu </b>

Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số
trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội còn diễn ra một số hạn chế về
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, về nội dung, cũng như quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản…

<b>7. Phương pháp nghiên cứu </b>

Để thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã sử dụng một số phương pháp
sau:

- Đề tài sử dụng trên cơ sở phương pháp lý luận của chủ nghĩa Mác –
Lênin, lấy duy vật biện chứng là phương pháp xuyên suốt và là cơ sở hình
thành nhận thức về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đưa ra được
những nhận xét, đánh giá khách quan và chân thực nhất để tìm ra những giải
pháp mang tính thực tiễn, khả thi.

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: được áp dụng trong q trình
khảo sát thực tế cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại
học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

</div>
<span class='text_page_counter'>(13)</span><div class='page_container' data-page=13>

- Phương pháp thu thập, xử lý, tổng hợp các thông tin: nguồn tài liệu từ
nhiều nguồn khác nhau: luận văn thạc sĩ, cử nhân, bài viết, sách có liên

quan,… nghiên cứu kế thừa các nguồn tài liệu này và thu thập chính tài liệu,

thơng tin.

- Phương pháp so sánh, đối chiếu: áp dụng phương pháp này để so sánh
giữa lý luận, thực tiễn và các quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và
ban hành văn bản tại các trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: sau khi sử dụng các phương pháp
trên, phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả sử dụng triệt
để để đánh giá thực trạng và đưa ra những giải pháp nhằm đổi mới công tác
soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên địa bàn thành
phố Hà Nội.

Ngoài danh mục chữ cái viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài được

chia làm 3 chương:

<b>Chương I: Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn </b>
<b>bản hành chính </b>

Chương này trình bày những lý luận chung về văn bản hành chính như
các khái niệm, đặc điểm, chức năng, phân loại và nghiên cứu về những yêu
cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.

<b>Chương II: Thực trạng về cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản </b>
<b>hành chính của một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(14)</span><div class='page_container' data-page=14>

<b>Chương III: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao </b>
<b>chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số </b>
<b>trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(15)</span><div class='page_container' data-page=15>

<b>CHƯƠNG I </b>

<b>CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH </b>
<b>VĂN BẢN HÀNH CHÍNH </b>

Như chúng ta đã được biết, văn bản là một công cụ mang tin vô cùng
quan trọng và cần thiết đối với mọi hoạt động của các cơ quan tổ chức. Chính
vì vậy, văn bản luôn là một trong những đề tài nghiên cứu của nhiều ngành
khoa học khác nhau.Với mỗi ngành khoa học đó, văn bản lại được nhìn nhận
dưới một góc độ khác nhau trên một phương diện nhất định.

Trong cuốn Tiếng Việt thực hành của nhóm tác giả Nguyễn Quang
Ninh và Hồng Dân năm 1996 có viết: “<i>Văn bản là một thế hồn chỉnh về hình </i>
<i>thức, trọn vẹn về nội dung, thống nhất về cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng </i>
<i>tồn tại điển hình của văn bản là dạng viết</i>”. [10;15]

Một góc nhìn khác về văn bản trong cuốn Giáo trình kỹ thuật soạn thảo
văn bản kinh tế và quản trị kinh doanh của tác giả Lương Văn Úc có đề cập:
“<i>Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chí của cá nhân hay tổ</i>
<i>chức tới các cá nhân hay tổ chức khác với mục đích thơng báo hay địi hỏi đối </i>
<i>tượng tiếp nhận phải thực hiện những hành động nhất định, đáp ứng yêu cầu </i>
<i>của người hay tổ chức soạn thảo</i>”.[20;14]

</div>
<span class='text_page_counter'>(16)</span><div class='page_container' data-page=16>

Chưa dừng lại ở đó, văn bản cịn được nhìn nhận dưới góc độ hành
chính học như trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác
giả Vương Đình Quyền có đề cập: “<i>Văn bản là khái niệm dùng để chỉ cơng </i>
<i>văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức</i>”. [17;57]

Còn đứng dưới góc độ văn bản học: “<i>Văn bản là vật mang tin được ghi </i>
<i>bằng ký hiệu ngôn ngữ (tức là các loại chữ viết dùng để thể hiện ngôn ngữ</i>
<i>của con người)</i>”. [9;23]

Từ những khái niệm được nghiên cứu và đề cập ở trên, ta có thể rút ra
một khái niệm chung cho văn bản đó là: Văn bản là một vật mang tin được
trình bày bằng chữ viết mang những ý nghĩa, mục đích, thơng tin của chủ thể
muốn truyền đạt nhằm đảm bảo mục đích giao tiếp, truyền đạt thơng tin cũng
như biểu đạt những yêu cầu nhất định đối với đối tượng giao tiếp.

<b>1.1.2. Khái niệm văn bản hành chính </b>

Cũng như văn bản, văn bàn hành chính cũng là một đề tài luôn được

quan tâm và nghiên cứu từ rất nhiều các tác giả khác nhau. Từ đó mỗi khái
niệm của văn bản hành chính lại được đề cập với mức độ và phạm vi khác
nhau.

Theo TS. Đoàn Thị Tâm tác giả của cuốn sách Soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính có trình bày: “<i>Văn bản hành chính là văn bản mang tính </i>
<i>thông tin, điều hành nhằm triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp </i>
<i>luật (văn bản chứa các quy tắc chung để thực hiện văn bản luật, do cơ quan </i>
<i>quản lý hành chính ban hành) hoặc dùng để giải quyết các tác nghiệp cụ thể, </i>
<i>phản ánh tình hình, giao địch, trao đổi, ghi chép cơng việc… của các cơ quan </i>
<i>hành chính nhà nước.”</i>[18;7]

</div>
<span class='text_page_counter'>(17)</span><div class='page_container' data-page=17>

<i>thơng tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều </i>
<i>hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội”</i>.[19;6]

Một khía cạnh khác về khái niệm văn bản hành chính của tác giả
Nguyễn Minh Phương trong cuốn Phương pháp soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính có đề cập<i>: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ</i>
<i>quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị phản ánh một vấn đề</i>
<i>một cơng việc nào đó theo quy định của pháp luật”.</i> [15;7]

Từ những khái niệm về văn bản hành chính ở trên ta có thể hiểu được
văn bàn hành chính là: văn bản mang tính thơng tin, cụ thể hoá việc thi hành
văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý. Bên
cạnh đó, văn bản hành chính cịn truyền đạt các thơng tin quản lý được hình
thành trong quá trình hoạt động cũng như hoạt động thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mỗi cá nhân, cơ quan, tổ chức khi tham gia quản lý xã hội.

<b>1.2. Đặc điểm, chức năng, các loại văn bản hành chính </b>
<b>1.2.1. Đặc điểm văn bản hành chính </b>

Theo cuốn Soạn thảo văn bản hành chính của TS. Ngơ Sỹ Trung có đề
cập đến đặc điểm của văn bản hành chính như sau:

<i>Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ</i>
<i>chức tham gia quản lý xã hội.</i> Mỗi cơ quan tổ chức tham gia quản lý xã hội,
trong quá trình tồn tại và phát triển đều phải thực hiện hoạt động hành chính,
tức là các hoạt động quản lý bên trong (đối nội), quản lý bên ngoài (đối ngoại)
và các thơng tin quản lý đó chủ yếu được văn bản hoá, hình thành nên hệ
thống văn bản hành chính, do đó, mọi cơ quan, tổ chức đều có quyền ban
hành văn bản hành chính.

</div>
<span class='text_page_counter'>(18)</span><div class='page_container' data-page=18>

hiện ý chí của giai cấp thống trị mà công cụ thực hiện là bộ máy nhà nước,
cho nên, chỉ có một số cơ quan nhà nước mới được trao quyền ban hành văn
bản vi phạm pháp luật. [19;7]

<i>Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều </i>
<i>chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.</i> Trên thực tế, việc ban hành văn bản hành
chính chủ yếu là để điều chỉnh hành vi của một hoặc một số đối tượng xác
định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để thực hiện hoạt động giao dịch
nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lý, điều hành của
lãnh đạo và khi giao dịch thành cơng, văn bản đó coi như hết giá trị. Do đó,
có thể thấy, văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, phạm vi điều
chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.

Tuy nhiên, cũng không thể không khẳng định trong một số trường hợp,
văn bản hành chính có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng và
gồm nhiều đối tượng thi hành. Đó là trường hợp các quy chế, quy định nội bộ
của cơ quan, tổ chức (quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế văn hố cơng sở, v.v.).
Việc đặt ra các quy chế, quy định này mặc dù mang tính nội bộ nhưng lại là

văn bản điều chỉnh mọi hành vi có liên quan đến từng lĩnh vực hoạt động,
mang tính bắt buộc thực hiện và thực hiện lặp lại nhiều lần đối với tất cả các
thành viên của cơ quan, tổ chức, nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định trong
mỗi cơ quan, tổ chức. [19;7-8]

<b>1.2.2. Chức năng của văn bản hành chính </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(19)</span><div class='page_container' data-page=19>

không thể lưu giữ lại thông tin một cách đầy đủ, chính xác bằng lời nói, từđó,
họ phải sáng tạo ra hình thức khác để lưu giữ lại thông tin trong các hoạt động
giao tiếp – hình thức viết.Mặc dù các nhà lãnh đạo đã sử dụng nhiều phương
tiện kỹ thuật, công nghệ để truyền đạt thông tin phục vụ cho hoạt động giao
dịch, nhưng việc truyền đạt thông tin bằng văn bản vẫn chiếm vị trí quan
trọng hàng đầu, bởi vì, việc văn bản hố thơng tin khơng chỉ tạo thuận lợi để
tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, nó còn là bằng chứng hiện hữu cho
những thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo. Các thông tin trong VBHC
gồm 3 dạng với những đặc điểm riêng:

- Thông tin q khứ, đó là các thơng tin liên quan đến những sự việc đã
được giải quyết trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Thông tin hiện tại, đó là các thông tin liên quan đến những sự việc
đang diễn ra trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức.

- Thơng tin tương lai, đó là các thơng tin mang tính dự báo, cần thiết
cho lãnh đạo để xây dựng kế hoạch hành động trong thời gian sau đó (tương
lai) nhằm định hướng cho từng lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.

<i>Thứ hai, chức năng quản lý</i>: Chức năng quản lý của văn bản được thể
hiện ở vai trò là phương tiện truyền đạt các thông tin, quyết định quản lý của
lãnh đạo đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc văn bản hoá thông tin, quyết

định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều hành các hoạt động của
cơ quan, tổ chức một cách thuận lợi trong phạm vi không gian và thời gian.

</div>
<span class='text_page_counter'>(20)</span><div class='page_container' data-page=20>

cần đặt nó trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước. Chức năng
này được thể hiện như sau:

- VBHC thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ.
Mỗi cơ quan nhà nước trong quá trình tồn tại và hoạt động, để thiết lập và duy
trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra các quy tắc xử sự bắt buộc
đối với mỗi thành viên của cơ quan trong lĩnh vực hoạt động nhất định và
thường được thể hiện dưới các dạng quy chế như: Quy chế văn hố cơng sở,
quy chế chi tiêu nội bộ,…

-VBHC là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo
đối với từng trường hợp cụ thể và mang tính bắt buộc thực hiện như: Quyết
định nâng bậc lương, quyết định khen thưởng,…

<b>1.2.3. Các loại văn bản hành chính </b>

Văn bản hành chính gồm: Văn bản hành chính (cá biệt) và văn bản
hành chính thơng thường.

<i>Văn bản hành chính (cá biệt): </i>Văn bản hành chính (cá biệt) là quyết
định quản lý thành văn do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo
thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải
quyết những cơng việc có tính chất cụ thể, cá biệt. Bao gồm: Quyết định cá
biệt, nghị quyết cá biệt.

- Nghị quyết (cá biệt): Nghị quyết là hình thức văn bản ghi lại những
kết luận của một hội nghị tập thể đã được thông qua theo một thủ tục nhất

định về chủ trương, đường lối chính sách, kế hoạch hoặc vấn đề, biện pháp cụ
thể đã được thảo luận, nhất trí thơng qua ởđại hội, hội nghị.

</div>
<span class='text_page_counter'>(21)</span><div class='page_container' data-page=21>

cơ quan, tổ chức, cá nhân ra quyết định, có tính bắt buộc đối với đối tượng
phải thi hành nhằm đạt được mục đích.

<i>Văn bản hành chính thơng thường: </i>Văn bản hành chính thơng thường
là văn bản được hình thành trong quá trình của hoạt động quản lý nhằm ghi
chép, truyền đạt và phản ánh các thông tin trong hoạt động quản lý. Văn bản
hành chính thơng thường được sử dụng để ghi chép, truyền đạt và phản ánh
các thông tin trong hoạt động quản lý, không được sử dụng để đưa ra các
quyết định quản lý. Vì vậy khơng được dùng để thay thế cho văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản cá biệt. Văn bản hành chính thơng thường bao
gồm:

- Quy chế: Quy chế là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế
độ, đưa ra các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của
cơ quan, tổ chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức đó phải tuân theo.

- Quy định: Quy định là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc,
tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể nhất định phải thực hiện và tuân theo về
một lĩnh vực công tác của cơ quan, tổ chức hoặc trong mối quan hệ cơng tác
giữa các tổ chức có cùng chức năng, nhiệm vụ.

- Thơng cáo: Thơng cáo là hình thức văn bản dùng để công bố về một
sự kiện, sự việc quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước
có thẩm quyền.

- Thơng báo: Thơng báo là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ
biến, báo tin cho các cơ quan, cá nhân về tình hình cơng tác, hoạt động, các

quyết định về quản lý hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc
thực hiện.

</div>
<span class='text_page_counter'>(22)</span><div class='page_container' data-page=22>

- Chương trình:Chương trình là hình thức văn bản dùng để trình bày
tồn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt
công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung
theo một trình tự nhất định để thực hiện trong một thời gian nhất định.

- Kế hoạch: Kế hoạch là hình thức văn bản dùng để xác định phương
hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ
công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa
phương nói riêng.

- Phương án: Phương án là hình thức văn bản dùng để trình một cách
có hệ thống về một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ,
kết cấu…) được đưa ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối
ưu.

- Đề án: Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về
một dự kiến, kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một
công việc nào đó trong một thời gian nhất định.

- Dự án: Dự án là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế
hoạch cụ thể nào đó.

