Tổng quan về phần mềm word

Bài 1
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT
WORD
Tóm tắt
Lý thuyết 2 tiết - Thực hành 2 tiết
Mơc tiªu
Kết thúc bài học
này, bạn có thể
thực hiện các thao
tác cơ bản khi soạn
thảo văn bản vụựi
Ms Word.

Các mục chính

Bài tập
TH

I. Giụựi thieọu ve maứn hỡnh giao 1.1, 1.2
tiếp
II. Thao tác trên tập tin văn
bản
III. Các chế độ làm việc của
Microsoft Word
IV. Thao tác trên khối văn bản
V. Một số thao tác cơ bản
trong

Bài tập làm
thêm

I.

Giới thiệu về màn hình giao tiếp

Màn hình giao tiếp cuûa Microsoft Word
Title bar
Menu bar
Tool bar

Insertion Point

Status bar
Cửa sổ màn hình giao tiếp của Microsoft Word
•

Title bar (Thanh tiêu đề)

Thanh tiêu đề chứa tên của tập tin hiện hành của Microsoft Word
•

Menu bar (Thanh thực đơn)

Thanh thực đơn chứa tập hợp các thao tác của Microsoft Word. Tập hợp
các thao tác này được thể hiện theo từng nhóm chức năng sử dụng.
•

Tool bar (Thanh công cụ)

Bao gồm nhiều thanh công cụ theo từng nhóm chức năng khác nhau. Sau

đây là các thanh công cụ chính:
•

Standar Toolbar: Thanh công cụ chuẩn

•

Formatting Toolbar: Thanh định dạng văn bản


•

•
•
•
•
•
•
•
• Drawing, Picture, Table and Borders…

Các Thao tác trên các thanh công cụ: n, hiển thị thanh công
cụ.
• Chọn thực đơn View ->Toolbars
• Chọn (hay bỏ chọn) những thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị
(hoặc ẩn đi).

Chọn hay bỏ chọn các thanh cơng cụ từ thực đơn View
•

Status bar (Thanhtrạng
thái)
Hiển thị thông tin về trạng thái đang làm việc với Microsoft Word, bao
gồm:


•

Trang đang làm việc

•

Section đang làm việc

•

Tổng số trang trong văn bản

•

Dòng, cột hiện hành của con trỏ...


•

Thao tác trên tập tin văn bản
Trình bày các thao tác để tạo một văn bản mới, mở một văn bản đã
có sẵn và lưu lại văn bản đang soạn thảo.
•

Tạo một văn bản mới: Có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
Chọn thực đơn File Ư New.
Nhấp chuộc vào biểu tượng

trên thanh công cụ.

Phím tắt Ctrl+N.
•

Mở một văn bản đã có: Có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
Chọn thực đơn File Ư Open
Nhấp chuộc vào biểu tượng

trên thanh công cụ

Phím tắt Ctrl+O
•

Lưu lại nội dung của văn bản
Lưu nội dung văn bản với tên cũ: Có thể chọn 1 trong 3 cách sau:
Chọn thực đơn File Ư Save
Nhấp chuộc vào biểu tượng

trên thanh công cụ

Phím tắt Ctrl+S
•

Lưu nội dung văn bản với tên mới
Chọn thực đơn File Ư Save As…

II. Các chế độ làm việc của Microsoft
Word
Trình bày các chế độ làm việc với Microsoft Word

II.1. Chế độ gõ ký tự (Overtype)
Microsoft Word cung cấp 2 chế độ gõ ký tư:
II.1.1. Overwirte
Những ký tự ngay sau con trỏ được thay thÕ bằng những ký tự mới được gõ
vào.
II.1.2. Insert
Các ký tự phía sau con trỏ bị đẩy về phía sau nhường chỗ cho các ký tự mới
được gõ vaøo


Khi thay đổi chế độ thay ký tự, trạng thái này sẽ được thể hiện ở thanh trạng
thái (Status bar)


II.2. Giới thiệu chế độ trình
bày màn hình
Có 4 chế độ trình bày màn hình phục vụ cho những nhu cầu
hiển thị khác nhau:
II.2.1.
Normal
Chế độ Normal chỉ hiển thị phần text của văn bản, hình ảnh không được
hiển thị ở chế độ này, ngay cả Header và Footer cũng không được hiển thị.
Chế độ Normal cung cấp một góc nhìn đơn giản để đánh phần text giống như
thao tác với văn bản thường ngày.
II.2.2.

Layout

Print

Chế độ Print layout được thiết kế để cung cấp cho người dùng một cái nhìn
tổng thể về văn bản khi in ấn. Nó hiển thị chính xác những gì khi được in:
phần nội dung text của văn bản, hình ảnh, bao gồm cả phần header, footer và
ngắt trang. Văn bản được thể hiện theo từng trang.
II.2.3.
Outline
Hiển thị văn bản dưới dạng có cấu trúc để người dùng có thể tổ chức
lại cấu trúc của văn bản.
II.2.4.
Layout

Web

Thể hiện văn bản dưới dạng những trang Web. Văn bản hiển thị ở chế độ
này sẽ tự động điều chỉnh để thể hiện trên toàn bộ cửa sổ của trang
Web.
Ngoài 4 chế độ hiển thị trên, Microsoft Word còn cung cấp chế độ xem
văn bản trước khi in.
II.2.5.
Preview

Print

Hiển thị văn bản trước khi in. Chức năng hiển thị ở chế độ Print Preview được
dùng để xem văn bản sẽ thể hiện trên trang giấy như thế nào. Ở chế độ
này cho phép hiển thị nhiều trang cùng một lúc, cho phép phóng to, thu nhỏ

độ lớn của văn bản.