- Báo cáo: Báo cáo là hình thức văn bản dùng để phản ánh tình hình,
tường trình lên cấp trên hoặc với tập thể về tình hình hoạt động của tổ chức
hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định có liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của mình; sơ kết, tổng kết cơng tác. Có thể chia báo cáo thành các
loại:Báo cáo tổng kết; Báo cáo sơ kết; Báo cáo tổng hợp; Báo cáo chuyên đề;

Báo cáo định kỳ; Báo cáo đột xuất; Báo cáo nhanh.

</div>
<span class='text_page_counter'>(23)</span><div class='page_container' data-page=23>

- Tờ trình: Tờ trình là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên
hoặc cơ quan có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ
chính sách, một đề án cơng tác,…

- Hợp đồng: Hợp đồng là hình thức văn bản thể hiện sự thoả thuận giữa hai
bên trong việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên.

- Công văn: Cơng văn là hình thức văn bản hành chính khơng có tên
gọi cụ thể được dùng để giao dịch chính thức với các cơ quan và với quần
chúng nhân dân vào các mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình,
hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra công việc…

- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): Giấy chứng nhận là văn bản
dùng để cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật.

- Giấy mời: Giấy mời là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan
khác hoặc cá nhân tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan
để giải quyết một vấn đề có liên quan.

- Giấy giới thiệu: Giấy giới thiệu là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên
cơ quan khi đi giao dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao
hoặc giải quyết việc riêng của cá nhân.

- Giấy đi đường: Giấy đi đường là hình thức văn bản dùng để cấp cho
cán bộ, viên chức khi được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh tốn tiền
tàu xe và các khoản chi phí khác trong thời gian đi công tác.

Bên cạnh đó cịn một số loại như: Thư công; chỉ thị; phiếu chuyển;

phiếu gửi; giấy biên nhận hồ sơ; giấy nghỉ phép; bản thoả thuận; giấy uỷ
quyền; công điện; bản ghi nhớ; bản cam kết.

<b>1.3. Yêu cầu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính </b>
<b>1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(24)</span><div class='page_container' data-page=24>

Thẩm quyền về ban hành hình thức văn bản có nghĩa là cơ quan, tổ
chức chỉ được ban hành những hình thức - thể loại văn bản được luật pháp
quy định. Thẩm quyền về nội dung yêu cầu văn bản phải đảm bảo phù hợp
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan ban hành theo đúng với văn
bản quy định, khơng có sự chồng chéo, mâu thuẫn chức năng, nhiệm vụ giữa
các cơ quan, bộ phận, cá nhân.

Văn bản đúng thẩm quyền sẽ đảm bảo tính hợp pháp của văn bản.
Trong đó, được ban hành trên cơ sở các căn cứ xác thực.

Văn bản hành chính là một thể thống nhất mang một nội dung, ý nghĩa
trọn vẹn, cho nên, trong quá trình soạn thảo, yêu cầu về nội dung của văn bản
phải được đảm bảo, thể hiện ở các khía cạnh khác nhau:

<i>Thứ nhất, nội dung văn bản hành chính phải làm rõ được mục đích ban </i>
<i>hành</i>. Trước khi bắt tay vào soạn thảo, cần xác định được mục tiêu và giới
hạn điều chỉnh của văn bản, tức là cần trả lời được các vấn đề: Văn bản này
ban hành để làm gì? Giải quyết cơng việc gì?Mức độ giải quyết đến đâu?Kết
quả của việc thực hiện văn bản là gì? Do đó, nội dung văn bản cần thiết thực,
đáp ứng các yêu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hiện hành, không
trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi. Để đảm bảo sự chính xác về nội
dung, các thông tin đưa vào văn bản phải được kiểm tra về tính trung thực và

độ tin cậy của các thơng tin đó.

</div>
<span class='text_page_counter'>(25)</span><div class='page_container' data-page=25>

hiện trên cơ sở nguyên tắc quản lý bằng pháp luật và theo pháp luật. Các cơ
quan, tổ chức đều phải lấy pháp luật và các quy định của cơ quan, tổ chức cấp
trên và của cơ quan, tổ chức mình làm công cụ để điều chỉnh các mối quan hệ
giữa các thành viên nhằm thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ.

<i>Thứ ba, Nội dung văn bản phải đảm bảo tính khoa học</i>. Một văn bản có
tính khoa học phải đảm bảo: có đủ lượng thơng tin quy phạm và thông tin
thực tế cần thiết; các thông tin được sử dụng đểđưa vào văn bản phải được xử
lí và đảm bảo chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và còn hiện
thời; Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ,
trong một văn bản cần triển khai những sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau,
tránh được tình trạng trùng lặp, chồng chéo các quy đinh; sử dụng ngơn ngữ
hành chính cơng cụ chuẩn mực, ngơn ngữ và cách hành văn phải đảm bảo sự
nghiêm túc, chuẩn xác, khách quan, chuẩn mực và phổ thông; đảm bảo tính
hệ thống của văn bản; nội dung của văn bản phải có tính dự báo cao; nội dung
và cách thức trình bày cần được hướng tới quốc tế hố ở mức độ thích hợp.

<i>Thứ tư, Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản.</i> Yêu cầu
này đòi hỏi người soạn thảo văn bản cần phải nắm được đặc điểm, công dụng
của mỗi hình thức VBHC để lựa chọn hình thức văn bản ban hành phù hợpvới
từng trường hợp cụ thể, phù hợp với thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản, từ đó, lựa chọn được cách bố cục nội dung sao cho phù hợp với
mỗi hình thức văn bản đó.

</div>
<span class='text_page_counter'>(26)</span><div class='page_container' data-page=26>

theo các điều kiện đảm bảo thực hiện các quyền; đồng thời, phải nắm vững
điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tượng thực hiện nhằm xác lập trách
nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

Có thể nói, nội dung văn bản là thành phần quan trọng nhất của văn bản
bởi nó thể hiện mục đích, yêu cầu của chủ thể ban hành tới đối tượng thi
hành. Chính vì vây, việc thực hiện đúng các yêu cầu của nội dung văn bản là
một yếu tố không thể thiếu trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói
riêng và cơng tác hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói chung.

<b>1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày </b>

Đây là một u cầu mang tính hình thức, nhưng lại rất quan trọng, góp
phần đảm bảo tính thống nhất về hình thức đối với mọi cơ quan tổ chức trong
quá trình soạn thảo và ban hành VBHC. Thể thức của văn bản là những yếu tố
hình thức cơ cấu nội dung đã được thể chế hoá. Các yếu tố thể thức, tuỳ theo
tính chất của mỗi loại văn bản mà có thể bố trí theo những mơ hình kết cấu
khác nhau tạo thành cơ cấu văn bản.

Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sủa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, thể thức văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm những thành phần sau:

- Quốc hiệu;

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
- Số, ký hiệu của văn bản;

- Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
- Nội dung văn bản;

</div>
<span class='text_page_counter'>(27)</span><div class='page_container' data-page=27>

- Nơi nhận

Ngồi ra cịn có 7 yếu tố thể thức bổ sung gồm:
- Dấu chỉ mức độ mật;

- Dấu chỉ mức độ khẩn;

- Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số fax; địa
chỉ trang thông tin điện tử;

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành;
- Chỉ dẫn phụ lục kèm theo;

- Đánh số trang.

Các yếu tố này sẽ được trình bày chi tiết trong phần chương II thực
trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường
đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

VBHC là tiếng nói chính thức của cơ quan tổ chức, do đó, để vừa đảm
bảo sự chuẩn mực, vừa trang trọng trong việc văn bản hố thơng tin phục vụ
quản lý, điều hành của lãnh đạo, một số yêu cầu cơ bản đối với người soạn
thảo về việc sử dụng từ ngữ trong văn bản hành chính là:

- <i>Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác:</i> Tức là việc dung từ ngữ
phải tuân theo những chuẩn mực đã được quy định. Đó là việc tuân thủ quy

tắc tiếng việt, gồm có: Chuẩn về hình thức và cấu tạo, chuẩn về nghĩa.

+ Chuẩn về chính tả: Tuân thủ các quy định về cách viết âm, vần, tiếng,
viết thường, viết hoa, thanh điệu…

</div>
<span class='text_page_counter'>(28)</span><div class='page_container' data-page=28>

- <i>Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa:</i> Trong hoạt động quản lý, để
cho các thông tin quản lý thành văn được thực hiện nghiêm chỉnh, mọi đối
tượng đều thống nhất cách hiểu về nội dung văn bản, việc sử dụng từ ngữ
trong VBHC phải đơn nghĩa, tức là sử dụng những từ ngữ dùng chung cho
mọi đối tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng lóng hoặc những từ ngữ dễ
phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau.

- <i>Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán:</i>Sử dụng từ ngữ nhất quán
trong văn bản hành chính có nghĩa là, khi sử dụng từ ngữ để thay cho một
hoặc một nhóm đối tượng được nói đến trong văn bản thì phải được chú thích
lần đầu và sử dụng từ ngữ đó thường xuyên suốt nội dung văn bản.

- <i>Cuối cùng, sử dụng từ ngữ phải dễ hiểu</i>: Một trong những yếu tố quan
trọng đảm bảo cho văn bản rõ ràng, dễ hiểu là việc sử dụng từ ngữ. Do vậy
phải dùng ngơn ngữ phổ thơng, có sẵn và được dùng phổ biến trong dân
chúng, không được dùng từ ngữ địa phương.

<i><b>1.3.4.2. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ </b></i>

Văn phong HC-CV được sử dụng trong giao tiếp bằng văn bản tại các
cơ quan nhà nước trong cơng tác điều hành – quản lý, chính vì vậy cần phải
có những yêu cầu nhất định khi thực hiện công tác soạn thảo và ban hành
VBHC.

- <i>Tính chính xác, rõ ràng:</i> VBHC phải được viết sao cho mọi người có

thể hiểu một cách rõ ràng, chính xác, nội dung văn bản muốn truyền đạt. Để
đảm bảo tính chính xác rõ ràng, cần viết câu gọn gàng, mạch lạc, diễn tả ý dứt
khốt, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.

</div>
<span class='text_page_counter'>(29)</span><div class='page_container' data-page=29>

- <i>Tính khách quan, phi cá nhân</i>: Nội dung trong VBHC phải được trình
bày trực tiếp, không thiên vị, phải mang tính khách quan, đại diện cho cơ
quan tổ chức chứ khơng mang tiếng nói riêng của bất cứ một cá nhân nào.
Tính khách quan, phi cá nhân của văn bản gắn liền bới chuẩn mực, kỉ cương,
vị thế, tơn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nước, có thể nói tính chất
này được quy định bởi các chuẩn mực pháp lý.

- <i>Tính trang trọng, lịch sự:</i> Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng
đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín cá nhân, tập thể ban hành văn
bản. Sử dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện rõ sự tôn trọng, sử
dụng các mẫu câu mang tính lịch sự sẵn có.

- <i>Tính khuân mẫu</i>: Tính khuân mẫu đảm bảo cho sự thống nhất, tính
khoa học và tính văn hố của VBHC. Chính vì vậy, VBHC cần được trình
bày, sắp xếp, tổ chức bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy định
và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội dung cần
thiết vào. Quan trọng hơn hết VBHC phải được trình bày theo đúng quy định
của nhà nước về thể thức, và kỹ thuật trình bày.

<b>1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản </b>

Trong cuốn Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học
viện Hành chính có đề cập: “Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là các
bước mà cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền nhất thiết phải tiến hành
trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình”. [14;70]

Cũng theo Giáo trình kỹ Thuật xây dựng và ban hành văn bản của Học
viện Hành chính có viết, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm 06
bước sau:

Bước 1: Sáng kiến và soạn thảo văn bản

</div>
<span class='text_page_counter'>(30)</span><div class='page_container' data-page=30>

Bước 3: Thẩm định dự thảo
Bước 4: Xem xét, thông qua
Bước 5: Công bố

Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản

Theo quy định của Pháp luật tại Nghịđịnh 110/2004/NĐ ngày 06 tháng
4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư và kết hợp giáo trình Soạn
thảo văn bản hành chính của tác giả Ngơ Sỹ Trung trình tự của việc soạn thảo
và ban hành văn bản được thực hiện lần lượt theo trình tự sau:

<b>Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo </b>

Trong bước 1 cần thực hiện những cơng việc sau:

- <i>Xác định mục đích ban hành văn bản:</i> Người soạn thảo cần xác định
được mục đích ban hành văn bản là để giao dịch, để thơng tin về những vấn
đề có liên quan hay đặt ra các quy tắc bắt buộc thức hiện đối với những đối
tượng cụ thể, trong trường hợp cụ thể của hoạt động quản lý…

- <i>Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần </i>
<i>soạn thảo:</i> Khi xác định được rõ mục đích soạn thảo, người soạn thảo sẽ dễ
dàng xác định được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội

dung của từng hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề
soạn thảo đềđề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản.

</div>
<span class='text_page_counter'>(31)</span><div class='page_container' data-page=31>

những nội dung khơng cịn phù hợp trong các văn bản, tài liệu đó nhằm lựa
chọn nội dung phù hợp cho văn bản sắp soạn thảo.

Đối với những văn bản có nội dung đơn giản, ít đối tượng thi hành,
việc soạn thảo văn bản sẽ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên đối với những văn
bản có nội dung dài, liên quan đến tất cả các bộ phận trong cơ quan tổ chức
thì cơng tác soạn thảo sẽ có những yêu cầu cao hơn:

- <i>Xây dựng đề cương dự thảo văn bản</i>: đề cương là bản trình bày những
điểm chính, cốt lõi sựđịnh thể hiện trong nội dung văn bản. Việc xây dựng đề
cương nhằm mục đích tạo sự chủ động trong việc soạn thảo các phần nội
dung văn bản.

- <i>Tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn bản</i>: Đó là việc gửi dự thảo
đến các đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức lấy ý kiến góp ý. Mục đích của
cơng việc này nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động
quản lý bằng văn bản, nhất là đối với những vấn đề có liên quan đến quyền và
lợi ích của mỗi cá nhân, đơn vị bộ phận trong cơ quan, tổ chức.

<i>- Hoàn thiện dự thảo</i>: Sau khi có ý kiến góp ý về dự thảo văn bản,
người soạn thảo có trách nhiệm tổng hợp, nghiên cứu tiếp thu ý kiến hoàn
thiện dự thảo văn bản.

<b>Bước 3: Duyệt và trình ký văn bản </b>

Sau khi hoàn thiện dự thảo, người soạn thảo có trách nhiệm trình người
phân cơng soạn thảo để duyệt dự thảo.Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì
soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản
trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật.

</div>
<span class='text_page_counter'>(32)</span><div class='page_container' data-page=32>

sai sót về thể thức và nội dung dự thảo, bộ phận này có quyền yêu cầu người
soạn thảo xem xét lại. Khi bộ phận hành chính duyệt xong, dự thảo văn bản sẽ
được trình lên thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn
bản.Thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản sẽ duyệt
lần cuối trước khi ký. Trong trường hợp không đạt yêu cầu, người soạn thảo
sẽ phải làm lại theo quy trình từ đầu.

- <i>Trường hợp người soạn thảo là cá nhân do trưởng đơn vị bộ phận </i>
<i>được giao chủ trì soạn thảo phân cơng</i>: Trình trưởng bộ phận chủ trì soạn
thảo duyệt. Nếu được duyệt, dự thảo văn bản sẽ tiếp tục được trình lên thủ
trưởng hoặc người được thủ trưởng phân công ký văn bản thơng qua bộ phận
hành chính theo trình tự như trên.

Việc ký văn bản được quy định tại khoản 1, khoản 2, Điều 10 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP.

- <i>Làm thủ tục ban hành văn bản:</i> Dự thảo văn bản sau khi được duyệt
và có chữ ký của người có thẩm quyền, sẽ được duyệt và có chữ ký của người
có thẩm quyền, sẽ được chuyển qua bộ phận văn thư để làm thủ tục ban hành
như: lấy số, vào sổ, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, nhân bản và đóng
dấu văn bản).

- <i>Phát hành văn bản:</i> Sau khi làm thủ tục ban hành văn bản thì chuyển

văn bản đến các đối tượng trực tiếp thi hành và những đối tượng có liên quan
được đề cập trong văn bản.

- <i>Lưu văn bản</i>: Bản gốc và hồ sơ kèm theo được lưu trữ tại văn thư cơ
quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

</div>
<span class='text_page_counter'>(33)</span><div class='page_container' data-page=33>

</div>
<span class='text_page_counter'>(34)</span><div class='page_container' data-page=34>

<b>CHƯƠNG II </b>

<b>THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH </b>
<b>VĂN BẢN TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN </b>

<b>THÀNH PHỐ HÀ NỘI </b>

<b>2.1. Khái quát về tổ chức hoạt động của một số trường đại học trên </b>
<b>địa bàn thành phố Hà Nội </b>

Hiện nay, với giai đoạn hội nhập quốc tế, Việt Nam với cương vị là
một nước đang phát triển không ngừng cố gắng củng cố cả về chính trị lẫn
kinh tế để có thể khẳng định vị thế của quốc gia. Để đạt được điều này cần rất
nhiều các yếu tố góp phần, trong đó, thể hệ trẻ là một trong những yếu tố
quan trọng cũng như không thể thiếu đối với sự phát triển của nước nhà. Cũng
như Thành phố Hồ Chí Minh, Thủ đô Hà Nội luôn là một trong những thành
phố đi đầu trong việc đào tạo đại học, cao đẳng chính quy trên cả nước. Theo
con số thống kê được, trên địa bàn thành phố Hà Nội hiện nay có 69 trường
Đại học, học viện cơng lâp và dân lập. Trong số đó, có những trường đại học
có lịch sử lên đến hàng chục năm. Chính vì đối tượng khảo sát của đề tài
tương đối rộng, cho nên tác giả chỉ tập trung nghiên cứu 03 trường Đại học
công lập để làm rõ đề tài nghiên cứu của mình.

<b>2.1.1. Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn </b>
<i><b>2.1.1.1. Chức năng </b></i>

Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn là cơ sở giáo dục đại học
công lập thuộc sự quản lý của Đại học Quốc Gia Hà Nội; là trung tâm đào
tạo, nghiên cứu khoa học, công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao,
được Nhà nước ưu tiên đầu tư phát triển.

</div>
<span class='text_page_counter'>(35)</span><div class='page_container' data-page=35>

<i><b>2.1.1.2. Nhiệm vụ </b></i>

- Xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển của
ĐHKHXHNV.

- Tổ chức các hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế
theo quy định của pháp luật; đào tạo, bồi dưỡng nhân tài khoa học; chuyển
giao tri thức và cung cấp nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ phát triển
kinh tế - xã hội và hội nhập quốc tế.

- Quản lý, điều hành, sử dụng và chia sẻ các nguồn lực, cơ sở vật chất
dùng chung trong ĐHKHXHNV, bảo đảm tính hữu cơ, đồng bộ và hiệu quả;
huy động nguồn lực của xã hội để xây dựng Đại học quốc gia nói chung và
ĐHKHXHNV nói riêng thành cơ sở giáo dục đại học từng bước đạt chuẩn
quốc tế, khu vực.

- Được quyền tự chủ cao trong các hoạt động về đào tạo, nghiên cứu
khoa học, tài chính, quan hệ quốc tế và tổ chức bộ máy theo Quy chế tổ chức
và hoạt động của Đại học quốc gia và các cơ sở giáo dục đại học thành viên
và có cơ chế tài chính đặc thù do Thủ tướng Chính phủ quy định.

- Được phê duyệt chương trình liên kết đào tạo với nước ngồi trình độ đại
học, thạc sĩ, tiến sĩ tổ chức tại Đại học quốc gia theo quy định của pháp luật.

Cơ cấu tổ chức Trường ĐHKHXHNV:
- Đảng Uỷ

- Ban Giám hiệu Nhà trường:

+ Hiệu trưởng, GS.TS Phạm Quang Minh: Phụ trách chung, công tác
Tổ chức cán bộ, công tác Đối ngoại

</div>
<span class='text_page_counter'>(36)</span><div class='page_container' data-page=36>

+ Phó Hiệu trưởng, PGS.TS Trần Thị Minh Hồ: Phụ trách cơng tác
Hành chính - Tổng hợp, cơ sở vật chất, cơng tác Kế hoạch - Tài chính, cơng
tác kiểm định chất lượng giáo dục

+ Phó Hiệu trưởng, PGS.TS Hồng Anh Tuấn: Phụ trách cơng tác Đào
tạo đại học, sau đại học, Chính trị và cơng tác sinh viên

- Các tổ chức đoàn thể;

- Hội đồng Khoa học đào tạo;
- Các phòng, ban;

- Các Khoa, bộ môn;

- Các viện, trung tâm trực thuộc.

Xem cơ cấu tổ chức bộ máy Trường ĐHKHXH tại [Phụ lục 01].

<b>2.1.2. Trường đại học Nội vụ Hà Nội </b>

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập
thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, sau đại học và
thấp hơn trong lĩnh vực cơng tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;
hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học
công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội.

<i><b>2.1.2.2. Nhiệm vụ </b></i>

Xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển
Trường qua từng giai đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm;

</div>
<span class='text_page_counter'>(37)</span><div class='page_container' data-page=37>

Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền;

Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng
viên của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành
nghề, cơ cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độđược đào tạo; tham gia vào
quá trình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà
giáo, cán bộ, nhân viên;

Tuyển sinh và quản lý người học;

Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;
sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế đểđầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo
quy định của pháp luật;

Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa;
Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy - học phục vụ
các ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội;

Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo;

Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động
xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội;

Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo
dục của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo
chất lượng của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và
không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường;

</div>
<span class='text_page_counter'>(38)</span><div class='page_container' data-page=38>

Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y
tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với
sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài
chính cho Nhà trường;

Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của
Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học;
tham gia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường;

Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và
công nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà nước và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp
của cá nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường;

Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức và
người học của trường;

Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quy
định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các quy định hiện hành khác;

Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật
chất; được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật;

Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc;

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế
làm việc của Bộ Nội vụ;

Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp
luật.

Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước
về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật;

</div>
<span class='text_page_counter'>(39)</span><div class='page_container' data-page=39>

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số
58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Điều lệ trường đại học và Quyết định số 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 của
Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trường. [Phụ lục 02]

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:
+Ban giám hiệu, gồm: 01 Hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng;
+ Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác;
+ 09 phòng chức năng:

- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ

- Phịng Hành chính - Tổng hợp
- Phịng Kế hoạch - Tài chính
- Phịng Quản trị - Thiết bị

- Phịng Khảo thí và bảo đảm chất lượng
- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phịng Hợp tác quốc tế

- Phịng Cơng tác sinh viên
+ 09 khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng

</div>
<span class='text_page_counter'>(40)</span><div class='page_container' data-page=40>

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

+ 06 tổ chức khoa học-công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thơng tin Thư viện
- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

+ 03 Cơ sởđào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh
Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cơng đồn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác.
<b>2.1.3. Trường Đại học Khoa học Tự nhiên </b>
<i><b>2.1.3.1. Chức năng </b></i>

Trường đại học Khoa học Tự nhiên là cơ sở giáo dục đại học công lập

thuộc sự quản lý của Đại học Quốc Gia Hà Nội; là trung tâm đào tạo, nghiên
cứu khoa học, công nghệ đa ngành, đa lĩnh vực chất lượng cao, được Nhà
nước ưu tiên đầu tư phát triển.

Trường ĐHKHTN có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;
là đầu mối được giao các chỉ tiêu về ngân sách và kế hoạch.

</div>
<span class='text_page_counter'>(41)</span><div class='page_container' data-page=41>

- Đào tạo:

Tiếp tục triển khai thực hiện và phát triển các chương trình đào tạo
thuộc Nhiệm vụ chiến lược, đặc biệt quan tâm và chú trọng chất lượng của
các chương trình đào tạo cử nhân khoa học tài năng; xây dựng và phát triển
một số ngành, chuyên ngành đạt chuẩn quốc tế cũng như một số chương trình
đào tạo liên ngành mang tính ứng dụng, có nhu cầu xã hội cao.

Tập trung triển khai đồng bộ các giải pháp kiểm định chất lượng, nâng
cao chất lượng đầu ra, đáp ứng yêu cầu của thị trường lao động trong và ngoài
nước.

Đẩy mạnh hợp tác quốc tế trong đào tạo sau đại học thông qua việc xây
dựng và thực hiện các chương trình đào tạo liên kết quốc tế. Xây dựng cơ chế
thu hút các giáo sư giỏi của nước ngoài đến giảng dạy và tham gia đồng
hướng dẫn luận văn, luận án, cùng thực hiện các đề án hợp tác nghiên cứu,
giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng đào tạo sau đại học.

- Khoa học và Công nghệ

Đẩy mạnh chất lượng nghiên cứu cơ bản, hình thành các hướng nghiên
cứu chuyên sâu, các trường phái khoa học, góp phần nâng cao chất lượng đào
tạo và đóng góp vào sự phát triển KH&CN nước nhà, xứng đáng với vị thế

đại học hàng đầu của Việt Nam về khoa học cơ bản.

Phát triển một số lĩnh vực khoa học liên ngành: khoa học tính tốn,
khoa học vật liệu, năng lượng tái tạo, khoa học sự sống - công nghệ sinh học,
khoa học - công nghệ môi trường, khoa học phân tích ứng dụng, khoa học về
biến đổi khí hậu, khoa học - công nghệ biển. Tập trung nghiên cứu các giải

pháp về tăng trưởng xanh, phát triển kinh tế biển, phòng tránh và giảm thiểu

rủi ro do biến đổi khí hậu, cảnh báo và chủ động ứng phó với thiên tai.

</div>
<span class='text_page_counter'>(42)</span><div class='page_container' data-page=42>

đóng góp tích cực vào việc giải quyết những vấn đề do thực tiễn đặt ra, đặc
biệt là các lĩnh vực mà Trường có thế mạnh.

Cơ cấu tổ chức của Trường ĐHKHTN:
- Đảng uỷ;

- Ban Giám hiệu: 01 Hiệu trưởng và 03 Phó Hiệu trưởng;
- Đơn vịđào tạo: 09 đơn vịđào tạo;

- Phòng chức năng: 10 phòng chức năng;

- Trung tâm – Phịng thí nghiệm – cơng ty: 09 cơ sở;
- Hội Đồng Khoa học sau đào tạo;

- Tổ chức đoàn thể xã hội: 06 tổ chức đoàn thể xã hội.

Xem sơ đồ cơ cấu tổ chức trường ĐHKHTN tại [Phụ lục 03].

<b>2.2. Phân công trách nhiệm, các quy định về công tác soạn thảo và </b>
<b>ban hành văn bản </b>

<b>2.2.1. Phân công trách nhiệm đối với công tác soạn thảo và ban </b>
<b>hành văn bản </b>

Trách nhiệm công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại ba trường đại
học được quy định tương đối giống nhau và đề thực hiện đúng theo quy định
của pháp luật.

<i>Thứ nhất, Trách nhiệm của Hiệu Trưởng: </i>

- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

</div>
<span class='text_page_counter'>(43)</span><div class='page_container' data-page=43>

<i>Thứ hai, Trách nhiệm của Trưởng phịng Hành chính – Tổng hợp: </i>
Trưởng phịng Hành chính – Tổng hợp (đối với Trường ĐHKHXHNV
và Trường ĐHNVHN), phịng Hành chính – Đối ngoại (đối với Trường
ĐHKHTN) giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực
hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Trường, đồng thời tổ chức
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác soạn thảo và ban hành văn bảncho các đơn
vị thuộc, trực thuộc Trường.

<i>Thứ ba, Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị: </i>

Trưởng các đơn bị thuộc, trực thuộc Trường có trách nhiệm triển khai,
thực hiện các quy định của Trường, của Nhà nước về soạn thảo và ban hành
văn bản.

<i>Thứ tư, Trách nhiệm của mỗi cá nhân tham gia công tác soạn thảo và </i>
<i>ban hành văn bản: </i>

Trong q trình giải quyết cơng việc liên quan đến công tác soạn thảo
và ban hành văn bản, mỗi công chức, viên chức, người lao động, người học
phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Trường về soạn thảo và ban hành
văn bản.

Đối với việc phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị
thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản giúp công tác văn thư lưu
trữ nói chung và cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản nói riêng sẽ được
diễn ra dễ dàng và hiệu quả hơn. Từng đối tượng được phân công trách nhiệm
sẽ không bị chồng chéo công việc, xác định đúng trách nhiệm của mình và
thực hiện theo đúng quy định về trách nhiệm đó.