III. Thao
tác
khối văn bản

trên

Phần này sẽ trình bày các thao tác làm vieäc


với khối văn bản

III.1. Chọn khối
văn bản
III.1.1. Chọn khối
bằng bàn phím

văn

bản

Đặt con trỏ ở đầu khối cần
sao chép.
Nhấn và giữ Shift, phối hợp với nhấn các phím mũi tên, Home hay End
để bao khối văn bản cần chọn.
III.1.2. Chọn khối văn bản bằng
bằng chuột
Nhấp và rê chuột từ đầu khối đến cuối khối văn bản. (Nên di
chuyển chuột theo hướng thẳng đứng trong quá trình chọn khối.)

0
Chú ý:

Nếu chọn một số dòng bằng chuột, di chuyển chuột về phía trái
của văn bản, chuột sẽ thay đổi dạng hiển thị thành

, nhấn

và giữ chuột, kéo qua các dòng cần chọn.

Hình minh họa cho cách chọn khối văn bản bằng chuột

III.2. Hủy bỏ khối văn bản đã chọn
Dùng để hủy bỏ (xóa bỏ) đi một khối văn bản
Chọn khối văn bản
Hủy bỏ khối văn bản: Nhấn Delete hay Ctrl+X hay

III.3. Sao chép khối văn bản
III.3.1. Sao chép văn bản bằng bàn phím hay bằng chức năng trên
thanh công cụ
Chọn khối văn bản.
Sao chép văn bản: Nhấn Ctrl+C hay
Đặt con trỏ đến vị trí cần sao chép.
Dán văn bản vào vị trí cần sao chép: Nhấn Ctrl+V hay
III.3.2. Sao chép văn bản bằng chuột
Chọn khối văn bản.
Nhấn chuột trên khối văn bản đã chọn và rê đến vị trí muốn sao
chép (không buông chuột).

Nhấn phím Ctrl, sẽ hiện dấu + bên dưới con trỏ chuột. Buông phím
chuột trước và phím
Ctrl sau.


III.3.3. Di chuyển khối văn bản
Di chuyển văn bản bằng bàn phím hay bằng chức năng trên thanh
công cụ
Chọn khối văn bản
Cắt bỏ khối văn bản đang chọn: Nhấn Ctrl+X hay
Di chuyển con trỏ vị trí cần sao chép: Nhấn Ctrl+V hay
Di chuyển văn bản bằng chuột
Chọn khối văn bản
Nhấn chuột trên khối văn bản đã chọn và rê đến vị trí muốn di
chuyển, sau đó nhả nhấn chuột.

III.4. Tìm kiếm và thay thế - Find and Replace
Chức năng này được sử dụng để tìm kiếm, tìm kiếm và thay thề những ký
tự hay một nhóm từ một cách tự động, nhanh chóng và hiệu quả.
III.4.1. Tìm kiếm
Các bước thực hiện:
Chọn thực đơn Edit Ư Find hay nhấn phím tắt Ctrl+F
Hộp thoại Find and Replace
Find what: Nhóm từ cần tìm kiếm
Nhấn chọn Find Next để tiến hành tìm kiếm. Nếu tìm thấy, văn bản sẽ
tự động cuộn đến vị trí được tìm thấy. Có thể tiếp tục nhấn Find Next để
tiếp tục tìm kiếm

III.4.2. Thay thế
Các bước thực hiện:

Chọn thực đơn Edit Ư Replace hay nhấn phím tắt Ctrl+H
Hộp thoại Find and Replace
Find what

: Nhóm từ cần được thay thế

Replace with : Nhóm từ được thay thế


Nhấp chọn Replace hay Replace All để tiến hành thay thế.

III.4.3. Di chuyển nhanh đến một vị trí trong văn bản
Chức năng này được sử dụng để di chuyển văn bản đến vị trí cần thiết
Các bước thực hiện:
Chọn thực đơn Edit Ư Go to hay nhấn phím tắt Ctrl+G
Hộp thoại Find and Replace
Enter page number: Trang cần được di chuyển đến
Enter bookmark name: Tên của bookmark cần được di chuyển đến (khi
chọn Bookmark
trong danh sách Go to what)
Nhấp chọn Previous, Next (hay Go to) để thực hiện di chuyển


IV. Một số thao tác cơ bản trong
Microsoft Word
Hướng dẫn sử dụng các chức năng trên thanh công cụ định dạng và thanh
công cụ chuẩn.
Undo:

Hủy bỏ hành động vừa thao tác.

Redo:

Lấy lại hành động đã hủy bỏ ngay những lần trước đó.

Font:
Font Size:

Thay đổi font chữ
Thay đổi kích thước chữ.


Bold, Italic, Underline:
Show/Hide:
Tab,…

Chữ đậm, Chữ nghiêng, Gạch dưới

Hiển thị/Ẩn các ký tự ẩn (không in): Enter, Space,

Chèn các ký tự đặc biệt
Ngoài những ký tự chữ, số, dấu, Microsoft Word cho phép ta thêm vào
những ký tự không có trên bàn phím nhằm đáp ứng cho những yêu
cầu khác nhau.

Ví dụ:
 100 Hoàng Quốc Việt - Q.Cầu Giấy - Tp.Hà Nội
 : 0976049451
Microsoft 
Các bước thực hiện

Chọn thực đơn Insert Ư Symbol.
Tại hộp thoại Symbol, thay đổi giá trị Font (nếu cần thiết)

Chọn các ký tự đặc biệt cần thêm vào văn bản, nhấn Insert