<b>2.2.2. Các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản </b>
<b>hành chính </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(44)</span><div class='page_container' data-page=44>

cũng như là công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Chính vì
vậy, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXHNV đều chưa soạn thảo và ban
hành những quyết định ban hành quy chế văn thư lưu trữ hay quy chế về soạn
thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, với căn bản là một trường chuyên đào
tạo về công tác văn thư – lưu trữ, nên Trường ĐHNVHN đã nhận thức được
tầm quan trọng của công tác VT-LT và đã cho soạn thảo và ban hành văn bản
Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Ban
hành kèm theo Quyết định số 1138/QĐ-DHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu
trưởng Trường ĐHNVHN) với đầy đủ những quy định về công tác văn thư –
lưu trữ đặc biệt là công tác soạn thảo và ban hành văn bản một cách hết sức
đầy đủ và rõ ràng. [Xem thêm tại phụ lục số 04]

Bên cạnh đó, mặc dù Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHNV chưa có
quy chế về công tác VT-LT hay Trường ĐHNVHN đã ban hành được quy chế
công tác VT-LT, các Trường đều thực hiện theo những văn bản quy định
được soạn thảo và ban hành của nhà nước, tiêu biểu như:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về cơng tác văn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-Cp ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư;

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

</div>
<span class='text_page_counter'>(45)</span><div class='page_container' data-page=45>

đào tạo được diễn ra một cách hiệu quả và có tính hệ thống. Chính vì vậy,
lãnh đạo BGH cũng như cán bộ, công chức, các đơn vị thuộc, trực thuộc
trường đều phải có ý thức cập nhật, thực hiện theo và tuân thủ theo những văn
bản đó.

<b>2.3. Thực trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số </b>
<b>trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội </b>

<b>2.3.1. Số lượng văn bản ban hành </b>

Về số lượng văn bản được ban hành trong năm 2016 và 2017 của ba
trường đại học đều có những con số khác nhau vì căn cứ vào tính chất và
phạm vi hoạt động của từng trường. Hơn thế, công tác đăng ký vào sổ văn bản
đi hay công tác đăng ký số ở mỗi trường cũng khác nhau cho nên dẫn đến các
trường hợp khác nhau.

<i>- Trường đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn </i>

<i><b>Bảng 2.1. Số lượng văn bản hành chính ban hành của Trường </b><b>Đại </b></i>
<i><b>học Khoa học Xã hội và Nhân văn năm 2016 và năm 2017 </b></i>

<i><b>Đơn vị: v</b>ăn bản </i>
<b>STT </b> <b>Năm </b> <b>Số lượng văn bản đi </b>

1 2016 4643

2 2017 3551

<i>(Nguồn: Phòng HC-TH Trường ĐHKHXHNV) </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(46)</span><div class='page_container' data-page=46>

<i>- Trường đại học Khoa học Khoa học Tự nhiên </i>

Tương tự như Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN cũng có cách
đánh số theo một hệ thống số nhất định để tránh sự nhầm lẫn trong quá trình
soạn thảo và ban hành văn bản.

<i><b>Bảng 2.2.Số lượng văn bản hành chính ban hành của Trường Đại </b></i>
<i><b>học Khoa học Tự nhiên năm 2016 và năm 2017 </b></i>

<i><b>Đơn vị: V</b>ăn bản </i>
<b>STT </b> <b>Năm </b> <b>Số lượng văn bản đi </b>

1 2016 5058

2 2017 4953

<i>(Nguồn: Phòng Hành chính – Đối ngoại Trường ĐHKHTN) </i>
<i>- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội </i>

Khác với Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXHNV, trường
ĐHNVHN đánh số văn bản theo 2 hệ thống số. Hệ thống số thứ nhất là đối
với các Quyết định, hệ thống số thứ 2 là đối với công văn, hợp đồng, thông
báo, báo cáo, giấy mời…Trong 02 năm gần đây, số lượng văn bản hành chính
được ban hành cụ thể như sau:

<i><b>Bảng 2.3.Số lượng văn bản hành chính ban hành của Trường Đại </b></i>
<i><b>học Nội vụ Hà Nội năm 2016 và năm 2017 </b></i>

<i><b>Đơn vị:V</b>ăn bản </i>
<b>STT </b> <b>Năm </b> <b>Quyết định </b> <b>Công văn </b> <b>Tổng </b>

1 2016 2289 1838 4127

2 2017 3148 2690 5838

<i>(Nguồn: Phòng Văn thư Trường ĐHNVHN) </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(47)</span><div class='page_container' data-page=47>

trường chủ yếu là những quyết định hoặc công văn. Tuy vậy, nhìn chung, số
lượng văn bản được ban hành trong năm 2016 và 2017 của 3 trường đều trong
khoảng từ 4000 đến hơn 5000 nghìn văn bản, có thể thấy năm 2017 số lượng
ban hành văn bản hành chính của trường ĐHNVHN lên đến con số 5838, so
với năm 2017 của 2 trường cịn lại thì tương đối đối nhiều, đặc biệt là Trường
ĐHKHXHNV là 3551 văn bản.

Tóm lại, dựa vào bảng cung cấp số lượng văn bản đi cho thấy, số lượng

văn bản đi của mỗi trường đều có sự thay đổi theo mỗi năm, điều đó phụ
thuộc chủ yếu vào hoạt động quản lý, phạm vi hoạt động của mỗi trường đối
với các cá nhân, cơ quan đơn vị. Chính vì vậy, cơng tác soạn thảo và ban hành
văn bản cần phải được chú trọng hơn nữa để có thể đảm bảo hiệu quả hoạt
động đối với mỗi trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội.

<b>2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản </b>

Chức năng của các trường đại học hiện nay đều là đào tạo, giáo dục là
yếu tố quan trọng nhất. Do Trường ĐHNVHN là đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ
Nội vụ và Trường ĐHKHTN và Trường ĐHKHXHNV là các trường trực
thuộc trường đại học Quốc gia Hà Nội, chính vì vậy cả 3 cơ sở đều khơng có
chức năng quản lý về mặt nhà nước nên khơng có thẩm quyền ban hành văn
bản quy phạm pháp luật. Cho nên, thẩm quyền ban hành văn bản của cả 3
trường đại học đều giống nhau, và được ban hành những loại văn bản hành
chính như sau: Quyết định; thông báo; công văn; báo cáo; tờ trình; đề án; kế
hoạch; phương án; chương trình; quy chế; quy định; hướng dẫn; dự án; bản
ghi nhớ; bản cam kết; bản thoả thuận; biên bản; hợp đồng; giấy giới thiệu;
giấy chứng nhận; giấy mời; giấy đi đường; giấy nghỉ phép; giấy uỷ quyền;
phiếu gửi; phiếu chuyển; giấy biên nhận.

</div>
<span class='text_page_counter'>(48)</span><div class='page_container' data-page=48>

ngồi để phục vụ mục đích hoạt động cũng như mở rộng phạm vi hoạt động
của cơ quan mình.

Các văn bản chuyên ngành của trường đều được nghiên cứu và ban
hành có sự đầu tư nhất định, đề tài phong phú và đa dạng với mục đích phục
vụ công việc giảng dạy cũng như nghiên cứu của giảng viên và sinh viên
trong và ngồi trường.Bên cạnh đó, các trường đại học còn được ban hành
một số văn bằng, chứng chỉ theo quy định của Nhà nước.

Có thể nói, thẩm quyền ban hành văn bản tại một số trường đại học
hiện nay đã có sự quy định rõ ràng và chính xác theo quy định của nhà nước
và pháp luật. Do đã được quy định rõ ràng và xuất phát từ nhận thức, trách
nhiệm cá nhân nên khơng xảy ra tình trạng ban hành những văn bản vượt quá
thẩm quyền của mình. Việc quy định rõ thẩm quyền văn bản của 3 trường đại
học trên mang lại hiệu quả tương đối lớn cho công tác quản lý cũng như đào
tạo sinh viên cũng như quan hệ với các cơ quan, cá nhân tổ chức bên trong và
bên ngoài. Việc quy định rõ ràng về thẩm quyền ban hành, mang lại tính
thống nhất, đồng bộ, thuận lợi cho công tác quản lý văn thư lưu trữ cũng như
tuân thủ đúng theo những quy định của pháp luật và Nhà nước hiện nay.

Nội dung văn bản hành chính được ban hành văn bản tại các trường đại
học chủ yếu đều mang nội dung về lĩnh vực đào tạo và nghiên cứu khoa
học,…Chính vì vậy, các văn bản được ban hành tại 3 trường đại học trên
tương đối chính xác và luôn đảm bảo được 5 yêu cầu về nội dung văn bản
hành chính.

</div>
<span class='text_page_counter'>(49)</span><div class='page_container' data-page=49>

ban hành tương đối thiết thực, đáp ứng các yêu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với
pháp luật hiện hành, không trái với văn bản của cấp trên, có tính khả thi. Bên
cạnh đó, các văn bản khi ban hành đều được kiểm tra để đảm bảo sự chính
xác về nội dung, các thông tin dựa trong văn bản về tính trung thực và độ tin
cậy của các thơng tin đó.

- Các văn bản hành chính được ban hành tại 3 trường đại học đều có
nội dung văn bản hợp pháp. Nội dung văn bản được ban hành tại trường đều
không trái với pháp luật (hiến pháp và các văn bản pháp luật khác của nhà
nước), các quy định của cấp trên và các quy định do chính cơ quan, tổ chức
ban hành trước đó có liên quan đến vấn đề mà nội dung văn bản dự định soạn

thảo đề cập. Cả 3 trường đại học đều lấy pháp luật và các quy định của cơ
quan, tổ chức cấp trên và của cơ quan, tổ chức mình làm công cụ để điều
chỉnh các mối quan hệ giữa các thành viên nhằm thiết lập và duy trì sự ổn
định nội bộ.

- Nội dung văn bản đều đảm bảo được tính khoa học. Những văn bản
được 3 trường đại học ban hành hầu hết đều có đủ lượng thông tin quy phạm
và thông tin thực tế cần thiết; các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản
được xử lí và đảm bảo chính xác sự kiện và số liệu chính xác, đúng thực tế và
cịn hiện thời; có sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt
chẽ, sự việc có quan hệ chặt chẽ với nhau, khơng có tình trạng trùng lặp,
chồng chéo các quy định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(50)</span><div class='page_container' data-page=50>

<b>2.2.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản </b>

<i><b>2.2.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Trường </b></i>
<i><b>ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN </b></i>

Đối với Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN là hai trường trực
thuộc sự quản lý của Đại học Quốc gia Hà Nội. Chính vì vậy, cả 2 trường đều
không soạn thảo và ban hành quy chế riêng về công tác văn thư lưu trữ mà chỉ
dựa vào Quy định về công tác văn thư lưu trữ Đại học Quốc gia Hà Nội (Ban
hành kèm theo Quyết định số 686/QĐ-ĐHQGHN ngày 25 tháng 02 năm2010
của Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội) và một số quy định khác của nhà
nước về công tác VT-LT để thực hiện. Dựa vào đặc thù của mỗi cơ quan tổ
chức mà quy trình soạn thảo văn bản có thể khác nhau. Đối với Trường
ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN có quy trình soạn thảo văn bản như sau:

<i>Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo </i>

Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, Hiệu trưởng
trường hoặc Thủ trưởng đơn vị giao cho một đơn vị có chức năng hoặc một
cơng chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.

Từ đó, Đơn vị hoặc cơng chức viên chức được giao chủ trì soạn thảo
văn bản phải thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản
- Thu thập xử lý thơng tin có liên quan

</div>
<span class='text_page_counter'>(51)</span><div class='page_container' data-page=51>

<i>Bước 3: Trình, duyệt văn bản </i>

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến
đề xuất của người soạn thảo, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo
Trường ĐHKHXHNV hoặc ĐHKHTN.

- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách
nhiệm về tính pháp lý, độ chính xác của nội dung văn bản, thể thức và ký
nháy, tắt vào cuối nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo.

- Sau khi văn bản dự thảo văn bản đã được duyệt về cả về nội dung và
thể thức, kỹ thuật trình bày thì sẽ được trình lãnh đạo có thẩm quyền ký ban
hành.

- Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có);

- Cán bộ văn thư chuyên trách của cơ quan ghi số, ngày tháng năm;
- Nhân bản theo số lượng quy định;

- Đóng dấu;

- Làm các thủ tục phát hành.

<i><b>2.2.4.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường </b></i>
<i><b>ĐHNVHN </b></i>

Đối với Trường ĐHNVHN, trong năm 2013 trường đã soạn thạo và
ban hành Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ riêng, chính vì vậy, quy trình soạn
thảo và ban hành văn bản của trường được thực hiện một cách thống nhất
theo văn bản đã quy định như sau:

<i>Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(52)</span><div class='page_container' data-page=52>

Đơn vị và cá nhân có trách nhiệm soạn thảo văn bản cần thực hiện các
công việc như: xác định mục đích ban hành; xác định hình thức, nội dung và
độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan.

- Xác định mục đích ban hành văn bản: căn cứ vào yêu cầu của trường,
cần soạn thảo một văn bản để phân công nhiệm vụ hay thông báo một thơng
tin nào đó đến từng đối tượng trong phạm vi trong hoặc ngồi trường…Từđó,
sẽ hình thành lên mục đích ban hành văn bản.

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản: Khi
xác định được rõ mục đích soạn thảo, cá nhân và đơn vị sẽ dễ dàng xác định
được hình thức văn bản, từ đó xác định được cách bố cục nội dung của từng
hình thức văn bản, cũng như thấy rõ được tính chất của vấn đề soạn thảo đề
đề xuất với lãnh đạo quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản, bên cạnh đó
cũng xác định được nơi nhận văn bản để báo cáo hoặc phân công công việc.

- Xử lý thông tin có liên quan: Trên thực tế, cá nhân và đơn vị có trách
nhiệm soạn thảo sẽ tiến hành thu thập thông tin về nội dung trong văn bản cần
ban hành từ các bên có liên quan. Sau đó, họ sẽ tiến hành xử lý thông tin một
cách có hệ thống tất cả thông tin thu thập được nhằm tránh tình trạng lặp
thơng tin hoặc thơng tin đưa ra chồng chéo, khơng chính xác.

- Xây dựng đề cương dự thảo văn bản: trong đề cương dự thảo văn bản
trình bày về những điểm chính, cốt lõi sự định thể hiện trong nội dung văn
bản. Việc xây dựng đề cương nhằm mục đích tạo sự chủ động trong việc soạn
thảo các phần nội dung văn bản.

</div>
<span class='text_page_counter'>(53)</span><div class='page_container' data-page=53>

ý. Nhằm đảm bảo nguyên tắc dân chủ, khách quan trong hoạt động quản lý
bằng văn bản.

<i>Bước 3: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung sự thảo văn bản đã </i>
<i>duyệt </i>

Thông thường, dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt
văn bản. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo Trường phê duyệt,
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc
cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự
thảo xem xét quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

<i>Bước 4: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký văn bản </i>

Trưởng đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước thủ trưởng cơ

quan và trước pháp luật, ký nháy/tắt vài cuối nội dung văn bản (sau dấu./.)
trước khi trình người có thẩm quyền ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối
chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng
dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

Trưởng phịng HC-TH có trách nhiệm kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản trước thủ
trưởng cơ quan và trước pháp luật, phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở
“Nơi nhận”.

</div>
<span class='text_page_counter'>(54)</span><div class='page_container' data-page=54>

<b>Bảng 3.1. Quy trình ký văn bản của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội </b>

<b>Trách nhiệm </b> <b>Nội dung </b>

<b>Phòng HC-TH </b>

<b>Lãnh đạo trường </b>

<i>(Nguồn: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường ĐHNVHN) </i>
- Đơn vị được giao chủ trì sẽ tiến hành soạn thảo văn bản, chuẩn bị hồ
sơ trình ký. Trưởng đơn vị phải ký vào phiếu trình ký văn bản và ký nháy vào
cuối nội dung văn bản.

- Phòng HC-TH tiếp nhận dự thảo văn bản, kiểm tra thể thức, hình thức

văn bản. Nếu dự thảo văn bản trình bày đúng thể thức, hình thức, đầy đủ hồ
sơ thì Trưởng phịng hoặc Phó Trưởng phịng nhận được phân cơng ký vào
phiếu trình ký văn bản và chuyển bộ phận Thư ký lãnh đạo Trường trong thời
hạn tối đa 01 ngày làm việc.

Soạn thảo văn bản, chuẩn bị phiếu trình,
hồ sơ trình ký

Kiểm tra thể thức văn bản

Kiểm tra nội dung văn bản, hồ sơ trình ký

Trình ký

Xem xét và ký
duyện văn bản

</div>
<span class='text_page_counter'>(55)</span><div class='page_container' data-page=55>

- Thư ký tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ trình ký. Văn bản thể hiện đúng
hình thức, thể thức, nội dung, đầy đủ hồ sơ kèm theo sẽ được chuyển tới lãnh
đạo ngay trong ngày làm việc.

- Đối với văn bản hành chính thông thường, Lãnh đạo Trường xử lý
không quá 03 ngày làm việc.

Sau khi văn bản được Lãnh đạo Trường ký, Thư ký có trách nhiệm trả
hồ sơ, văn bản lại cho đơn vị soạn thảo để làm thủ tục phát hành tại bộ phận
Văn thư thuộc phịng HC-TH. Hồ sơ (trong đó có phiếu trình văn bản) được
lưu tại đơn vị soạn thảo.

Cán bộ văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản có đủ các thủ tục theo quy
định, đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.

Các bước phát hành và ban hành văn bản được tiến hành theo quy trình
như sau: Văn thư cơ quan sẽ cấp số văn bản, ghi này tháng năm ban hành văn
bản, sau đó tiến hành đóng dấu toàn bộ văn bản cần ban hành bao gồm dấu cơ
quan, dấu chỉ mức độ khẩn mật. Từđó, văn thư sẽ lưu bản gốc của văn bản tại
phòng văn thư thể đưa vào lưu trữ cơ quan.Bên cạnh đó, văn thư sẽ trả lại hồ
sơ cũng như 01 bản để lưu vào hồ sơ cơng việc. Sau đó, văn thư tiến hành vào
sổ đăng ký văn bản đi, và có trách nhiệm phát hành văn bản đến các cá nhân,
đơn vị có liên quan để hồn thiện thủ tục phát hành văn bản.

</div>
<span class='text_page_counter'>(56)</span><div class='page_container' data-page=56>

<b>2.3.4. Thể thức và kỹ thuật trình bày </b>

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Trường
ĐHKHXHNV, trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN đều được thực hiện
theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và được
cụ thể hố bằng các mẫu văn bản, phơng, cỡ chữ trình bày văn bản, mẫu trình
bày văn bản. Hơn thế, đối với Trường ĐHNVHN, quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản đã được quy định rõ ràng trong Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nôi (Ban hành kèm quyết định số
1138/QĐ-DHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội). Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày của 3 trường đại học
được trình bày như sau:

Thành phần Quốc hiệu gồm hai dòng:

Dòng thứ nhất: “<b>CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM</b>”,
được cán bộ, nhân viên tại trường trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13,
kiểu chữ đứng, đậm.

Dòng thứ hai: “<b>Độc lập - Tự do - Hạnh phúc</b>”, được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, đậm và chữ cái đầu các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường
kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dịng chữ.

Ví dụ:

<b>CỘNG HỒ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM </b>
<b>Độc lập - Tự do - Hạnh phúc </b>
<i>b. Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(57)</span><div class='page_container' data-page=57>

- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh
giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét
liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với
dịng chữ.

Ví dụ:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC </b>

BỘ NỘI VỤ

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI </b>

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN </b>
<i>c. Số, Ký hiệu văn bản </i>

- Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa
dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

- Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ
hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch
chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) khơng
cách chữ.

Ví dụ: Số: 10/QĐ-XHNV; Số: 15/QĐ-BNV; Số: 10/TB-KHTN
<i>d. Địa danh và Ngày tháng năm ban hành văn bản </i>

</div>
<span class='text_page_counter'>(58)</span><div class='page_container' data-page=58>

- Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn bản được trình bày bằng
kiểu chữ nghiêng, chữ in thường, cỡ chữ 13-14 cùng dòng với số, ký hiệu văn
bản.

Ví dụ:

<i>Hà Nội, ngày 10 tháng 10 năm 2017 </i>
<i>e. Tên loại và trích yếu nội dung </i>

- Tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình

và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên
loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ:

<b>QUYẾT ĐỊNH </b>

<b>Về việc thành lập hội đồng chấm luận văn thạc sĩ </b>

- Trích yếu nội dung của cơng văn được trình bày dưới số ký hiệu, cỡ
chữ 12-13, in thường, đứng. Ví dụ:

Số: 10/XHNV-ĐT

V/v Xác minh thông tin bằng tốt nghiệp đại học
<i>f. Nội dung văn bản </i>

Nội dung văn bản được ban hành tại trường được thực hiện theo bố cục
phù hợp và phương pháp soạn thảo đúng với từng loại văn bản hành chính.

Tùy vào từng thể loại và nội dung, các văn bản tại trường có bố cục có
thể có phần căn cứ pháp lý ban hành, phần mở đầu và có thể theo bố cục:
phần, chương, mục, điểm khoản, điểm hoặc chia thành các phần, mục từ lớn
đến nhỏ theo một trình tự nhất định. Cỡ chữ 14, in thường, đứng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(59)</span><div class='page_container' data-page=59>

Căn cứ Quy định về tổ chức hoạt động của các đơn vị thành viên và
đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội được ban hành kèm theo Quyết
định số 3568/QĐ-ĐHQGHN ngày 08/10/2014 của Giám đốc Đại học Quốc
gia Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 3254/QĐ-ĐHQGHN ngày 23/8/2017 của Giám
độc Đại học Quốc gia Hà Nội về việc điều chuyển tài sản được hình thành
thơng qua việc triển khai nhiệm vụ khoa học và công nghệ thuộc Chương
trình Tây Bắc;

Xét đề nghị của Trưởng Khoa Địa chất và Trưởng phịng Khoa học –
Cơng nghệ,

Ví dụ: Quyết định số 3101/QĐ-KHTN ngày 13 tháng 9 năm 2017 trình
bày nội dung văn bản như sau:

<b>Điều 1:</b> Giao 01 máy đo độ đục để bàn Hanna và 01 máy đo đa chỉ tiêu
(pH/DO/TDS…) cầm tay Hanna cho Khoa Địa chất quản lý và sử dụng (chi
tiết trong bản đính kèm).

<b>Điều 2:</b> Khoa địa chất có trách nhiệm quản lý và sử dụng thiết bị nêu
trên theo đúng các qui định hiện hành của Nhà nước, của Đại học Quốc gia
Hà Nội và của Trường Đại học Khoa học Tự nhiên.

<b>Điều 3:</b> Trưởng phịng Khoa học-Cơng nghệ, Trưởng khoa Địa chất và
Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này./.

[ Xem thêm một số văn bản ở Phụ lục số 05]

</div>
<span class='text_page_counter'>(60)</span><div class='page_container' data-page=60>

- Họ tên của người ký văn bản được trình bày dưới quyền hạn, chức vụ;
bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so
với quyền hạn, chức vụ của người ký.

Ví dụ:

<b>KT. HIỆU TRƯỞNG </b>
<b>PHĨ HIỆU TRƯỞNG </b>

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dịng riêng (ngang hàng với
dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai
chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

Ví dụ:
<i><b>Nơi nhận: </b></i>
- Như trên;

- Lưu: HC-TH, ĐT.

Ngoài ra, thành phần thể thức sau đây có thể them vào tuỳ thuộc vào
mục đích và nội dung của văn bản như:

- Dấu chỉ mức độ mật;
- Dấu chỉ mức độ khẩn;

- Dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành, đối tượng phổ biến;

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử; số điện thoại, số fax; địa

chỉ trang thông tin điện tử;

</div>
<span class='text_page_counter'>(61)</span><div class='page_container' data-page=61>

- Đánh số trang.

* Một số lỗi sai trong thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày như
sau:

- Trình bày sai phần tên cơ quan tổ chức:

Ví dụ 1: Quyết định số 2473/QĐ-XHNV ngày 15 tháng 12 năm 2016
của trường ĐHKHXHNV có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại vản bản 03
– Phụ lục 05]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC </b>

<b>XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN </b>
Sửa lỗi:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC </b>

Ví dụ 2: Công văn số 4643/XHNV-KHCN ban hành ngày 30 tháng 12
năm 2016 có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 04 – Phụ lục số
05]

<b>ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI </b>
<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC </b>

<b>XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN </b>
Sửa lỗi:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
<b>TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC </b>

- Trình bày sai phần quốc hiệu, tiêu ngữ:

Ví dụ: + Cơng văn số 4643/XHNV-KHCN ban hành ngày 30 tháng 12 năm
2016 có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 04 – Phụ lục số 05]

</div>
<span class='text_page_counter'>(62)</span><div class='page_container' data-page=62>

+ Thông báo số 969/XHNV-ĐT ban hành ngày 27 tháng 04 năm 2017
có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 07 – Phụ lục số 05]

<b>CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM </b>
<b>Độc lập – Tự do – Hạnh phúc </b>

Sửa lỗi:

<b>CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM </b>
<b>Độc lập - Tự do - Hạnh phúc</b>

- Trình bày sai tên loại và trích yêu nội dung:

Ví dụ: + Quyết định số 4273/QĐ-XHNV ban hành ngày 15 tháng 12
năm 2016 có trình bày như sau: [Xem chi tiết tại văn bản số 03 – Phụ lục số
05]

<b>QUYẾT ĐỊNH </b>

Về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu phần mềm nhập trực tuyến
Sửa lỗi:

<b>QUYẾT ĐỊNH </b>

<b>Về việc thành lập Hội đồng nghiệm thu phần mềm nhập trực tuyến </b>

<b>+ </b>Thông báo số 1591/TB-XHNV ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2017
có trình bày như sau: [Xem chi tiết tại văn bản số 05 – Phụ lục số 05]

<b>THÔNG BÁO </b>

<b>Tổng kết công tác Thanh tra và Pháp chế học năm 2016-2017 </b>
Sửa lỗi:

<b>THÔNG BÁO </b>

<b>Tổng kết công tác Thanh tra và Pháp chế học năm 2016-2017 </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(63)</span><div class='page_container' data-page=63>

<b>QUYẾT ĐỊNH </b>

Về việc cấp chứng chỉ cho học viện nước ngoài
Sửa lỗi:

<b>QUYẾT ĐỊNH </b>

<b>Về việc cấp chứng chỉ cho học viện nước ngồi </b>

+ Thơng báo số 969/XHNV-ĐT ban hành ngày 27 tháng 4 năm 2017
có trình bày như sau: [Xem chi tiết tại văn bản số 07 – Phụ lục 05]

<b>THÔNG BÁO </b>

<i>(V/v: Tổ chức thi và cấp chứng chỉ ngoại ngữ chuyên ngành du lịch tại thành </i>
<i>phố Hồ Chí Minh) </i>

Sửa lỗi:

<b>THƠNG BÁO </b>

<b>V/v: Tổ chức thi và cấp chứng chỉ ngoại ngữ chuyên ngành du lịch tại </b>
<b>thành phố Hồ Chí Minh </b>

- Trình bày sai phần nơi nhận:

Ví dụ: + Quyết định số 3101/QĐ-KHTN ban hành ngày 13 tháng 9 năm
2017 có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 01 – Phụ lục số 05]

- Như điều 3;
- Lưu VT, KH-CN.
Sửa lỗi:

<i><b>Nơi nhận: </b></i>
- Như điều 3;
- Lưu VT, KH-CN.

+ Công văn số 4643/XHNV-KHCN ban hành ngày 30 tháng 12 năm
2016 có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 04 – Phụ lục số 05]

<i><b>Nơi nhận: </b></i>
- Như trên;
- Lưu HC, QLKH
Sửa lỗi:

<i><b>Nơi nhận: </b></i>
- Như trên;

</div>
<span class='text_page_counter'>(64)</span><div class='page_container' data-page=64>

+ Quyết định số 4273/QĐ-XHNV ban hành ngày 15 tháng 12 năm
2016 có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 03 – Phụ lục số 05]

- Như điều 3;

- Lưu HC-TH, Tổ CNTT.
Sửa lỗi:

<i><b>Nơi nhận: </b></i>
- Như điều 3;

- Lưu: HC-TH, Tổ CNTT.

+ Quyết định số 656/QĐ-XHNV-ĐT ban hành ngày 29 tháng 3 năm
2017 có trình bày như sau: [ Xem chi tiết tại văn bản số 06 – Phụ lục số 05]

- Như điều 2;
- Lưu ĐT, HC-TH.
Sửa lỗi:

<i><b>Nơi nhận: </b></i>
- Như điều 2;
- Lưu: ĐT, HC-TH.

- Trình bày sai phần Điều:

Ví dụ: Quyết định số 3101/QĐ-KHTN ngày 13 tháng 9 năm 2017 do
Hiệu Trưởng ban hành trình bày nội dung văn bản như sau:[ Xem chi tiết tại
văn bản số 01 – Phụ lục số 05]

<b>Điều 3:</b> Trưởng phòng Khoa học-Công nghệ, Trưởng khoa Địa chất và
Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định

này./.

</div>
<span class='text_page_counter'>(65)</span><div class='page_container' data-page=65>

<b>Điều 1.</b> Giao 01 máy đo độ đục để bàn Hanna và 01 máy đo đa chỉ tiêu
(pH/DO/TDS…) cầm tay Hanna cho Khoa Địa chất quản lý và sử dụng (chi
tiết trong bản đính kèm).

<b>Điều 2.</b> Khoa địa chất có trách nhiệm quản lý và sử dụng thiết bị nêu
trên theo đúng các qui định hiện hành của Nhà nước, của Đại học Quốc gia
Hà Nội và của Trường Đại học Khoa học Tự nhiên.

<b>Điều 3.</b> Trưởng phịng Khoa học-Cơng nghệ, Trưởng khoa Địa chất và
Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định
này./.

Có thể nói, thành phần thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản tại một số
trường đại học hiện nay vẫn chưa thật sự được hồn thiện.

<b>2.3.5. Ngơn ngữ trong văn bản </b>

Đối với các cơ quan, tổ chức được phép ban hành VBHC thì VBHC là
tiếng nói chính thức của cơ quan tổ chức, do đó, để vừa đảm bảo sự chuẩn
mực, vừa trang trọng trong việc văn bản hố thơng tin phục vụ quản lý, điều
hành của lãnh đạo, thì VBHC khi được ban hành phải có ngơn ngữ rõ rang,
mạch lạc, dứt khốt mà vẫn biểu đạt rõ mục đích, tính chất của văn bản.

Nhìn chung, ngơn ngữ hành chính trong văn bản được soạn thảo và ban
hành bởi trường ĐHKHXHNV, trường ĐHKHTN và trường ĐHNVHN đều
có nội dung biểu đạt hết sức rõ ràng, ngắn gọn. Xuất phát từ chức năng,
nhiệm vụ chính của các trường đó là đào tạo, nên việc dự dụng ngơn ngữ hay
văn phong hành chính trong các văn bản đều có sự đầu tư và nghiên cứu một

cách nhất định.

</div>
<span class='text_page_counter'>(66)</span><div class='page_container' data-page=66>

cạnh đó, từ ngữ được sử dụng trong VBHC được các trường ban hành luôn
được sử dụng từ ngữ một cách đơn nghĩa, không có tiếng lóng hay từ địa
phương, tránh tạo ra trường hợp không hiểu nghĩa cho người tiếp nhận văn
bản.

Hơn thế, ngôn ngữ trong VBHC tại các trường được trình bày rất mạch
lạc, rõ ràng, diễn tả ý dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác, biểu đạt
rõ mục đích nội dung văn bản muốn cung cấp. Đối với những văn bản không
dùng cho chuyên ngành, văn bản được ban hành tại các trường hầu như đều
dùng những từ ngữ dễ hiểu, không lạm dụng những thuật ngữ chuyên môn,
hành văn viện dẫn lối bác học.

Các văn bản thường được trình bày sao cho thể hiện đước tính trang
trọng lịch sự đối với các chủ thể thi hành. Bên cạnh đó, các VBHC còn sử
dụng cách diễn đạt mang tính nghi thức, thể hiện rõ sự tơn trọng, sử dụng các
mẫu câu mang tính lịch sự sẵn có. Chưa dừng lại ở đó, các VBHC tại trường
cịn thể hiện được tính khuân mẫu khi thể hiện được sự thống nhất, tính khoa
học và tính văn hố trong VBHC. Chính vì vậy, VBHC tại các trường được
trình bày, sắp xếp, tổ chức bố cục nội dung theo các khuôn mẫu, thể thức quy
định và trong nhiều trường hợp theo các bản mẫu có sẵn chỉ cần điền nội
dung cần thiết vào.

</div>
<span class='text_page_counter'>(67)</span><div class='page_container' data-page=67>

<b>CHƯƠNG III </b>

<b>TẠI MỘT SỐ TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN </b>
<b>THÀNH PHỐ HÀ NỘI </b>

Nhìn chung, trong vịng 2 năm trở lại đây,cơng tác soạn thảo và ban
hành văn bản tại Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường
ĐHNVHN đều đã có những thay đổi theo hướng tích cực. Ban lãnh đạo nhà
trường cũng đã có những nhận thức về tầm quan trọng của công tác soạn thảo
văn bản đối với hoạt động quản lý, điều hành trường. Để từ đó, có những hoạt
động quan tâm đúng mực với những công tác liên quan đến soạn thảo và ban
hành văn bản.

Đặc biệt, sau khi khảo sát tại 3 trường đại học, có thể thấy các trường
đã có sự đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị tương đối hiện đại và đầy đủ
như: máy tính; máy photo; máy in; máy fax; tủ đựng tài liệu; giá đựng tài liệu;
két đựng con dấu cơ quan; máy chiếu;… phục vụ cho mục đích hồn thiện
cơng tác VTLT một cách dễ dàng hơn. Phịng ốc được thiết kế thống mát,
hợp lý để có thể bảo quản tài liệu một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Các
trang thiết bị tương đối hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi công tác soạn
thảo và ban hành văn bản.

</div>
<span class='text_page_counter'>(68)</span><div class='page_container' data-page=68>

điều kiện tương đối thuận lợi cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói
chung và cá nhân đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo cũng như ban hành văn
bản nói riêng.

Hơn thế, việc ứng dụng công nghệ vào công tác soạn thảo và ban hành
văn bản mang lại hiệu quả rất lớn cho hoạt động công việc hàng ngày của các

trường. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, các phần mềm soạn thảo hay
quản lý văn bản giúp cho công tác văn thư được tiến hành một cách dễ dàng
và thuận tiên hơn, giúp các phòng ban trong cơ quan dễ dàng nắm bắt thông
tin cũng như giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn. Từ đó, cơng tác lưu
trữ cũng được tiến hành một cách dễ dàng và có hệ thống hơn nhờ các phần
mềm cơng nghệ thông tin đang được dử dụng trong trường hiện nay. Các
phần mềm có thể kể đến như: phần mềm soạn thảo văn bản word, excel,…Và
một số phần mềm quản lý văn bản khác như E-office của Trường
ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN. Đặc biệt hơn các trường đều sử dụng hệ
thống mạng Internet để tiện cho việc trao đổi thơng tin trong và ngồi trường
được diễn ra một cách chính xác và hợp lý.

Một nhân tố không thể thiếu trong công tác soạn thảo và ban hành văn
bản tại các trường hiện nay là nhân tố đội ngũ nhân sự.Xuất phát từ chức năng
và nhiệm vụ chính của các trường đại học là đào tạo.Chình vì vậy, đội ngũ
nhân sự của Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN
đều có trình độ chun mơn nhất định, đã qua đào tạo và có kinh nghiệm ổn
định đối với công tác về văn thư chun mơn. Cịn đối với các cá nhân, đơn vị
chịu trách nhiệm soạn thảo và ban hành văn bản trong trường thì hầu hết đều
được trang bị những kiến thức về nghiệp vụ một cách cơ bản, tuân theo quy
định và pháp luật của Nhà nước.

</div>
<span class='text_page_counter'>(69)</span><div class='page_container' data-page=69>

quyền của người ký theo quy định của pháp luật.Không xảy ra những trường
hợp ký vượt thẩm quyền của nhà nước quy định hay ký sai văn bản khi văn
bản đó khơng thuộc thẩm quyền ký của mình.

Quy trình thực hiện cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản tương đối
đúng theo quy định của pháp luật. Đối vời Trường ĐHNVHN đã ban hành
được quy chế văn thư lưu trữ riêng từ năm 2013 thì quy trình được diễn ra có
hệ thống và chính xác hơn cả.Đặc biệt, Trường ĐHNVHN có một điểm khác

biệt đối với 2 trường cịn lại đó là trường đã thực hiện và xây dựng lên quy
trình trình ký văn bản tương đối hệ thống và quy củ.Điều này làm tăng độ
chính xác về thể thức và kỹ thuật trình bày và nội dung văn bản lên cao hơn
so với quy trình thông thường.

Thể thức ban hành văn bản tại 3 trường đại học đều được thực hiện
đúng với thẩm quyền và quy định của pháp luật. Tuỳ vào nội dung văn bản
trường có mục đích ban hành mà lựa chọn hình thức văn bản phù hợp
nhất.Điều này góp phần làm tăng độ chính xác, khả năng thực hiện của văn
bản trong thực tiễn làm việc.Các thành phần thể thức của văn bản được trình
bày tương đối đúng theo quy định của pháp luật nhằm giúp văn bản có sự
thống nhất và tiêu chuẩn hố hơn.

Bên cạnh đó, thơng tin được đưa vào văn bản đều được thông qua quy
trình xử lý ở bước chuẩn bị soạn thảo, làm cho văn bản khi được ban hành có
tính chính xác, độ tin cậy cao. Nội dung biểu đạt được rõ mục đích ban hành
của văn bản. Thơng tin khơng bị chồng chéo, mà ngược lại cịn cung cấp đầy
đủ cho cá nhân, đơn vị nhận được văn bản giúp phần nâng cao hiệu quả hoạt
động của tổ chức.

</div>
<span class='text_page_counter'>(70)</span><div class='page_container' data-page=70>

dung biểu đạt hết sức rõ ràng, ngắn gọn. Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ
chính của các trường đó là đào tạo, nên việc sử dụng ngơn ngữ hay văn phong
hành chính trong các văn bản đều có sự đầu tư và nghiên cứu một cách nhất
định.

Hơn thế, hiện nay Trường ĐHNVHN đã có những mẫu hoá văn bản
hành chính mà trường có thẩm quyền ban hành. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi
cho việc soạn thảo và ban hành văn bản một cách chính xác về thể thức và kỹ
thuật trình bày cũng như làm tăng tính khoa học, thuận tiện, tạo được sự
thống nhất đối với hệ thống các văn bản được ban hành tại trường. [Xem một

số mẫu hoá văn bản của Trường ĐHNVHN tại Phụ lục số 04]

<b>3.1.2. Nhược điểm </b>

Bên cạnh những ưu điểm mà Trường ĐHKHXHNV, Trường
ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN đã đạt được thì còn tồn tại một số những
hạn chế nhất định. Điều này có thể tạo nên những ảnh hướng không nhỏ đến
hoạt động quản lý điều hành nói chung và cơng tác soạn thảo và ban hành văn
bản nói riêng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(71)</span><div class='page_container' data-page=71>

khác biệt về cơ cấu tổ chức cũng như chức năng, nhiệm vụ hoạt động của
từng cơ quan, tổ chức.

Mảng công tác văn thư đã được các lãnh đạo cũng như trưởng phòng
HC-TH rất quan tâm và đầu tư, nhưng nhận thức về tầm quan trọng của công
tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tới hoạt động điều hành, quản
lý cũng như hoạt động hàng ngày của trường thì vẫn chưa thật sự sâu sắc. Vẫn
xảy ra tình trạng ban lãnh đạo coi nhẹ khâu soạn thảo và ban hành văn bản
dẫn tới việc thực hiện công tác không đạt được hiệu quả tối ưu.Lãnh đạo hay
trưởng phòng HC-TH chỉ chú trọng đến kết quả chứ khơng để ý đến q trình
thực hiện cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản, chính vì vậy gây nên sự
thiếu giám sát trong việc thực hiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
đi.

Mặc dù đội ngũ nhân sự tại các trường đại học hiện nay đều được đào
tạo trình độ về văn thưở một mức độ nhất định. Tuy nhiên, đối với những cán
bộ ở các phòng ban khác, đặc biệt là đối với những trường khơng có quy chế
riêng về công tác văn thư, việc soạn thảo và ban hành văn bản sai thể thức và
kỹ thuật trình bày vẫn đơi lúc cịn tồn tại trên một số văn bản đã được ban
hành.

Bên cạnh đó, cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn còn tồn tại
một số hạn chế về mặt nội dung như: nội dung văn bản vẫn chưa thực sự đầy
đủ, chưa cung cấp đủ thông tin cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thức hiện,
hay trích dẫn văn bản chưa rõ ràng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(72)</span><div class='page_container' data-page=72>

đủ về các phần mềm này nên các cán bộ văn thư, lưu trữ còn thấy lạ lẫm,
không thể tận dụng tối đa hiệu quả của nó mang lại khi sử dụng những ứng
dụng công nghệ thông tin trên máy tình này. Hơn thế, việc này còn gây ra
những hạn chế như khi muốn tìm lại những tài liệu trước đó để lọc thơng tin
hay căn cứ vào đó để soạn thảo văn bản sẽ gây ra khó khăn và mất thời gian
cho cá nhân, đơn vị có trách nhiệm soạn thảo.

Đặc biệt, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở trường
ĐHKHXHNV và trường ĐHKHTN còn tồn tại một số lỗi cơ bản. Các lỗi
thường gặp là những lỗi như: sai về thể thức phần trích yếu nội dung của
quyết định; trình bày sai cỡ chữ nơi nhận; một số dấu câu trong văn bản hay
vạch kẻ…Ngồi ra, cịn tồn tại một số hạn chế về căn lề và sai cỡ chữ trong
một số văn bản như Quyết định số 656/QĐ-XHNV-ĐT ban hành ngày 29
tháng 3 năm 2017; Thông báo số 969/XHNV-ĐT ban hành ngày 27 tháng 4
năm 2017;…[ Xem chi tiết tại phụ lục số 05]

<b>3.1.3. Nguyên nhân </b>

Trước hết, nguyên nhân khách quan đầu tiên dẫn đến hiện nay vẫn còn
tồn tại một số hạn chế về tổ chức công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở
các trường đại học là do lãnh đạo chưa được trang bị kiến thức đầy đủ về
công tác VT-LT dẫn đến tình trạng cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản
chưa thật sự được chú trọng và được quan tâm một cách hợp lý. Công tác
soạn thảo và ban hành văn bản chưa được phát triển đúng mực dẫn đến hiệu

quả hoạt động chưa được hoàn thiện.

</div>
<span class='text_page_counter'>(73)</span><div class='page_container' data-page=73>

Bên cạnh đó, các trường đại học trên chưa thực sự có sự phân công rõ
ràng hợp lý giữa các đơn vị, chưa có được sự phối hợp chặt chẽ giữa các khâu
quy trình với nhau, để xảy ra tình trạng ban hành chậm chễ một số văn bản.
Hơn thế, công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn chưa được ban lãnh đạo
nhà trường có nhận thức sâu sắc về tầm quan trọng của chúng đối với hoạt
động quản lý và đào tạo, gây nên một số tồn tại khơng đáng có.

Trình độ nhận thức, năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân sự đảm
nhận trách nhiệm thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản chưa thực
sự đồng đều. Vẫn cịn xuất hiện những tình trạng do khơng tìm hiểu kỹ về thể
thức trình bày một số loại văn bản dẫn đến một số lỗi sai khi ban hành. Hơn
thế, các lớp bồi dưỡng về công tác VT-LT được tổ chức nhưng lại không
được diễn ra thường xuyên và có sự quản lý sát sao. Chính vì vậy, kỹ năng
soạn thảo và ban hành văn bản của một số cán bộ vẫn chưa thật sự xuất sắc so
với chuyên viên phòng HC-TH.

Về ứng dụng công nghệ thông tin cũng như sử dụng trang thiết bị tại
các trường đại học đều chưa thật sự được ứng dụng một cách triệt để. Hầu
như việc ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản trên máy tính hay những
phần mềm ứng dụng được cho công tác lưu trữ, tra cứu tài liệu…đều chưa
thật sự có hiệu quả.Chính vì vậy, nếu muốn hồ nhập với việc hiện đại hố
cơng tác văn phịng thì các trường đại cần có những đổi mới và ứng dụng triệt
để những phần mềm trợ giúp cơng tác VT-LT trên máy tình hơn nữa.

</div>
<span class='text_page_counter'>(74)</span><div class='page_container' data-page=74>

Do đặc thù của các trường đại học là hoạt động quản lý đạo tạo, nghiên
cứu khoa học chính vì vậy, ban lãnh đạo nhà trường tập trung chủ yếu đến
chuyên môn nghiệp vụ đào tạo các ngành học của trường là chính. Dẫn đến
việc cơng tác soạn thảo và ban hành văn ít được quan tâm một cách đúng mực

hơn hoạt động khác.

<b>3.2. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao công tác soạn thảo và </b>
<b>ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn </b>
<b>thành phố Hà Nội </b>

<b>3.2.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về tầm quan trọng </b>
<b>của công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính </b>

Cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản là công tác quan trọng không
thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung, các
trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng. Trường
ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường ĐHNVHN muốn thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ của mình thì cần phải tổ chức tốt cơng tác soạn thảo và
ban hành văn bản bởi văn bản là cơng cụ truyền tin trực tiếp, chính xác, biểu
đạt được rõ mục đích của lãnh đạo cơ quan, là phương tiện phân công nhiệm
vụ, trách nhiệm, cung cấp thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý
điều hành cũng như hoạt động đào tạo của lãnh đạo và Nhà trường. Vì vậy,
nếu cơng tác soạn thảo và ban hành văn bản được tổ chức và làm việc khoa
học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành cơng việc của cơ quan, tổ
chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ
chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.

</div>
<span class='text_page_counter'>(75)</span><div class='page_container' data-page=75>

mức. Nhận thức của họ được cụ thể hóa qua việc: xây dựng các văn bản quy
định cụ thể, chi tiết các nội dung của công tác soạn thảo và ban hành văn bản;
đầu tư về ngân sách, cơ sở vật chất, ứng dụng CNTT,…vào công tác soạn
thảo và ban hành văn bản, để công tác này ngày càng được hoàn thiện hơn.

<b>3.2.2. Xây dựng và ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ </b>
Hiện nay, Trường ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN chưa xây dựng

và ban hành một quy chế về cơng tác văn thư riêng. Chính vì vậy, muốn nâng
cao hiệu quả của công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì Trường
ĐHKHXHNV và Trường ĐHKHTN cần phải tiến hành họp bàn và giao cho
một đơn vị, cá nhân có thẩm quyền phụ trách việc soạn thảo quy chế về công
tác VT-LT một cách hợp lý, chuyên nghiệp phù hợp với tính chất làm việc
của trường dựa trên nền tảng quy định của nhà nước. Do nhà trường khơng có
một văn bản chính thức nào quy định về việc thực hiện công tác VT-LT, nên
các cán bộ thực hiện công việc không tạo được sự thống nhất khi làm việc. Để
tổ chức tốt được công tác soạn thảo và ban hành văn bản trước hết nhà trường
cần có một văn bản quy định, hoặc hướng dẫn những nghiệp vụ cầm làm,
những quy trình để thực hiện những nghiệp vụ đó…để cán bộ, nhân viên có
thể tham khảo và thực hiện theo những quy định đó một cách hợp lý và khoa
học.Đảm bảo mọi công tác được thực hiện có hệ thống, góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động quản lý cũng như đào tạo.

</div>
<span class='text_page_counter'>(76)</span><div class='page_container' data-page=76>

<b>3.2.3. Nâng cao chất lượng bộ máy nhân sự </b>

Như chúng ta đã biết, nhân sự là nòng cốt của mọi cơ quan tổ chức,
nhân sự là yếu tố chính góp phần xây dựng và phát triển cơ quan, tổ chức.
Chính vì vậy, đầu tư vào chất lượng bộ máy nhân sự là một giải pháp đúng
đắn cần thực hiện một cách nhanh chóng và có hiệu quả.Xuất phát từ những
tồn tại về công tác soạn thảo và ban hành văn bản của một số cán bộ còn chưa
thật sự nắm vững chuyên môn cũng như các quy định được nhà nước ban
hành. Ban lãnh đạo các cấp trong trường cần có sự quan tâm nhất định, tạo
điều kiện để các cán bộ, cơng chức có trách nhiệm soạn thảo và ban hành văn
bản tham gia những khoá học đào tạo ngắn hạn về cơng tác VT-LT để có thể
nâng cao nghiệp vụ cũng như công việc chuyên môn một cách nhanh chóng
và hiệu quả nhất.

Bên cạnh tổ chức các lớp đào tạo về chuyên môn ngắn hạn, nhà trường

cần đẩy mạnh công tác thi đua khen thưởng để cán bộ, nhân viên tích cực
hoàn thiện nhiệm vụ được giao.Giúp cán bộ, nhân viên có mục tiêu để phấn
đấu hồn thành nhiệm vụ cũng như trách nhiệm của mình đối với mọi công
việc dù nhỏ nhất đến những công việc cần huy động tập thể.

</div>
<span class='text_page_counter'>(77)</span><div class='page_container' data-page=77>

soạn thảo và ban hành văn bản của Nhà nước. Việc tuyển dụng cần được diễn
ra một cách nghiêm túc, công bằng đối với mọi ứng viên, để có thể chọn ra
được những cán bộ phù hợp nhất thực hiện công tác soạn thảo và ban hành
văn bản tại trường. Để từ đó, đội ngũ cán bộ ngày càng được củng cố và hoàn
thiện, mang lại kết quả tốt cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các
trường đại học hiện nay và trong tương lai.

<b>3.2.4. Tiêu chuẩn hoá văn bản </b>

Cũng như giải pháp về xậy dựng và ban hành quy chế về cơng tác văn
thư, giải pháp tiêu chuẩn hố văn bản tại các trường đại học trên địa bàn thành
phố Hà Nội hiện nay là vô cùng cần thiết. Dựa vào chức năng và nhiệm vụ
đặc thù của các trường đại học là quản lý và đào tạo, cho nên những loại văn
bản hành chính tại trường thường xuyên được ban hành là những quyết định
cử đi cơng tác, cơng văn về việc xét nhận học bổng,…Chính vì tính chất cũng
như nội dung văn bản được xoay quanh phương diện đào tạo nên những hình
thức văn bản được ban hành tại trường tương đối giống nhau. Chính vì vậy,
các trường đại học cần nghiên cứu và cho xây dựng, ban hành những mẫu văn
bản cố định để cán bộ, nhân viên khi nhận trách nhiệm soạn thảo có thể dựa
vào làm mẫu cũng như để thuận tiện cho việc soạn thảo và ban hành văn bản
hơn. Nhất là đối với những hình thức văn bản thường xuyên được bàn hành
tại các trường đại học như: Quyết đinh; Quy chế, quy định; Công văn; Biên
bản; Thông báo; Giấy mời; Giấy giới thiệu;…

<b>3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(78)</span><div class='page_container' data-page=78>

thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản là vô cùng cần thiết, bởi
nâng cao được cơng tác này chính là làm tăng hiệu suất hoạt động của công
việc cũng như thể hiện được sự chuyên nghiêp trong công việc của cơ quan,
tổ chức.

Hiện nay, Trường ĐHKHXHNV, Trường ĐHKHTN và Trường
ĐHNVHN đã ứng dụng được các phần mềm soạn thảo văn bản như word,
excel…Bên cạnh đó cũng sử dụng thành thạo mạng Internet cũng như một số
mạng nội bộ khác để trao đổi thông tin hoặc tiến hành bước đầu của quy trình
soạn thảo và ban hành văn bản. Tuy nhiên, việc tổ chức và quản lý văn vản đi
đến, lưu văn bản vẫn được các trường thực hiện một cách truyền thống hoặc
được ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản nhưng vẫn chưa thật
sự đạt hiệu quả. Có thể nói đến phần mềm E-office của trường ĐHKHTN và
trường ĐHKHXHNV đã được xây dựng và thiết kế đưa vào sử dụng từ lâu
nhưng cơng tác quản lý văn bản, tra tìm văn bản vẫn được diễn ra hạn chế,
chưa thực sự phát huy được tác dụng của phần mềm. Chính vì vậy, các cán bộ
văn thư khi sử dụng các ứng dụng cơng nghệ thơng tin cần phải tìm hiểu rõ
ràng quy trình hoạt động của nó cũng như tìm hiểu cách sử dụng đơn giản mà
hiệu quả nhất đối với mỗi văn bản khi nộp lưu tại phịng lưu trữ của trường để
phục vụ cơng tác tra tìm và nghiên cứu tài liệu.

</div>
<span class='text_page_counter'>(79)</span><div class='page_container' data-page=79>

khi thực hiện công việc được giao của các cán bộ, công chức. Đối với mọi
lĩnh vực quản lý cũng như nghiệp vụ, công tác kiểm tra, giám sát là một hoạt
động không thể thiếu giúp các nhà quản lý kiểm soát được tiến độ làm việc
cũng như nhận biết được những sai phạm để kịp thời đưa ra các biện pháp

phù hợp nhất để giải quyết những sai phạm đó. Đăc biệt là đối vời công tác
soạn thảo và ban hành văn bản cũng như vậy, các cấp lãnh đạo nên tiến hành
kiểm tra thường xuyên và theo nhiều phương pháp khác nhau như:

- Kiểm tra định kỳ: BGH nhà trường tổ chức kiểm tra việc thực hiện
công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo định kỳ vào một sơ thời điểm
trong năm, có thể chia ra theo tháng hoặc theo quý. BGH nhà trường có thể
trực tiếp tiến hành kiểm tra hoặc uỷ quyền cho trưởng phòng HC-TH kiểm tra
về mảng văn bản trong toàn trường.Trong q trình kiểm tra có thể kiểm tra
về: thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nội dung văn bản; ngơn ngữ văn
phong;…Có thể tiến hành kiểm tra định kỳ theo báo cáo của các đơn vị,
phòng ban, khoa trong nhà trường, bên cạnh đó có thể trực tiếp kiểm tra
những văn bản được đơn vị soạn thảo ban hành trước đó. Để việc kiểm tra
định kỳ có thể diễn ra được thuận lợi và đạt kết quả cao thì cần phải được lên
kế hoạch lâu dài và có văn bản quy định riêng về cơng tác kiểm tra này, để
các cá nhân, đơn vị có thể nắm bắt được thơng tin, từ đó dẫn đến sự hợp tác
trong qúa trình tiến hành kiểm tra.

</div>
<span class='text_page_counter'>(80)</span><div class='page_container' data-page=80>

bản… để kịp thời biểu dương khen thưởng, hoặc kịp thời khắc phục các lỗi
sai hiện nay còn tồn tại.

<b>3.2.7. Nâng cao chất lượng trang thiết bị, cơ sở vật chất </b>

- Nâng cao chất lượng trang thiết bị: Các trang thiết bị đóng vai trò
quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác soạn thảo và
ban hành văn bản nói riêng và hỗ trợđắc lực cho cán bộ, cơng chức trong việc
hồn thành cơng việc nói chung. Để đáp ứng được yêu cầu nâng cao chất
lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì đầu tư trang thiết bị là điều
kiện tất yếu. Chính vì vậy, Lãnh đạo phịng HC-TH cần tham mưu, tư vấn cho
BGH nhà trường trong việc mua sắm các trang thiết bị hiện đại trong từng

lĩnh vực cụ thể. Đặc biệt là việc nâng cấp và sửa chữa những trang thiết bị
hỏng hóc, hoặc hoạt động chậm, bị lỗi; Nâng cấp hệ thống mạng nội bộ trong
toàn trường để việc truyền đạt thông tin cũng như quản lý văn bản được thực
hiện dễ dàng hơn. Hơn thế, nhà trường cũng cần cập nhật những trang thiết bị,
cơ sở vật chất mới nhất để phù hợp với mục tiêu công nghiệp hoá và hiện đại
hoá đất nước hiện nay.

</div>
<span class='text_page_counter'>(81)</span><div class='page_container' data-page=81>

</div>
<span class='text_page_counter'>(82)</span><div class='page_container' data-page=82>

Có thể nói, văn bản hành chính tại các trường đại học có vai trị rất
quan trọng. Sự ảnh hưởng của chất lượng văn bản tới hoạt động quản lý các
đơn vị sự nghiệp nói riêng, nhất là trong mơi trường đào tạo chun nghiệp
như các trường đại học là rất lớn, văn bản là một trong những tiêu chí quan
trọng để đánh giá chất lượng hoạt động của đơn vị.Nếu chất lượng văn bản
của cơ quan, tổ chức được ban hành một cách có hệ thống, tuân thủ theo quy
định của pháp luật sẽ mang lại hiệu qủa to lớn đối với việc thực hiện quản lý
mọi lĩnh vực trong cơ quan tổ chức. Ngược lại, nếu công tác văn bản trong cơ
quan, tổ chức không được chú trọng, quan tâm một cách đúng mức thì sẽ dẫn
đến hoạt động của cơ quan, tổ chức kém hiệu quả. Chính vì vậy, mọi cơ quan,
tổ chức đều phải có tầm nhận thức nhất định về tác dụng mà văn bản hành
chính mang lại đối với sự phát triển của cơ quan tổ chức nói chung và việc
điều hành quản lý nói riêng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(83)</span><div class='page_container' data-page=83>

Khoá luận bước đầu khái quát được những kiến thức lý luận và thực
tiễn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại một số trường đại học trên
địa bàn thành phố Hà Nội, đúng như mục tiêu ban đầu đề ra. Tuy nhiên, trong
tương lai, nếu có thể tiếp tục nghiên cứu, tác giả muốn nghiên cứu sâu hơn về
công tác văn thư lưu trữ tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà

Nội.

</div>
<span class='text_page_counter'>(84)</span><div class='page_container' data-page=84>

1. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về cơng tác văn thư;

2. Nghị định số 09/2010/NĐ-Cp ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư;

3. Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ về Quản lý và sử dụng con dấu.

4. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nôi (Ban hành kèm quyết định số 1138/QĐ-DHNV ngày 06/11/2013 của
Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội);

5. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ
Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

6. Mai An (2007), <i>Mẫu soạn thảo văn bản trong lĩnh vực hành chính – </i>
<i>dân sự</i>, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội;

7. Vũ Văn Bình, Hồ Văn Quỳnh (2004), <i>Soạn thảo văn bản</i>, NXB Lao
động xã hội, Hà Nội;

8. Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), <i>Soạn thảo ban hành </i>
<i>văn bản và công tác văn thư; </i>

9. Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Dương, <i>Văn bản Quản lý nhà </i>
<i>nước: Những vấn đề về lý luận và kỹ thuật soạn thảo</i>, NXB Giáo dục Việt
Nam;

</div>
<span class='text_page_counter'>(85)</span><div class='page_container' data-page=85>

11. Tuấn Dương, Thu Anh (2004), <i>Chỉ dẫn sử dụng các mẫu văn bản </i>
<i>giấy tờ</i>, NXB Lao động, Hà Nội;

12. Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình <i>Văn bản </i>
<i>quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản</i>, NXB Đại học Quốc gia
Thành phố Hồ Chí Minh;

13. Đại học Luật Hà Nội (2002), <i>Giáo trình văn bản quản lý Nhà nước </i>
<i>và kỹ năng soạn thảo văn bản</i>, NXB Thống kê, Hà Nội;

14. Học viện Hành chính Quốc gia (2008), <i>Giáo trình kỹ thuật xây </i>
<i>dựng và ban hành văn bản</i>, NXB Khoa học và Kỹ thuật;

15. Nguyễn Minh Phương (2010), <i>Phương pháp soạn thảo và ban hành </i>
<i>văn bản,</i> NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội;

16. Vương đình Quyền (2005), <i>Lý luận và phương pháp công tác văn </i>
<i>thư</i>, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội;

17. PGS. Vương Đình Quyền ( Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn) (2011), <i>Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác Văn thư</i>,
NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội;

18. Đoàn Thị Tâm (2015), <i>Soạn thảo văn bản hành chính</i>, Nhà xuất
bản Đại học Sư Phạm TP. Hồ Chí Minh, Tp. Hồ Chí Minh;

19. Ngơ Sỹ Trung (2015), <i>Soạn thảo văn bản hành chính</i>, NXB Giao
thông Vận tải, Hà Nội;

20. Lương Văn Úc (2012), <i>Giáo trình Kỹ Thuật soạn thảo và ban hành </i>
<i>văn bản kinh tế và Quản trị Kinh doanh</i>, NXB Kinh tế Quốc dân, Hà Nội;

21. Bùi Khắc Việt (1997), <i>Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản </i>
<i>quản lý nhà nước</i>, NXB Lao Động, Hà Nội;

</div>
<span class='text_page_counter'>(86)</span><div class='page_container' data-page=86>

23. Dương Văn Khảm (2015), <i>Từ</i> <i>điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn </i>
<i>phòng - Văn thư lưu trữ Việt Nam</i>, NXB Thông tin- Truyền thơng;

24. Đinh Thị Kim Cúc (2016), <i>Soạn thảo và ban hành văn bản hành </i>
<i>chính tại UBND huyện Lương Sơn, tỉnh Hoà Bình</i>, Khố luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

25. Lưu Thị Hà Giang (2016), <i>Công tác soạn thảo và ban hành Văn </i>
<i>bản Quản lý tại cục Trông trọt – Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông Thơn: </i>
<i>Thực trạng và Giải pháp</i>, Khố luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội;

26. Phạm Thị Loan (2016), <i>Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính </i>
<i>tại Cục Cơng nghiệp địa phương – Bộ Cơng Thương</i>, Khoá luận tốt nghiệp,
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

27. Nguyễn Thị Liên (2017), <i>Công tác soạn thảo và ban hành văn bản </i>
<i>tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam</i>, Khoá luận tốt nghiệp, Đại học
Nội vụ Hà Nội;

</div>
<span class='text_page_counter'>(87)</span><div class='page_container' data-page=87>

<b>1. Phụ lục số 01</b>: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn

<b>2. Phụ lục số 02</b>: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
<b>3. Phụ lục số 03</b>: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trường Đại học Khoa học Tự
nhiên

<b>4. Phụ lục số 04</b>: Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội (Ban hành kèm theo Quyết định số 1138/QĐ-DHNV ngày
06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường ĐHNVHN)

</div>
<span class='text_page_counter'>(88)</span><div class='page_container' data-page=88>

<b>SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI </b>
<b>VÀ NHÂN VĂN </b>

Chú thích:

: Quan hệ chỉđạo
: Quan hệ phối hợp

Đảng Uỷ

Các tổ chức đoàn

thể

Ban giám hiệu Hội Đồng
Khoa học – Đào tạo

</div>
<span class='text_page_counter'>(89)</span><div class='page_container' data-page=89>

</div>
<span class='text_page_counter'>(90)</span><div class='page_container' data-page=90>

</div>
<span class='text_page_counter'>(91)</span><div class='page_container' data-page=91></div>
<span class='text_page_counter'>(92)</span><div class='page_container' data-page=92></div>
<span class='text_page_counter'>(93)</span><div class='page_container' data-page=93></div>
<span class='text_page_counter'>(94)</span><div class='page_container' data-page=94></div>
<span class='text_page_counter'>(95)</span><div class='page_container' data-page=95></div>
<span class='text_page_counter'>(96)</span><div class='page_container' data-page=96></div>
<span class='text_page_counter'>(97)</span><div class='page_container' data-page=97></div>
<span class='text_page_counter'>(98)</span><div class='page_container' data-page=98></div>
<span class='text_page_counter'>(99)</span><div class='page_container' data-page=99></div>
<span class='text_page_counter'>(100)</span><div class='page_container' data-page=100></div>
<span class='text_page_counter'>(101)</span><div class='page_container' data-page=101></div>
<span class='text_page_counter'>(102)</span><div class='page_container' data-page=102></div>
<span class='text_page_counter'>(103)</span><div class='page_container' data-page=103></div>
<span class='text_page_counter'>(104)</span><div class='page_container' data-page=104></div>
<span class='text_page_counter'>(105)</span><div class='page_container' data-page=105></div>
<span class='text_page_counter'>(106)</span><div class='page_container' data-page=106></div>
<span class='text_page_counter'>(107)</span><div class='page_container' data-page=107></div>
<span class='text_page_counter'>(108)</span><div class='page_container' data-page=108></div>
<span class='text_page_counter'>(109)</span><div class='page_container' data-page=109></div>
<span class='text_page_counter'>(110)</span><div class='page_container' data-page=110></div>
<span class='text_page_counter'>(111)</span><div class='page_container' data-page=111></div>
<span class='text_page_counter'>(112)</span><div class='page_container' data-page=112></div>
<span class='text_page_counter'>(113)</span><div class='page_container' data-page=113></div>
<span class='text_page_counter'>(114)</span><div class='page_container' data-page=114></div>
<span class='text_page_counter'>(115)</span><div class='page_container' data-page=115></div>
<span class='text_page_counter'>(116)</span><div class='page_container' data-page=116></div>
<span class='text_page_counter'>(117)</span><div class='page_container' data-page=117></div>
<span class='text_page_counter'>(118)</span><div class='page_container' data-page=118></div>
<span class='text_page_counter'>(119)</span><div class='page_container' data-page=119></div>
<span class='text_page_counter'>(120)</span><div class='page_container' data-page=120></div>
<span class='text_page_counter'>(121)</span><div class='page_container' data-page=121></div>
<span class='text_page_counter'>(122)</span><div class='page_container' data-page=122></div>
<span class='text_page_counter'>(123)</span><div class='page_container' data-page=123></div>
<span class='text_page_counter'>(124)</span><div class='page_container' data-page=124></div>
<span class='text_page_counter'>(125)</span><div class='page_container' data-page=125></div>
<span class='text_page_counter'>(126)</span><div class='page_container' data-page=126></div>
<span class='text_page_counter'>(127)</span><div class='page_container' data-page=127></div>
<span class='text_page_counter'>(128)</span><div class='page_container' data-page=128></div>
<span class='text_page_counter'>(129)</span><div class='page_container' data-page=129></div>
<span class='text_page_counter'>(130)</span><div class='page_container' data-page=130></div>
<span class='text_page_counter'>(131)</span><div class='page_container' data-page=131></div>
<span class='text_page_counter'>(132)</span><div class='page_container' data-page=132></div>
<span class='text_page_counter'>(133)</span><div class='page_container' data-page=133></div>
<span class='text_page_counter'>(134)</span><div class='page_container' data-page=134></div>
<span class='text_page_counter'>(135)</span><div class='page_container' data-page=135></div>
<span class='text_page_counter'>(136)</span><div class='page_container' data-page=136></div>
<span class='text_page_counter'>(137)</span><div class='page_container' data-page=137></div>
<span class='text_page_counter'>(138)</span><div class='page_container' data-page=138></div>
<span class='text_page_counter'>(139)</span><div class='page_container' data-page=139></div>
<span class='text_page_counter'>(140)</span><div class='page_container' data-page=140></div>
<span class='text_page_counter'>(141)</span><div class='page_container' data-page=141></div>
<span class='text_page_counter'>(142)</span><div class='page_container' data-page=142></div>
<span class='text_page_counter'>(143)</span><div class='page_container' data-page=143></div>
<span class='text_page_counter'>(144)</span><div class='page_container' data-page=144></div>
<span class='text_page_counter'>(145)</span><div class='page_container' data-page=145></div>
<span class='text_page_counter'>(146)</span><div class='page_container' data-page=146></div>
<span class='text_page_counter'>(147)</span><div class='page_container' data-page=147></div>
<span class='text_page_counter'>(148)</span><div class='page_container' data-page=148></div>
<span class='text_page_counter'>(149)</span><div class='page_container' data-page=149></div>
<span class='text_page_counter'>(150)</span><div class='page_container' data-page=150></div>
<span class='text_page_counter'>(151)</span><div class='page_container' data-page=151></div>
<span class='text_page_counter'>(152)</span><div class='page_container' data-page=152></div>
<span class='text_page_counter'>(153)</span><div class='page_container' data-page=153></div>
<span class='text_page_counter'>(154)</span><div class='page_container' data-page=154></div>
<span class='text_page_counter'>(155)</span><div class='page_container' data-page=155></div>
<span class='text_page_counter'>(156)</span><div class='page_container' data-page=156></div>
<span class='text_page_counter'>(157)</span><div class='page_container' data-page=157>

<b>STT </b> <b>Số, ký hiệu văn <sub>bản </sub></b> <b>Tên loại,trích yếu nội dung </b>

<b>Ngày tháng </b>
<b>năm ban </b>

<b>hành </b>
1 Số: 3101/Q<sub>KHTN </sub>Đ- <sub>Khoa </sub>Quyết <sub>Đị</sub>đị<sub>a ch</sub>nh v<sub>ấ</sub>ề<sub>t </sub> việc giao thiết bi cho 13/9/2017
2 Số:

3084/KHTN-HCĐN

Công văn về việc vho phép anh
Nguyễn Hồng Sơn tham dự Hội
thảo Quốc tế tại Hàn Quốc

12/9/2017
3 Số: 4273/Q<sub>XHNV </sub>Đ

-Quyết định về việc thành lập Hội

đồng nghiệm thu phần mềm nhập
điểm trực tuyến

15/12/2016
4 Số: 4643/XHNV-<sub>KHCN </sub>

Công văn về việc Đề nghị đánh
giá,nghiệm thu nhiệm vụ KH&CN
cấp Bộ

30/12/2016

5 Số: 1591/TB-<sub>XHNV </sub>

Thông báo về Kế luận Hội nghị Phổ
biến Pháp luật và Tổng kết công tác
Thanh tra và Pháp chế học năm học
2016-2017

28/6/2017
6 S<sub>XHNV-</sub>ố: 656/Q<sub>Đ</sub>Đ<sub>T </sub>- <sub>cho h</sub>Quyết <sub>ọ</sub><sub>c viên n</sub>định về<sub>ướ</sub> vi<sub>c ngoài </sub>ệc cấp chứng chỉ 29/03/2017
7 Số<sub>XHNV </sub>:

969/TB-Thông báo về Tổ chức thi và cấp
chứng chỉ ngoại ngữ chuyên ngành
du lịch tại thành phố Hồ Chí Minh

27/4/2017

8 Số: 2598/KH-<sub>Đ</sub><sub>HNV </sub>

Kế hoạch Tổ chức Hội thảo “Một số
vấn đề lý luận và thực tiễn trong
việc bồi dường công chức ở Việt
Nam hiện nay”

15/12/2017
9 Số: 2488/<sub>QTVP </sub>ĐHNV- Công v<sub>sinh viên th</sub>ăn v<sub>ự</sub>ề vi<sub>c t</sub><sub>ậ</sub>ệ<sub>p </sub>c đề nghị tiếp nhận 01/12/2017

10 Số: 1244/Q<sub>Đ</sub><sub>HNV </sub>Đ

-Quyết định về Thành lập Hội đồng
chấm giảng báo cáo cấp Trường học
phần Văn bản giao dịch và thương
mại quốc tế đối với bà Trần Lệ
Quyên

</div>
<span class='text_page_counter'>(158)</span><div class='page_container' data-page=158></div>
<span class='text_page_counter'>(159)</span><div class='page_container' data-page=159></div>
<span class='text_page_counter'>(160)</span><div class='page_container' data-page=160></div>
<span class='text_page_counter'>(161)</span><div class='page_container' data-page=161></div>
<span class='text_page_counter'>(162)</span><div class='page_container' data-page=162></div>
<span class='text_page_counter'>(163)</span><div class='page_container' data-page=163></div>
<span class='text_page_counter'>(164)</span><div class='page_container' data-page=164></div>
<span class='text_page_counter'>(165)</span><div class='page_container' data-page=165></div>